Terminologiesicherung bei der Erstellung von Informationsprodukten in der Firma IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. Master Thesis.

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1 Terminologiesicherung bei der Erstellung von Informationsprodukten in der Firma IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Master Thesis im Studiengang Technische Redaktion und Wissenskommunikation an der Hochschule Merseburg (FH) Fachbereich Informatik und Kommunikationssysteme Vorgelegt von: Benjamin Schwarck, B. A. Erstbetreuer: Dr. Thomas Meinike Zweitbetreuer: Dipl-Ing. (FH) Gunter Schindler Halle an der Saale,

2 Inhalt 1. Einleitung Was ist Terminologiearbeit? Übersicht Terminologische Grundsatznormen für die Technische Dokumentation Zentrale Begriffe und Definitionen Bedeutung und Nutzen von Terminologiearbeit als Bestandteil kontrollierter Sprache Ursachen und Folgen von Terminologieproblemen Kosten-Nutzen-Aspekte von Terminologiearbeit Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Übersicht Unternehmensprofil Organisationsstruktur und Redaktionsprozesse Mitarbeiter Dienstleistungen und Informationsprodukte Kunden IT-Infrastruktur Maßnahmen im Bereich kontrollierte Sprache Übersetzungsmanagement Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien Terminologieverwaltungssysteme (TVS) Terminologieextraktionssysteme (TEX) mit statistischen Verfahren Terminologieextraktionssysteme (TEX) mit linguistischen Verfahren Terminologiekontrollsysteme (TKO) mit statistischen Verfahren Terminologiekontrollsysteme (TKO) mit linguistischen Verfahren Werkzeuge und Module zur Autorenunterstützung Anbieter Festlegung der Funktionalitätskriterien Grundlegende Anforderungen an Terminologiedatenbanken Grundlegende Technische Anforderungen und Schnittstellen Anforderungen an Funktionalitäten des Terminologieverwaltungssystems (TVS) Anforderungen an Funktionalitäten des Terminologieextraktionssystems (TEX ) Anforderungen an Funktionalitäten des Terminologiekontrollsystems (TKO )...44

3 4.3.6 Anforderungen an Funktionalitäten von Werkzeugen und Modulen zur Autorenunterstützung (Vor-) Auswahlprozess acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Ergebnis der Marktrecherche Vorteile und Nachteile Lizenzmodell, Dienstleistungen und Support Congree Authoring Server von congree Language Technologies / CLAT vom IAI e. V Ergebnis der Marktrecherche Vorteile und Nachteile Lizenzmodell, Dienstleistungen und Support [i]-match von itl AG Ergebnis der Marktrecherche Vorteile und Nachteile Lizenzmodell, Dienstleistungen und Support Gesamtergebnis Maßnahmeplan für die Einführung der Terminologielösung Übersicht Erarbeitung der Terminologieprozesse Definition des Datenmodells für die aufzubauende Terminologiedatenbank Erarbeitung eines Terminologieleitfadens Weitere Maßnahmen Fazit...75 Anhang...77 Aufgabenstellung...77 Bewertungsmatrix Vorauswahl softwaregestützte Terminologielösung...80 Bewertungsmatrix Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung...84 Literaturverzeichnis Primärliteratur...94 Sekundärliteratur...94 Monographien und Aufsätze...94 Internetquellen...95 Normen...96 Abbildungsverzeichnis...97 Abkürzungsverzeichnis...98 Eidesstattliche Erklärung...100

4 Einleitung 1. Einleitung Die vorliegende Masterarbeit entstand im Rahmen des Masterstudiengangs "Technische Redaktion und Wissenskommunikation" an der Hochschule Merseburg (FH) in Zusammenarbeit des Autoren mit der in Langewiesen und Halle an der Saale ansässigen Firma IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. Ziel war die Erarbeitung einer allgemeinen und/oder softwaretechnischen Lösung für die Terminologiesicherung der Firma unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Anforderungen, die im Vorfeld in Form einer Aufgabenstellung festgelegt wurden und Ausgangspunkt sowie Richtschnur der nachfolgenden Ausführungen sind. Anhand einer definitorischen Eingrenzung wird in Kapitel 2 zunächst eine erste Annäherung an den Themenkomplex Terminologielehre vorgenommen. Im Mittelpunkt steht die Frage nach Bedeutung und Nutzen praxisbezogener Terminologiearbeit bei einem Dienstleistungsunternehmen des Bereichs technische Redaktion wie der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. In Kapitel 3 folgt eine Aufstellung und Analyse zentraler Unternehmensfaktoren, die für die Erarbeitung einer softwaregestützten Terminologielösung essentiell sind. Kapitel 4 stellt aktuelle für die praktische Terminologiearbeit im Rahmen kontrollierter Sprache bei der IlmDoc Technische Dokumentation in Frage kommende marktrelevante Werkzeuge und deren Technologien vor und legt die Funktionalitätskriterien, die diese erfüllen müssen, für eine anschließende Marktrecherche fest. Kapitel 5 fasst das Gesamtergebnis und die wichtigsten Aspekte, die bei einer Einführung des entsprechenden Werkzeugs zu beachten sind, in einem überblicksartigen Umsetzungsvorschlag zusammen. Im Mittelpunkt der vorliegenden Masterarbeit steht die Erarbeitung einer softwaregestützten Terminologielösung und die anschließende Auswahl eines entsprechenden Terminologiewerkzeugs. Die erschöpfende Erarbeitung der Maßnahmen, die eine anschließende Einführung der erarbeiteten Terminologielösung erfordert, kann und soll im Rahmen dieser Arbeit nicht geleistet werden sondern sollte Bestandteil weiterführender Projekte sein. Seite 4 von 100

5 Was ist Terminologiearbeit 2. Was ist Terminologiearbeit? Übersicht 2.1 Übersicht In der heutigen Wissensgesellschaft, in der arbeits- und kapitalintensive Aktivitäten durch informations- und wissensintensive Tätigkeiten ersetzt wurden und neue Informationsund Kommunikationstechnologien den Wissensaustausch beschleunigen, ist Wissen zum Erfolgsfaktor geworden. Dabei ist die Terminologie der Informationsträger, mit dem Wissen kommunizierbar gemacht, gespeichert und weitergegeben werden kann. 1 Vor dem Hintergrund dieser Äußerung, in der sich bereits erste Hinweise auf die Aktualität, steigende Bedeutung und Komplexität der Thematik finden, soll eine erste Annäherung an diese stattfinden. Zunächst wird hierbei anhand einer definitorischen Eingrenzung des für die Masterarbeit relevanten Wissenschaftsgebiets Terminologielehre eine Übersicht und Orientierungshilfe für die nachfolgenden Ausführungen gegeben. Anschließend folgt eine Übersicht über die wichtigsten Faktoren der praxisbezogenen Terminologiearbeit mit den Schwerpunkten Bedeutung und Nutzen von Terminologiearbeit, Ursachen und Folgen von Terminologieproblemen und Kosten-Nutzen-Aspekte von Terminologiearbeit. Eine erste Definition und Eingrenzung bietet die Norm DIN 2342 Teil 1 Begriffe der Terminologielehre Grundbegriffe. Terminologielehre wird hier als die Wissenschaft von den Begriffen und ihren Benennungen im Bereich der Fachsprachen [ ] 2 definiert. Fachsprache im weiteren Verlauf als Bereich der Sprache, der auf eindeutige und widerspruchsfreie Kommunikation im jeweiligen Fachgebiet gerichtet ist und dessen Funktionieren durch eine festgelegte Terminologie entscheidend unterstützt wird. 3 Im allgemeinen Sprachgebrauch wird Terminologie oft fälschlicherweise als Synonym für Terminologielehre verwendet. Dies wird in der DIN 2342 ausdrücklich abgelehnt. Der Ausdruck Terminologie 4 soll nur verwendet werden, wenn damit der Gesamtbestand der Begriffe und ihrer Benennungen in einem Fachgebiet gemeint ist. 5 1 Schmitz, Klaus-Dirk / Straub, Daniela: Erfolgreiches Terminologiemanagement im Unternehmen. Praxishilfe und Leitfaden. Grundlagen, Umsetzung, Kosten-Nutzen-Analyse, Systemübersicht, Stuttgart 2010, S DIN 2342 Teil 1 (1992): Begriffe der Terminologielehre (Grundbegriffe), Berlin 1992, S Ebd. 4 Anm.: auch Fachwortschatz. 5 DIN 2342 Teil 1 (1992), S. 3. Seite 5 von 100

6 Was ist Terminologiearbeit Terminologische Grundsatznormen für die Technische Dokumentation Der auf der Terminologielehre aufbauenden Terminologiearbeit kommt vor diesem Hintergrund die Funktion der Planung, Erarbeitung, Bearbeitung oder Verarbeitung, Darstellung oder Verbreitung von Terminologie 6 zu. Da es einen offensichtlichen Einfluss der institutionalisierten Normung bei der Entstehung und Entwicklung der Terminologielehre und ihrer praktischen Ausprägung, der Terminologiearbeit, gibt, orientieren sich die folgenden Definitionen und Festlegungen ausschließlich an den für diesen Bereich relevanten Normen. 7 Dementsprechend folgt zunächst eine überblicksartige Darstellung weiterer elementarer terminologischer Grundsatznormen für den Bereich Technische Dokumentation und anknüpfend an die obigen Ausführungen weitere zentrale Begriffe und Definitionen der Bereiche Terminologielehre und Terminologiearbeit. 2.2 Terminologische Grundsatznormen für die Technische Dokumentation Die Erarbeitung terminologischer Grundsatznormen ist in Deutschland Aufgabe des Normenausschusses "Terminologie (Grundsätze und Koordination)" 8 Dieser legt die wesentlichen theoretischen und methodischen Prinzipien der Terminologielehre und damit auch der Terminologiearbeit fest. Die eingangs bereits zitierte DIN 2342 Teil 1 (1992) und Ihre Nachfolgenorm DIN 2342 (2011) definieren die allgemeinen und für die Terminologiearbeit wesentlichen Grundbegriffe der Terminologielehre. Als wesentliche Grundsatznormen für die Bereiche Theorie und Methodik sind zu nennen: DIN 2330 (1993): Begriffe und Benennungen Allgemeine Grundsätze: Diese Norm behandelt Aspekte des Begriffs, Zusammenhänge zwischen Gegenstand, Begriff und Sprache, Arten von und Anforderungen an Definitionen sowie Formen und Bildungsregeln von Benennungen. DIN 2340 (1987): Kurzformen für Benennungen und Namen Bilden von Abkürzungen und Ersatzkürzungen Begriffe und Regeln: 6 Ebd., S Vgl. Arntz, Reiner / Picht, Heribert / Mayer, Felix: Einführung in die Terminologiearbeit, in: Arntz, Reiner und Wegner, Norbert (Hrsg.): Studien zu Sprache und Technik (2), 6. verbesserte Auflage Hildesheim [u.a.] 2009, S Vgl. Ebd., S Seite 6 von 100

7 Was ist Terminologiearbeit Zentrale Begriffe und Definitionen Behandelt die Grundsätze und die möglichen Verfahren, die bei der Bildung von Kurzformen zu beachten sind. Als wesentliche Grundsatznormen für den Bereich der softwaregestützten Terminologiearbeit sind zu nennen: ISO (1999): Computer applications in terminology Data categories: Definiert mögliche und sinnvolle Datenkategorien für Terminologiedatenbanken. Dabei werden als Orientierungshilfe für die eigenen Bedürfnisse mehr als 200 unterschiedliche Datenkategorien aufgelistet ISO (2003): Computer applications in terminology Terminological markup framework und ISO (1999): Computer applications in terminology Machine-readable terminology interchange format (MARTIF) Negotiated interchange: Die beiden Normen definieren ein sogenanntes Meta-Modell für die generelle Struktur terminologischer Einträge in Terminologiedatenbanken Zentrale Begriffe und Definitionen Terminologie wurde bereits definiert als Gesamtbestand der Begriffe und ihrer Benennungen in einem Fachgebiet. 12 Terminus oder Term wird in derselben Norm als das zusammengehörige Paar aus einem Begriff und seiner Benennung als Element einer Terminologie 13 definiert. Die Definition von Begriff als Element von Terminus lautet: Denkeinheit, die aus einer Menge von Gegenständen unter Ermittlung der diesen Gegenständen gemeinsamen Eigenschaften mittels Abstraktion gebildet wird. 14 Die Benennung 15 ist als aus einem oder mehreren Wörtern bestehende Bezeichnung 16 zu definieren. 9 Vgl. Schmitz, Klaus-Dirk: Bedeutung von Normung und Terminologiearbeit für die Technische Dokumentation, in: Hennig, Jörg und Tjarks-Sobhani, Marita (Hrsg.): Schriften zur Technischen Kommunikation (12). Terminologiearbeit für Technische Dokumentation, Lübeck 2008, S Anm.: Die Neufassung der ISO (2009) spezifiziert selbst keine Datenkategorien mehr, sondern regelt nur noch wie Datenkategorien beschrieben werden. Die dadurch entstehende Lücke schließen könnte die sich derzeit noch in der Entwicklungsphase befindliche ISO 26162: Systems to manage terminology, knowledge and content -- Design, implementation and maintenance of terminology management systems, die speziell für die Einrichtung und den Betrieb von Terminologieverwaltungssystemen konzipiert ist. 11 Vgl. Schmitz 2008, S DIN 2342 Teil 1 (1992), S Ebd. 14 Ebd., S Anm.: Mögliches Synonym ist Fachausdruck. 16 DIN 2342 Teil 1 (1992), S. 2. Seite 7 von 100

8 Was ist Terminologiearbeit Zentrale Begriffe und Definitionen Die Zusammenhänge der Terminologielehre sind anhand eines terminologischen Dreiecks vereinfacht darstellbar. Dabei wird vom Grundprinzip ausgegangen, dass wir, wenn wir über Gegenstände sprechen, ihnen einen Namen, also eine Benennung geben. Gemäß DIN 2342 Teil 1 ist Gegenstand hierbei als beliebiger Ausschnitt aus der wahrnehmbaren oder vorstellbaren Welt 17 definiert. Das heißt, Gegenstände können auch nichtmaterieller Art sein. Vor dem geistigen Auge haben wir, wenn wir über Gegenstände sprechen, ein mehr oder weniger abstraktes Bild des jeweiligen Gegenstandes und machen uns damit einen Begriff von diesem. Menschen benennen Gegenstände folglich nicht direkt, sondern repräsentieren sie durch Begriffe, indem sie Abstraktionen in Form konzeptualer Kategorien bilden. 18 Die Begriffe und damit indirekt auch die Gegenstände werden abschließend durch Benennungen sprachlich repräsentiert, wobei Benennungen nach DIN 2342 Teil 1 wie erwähnt, aus einem oder mehreren Wörtern bestehen können. 19 Die folgende Abbildung veranschaulicht die Ausführungen noch einmal anhand des Terminus Hammer : Begriff Benennung Hammer Gegenstand Abbildung 1: Terminologielehre Terminologisches Dreieck anhand des Beispielterminus Hammer 17 Ebd., S Vgl. Drewer, Petra: Terminologiemanagement: Methodische Grundlagen, in: Hennig, Jörg und Tjarks-Sobhani, Marita (Hrsg.): Schriften zur Technischen Kommunikation (12). Terminologiearbeit für Technische Dokumentation, Lübeck 2008, S Vgl. DIN 2342 Teil 1 (1992), S. 3. Seite 8 von 100

9 Was ist Terminologiearbeit Zentrale Begriffe und Definitionen Folgende weitere Definitionen sind zu beachten: Merkmal: Im Sinne der Terminologiearbeit: Durch Abstraktion gewonnene Denkeinheit, die eine Eigenschaft von Gegenständen wiedergibt, welche zur Begriffsbildung und -abgrenzung dient. 20 Mit Hilfe von Merkmalen können auch Beziehungen zwischen den Begriffen eines Fachgebiets dargestellt und die Begriffe beispielsweise in hierarchische Begriffsbeziehungen zueinander gesetzt werden. Damit ist die Voraussetzung für ein sogenanntes Begriffssystem zur Repräsentation und Ordnung des Wissens eines Fachgebiets gegeben. 21 Ein Begriffssystem ist demzufolge: Begriffssystem: eine Menge von Begriffen, zwischen denen Beziehungen bestehen oder hergestellt worden sind und die derart ein zusammenhängendes Ganzes darstellen. 22 Begriffsinhalt: Gesamtheit der Merkmale eines Begriffs. 23 Begriffsumfang: Gesamtheit der einem Begriff auf derselben Hierarchiestufe untergeordneten Begriffe. 24 Definition: Begriffsbestimmung mit sprachlichen Mitteln. 25 Dabei wird ein Begriff mit Hilfe des Bezugs auf andere Begriffe innerhalb eines Begriffssystems festgelegt und beschrieben und damit gegenüber anderen Begriffen abgegrenzt. 26 Je nach Untersuchungsgegenstand und Zielsetzung unterscheidet man eine Reihe von Methodiken, die der praktischen Terminologiearbeit zugrunde liegen. Nach Untersuchungsgegenstand werden unterschieden: 27 Thematische Terminologiearbeit: 20 Ebd., S Vgl. Schmitz / Straub 2010, S. 33 f. 22 DIN 2331: Begriffssysteme und ihre Darstellung, Berlin 1980, S DIN 2342 Teil 1 (1992), S Ebd., S Ebd. 26 DIN 2330: Begriffe und Benennungen. Allgemeine Grundsätze, Berlin 1993, S Deutscher Terminologie-Tag e.v. : Terminologiearbeit Best Practices Ordner, München/Köln 2010, M2-1. Seite 9 von 100

10 Was ist Terminologiearbeit Bedeutung und Nutzen von Terminologiearbeit als Bestandteil kontrollierter Sprache Zur vollständigen Bearbeitung der Terminologie eines abgegrenzten Sachgebiets. Textbezogene Terminologiearbeit: Zur vollständigen Bearbeitung der Terminologie bestimmter Texte oder Dokumente. Punktuelle Terminologiearbeit: Zur ad hoc Klärung einzelner, akuter terminologischer Fragen unter Berücksichtigung der Arbeitsschritte Suchen, Belegen und Schaffen von Termini. Nach Zielsetzung werden unterschieden: Deskriptive Terminologiearbeit: Ermittelt und beschreibt den derzeitigen Gebrauch von fachsprachlichen Begebenheiten wie Begriffen, Benennungen und Definitionen ohne eine Wertung vorzunehmen. Dabei wird "lediglich" ein Inventar des tatsächlich verwendeten Wortschatz innerhalb eines bestimmten Sachgebiets vorgenommen. 28 Präskriptive Terminologiearbeit: 29 Schreibt Benennungen, Definitionen und Äquivalente und damit eine bestimmte Terminologieverwendung oder Benennungsbildungsregeln vor, mit dem Ziel, den verwendeten Fachwortschatz zu vereinheitlichen Bedeutung und Nutzen von Terminologiearbeit als Bestandteil kontrollierter Sprache Nach dem theoretischen Abschnitt zur terminologischen Grundsatznormung folgt an dieser Stelle mit der Bedeutung und dem Nutzen von Terminologiearbeit als Bestandteil sogenannter kontrollierter Sprache ein Blick in die Praxis. Kontrollierte Sprache meint, dass eine natürliche Sprache wie beispielsweise das Deutsche nach bestimmten Regeln und Richtlinien eingeschränkt wird, um innerhalb von Informationsprodukten wie beispielsweise Bedienungsanleitungen oder Schulungsunterlagen Eindeutigkeit und Einheitlichkeit in Wortwahl und Satzbau, Konsistenz im Ausdruck und somit Verständlichkeit sowie Prägnanz zu erreichen. 28 Vgl. Schmitz / Straub 2010, S. 43; Best Practices M2-1; Drewer 2008, S Anm.: auch Terminologienormung genannt. Vgl. Schmitz / Straub 2010, S Vgl. Schmitz / Straub 2010, S. 43; Best Practices M2-1; Drewer 2008, S. 56. Seite 10 von 100

11 Was ist Terminologiearbeit Bedeutung und Nutzen von Terminologiearbeit als Bestandteil kontrollierter Sprache Hierzu können neben der Verwendung korrekter Fachtermini, Rechtschreibung, Sprachstil, Grammatik und Satzbau festgelegt, beziehungsweise geregelt sein. 31 Die rasante Entwicklung des technologischen Fortschritts und die globalisierungsbedingt weltweite Vernetzung der Produktions- und Absatzmärkte haben einen erheblichen Einfluss auf die Anforderungen an die Terminologiearbeit eines Unternehmens. Die Heterogenität der Zielgruppen für neue Begrifflichkeiten steigt, innerhalb der Unternehmen steigt zugleich die Anzahl der verschiedenen Informationsprodukte, die Inhalte müssen in verschiedensten Medien publiziert werden und die an der Informationsentwicklung eines Unternehmens beteiligten Mitarbeiter sind oftmals über viele Unternehmensbereiche und Standorte verteilt. 32 Mit jeder neuen Erfindung und Innovation und mit ständig zunehmendem Umfang neuer Bauteile, Geräte und Funktionen steigt auch der Bedarf an neuen Benennungen. Diese müssen entsprechend der Anforderungen, die die verschiedenen Weltmärkte stellen, ausgewählt und angepasst werden, um eine konsistente und einheitliche Verwendung der Terminologie auch bei der Übersetzung und damit unter Berücksichtigung der Bedürfnisse anderer Sprach- und Kulturgemeinschaften sicherzustellen. 33 Auch im Übersetzungsbereich spielt Terminologiearbeit somit eine zentrale Rolle, da ohne ein adäquates Verständnis der ausgangssprachlichen Begriffe und der ihnen zugeordneten Benennungen kein adäquater Text mit äquivalenten Benennungen in der jeweiligen Zielsprache produziert werden kann. Um engen Zeitvorgaben gerecht zu werden, wird die Übersetzung von Informationsprodukten zudem in immer größerem Ausmaß auf mehrere Übersetzer verteilt, womit die Gefahr der Häufung stilistischer und terminologischer Inkonsistenzen steigt. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, bereits in der Ausgangsprache ein hohes Qualitätsniveau sicherzustellen und die Übersetzer durch Terminologiearbeit zu unterstützen. Welchen konkreten Nutzen können nun aber Dienstleistungsunternehmen wie die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH haben, wenn sie eine systematische Terminologiearbeit betreiben und dadurch die konsistente Verwendung von Benennungen, die Einheitlichkeit von Schreibweisen und die Transparenz der verwendeten Benennungen sicherstellen? 31 Vgl. Wikipedia Eintrag Kontrollierte Sprache, (abgerufen am ). 32 Vgl. Schmitz / Straub 2010, S Vgl. Ebd. Seite 11 von 100

12 Was ist Terminologiearbeit Bedeutung und Nutzen von Terminologiearbeit als Bestandteil kontrollierter Sprache Schon beim Erstellen ausgangssprachlicher Informationsprodukte kann eine strukturiert und konsequent angewandte Terminologiearbeit als Teil einer Reihe weiterer Maßnahmen im Bereich kontrollierter Sprache helfen, stilistische und terminologische Inkonsistenzen sowohl auf Wort- als auch auf Satzebene zu verringern. 34 Dies hat eine Reihe positiver Resultate. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter der IlmDoc GmbH wird beschleunigt. Durch verständliche Definitionen und vorgegebene Benennungen und Formulierungen finden diese sich leichter innerhalb einer Arbeitsaufgabe und eines Projekts zurecht und werden somit schneller produktiv. 35 Dies gilt im Übrigen auch für längerfristig angestellte Mitarbeiter, die einem ihnen bis dato thematisch unerschlossenem Kundenprojekt neu zugeordnet werden. Innerhalb der täglichen Arbeitsprozesse ist eine geringere Anzahl an Rückfragen notwendig und die Aufwände für Besprechungen infolge von Unklarheiten oder Missverständnissen sinken. Darüber hinaus ist eine schnellere Vertrautheit mit und Akzeptanz von Vorgaben aus unternehmensinternen und kundenspezifischen Regelwerken wie Terminologie- und Redaktionsleitfäden erwartbar. Die externen Übersetzungsdienstleister der IlmDoc GmbH können mit weniger Rückfragen übersetzen, wenn sie die Möglichkeit haben, auf einen umfangreichen und systematisierten Terminologiebestand zurückzugreifen, der ihnen ausgangssprachliche Benennungen, Kontextangaben und Definitionen liefert. Durch eine Reduzierung der Anzahl an Satzvarianten und Benennungsvarianten in Texten und damit einer potentiell höheren Trefferquote in sogenannten Translation- Memory-Systemen 36 beschleunigt die zur Verfügung gestellte Terminologie den gesamten Übersetzungsprozess beim Dienstleister und führt letztendlich auch zu geringeren finanziellen Aufwendungen für den Bereich externer Übersetzungen. 37 Terminologiearbeit definiert die Sachverhalte eindeutig. Durch die Tatsache, dass sie Benennungen und Abkürzungen, die sich auf denselben Begriff beziehen, dokumentiert und deren Gebrauch festlegt, deckt sie Mehrdeutigkeiten auf und stellt sicher, dass in Texten die gleichen Sachverhalte immer gleich benannt werden. 38 Dies schließt die Verwechslungsgefahr aus und beseitigt die Aufwendungen für 34 Vgl. Ebd., S Vgl. Best Practices, M Anm.: Definition: dt. Übersetzungsspeicher: Multilinguales Text- oder Satzarchiv, in dem quellsprachige und übersetzte Textsegmente einander zugeordnet abgelegt werden. Der Inhalt eines TM dient beim Übersetzen als Referenzmaterial, das dem Übersetzer bei ähnlichen Texten zur Wiederverwendung angeboten wird. Siehe auch Kapitel Vgl. Best Practices M Vgl. Best Practices M1-7. Seite 12 von 100

13 Was ist Terminologiearbeit Bedeutung und Nutzen von Terminologiearbeit als Bestandteil kontrollierter Sprache die Beseitigung von Missverständnissen und etwaigen Schäden und Risiken im Bereich der Produkthaftung. Das Resultat sind zudem ein geringerer Zeitaufwand und weniger Kosten für das Lektorat im Allgemeinen sowie nachträglicher Korrekturen fehlerhafter oder inkonsistenter Terminologie und weiterer inhaltlicher, grammatikalischer und stilistischer Mängel. Im Bereich der Qualitätssicherung verringern geringere Fehlerzahlen und Änderungsraten zudem die Gefahr möglicher Verzögerungen bei der Freigabe des jeweiligen Informationsprodukts und somit etwaige Imageschäden. Synergieeffekte sind eine hohe Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Insgesamt werden präzisere und für den Kunden beziehungsweise Endanwender besser verständliche Benennungen und Formulierungen und somit eine höhere Qualität und bessere Verständlichkeit der Informationsprodukte des Dienstleisters IlmDoc GmbH im Allgemeinen erreicht. Die gesteigerte Wiederverwendbarkeit von Inhalten in ausgangssprachlichen Informationsprodukten und der schnelle Zugriff auf bereits vorhandene Terminologiebestände und Formulierungen führen zu einer höheren Produktivität und Effizienz bei der Textproduktion insbesondere für die Informationsprodukte langfristiger Kunden der IlmDoc GmbH. Auch dies hat Synergieeffekte bezüglich der Kundenzufriedenheit und positive Effekte für das Unternehmensimage sowohl auf Seiten des Kunden als auch des Dienstleisters zur Folge. Bei einem Dienstleister im Bereich Technische Dokumentation wie der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH können die bisher angesprochenen Faktoren einer konsequenten Terminologiearbeit und ihr jeweiliger Nutzen somit von großem praktischen Nutzen für die alltäglichen Arbeitsprozesse sein: Bei der Erstellung oder Aktualisierung von Informationsprodukten können Abstimmungen über die zu verwendende Terminologie und weiterer Vorgaben kontrollierter Sprache bereits während des Entstehungsprozesses oder im Vorfeld mit dem jeweiligen Kunden vorgenommen werden. Die Terminologiearbeit stellt im Folgenden sicher, dass sämtliche Mitarbeiter, die in das jeweilige Kundenprojekt eingebunden sind oder kurzfristig eingebunden werden, die korrekte, abgestimmte Terminologie verwenden. Darüber hinaus kann bei Bedarf in Zukunft auch auf die Terminologiebestände früherer Projekte des gleichen Kunden oder ähnliche Projekte anderer Kunden zurückgegriffen werden, insofern es sich um denselben Fachbereich handelt, die festgelegten Termini nicht ausschließlich kundenbezo- Seite 13 von 100

14 Was ist Terminologiearbeit Ursachen und Folgen von Terminologieproblemen gen zu verwenden sind oder etwaige Compliance-Anforderungen einer Verwendung entgegenstehen. Nicht zuletzt können zusätzliche Terminologiebestände mit allgemeinen und kundenunabhängigen Terminologiebeständen angelegt und verwendet werden. Der ausschließliche Gebrauch bevorzugter und erlaubter Benennungen und Formulierungen ist in sämtlichen Fällen sichergestellt und die Terminologiearbeit verhindert die Verwendung unerwünschter Benennungen. 2.5 Ursachen und Folgen von Terminologieproblemen Da die menschliche Sprache lebendig und einem ständigen Wandel unterworfen ist, sind Wortbedeutungen der Gemeinsprache nicht immer eindeutig und führen zu Missverständnissen und Unklarheiten. Wörter werden in unterschiedlichen Kontexten verwendet und es gibt ein interindividuell unterschiedliches Verständnis der Bedeutung von Wörtern. Terminologie als Teil der Fachsprache hingegen ist auf eine eindeutige und widerspruchsfreie Kommunikation in einem Fachgebiet gerichtet und ihr Funktionieren wird durch eine festgelegte Terminologie entscheidend unterstützt. 39 Nach einer Betrachtung der Bedeutung und des praktischen Nutzens von Terminologiearbeit als Bestandteil kontrollierter Sprache wird im Folgenden auf Ursachen und Folgen möglicher Terminologieprobleme in Unternehmen wie der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH eingegangen. Auf Ursachen und Folgen von Problemen, die im Bereich Übersetzungsmanagement entstehen können, soll an dieser Stelle aufgrund der geringeren Bedeutung dieser Thematik für die IlmDoc GmbH nicht vertiefend eingegangen werden. Mögliche Probleme der Terminologiearbeit im Bereich der Fachsprachen resultieren, wie auch im Bereich der Gemeinsprache, zum Großteil aus den Folgen inkonsistenter und fehlerhafter Verwendung von Benennungen für Begriffe und uneinheitlicher Schreibweisen. Innerhalb von Unternehmen kann die Verwendung falscher beziehungsweise inkonsistenter Terminologie Auswirkungen auf die gesamte Unternehmenskommunikation haben. Benutzen verschiedene Abteilungen oder Mitarbeiter unterschiedliche Benennungen für dieselben Gegenstände sind oftmals Missverständnisse die Folge, deren Klärung Rückfragen und somit Zeit und Geld beansprucht. 40 Die Folge kann im schlimmsten Fall auch eine 39 DIN 2342 Teil 1 (1992), S Vgl. Ottmann, Angelika: Ist Terminologiearbeit wirtschaftlich?, in: Hennig, Jörg und Tjarks-Sobhani, Marita (Hrsg.): Schriften zur Technischen Kommunikation (12). Terminologiearbeit für Technische Dokumentation, Lübeck 2008, S Seite 14 von 100

15 Was ist Terminologiearbeit Ursachen und Folgen von Terminologieproblemen nachträgliche Änderung der Terminologie in allen bereits erstellten Dokumenten und damit einen erheblichen Mehraufwand bedeuten. Terminologische Probleme treten innerhalb von Texten auf den verschiedensten Ebenen auf. Zum einen bei der Zuordnung von Begriff und Benennung. Hierbei existieren die drei Problemgruppen Synonymie, Polysemie und Homonymie. Synonymie liegt vor, wenn zwei oder mehr Benennungen einem Begriff zugeordnet und somit beliebig austauschbar sind. 41 Ein Beispiel sind die Benennungen "Eingabetaste" und "Returntaste" Synonyme sind ein erhebliches Hindernis für die fachsprachliche Verständigung und finden sich häufig im Wortschatz solcher Fachgebiete, die im Zuge des technologischen Fortschritts tiefgreifenden Entwicklungen unterworfen sind, da in diesem Fall zunächst an verschiedenen Orten unterschiedliche Benennungen für neue Gegenstände und Sachverhalte kreiert werden und sich noch keine Benennung endgültig durchsetzen konnte. 42 Polysemie meint die Mehrdeutigkeit einer Benennung, d.h. eine Benennung wird in mehreren unterschiedlichen Bedeutungen, deren Zusammenhang noch erkennbar ist, verwendet. 43 Beispiel ist die Benennung "Fuß", die für verschiedene Begriffe verwendet wird. "Fuß" kann unter anderem für ein altes Längenmaß, den unteren tragenden Teil eines Bauelements oder den untersten Teil des Beines beim Menschen stehen. Innerhalb der Fachsprache kann die Verwendung von Polysemen problematisch sein, da nicht immer klar ist, wovon gerade die Rede ist. Von Homonymie spricht man, wenn Benennungen sich zwar in ihrer äußeren Form gleichen, die Begriffe, denen sie zugeordnet sind, jedoch keinerlei inhaltliche Ähnlichkeit aufweisen. 44 Beispiel für Homonymie ist die folgende Verwendung derselben Benennung für unterschiedliche Begriffe(1. Ton=Erde, 2. Ton=Klang). Anders als im Fall der Polysemie ist hierbei keinerlei inhaltliche Ähnlichkeit zwischen den beiden Begriffen mehr auszumachen. Mögliche Folgen der drei dargestellten Problemfälle, die durch das Fehlen einer eindeutigen Zuordnung von Benennungen zu Begriffen entstehen können, sind eine mangelnde Verständlichkeit von Dokumenten, erhöhter Klärungsbedarf unternehmensintern und bei externen Übersetzern, eine aufwändige Qualitätssicherung mit einem erhöhten und zeitintensiven Korrekturaufwand und letztendlich 41 Arntz / Picht / Mayer, 2009, S Vgl. Ebd., S Ebd., S Vgl. DIN 2342 (1992), S. 3. Seite 15 von 100

16 Was ist Terminologiearbeit Ursachen und Folgen von Terminologieproblemen ein erhöhter Klärungsbedarf durch Rückfragen und Reklamationen aufgrund von Verständnisschwierigkeiten auf Seiten des jeweiligen Kunden. 45 Weitere Inkonsistenzen können auf Wortebene bei unterschiedlichen Schreibweisen für dieselbe Benennung entstehen. Im Bereich der Orthografie handelt es sich hierbei sowohl um Bindestrichvarianten, ("Hinterachs-Differentialgetriebe" "Hin terachsdifferentialgetriebe"), Schreibvarianten allgemeiner Art ("Fotovoltaik" "Photovoltaik") und den Umgang mit Zahlen und Ziffern ("Dreitürer" "3-Türer"). 46 Inkonsistenzen treten auch im Bereich der Bildung neuer Benennungen und damit einhergehender unterschiedlicher Schreibweisen auf. Beispiele hierfür sind Variationen in der Ableitung ("Aufheizverfahren" "Aufheizungsverfahren"), zwischen Ableitung und Zusammensetzung ("Handrührer" "Handrührgerät") und zwischen Zusammensetzung und Wortgruppe ("Temperaturausgleich" "Ausgleich der Temperatur"). 47 Auch hier liegt eine mehr oder weniger bedeutende Beeinträchtigung der Verständlichkeit des betreffenden Textes vor. Dokumente können aufgrund einer uneinheitlichen Darstellung und eines damit möglicherweise auch uneinheitlichen Layouts schlecht lesbar sein. Bei nachgeschalteten Übersetzungen sind gravierende Probleme bei der Zuordnung beziehungsweise Auswahl zielsprachlicher Äquivalente und der passenden Benennungen zu erwarten. 48 Weitere Folgen sind etwaige Schwierigkeiten bei der Indexierung und damit eine schlechte Auffindbarkeit von Begriffen innerhalb der jeweiligen Informationsprodukte. 49 Für die allgemeine Verständlichkeit der Informationsprodukte haben die Inkonsistenzen der beiden Ebenen erhebliche weitere Mängel zur Folge. Bezeichnungen auf dem Gerät und in der Anleitung stimmen womöglich nicht überein, Gerätefunktionen haben andere Bezeichnungen als in der Anleitung, es werden uneinheitliche Zeichen und Symbole verwendet oder die verwendete Terminologie ist nicht bekannt und wird somit nicht verstanden Vgl. Schmitz / Straub 2010, S Vgl. Rösener, Christoph / Reuther, Ursula: Terminologiekontrolle und Maschinelles Lektorat, in: Mayer, Reineke, Schmitz (Hrsg.): Best Practices in der Terminologiearbeit. Akten des Symposions Heidelberg, April 2010, München/Köln 2010, S Vgl. Ebd., S. 201 f. 48 Vgl. Ebd., S Vgl. Schmitz / Straub 2010, S Vgl. Ebd., S. 16. Seite 16 von 100

17 Was ist Terminologiearbeit 2.6 Kosten-Nutzen-Aspekte von Terminologiearbeit Kosten-Nutzen-Aspekte von Terminologiearbeit Es ergeben sich durch die Terminologie zwar auch Einsparungspotenziale bei Kosten und Zeit, der Mehrwert liegt aber eindeutig im Bereich der Qualität von Kommunikation, Information und Dokumentation des Unternehmens. 51 Auch wenn fehlende oder fehlerhafte Terminologiearbeit einen immensen Mehraufwand und somit immense Kosten nach sich ziehen kann, stellt sich neben der Frage nach der Notwendigkeit immer auch die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. Die Einführung von Terminologiearbeit stellt gerade zu Beginn einen immensen Kostenfaktor dar. Terminologie muss ermittelt oder erarbeitet, erfasst, gepflegt, genutzt und kontrolliert werden, Tools müssen angeschafft und die Benutzer müssen eingewiesen werden [ ]. 52 Die längerfristigen Einsparungsmöglichkeiten durch systematische Terminologiearbeit unter einer Abwägung der Faktoren Kosten und Nutzen sind dennoch vielfältig. Als Bestandteil einer umfangreichen Qualitätssicherung Technischer Dokumentation kann sie sowohl den Kommunikationsfluss zwischen dem Dienstleister IlmDoc Technische Dokumentation GmbH und seinen Kunden, als auch zwischen dem Kunden und dessen Endanwender sowie zwischen dem Dienstleister Ilm- Doc GmbH und beauftragten Übersetzungsdienstleistern sicherstellen. 53 Dabei ist es möglich, Ressourcen beim Übersetzungsdienstleister und innerhalb des unternehmensinternen Qualitäts- und Verbesserungsmanagements einzusparen. Das konkrete Einsparungspotenzial einer systematischen Terminologiearbeit kann jedoch nur durch eine unternehmensspezifische Gegenüberstellung der jeweiligen Kosten und Einsparungsmöglichkeiten ermittelt werden, was an dieser Stelle nicht geleistet werden kann. Die einschlägige Literatur zum Einsparungspotenzial beziffert dieses mit folgenden ausgewählten Werten, beruft sich hierbei jedoch auf Erfahrungswerte von Befragungsteilnehmern, die jeweils spezifisch für ein bestimmtes Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt sind und somit keine repräsentativen Durchschnittswerte darstellen: 5 % Ersparnis bei Übersetzungen 54 Ca. 15 % Ersparnis bei Übersetzungen durch Reduzierung der Rückfragen und Steigerung der Trefferquote im Translation-Memory-System Zitiert nach Ottmann 2008, S Ottmann 2008, S Vgl. Ebd., S Ebd. 55 Schmitz / Straub 2010, S. 36. Seite 17 von 100

18 Was ist Terminologiearbeit Kosten-Nutzen-Aspekte von Terminologiearbeit Verringerung der Rückfragen von Übersetzern um ca. 60 % 56 Ca. 5 % Ersparnis im Bereich Redaktion durch höhere Wiederverwendbarkeit von Textmodulen 57 Ca. 10 % Arbeitsersparnis 58 Geschätzte 30 % Kostenersparnis pro Jahr 59 Die signifikanten Einsparungspotenziale liegen, wie das Eingangszitat bereits verdeutlicht, im Bereich der Synergieeffekte auf die Qualität von Kommunikation, Information und Dokumentation, deren Kosten-Nutzen Faktor als hoch zu beziffern, aber nahezu unmöglich quantitativ zu ermitteln ist. 56 Ebd. 57 Ottmann 2008, S Schmitz / Straub 2010, S Ebd. Seite 18 von 100

19 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH 3. Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Übersicht 3.1 Übersicht Bei der Erarbeitung einer softwaregestützten Terminologielösung für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH sind eine Reihe von Unternehmensfaktoren wie das Ziel der Terminologiearbeit und die Definition der Zielgruppe zu berücksichtigen. 60 Darüber hinaus ist eine Berücksichtigung des Unternehmensprofils, der bestehenden IT-Infrastruktur als technologische Basis und eine Bestandsaufnahme der bisher unternommenen Maßnahmen im Bereich kontrollierte Sprache im Allgemeinen und Maßnahmen zur Terminologiesicherung im Speziellen sowie eine Bestandsaufnahme etwaig vorhandener Terminologiebestände notwendig. 61 Hierauf aufbauend können die Anforderungen an das für die Terminologiearbeit passende Werkzeug konkretisiert und festgelegt werden. Grundlegende Zielgruppe der Terminologiearbeit sind zunächst sämtliche Mitarbeiter, die unmittelbar am Prozess der Erstellung und Aktualisierung von Informationsprodukten bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH beteiligt sind. Grundlegendes Ziel der Terminologiearbeit bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH soll gemäß Aufgabenstellung dieser Masterarbeit eine sinnvoll anwendbare Lösung sein, die maßgeblich zur Standardisierung und Qualitätssicherung der Informationsprodukte und damit zur Effizienzsteigerung des Unternehmens beiträgt Unternehmensprofil Die Firma IlmDoc Technische Dokumentation GmbH entwickelt und erstellt seit 1993 normgerechte Technische Benutzerinformationen für mittlerweile mehr als 100 Kunden aus den verschiedensten Branchenbereichen europaweit. Hauptniederlassung des Unternehmens ist Langewiesen in Thüringen, eine weitere Niederlassung gibt es in Halle an der Saale. 60 Vgl. Keller, Nicole: Terminologie-Management ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Terminologiearbeit in der Praxis, in: Mayer, Reineke, Schmitz (Hrsg.): Best Practices in der Terminologiearbeit. Akten des Symposions Heidelberg, April 2010, München/Köln 2010, S. 194 f. 61 Vgl. Best Practices, M Anm.: Die Aufgabenstellung, die Ausgangspunkt der nachfolgenden Ausführungen ist, befindet sich im Anhang. Seite 19 von 100

20 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Unternehmensprofil Das Unternehmen verfolgt eine umfassende Qualitätspolitik und ist nach ISO 9001 zertifiziert. Unternehmensziel ist es, den Kunden moderne, fachgerechte und normgerechte Dokumentationen auf allen geforderten Medien anzubieten Organisationsstruktur und Redaktionsprozesse Das Prozessmodell der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH gliedert sich in die Teilprozesse Unternehmensführung, auftragsbezogene Prozesse wie die Vertragsarbeit mit dem Kunden, unterstützende Prozesse wie die Betriebsorganisation und die Teilprozesse Bewertung, die unter anderem einen Verbesserungsprozess beinhalten. 64 Folgende, für eine Terminologielösung relevante Prozessrollen finden sich darunter: 65 Leiter(in) Technische Dokumentation Projektleiter(in) Technische(r) Redakteur(in) Technische(r) Redakteur(in) Neue Medien Technische(r) Illustrator(in) Technischer(r) Redaktionsassistent(in) Im Bereich Organisationsstruktur und Prozesse sind hinsichtlich einer Terminologielösung die Prozessorientiertheit von Terminologiearbeit und Einbindung dieser in den Gesamtprozess zu berücksichtigen. Da Terminologiearbeit immer als Prozess ausgeführt wird, ist auch die Einführung eines solchen Prozesses für die Erarbeitung, Aktualisierung und Verteilung der Terminologie vorzunehmen und bereits zu einem frühen Zeitpunkt sinnvoll in den Gesamtprozess der Erstellung von Informationsprodukten bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH einzubinden Mitarbeiter Die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH beschäftigt rund 30 Mitarbeiter an den beiden Unternehmensstandorten, die zum Teil auch direkt im Hause der Kunden eingesetzt sind. 63 Managementhandbuch IlmDoc Technische Dokumentation GmbH, Langewiesen 2009, S Vgl. Ebd., S Vgl. Ebd., S. 21 f. 66 Vgl. Best Practices, M2-2. Seite 20 von 100

21 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Unternehmensprofil Ein Großteil der Mitarbeiter hat einen ingenieurstechnischen Hintergrund und einschlägige Erfahrungen und Kenntnisse im Berufsfeld Technische Redaktion. Hinsichtlich der genaueren Bestimmung potentieller Zielgruppen der Terminologiearbeit und der Verteilung von Funktionen und Rollen innerhalb der einzurichtenden Terminologieprozesse zur Steuerung der Terminologiearbeit, sind Tätigkeitsschwerpunkt und Qualifikation der Mitarbeiter zu beachten. Eine Terminologielösung muss sicherstellen, dass die terminologischen Informationen so aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden, dass sie von den jeweiligen Nutzern für die spezifischen Tätigkeiten und Funktionen innerhalb der Terminologieprozesse sinnvoll nutzbar sind. 67 Hierbei sollten im Idealfall mit einer umfassenden Rechteverwaltung und verschiedenen Sichten für Mitarbeiter auch Compliance-Anforderungen hinsichtlich der Zusammenarbeit auf Kundenebene erfüllt sein Dienstleistungen und Informationsprodukte Das breite Dienstleistungsangebot der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH umfasst Leistungen in den Feldern Technische Dokumentation, Ersatzteilkataloge, CBT-Lösungen 68 und Übersetzung. Realisiert werden hierbei von der Konzeption bis zur Auslieferung Informationsprodukte wie Betriebs-, Wartungs- und Instandhaltungsunterlagen und Technische Handbücher. Spezielle Leistungen, beispielsweise in den Bereichen Überprüfung der Normenkonformität von Dokumentationen, die verantwortliche Mitwirkung bei der Risikobeurteilung der Kundenprodukte gemäß den Anforderungen der Maschinenrichtlinie 2006/42/ EG und die Erstellung strukturierter Dokumentationen in SGML, XML und HTML, runden das Dienstleistungsangebot ab. Im Bereich Dienstleistungen und Informationsprodukte sind hinsichtlich der Erarbeitung einer Terminologielösung folgende weitere Faktoren zu berücksichtigen: Bei der Auswahl des Dokumentationsmaterials, das als Erfassungsgrundlage für den zu erstellenden Terminologiebestand dienen soll, 69 sind Überlegungen hinsichtlich Umfang und Tiefe der aufzubauenden Terminologie anzustellen Vgl. Schmitz / Straub 2010, S Anm.: Computer-Based-Training. 69 Anm.: Auch Textkorpus genannt. 70 Vgl. Pich, Hans: Einführung von Terminologiemanagement in Unternehmen: Ein Praxisbericht, in: Hennig, Jörg und Tjarks- Sobhani, Marita (Hrsg.): Schriften zur Technischen Kommunikation (12). Terminologiearbeit für Technische Dokumentation, Lübeck 2008, S. 73. Seite 21 von 100

22 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Unternehmensprofil Dabei ist auch die Methodik für die Durchführung der Terminologiearbeit festzulegen. Im Hinblick auf die Zielsetzung der gesamten Terminologiearbeit ist hierbei zwischen deskriptiver und normender beziehungsweise präskriptiver Terminologiearbeit zu unterscheiden. 71 Bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH ist eine normende Terminologiearbeit zu verfolgen. Ziel der Terminologiearbeit ist demnach, Definitionen und Benennungen festzulegen und so die einheitliche Verwendung von Terminologie zu sichern [...]. 72 Die Arbeitsweise schreibt eine bestimmte Terminologieverwendung und darüber hinaus Regeln zur Bildung von Benennungen vor und übernimmt somit eine lenkende Funktion bei der Erstellung von Informationsprodukten, mit der Zielsetzung, den verwendeten Fachwortschatz zu vereinheitlichen. 73 Hinsichtlich des Untersuchungsgegenstands und im Hinblick auf die auszuwählenden Textkorpora als Erfassungsgrundlage, ist darüber hinaus zwischen thematischer, textbezogener und punktueller Terminologiearbeit zu differenzieren. Hierbei ist als Methodik die textbezogene Terminologiearbeit zu verfolgen. Es empfiehlt sich, die Arbeit zunächst auf einen Kunden und ein ausgewähltes Projekt zu beschränken und eine umfassende Erarbeitung der Terminologie ausgewählter Texte und Dokumente vorzunehmen. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Arbeit dann auf die Textkorpora weiterer Kunden ausgedehnt werden Kunden Der Kundenstamm der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH besteht zu einem Großteil aus den folgenden Bereichen: Medizinischer Gerätebau Wehrtechnik Maschinenbau Elektrotechnik Luftfahrt Lasertechnik Schienenfahrzeugbau 71 Anm.: siehe auch Kapitel Arntz / Picht / Mayer, 2009, S Vgl. Best Practices, M2-1. Seite 22 von 100

23 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH IT-Infrastruktur Darunter sind eine Reihe namhafter Unternehmen wie EADS, Deutsche Bahn AG, Faiveley Transport Leipzig GmbH, Siemens AG, Bombardier Transportation GmbH und Carl Zeiss MEDITEC AG. Folgende Faktoren sind hinsichtlich der Erarbeitung einer Terminologielösung zu beachten: Aufgrund der Tatsache, dass es sich größtenteils um stark spezialisierte Bereiche und Auftragsschwerpunkte handelt, ist davon auszugehen, dass mit umfangreichen Informationsprodukten aufgrund komplexer Erzeugnisse der Kunden auch ein umfangreicher Korpus an Fachtermini zu erarbeiten ist, der die Unterscheidung und Systematisierung gemäß unterschiedlichster Sachgebiete mit sich bringt. Die Positionierung als Dienstleistungsunternehmen setzt weiterhin voraus, dass die jeweiligen Kunden und ihre konkreten Projekte bei der Terminologiearbeit voneinander separiert erfasst und berücksichtigt werden können. 74 Eine Terminologielösung muss demnach sicherstellen, dass ausreichend Möglichkeiten vorhanden sind, um Terminologiebestände, Stilregeln und weitere Vorgaben kontrollierter Sprache mit dem jeweiligen Kunden austauschen zu können, falls dieser diesbezüglich Vorgaben macht. 3.3 IT-Infrastruktur Die Disposition der IT-Infrastruktur bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH ist ein weiterer wichtiger Unternehmensfaktor hinsichtlich der Erarbeitung einer Terminologielösung. Die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH betreibt einen gemeinsamen Server für die Hauptniederlassung Langewiesen und den Nebenstandort Halle. Auf die Terminologielösung soll über den gemeinsamen Server am Hauptstandort von beiden Unternehmensstandorten aus zugegriffen werden können. Die IlmDoc GmbH wird bis auf Weiteres keine Informationsprodukte mehr mit dem bisher eingesetzten CMS 75 SCHEMA ST4 erstellen, da dieses keine zufriedenstellenden Konfigurationsmöglichkeiten gemäß der Kundenanforderungen bieten konnte. ST4 und dessen Einbindung in eine Terminologielösung und ferner die 74 Anm.: Siehe Themenstellung im Anhang. 75 Anm.: Content-Management-System/Redaktionssystem. Seite 23 von 100

24 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Maßnahmen im Bereich kontrollierte Sprache Nutzbarmachung für weitere Maßnahmen im Bereich kontrollierte Sprache wird somit nicht berücksichtigt. Weitere Softwareprodukte, die bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH im Einsatz sind und deren Einbindung durch Plug-ins oder Schnittstellen sichergestellt sein muss: MS Office Word und Excel Adobe FrameMaker Adobe InDesign 3.4 Maßnahmen im Bereich kontrollierte Sprache Momentane und bisherige Maßnahmen im Bereich kontrollierte Sprache bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH sind zu einem Großteil in den Regeln und Festlegungen des Redaktionsleitfadens zu finden, dessen Zweck die firmeninterne Vorgabe von Standards für die Gestaltung und Erstellung von Technischen Dokumentationen jedweder Art 76 umfasst. Er soll den Redakteur bei der alltäglichen Redaktionsarbeit unterstützen und ihm die Erstellung hochwertiger, konsistenter, verständlicher und strukturierter Dokumentationen ermöglichen. Der RLF liegt derzeit (Stand 10/2011) in der Version 01/2007 vor und enthält Regeln und Festlegungen zu den Bereichen Grundlagen der Dokumentationserstellung, Gestaltungsrichtlinien, Layout, Rechtschreibung und Korrektur sowie Informationen zur Hard- und Softwareumgebung. Der Leitfaden befindet sich noch in der Entwicklungsphase, an einigen Stellen fehlen Informationen, und wird derzeit von den zuständigen Redakteuren ergänzt und überarbeitet. Regeln und Festlegungen, die hinsichtlich der Erarbeitung einer Terminologielösung für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH wichtig sind, finden sich vor allem im Kapitel Gestaltungsrichtlinien. Von Belang für den Komplex der Terminologiearbeit sind hierbei Festlegungen zur Wahl der Wortart, zu Entlehnungen und zum Umgang mit Mehrwortbenennungen hinsichtlich der Bindestrichsetzung. Ferner finden sich weitere Regeln und Festlegungen auf Satzebene, 77 allgemeiner Art und für Handlungsanweisungen, die hinsichtlich weiterer Maßnahmen im Bereich kontrollierte Sprache zu berücksichtigen sind. 76 Redaktionsleitfaden IlmDoc Technische Dokumentation GmbH, Langewiesen 2007, S Anm.: Bezüglich Syntaktische Struktur, Satzlänge, Genus Verbi etc. Seite 24 von 100

25 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Übersetzungsmanagement Konkrete Hinweise für den Umgang mit Terminologie und Terminologiebeständen im weiteren Sinne (z. B. Umgang mit Fachwörtern) finden sich unterhalb des Punktes Fachtermini, wo der Umgang mit kundenbezogener Terminologie geregelt ist. Dort wird in Absprache mit dem Kunden die Erstellung einer Terminologieliste angeregt, in der sämtliche innerhalb des zu erstellenden Dokuments vorhandene Fachbegriffe enthalten sind. Diese sollen nach Möglichkeit alphabetisch geordnet und in die jeweiligen Fachgebiete unterteilt sein. Die jeweiligen Listen sind, sofern zugänglich und auf dem aktuellsten Stand, zu sichten und hinsichtlich einer möglichen Verwendung im Rahmen der Terminologiearbeit zu analysieren. 78 Neben dem Redaktionsleitfaden ist die tekom-leitlinie "Regelbasiertes Schreiben", die im Jahr 2010 von der Arbeitsgruppe Deutsch veröffentlicht wurde und neben einer didaktisch-methodischen Einführung einen Katalog von etwa 100 Schreibund Formulierungsregeln beinhaltet, zu nennen. Diese ist derzeit bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH als Autorenunterstützung für die Technischen Redakteure im Einsatz. Neben den Zielsetzungen Kostensenkung und kürzere Durchlaufzeiten unterstützen die vorgestellten Regeln für die Textproduktion die Erhöhung der Textqualität und sollen somit zu einer Qualitätssteigerung der Informationsprodukte insgesamt beitragen. 79 Die Leitlinie kann auch als Basis für die Erstellung oder Weiterentwicklung eines unternehmensinternen Regelwerks verstanden werden. Sie bietet als Regelwerk sprachlicher, formaler und struktureller Natur eine gute Ausgangsbasis für die Terminologiearbeit und weiterer Maßnahmen im Bereich der kontrollierten Sprache. 3.5 Übersetzungsmanagement Auch wenn das Übersetzungsmanagement bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH eine vergleichsweise untergeordnete Rolle spielt, ist sie ein weiterer wichtiger Faktor hinsichtlich der Erarbeitung einer Terminologielösung. Zu beachten ist die Gestaltung des Übersetzungsprozesses und die Disposition des Informationsaustauschs mit externen Übersetzungsdienstleistern. Unternehmensintern sind keine Übersetzungen der Informationsprodukte vorgesehen. Wenn Übersetzungen von Kundenseite gewünscht sind, werden diese an externe Dienstleister ausgelagert. Bei der Zusammenarbeit mit Übersetzungs- 78 Vgl. Redaktionsleitfaden IlmDoc Technische Dokumentation GmbH 2007, S Vgl. tekom-pressemeldung zur Veröffentlichung der neuen Leitlinie regelbasiertes Schreiben, neu.jsp?url=/servlet/controllergui?action=voll&id=3219 (abgerufen am ). Seite 25 von 100

26 Analyse Status Quo IlmDoc Technische Dokumentation GmbH Übersetzungsmanagement dienstleistern wird darauf geachtet, dass diese ein Translation-Memory-System einsetzen und so eine Konsistenz der Übersetzung und zukünftiger Übersetzungen sichergestellt ist. Darüber hinaus nutzt die IlmDoc GmbH die Funktionalität des strukturierten FrameMaker, um Dokumentationen im XML-Format zwecks Übersetzung an den Übersetzungsdienstleister übergeben zu können. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit der Firma LIBA. Deren übersetzte Dokumentationen können somit nach der Übersetzung aufwandsarm wieder über das XML-Format importiert werden. Zum Teil existieren für externe Übersetzungsdienstleister auch Listen von Kundenseite im Excel- oder Word-Format, in denen Übersetzungsvorgaben in Form ausgangssprachlicher Benennungen und ihrer zielsprachlichen Äquivalente aufgeführt sind. Die IlmDoc GmbH leitet diese Listen im Fall einer gewünschten Übersetzung vom jeweiligen Kunden an den Übersetzungsdienstleister weiter, nimmt jedoch keine Änderungen oder Ergänzungen vor und erstellt keine eigenen Listen. Es stellt sich die Frage, ob Terminologiebestände dieser Art erfasst und wenn ja, ob sie von Beginn an zweisprachig erfasst werden sollten. Es ist sinnvoll, sich zunächst auf die ausgangssprachliche Erfassung der kundenbezogenen Terminologie zu beschränken, da die angesprochenen Listen mit Übersetzungsvorgaben wie gesagt nicht den Regelfall bilden, von der IlmDoc GmbH keine Änderungen und Ergänzungen bezüglich der Listen vorgenommen werden und auch die Dienstleistungskomponente Übersetzung nicht zum Regelfall gehört. Die Beschaffenheit des Übersetzungsmanagements der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH ist dennoch bei der Erarbeitung einer Terminologielösung zu berücksichtigen und sollte die multilinguale Terminologieerfassung und Verwaltung sowie den Terminologieaustausch mit externen Dienstleistern und den Kunden sicherstellen. Seite 26 von 100

27 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien 4. Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung 4.1 Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien Im Folgenden werden die Werkzeuge und Technologien, die für die Terminologiearbeit bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH in Frage kommen, vorgestellt. Die Werkzeuge gliedern sich je nach Anwendungsgebiet und Funktionsweise in verschiedene Bereiche. Terminologieverwaltungssysteme, um Terminologie erfassen, verwalten und erstellen zu können, Terminologieextraktionssysteme, mit denen Terminologie gesammelt werden kann, Terminologiekontrollsysteme zur Prüfung und Verwendung der Terminologie sowie Werkzeuge zur Autorenunterstützung, wie beispielsweise sogenannte Controlled Language Checker, die die genannten Funktionalitäten und Technologien für die Terminologiearbeit um eine linguistische Prüfung der Quelltexte hinsichtlich unternehmensspezifischer und allgemeiner Stilregeln, Grammatik und Rechtschreibung ergänzen. Größtenteils bieten solche Werkzeuge auch eine Wiederverwendungsfunktion von Sätzen und Formulierungsmustern (sogenannte Satzbanken und Authoring-Memories) und damit zusätzliche Funktionen zur Autorenunterstützung und Qualitäts- sowie Konsistenzsicherung auf Satzebene Terminologieverwaltungssysteme (TVS) Terminologieverwaltungssystem bezeichnet die Software mit der terminologische Daten in einer Terminologiedatenbank verwaltet werden. 80 TVS sind speziell für die Erstellung, Bearbeitung und Bereitstellung von Terminologie entwickelt worden, ermöglichen den Import und Export von terminologischen Datenbeständen in unterschiedlichen Formaten und bieten Schnittstellen, um von Textverarbeitungsprogrammen, Redaktionssystemen oder Translation-Memories auf das TVS zuzugreifen oder daraus Daten zu übernehmen. TVS können sowohl als eigenständige Systeme als auch als Komponenten oder Funktionalitäten von Controlled-Language-Checkern oder Translation-Memory-Systemen realisiert sein. 81 Datenbankbasierte TVS bieten spezielle, für die Verwaltung von Terminologie erforderliche Funktionalitäten wie anwenderbezogene Such- und Filterfunktionen, Vergabe von Benutzerrechten und Rollenverwaltung in Bezug 80 Arntz / Picht / Mayer, 2009, S Vgl. Best Practices M4-2. Seite 27 von 100

28 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien auf bestimmte Datenbankbestände oder Funktionalitäten und können je nach verwendeter Architektur als Einzelplatz-, Client-Server oder webbasierte Version konzipiert sein und so einen standortübergreifenden Zugriff auf die Terminologiebestände ermöglichen Terminologieextraktionssysteme (TEX) mit statistischen Verfahren Terminologieextraktionssysteme ermitteln Termkandidaten aus ein- oder zweisprachigen Texten und integrieren diese nach einer Prüfung und Bearbeitung durch den zuständigen Nutzer in das TVS. Sie können sowohl als eigenständige Systeme als auch Komponenten oder Funktionalitäten von TVS realisiert sein. Bei den Systemen ist zwischen statistischen und linguistischen Extraktionssystemen zu unterscheiden. Statistische Extraktionssysteme listen die häufigsten Benennungen auf, die in der jeweilig eingelesenen Dokumentenquelle vorkommen. Dabei wird nach häufigen Formulierungsmustern gesucht, die Textbruchstücke auf Kohärenz verglichen, jedoch keine linguistische Analyse des Textes durchgeführt. Vorteil dieses Verfahrens ist die Tatsache, dass es aufgrund der fehlenden linguistischen Analyse nach sprachspezifischen Regeln sprachenunabhängig ist. Nachteilig ist der höhere Nachbearbeitungsaufwand, da der statistische Ansatz in der Regel hohe sogenannte Noise- und Silence-Werte produziert. Mit diesen beiden Werten ist es möglich, die ungefähren Ergebnisse einer Termextraktion zu bewerten. Kriterium ist hierbei, ob ein Term zu Recht als solcher identifiziert und extrahiert oder ob die Identifikation fälschlicherweise vorgenommen wurde. Noise gibt die Anzahl der extrahierten Nicht-Terme an, Silence gibt die Anzahl der nicht gefundenen Terme innerhalb eines Textes an. 82 Die Kriterien für die Auswahl der häufigsten Benennungen lassen sich oftmals nur grob einstellen, in der Regel ist das Verhältnis der Textmenge zum relativen Vorkommen der Benennung ausschlaggebend. Niederfrequente Terme innerhalb der zu extrahierenden Textkorpora werden somit eventuell nicht erkannt und verhältnismäßig kleine Textkorpora führen womöglich zu nicht repräsentativen Ergebnissen bezüglich der Quantität von Termen. 83 Einstellungen, um das Extraktionsergebnis zu beeinflussen und Noise zu reduzieren, sind die Einschränkung auf Einwortbenennungen oder Mehrwortbenennungen 82 Vgl. Reuther, Ursula: Terminologiegewinnung und kontrollierte Anwendung von Terminologie, in: Hennig, Jörg und Tjarks- Sobhani, Marita (Hrsg.): Schriften zur Technischen Kommunikation (12). Terminologiearbeit für Technische Dokumentation, Lübeck 2008, S. 123 f. 83 Vgl. Ebd., S Seite 28 von 100

29 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien und die Reduktion extrahierter Benennungen durch sogenannte Stoppwortlisten mit von vornherein unerwünschten Benennungen (z. B. Firmennamen oder Typenbezeichnungen). Unerwünscht extrahierte Termkandidaten können in die Stoppwortliste übernommen werden. Je mehr unerwünschte Benennungen die Stoppwortliste beinhaltet und je größer die Menge des zu extrahierenden Ausgangsmaterials ist, desto besser werden die Ergebnisse. Da statistische Extraktion an einsprachigen und zweisprachigen Textkorpora durchgeführt werden kann, es somit möglich ist, anhand von ausgangssprachlichen Texten und deren parallel vorliegenden Übersetzungen ausgangssprachliche Terminologie zusammen mit zielsprachlichen Äquivalenten zu extrahieren und statistische Extraktionsprogramme wie bereits erwähnt sprachunabhängig sind, sind sie oft Komponente eines Übersetzungsprogramms (z. B. Translation- Memory-System) Terminologieextraktionssysteme (TEX) mit linguistischen Verfahren Linguistische Extraktionssysteme verarbeiten mittels einer parsergestützten linguistischen Analyse morphologische, syntaktische und semantische Merkmale. Neue Termkandidaten aus den vorgesehenen Textkorpora können auf diese Weise effizienter und präziser ermittelt werden, das Verfahren kommt der human geleisteten Termextraktion näher als statistische Methoden. Termvarianten mit unterschiedlichen Schreibweisen für dieselbe Benennung, wie z. B. mit oder ohne Bindestrich, Ableitungsvarianten und Abkürzungsvarianten, die sich auf denselben Begriff beziehen, werden automatisch als Synonyme beziehungsweise Schreibvarianten identifiziert und in sogenannten Clustern zusammengefasst. Dabei ist es auch möglich, Sprachmuster wie die Wortart, Wortlänge, Einwort- oder Mehrwortbenennungen, Substantivierungen und Eigennamen zu identifizieren. 85 Linguistische Verfahren sind im Gegensatz zu statistischen Verfahren außerdem in der Lage, Termkandidaten, die in unterschiedlich flektierten Formen auftreten, auf ihre Grundform zu reduzieren. Dies kann die anschließende Validierung der Benennungen erleichtern. Die Liste mit den extrahierten Termkandidaten wird erheblich reduziert, der Aufwand für den Import neu validierter Benennungen in die Terminologiedatenbank ist erheblich geringer und Nachbe- 84 Vgl. Best Practices M4-10 f. 85 Vgl. Ebd., M4-13. Seite 29 von 100

30 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien arbeitungen wie die Anpassung der Groß- und Kleinschreibung und die Erstellung von Grundformen für die jeweiligen Benennungen sind nicht erforderlich. Auch bei der linguistischen Termextraktion ist es möglich, Stoppwortlisten festzulegen und so noch präzisere Ergebnisse mit geringeren Noise- und Silence-Werten zu bekommen. Darüber hinaus können Voreinstellungen vorgenommen werden, um das Ergebnis der Termextraktion zusätzlich nutzerspezifisch zu beeinflussen. Es ist unter anderem möglich festzulegen, welche sprachlichen Muster extrahiert und welche Termvarianten ermittelt werden sollen. 86 Nachteil der linguistischen Analyse ist die Sprachabhängigkeit. Die verwendeten linguistischen Verfahren sind speziell für die jeweilige Ausgangssprache konzipiert, da die terminologischen Wortbildungsmuster von Sprache zu Sprache teils erheblich variieren und nicht ohne weiteres auf verschiedene Sprachen gleichzeitig angewandt werden können. 87 Extraktionsprogramme mit linguistischem Ansatz sind häufig Bestandteil von Werkzeugen zur Autorenunterstützung wie Controlled-Language-Checkern Terminologiekontrollsysteme (TKO) mit statistischen Verfahren Auch bei den Terminologiekontrollsystemen muss zwischen statistischen und linguistischen Verfahren unterschieden werden. Die entsprechenden Werkzeuge dienen zur Qualitätssicherung und sind oftmals Teil umfangreicherer weiterer Maßnahmen zur Unterstützung kontrollierter Sprache. Sie prüfen den regelkonformen Gebrauch der vorgegebenen Terminologie in Texten und melden etwaige Inkonsistenzen innerhalb der verwendeten Terminologie. Verbotene Benennungen für Begriffe werden zur Unterstützung des Autors direkt bei der Texterstellung im jeweiligen Editor erkannt und die bevorzugte Benennung und falls vorhanden weitere Benennungen zur Ersetzung der fehlerhaften oder unerwünschten Benennung vorgeschlagen. 88 Voraussetzung für die sinnvolle und effektive Verwendung eines Terminologiekontrollsystems unabhängig davon ob mit statistischen oder linguistischen Verfahren arbeitend ist eine sorgfältig unter Einbezug terminologischer Grundsätze und Regelwerke erfasste und in einer Terminologiedatenbank hinterlegte Terminologie mit bevorzugten, erlaubten und verbotenen Benennungen für Begriffe. Der 86 Vgl. Ebd., M Vgl. Reuther 2008, S Vgl. Schmitz / Straub 2010, S Seite 30 von 100

31 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien terminologische Datenbestand muss so aufbereitet sein, dass er vom Terminologiekontrollsystem über Schnittstellen oder Import-Funktionen zugänglich ist. Terminologiekontrollsysteme, die mit statistischen Verfahren arbeiten, werden hauptsächlich zur Prüfung der Terminologie innerhalb von Übersetzungen eingesetzt. Sie sind als Zusatzmodule oder Bestandteile von Translation-Memory- Systemen, in Form eigenständiger Qualitätssicherungsprogramme und weiterer Programme des Übersetzungsbereichs erhältlich. Die Prüfung der vorgegebenen Terminologie wird auf Basis rein mathematischer Prozesse erreicht. Wie auch bei Terminologieextraktionssystemen liegt der Vorteil des statistischen Verfahrens in der weitestgehenden Sprachenunabhängig. Die entsprechenden Programme prüfen gegen eine in Listen- oder Datenbankform hinterlegte Terminologie, stützen sich hierbei nicht auf linguistische Informationen und können somit prinzipiell jede Sprache, in der die betreffende Terminologie hinterlegt ist, prüfen. 89 Da statistische Verfahren keine sprachbezogenen Analyseverfahren verwenden und somit keine Informationen über den linguistischen Aufbau einer bestimmten Sprache haben, können flektierte Formen und Schreibvarianten jedoch häufig nur vergleichsweise unzureichend erkannt werden, was mitunter zu ungenauen Ergebnissen und einer erhöhten Fehleranfälligkeit führt Terminologiekontrollsysteme (TKO) mit linguistischen Verfahren Terminologiekontrollsysteme, die nur mit linguistischen Verfahren oder mit statistischen und linguistischen Verfahren arbeiten, werden hauptsächlich zur Prüfung der konsistenten Terminologieverwendung in ausgangssprachlichen Texten eingesetzt. Sie sind sowohl in Form eigenständiger Qualitätssicherungsprogramme als auch als Zusatzmodule oder Bestandteile von Werkzeugen zur Autorenunterstützung, Content-Management-Systemen und Translation-Memory-Systemen erhältlich. Im Gegensatz zu statistischen Verfahren werden bei der Terminologieprüfung ähnlich wie bei den linguistischen Terminologieextraktionssystemen zusätzlich sprachbezogene Analyseverfahren, die mittels einer linguistischen Analyse morphologische, syntaktische und semantische Merkmale verarbeiten, verwendet. 90 Dadurch können bei der Prüfung hinsichtlich möglicher Inkonsistenzen innerhalb der verwendeten Terminologie und unzulässigen Benennungen, auch flektierte 89 Vgl. Best Practices M4-16 ff. 90 Vgl. Ebd., M4-16. Seite 31 von 100

32 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Übersicht und grundlegende Funktionsweise der Werkzeuge und Technologien Formen und Schreibvarianten erkannt werden. Während des Prüfvorgangs im Dokument auftretende, potenzielle neue Benennungen, die sich noch nicht im bestehenden Terminologiebestand befinden, können bei einigen Systemen automatisch extrahiert und zur Prüfung und Aufnahme in den Bestand angeboten werden. Oftmals sind die beschriebenen Terminologiekontrollsysteme ebenso wie Terminologieextraktionssysteme Bestandteil umfangreicher, regelbasierter Sprachprüfprogramme zur Autorenunterstützung, die im Folgenden vorgestellt werden Werkzeuge und Module zur Autorenunterstützung Im Bereich der Technischen Redaktion haben in den vergangenen Jahren Werkzeuge zur Autorenunterstützung durch Prüfung kontrollierter Sprache auf Wort- und Satzebene an Bedeutung gewonnen. Während auf Wortebene die beschriebenen Terminologiewerkzeuge für Standardisierung und Konsistenz sorgen, können Werkzeuge zur Autorenunterstützung diese auch auf Satzebene sicherstellen. Zu unterscheiden sind im Bereich der Autorenunterstützung die bereits erwähnten Controlled-Language-Checker oder verkürzt CLCs genannt und sogenannte Authoring-Memory-Systeme. Die Grundidee von Authoring-Memory-Systemen besteht darin, dem Autor bereits bei der Erstellung des Ausgangstextes Zugriff auf die im Translation-Memory abgespeicherten ausgangssprachlichen Satzsegmente zu ermöglichen und so über die Wiederverwendung bereits übersetzter Segmente die Quelltexte zu standardisieren. 91 Zugleich ist es dem Autor möglich, auf die Terminologiedatenbank des zugehörigen Translation-Memory-System zuzugreifen und somit dieselbe Terminologiedatenbank wie der Übersetzer zu nutzen. 92 Voraussetzung für ein solches System ist demnach ein bestehendes Translation-Memory, das die erstellten Quelltexte sowie deren übersetzte Entsprechung in Satzpaaren vorhält. 93 Aus diesem Grunde sind Authoring-Memory-Systeme für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH eher ungeeignet, da Übersetzungen an externe Dienstleister 91 Vgl. Geldbach, Stefanie: Neue Werkzeuge zur Autorenunterstützung. Quelltextbearbeitung in Kombination mit Translation- Memory-Systemen, in: Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer e. V. (BDÜ) (Hrsg.): MDÜ. Fachzeitschrift für Dolmetscher und Übersetzer (4), Berlin 2009, S Vgl. Geldbach, Stefanie / Seewald-Heeg, Uta: Integrierte Werkzeuge zur Terminologieverwaltung. 1, 2 oder 3? Ressourcen für Autoren und Übersetzer, in: Mayer, Reineke, Schmitz (Hrsg.): Best Practices in der Terminologiearbeit. Akten des Symposions Heidelberg, April 2010, München/Köln 2010, S Berns, Kerstin: Vom Translation Memory zum Authoring Memory. Wiederverwendung von Textmodulen, in: Hüthig GmbH (Hrsg.): Produkt Global (2), Heidelberg 2008, S. 26. Seite 32 von 100

33 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Anbieter vergeben werden, kein Translation-Memory-System vorhanden ist und auch in absehbarer Zukunft keine unternehmensinternen Übersetzungen vorgesehen sind. Eine möglicherweise interessante Lösung für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH stellen hingegen Controlled-Language-Checker (CLC) und deren Funktionalitäten zur Wiederverwendung von Sätzen und Formulierungen dar. CLCs zielen mit einer umfassenden linguistischen Prüfung auf die Qualität der ausgangssprachlichen Quelltexte ab. Dabei vereinen sie wie bereits erwähnt die Funktionalitäten von Terminologiekontrollsystemen und ergänzen diese mit einer Prüfung der unternehmenseigenen und allgemeiner Richtlinien und Anforderungen an Stil, Grammatik und Rechtschreibung. Inzwischen bieten die Systeme verbreitet auch sämtliche Funktionalitäten von Terminologieverwaltungssystemen. Inkonsistenzen auf Satzebene können durch die intelligente Wiederverwendung vorhandener Formulierungen und deren Ablegung in Form von Standardsätzen in zusätzlichen, eigenständigen Satzbanken, die in der Regel kein bestehendes Translation-Memory benötigen, weitergehend eingeschränkt werden. Als Quelle dienen hierbei ausgangssprachliche Texte. Varianten bedeutungsgleicher Sätze innerhalb dieser Satzbanken werden durch das System identifiziert und in sogenannten Clustern gruppiert. Für jedes Cluster kann ein Vorzugssatz bestimmt werden, der dann als Standardsatz vorgeschlagen wird. 94 Den Autoren wird das Einhalten sprachlicher Vorgaben und Richtlinien zusätzlich erleichtert. Die Verständlichkeit, Konsistenz und Qualität der Ausgangstexte und damit auch etwaig nachgeschalteter Übersetzungen steigt Anbieter Es gibt eine Reihe von Softwareunternehmen, die Werkzeuge zur Terminologiearbeit anbieten. Einige bieten ihre Werkzeuge im Rahmen einer kompletten Produktfamilie an, die eine umfassende Lösung mit Schwerpunkt Autorenunterstützung und Qualitätssicherung bei der Erstellung ausgangssprachlicher Informationsprodukte (Controlled-Language-Checker) oder Übersetzung (Translation-Memory- Systeme) bietet. Die unten stehende Auflistung beinhaltet die acht wichtigsten kommerziellen Softwareprodukte, die als Werkzeug für die Terminologiearbeit bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH in Frage kommen und im Rahmen einer Marktrecherche analysiert werden sollen. Die Systeme wurden anhand einer 94 Vgl. Geldbach / Seewald-Heeg 2010, S Vgl. Closs, Sissi: Authoring Memory das elektronische Gedächtnis, (abgerufen am ). Seite 33 von 100

34 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Anbieter Internetrecherche, der einschlägigen Literatur zur softwaregestützten Terminologiearbeit und der bereits zitierten tekom-studie "Erfolgreiches Terminologiemanagement im Unternehmen. Praxishilfe und Leitfaden: Grundlagen, Umsetzung, Kosten-Nutzen-Analyse, Systemübersicht" ausgewählt. acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Across Language Server von Across Systems GmbH congree Authoring Server von Congree Language Technologies / CLAT (Controlled Language Authoring Technology) vom Institut der Gesellschaft zur Förderung der Angewandten Informationsforschung e.v. (IAI) [i]-match von itl AG SDL MultiTerm von SDL TRADOS Technologies TermStar von STAR Group UniTerm Enterprise und UniTerm Pro von Acolada GmbH Die jeweiligen Unternehmen und ihr Produkt sollen im Folgenden kurz vorgestellt werden. acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Die Acrolinx GmbH wurde 2002 gegründet. Firmensitz ist Berlin, es gibt fünf weitere Standorte europaweit. Acrolinx entwickelt und vertreibt im Rahmen einer Produktfamilie den Controlled-Language-Checker acrolinx IQ mit der Terminologiekomponente acrolinx IQ Terminology Manager, die (Stand 2009) seit Produkteinführung 2008 insgesamt 9500 beim Kunden installierte Clients aufweist. Acrolinx IQ wurde ursprünglich zur Autorenunterstützung und Sprachprüfung bei der Redaktion und Übersetzung entwickelt und stellt heute eine vollständige Lösung für multilinguales Terminologiemanagement mit dem Fokus auf der Quellsprachenprüfung dar, die sich über Schnittstellen auch in die Autoren- und Übersetzerumgebung integrieren lässt. 96 Across Language Server von Across Systems GmbH Die Across Systems GmbH wurde 2005 gegründet. Firmensitz ist Karlsbad, es gibt einen weiteren Standort in Deutschland. Across Systems entwickelt und vertreibt die Produktfamilie Across Language Server mit der Terminologiekomponente crossterm beziehungsweise crossterm Web, die (Stand 2009) seit Produkteinführung 2003 insgesamt 8500 beim Kunden installierte Clients aufweist. Der Across 96 Vgl. Schmitz / Straub 2010, S. 128 f., S. 133, S Seite 34 von 100

35 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Anbieter Language Server ist eine zentrale Plattform mit zentraler Datenhaltung für sämtliche Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse in Unternehmen, mit integrierten Komponenten zur Verwaltung, Extraktion und Kontrolle von Terminologie. 97 Congree Authoring Server von Congree Language Technologies / CLAT vom Institut der Gesellschaft zur Förderung der Angewandten Informationsforschung e.v. (IAI) Die Congree Language Technologies GmbH wurde im September 2010 als Joint Venture gegründet und bündelt die bisherigen Aktivitäten der Across Systems GmbH und des IAI e.v. in Verbindung mit einer grundlegend neu entwickelten GUI. Across bringt sich hierbei mit seiner als Authoring-Memory genutzten Translation Memory Technologie, Technologien für Terminologieverwaltungssysteme und Plug-ins für die führenden Quelltexteditoren ein. Das 1985 in Saarbrücken gegründete IAI e.v. entwickelt und vertreibt seit der Produkteinführung 2000 den Controlled-Language-Checker CLAT. Dieser wurde zum Zweck der Qualitätssicherung in der technischen Dokumentation entwickelt und bietet, wie auch acrolinx IQ, mit Hilfe computerlinguistischer Intelligenz neben den Terminologiekomponenten Extraktion und Kontrolle die Prüfung von Rechtschreibung, Stil, Grammatik und Konsistenz. 98 CLAT wird in Zukunft nicht mehr eigenständig vertrieben werden und bringt sich mit der Entwicklung der für die Software notwendigen linguistischen Intelligenz ein. Der Funktionsumfang von congree Authoring Server wird identisch mit dem von CLAT und cross author linguistic, der optionalen Sprachprüfkomponente des Across Language Servers von der Across Systems GmbH, sein. [i]-match von itl AG Die itl AG wurde 1982 gegründet. Firmensitz ist München. Itl bietet Dienstleistungen in allen Bereichen der Technischen Dokumentation und Übersetzung und entwickelt und vertreibt seit 2008 das Terminologiewerkzeug [i]-match mit Komponenten zur Verwaltung, Extraktion und Kontrolle von Terminologie sowie einer Autorenunterstützung in Form einer Satzdatenbank zur Abspeicherung und Wiederverwendung von Formulierungen und Sätzen Vgl. Ebd., S. 128 f., S. 133, S Vgl. Ebd., S. 128 f., S Vgl. Geldbach 2009, S. 17 Seite 35 von 100

36 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien SDL MultiTerm von SDL TRADOS Technologies SDL Trados Technologies wurde 1984 gegründet. Firmensitz ist Stuttgart und Maidenhead (UK). Es gibt 49 weitere Standorte weltweit. SDL Trados Technologies entwickelt und vertreibt die Software SDL MultiTerm, die (Stand 2009) seit Produkteinführung 1990 insgesamt beim Kunden installierte Clients aufweist. SDL MultiTerm ist ein für sich stehendes reines Terminologiewerkzeug mit Komponenten zur Verwaltung, Extraktion und Kontrolle von Terminologie, welches sich über Schnittstellen in bestehende CMS und Übersetzungsumgebungen integrieren lässt. 100 TermStar von STAR Group Die STAR Group wurde 1985 gegründet. Firmensitz ist Ramsen (CH). Es gibt 43 weitere Standorte weltweit. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt seit Produkteinführung 1986 die Produktfamilie STAR CLM mit den Terminologiekomponenten TermStar und WebTerm. Die Terminologiekomponenten waren zunächst ausschließlich als Terminologiemanagementkomponente zu Transit, dem Translation-Memory-System von STAR, konzipiert und sind heute zusätzlich auch als Stand-Alone mit den Funktionalitäten Terminologieverwaltung und Terminologiekontrolle erhältlich. 101 UniTerm Pro und UniTerm Enterprise von Acolada GmbH Die Acolada GmbH wurde 2001 gegründet. Firmensitz ist Nürnberg. Das Unternehmen entwickelt und vertreibt seit 1998 das Terminologiewerkzeug UniTerm Pro und seit 2007 UniTerm Enterprise als eigenständiges neues Terminologiewerkzeug, die (Stand 2009) 45 beziehungsweise 50 beim Kunden installierte Clients aufweisen. UniTerm Pro ist ein Terminologiewerkzeug, das sich in seinen Funktionalitäten auf das klassische datenbankbasierte Terminologiemanagement mit der Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung firmeninterner Terminologie beschränkt Festlegung der Funktionalitätskriterien An dieser Stelle folgt die Festlegung der Funktionalitätskriterien, die ein Terminologiewerkzeug bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH erfüllen muss. 100 Vgl. Schmitz / Straub 2010, S. 128, S. 130, S. 134, S Vgl. Ebd., S. 128, S. 130, S Vgl. Ebd., S. 128, S. 130, S. 134, S. 139 f. Seite 36 von 100

37 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien Dabei werden, beginnend mit grundlegenden Anforderungen an Terminologiedatenbanken, Festlegungen zu grundlegenden technischen Anforderungen, Schnittstellen und den Einzelkomponenten Terminologieverwaltungssystem (TVS), Terminologieextraktionssystem (TEX), Terminologiekontrollsystem (TKO) und Werkzeugen beziehungsweise Modulen zur Autorenunterstützung getroffen. Die Festlegungen bilden die Basis für den Vorauswahlprozess und die anschließende Marktrecherche Grundlegende Anforderungen an Terminologiedatenbanken Eigens für die Verwaltung von Terminologie konzipierte Terminologiedatenbanken bilden das Herzstück eines jeden Terminologiewerkzeugs und müssen folgenden Kriterien entsprechen: Die Datenbank des Terminologiewerkzeugs muss hinsichtlich ihrer Eintragsstruktur den Grundsätzen der Begriffsorientierung und Benennungsautonomie und somit den Anforderungen an eine effektive, mehrsprachige Terminologieverwaltung entsprechen. Begriffsorientierung bedeutet, dass sämtliche Informationen zu einem Begriff und somit auch alle zugehörigen synonymen Benennungen in allen erforderlichen Sprachen in einem terminologischen Eintrag (Datensatz) verwaltet werden. 103 Informationen zu verschiedenen Begriffen müssen hierbei in verschiedenen Einträgen erfasst werden. Durch diese Form der Eintragsstruktur wird sichergestellt, dass alle Homonyme, also identischen Benennungen für verschiedene Begriffe, in verschiedenen terminologischen Datensätzen getrennt voneinander verwaltet und somit identifiziert und aufgefunden werden können. Auch alle Synonyme, also verschiedene Benennungen, die sich auf denselben Begriff beziehen, lassen sich auf diese Weise leicht identifizieren, da sie unter nur einem einzigen Eintrag aufgeführt und somit als demselben Begriff zugehörig verwaltet sind. Benennungsautonomie meint, dass jede bevorzugte, erlaubte und verbotene Benennung und alle Typen von Benennungen (beispielsweise Synonyme, Varianten und Kurzformen) innerhalb des begriffsorientierten Datensatzes eine eigenständige Einheit bilden und jeweils selbst mit einer Reihe von weiteren Datenkategorien (beispielsweise Kontext, Quelle und grammatische Informationen) genauer be- 103 Vgl. Wöllbrink, Birgit: Tools für Terminologiemanagement, in: Hennig, Jörg und Tjarks-Sobhani, Marita (Hrsg.): Schriften zur Technischen Kommunikation (12). Terminologiearbeit für Technische Dokumentation, Lübeck 2008, S. 80. Seite 37 von 100

38 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien schrieben und dokumentiert werden können. 104 Dies ist hinsichtlich der Prüfung auf konsistente und regelkonforme Terminologieverwendung die unmittelbare Voraussetzung für eine automatische Terminologiekontrolle. Das Terminologiewerkzeug muss, vor allem um eine effiziente automatische Terminologiekontrolle zu ermöglichen, die Strukturierung nach dem Datenbankmodell der ISO sicherstellen und sollte außerdem eine Erweiterung oder Anpassung der Struktur terminologischer Datensätze und der verfügbaren Datenkategorien erlauben. Das Modell besteht gemäß Begriffsorientierung und Benennungsautonomie aus Begriffsebene beziehungsweise Eintragsebene, Sprachebene und Benennungsebene. 105 (siehe Abb. 2) Terminologiedatenbank Terminologischer Eintrag Begriffsebene/Eintragsebene Sachgebiet Abbildung Deutsch Spanisch Französisch Sprache n... Administrative Daten: Eintragsnummer Eintragsstatus Anlagedatum Änderungsdatum Sprachebene Sprachebene Sprachebene... Anmerkung Benennung 1 Benennung 2 Benennung n Benennungsebene... Benennungsebene Benennungsquelle Benennungstyp Definition Kunde Projekt Kontext... Administrative Daten: Anlagedatum Änderungsdatum Qualitätsstatus Verwendung Abbildung 2: Terminologiedatenbank Eintragsstruktur mit Begriffs-, Sprach- und Benennungsebene Die oberste Ebene Begriff enthält alle Datenfelder, die sich auf den Begriff beziehen und nicht für jede Benennung in jeder Sprache wiederholt werden können 104 Vgl. Drewer 2008, S. 65. Siehe auch Best Practices M2-6; Schmitz / Straub 2010, S Vgl. Rösener/Reuther 2010, S Seite 38 von 100

39 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien oder sollen. 106 Hierbei handelt es sich meist um administrative Daten des Eintrags und Datenkategorien wie beispielsweise das Fachgebiet. Die Sprachebene dient mit entsprechenden Datenkategorien der Erfassung sprachspezifischer Informationen und bindet über die Benennungsebene alle dem Begriff zugeordneten, bevorzugten, erlaubten und verbotenen Benennungen mit den jeweilig zugehörigen Datenkategorien ein. Die Datenkategorien der terminologischen Einträge sollten die Anforderungen Elementarität und Granularität erfüllen. Von Granularität spricht man, wenn die Datenkategorien möglichst genau und fein definiert werden. Elementarität bedeutet [ ], daß [sic] jede Datenkategorie nur das zu ihr passende Datenelement enthält Grundlegende Technische Anforderungen und Schnittstellen Terminologiewerkzeuge sind immer in die Redaktionsprozesse und die innerhalb des jeweiligen Unternehmens bestehende IT-Infrastruktur eingebunden und müssen deshalb an verschiedenen Stellen mit anderen Systemen und Softwareumgebungen interagieren. Zu diesem Zweck muss das Werkzeug zum einen den technischen Anforderungen hinsichtlich der Integrierbarkeit in und des Datenaustauschs mit vorhandenen Systemen und Serverumgebungen an den verschiedenen Unternehmensstandorten entsprechen. Zum anderen muss ein problemloser Datenaustausch zwischen den Einzelkomponenten des Terminologiewerkzeugs, den verwendeten Editoren zur Erstellung der Informationsprodukte, Translation-Memory-Umgebungen von Übersetzungsdienstleistern und Terminologiewerkzeugen von Kundenseite über entsprechende Schnittstellen und Austauschformate möglich sein. Um den problemlosen Austausch zwischen den einzelnen Komponenten zur Verwaltung, Extraktion und Kontrolle der Terminologiebestände zu ermöglichen, ist ein Terminologiewerkzeug zu bevorzugen, dass sämtliche dieser oftmals auch eigenständig erhältlichen Komponenten aus einer Hand anbietet. Sollten dennoch Komponenten verschiedener Hersteller zur Anwendung kommen, müssen diese sich problemlos über Schnittstellen implementieren lassen. Benötigt werden bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH ein Terminologieverwaltungssystem (TVS), ein Terminologieextraktionssystem (TEX), ein 106 Wöllbrink 2008, S Arntz / Picht / Mayer 2009, S Seite 39 von 100

40 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien Terminologiekontrollsystem (TKO) und weitere Funktionalitäten oder optional erhältliche Werkzeuge zur Autorenunterstützung, die sich ebenfalls problemlos über Schnittstellen implementieren lassen. Ein TEX wird insbesondere benötigt, da bei der IlmDoc GmbH noch keine Terminologiebestände vorhanden sind und somit bei der Terminologiearbeit zunächst ein umfassender, grundlegender Terminologiebestand aus umfangreichen Textkorpora zu gewinnen ist. Wie auch beim TKO sollten hierbei linguistische Verfahrensweisen der Komponenten bevorzugt werden, um den gerade zu Beginn arbeitsintensiven Aufbau eines kundenbezogenen Terminologiebestandes effizient gestalten und die hohen Arbeitsaufwände verringern zu können. Zusätzliche Werkzeuge oder Module zur Autorenunterstützung werden benötigt, um die im Bereich kontrollierte Sprache bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH geforderte Konsistenz und Standardisierung auf Wortebene durch die Terminologiearbeit, auch auf Satzebene garantieren zu können und durch Prüfungen unternehmensspezifischer und allgemeiner Regeln hinsichtlich Stil, Grammatik und Rechtschreibung weitere Qualitätssteigerungen für qualitativ hochwertige Inhalte zu erreichen. Hinsichtlich der vorhandenen Serverumgebung sollte das Terminologiewerkzeug garantieren, dass mehrere Datenbestände verwaltet werden können. Darüber hinaus muss eine Client-Server-Architektur bestehen, die bestenfalls über einen Web-Client den browserbasierten Zugang zu den Datenbeständen an den jeweiligen Unternehmensstandorten ermöglicht und serverseitig die Betriebssysteme Windows Server 2003 und 2008 und clientseitig die Betriebssysteme Windows XP und Windows 7 unterstützt. Standardmäßig sollte für die Verwaltung der terminologischen Daten vom Hersteller das Datenbanksystem MySQL beziehungsweise SQL-Server oder eine ODBC-Schnittstelle zur Anbindung eines beliebigen Datenbanksystems verwendet werden. Was den Austausch und die Abstimmung von Terminologie mit Dienstleistern und Kunden anbelangt, ist auf eine breite Unterstützung entsprechender standardisierter Austauschformate wie CSV, dem XML-basierten TBX (TermBaseXchange) sowie ferner dem SGML-basierten MARTIF und TMX (Translation Memory Xchange) zu achten. Mithilfe von CSV-Dateien können Tabellen abgebildet werden. Das CSV-Format beschreibt hierbei den Aufbau dieser und eignet sich zum Austausch einfach Seite 40 von 100

41 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien strukturierter Daten. Für kompliziertere, zusätzlich verschachtelte Datenstrukturen eignen sich jedoch XML-basierte Formate besser. TMX dient eigentlich zum Austausch von Translation-Memories, wird teilweise aber auch zum Austausch von Daten zwischen Terminologieverwaltungssystemen verwendet. 108 Der auf MARTIF aufbauende TBX Standard gehört zu den maßgeblichen Standards, die sich innerhalb der unterschiedlichen Austauschstandards durchsetzen konnten. Der MARTIF-Standard gilt aufgrund seiner SGML-Basiertheit als veraltet, zeichnet sich jedoch hinsichtlich der Grundstruktur für das TBX- Eintragsmodell verantwortlich. TBX ist eine in XML ausgedrückte terminologische Auszeichnungssprache [ ] für die Darstellung, die Analyse, die Verbreitung und den Austausch terminologischer Daten. 109 Aufgrund der Bedeutung im Bereich Austauschformate und gerade im Hinblick auf eine etwaige Ausweitung der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in der Zukunft, sollte das Terminologiewerkzeug zumindest den TBX-Standard unterstützen. Da der Austausch von Terminologie sowohl mit Kunden als auch Übersetzungsdienstleistern momentan (noch) nicht der Regelfall ist, werden zunächst jedoch ein Bestandsaustausch und Abstimmungen mittels MS-Excel-Tabellen zu zufriedenstellenden Ergebnissen führen. Das Terminologiewerkzeug muss deshalb Excel-Tabellen über das CSV-Format mit den benötigten, kategorisierten kundenspezifischen Terminologiebeständen exportieren und anschließend auch wieder importieren können Anforderungen an Funktionalitäten des Terminologieverwaltungssystems (TVS) Die folgenden Funktionalitätskriterien sind in Form einer Bewertungsmatrix gemäß Einzelkomponenten und unterteilt in Anforderungskategorien aufgeführt. 110 Grundlage ist neben der einschlägigen Literatur zur Thematik die tekom-studie "Erfolgreiches Terminologiemanagement im Unternehmen" Vgl. Wöllbrink 2008, S Vgl. Best Practices, M Anm.: Siehe Bewertungsmatrix Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung im Anhang dieser Arbeit. 111 Vgl. Schmitz / Straub Seite 41 von 100

42 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien Die Anforderungen an die Funktionalitätskriterien des TVS sind untergliedert in folgende Anforderungskategorien und finden sich detailliert aufgelistet in einer Bewertungsmatrix im Anhang dieser Arbeit: Modellierung und Struktur des terminologischen Eintrags (nach ISO 12620) Terminologische Datenkategorien Auffinden und Anzeigen von Inhalten Filtern von Inhalten Dateneingabe und Qualitätssicherung Import und Export Nutzerverwaltung und Schnittstellen Grundlegende Anforderung ist eine mehrsprachige, begriffsorientierte und benennungsautonome Verwaltung von Terminologie. Modellierung und Struktur des terminologischen Eintrags müssen weitestgehend den Anforderungen der ISO entsprechen, die Informationsverwaltung auf den Ebenen Begriff und Benennung ermöglichen und die für eine adäquate Erfassung benötigten terminologischen Datenkategorien bereitstellen. Die Datenkategorien sollten frei anpassbar und erweiterbar sein und müssen auch die Erfassung von Informationen zur normativen (z. B. bevorzugt, erlaubt, verboten) und unternehmensspezifischen (Kunden beziehungsweise Projekte) Verwendung ermöglichen. Das Auffinden und Anzeigen von Inhalten über Datenkategorien wie beispielsweise der Eintragsnummer und eine Freitextsuche oder über das Filtern von Inhalten sollte möglich sein. Hierbei sollte die Definition von Filter-Bedingungen auf alle sinnvollen Datenkategorien bezogen werden können und systemseitige Standard-Filter zur Verfügung stehen. Grundlegende Anforderung in den Bereichen Dateneingabe und Qualitätssicherung ist die Möglichkeit der Eingabe und Bearbeitung von terminologischen Daten durch berechtigte Nutzer beziehungsweise Nutzergruppen. Diese sollten je nach Berechtigung Daten löschen, zusammenführen und kopieren können. Zur Qualitätssicherung sollte die Eingabe von obligatorischen Daten erzwungen werden können, die Unterstützung der Eingabe durch die Auswahl von vorgegebenen Werten (Picklisten, Wertelisten) möglich sein und bei der Eingabe auf bereits bestehende Einträge mit der gleichen Benennung im Terminologiebestand hingewiesen werden. Seite 42 von 100

43 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien Grundlegende Anforderung in den Bereichen Import und Export ist die Möglichkeit auch größere terminologische Datenbestände in das TVS zu importieren und aus dem TVS zu exportieren. Hierbei sollten die gängigen Import- und Exportformate wie zum Beispiel CSV und TBX unterstützt sein. Bei Konflikten zwischen importiertem und vorhandenem Eintrag sollten Lösungen wie "Zusammenführen", "Alten Eintrag ersetzen", etc. angeboten werden. Die Exportfunktion sollte eine Spezifikation hinsichtlich der zu exportierenden Datenkategorien und spezifischer Datensätze (Einträge in der Terminologiedatenbank) ermöglichen. In der Anforderungskategorie Nutzerverwaltung und Schnittstellen wird festgelegt, dass eine umfangreiche rechtebasierte Nutzerverwaltung gewährleistet werden muss, mit einem individuell und im Idealfall zusätzlich rollenspezifisch definierbarem Zugang zu bestimmten Datenbeständen und Funktionalitäten sowie der Regelung von Sichten. Die Interaktion mit spezifischen Werkzeugen zur Sprachkontrolle, Terminologiekontrolle und Terminologieverwaltung muss möglich sein oder das entsprechende Werkzeug bereits den Funktionsumfang der genannten Werkzeuge bieten. Darüber hinaus müssen standardmäßige Schnittstellen zu den Editoren Adobe FrameMaker, Adobe InDesign und Microsoft Office Word, ferner auch zu Translation-Memory-Systemen vorhanden sein Anforderungen an Funktionalitäten des Terminologieextraktionssystems (TEX ) Die Anforderungen an die Funktionalitäten des TEX sind untergliedert in folgende Anforderungskategorien und finden sich detailliert aufgelistet in einer Bewertungsmatrix im Anhang dieser Arbeit: Extraktionsprozess Ansicht und Bearbeitung Informationsanreicherung durch Metadaten Schnittstellen Grundlegende Anforderung an das TEX ist die Funktionalität der Extraktion von Terminologie aus einsprachigen Texten, die entweder auf statistischen, heuristischen oder im Idealfall zusätzlich auf linguistischen Prinzipien basiert und zwecks Unterstützung einer Vielzahl von Sprachen zwischen den jeweiligen Prinzipien differenzieren kann Anm.: Linguistische Prinzipien müssen aufwendig und für jede Sprache separat entwickelt werden. Seite 43 von 100

44 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien Die Extraktion kann auf Basis eines oder mehrerer Texte beziehungsweise Dateien stattfinden oder bereits im jeweiligen Editor während der Texterstellung angestoßen werden. Für eine Optimierung des Extraktionsprozesses sollten sogenannte von berechtigten Benutzern modifizierbare und systemseitig bereits vorhandene Stoppwortlisten und Ausschlusslisten mit Wörtern, die bei der Extraktion nicht berücksichtigt werden, zur Verfügung stehen. Auch bereits im Terminologiebestand vorhandene Benennungen sollten unberücksichtigt bleiben. Über die Gewinnung von Termkandidaten hinaus, sollten Benutzer für ihre Arbeit benötigte oder anderweitig neu gewonnene Terme zwecks Validierung und anschließender Aufnahme in den Terminologiebestand durch einen Terminologiebeauftragten, vorschlagen können. Die Ansicht und Bearbeitung der gewonnenen Benennungskandidaten sollte in Listenform und mit Kenntlichmachung der entsprechenden Textstelle erfolgen, die Liste durch den Nutzer bearbeitet, ergänzt und im Fall irrelevanter Kandidaten bereinigt werden können. Auch die Informationsanreicherung durch Metadaten wie Definition, Quelle, Fachgebiet, Projekt und Kunde etc. kann im Idealfall bereits beim Extraktionsprozess erfolgen. Die Anforderungskategorie Schnittstellen legt fest, dass die Interaktion mit spezifischen Programmen zur Sprachkontrolle, Terminologiekontrolle und Terminologieverwaltung möglich sein muss, oder das entsprechende Werkzeug bereits den Funktionsumfang der genannten Programme bietet Anforderungen an Funktionalitäten des Terminologiekontrollsystems (TKO ) Die Anforderungen an die Funktionalitäten des TKO sind untergliedert in folgende Anforderungskategorien und finden sich detailliert aufgelistet in einer Bewertungsmatrix im Anhang dieser Arbeit: Terminologieprüfprozess Schnittstellen und Berichte Grundlegende Anforderung an die Funktionalitäten des TKO ist der Abgleich eines oder mehrerer vom Nutzer bereitgestellter Texte mit einem existierenden Terminologiebestand, basierend auf statistischen/heuristischen und im Idealfall linguistischen Prinzipien. Seite 44 von 100

45 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Festlegung der Funktionalitätskriterien Die Kontrolle sollte darüber hinaus bereits während der Texterstellung mit einem Editor (Plug-in in einem fremden Editor (MS Office, InDesign, FrameMaker)) möglich sein. Der Terminologieprüfprozess muss auf Benennungen basieren, die im Terminologiebestand erfasst oder nicht erfasst sind und das TKO differenziert unterschiedliche Arten von Terminologiefehlern diagnostizieren. Hierbei müssen neben der Aussage, die im Text verwendete Terminologie stimme mit dem TVS überein oder nicht auch etwaige im Terminologiebestand hinterlegte Informationen zum Benennungsstatus (z. B. bevorzugt, erlaubt, verboten, vorläufig, gesperrt, geprüft, etc.) für die Terminologiekontrolle genutzt werden. Der bereits erfasste Terminologie-Bestand sollte direkt über einen Zugriff auf das TVS geprüft werden. Im Idealfall nutzt das TKO hierzu neben statistischen auch linguistische Verfahren und kann damit auch flektierte Formen im Text erkennen und Schreibvarianten, wie beispielsweise die Bindestrichschreibung, die nicht explizit im Terminologiebestand erfasst sind, berücksichtigen. Grundlegende Anforderung in der Kategorie Schnittstellen und Berichte ist, dass die Terminologiekontrolle als Plug-in in andere Editoren (MS Word, InDesign, FrameMaker) integrierbar sein muss. Die Ergebnisse der Terminologiekontrolle sollten in einem Prüfbericht zusammengefasst ausgegeben werden. Auch das TKO muss die Interaktion mit spezifischen Werkzeugen zur Sprachkontrolle, Terminologieverwaltung und Terminologieextraktion ermöglichen oder der Funktionalitätsumfang dieser Werkzeuge muss vorhanden sein Anforderungen an Funktionalitäten von Werkzeugen und Modulen zur Autorenunterstützung Die Anforderungen an die Funktionalitäten von Werkzeugen und Modulen zur Autorenunterstützung finden sich detailliert aufgelistet in einer Bewertungsmatrix im Anhang dieser Arbeit. Das TKO sollte neben der Kontrolle der regelkonformen Terminologieverwendung mit der korrekten Rechtschreibung, Grammatik und des Stils eine Überprüfung hinsichtlich weiterer Regeln und Vorgaben kontrollierter Sprache leisten oder der Hersteller hierzu entsprechende Zusatzwerkzeuge oder Zusatzmodule anbieten. Die entsprechenden Werkzeuge oder Module müssen eine intelligente Wiederverwendung von Standardsätzen und Formulierungen zur Erstellung von Satzbänken Seite 45 von 100

46 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung (Vor-) Auswahlprozess erlauben, wobei kein bestehendes Translation-Memory zur Abspeicherung der Sätze 113 benötigt wird und neue quellsprachliche Sätze im Idealfall zur Verfügung stehen, sobald der Redakteur diese in der Satzbank abgespeichert hat. Die Sätze und Formulierungen sollten hinsichtlich der normativen Verwendung mit den Parametern "erlaubt", "bevorzugt" und "verboten" und der unternehmensspezifischen Verwendung mit den Parametern Verwendung des Satzes für bestimmte Kunden und Projekte gekennzeichnet werden können. Zusätzlich zur intelligenten Wiederverwendung von Standardsätzen sollten bereits vorkonfigurierte und entsprechend der bereits bestehenden unternehmensinternen Regelwerke anpassbare, spezifische kontrollierte Sprachen oder Regelsets wie beispielsweise TÜV DocCert Regelset oder die tekom Leitlinie regelbasiertes Schreiben erhältlich sein. Das entsprechende Werkzeug oder Modul zur Autorenunterstützung muss Schnittstellen zu Adobe InDesign, Adobe FrameMaker und Microsoft Office Word bereitstellen. Für den Fall einer zukünftigen Einbindung in eine Translation-Memory Umgebung, sollte der Datenaustausch mit dieser möglich sein. 4.4 (Vor-) Auswahlprozess Nach Festlegung der Funktionalitätskriterien, nach denen die am Markt vorhandenen Terminologiewerkzeuge selektiert werden sollen, ist ein Vorauswahlprozess und damit eine Eingrenzung auf der Basis ausgewählter K.O. Kriterien sinnvoll. Die K.O. -Kriterien werden innerhalb sämtlicher Funktionalitätskriterien ausgewählt und führen bei Nichterfüllung eines Kriteriums zum Ausschluss der Software aus dem Auswahlprozess. Ausschlussgrenze ist die Überschreitung einer fest definierten Grenze. Diese ist gegeben, wenn die Software eine bestimmte Eigenschaft gar nicht erst besitzt oder einen festgelegten Wert überschreitet. 114 Die folgenden drei Terminologiewerkzeuge werden als Ergebnis der Vorauswahl im Folgenden einer näheren Analyse unterzogen und untereinander in einer Bewertungsmatrix 115 verglichen, um das letztendlich passendste Terminologiewerkzeug für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH zu finden: 113 Anm.: sogenanntes Authoring-Memory, siehe Kapitel Anm.: Die K.O. Kriterien und die detaillierten Ergebnisse des Vorauswahlprozesses sind in der Bewertungsmatrix Vorauswahl softwaregestützte Terminologielösung im Anhang dieser Arbeit aufgeführt und zusätzlich in der Bewertungsmatrix Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung, die den eigentlichen Auswahlprozess abbildet, kenntlich gemacht. 115 Anm.: Die Anbieter erhalten je nach Erfüllungsgrad jedes einzelnen Kriteriums eine Schulnote (N) von 1 bis 5. Abschließend ergibt die Summe aller Einzelnoten eines Anbieters das Endresultat in Form einer Durchschnittsnote. Je besser die Durchschnittsnote, desto besser passt die Terminologielösung zum Unternehmen. Seite 46 von 100

47 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Congree Authoring Server von congree Language Technologies / CLAT vom IAI e. V. [i]-match von itl AG Anhand der wichtigsten Terminologieprozesse und typischen Anwendungsszenarien Prüfung kontrollierter Sprache aus dem jeweiligen Editor, Erfassung und Verwaltung von Terminologieeinträgen und Terminologieextraktion werden in einem ersten Schritt die Ergebnisse der Marktrecherche 116 in Form der wichtigsten Vor- und Nachteile der drei Terminologiewerkzeuge diskutiert. In einem zweiten Schritt folgen Erläuterungen zu den bisher noch nicht berücksichtigten Faktoren Lizenzprogramme, Dienstleistungen und Support und das Gesamtergebnis der Marktrecherche als Basis für den Umsetzungsvorschlag einer softwaregestützten Terminologielösung bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. 4.5 acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Ergebnis der Marktrecherche Vorteile und Nachteile Die acrolinx IQ Suite der Acrolinx GmbH setzt sich aus verschiedenen Modulen mit unterschiedlichen Funktionalitäten zusammen. Zentrales Modul ist das webbasierte acrolinx IQ Dashboard zur Systemverwaltung und Administration, das durch die Hauptmodule acrolinx IQ Terminology, acrolinx IQ Lingware und acrolinx IQ Reuse ergänzt wird. Abbildung 3: acrolinx IQ webbasiertes Dasboard zur Systemverwaltung und Administration 116 Anm.: Die detaillierten Ergebnisse befinden sich im Anhang. Seite 47 von 100

48 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Über das Dashboard kann der Administrator Server und Lizenzen, Benutzer und Rollen, Terminologie, die intelligente Wiederverwendung Reuse, Prüfberichte und Ressourcen verwalten. Terminology umfasst den Term-Browser als Recherchewerkzeug innerhalb des Terminologiebestands für die Mitarbeiter und den Terminologiemanager als Bestandteil des Dashboards, um den Terminologieverantwortlichen oder Redakteuren bei Erfassung, Validierung, Prüfung und Pflege der Terminologie zu unterstützen. Lingware bietet Grammatik- und Stilregeln in Form von bereits vordefinierten Regelsets, die hinsichtlich unternehmenseigener Regelwerke und ihrer Verwendung im Unternehmen anpassbar und verwaltbar sind und bei Bedarf zusätzlich gemeinsam mit der Acrolinx GmbH definiert werden können. Reuse ist das Modul für die intelligente Wiederverwendung von Sätzen und Formulierungen und die Abspeicherung dieser in Satzbänken. Darüber hinaus bietet acrolinx IQ ein ausführliches Berichtswesen und mit acrolinx IQ Batch-Checker ein Modul, das es neben eines möglichen Prüfvorgangs innerhalb des jeweilig verwendeten Editors ermöglicht, mehrere Dokumente stapelweise hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik, Terminologie, Stil und Wiederverwendung zu prüfen. Die Stärken und Vorteile des Terminologiewerkzeugs acrolinx IQ der Acrolinx GmbH hinsichtlich der Passfähigkeit für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH sind unter anderem im Bereich Prüfung kontrollierter Sprache zu finden. Der Prüfprozess basiert auf einer Kombination von statistischen, heuristischen und linguistischen Prinzipien und ist damit zwar nur für die momentan systemseitig unterstützten Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Japanisch mit voller Funktionalität zu nutzen, garantiert dafür jedoch eine hohe Qualität der Prüfprozesse und kann problemlos auch flektierte Formen im jeweiligen Text und Schreibvarianten, die nicht explizit im Terminologiebestand aufgeführt sind, erkennen und mit den jeweiligen Grundformen im Terminologiebestand abgleichen. Geringfügig variierende Formen eines Terms müssen nicht extra im Terminologiebestand erfasst werden, was eine nicht unerhebliche Zeitersparnis zur Folge hat. Die zu kontrollierenden Texte können wahlweise stapelweise auf Dateibasis als Batchlauf über den sogenannten Batch-Checker oder direkt während der Texterstellung innerhalb des verwendeten Editors geprüft werden. Seite 48 von 100

49 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Abbildung 4: acrolinx IQ Prüfvorgang als Batchlauf auf Dateibasis mit dem Batch-Checker Nachteil ist hierbei, dass der Batchlauf keine Doc-Unterstützung bietet. Notwendig ist daher eine vorherige Umwandlung der Word-Dokumente in das PDF-Format, sofern diese nicht, wie es häufig der Fall ist, auch im PDF-Format vorliegen. Seite 49 von 100

50 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Abbildung 5: acrolinx IQ Prüfvorgang des FrameMaker Plug-ins mit markierten Fehlern und Kontextmenü zur Korrektur Im jeweiligen Editor geöffnete Dokumente werden auf Knopfdruck geprüft. Die innerhalb des Dokuments gefundenen Fehler sind entsprechend der Fehlerart in unterschiedlichen Farben gekennzeichnet. Der Redakteur kann die Fehler direkt im Dokument oder Schrittweise über einen zusätzlichen Korrekturdialog berichtigen und erhält hierzu Unterstützung durch die entsprechenden Korrekturvorschläge. Plug-ins sind erhältlich für die bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH verwendeten Editoren Word, FrameMaker und InDesign. Ein weiterer wichtiger Vorteil hinsichtlich der Passfähigkeit für die IlmDoc GmbH ist die Tatsache, dass die acrolinx IQ Suite die Kontrolle von Terminologie, Stil, Grammatik, Rechtschreibung und die intelligente Wiederverwendung von Sätzen und Formulierungen ermöglicht, ohne ein bestehendes Translation-Memory vorauszusetzen. In den Satzbanken abgespeicherte Sätze und Formulierungen können darüber hinaus wie auch die Terminologieeinträge, mit Angaben zur normativen und unternehmensspezifischen Verwendung gekennzeichnet werden Seite 50 von 100

51 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH und stehen dem Redakteur zur Verfügung, sobald dieser den Satz in der Satzbank abgespeichert hat. Für die Kontrolle von Stil und Grammatik bietet die Acrolinx GmbH spezifische Regelsets an. Zu nennen ist hier die bereits erwähnte tekom Leitlinie regelbasiertes Schreiben, die bei der IlmDoc GmbH bereits im Einsatz ist und deren Verwendung durch das Terminologiewerkzeug womöglich eine verstärkte Akzeptanz und schnellere Regelvertrautheit erfährt. Nachteil im Bereich Prüfung kontrollierter Sprache ist, dass eine Definition der Stilund Grammatikregeln nur durch den Hersteller Acrolinx möglich ist. Die vordefinierten Regelsets decken jedoch einen Großteil der bei der IlmDoc GmbH bereits vorhandenen und etwaig noch zu entwickelnden Regeln ab und können darüber hinaus problemlos gemäß Kunden- beziehungsweise Projektvorgabe aktiviert und deaktiviert werden. Die Textprüfung findet grundsätzlich erst nach der Texterstellung statt; eine Echtzeitprüfung ist nicht vorgesehen. Nachteilig könnte dies für die intelligente Wiederverwendung sein. Vorhandene und bereits validierte Formulierungen werden nicht bereits während des Schreibvorgangs eingeblendet und können übernommen werden, sondern müssen zeitaufwendiger mit bereits verfassten Textteilen abgeglichen und im Bedarfsfall ergänzt, beziehungsweise ersetzt werden. Im Bereich Erfassung und Verwaltung von Terminologieeinträgen liegen die Vorteile in der übersichtlichen, mehrsprachigen, begriffsorientierten und benennungsautonomen Terminologieverwaltung, die eine freie Konfiguration der Struktur terminologischer Einträge ermöglicht, und der umfassenden rechtebasierten Nutzerverwaltung, die auch eine rollenspezifische Rechteverwaltung bietet. Seite 51 von 100

52 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Abbildung 6: acrolinx IQ Termbearbeitungsseite zur Anzeige und Bearbeitung aller Daten eines terminologischen Eintrags Die Eintragsstruktur umfasst bereits mehr als 20 vorkonfigurierte Felder, die sich zum Großteil an die ISO beziehungsweise TBX-Basic anlehnen. Einige Felder, die sogenannten Systemfelder sind für einige der Funktionen von acrolinx IQ obligatorisch und nicht frei anpassbar. Die Datenkategorie "Sachgebiet" wird genutzt, um automatisch sogenannte Termsets zum Laden von Termen anzulegen. Sie kann durch entsprechende Unterkategorien zusätzlich hierarchisch strukturiert werden. Über Termsets ist, wie bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH notwendig, eine kunden- und projektspezifische Terminologieverwendung möglich. Die Erfassung von Angaben zur normativen Verwendung sowie zum Bearbeitungsstatus eines Terms erfolgt über die gemeinsame Datenkategorie "Status". Die möglichen und anpassbaren Werte der Kategorie sind bevorzugt, erlaubt, gesperrt, Nicht-Term und vorgeschlagen. Eine Erfassung dieser Werte ist darüber hinaus auch über die vordefinierte eigene Datenkategorie "Prozess-Status" möglich. Seite 52 von 100

53 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Abbildung 7: acrolinx IQ Terminologiemanager für Aufbau, Validierung, Prüfung und Pflege der Terminologie Terminologieeinträge können über eine umfassende Suchfunktion und Filter- Bedingungen in Bezug auf alle sinnvollen Datenkategorien recherchiert werden. Auch im Bereich Dateneingabe und Qualitätssicherung entspricht die acrolinx IQ Suite den Anforderungen der IlmDoc GmbH. Die effektive Terminologieverwaltung durch das Löschen, Kopieren und Zusammenführen von terminologischen Daten ist ebenso wie die Vorgabe von Werten für die Eingabe und das Erzwingen einer Eingabe von terminologischen Daten realisierbar. Falls bereits ein Eintrag mit der gleichen Benennung im Datenbestand existiert, wird bei der Eingabe neuer Termeinträge über ein Autovervollständigen-Feld oder eine zusätzliche global definierbare Duplikatenerkennung darauf hingewiesen. Um größere Datenmengen zu exportieren oder zu importieren, stehen einhergehend mit Unterstützung der gängigsten Formate CSV, TBX und MultiTerm XML Funktionalitäten zur Verfügung, mit denen spezifische Datensätze und Einträge ausgewählt und diese hinsichtlich der zu exportierenden Datenkategorien spezifiziert werden können. Falls die Unterstützung weiterer XML-basierter Formate notwendig sein sollte, können XSL-Transformationen erstellt werden. Acrolinx IQ verwendet als natives Austauschformat den offenen Kodierungsstandard OLIF und erlaubt somit den Austausch nahezu aller XML-basierten Terminologiedaten, was bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH hinsichtlich des etwaigen Austauschs von Terminologiebeständen mit Kunden und externen Übersetzungsdienstleistern wichtig ist. Seite 53 von 100

54 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung acrolinx IQ Suite von Acrolinx GmbH Für den Fall etwaiger Konflikte zwischen importiertem und vorhandenem Eintrag während des Imports wird eine Konfliktlösung auf Basis einer Regelkonfiguration innerhalb der erwähnten globalen Duplikatenerkennung angeboten. Die Termextraktion bietet weitere Vorteile hinsichtlich der Anforderungen der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. Ebenso wie die Terminologiekontrolle basiert sie auf zusätzlichen linguistischen Prinzipien und kann sowohl auf Datei- Basis als auch direkt im jeweiligen Editor angestoßen werden. Der Extraktionsprozess berücksichtigt Stoppwortlisten und Ausschlusslisten mit unerwünschten Wörtern und Formulierungen, die sowohl systemseitig bereits zur Verfügung stehen als auch individuell angepasst und ergänzt werden können. Da es bei der IlmDoc GmbH noch keine Terminologiebestände gibt und somit vor allem Erarbeitung und Erfassung von Terminologie eine wichtige Rolle spielen, bietet die Extraktionsfunktionalität ein effektives Werkzeug, um vergleichsweise schnell einen ausgangssprachlichen Terminologiebestand zu erhalten. Nachteil im Bereich Termextraktion ist die fehlende Möglichkeit, sämtliche Metadaten der extrahierten Termkandidaten gleich im Anschluss an den Extraktionsprozess bearbeiten zu können. Einige Daten werden direkt vom TEX ermittelt und sind zunächst nicht editierbar. acrolinx IQ erfüllt sämtliche technische Anforderungen der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. Das Werkzeug basiert auf einer Client-Server Architektur und unterstützt standardmäßig serverseitig die Betriebssysteme Windows Server 2003 und 2008 und clientseitig die Systeme Windows XP und Windows 7. Über einen zusätzlichen Web-Client ist es beispielsweise möglich, Übersetzern je nach zugewiesenen Rechten lesend oder schreibend über vordefinierte Filter Zugriff auf die Terminologiebestände zur Unterstützung bei der Übersetzung zu gewähren Lizenzmodell, Dienstleistungen und Support Die Acrolinx GmbH bietet acrolinx IQ in verschiedenen Ausführungen mit jeweilig unterschiedlichem Funktionsumfang an. Je nach Funktionalitätsanforderung kann zwischen den verschiedenen Modulen und den benötigten Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Japanisch gewählt werden. Das Lizenzmodell unterscheidet zudem zwischen Clients zur Autorenunterstützung, zur Administration und für den reinen Lesezugriff. Die Kosten für Support und Wartung werden jährlich veranschlagt und errechnen sich prozentual aus dem erworbenen Softwarevolumen. Acrolinx bietet ein breit gefächertes Angebot an Dienstleistungen Seite 54 von 100

55 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Congree Authoring Server von congree Language Technologies / CLAT vom IAI e. V. im Umfeld des Terminologiewerkzeugs. Dazu gehören sowohl Systemschulungen für Administratoren beziehungsweise Anwender und terminologische Methodenschulungen als auch das Customizing und die Entwicklung und Anpassung der Informations- und Eintragsmodellierung oder individueller Schnittstellen zur Anpassung an die bestehende IT-Infrastruktur. 4.6 Congree Authoring Server von congree Language Technologies / CLAT vom IAI e. V Ergebnis der Marktrecherche Vorteile und Nachteile Wie bereits ausgeführt, basiert Congree Authoring Server auf CLAT und cross author linguistic, der optionalen Sprachprüfkomponente des Across Language Servers von der Across Systems GmbH und soll in absehbarer Zeit als Werkzeug zur Autorenunterstützung den vollständigen Funktionalitätsumfang dieser beiden Werkzeuge umfassen. Ob bereits die erste Produktivversion sämtliche Funktionalitäten bieten wird und wann diese einsetzbar ist, lässt sich derzeit (Stand November 2011) nicht sagen. Congree Authoring Server von congree Language Technologies lässt sich somit nicht abschließend hinsichtlich der Passfähigkeit für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH bewerten, wird aber dennoch aufgrund der interessanten Ansätze und des voraussichtlich umfassenden Funktionalitätsumfangs in die Marktrecherche aufgenommen und analysiert. Congree Authoring Server besteht aus den Modulen Authoring Memory, Terminologie, Regelprüfung und Stilprüfung und wird mit den Editoren Word, Frame- Maker und InDesign zu nutzen sein. Die größten Vorteile hinsichtlich der Passfähigkeit des Terminologiewerkzeugs liegen im Bereich Prüfung kontrollierter Sprache. Das TKO nutzt linguistische Prinzipien für die Kontrolle hinsichtlich der unterstützten Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch, die auf Dateibasis oder direkt aus dem jeweiligen Editor vorgenommen wird. Congree erfüllt sämtliche Anforderungen an den Prüfprozess. Die linguistischen Verfahren erkennen auch Schreibvarianten und flektierte Formen und können diese mit dem vorhandenen Terminologiebestand abgleichen. Wie die acrolinx IQ Suite bietet congree die Kontrolle von Stil, Grammatik, Rechtschreibung und die intelligente Wiederverwendung von Sätzen und Formulierungen ohne ein bestehendes Translation Memory. Dennoch wird zur Erstellung der Satzbank ein Translation Memory eingerichtet, was jedoch den Vorteil mit sich bringt bei Bedarf zusätzlich die Funktionalitäten eines Translation- Seite 55 von 100

56 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Congree Authoring Server von congree Language Technologies / CLAT vom IAI e. V. Memories zu nutzen, welches in diesem Fall neben dem Authoring Memory in derselben Datenbank koexistieren könnte. Für die Stil- und Grammatikprüfung wird wie auch bei acrolinx IQ neben weiteren Regelsets die tekom-leitlinie "Regelbasiertes Schreiben" angeboten. Einzelne Regeln innerhalb der Sets können je nach Bedarf aktiviert und deaktiviert oder, insofern es sich nicht um komplexe linguistische Regeln oder Grammatikregeln handelt, selbst erstellt werden. Weiterer Vorteil ist, dass die Textprüfung im Gegensatz zu acrolinx IQ bereits während der Texterstellung erfolgen kann, jedoch muss hierbei im Bereich intelligente Wiederverwendung auf eine Prüfung hinsichtlich der normativen und unternehmensspezifischen Verwendung verzichtet werden, welche voraussichtlich erst in einer späteren Version umgesetzt wird. Congree erlaubt eine tiefe Integration in die unterstützten Editoren durch entsprechende Plug-ins. Abbildung 8: Congree Authoring Server Prüfvorgang des Word Plug-ins mit markiertem Terminologiefehler (Linguistik Fenster) Die innerhalb des Dokuments gefundenen Fehler sind entsprechend der Fehlerart in unterschiedlichen Farben gekennzeichnet. Am rechten Bildschirmrand gibt es Informationen zu den vorgefundenen Fehlern der jeweiligen Bereiche, wie die Fehlerquelle und Korrekturvorschläge, in der unteren Bildschirmhälfte Treffer im Authoring Memory mit dem jeweiligen Übereinstimmungsgrad. Seite 56 von 100

57 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung Congree Authoring Server von congree Language Technologies / CLAT vom IAI e. V. Congree Authoring Server Prüfvorgang des Word Plug-ins mit markiertem Satz im Authoring Memory (Satzdaten- Abbildung 9: bank) Vorteil im Bereich Erfassung und Verwaltung von Terminologieeinträgen hinsichtlich der Passfähigkeit für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH ist die übersichtliche, mehrsprachige, begriffsorientierte und benennungsautonome Terminologieverwaltung, die jedoch derzeit keine freie Konfiguration und Erweiterung der Struktur terminologischer Einträge ermöglicht und die umfassende, rechtebasierte Nutzerverwaltung. Angaben zur normativen und unternehmensspezifischen Verwendung terminologischer Einträge sind hierbei ebenso möglich wie Angaben zum Bearbeitungsstatus. Nachteilig wirkt sich aus, dass zunächst keine rollenbasierte Rechteverwaltung vorgesehen ist. Darüber hinaus sind jedoch sämtliche Anforderungen an eine effiziente Rechteverwaltung bei der IlmDoc GmbH erfüllt. Terminologische Daten können durch berechtigte Nutzer gelöscht, kopiert und zusammengeführt werden. Weitere Nachteile gibt es beim Auffinden und Anzeigen von Inhalten durch Suchfunktionen und Filterungen. Derzeit ist die Suche nach einer oder mehrerer Datenkategorien wie beispielsweise der Benennung, jedoch keine Freitextsuche oder Filterung möglich. Auch die Vorgabe von Werten durch Picklisten ist, ebenso wie der Hinweis auf möglicherweise bereits bestehende Einträge mit der gleichen Benennung im Datenbestand, während der Eingabe nicht möglich. Der Import und Export terminologischer Daten beschränkt sich derzeit noch auf das CSV-Format. Es fehlen Funktionalitäten zur Auswahl bestimmter Datensätze und zusätzlichen Spezifizierung dieser hinsichtlich der zu exportierenden Datenkategorien sowie eine Konfliktlösung bei bereits vorhandenen Einträgen. Seite 57 von 100

58 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung [i]-match von itl AG Vorteile bietet die Termextraktion. Sie entspricht sämtlichen Anforderungen der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. Ebenso wie die Terminologiekontrolle basiert sie auf zusätzlichen linguistischen Prinzipien, was aber nicht zu einer Einschränkung der unterstützten Sprachen führt, da das TEX zwischen statistischen/ heuristischen und linguistischen Prinzipien differenziert. Der Extraktionsprozess kann sowohl auf Datei-Basis als auch direkt im jeweiligen Editor erfolgen. Er berücksichtigt Stoppwortlisten und Ausschlusslisten mit unerwünschten Wörtern und Formulierungen, die sowohl systemseitig zur Verfügung stehen als auch individuell anpassbar sind. Nachteile bestehen in der fehlenden Funktionalität, Termkandidaten bereits unmittelbar nach der Extraktion mit Metadaten wie Fachgebiet, Projekt oder Kunde ergänzen zu können. Congree Authoring Server erfüllt sämtliche technische Anforderungen der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH. Das Werkzeug basiert auf einer Client-Server Architektur und unterstützt standardmäßig serverseitig die Betriebssysteme Windows Server 2003 und 2008 und clientseitig die Systeme Windows XP und Windows 7. Über einen zusätzlichen Web-Client ist es beispielsweise möglich, Übersetzern je nach zugewiesenen Rechten lesend oder schreibend über vordefinierte Filter Zugriff auf die Terminologiebestände zur Unterstützung bei der Übersetzung zu gewähren Lizenzmodell, Dienstleistungen und Support Zum Lizenzmodell, Dienstleistungen und Support lassen sich laut Hersteller zum jetzigen Zeitpunkt (Stand November 2011) noch keine Aussagen machen. 4.7 [i]-match von itl AG Ergebnis der Marktrecherche Vorteile und Nachteile Einer der Vorteile des Terminologiewerkzeugs [i]-match der itl AG hinsichtlich der Passfähigkeit für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH liegt bei der intelligenten Wiederverwendung von Sätzen im Bereich der Prüfung kontrollierter Sprache. Auch wenn die Überprüfung hinsichtlich korrekter Rechtschreibung, Grammatik und unternehmenseigener sowie allgemeiner Stilregeln nicht möglich ist, überzeugen die Ansätze im Bereich der intelligenten Wiederverwendung von Sätzen und Formulierungen. Hierfür ist kein bestehendes Translation-Memory Seite 58 von 100

59 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung [i]-match von itl AG notwendig und quellsprachliche Sätze stehen somit unmittelbar nach Abspeicherung in der Satzbank zur Verfügung. Die Formulierungen können hierbei wie im Bereich Terminologie hinsichtlich der normativen Verwendung (erlaubt, verboten, bevorzugt) und der unternehmensspezifischen Verwendung gekennzeichnet und geprüft werden. Durch eine tiefe Integration in Form von Plug-ins der für die IlmDoc Technische Dokumentation GmbH wesentlichen Editoren Word, FrameMaker und InDesign kann der Prüfvorgang während der Dokumentenerstellung wie auch bei Congree in Echtzeit (vor allem für die intelligente Wiederverwendung sinnvoll) oder als Batchlauf (falls die Satzvorschläge zu sehr von der Erstellung des Inhalts ablenken) im Anschluss stattfinden. Jederzeit erhält der Nutzer übersichtlich sämtliche für etwaige Korrekturmaßnahmen benötigten Informationen und Korrekturvorschläge. Angezeigt werden die Treffer in der Terminologiedatenbank, Informationen zu den jeweiligen Termen und im unteren Bildschirmbereich die Treffer in der Satzdatenbank. (Siehe Abb. 10) Abbildung 10: [i]-match Prüfvorgang des Word Plug-ins mit Informationen zu Treffern in Satz- und Terminologiedatenbank Positiv ist zudem die von acrolinx IQ und Congree Authoring Server nicht angebotene Funktionalität, Sätze für die Wiederverwendung vom Nutzer vorschlagen zu lassen. Bei der Erstellung von neuen Texten kommt es häufig vor, dass der Redakteur Sätze neu verfasst, die er im gleichen Dokument später identisch wiederverwenden will. Der Redakteur hat die Möglichkeit, jeden beliebigen Satz direkt aus dem Editor in die Satzdatenbank zu speichern und für eine spätere Validierung Seite 59 von 100

60 Marktrecherche softwaregestützte Terminologielösung [i]-match von itl AG als "vorgeschlagen" zu kennzeichnen. Der vorgeschlagene Satz kann damit später von einem Terminologieverantwortlichen problemlos aufgefunden, ergänzt, korrigiert und anschließend validiert werden. Auch das Vorschlagen von Termen ist über das Datenfeld "Status" möglich. Abbildung 11: [i]-match Vorschlagen von Termen und Formulierungen über das Datenfeld Status Größter Nachteil des Terminologiewerkzeugs hinsichtlich eines potenziellen Einsatzes bei der IlmDoc Technische Dokumentation GmbH sind die bereits erwähnten fehlenden weiteren Kontrollmöglichkeiten hinsichtlich der Bereiche Rechtschreibung, Grammatik und Stil. Im Bereich Erfassung und Verwaltung von Terminologie liegen die Vorteile bei der mehrsprachigen, begriffsorientierten und benennungsautonomen Terminologieverwaltung und einer umfassenden rollenbasierten Nutzerverwaltung. Obwohl ein Großteil der Modellierung und Struktur des terminologischen Eintrags hinsichtlich ISO vorgegeben ist und lediglich bis zu drei benutzerdefinierte und frei belegbare Datenkategorien hinzugefügt werden können, ist eine problemlose Erfassung der Terminologie eines Dienstleisters im Bereich technischer Dokumentation wie der IlmDoc GmbH möglich. Auch wenn das Auffinden erfasster Einträge über Suchfunktionen und Filterungen nur über die Auswahl systemseitig vorgegebener Datenkategorien möglich ist und die Volltextsuche unter Einbezug sämtlich vorhandener Kategorien nicht vorgesehen ist, reichen die Funktionalitäten auch für das effiziente Auffinden umfassender Terminologiebestände. Seite 60 von 100