Wir gestalten Prozesstransparenz. Für Ihre erfolgreiche Zukunft.

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1 Wir gestalten Prozesstransparenz. Für Ihre erfolgreiche Zukunft. ams.finance Leistungsbeschreibung Finanzbuchhaltung

2 Einleitung ams.finance ist die zukunftsweisende, spezialisierte Lösung für das Rechnungswesen mittelständischer Unternehmen. Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche mit ams.finance für das Rechnungswesen sind Sie auf alle Anforderungen mit Ihrem Rechnungswesen bestens vorbereitet. Die ams.finance Software kann in kurzer Zeit im Unternehmen eingeführt werden, da viele Standardkonfigurationen in der Software enthalten sind und die intuitive Benutzerführung sehr kurze Einarbeitungszeiten begünstigt. Neben den klassischen Aufgaben rund um das Buchen und Auswerten bietet Ihnen die ams.finance Finanzbuchhaltung umfassende Funktionalitäten zum Planen und Entscheiden. Module ergänzen den Standard dort, wo besondere Aufgaben an das Rechnungswesen gestellt werden. 1

3 Inhaltsverzeichnis 1. Finanzbuchhaltung 2 2. Buchen 5 3. Suchen 6 4. Sachkonten 7 5. Planwerte und Vergleiche 8 6. Personenkonten Adressen Offene-Posten-Management Zahlungsverkehr /Lastschriftenverkehr Individuelles Mahnwesen Berichtswesen Das Individuelle Berichtswesen Kassenbuch Rechnungseingangsbuch Automatischer Import von Bankauszügen Währung Konsolidierung International Banking Kostenstellenauswertungen Zusammenfassende Meldung Prüferarbeitsplatz / IDEA-Ausgabeformat Internationalität Weitere Leistungsmerkmale ams.finance Finanzbuchhaltung 43 2

4 1. Finanzbuchhaltung Anwenderfreundlich und sicher. Leistungsstark im Standard Die ams.finance Finanzbuchhaltung ist eine von unabhängigen Wirtschaftsprüfern nach GOB/GOS testierte Software, die bereits im Standardumfang die Anforderungen an ein leistungsfähiges Rechnungswesen erfüllt. Modulare Erweiterungen der ams.finance Finanzbuchhaltung Die Module der ams.finance Finanzbuchhaltung bieten Ihnen die Möglichkeit, auf Ihre Anforderungen abgestimmte Funktionalitäten in Ihren Standard der ams.finance Software zu integrieren. Sie setzen auf diese Weise nur die Funktionalitäten ein, die Sie wirklich benötigen. Weiterhin können Sie Ihr Rechnungswesen durch den Einsatz der Zusatzmodule in seiner Funktionalität erweitern und an neue Aufgabenstellungen in Ihrem Unternehmen anpassen. Intuitiv bedienbar Neben dem umfassenden Funktionsumfang ist die gesamte Softwarelösung auf intuitive und damit einfache Bedienbarkeit ausgerichtet. Unabhängig davon, ob Sie die ams.finance Finanzbuchhaltung zusammen mit der ams.finance Kostenrechnung, ams.finance Anlagenbuchhaltung oder dem ams.finance Informationssystem verwenden, Sie arbeiten stets in der gewohnten Programmumgebung. So zeigt sich die ams.finance Finanzbuchhaltung hoch integriert im Umfeld des gesamten Rechnungswesens. 3

5 Hochintegriert in Ihre Systeme Eine Spezialität der ams.finance Software für das Rechnungswesen ist die Integrationsfähigkeit mit anderen vor- bzw. nachgelagerten Softwareprodukten wie z.b. einer Waren- oder Materialwirtschaft (ams), speziellen Branchenlösungen oder Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung (ams.personal). Weiterführende Informationen mit detaillierter Beschreibung der Integrationsmöglichkeiten erhalten Sie in der separaten Broschüre Integration / Kommunikation. Die Anmeldung zum ams.finance Rechnungswesen Die beschriebene Integration des Rechnungswesens zeigt sich insbesondere in intelligenten Verknüpfungen innerhalb der Finanzbuchhaltung. Viele Beispiele hierzu finden Sie auf den folgenden Seiten dieser Detailinformation. Die Windows-Umgebung der ams.finance Finanzbuchhaltung ermöglicht wahlweise das Arbeiten mit Maus oder Tastatur, was in allen Fällen das einfache und bedienungsfreundliche Anwenden der Software gewährleistet. Einfache Navigation Der Navigationsbaum stellt für Sie übersichtlich alle Programmfunktionen des ams.finance Rechnungswesens dar und unterstützt effizientes Arbeiten. 4

6 Alle Wirtschaftsjahre im Zugriff Eine weitere Stärke der ams.finance Finanzbuchhaltung ist das Mehrjahreskonzept. Es erlaubt Ihnen, beliebig viele Wirtschaftsjahre und Buchungsperioden im Zugriff zu halten. Ein Plus stellen dabei die jederzeit aktuellen und automatisierten Saldenvorträge dar. Drill-Down Wie setzen sich die Zahlen zusammen? Diese Frage stellt sich so mancher Verantwortliche im Rechnungswesen. Die ams.finance Finanzbuchhaltung hat darauf stets eine Antwort: Mit der so genannten Drill-Down - Funktionalität können Sie aus den Auswertungen und Berichten auf die Konten und auf einzelne Buchungsbelege zugreifen. International eine Software für den gesamten Konzern Weiterhin halten wir internationale Versionen der ams.finance Finanzbuchhaltung für Ihre Auslandsvertretungen oder Tochterunternehmen im Ausland bereit. 2. Buchen Nur noch das Wesentliche erfassen Durch die belegartenorientierte Buchungserfassung der ams.finance Finanzbuchhaltung sind Ihre Geschäftsvorfälle schnell, einfach und sicher kontiert. Die Belegerfassung erfolgt im Dialog. Dabei werden die für die jeweilige Belegart typischen Informationen systematisch abgefragt. Sicher und schnell gebucht Neben den Standardbelegarten können Sie individuelle Belegarten festlegen und direkt Soll-oder Habenzuordnung zum Konto beeinflussen, bestimmen welche Konten mit dieser Belegart bebucht werden dürfen und Belegnummern automatisch fortzählen lassen. Zu den Belegarten können Kontierungsmuster einschließlich Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Buchungstext und Kostenstelle/Kostenträger* eingerichtet und so die Erfassungsarbeit weiter vereinfacht werden. ams.finance hält in einem Datenbestand beliebig viele Wirtschaftsjahre mit 14 Buchungsperioden pro Jahr vor. Sie bestimmen, wie viele und welche Perioden zum Buchen freigegeben sind. Während der Erfassung wechseln Sie per Knopfdruck zwischen EURO- und Fremdwährungsbelegen**. Viele Möglichkeiten während der Erfassung: 5

7 schnelles Wechseln der Belegart Abrufen, vollständiges Anlegen und freies Ändern von Konten Vordefinierte Geschäftsvorfälle inkl. Kontierungen und Buchungstexten Anzeige des Journals, offener Posten und Buchungen direkte Zuordnung der Geschäftsvorfälle auf Kostenarten, -stellen und - träger mit logischer Abprüfung* Anzeige aktueller Salden beliebige Zahlungskonditionen, auch Dekadenzahlungen und Ratenvereinbarungen Gewährte und erhaltene Skonti werden bei der Auszifferung automatisch mit Umsatzsteuerkorrektur -ausgebucht. Sachkonten bis zu 8stellig numerisch, Personenkonten bis zu 12stellig alphanumerisch Kostenstellen bis zu 8stellig numerisch, Kostenträger bis zu 12stellig alphanumerisch* Dauerbelege mit Intervall, Folge- und Endtermin. OP-Adresse bei Diversen Konten. Damit können Diverse gezahlt und gemahnt werden. *In Verbindung mit dem ams.finance Kostenrechnung **Modul Währung Aus der Praxis: Auskunft geben parallel zum Buchen Als Buchhalter/in kennen Sie das: Sie buchen Ihre Eingangsrechnungen, plötzlich steht jemand neben Ihnen und benötigt gerade mal die OPs oder Umsätze von Kunde xy. Was machen Sie heute? (Erfassung beenden, Auskunft geben, Erfassung starten, weiterbuchen.). Mit der ams.finance Finanzbuchhaltung lassen Sie die Erfassung offen, geben parallel Auskunft und buchen im gleichen Buchungssatz weiter. 3. Suchen Intelligentes Suchen spart Zeit. Suche über alle Belegfelder Wenn Sie einen gebuchten Geschäftsvorfall finden möchten, unterstützt Sie die ams.finance Finanzbuchhaltung durch umfassende Suchfunktionalitäten. Sie können die Suche nach Buchungen sowie nach offenen oder bereits erledigten Posten durch die Auswahl von Kriterien beschleunigen und bis zum Ursprungsbeleg per Drill-Down recherchieren. Darüber hinaus können Sie bei erledigten OPs sehen, welche Posten miteinander ausgeziffert wurden. 6

8 Per Auswahlmaske zum Ziel: Die intelligente Suche. Weiterhin können Sie alle Buchungen über beliebig viele Wirtschaftsjahre und Währungen** anzeigen oder drucken. Alle Eingaben der Belegerfassung stehen Ihnen als Such- und Selektionskriterien zur Verfügung, das ist z. B.: Belegnummer und -datum Konto und Gegenkonto Steuerschlüssel Kostenstelle*, Kostenträger* Buchungstext Die Anzeige von Konten kann dabei für unterschiedliche Benutzerkreise mit Berechtigungs-Kennzeichen geschützt werden. Bei OP-führenden Sachkonten haben Sie die Wahl, alle Buchungen oder nur die nicht ausgeglichenen Posten anzuzeigen. So sehen Sie besonders auf Verrechnungskonten auf einen Blick, welche Buchungen noch auf Verrechnung warten. 4. Sachkonten Alles zum Konto auf einen Blick Mit der Erstinstallation von ams.finance stehen Ihnen die meist verwendeten Kontenrahmen SKR03, SKR04 und IKR einschließlich des Bilanzschemas nach HGB 266 ff zur Verfügung. **Modul Währung Zusätzlich erstellt die ams.finance Software Ihnen einen Vorschlag für das Balance-Sheet sowie Profit & Loss nach US-GAAP. Mit der Einrichtung steht Ihre Bilanz und G & V zum Abruf bereit. 7

9 Die wichtigsten Merkmale der ams.finance Sachkonten: Kontonummer bis zu 8stellig Automatische Verknüpfung zu Bilanzpositionen Individuelle Zuordnung von Skontokonten (z.b. wird Skonto bei Anlagenzugang direkt dem Anlagekonto zugeordnet) Die Ansicht eines Kontos und seiner Buchungen kann mit Berechtigungen geschützt werden. Geldkonten in Fremdwährung führen (Modul Währung) Direkte Zuordnung zur Kostenart der ams.finance Kostenrechnung (in Verbindung mit der Kostenrechnung) Sachkonten als OP-führende Konten Anfangsbestände können automatisch vorgetragen werden, mit automatischer und stets aktueller Korrektur bei späteren Nachbuchungen. An Konten, Kostenstellen, Adressen und Gesprächspartnern können Sie beliebig viele individuelle Zusatzfelder einrichten. Diese stehen Ihnen als Selektions- und Sortierkriterien im Berichtswesen zur Verfügung. Stamm- und Bewegungsdaten gehören zusammen! Am Konto sehen Sie neben allen Stammdaten auch die Salden, Planwerte, Bilanzpositionen, Buchungen sowie den auch grafisch unterstützten Saldenvergleich. 5. 8

10 Planwerte und Vergleiche Ihr Budget immer im Griff zu jedem Sachkonto können Sie Ihre Planwerte oder Budgets erfassen, als: monatliche Planwerte Jahresplanwerte mit Verteilung nach individuellem Schema Jahresbudgets Zwei Nachträge Manuelles Erfassen von Planwerten am Sachkonto Umsatzerlöse Planwerte können für das laufende oder das/die Folgejahr(e) in Euro oder in Fremdwährung erfasst oder importiert werden. Über den Saldenvergleich können Sie sofort die Entwicklung des Kontos im laufenden Jahr, Vorjahr und Vorvorjahr mit den entsprechenden absoluten und prozentualen Abweichungen in Euro und Prozent einschließlich der Planzahlen einsehen. 9

11 Saldenvergleich direkt am Sachkonto immer das ganze Konto im Überblick 6. Personenkonten Hinterlegen Sie alle Informationen über Ihren Geschäftspartner Für Personenkonten hinterlegen Sie neben den klassischen Stammdaten einer Finanzbuchhaltung auch alle Informationen, die im betrieblichen Alltag zu einem Geschäftspartner verfügbar sein sollen. Jedem Kunden- oder Lieferantenkonto können Sie einen Buchungsvorschlag mit Gegenkonto und Steuerschlüssel zuordnen. Natürlich können die Stammdaten wie z.b. Adressen der Personenkonten über eine Integrationslösung verwaltet werden. Der Zugriff auf externe Adressenverwaltungen ist dadurch ebenfalls möglich. 10

12 Die wichtigsten Merkmale im Überblick: Kontonummer bis zu 12stellig numerisch Wahlweise automatische Vergabe der Kontonummer Beliebig viele Sammelkonten Abweichendes Zahlkonto ( Factoring ) Gemischtes Kontokorrent Individuelle Mahngruppen Diverse Konten. Beim Buchen werden Adresse und Bankverbindung für Zahlungsverkehr erfasst und Mahnwesen erfasst. Konten zum Buchen sperren Beliebige Zahlungskonditionen auch Dekadenzahlungen und Ratenverein-barungen Hinterlegen von Skontokarenztagen und Bagatellgrenzen Automatischer OP- und Saldenvortrag. Somit stehen stets aktuelle Zahlen in allen Wirtschaftsjahren zur Verfügung. Drill-Down vom Kontenstamm zu den Buchungen, offenen Posten und Ursprungsbelegen, Auszifferung und Ausbuchung. Individuelle Zusatzfelder definierbar. Über diese Zusatzfelder können Sie Ihre Auswertungen beliebig selektieren, sortieren und gruppieren. Am Konto stehen neben allen Stammdaten auch die Buchungen, offene Posten, Salden und Warenumsätze zur Verfügung. 11

13 Die Buchhaltung liefert sofort! Zusätzlichen Komfort bietet die grafische Darstellung von Salden und Warenumsätzen. Individuelle Zusatzfelder: Welches Kreditlimit hat der Kunde? 12

14 7. Adressen Effiziente Betreuung von Kunden und Lieferanten Umfassende Funktionalitäten unterstützen Sie bei der Betreuung von Kunden und Lieferanten: Die Adresse mit allen Geschäftspartnern, Telefon- und Telefax- Durchwahlen sowie und Internetadressen. Alle Informationen mit Microsoft Office: z.b. Outlook, Internet Explorer usw. Ein Mausklick führt Sie sofort auf die Homepage Ihres Kunden o- der Lieferanten oder öffnet komfortabel Ihr Mailsystem für ein neues . Die offenen und erledigten Termine sofort im Überblick* Je nach Branche können verschiedene Aktivitäten und Artikel verwaltet werden.* Auch hier können Sie individuelle Zusatzfelder für spezielle Anforderungen verwenden. Jeder Kunde hat ein Profil Alle Stamm- und Bewegungsdaten der Personenkonten auf einen Blick *(i.v.m. Zusatzmodul Infosystem) 13

15 8. Offene-Posten-Management Weit mehr als nur eine OP-Liste Das Offene-Posten-Management innerhalb ams.finance bietet mehr als nur das Führen einfacher OP-Listen. Mit den Berichten zu Salden und offenen Posten erhalten Sie jederzeit alle wichtigen Informationen zu den unbezahlten Rechnungen von Kunden und den noch nicht beglichenen Lieferantenrechnungen. Ein OP mit Hintergrundinfos Die Abstimmung der Konten erfolgt somit wesentlich vereinfacht. Außerdem können Sie aktuelle Informationen für interne oder externe Gespräche hinterlegen. Die Buchhaltung liefert sofort! Dadurch ist das Rechnungswesen ein stets aktueller interner Dienstleister für viele Interessengruppen im Unternehmen. Beispiele für aussagekräftige Berichte im Rahmen des OP-Managements: OP-Listen OP-Stichtagsliste Fälligkeits- und Zahlungsübersicht OP-Kontoauszug OP-Ausgleichslisten Auszifferungsnachweis Salden- und Warenumsatzberichte Gemischtes Kontokorrent Liquidität und Zahlungsmittelübersicht OP-Liste in diversen Währungen* * Modul Währung 14

16 Durch die Eingabe von Selektionsmerkmalen beim Abruf der Listen erhalten Sie genau die Auswertungen, die Sie wirklich benötigen. Alle Berichte sind als Bildschirm-, Druck- oder Dateiausgabe verfügbar. Und selbstverständlich führt Sie der Drill-Down aus jedem Bericht auf den Ursprungsbeleg zurück. Auszifferung direkt aus der OP-Liste ermöglicht die komfortable OP-Pflege direkt aus der OP-Liste heraus. Drill-Down auf den OP Mit der ams.finance Finanzbuchhaltung können Sie direkt aus der OP-Liste heraus z.b.: OPs gegeneinander verrechnen und Restbestände ausbuchen OPs nachträglich in Raten aufteilen Beleg stornieren Bereits angeforderte Auszifferungen wieder aufheben Kommentare zu OPs verfassen. Z.B. Begründungen für Zahl- oder Mahnausschlüsse OP-Listen nach Altersstruktur abrufen Restposten auflösen Auszifferungsnachweise ansehen Ebenfalls können Sie aus den OP-Auswertungen in das Personenkonto verzweigen, um dort relevante Informationen zu entnehmen. 15

17 Eine weitere wichtige Aussage, die Sie aus dem OP-Management beziehen können, ist die Auswirkung des Zahlungsverhaltens der Kunden auf die Liquidität inkl. der Berechnung von kalkulatorischen Zinsen. 9. Zahlungsverkehr /Lastschriftenverkehr Optimierte Zahlungsläufe immer termingerecht Mit dem ams.finance Zahlungsverkehr können Sie Zahlungen und Lastschriften automatisch aufgrund eines Zahlungsvorschlages erstellen. Optimaler Zahlungstermin Durch die Abgabe des nächsten Zahlungstermins ermittelt ams.finance den optimalen Auszahlungstermin für die einzelnen Verbindlichkeiten. Dabei können Skonto- und Fälligkeitsfristen mit berücksichtigt werden. Bereits durchgeführte Zahlungsvorschläge lassen sich ganz oder teilweise wiederholen. Weitere Leistungsmerkmale machen den Zahlungsverkehr komfortabel: Verfolgen von Änderungen sofort am Bildschirm Hinzufügen und Ausschließen von Rechnungen und Personenkonten Ändern von Skontobetrag und Skontofrist à-conto-zahlungen 16

18 Überweisungen von Debitoren-Guthaben Änderung der Personenkonten-Stammdaten Berücksichtigung von Dekaden- und Ratenzahlungen Vorgabe von Banken mit max. Belastungsbetrag Zahlungsavis zur detaillierten Angabe über die offenen Posten auch per Fax Schecksteuerung in OCR-A Schrift Erstellung und Verbuchung wahlweise automatisch oder manuell Automatische Zahlungen an Diverse Lieferanten Selektion auch nach Rechnungsarten Der Zahlungsverkehr kann per Scheck, Diskette oder Datenfernübertragung (im DTAUS-Format) erfolgen. Projektanzahlungen in Verbindung mit der ams.finance Kostenrechnung IBAN und SWIFT Die ams.finance Finanzbuchhaltung unterstützt die Zahlungen an Kreditoren mit ausländischer Bankverbindung* (SWIFT/IBAN) innerhalb und außerhalb des Euro-Geltungsbereiches. In Deutschland gilt die Bestimmung, dass Zahlungsströme ab einer bestimmten Höhe mit speziellen Meldedaten an das statistische Bundesamt zu melden sind. Auch diese Anforderung unterstützt die ams.finance Finanzbuchhaltung auf komfortable Weise.* Die Meldedaten werden als Vorschlag am Kreditorenstamm und im Rahmen der Zahlung hinterlegt. Währung im Zahlungsverkehr berücksichtigen Das Führen von Devisenkonten und die Behandlung von unterschiedlichen Fremdwährungsbeständen ist ebenfalls komfortabel möglich.*/** *Modul International Banking / ** Modul Währung 10. Individuelles Mahnwesen Kundenspezifisch und automatisiert Das ams.finance Rechnungswesen zeichnet sich durch ein hoch flexibles Mahnwesen aus. Jeder Kunde oder jede Kundengruppe kann dabei in einem individuellen Mahnverfahren auch in beliebigen Fremdsprachen gemahnt werden. 17

19 Selektives Mahnen Mehrere Mahnvorschläge können parallel von verschiedenen Sachbearbeitern durchgeführt werden. Sie haben die Wahl. Ob die Mahnschreiben per Brief o- der per Fax versendet werden. Mahnläufe sind zur Sicherheit ganz oder teilweise wiederholbar. Es steht Ihnen frei, ob Sie Zinsen und Gebühren nur ausweisen oder auch buchen möchten. Aus dem Mahnvorschlag per Drill-Down in die Einzelmahnung Und das meistern Sie mit dem ams.finance Mahnwesen: Mahnlimit pro Rechnung und Mahnung Mahnlimit in Prozent zum Kontosaldo. Der Kunde wird nur dann gemahnt, wenn der Mahnbetrag im Vergleich zum Kontosaldo den vorgegebenen Mindestprozentsatz übersteigt. Mahnen von Diversen Kunden Änderung von Adressen, Mahngebühr und Zustellungsart während der Bearbeitung Hinzufügen und Ausschließen von Offenen Posten Selektion des Mahnvorschlages nach Konten, Rechnungsarten, Belegarten u.v.m. Zurücksetzen des durchgeführten Mahnlaufes Maximal 9 Mahnstufen Eine interne Klärungsstufe und eine Rechtsfallstudie möglich Wahlweise Buchung der Mahngebühren und zinsen als offene Posten Mahntexte können in Fremdsprachen angelegt werden 18

20 Individuell im Standart Über das Mahnwesen hinaus können Sie z.b. unberechtigte Abzüge mit einem Erinnerungslauf beim Kunden anfordern. 11. Berichtswesen Ihre Buchhaltung liefert die Zahlen sofort. Die ams.finance Finanzbuchhaltung unterstützt Sie bereits im Standard mit einem leistungsstarken Berichtswesen. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie die Informationen auf dem Monitor, dem Drucker oder als Dateiexport zur Verfügung gestellt haben möchten. Sämtliche Berichte werden in Echtzeit erzeugt. Ein Vorproduzierten von Berichten entfällt. Alle Jahre im Zugriff Durch das Mehrjahreskonzept des ams.finance Rechnungswesen erhalten Sie alle Berichte aus sämtlichen Wirtschaftsjahren. So beantworten Sie Fragen wie: Wie war das denn im Jahr 20xx? oder Warum war das im Jahr 20xx so? auf Knopfdruck und vergleichen die Werte mit der heutigen Situation. Dabei stellen Sie komfortabel durch die eingesetzte MDI-Fenstertechnik verschiedene Auswertungen parallel dar. Damit Sie bei dieser Vielfalt der über 100 mitgelieferten Auswertungen den Ü- berblick behalten, sind die Berichte in Sachthemen gegliedert: Für die Finanzbuchhaltung zum Beispiel: Bilanz, BWA, Sachkonten, Kreditoren, Debitoren, Personenkonten. Weitere Berichte und Berichtsgruppen erhalten Sie ebenfalls, wenn Sie spezielle Module wie z.b. das Modul Währung der ams.finance Finanzbuchhaltung verwenden. Über 100 Berichte sofort abrufbar im Standard! 19

21 Bilanzstruktur vorkonfiguriert ams.finance stellt Ihnen eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung nach den Bestimmungen der 266 ff. HGB zur Verfügung. Außerdem können Sie ein alternatives Bilanzschema einrichten. Wir liefern Ihnen als Vorschlag den Aufbau nach US-G.A.A.P. im Programmumfang. Zur anschaulichen Analyse stellt ams.finance die Bilanzkennzahlen grafisch dar. Aufruf der Bilanz und GuV nach Ihren Vorgaben. In der Analyse werden Sie mit grafischen Elementen unterstützt. Die Bilanz und GuV-Berichte sind immer aktuell abrufbar. Ihre Sachkonten werden dabei automatisch zugewiesen- natürlich können Sie auch hier Ihre individuellen Anpassungen vornehmen. Individuelle BWA s Mit den betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) stellen Sie sich Ihre Berichte mit saldobezogenem Kontennachweis nach Belieben zusammen. Sie erhalten Berichte über beliebige Zeiträume bis hin zu einem Vergleich des aktuellen Wirtschaftsjahres mit den fünf vorangegangenen Jahren unabhängig von offenen oder abgeschlossenen Buchungsperioden. Weiterhin können Sie beliebig viele BWAs mit von Ihnen definiertem Zeilenaufbau abrufen für unterschiedliche Ansprechpartner im Unternehmen oder für Kennziffernrechnungen. 20

22 BWA mit Drill-Down Gerade in den Betriebswirtschaftlichen Auswertungen zeigt sich die Stärke des ams.finance Berichtswesens: Wenn eine dargestellte Zahl zu begründen ist, verzweigen Sie per Drill-Down aus allen Berichten über Konto/Kontoauszug/OP-Auszug bis zum Ursprungsbeleg und gehen damit den dargestellten Werten auf den Grund. Bilanz, BWA und Sachkontenlisten können mit Planvergleichen und Prozentvergleichen abgerufen werden. Sie entscheiden, in welcher Währung das Zahlenwerk dargestellt wird. Die moderne Technik des ams.finance ermöglicht aus allen Berichten den Drill-Down bis auf den Ursprungsbeleg. Bilanz und BWA können außerdem grafisch dargestellt werden, um Zusammenhänge besser zu verdeutlichen. Rechtebasierte Berichte erlauben gezielte Informationssteuerung Sicherheit steht gerade im Berichtswesen an erster Stelle. Aus diesem Grund die Daten des ams.finance Berichtswesens gegen unbefugte Einsichtnahme geschützt. Es können firmen- bzw. mandantenbezogene Berechtigungen vergeben werden. Die Erteilung der Zugriffsberechtigungen erfolgt für einzelne Benutzergruppen oder Benutzer des Rechnungswesens. Zielgruppenspezifische Berichte jeder bekommt seine Zahlen So lassen sich einfach aber effektiv Berichte oder Berichtsgruppen sperren, wenn z.b. ein Mitarbeiter keine Berichte für die Kostenrechnung abrufen darf. Da manche Berichte sensible Daten darstellen, können die einzelnen Berichte wie z.b. BWA oder Bilanz mit gesonderten Berichtsrechten über den allgemeinen Zugriffsschutz hinaus gesichert werden. 21

23 Welche Berichte stehen neben OP-Listen, BWAs und Bilanzen noch zur Verfügung? Dies sind unter anderem: Diverse Mehrjahresvergleiche Diverse Monatsvergleiche Summen- und Saldenlisten Planvergleiche Fälligkeits- und Zahlungsübersichten Dokumentation des Zahlungsverhaltens Umsatzvergleiche (als Monats- und Jahresvergleich) Rechtsfälle OP-Listen mit Wechselobligo Liquidität/Zahlungsmittel Gemischtes Kontokorrent Weitere Auswertungen, die über das Berichtswesen generiert werden: Kontendruck, auch selektiert möglich. Der Kontendruck ist unabhängig vom Periodenwechsel und kann zu beliebigen Zeitpunkten (z.b. Monat, Jahr) durchgeführt werden. Der Kontendruck kann insgesamt oder für Teilbereiche wiederholt werden. Bei einem großen Druckvolumen kann die Ausgabe in ein Archivierungssystem sinnvoll sein. Hierzu beraten wir Sie gerne. Journaldruck, auch selektiert möglich Umsatzsteuervoranmeldungen mit umfangreichen Verprobungen: Die Verprobung kann in der ams.finance Finanzbuchhaltung wahlweise auch für die Vorsteuer erfolgen. Ihr Vorteil: Jeder abziehbare Vorsteuerbetrag wird auch beim Finanzamt gemeldet. Die Auswertungen zur Umsatzsteuervoranmeldung bestehen aus dem Formulardruck für das Finanzamt und dem Umsatzsteuerprotokoll. In diesem Protokoll werden alle Konten aufgeführt, die für die Umsatz-, Vor- und Erwerbssteuer relevant sind. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist von der Oberfinanzdirektion Münster genehmigt und muss nur noch unterschrieben und an das Finanzamt versendet werden. Dauerfristverlängerung 1/11 mit automatischem Abzug im letzten Monat. Der Ausdruck der Zusammenfassenden Meldung für die zu meldenden Umsätze aus dem EU-Binnenmarkt erfolgt versandfertig.* Umfangreiche Protokolle und Logbücher Datei-Export, wie oben angesprochen: alle Berichte des ams.finance Rechnungswesens können auch als Datei ausgegeben werden. Z.B. 22

24 wird die Präsentation Ihrer Unternehmenszahlen dadurch wesentlich erleichtert. Durch die Integration mit Microsoft Office können Sie direkt aus MS- Access oder Excel auf die ams.finance Datenbanktabellen zugreifen. *Modul Zusammenfassende Meldung 12. Das Individuelle Berichtswesen Die Zahlen, die Ihnen noch fehlen. Haben Sie noch Auswertungswünsche und Anforderungen, die über den umfangreichen Standard hinausgehen? Dann hilft Ihnen das individuelle Berichtswesen als modulare Erweiterung. Listen selbst erstellen Dazu benötigen Sie keinen Softwareberater oder Programmierer. Der komfortable Berichtsgenerator in ams.finance Berichtswesen unterstützt Sie bei der Gestaltung der Listen und Auswertungen. Sie können entweder auf der Basis der mitgelieferten Standardberichte Ihre individuellen Auswertungen erstellen oder ganz neue Berichte entwerfen. Das Modul Erweitertes Berichtswesen * unterstützt Sie in Ihren Auswertungen soweit, dass Sie die vorgefertigten Berichte nach Ihren Anforderungen ändern können. 23

25 Völlig freie Hand mit der Administratorlizenz Berichtswesen * Mit diesem Modul entwerfen Sie in Struktur und Aussage neue Auswertungen aus den verschiedenen Bereichen des Rechnungswesens. Sie definieren bei neuen Berichten ggf. die Datenbanksichten, dazu die Selektionskriterien, Sortierreihenfolgen mit beliebigen Gruppenwechseln, Spaltenaufbauten sowie die Formatierung der Werte. Individuell, aber Standard Bei Updates der ams.finance Software werden Ihre individuellen Berichte berücksichtigt und automatisch mit auf den neuen Programmstand gebracht. *Die Module Erweitertes Berichtswesen und die Administratorlizenz Berichtswesen sind für das gesamte ams.finance Rechnungswesen einsetzbar. 13. Kassenbuch Vorerfassung kinderleicht. Das Modul Kassenbuch ermöglicht Ihnen, pro Firma beliebig viele Kassenbücher zu führen. Zeitaufwendiges, handschriftliches Führen der Kassenberichte entfällt Das Kassenbuch ist als Vorerfassung vollständig in das ams.finance Rechnungswesen integriert. Als besondere Vorteile sind zu erwähnen: Sie können frei definierbare Ein-/Ausgabetexte einschließlich Gegenkonto, Steuerschlüssel, Kostenstellen- und trägern verwenden. Der Anwender wählt lediglich den Geschäftsvorfall und gibt den Betrag ein. Pro Kasse werden die Belege automatisch nummeriert. Zu jeder Zeit ist der aktuelle Kassenbestand verfügbar und kann anhand der hinterlegten Geldsorten überprüft werden. Jedes Kassenbuch kann auch in Fremdwährung geführt werden.* Einträge in das Kassenbuch sind Vorerfassungen Korrekturen sind jederzeit möglich. * Modul Währung 24

26 Der Einsatz des Kassenbuches ist anwenderfreundlich und einfach. Alle Kassenbelege werden über eine Maske erfasst. Prüfen des Kassenbestandes durch das Zählen der Sorten. Für dezentrale Unternehmensstrukturen ist auch das Führen externer Kassenbücher möglich. 14. Rechnungseingangsbuch Welche Rechnungen sind im Umlauf? Das ams.finance Modul Rechnungseingangsbuch wird Sie bei der Rechnungsverfolgung innerhalb Ihres Unternehmens unterstützen und Ihnen bei der Optimierung des Rechnungsdurchlaufs in Ihrem Unternehmen helfen. 25

27 Sichere Erfassung der Basisdaten Eingangsrechnungen werden in der Buchhaltung oder im Posteingang vorerfasst, wenn z.b. die Kontierung und Kostenrechnungsinformationen noch nicht oder nur unvollständig vorliegen. Selbstverständlich können alle Belege geändert, ergänzt und auch wieder gelöscht werden. Das Rechnungseingangsbuch kann mandantenübergreifend geführt werden und bietet somit eine Komplettübersicht aller Rechnungen im Umlauf. Erinnerung per Termin Für den Workflow im Unternehmen steht Ihnen zu jedem Beleg eine Terminverwaltung mit mehreren Terminen und Benutzern zur Verfügung. Wer sitzt auf den Rechnungen? So können Sie schnell ermitteln, an welcher Stelle in Ihrem Unternehmen die Abläufe gut funktionieren und wo Verbesserungspotential ist. 26

28 Die Integrationsmöglichkeiten der Finanzbuchhaltung lassen sich auf Ihre Organisation optimal anpassen. So erfolgt wahlweise die Freigabe der Belege aus dem Rechnungseingangsbuch oder Belege stehen in der Dialogerfassung zur Buchung bereit. Die Wesentlichen Leistungsmerkmale im Überblick: Einfache Erfassung von Eingangsrechnungen und gutschriften, ohne diese direkt zu buchen Änderung und Ergänzung von Belegdaten nach der Eingabe Mandantenübergreifende, mehrplatzfähige Erfassung Automatische Belegnummernvergabe Integration mit der Belegerfassung Direkte Freigabe von Belegen mit Prüfung auf Vollständigkeit und automatische Buchung Terminvergabe pro Beleg und Workflow-Tätigkeit Auswertung über Rechnungen im Umlauf und Termine mit direktem Drill-Down zur Erfassung mit verschiedenen Selektionsmöglichkeiten Terminkontrolle 15. Automatischer Import von Bankauszügen Routinearbeit minimieren Alle Bankbuchungen automatisch einlesen und Zeit gewinnen Automatische Buchungen am Beispiel des Imports von Bankauszügen: Per DFÜ werden die Bankauszüge in die ams.finance Software übertragen und dort nach Auswertung des Verwendungszwecks und des Absenders automatisch gebucht. Durch die automatische Auszifferung offener Posten wird Arbeitszeit gespart. Außerdem sind damit die Bankauszüge schnell und sicher verarbeitet ohne lästige Abstimmungsdifferenzen. Zahlungseingänge sind sofort gebucht Durch individuelle Einträge wird dem Programm mitgeteilt, welche Kürzel spezielle Kunden für Beleg- und/oder Kundennummer im Verwendungszweck nutzen. Durch einfaches Hinterlegen von Suchbegriffen und Buchungsvorschriften für Belege lassen sich auch wiederkehrende Lastschriften und Daueraufträge (z.b. Telekom-, Leasing- sowie Miet- und Bankspesenbuchungen etc.) automatisch verarbeiten. Damit ist dieses Zusatzmodul lernfähig und passt sich flexibel an die speziellen Belange Ihres Unternehmens an. 27

29 Mehr Zeit für die Klärung der Problemfälle Nach dem Einlesen der Datei in die ams.finance Finanzbuchhaltung stehen verschiedene Wege der Weiterverarbeitung offen: Eine schnelle, einfache und trotzdem kontrollierte Verarbeitung ist sichergestellt. Als Anwender bestimmen Sie Zeitpunkt, Reihenfolge und Mitarbeiter für die Bearbeitung der einzelnen Posten der Bankauszüge. Über Protokoll- und Anzeigefunktionen werden pro Auszug alle Positionen sichtbar und selektierbar nach verarbeitet, unverarbeitet, Benutzer oder Sachgebiet. Weitere Vorteile des Imports von Bankauszügen sind: Sie erhalten tagesaktuelle Bankauszüge Der Weg zur Hausbank entfällt Die Buchung ist einfach und vorkontiert Alle Bankbelege werden zeitnah gebucht Abstimmungsdifferenzen bei den Bankbuchungen sind ausgeschlossen Automatische OP-Auszifferung Sicherheit bei der Verarbeitung Einzelne Positionen lassen sich unterschiedlichen Benutzern zuordnen Einfache Aufteilung einzelner Positionen nach Sachgebieten Gleichzeitige Bearbeitung eines Bankauszuges an verschiedenen Arbeitsplätzen Bankauszuginformation an jedem gewünschten Arbeitsplatz In der Summe ein großes Rationalisierungspotential 28

30 16. Währung Devisenkonten führen und Bestände bewerten. Lassen Sie Kursgewinne und Kursverluste automatisch und damit sicher und zeitsparend von der ams.finance Finanzbuchhaltung ermitteln und buchen. Integriert in die gewohnte Arbeitsumgebung Ihrer ams.finance Programme erfüllt das Modul Währung für Sie einfach und effektiv Ihre Anforderungen an eine Währungsrechnung. Kursdifferenzen automatisch Sie können beliebig viele Währungen verwalten, Rechnungen in jeder Fremdwährung erfassen, Zahlungen buchen und verrechnen, Geldkonten in Hausoder Fremdwährung führen, Währungsrechnungen mit Umsatzsteuer buchen, nach Währungen getrennt mahnen, Kursgewinne/-verluste automatisch buchen, OP-Bewertungen zu einem Stichtag durchführen u.v.m. Kursgewinne und Kursverluste werden dabei getrennt nach Forderungen und Verbindlichkeiten automatisch auf Basis der hinterlegten Kurstabelle ermittelt wenn Sie möchten getrennt für jede Währung. 29

31 Erfassen Sie Fremdwährungsbelege wie normale Belege OP-Bewertung Nutzen Sie die ams.finance Lösung mit Haus- und Fremdwährung. Mahnen Sie pro Debitor nach Währung getrennt und in der Sprache der Fremdwährung. Belegwährung und Hauswährung Der eingegebene Fremdwährungsbetrag wird automatisch umgerechnet und zusätzlich in Hauswährung dargestellt. Die Ermittlung und die Buchung der Kursgewinne- und Kursverluste erfolgt automatisch. Belege werden in der Hauswährung unter Angabe des gültigen Kurses journalisiert. Im Berichtswesen stehen neben der Zahlungsliste (ggf. selektiert nach Fälligkeit und Skonto) auch die OP-Liste und eine nach Währung verdichtete OP- Liste (ggf. selektiert nach Währung und Kontenbereichen) zur Verfügung. Die Auswertung Fremdwährungsbestand informiert Sie immer aktuell über die Salden auf den Devisenkonten. Für die Meldung der Umsatzsteuer kann der amtliche Umrechnungskurs herangezogen werden. Die Abweichungen zwischen Einbuchungs- und Bewertungskurs erscheinen in einer gesonderten Bewertungsliste. Währung mit ams.finance Verwaltung beliebig vieler Währungen Pro Währung mehrere Kursarten zur unterschiedlichen Bewertung führen 30

32 Rechnungen und Gutschriften in Fremdwährung erfassen Umrechnungsdatum und -kurs automatisch erkennen Automatische Umrechnung in Hauswährung Journalisierung in Haus- und Fremdwährung Automatische Verbuchung der Kursgewinne und Kursverluste auf gesonderte Konten, ggf. nach Währung getrennt Zahlungsein- und -ausgänge in Währung buchen und verrechnen Geldkonten in Haus- oder Fremdwährung führen OPs nach Währung getrennt auswerten Automatisches Mahnwesen Mahnungen nach Währung getrennt Mahnungen in der Sprache der Währung Währungsumrechnungen mit Umsatzsteuer buchen Automatische Erstellung einer Bewertungsliste zur Umsatzsteuervoranmeldung Buchhaltung komplett in Hauswährung Währungsbeträge in den Auswertungen Liste Fremdwährungsbestand für Geldkonten Bewertungslauf zum Bilanzstichtag nach dem strengen Niederstwertprinzip Vorläufige Bewertungsläufe sind jederzeit möglich 17. Konsolidierung Konsolidieren Sie Ihre Unternehmung. Das Modul Konsolidierung bietet hohe Flexibilität durch: Übernahme der Daten externer Mandanten (verschiedene Standorte) in die Konsolidierung Nachträgliche Übernahme von Ursprungsmandanten in eine bereits bestehende Konsolidierung von Mandanten mit unterschiedlichen Währungen Berücksichtigung unterschiedlicher Kontenrahmen in den Ursprungsmandanten Berücksichtigung von Mandanten aus Fremdsystemen Mögliche Konsolidierungsverfahren sind: Gesamtkonsolidierung Dabei werden mehrere Mandanten zu einem Konsolidierungsmandanten zusammengefasst 31

33 Mehrstufige Konsolidierung Ein Konsolidierungsmandant kann selber als Mandant in eine weitere Konsolidierung einfließen. (A+B=C, D+E=F, C+F=G) Quotale Konsolidierung Es werden nur bestimmte Prozentanteile des oder der Ursprungsmandanten in den Konsolidierungsmandanten übernommen. Mandanten mit unterschiedlichen Währungen* konsolidieren Sie ebenfalls komfortabel. Bei der Konsolidierung können Sie Fremdwährungen in GuV und Bilanz unterschiedlich bewerten. Außerdem erstellen Sie automatische Voranmeldungen auch für umsatzsteuerliche Organschaften. Buchen im Konsolidierungsmandanten/Konzernverrechnung Automatisierte oder manuelle Verrechnungsbuchungen in der Konsolidierung auf verschiedenen Konsolidierungsebenen: Handelsbilanz I Handelsbilanz II Kapital Aufwendungen und Erträge Forderungen und Verbindlichkeiten Lieferungen von Konzernerzeugnissen ins Anlagevermögen Lieferung von Konzernerzeugnissen ins Umlaufvermögen/Einlagerungen Lieferung von Fremderzeugnissen Verrechnung sonstiger Erträge Die Konsolidierung dient der einfachen und schnellen Zusammenführung einzelner Mandanten in Konsoliderungsmandanten Sachkontensalden und Planwerte der Ursprungsmandanten fließen bei der Konsolidierung mit ein. Eine hohe Transparenz zeichnet den Konsolidierungsmandanten aus: Die Herkunft der Buchungen sicher erkennen Die Verkehrszahlen aller Ursprungsmandanten werden als Buchungen im Konsolidierungsmandanten gespeichert. So ist jederzeit nachvollziehbar, aus welchem Ursprungsmandanten die Buchungen stammen. Für die Auswertungen in der Konsolidierung nutzen Sie die Ihnen bereits bekannten Berichte aus den Gruppen Bilanz, BWA und Sachkonten. Dort steht eine Vielzahl von Auswertungen zur Verfügung. Zusätzlich steht für umsatz- 32

34 steuerliche Organschaften der Abruf einer zusammengefassten Umsatzsteuervoranmeldung zur Verfügung. Es geht noch mehr: In Verbindung mit der ams.finance-kostenrechnung können Sie nicht nur beliebig Ihre Konsolidierungsebenen ergänzen, sondern auch Konsolidierungsnachweise abrufen. Berichte über Ihren Konzern Als Berichtsaufbau wählen Sie die Struktur, die Ihren Anforderungen entspricht. Der Konsolidierungsnachweis gibt Auskunft über die Salden der Finanzbuchhaltung in den Ursprungsmandanten und über Umbuchungen auf den verschiedenen Stufen der Konsolidierung. 18. International Banking Komfortabler Auslandszahlungsverkehr inklusive Meldewesen In einem zusammenwachsenden Europa muss eine moderne und leistungsstarke Software für das Rechnungswesen den Zahlungsverkehr mit ausländischen Banken abwickeln können einfach, sicher und schnell. Keine doppelte Datenpflege in der Banksoftware Der Ablauf und Funktionsumfang beim Bearbeiten des Auslandszahlungsverkehrs entspricht dem bekannten Ablauf eines Inlandszahlungsverkehrs, die entsprechenden Swift-Adressen oder IBAN-Nummern sind im Kreditorenstamm hinterlegt. Natürlich orientiert sich der Auslandszahlungsverkehr in der ams.finance- Software streng an den gesetzlichen Vorgaben. So müssen beispielsweise nach 59 ff. AWV vom Auftraggeber statistische Angaben für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr vorgenommen werden. Statistische Meldungen kommen gleich mit Gemäß den derzeitigen gesetzlichen Vorgaben besteht für jede Zahlung ab einer gewissen Höhe eine Meldepflicht. Als Nachweis über durchgeführte Zahlungen erstellt die ams.finance-software ein Überweisungsprotokoll. 33

35 Beispiel für eine Bankverbindung zu einer französischen Bank Mit dem ams.finance Modul International Banking lassen sich folgende Zahlungen abwickeln: Zahlungen in den Euro-Geltungsbereich von einer Bank in Buchhaltungswährung oder von einer EU-Bank Zahlungen in Staaten außerhalb des Euro-Geltungsbereiches von einer Bank in Buchhaltungswährung oder einer Bank in einer Nicht- Eurowährung Inlandszahlungen von einer Bank in Buchhaltungswährung Globalisierung und Internationales Geschäft müssen heute reibungslos funktionieren. Das stellt hohe Anforderungen an die eingesetzte Software. Wenn Zahlungen ins Ausland getätigt werden, sorgt die ams.finance Software für den reibungslosen Ablauf

36 Kostenstellenauswertungen Istkostenrechnung mit direkten Kosten. Buchen Sie mit Kostenstelle? Benötigen Sie übersichtliche Kostenstellenauswertungen auf Istkostenbasis? Mit dem ams.finance Modul Kostenstellenauswertung können Sie eine Istkostenrechnung mit direkten Kosten ohne Kostenverteilung führen. Belege werden in der ams.finance Finanzbuchhaltung direkt mit Kostenstelle kontiert, die Kostenarten legt das Programm für Sie automatisch an. Ein Sachkonto entspricht dabei einer Kostenart. Als Auswertungen stehen Kostenartensaldenlisten und die vorhandene sowie individuell erstellte BWA-Steuerungen getrennt nach Kostenstellen zur Verfügung. Wahlweise können damit Kostenarten nach anderen individuellen Kriterien zusammengefasst werden. Die Auswertungen können je Kostenstelle oder verdichtet für einen beliebigen Kostenstellen -von-bis- Bereich erfolgen. Der Vergleich zum Vorjahr zeigt Ihnen die Kostenveränderung je Kostenstelle. Die Kostenarten zeigen an, welche Kosten entstanden sind. Sie werden automatisch angelegt und entsprechen in Bezug auf Kostenartennummer und Bezeichnung denen des Sachkontos. Ob eine Kostenart mit Kostenstellen bebucht werden muss, entscheiden Sie. Außerdem können Sie bei jedem Konto (Kostenart) einen Kostenstellenvorschlag hinterlegen. 35

37 Einfache Buchung mit Kostenstellenzuordnung Damit die Kostenrechnung mit der Finanzbuchhaltung abstimmbar ist, sollten alle Kostenbelege mit Kostenstelle gebucht werden. Wahlweise können Sie entsprechend der gewünschten Informationsdichte der Kostenstellenauswertungen auch die neutralen Aufwendungen und Erträge sowie die Erlöskonten mit Kostenstellen buchen. Übersichtliche Auswertungen stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Die Kostenartensaldenliste entspricht einer Sachkontensaldenliste getrennt nach Kostenstelle. Die Kostenartensaldenliste kann je Kostenstelle oder verdichtet für einen beliebigen Kostenstellen -von-bis- Bereich abgerufen werden. Weitere individuelle Auswertungsmöglichkeiten stehen über die BWA- Steuerung zur Verfügung. Sie können sowohl Ihre bereits bestehende BWA für die Finanzbuchhaltung nach Kostenstellen auswerten oder Kostenarten nach weiteren individuellen Kriterien steuern. Möchten Sie Ihre Kostenstellen budgetieren, Umlagen aller Art durchführen oder Kostenträger verwalten? Dann empfehlen wir Ihnen den Einsatz der ams.finance Kostenrechnung. 36

38 20. Zusammenfassende Meldung ZM für Saarlouis Das Zusatzmodul Zusammenfassende Meldung der ams.finance Finanzbuchhaltung erzeugt einen Ausdruck für die zu meldenden Umsätze aus dem EU- Binnenmarkt. Aufruf ZM Die Zusammenfassende Meldung ist vom Bundesamt für Finanzen in Saarlouis genehmigt und muss nur noch unterschrieben und verschickt werden. Für die eigenen Unterlagen verbleibt ein detailliertes Protokoll. Sicherheit durch ZM-Verprobung Alle Buchungen, die mit einem Steuerschlüssel (bei dem das VA-KZ für die innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen hinterlegt ist) gebucht wurden und die Buchungen, die über die Schnittstelle mit einer abweichenden USt-Ident-Nr. (z.b. verschiedene Niederlassungen) kommen, fließen in die Zusammenfassende Meldung sowie in die Verprobung ein. Einfach erstellt und immer korrekt ausgewiesen die ZM für Saarlouis

39 Prüferarbeitsplatz / IDEA-Ausgabeformat Komfortable Erfüllung der Abgabenordnung (GdPdU) ams.finance stellt für die Betriebsprüfung zwei Module zur Verfügung: Den Prüferarbeitsplatz und die Unterstützung des IDEA-Ausgabeformats. Im Rahmen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen hat der Betriebsprüfer seit dem das Recht, zwischen unmittelbarem und mittelbarem Zugriff auf Ihre Finanzdaten zu wählen oder eine so genannte Datenträgerüberlassung zu verlangen und das rückwirkend über die Daten von 10 Wirtschaftsjahren. In den ersten beiden Fällen heißt das konkret: Der Betriebsprüfer hat die Wahl, die Rechnungswesensoftware des zu prüfenden Unternehmens selbst zu nutzen oder die Anwender der Software aufzufordern, spezielle Auswertungen zu erstellen. Durch das Mehrjahreskonzept der ams.finance Finanzbuchhaltung ist der Zugriff auf beliebig viele Wirtschaftsjahre möglich. Dadurch reduziert sich der Aufwand bei der Vorbereitung und Durchführung der Prüfung. Der Prüferarbeitsplatz ams.finance Software hat die Berechtigungen für den Betriebsprüfer auf die steuerrelevanten Sachverhalten in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Finanzen vorkonfiguriert. Diese sind im Einzelfall individuell erweiterbar. Somit ist sichergestellt, dass die notwendigen Sachverhalte zur Ansicht freigeschaltet sind. Berichte, die die steuerlich relevanten Inhalte der Betriebsprüfung zeigen, sind im Profil enthalten. Was hat der Prüfer sich angesehen? Darüber hinaus protokolliert der Prüferarbeitsplatz sämtliche Bewegungen und Abrufe im Detail. Die Prüfung durch den Betriebsprüfer ist erst durch das erstellte Protokoll transparent. Das Prüferprotokoll beantwortet Fragen wie: Welche Liste wurde mit welchen Selektionen am Bildschirm betrachtet oder gedruckt? Das Unternehmen hat jederzeit die Kontrolle, welche Inhalte geprüft werden. Das IDEA-Ausgabeformat Dieses Modul ermöglicht die Datenträgerüberlassung im IDEA-Format. IDEA ist die von deutschen Finanzbeamten zur Analyse der Datenträger genutzte Prüfsoftware. 38

40 Für die Datenträgerüberlassung stellt die ams.finance Software steuerlich relevante Daten in einer Form zur Verfügung, die von der Prüfsoftware IDEA eingelesen und analysiert werden kann. Per Knopfdruck werden die Daten automatisch im IDEA-Format erzeugt und z.b. auf einer CD gespeichert. Ausgabe zur Datenträgerüberlassung im IDEA-Format 22. Internationalität Wir unterscheiden Landesrecht und Sprachenkonzept Immer mehr Unternehmen arbeiten über nationale Grenzen hinweg. Unterstützt werden Sie dabei von der leistungsstarken ams.finance Software für das Rechnungswesen, die in mehreren Sprachversionen und Lokalisierungen zur Verfügung steht. Mehr als nur Devisenrechnung Wo über Handelsbeziehungen hinaus Direktinvestitionen im Ausland getätigt werden, reicht der komfortable Umgang mit Devisen allein nicht aus. Vielmehr muss das Rechnungswesen auch strukturell auf den Datenaustausch mit ausländischen Niederlassungen vorbereitet sein. Länderversionen ams.finance Software ist die ideale Lösung, mit der länderübergreifend gearbeitet werden kann. Neben der bewährten deutschen Ausgabe stehen Sprachversionen in Englisch, Spanisch, Französisch und Flämisch zur Verfügung, weitere sind in Planung. Als europäisches Unternehmen begleitet die ams.finance Software die internationale Expansion und die Erfolge ihrer Kunden mit einer flexiblen und multilingualen Software für das Rechnungswesen, um an jedem Ort und zu jeder Zeit die notwendigen Finanz- und Analysedaten zur Verfügung zu haben. Selbstverständlich erfüllt die ams.finance Software dabei die jeweiligen gesetzlichen Länderanforderungen. Es stehen die lokalisierten Versionen für Niederlande, Spanien, Frankreich, Schweiz und Österreich auf das jeweilige Landesrecht abgestimmt zur Verfügung. 39

41 ams.finance Länderversionen: Anpassung an länderspezifische Vorgaben im Steuer- und Handelsrecht Anpassung an landestypische Arbeitsweisen Umsetzung elektronischer Bankenformate im nationalen Zahlungsverkehr Bilanzerstellung nach nationalem Recht auf Basis nationaler Kontenrahmen Berücksichtigung alternativer, internationaler Bilanzschemen Mit den Länderversionen der ams.finance Software arbeiten Sie einfach und komfortabel entsprechend der nationalen rechtlichen Besonderheiten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Aber das ist nicht alles auch kulturelle und landestypische Arbeitsweisen werden neben den gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt. Bilanz international Einheitliche Software in jeder Länderniederlassung Das einheitliche, unternehmensweite Softwarekonzept für Rechnungswesen von ams.finance Software bedeutet für Sie entscheidende unternehmerische Vorteile: Zeitnahes Reporting nach einheitlichen Standards, Transparenz und Vergleichbarkeit Ihrer Daten und Zahlen, die unternehmensweite Disposition von Mitarbeitern des Rechnungswesens. Und nicht zuletzt verfügen Ihre Mitarbeiter über ein einheitliches, unternehmensinternes Know-how. 40

42 Das ams.finance Sprachenkonzept Intelligente Trennung von Programm- und Datensprache Spracheinstellung unabhängig vom Landesrecht Diverse verfügbare Spracheinstellungen, z.b. Englisch, Französisch, Holländisch, Spanisch Neben der Optimierung von Geschäftsprozessen ist es eine der großen Herausforderungen internationaler Unternehmen, Sprachbarrieren zu überwinden. Die ams.finance Software stellt sich den hieraus entstehenden Anforderungen und bietet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine echte Mehrsprachigkeit auf Anwenderebene. Mit der Spracheinstellung Deutsch auf ein anderes Landesrecht zugreifen. Unabhängig von Datensprache und Landesrecht wählen Sie Ihre Sprachumgebung. Der Datenzugriff ist somit für jeden Anwender standort- und sprachunabhängig. US-GAAP Bilanz in Englisch/Deutsch 41

43 Ihr Vorteil im Überblick: Landespezifische Funktionalitäten Konsistent Oberfläche Bilanz nach internationalen Standards Mehrwährungsfähigkeit Nationaler und internationaler Zahlungsverkehr 23. Weitere Leistungsmerkmale Online-Dokumentationen Wie Sie es von einer Windows-Online-Hilfe erwarten, erhalten Sie Informationen direkt zum Thema. Für jeden Bildschirm im Programm liegt eine Dokumentation der Zusammenhänge und eine detaillierte Feldbeschreibung vor, je nach Sachverhalt auch im Beispiel oder Musterbildschirm. Das hierarisch aufgebaute Verzeichnis bietet darüber hinaus eine gute Orientierung im Handbuch, das synchron zu Ihren Bewegungen im Verzeichnis die Kapitel öffnet bzw. schließt und die Dokumente anzeigt. Wichtige Stellen können Sie durch Lesezeichen kennzeichnen. Logbuch Zum Nachweis der sachgemäßen Anwendung des Programms wird ein Logbuch geführt. Protokolle Alle Neuanlagen und Änderungen der Stammdaten werden protokolliert und können auf dem Bildschirm und dem Drucker ausgegeben werden. Zugriffsschutz/Berechtigungen Die ams.finance Software ermöglicht firmenabhängige und unabhängige Berechtigungen für die Benutzer und Benutzergruppen durch die Vergabe von Passwörtern. Berechtigungen sind auch auf Konten- oder Kostenstellenebene sowie einzelne Berichte möglich. In Verbindung mit diesen Passwörtern können Sie Programmteile für die Benutzer sperren. 42