Wissensdatenbankeintrag zur Classic Line/Sage New Classic ab Version 2011 WDB Artikel: 20283

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1 Wissensdatenbankeintrag zur Classic Line/Sage New Classic ab Version 2011 WDB Artikel: Inventur Im folgenden Dokument wird erläutert, wie eine Inventur in der Classic Line/Sage New Classic durchführbar ist. Welche grundlegenden Dinge vorab geklärt werden sollten und wie die Abarbeitung der einzelnen Punkte funktioniert. Auf Besonderheiten und die meistgestellten Fragen gehen wir am Ende dieses Dokumentes ein. Grundlegendes VOR der Inventur Datensicherung: Da es sich bei der Inventur um wichtige und arbeitsintensive Daten handelt, empfehlen wir dringend, VOR der Inventureröffnung und VOR der Inventurübernahme eine Datensicherung anzufertigen und aufzubewahren. Organisation: Die Classic Line/Sage New Classic berücksichtigt Warenbewegungen, die während der Inventur vorgenommen wurden. Bei der Inventureröffnung wird der aktuelle Lagerbestand für die Inventur gespeichert (Entspricht dem Sollbestand). Bestandsänderungen (z.b. Lieferscheine, Direktrechnungen, Eingangs-Lieferscheine usw.) werden daher bei der Inventurübernahme zusätzlich berücksichtigt. Daher ergibt sich ein organisatorisches Problem: Zwischen Inventureröffnung und dem physikalischem Zählen der Artikel dürfen auf keinen Fall physische Lager zu- und abgänge erfolgen. Hier muss nun sichergestellt werden, dass nach der Inventureröffnung das Lager physikalisch gesperrt wird! Es dürfen z.b. Lieferscheine geschrieben werden, jedoch darf der Sachbearbeiter die Ware NICHT vom Lager nehmen, bevor gezählt wurde. Copyright 2011 Sage Software Seite 1 von 23

2 Beispiel (Korrekte Vorgehensweise): Mit 10 Stück eröffnet Lieferschein mit 2 Stück erfasst Inventurzählmenge: 10 Stück (somit dann auch Inventurerfassung von 10 Stück) Nach der Inventurübernahme kommt als Ergebnis Bestand: 8 Stück). Beispiel (Fehleransatz): Mit 10 Stück eröffnet - Lieferschein mit 2 Stück erfasst 2 Stück vor der Zählung vom Lager entnommen Inventurzählmenge: 8 Stück (somit dann auch Inventurerfassung von 8 Stück) Nach der Inventurübernahme stehen jetzt fälschlicherweise 6 Stück im Bestand. HINWEIS: Deshalb kommt bei der Inventurerfassung die Frage "Haben Sie die Inventur zum Stichtag eröffnet bzw. erweitert?" Umstellung mit/ohne Lagerorte (Mandanteneinstellung) und Auswirkungen auf die Inventur: o Im Mandantenstamm (Administration/ Mandanteneinstellungen/ Mandanten bearbeiten/auftragsbearbeitung 1) kann grundsätzlich festgelegt werden, ob mit oder ohne Lagerortverwaltung gearbeitet wird. o Sollten Sie umstellen wollen, empfehlen wir, diese Einstellung VOR Inventureröffnung oder NACH Inventurübernahme zu ändern. Beachten Sie bitte die Hinweise in der Programmhilfe. o Fertigen Sie VOR der Umstellung eine Datensicherung an. Abarbeitung: Grundsätzlich können die Menüpunkte in der bestehenden Reihenfolge abgearbeitet werden, wie Sie im Anwendungsbaum angezeigt werden. Inventureröffnung In der Inventureröffnung werden die Artikel selektiert welche in die Inventur aufgenommen werden sollen. Durch Optionen können Lagerorte angelegt werden und individuell auf Chargen- und Seriennummernbestandsvorschläge eingegangen werden. Sofern noch eine offene Inventur vorhanden ist, erhalten Sie einen Auswahldialog, um zu entscheiden, was mit der bisherigen Inventur geschehen soll. Copyright 2011 Sage Software Seite 2 von 23

3 ACHTUNG: Stellen Sie sicher, ob eine alte offene Inventur (z.b. aus dem Vorjahr) oder eine neue offene Inventur (die aktuelle Inventur) erweitert, oder gelöscht werden soll. Eine Erweiterung einer offenen Inventur aus dem Vorjahr erzeugt, ggfs. komplett falsche Bestände nach der Inventurübernahme. Inventur neu eröffnen: Die bestehende Inventur wird gelöscht und eine neue angelegt. (Kann gewählt werden um eine alte Inventur, nach Rückfrage vom Programm, zu löschen und eine neu anzulegen.) Inventurbestände zum Stichtag erweitern: Die Sollbestände in der bestehenden Inventur werden aktualisiert. Siehe Beispiel (Fehleransatz) in Organisation. Eine Inventurerweiterung schreibt den Bestand 8 Stück als Sollbestand in die Inventur. Wird dann auch 8 Stück erfasst, werden 8 Stück nach Inventurübername in den Bestand übernommen, sofern keine weiteren Buchungen (Lieferscheine, etc.) erfolgen. Eröffnete Inventur löschen: Die noch offene Inventur wird gelöscht, ohne dass eine neue Inventur eröffnet wird. Inventureröffnung (Selektionsmaske) (01) Sortierung: Entscheiden Sie hier, wie die Artikel in den Zähllisten sortiert sein sollen. Betriebliche Gegebenheiten sollten berücksichtigt werden. Copyright 2011 Sage Software Seite 3 von 23

4 HINWEIS: Wurde eine Inventur mit einer Sortierung ohne Stellplatz eröffnet, wird der Stellplatz nicht auf den Zähllisten gedruckt. Bei Artikeln, die sich noch in einer offenen Inventur befinden, kann der Stellplatz im Artikelstamm nicht geändert werden. (02) (14) Selektionen (Artikelnummer, Hersteller, Artikelgruppe, usw.) Über diese Selektionsfelder legen Sie fest, für welche Artikel eine Inventur durchgeführt werden soll. Es werden die Artikel in die Inventur aufgenommen, die in allen Merkmalen in die angegebenen Wertebereiche fallen. Artikel, die innerhalb der Selektion liegen aber an allen ausgewählten Lägern keinen Bestand aufweisen, können über das Feld Lageroptionen trotzdem in die Inventur aufgenommen werden. Die Felder 12 und 13 (Von/Bis Lagerort) sind nicht aktiv, wenn in den Mandanteneinstellungen keine Lagerorte eingestellt ist. (15) Bestandsoption Mit dieser Option können Sie den Umfang einer Inventur über den im Artikelstamm festgelegten Mindestbestand von Artikeln oder deren Lagerbestand (Sollbestand) einschränken. (16) Lageroption Artikel, die im Selektionsbereich liegen aber an allen in den Feldern Von/ Bis Lagerort ausgewählten Lägern keinen Bestand aufweisen, können über dieses Feld in die Inventur aufgenommen werden. (Dieses Feld ist nicht aktiv, wenn keine Lagerorte in den Mandanteneinstellungen eingestellt ist) Sie haben die folgenden Möglichkeiten: Ein Lager anlegen Es wird für jeden Artikel innerhalb des Selektionsbereichs aber ohne Bestand an allen der selektierten Läger ein Eintrag mit dem im Feld Neues Lager angegebenen Lagerort in den Zähllisten erzeugt. Wenn der Lagerort im Lagerortestamm noch nicht vorhanden ist, wird er dort angelegt. Alle Läger anlegen Es wird für jeden Artikel innerhalb des Selektionsbereichs aber ohne Bestand an allen der selektierten Läger für jedes Lager im Bereich Von/ Bis Lagerort ein Eintrag in den Zähllisten erzeugt. Wenn Lagerorte aus dem Bereich Von/ Bis Lagerort im Lagerortestamm noch nicht vorhanden sind, werden sie dort angelegt. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung dieser Einstellung u.u. sehr viele Einträge in die Zähllisten aufgenommen werden und auch der Lagerorte- und Artikellagerortestamm entsprechend umfangreich erweitert werden wird. ACHTUNG: Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden!!! BEACHTEN SIE DAS FOLGENDE BEISPIEL 2!!! Copyright 2011 Sage Software Seite 4 von 23

5 Kein Lager anlegen Artikel innerhalb des Selektionsbereichs, aber ohne Bestand an allen der selektierten Läger, werden nicht berücksichtigt. (17) Neues Lager Wird aktiv, wenn die Lagerortoption Ein Lager anlegen gewählt wird. (Dieses Feld ist nicht aktiv, wenn keine Lagerorte in den Mandanteneinstellungen eingestellt ist) Beispiele zu Lageroption und Neues Lager : Beispiel 1 EIN LAGER ANLEGEN Selektion: Alle Artikel Von Lagerort: 0010 Bis Lagerort: 0010 Es werden also alle Artikel in die Inventur aufgenommen, die auf dem Lagerort 0010 Bestand haben. Lageroption: Ein Lager anlegen Neues Lager: 0001 Ergebnis: Für alle Artikel, die keinen Bestand auf dem Lager 0010 haben, wird automatisch das Lager 0001 angelegt (mit Bestand 0) und in die Inventur aufgenommen. Beispiel 2 ALLE LAGER ANLEGEN Selektion: Alle Artikel Von Lagerort: 0002 Bis Lagerort: 9999 Es werden also alle Artikel in die Inventur aufgenommen, die auf den Lagerorten 0002 bis 9999 Bestand haben. Lageroption: Alle Läger anlegen Ergebnis: Für alle Artikel, die keinen Bestand auf den Lagerorten 0002 bis 9999 haben, werden automatisch die Lagerorte 0002 bis 9999 (Also 9998 Lagerorte!!! Mit Bestand 0) angelegt und in die Inventur aufgenommen. Beispiel 3 KEIN LAGER ANLEGEN Selektion: Alle Artikel Von Lagerort: 0001 Bis Lagerort: 9999 Copyright 2011 Sage Software Seite 5 von 23

6 Es werden also alle Artikel in die Inventur aufgenommen. Lageroption: Kein Lager anlegen Ergebnis: Es sind alle Artikel in der Inventur. Da auf allen Lagerorten Bestand vorhanden sein muss, wird jeder Artikel in die Inventur aufgenommen. 18 Chargen Hier legen Sie fest, welche Chargen eines Chargenartikels in die Inventur aufgenommen werden sollen. Ob ein Chargenartikel überhaupt in die Inventur aufgenommen wird, entscheidet die Classic Line/Sage New Classic anhand der Einstellung im vorangehenden Feld Bestandsoptionen". 19 Istbestände aktualisieren Dieses Eingabefeld ist nur bei Erweiterung einer bestehenden Inventurdatei vorhanden: Bei Nein bleiben die Sollbestände der vorhergehenden Inventureröffnung erhalten und es werden nur hinzugekommene Artikel, aus der Selektion oben, ergänzt. Bei Ja erfolgt sowohl die Ergänzung neu hinzugekommener Artikel, als auch eine Aktualisierung der Sollbestände. Erfolgten nach der Inventureröffnung Lagerbestandsveränderungen, ist hier Ja einzugeben, sonst werden Bewegungen aus der Zeit vor der Inventur in die Zeit nach der Inventur gebucht. Siehe Beispiel (Fehleransatz) unter Organisation. 20 Istbestand Seriennummern und 21 Istbestand Chargen Bei der Inventureröffnung können Sie wählen, mit welchem Wert der Istbestand von Seriennummernartikeln und Chargen vorbelegt werden soll. Bestätigen Sie die Eingaben im Aktionsfeld, um die Inventur zu erstellen. Bei sehr vielen Artikeln kann der Erstellungsvorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Es werden die Programmeldungen Ermittle Inventurbestände und Sortierung läuft angezeigt. Sie sollten den Programmablauf in dieser Zeit nicht unterbrechen. Wenn es Differenzen zwischen der Anzahl der Seriennummern bzw. Chargen und dem Lagerbestand gibt, werden Sie nach Abschluss der Dateierstellung gefragt, ob Sie ein Eröffnungsprotokoll drucken möchten. Bestätigen Sie diese Meldung, werden Ihnen die Differenzen im Eröffnungsprotokoll angezeigt. Copyright 2011 Sage Software Seite 6 von 23

7 Inventurzähllisten Zur Durchführung einer Inventur können Inventurzähllisten für selektierte Artikel gedruckt werden um das Erfassen der Istbestände zu vereinfachen. Inventurzählliste müssen für die Inventur in der Classic Line/Sage New Classic nicht gedruckt werden. Die Zählliste wird gem. der Sortierung der Inventureröffnung gedruckt. HINWEIS: Wurde eine Inventur mit einer Sortierung ohne Stellplatz eröffnet, wird der Stellplatz nicht auf den Zähllisten gedruckt. Für chargenpflichtigen Artikel erscheint in den Zähllisten für jede Charge eine eigene Zeile. (01) (12) Selektionen (Die Felder 11 und 12 Von/Bis Lagerort sind nicht aktiv, wenn keine Lagerorte in den Mandanteneinstellungen eingestellt ist) Copyright 2011 Sage Software Seite 7 von 23

8 13 Zählliste Geben Sie hier einen Namen für eine neue Zählliste ein oder wählen Sie eine vorhandene Zählliste aus. Eine Zählliste wird gespeichert, nachdem sie gedruckt wurde (die Druckvorschau reicht hierzu nicht aus). Inventurerfassung In der Inventurerfassung erfassen Sie Ergebnisse der Zählung in die Classic Line/Sage New Classic. Die eingegebenen Daten werden in einer Inventurerfassung gespeichert. Bitte beachten Sie, dass für alle abschließenden Arbeitsschritte einer Inventur (Inventurübernahme, Inventurdifferenzen, Inventurbewertung) immer der Aktuelle Ist-Wert maßgeblich ist, der gegebenenfalls aus beliebig vielen Einzelerfassungen über verschiedene Zähllisten ermittelt sein kann. Dieser kumulierte Ist-Wert wird in der Inventurerfassung unten rechts im Eingabedialog angezeigt, sobald die Schreibmarke im Ist-Feld einer Erfassungsposition steht. Copyright 2011 Sage Software Seite 8 von 23

9 Vorgehensweise bei der Erfassung: Beim Start der Inventurerfassung erscheint folgende Frage: Erläuterung zu dieser Frage, siehe Beispiel (Fehleransatz) unter Organisation. Anschliessend können Sie eine Zählliste auswählen (Lupe/F2), welche zuvor gedruckt wurde, oder manuell eine neue Zählliste erstellen, indem Sie den gewünschten Zähllistennamen eingeben. Beachten Sie, dass Sie eine manuell erstellte Zählliste nicht drucken können. Wählen Sie eine Zählliste aus, werden die Artikel in der Inventurerfassung genauso, wie in der gedruckten Zählliste dargestellt. Das vereinfacht das Erfassen der Istbestände. Wird manuell eine neue Zählliste angelegt, können die Artikel in die Erfassung über die Matchcodesuche, oder komfortabel über die Funktion Zähllistenvorlage übernehmen (siehe weiter unten) aufgenommen werden. Wird hierüber ein Artikel in die Inventur aufgenommen, welcher noch nicht in der Inventur enthalten ist, erfolgt folgende Frage: Der Artikel wird dann mit dem aktuellen Bestand als Sollbestand in die Inventur aufgenommen. Copyright 2011 Sage Software Seite 9 von 23

10 Erläuterung der Felder Artikelnummer, Hersteller, LO, Stellplatz, ME, Soll Für Artikel, die aus einer bestehenden Zählliste übernommen wurden, sind dies reine Ausgabefelder. Bei Artikel, die während der Inventurerfassung neu in die Inventur aufgenommenen werden, legen Sie in den Feldern Artikelnummer und Hersteller den Artikel fest, im Feld LO der Lagerort (der Stellplatz wird gem. der Inventureröffnung/Inventurzählliste gedruckt/nicht gedruckt), an dem dieser gezählt werden soll. Die Felder ME (Mengeneinheit) und Soll werden mit den aktuellen Werten aus dem Artikelstamm gefüllt. Soll Sollbestand bei Inventureröffnung oder zum Zeitpunkt, zu dem ein Artikel in die Inventur aufgenommen wird. Kz 1 Ist Artikel, die in einer Inventur mit der Option Lagerbestand ungleich Null, nachträglich in die Erfassung aufgenommen werden, weil sie abweichend von der Lagerbuchhaltung der Classic Line/Sage New Classic Bestand haben, werden mit einem Sternchen ( * ) in der Spalte Kz 1 gekennzeichnet. Beispiel: Alle Artikel mit Bestand ungleich Null sind in die Inventur aufgenommen worden. Also positive und negative Bestände. Wird nun die Inventur um neue Artikel erweitert, oder die Artikel manuell in die Erfassung aufgenommen, so erhalten die das Kz. 1 *, als Hinweis, dass diese Artikel mit Bestand 0 in der Inventur sind. Geben Sie Im Feld Ist den gezählten Ist-Bestand des Artikels ein. Bitte beachten Sie, dass dieser Wert bei Artikeln, die an verschiedenen Lagerplätzen gelagert werden, üblicherweise nicht der Gesamtbestand des Artikels ist. Der Gesamtbestand des Artikels wird rechts unten im Feld Aktualler Ist-Wert angezeigt. Dieser Wert ist gegebenenfalls aus mehreren Eingaben in verschiedenen Erfassungspositionen, die möglicherweise in verschiedenen Zähllisten enthalten sind, ermittelt. Kz 2 Die Vorbelegung der Eingabefelder in der Ist-Spalte ist Null (bei Chargen und Seriennummern in der Inventureröffnung einstellbar). Wenn Sie eine Erfassungsposition mit ENTER oder PFEIL RUNTER verlassen, erscheint rechts vom Ist-Feld ein Ausrufezeichen (!) im Feld Kz 2, das anzeigt, dass der gezählte Istbestand Null ist und es sich bei der angezeigten Null nicht um die Vorbelegung des Feldes handelt. Copyright 2011 Sage Software Seite 10 von 23

11 Wenn Sie sich über noch nicht erfasste Positionen hinweggehen möchten, ohne dass die Nullvorbelegung bestätigt wird, drücken Sie SHIFT, PFEIL HOCH bzw. SHIFT, PFEIL RUNTER. Behandlung von chargenpflichtigen Artikel Bei chargenpflichtigen Artikeln erscheint unter dem Erfassungsbereich der Hinweis *Charge* und in der Ist -Spalte der Sollbestand oder 0 (siehe Inventureröffnung Feld Istbestand Chargen ) der chargenpflichtigen Artikel. Wenn Sie diese Zahl überschreiben und mit ENTER bestätigen (oder über die Lupe/F2 öffnen), öffnet sich der Zusatzdialog Chargen in dem die Bestände für die einzelnen Charge erfasst oder gelöscht werden können. Eingabe von Chargenbeständen - Chargen müssen gebucht worden sein, bevor Sie sie in der Inventur erfassen können. - Über F4 können Sie einen Chargenbestand von 0 eingeben, der entsprechend auch im Inventurerfassungsprotokoll ausgewiesen wird. ACHTUNG: Die Charge wird nicht gelöscht, sondern mit 0 gezählt. Die Charge wird lediglich aus der Maske gelöscht Copyright 2011 Sage Software Seite 11 von 23

12 HINWEIS: Es können nur bestehende Chargen erfasst werden. Es können nur Chargen erfasst werden, die auch an dem Lagerort aus der Inventurerfassung vorhanden sind. Sollten Sie eine Charge eines anderen Lagerortes eingegeben haben, weist Sie die Classic Line/Sage New Classic darauf hin: Mit F4 löschen Sie die Charge aus der Erfassungsmaske. Sie gilt dann als NICHT GEZÄHLT. HINWEIS: Ein Einlesen der Inventurerfassung mittels MDE wird nicht unterstützt. Behandlung von seriennummernpflichtigen Artikel Bei seriennummernpflichtigen Artikeln erscheint unter dem Erfassungsbereich *SNR* und in der Ist -Spalte der Sollbestand oder 0 (siehe Inventureröffnung Feld Istbestand Chargen ) der Artikel mit Seriennummern. Wenn Sie diese Zahl überschreiben und mit ENTER bestätigen (oder über die Lupe/F2 öffnen), öffnet sich der Zusatzdialog Seriennummern. Copyright 2011 Sage Software Seite 12 von 23

13 Hier können Sie zusätzliche Seriennummern erfassen oder nicht mehr benötigte löschen, je nachdem, ob Sie den Artikelbestand erhöht oder verringert haben. HINWEIS: Seriennummern werden, anders als bei Chargen, gelöscht. Änderungen der Seriennummern werden bei der abschließenden Inventurübernahme in den Seriennummernstamm übernommen. Behandlung von Artikeln, die in mehreren Zähllisten enthalten sind: Wenn in einer oder mehreren Zähllisten der gleiche Artikel für den gleichen Lagerort mehrfach erfasst wird, fragt Sie die Classic Line/Sage New Classic bei der Eingabe eines Ist-Wertes, wie dieser Wert im Verhältnis zum aktuellen Ist-Wert behandelt werden soll (der aktuelle Ist-Wert wird im Eingabedialog rechts unten angezeigt). Sie haben folgende Möglichkeiten: Die Eingabe addieren Der neu eingegebene Wert (und nachfolgend erfasste) wird zum aktuellen Ist-Wert addiert. Diese Option ist sachgerecht, wenn in einer erneuten Zählung des Artikels an diesem Lagerplatz, zusätzlich zu den bereits gezählten, weitere Artikel(-mengen) gezählt wurden. Die Differenz addieren Der aktuelle Ist-Wert wird entsprechend der neuen Zählung (und nachfolgenden Eingaben) berichtigt. Dazu wird in die aktuelle Erfassungsposition der erforderliche Summand eingetragen. Dieser Summand ist negativ, wenn der erfasste Wert kleiner ist, als der aktuelle kumulierte Ist-Wert. Copyright 2011 Sage Software Seite 13 von 23

14 Beispiel: Der kumulierte Ist-Wert beträgt 20, in der erneuten Zählung wurden aber nur 5 gezählt. Sie geben 5 ein. In der Ist -Spalte erscheint darauf -15 und der kumulierte Ist-Wert beträgt 5. Erfassung verwerfen Die Eingabe wird verworfen und der bisherige kumulierte Ist-Wert bleibt erhalten. HINWEIS: Wir empfehlen immer auf den aktuellen Ist-Wert zu achten, da dieser Wert bei der Inventurübernahme in den Artikel übernommen wird. Sollten Sie bei den Optionen Eingabe addieren oder Differenz addieren wieder von Neuem beginnen wollen, geben Sie den Ist-Wert 0 ENTER ein. Der nachfolgend eingegebene Wert aktiviert wieder die Eingabe/Differenz addieren-dialog. Auf dem Erfassungsprotokoll können Sie sehen, welche Werte Sie in den einzelnen Zähllisten für gleiche Artikel erfasst haben. Funktionen im Menü/Bearbeiten: Zähllistenvorlage übernehmen Die Artikel, welche in der Inventureröffnung aufgenommen wurden, können über diese Option in die aktuelle Zählliste übernommen werden. Beachten Sie, dass die Matchcodesuche den kompletten Artikelstamm anzeigt. Eingefügt, werden aber nur die Artikel in der Inventur. Beispiel: Die Inventur wurde für die Artikel eröffnet. Nun sollen z.b. manuelle Zähllisten erstellt werden. Eine Zählliste mit den Artikeln und eine mit den Artikeln Selektieren Sie in einer manuell erstellten Zählliste dann die gewünschten Artikel. HINWEIS: Die Matchcodesuche in Zähllistenvorlage übernehmen greift auf den Artikelstamm zu, nicht auf die Artikel, die in der Inventur aufgenommen sind. Eingabeaddition Solange die Eingabeaddition aktiv ist, werden Eingaben in der Ist-Spalte zum aktuellen Ist-Wert hinzuaddiert, ohne dass diese Änderungen über eine Erfassungsposition nachvollziehbar ist (nur die jeweils letzte Änderung bleibt in der Ist-Spalte der Erfassung erhalten). An dem Häkchen im Menü Optionen / Bearbeiten und der Anzeige Eingabe Plus unten im Aktuellen Ist- Wert ist erkennbar, dass die Option aktiv ist. Copyright 2011 Sage Software Seite 14 von 23

15 Beispiel: Der aktuelle Ist-Wert eines Artikels ist 100, der gezählte Bestand 105. Nachdem Sie Eingabeaddition aktiviert haben, geben Sie die Zahl 5 ein. Wenn der gezählte Bestand 95 Stück beträgt, geben Sie -5 ein. Im Feld Ist in der Inventurerfassung bleibt die 5/-5 stehen. Wenn Sie mit CURSOR HOCH, RUNTER wieder auf die Position springen, wird wieder der Wert 0 angezeigt und eine erneute Eingabeaddition kann verwendet werden. Eingabe über Barcode Aktivieren Sie Eingabe über Barcode, wenn Sie Artikel anhand der Europäischen Artikelnummerierung auswählen möchten. Position suchen Über Position suchen können Sie einen Artikel in Ihrer Zählliste direkt anspringen. Geben Sie im Suchdialog die Artikelnummer oder einen Teil davon ein. Der Cursor springt auf die erste Position, die den eingegebenen Suchtext enthält. Inventurerfassungsprotokoll Um sich einen Überblick über die in den Erfassungsdateien erfassten Artikelbestände zu verschaffen und gleichzeitig einen Nachweis für die Inventurerfassung zu haben, kann man ein Inventurerfassungsprotokoll drucken lassen. Selektieren Sie die Zählliste(n) die gedruckt werden sollen. Legen Sie unter Selektion den Inhalt des ausgegebenen Protokolls fest, welcher gedruckt werden soll: nur erfasste Positionen nur fehlende Positionen alle Positionen. In der Spalte Ist-Bestand/ Zählmenge wird der kumulierte Ist-Wert und darunter die letzte eingegebene Zählmenge in der aktuellen Zählliste ausgegeben. Artikel, die in mehreren Zähllisten erfasst wurden, sind zusätzlich mit einen * gekennzeichnet. HINWEIS: Ist die Eingabeaddition, oder die Eingabe addieren/differenz addieren Funktion aktiviert gewesen, kann es vorkommen, dass der erfasste Ist-Wert mit 0 im Inventurerfassungsprotokoll steht, da die erfassten Werte nicht mehr über die Erfassungspositionen nachvollziehbar sind. Copyright 2011 Sage Software Seite 15 von 23

16 Inventurdifferenzen Über Inventurdifferenzen kann nach einer Inventurerfassung eine Liste aller Artikel erstellt werden, bei denen der Sollbestand vom, bei der Inventur ermittelten Istbestand, abweicht. Die Höhe der Abweichung wird angegeben. Bei chargenpflichtigen Artikel wird die Abweichung für jede Charge ausgewiesen. - (10) Selektion Legen Sie hier fest, was die Liste enthalten soll. Sie haben die folgenden Möglichkeiten: Keine Alle Artikel. nur Fehlmengen > Null Alle Artikel, bei denen der erfasste Ist-Bestand kleiner ist als die Soll-Menge. Somit ist die Fehlmenge > Null. nur Fehlmengen < Null Alle Artikel, bei denen der erfasste Ist-Bestand größer ist als der Sollbestand. Somit ist die Fehlmenge < Null. nur Fehlmengen <> Null Alle Artikel, bei denen Ist- und Sollbestand abweichen. Negative Fehlmengen in einer Inventurdifferenz ergeben sich, wenn der Bestand eines Artikels am Lager größer ist, als er nach der Lagerbuchhaltung der Classic Line/Sage New Classic sein sollte. Dies kann z.b. die Folge davon sein, dass ein Wareneingang nicht erfasst wurde und die Inventur nicht erweitert wurde. Beispiel: Inventureröffnung mit Sollbestand 0 Stück. Nun kommt ein Wareneingang über 10 Stück, der nicht in der Classic Line/Sage New Classic gebucht wurde. Das Lager wurde nicht physikalisch gesperrt und die Ware wurde ins Lager gegeben. Gezählt und erfasst wurden 10 Stück. Die Fehlmenge ist 10 Stück. Copyright 2011 Sage Software Seite 16 von 23

17 Inventurbewertung Über Inventurbewertung können Sie den in der Inventur erhobenen Bestand bewerten. Die Bewertung wird nicht in die Auftragsbearbeitung oder Finanzbuchhaltung übernommen. Eine Bewertung ist möglich, sobald ein Istbestand erfasst wurde. Die Bewertung kann auf einen Teil des Lagerbestandes beschränkt werden und es werden die Bewertungsgrundlagen festgelegt. (01) (12) Selektion Hierbei handelt es sich um Selektionsbereiche. Bewertungssatz 0 bis Bewertungssatz 9 Nach welchem Satz ein Artikel bewertet wird, wird im Artikelstamm im Feld Lagerbewertung" festgelegt. Für die Inventurbewertung können diese Werte geändert werden. Beispiel: Dem Artikelbereich bis wurde im Artikelstamm der Bewertungssatz 2 (wird z.b. in Ihrem Unternehmen mit 75% bewertet) zugeordnet. Sie möchten jedoch, dass diese Artikel in der Inventurbewertung mit 50% bewertet werden. Tragen Sie den Wert 50 bei Bewertungssatz 2 ein. Preisgrundlage Für die Berechnung des Artikelwertes können Sie einen der im Artikelstamm eingetragenen Preise heranziehen: Einkaufspreis aktuell (fester Lieferant) Herangezogen wird der Einkaufspreis des Lieferanten, der im Artikelstamm als Fester Lieferant eingetragen ist. Wenn kein Fester Lieferant zugeordnet ist, ist eine Bewertung nicht möglich. Wird die Zuordnung eines Lieferanten als fester Lieferant gewechselt, gilt der Einkaufspreis des neu zugeordneten Lieferanten. Einkaufspreis aktuell (günstigster Lieferant) Herangezogen wird der Einkaufspreis des günstigsten Artikellieferanten. Wenn bei Artikeln der Preis des festen Lieferanten von anderen Lieferanten unterboten wird, kann diese Option zu einer angemesseneren Lagerbewertung führen. Einkaufspreis zum Stichtag Herangezogen wird der Einkaufspreis des Festen Lieferanten, welcher bei Inventureröffnung im Artikelstamm stand. Ein Wechsel des Lieferanten oder Änderungen des Einkaufspreises während der Inventur hat dann keinen Einfluss auf die Lagerbewertung. Wenn kein Fester Lieferant zugeordnet war, ist eine Bewertung nicht möglich. Copyright 2011 Sage Software Seite 17 von 23

18 mittlerer Einkaufspreis aktuell Herangezogen wird der aktuelle mittlere Einkaufspreis aus dem Artikelstamm. Dieser wird bei der Erstanlage eines Artikels pro Mengeneinheit angegeben und wird danach gegebenenfalls beim Statistiklauf des Bestellwesens und dem Druck des Lagerbewegungsprotokolls aktualisiert. mittlerer Einkaufspreis zum Stichtag Herangezogen wird der mittlere Einkaufspreis des Artikels bei Inventureröffnung, d.h. Änderungen des mittleren Einkaufspreises im Verlauf der Inventur haben keine Auswertung auf die Lagerbewertung. Anzeige und Korrektur von Nullwerten Wird bei einem Artikel als Preisgrundlage ein Wert von Null ausgegeben, ist im Artikellieferantenstamm des als fester Lieferant zugeordneten Lieferanten kein Einkaufspreis (bzw. 0,00) eingetragen, dies gilt auch für den mittleren Einkaufspreis. Dies kann z. B. bei Musterlieferungen der Fall sein, wenn solche Artikel zunächst ohne Preis angelegt wurden und danach noch weitere Lieferungen ohne Berechnung erfolgten. Zur Änderung der Bewertungsgrundlage haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie ändern den aktuellen mittleren bzw. den aktuellen Einkaufspreis im Artikellieferantenstamm des festen Lieferanten Sie ordnen einen anderen Lieferanten als festen Lieferanten zu, bei dem ein Einkaufspreis eingetragen ist. Bewertungsansatz Über den Bewertungsansatz können Sie die Inventurbewertung nach verschiedenen Verfahren durchführen lassen: Inventurbestand Es wird der zur Inventur ermittelte Bestand in seinen Absolutmengen bewertet. Diese Bewertung ist die allgemein übliche Form für die Ermittlung der Jahresabschlussbestände. Inventurdifferenz Es werden nur die Abweichungen zwischen Soll- (Buch-) und Istbestand bewertet. Damit läßt sich der Gewinn oder Verlust gegenüber der Bestandsfortschreibung im Programm nachweisen. Inventurdifferenz mit Fehlmenge > Null Wie vorherige Einstellung, aber auf Verluste gegenüber der Bestandsfortschreibung im Programm (Verkäufe, Zugänge über Wareneingang usw.) eingeschränkt. Copyright 2011 Sage Software Seite 18 von 23

19 Inventurdifferenz mit Fehlmenge < Null Wie Einstellung Inventurdifferenz, aber auf Gewinne gegenüber der Bestandsfortschreibung eingegrenzt. Inventurübernahme In der Inventurübernahme übernehmen Sie Inventurergebnisse in die Auftragsbearbeitung (Bestände). Die Differenzen zwischen den Soll-Werten (Bestände zum Zeitpunkt der Inventureröffnung) und den Ist-Werten (die in der Inventur erfasst wurden) werden für alle oder ausgewählte Artikel verbucht. Zwischenzeitlich erfolgte Bestandsänderungen werden berücksichtigt. ACHTUNG: Bitte beachten Sie, dass zum Zeitpunkt der Übernahme von Inventurergebnissen mit der Sage New Classic nicht gearbeitet werden darf (insbesondere dürfen keine Vorgänge bearbeitet werden, die Lagerbestandsveränderungen bewirken), da sonst eine korrekte Übernahme der Werte nicht gewährleistet ist. (01) (10) Selektion Hierbei handelt es sich um Selektionsbereiche. Nur erfasste Positionen übernehmen Mit dieser Option können Sie die Inventurübernahme auf die Inventurpositionen begrenzen, für die in der Inventurerfassung ein aktueller Istbestand eingetragen wurde: Wählen Sie Ja, wenn nur solche Inventurpositionen übernommen werden sollen, für die ein aktueller Istbestand eingegeben wurde. HINWEIS: Wenn Sie diese Option wählen bleibt die Inventur noch für die Artikel offen, für die noch kein aktueller Ist-Wert erfasst wurde. Wählen Sie Nein, wenn alle Inventurpositionen übernommen werden sollen, auch solche, für die kein aktueller Istbestand eingegeben wurde. ACHTUNG: Bei dieser Option wird für Inventurpositionen, für die kein aktueller Istbestand eingetragen wurde und in denen auch von der Classic Line/Sage New Classic keine Istmenge vorbelegt wurde (Option = Sollmenge wurde für Seriennummern und/ oder Chargen in der Inventureröffnung), als Lagerbestand 0 übernommen und ein evtl. vorhandener Sollbestand (Buchbestand) überschrieben. HINWEIS: Wenn nur erfasste Positionen übernommen werden sollen und alle nicht erfassten Positionen so bleiben sollen, kann die restliche Inventur über die Inventurverwaltung gelöscht werden. Die nicht erfassten Positionen gelten als nicht in der Inventur gezählt/erfasst. Copyright 2011 Sage Software Seite 19 von 23

20 Nach einer vollständigen Inventurübernahme (z.b. Nur erfasste Positionen übernehmen: Nein ) werden die Inventurerfassung, die Listen der Inventurdifferenz, Inventurerfassungsprotokolle und der Inventurbewertung gelöscht. Diese können nicht druckwiederholt werden. HINWEIS: Sofern eine Inventur noch offen ist, können die Inventurdifferenzen, Inventurbewertungen und Inventurerfassungsprotokolle noch gedruckt werden. Wird während der Inventurerfassung ein Artikel gelöscht, erhalten Sie vor der Übernahme eine Meldung Unregelmäßigkeiten drucken?. Wenn Sie Ja bestätigen, wird ein Mutationsprotokoll gedruckt. Nach dem Druck können Sie entscheiden, ob Sie die Übernahme abbrechen oder fortsetzen möchten. Ein Inventurübernahmeprotokoll erscheint, wenn ein erfasster Artikel nach der Inventurübernahme einen negativen Bestand aufweist. Beispiel: Inventureröffnung mit Bestand 5 Stück. Gezählt und erfasst 10 Stück. Nun wird ein Lieferschein über 20 Stück geschrieben. Der Bestand der sich nach der Inventurübernahme ergibt, ist 10 Stück. Hierauf weist Sie das Protokoll mit dem Hinweis: Inventurpositionen, die bereits in der Inventur übernommen wurden, werden in der Classic Line mit folgendem Hinweis im, Fuss der Erfassung, gekennzeichnet: In der Sage New Classic ist dieser Hinweis in der Inventurerfassungsposition zu sehen: Copyright 2011 Sage Software Seite 20 von 23

21 Archivierung von Inventurergebnissen Nach der Inventurübernahme, werden die Erfassungsprotokolle in einem Archiv gespeichert. Hierbei wird das Archiv gem. der Archivnummer, welches unter Grundlagen/Grundlagen Warenwirtschaft/Einstellungen Warenwirtschaft/Nummer der Archivdatei festgelegt ist, angelegt. Jedem Inventurabschluss kann im Dialog Archivtext eine aussagefähige Bezeichnung gegeben werden, der das Wiederfinden im Inventurarchiv erleichtert. Ein Dialog zur Eingabe dieser Bezeichnung wird nach Bestätigung im Dialoges Inventurübernahme angezeigt. Archivierte Inventurerfassungsprotokolle können über die Anwendung Druckwiederholung archivierte Inventur gedruckt werden. Nach der Inventurübernahme werden Einträge in die Artikelhistorie geschrieben. Die Einträge werden mit dem aktuellen Belegdatum aus dem Geschäftsdatendialog eingefügt ( Datei/Geschäftsdaten einstellen ) Der Inventurbestand ist der aktuelle Ist-Wert aus der Inventurerfassung. Inventurdifferenz ist die Differenz zum erfassten aktuellen Ist-Wert zum vorherigen Sollbestand. Beispiel 1: Bestand bei Inventureröffnung 100 Stück. Inventurerfassung 30 Stück. Differenz 70 Stück. Beispiel 2: Bestand bei Inventureröffnung 100 Stück auf Lager 0001, 0 Stück auf Lager Inventurerfassung 50 Stück auf Lager 0001, 0 Stück auf Lager Differenz 50 Stück auf Lager 0001, keine Differenzen auf Lager Copyright 2011 Sage Software Seite 21 von 23

22 Beispiel 3: Bestand bei Inventureröffnung 0 Stück. Inventurerfassung 100 Stück. Differenz -100 Stück. Einlesen Inventurerfassung aus MDE Inventurzähldaten, die mit einem mobilen Erfassungsgerät erfasst wurden, können in die Inventurerfassung eingelesen werden. Eine Beschreibung der MDE-Datei finden Sie in der Import.pdf im DOC Verzeichnis der Server-Installation. Gehen Sie folgendermaßen vor: Speichern Sie die einzulesende MDE-Datei unter dem Dateinamen AINVMDE.xxx (xxx = freivergebare Nummer) im Mandantenverzeichnis (Unterverzeichnis des Datenpfads aus?/systeminfo). Copyright 2011 Sage Software Seite 22 von 23

23 Rufen Sie über Einlesen Lagerbewegungen aus MDE einen Auswahldialog auf, in dem Sie die einzulesende MDE-Datei auswählen können. Nach Auswahl der MDE- Datei und Bestätigung des anschließend erscheinenden Dialoges werden die Daten eingelesen. Behandlung von seriennummern- und chargenpflichtigen Artikeln beim Einlesen von MDE- Daten: Bestände chargenpflichtiger können über MDE nicht in die Classic Line/Sage New Classic eingelesen werden. Bezogen auf Bestände seriennummernpflichtiger Artikel bietet die Classic Line/Sage New Classic nach dem Einlesen von MDE-Daten an, zu prüfen, welche Seriennummern in der Classic Line/Sage New Classic angelegt wurden, die in der Inventur nicht erfasst worden sind. Die Ergebnisse werden in ein Protokoll geschrieben. Sie haben die folgenden Möglichkeiten: Sie können diesen Prüflauf durchführen und sich das Ergebnisprotokoll drucken. Nach dem Druck des Protokolls können Sie entscheiden, ob die Seriennummern, die in der Sage New Classic angelegt sind, bei der Inventur aber nicht erfasst wurden, bei Inventurübernahme in der Sage New Classic gelöscht werden sollen. Meistgestellte Fragen Frage: Kann der Jahresabschluss der Auftragsbearbeitung/Bestellwesen und Finanzbuchhaltung während einer offenen Inventur durchgeführt werden? Antwort: Ja. Die Inventur hat keinen Einfluss auf die Jahresabschlüsse. Frage: Ist mit der Classic Line/Sage New Classic eine permanente Inventur möglich? Antwort: Ja, jedoch sollten vorher organisatorische Fragen geklärt werden. Sollen z.b. vor der Zählung und Erfassung die Inventurerweiterungen stattfinden? Auf welcher Basis sollen die Zahlen ausgewertet werden? Anhand der ersten Inventureröffnung, oder anhand der Inventurerweiterungen? Durch die Inventurauswertungen können dann die einzelnen Inventurzeiträume verglichen werden. Copyright 2011 Sage Software Seite 23 von 23