Professionelle Geschäftsdiagramme mit Excel gestalten

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1 Manuskript zum Seminar Professionelle Geschäftsdiagramme mit Excel gestalten Holger Gerths und Rolf Hichert Dipl.-Ing. (TU) Holger Gerths, Blumenthalstraße 51, D Berlin Tel Prof. Dr. Rolf Hichert, HICHERT+PARTNER AG, Schmittenstrasse 15, CH 8280 Kreuzlingen, Tel Seite 1 von 44

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 5 Historische Entwicklung von Excel... 5 Positionierung von Excel innerhalb des Microsoft Office System... 6 Microsoft Office-Anwendungen... 6 Mit MS-Office Management Berichte erstellen... 7 A Mit Excel Diagramme professionell gestalten... 8 A.1 Diagramme...8 A.1.1 Word und PowerPoint... 8 A.1.2 Access... 8 A.1.3 Excel... 9 A.2 Diagrammtypen... 9 A.3 Diagrammelemente A.4 Diagrammoptionen A.4.1 Titel A.4.2 Achsen A Größen oder Rubrikenachse? A.4.3 Datenquellen A Diagramm als Bild kopieren A Das Diagramm tatsächlich von den Daten entkoppeln A.4.4 Speicherort A.4.5 Makro zuweisen A.4.6 Weitere Optionen A Aktives Diagramm A Diagrammtips A.5 Navigation in Diagrammen A.6 Diagramm Tricks A.6.1 Mehrzeilige Achsenbeschriftungen A.6.2 Rot-Grün Diagramm A Standard-Excel-Methode A Die bessere Alternative A.6.3 Legende A.6.4 Beschriftungen A.6.5 Titel und Fußnoten A.7 Diagrammbeispiel A.7.1 Daten...21 A.7.2 Diagramm A.7.3 Position A.7.4 säubern A.7.5 Randlos A.7.6 Größe Seite 2 von 44

3 A.7.7 Textformat A.7.8 Schritt A.7.9 Beschriftung A.7.10 Breite...22 A.7.11 Reihenfolge A.7.12 X-Achse (entfernen) A.7.13 X-Achse (einfügen) A.7.14 Summen A.7.15 Platz L-R (statisch) A.7.16 MinMax A.7.17 X-Achsenbeschriftung A.7.18 Y-Beschriftung (Legende) A.7.19 Vertikale Linie A.7.20 Farbwechsel der X-Achse A.7.21 Pfeil A.7.22 Ellipse...30 A.7.23 Horizontale Linien A.7.24 Doppelpfeil A.7.25 Textanmerkung A.7.26 Titel A.7.27 Kleine Werte A.7.28 Punkt Beschriftung A.7.29 Zweite Möglichkeit der Skalierung A.7.30 Verknüpfung zu Powerpoint B Mit Excel und PowerPoint Management-Berichte professionell gestalten B.1 Berichtskonzepte B.1.1 Powerpoint und Word B Zusammenarbeit von Dokumenten mit OLE B.1.2 Excel...34 B.1.3 Weblösungen B.2 Berichtsraster aufbauen und verwenden B.2.1 Beispiel PowerPoint B.2.2 Beispiel Excel B.3 Berichte aktualisieren B.3.1 Umbenennen des Herkunftsdokuments B.3.2 Umbenennen eines Diagramms B.4 Berichte automatisieren B.4.1 VBA Visual Basic For Applications B Leichter Einstieg B.4.2 Einführung in das Excel Diagramm aus VBA Sicht B.4.3 Workshop: Gemeinsames Erarbeiten einer Chart Automatisierung, aufgreifen des Wunschzettel aus Teil B Diagrammelemente ausrichten B Die Skalierung der Achsen festlegen Seite 3 von 44

4 B Das Diagramm anhand der Formatierung der Datentabelle formatieren und die Beschriftung zu kleiner Balken oder Säulen ausblenden B.5 Berichte im Web veröffentlichen B.5.1 Beispiele C Anhang C.1 Nützliche Tastenkombinationen C.1.1 Excel...44 C.1.2 Windows Seite 4 von 44

5 Einleitung Diese Einleitung gibt einen kurzen Überblick über die historische und systematische Positionierung von Excel, das heute als das mit Abstand wichtigste Software-Produkt für Controlling-Aufgaben bezeichnet werden kann. Alle anderen Wettbewerbsprodukte im Bereich der Tabellenkalkulation haben kaum noch Marktbedeutung. Historische Entwicklung von Excel Zu Beginn wird ein kurzer Abriss über die historische Entwicklung zum Microsoft-Produkt Excel gegeben, (siehe Tabelle 1). V Mehrere Arbeitsblätter (Worksheets) und VBA-Unterstützung 7 * 1995 Auch als "Excel 95" bekannt. Die erste 32-bit Hauptversion von Excel. Ähnliche Funktionen wie "Excel 5" Jahr Kommentar Version 1 für Macintosh Die erste Windows-Version wurde "Version 2. Sie enthielt eine Laufzeitversion von Windows 1.x Neu: Toolbars, Zeichnungsobjekte, Rahmen, Add-In-Unterstützung, 3D- Diagramme Die erste populäre Version "Excel 97" mit neuer VBA Entwicklungsumgebung, UserForms, Daten Gültigkeitsprüfung "Excel 2000" unterstützt HTML als natives Dateiformat, Reparieren von Dokumenten möglich, neue Office-Zwischenablage, Pivot-Tabellen, nicht modale User Forms, Verbesserungen bei den Diagrammen "Excel 2002" nun Teil von "Office XP". Viele neue Features, die aber wahrscheinlich nur von wenigen genutzt werden. Produktaktivierungstechnologie als Software-Kopierschutz Offizieller Name: Microsoft "Office Excel 2003". Neue Features: Verbesserte XML-Funktionalität, Listen in Sharepoint Portal Server freigeben, Smart Tag-Verbesserungen, und korrigierte statistische Funktionen Tabelle 1: Historische Entwicklung von Excel Seite 5 von 44

6 Positionierung von Excel innerhalb des Microsoft Office System Excel ist ein Produkt im Rahmen des Microsoft Office Systems, aus dem MS Office mit den Produkten Excel, Word, Powerpoint, Access und Outlook am bekanntesten ist (siehe Schaubild 1). Excel, Word, Powerpoint, Access und Outlook Schaubild 1: Das Microsoft Office System (Quelle: Microsoft Deutschland) Microsoft Office-Anwendungen Die klassischen von Office Anwendungen sind: Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook. Office wird von Microsoft immer weniger als reines Werkzeug zur isolierten Dokumentenerstellung positioniert, vielmehr wird das Dokument zum Rahmen für die Integration von externen Daten und Diensten. Durch das Einbeziehen von Server- Komponenten soll die Eignung für die Teamarbeit gesteigert werden. Beispielsweise können Datenbereiche in Excel als Liste definiert und mit dem SharePoint Portal Server anderen zur Bearbeitung zugänglich gemacht werden. Durch Verwendung von Smart Tags können in Excel-Tabellen Kontakte aus Outlook zum Einfügen angeboten werden. XML Datenquellen können in Excel zum Anzeigen und Bearbeiten in gewohnter Weise zusammengeführt werden. Excel-Arbeitsmappen können in HTML-Seiten umgewandelt werden und so per klick im Web veröffentlicht werden. Excel-Arbeitsmappen, Diagramme und Pivot-Tabellen können mittels der Office Web Components für interaktive Bearbeitung im Web freigegeben werden. Seite 6 von 44

7 Mit MS-Office Management Berichte erstellen Mit Excel und PowerPoint werden sehr häufig Management Berichte erstellt. Meistens jedoch werden dabei die Möglichkeiten beider und vor allem die Möglichkeiten der Zusammenarbeit nicht ausgenutzt. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ganz ohne Zusatztools - Geschäftsberichte mit Excel und PowerPoint erstellen. Der Fokus liegt dabei klar auf der Erstellung von Diagrammen mit MS-Excel. Darüber hinaus lernen Sie, wie Diagramme, Tabellen, Texte und Grafiken zu Berichtsseiten kombiniert werden. Diese können Sie alternativ mit Excel oder mit PowerPoint erstellen, ja nachdem, wie der Bericht weitergegeben werden soll. Seite 7 von 44

8 A Mit Excel Diagramme professionell gestalten In diesem Abschnitt wird die Erstellung von Diagrammen mit MS Office beleuchtet. Schwerpunkt ist hier wie versprochen Excel. Grundlage für alle dargestellten Beispiele ist Microsoft Office Excel 2003 in deutscher Sprache. A.1 Diagramme In allen Office-Anwendungen mit Ausnahme von Outlook - können Diagramme erstellt werden. Diese Diagramme werden durch die gemeinsam genutzte Office-Komponente MS- Graph erstellt. A.1.1 Word und PowerPoint Word und Powerpoint sind Anwendungen, die in der Regel keine oder fast keine Daten in tabellarischer Form beinhalten. In beiden Anwendungen können Diagramme mit Hilfe der jeweiligen eigenen lokalen Datenbereiche erstellt werden. Diagramme in Word und PowerPoint werden zunächst ohne Angabe eines Datenbereichs erstellt. Der Datenbereich dazu wird automatisch als Tabelle erstellt. In Excel und Access ist das anders. Dort kann ein Diagramm nur erstellt werden, wenn es dabei an bereits vorhandene Daten angebunden wird. Eine Referenz auf externe Daten ist in Word und PowerPoint nicht möglich. Diese Diagramme sind daher nicht dynamisch. Schaubild 2: Diagramm mit lokaler Datentabelle A.1.2 Access Microsoft Access ist eine Desktop Datenbank in Verbindung mit einem Datenbank Frontend. Seite 8 von 44

9 Diagramme in Access können in Formulare oder Berichte eingebaut werden. Sie können dort auf vorhandene Tabellen oder Abfragen zugreifen. Tabellen oder Abfragen können in Access auch auf externe Datenquellen zugreifen, z.b. über ODBC. Diagramme können in Formularen oder Berichten in Access an Datenfelder gebunden werden, so dass sich das Diagramm abhängig vom Datensatz verändert. A.1.3 Excel Diagramme in Excel zu erstellen ist vor allem wegen der zur Verfügung stehenden (2- dimensionalen) tabellarischen Datenbereiche effektiv. Excel-Tabellen haben entweder lokale statische Daten, sie können Daten aus externen Datenquelle "ziehen" oder aber auch durch externe Quellen eingetragen bekommen(siehe Stichwort "Sharepoint Portal Server" in Microsoft Office-Anwendungen). In Excel sind Diagramme entweder eigene Diagrammblätter oder sie sind in Tabellenblätter eingebettet Diagramme beziehen ihre Daten aus Excel-Zellbereichen Excel-Zellbereiche können statische Daten, Pivot-Tabellen oder Datenbereiche, die auf externe Datenquellen verweisen, enthalten Diagramme können auch auf Pivot-Tabellen basieren. Daraus werden spezielle Pivot- Diagramme A.2 Diagrammtypen Dieser Abschnitt vergleicht die Auswahl der Diagrammtypen aus dem vorhergehenden Seminar von Prof. R. Hichert mit den in Excel zur Verfügung stehenden. Schaubild 3: Zwölf-mal-zwölf-Diagrammtableau (Quelle: R.Hichert) Im Diagrammtableau gibt es eine Gliederung nach fünf Basistypen: 1. Säule 2. Balken 3. Punkt, Kreis 4. Waagerechte Linien, Flächen 5. Senkrechte Linien, Flächen Seite 9 von 44

10 Excel hat 14 Basis-Diagrammtypen, sieben davon werden zur Erstellung der Basistypen benötigt. Excel Diagrammtyp Diagrammtableau Basistyp Säule 1 Balken 2 Linie 4, 5 Kreis 3 Punkt 3 Fläche 4, 5 Ring - Netz - Oberfläche - Blase 3 Kurs - Zylinder - Kegel - Pyramide - Abbildung 1: Excel Diagrammtypen Fertig gestylte Diagramme können als benutzerdefinierte Typen abgespeichert werden. Die Formatierung der einzelnen Diagrammelemente muss damit beim nächsten Diagramm nicht wiederholt werden. Es gibt aber hier Grenzen, die man mit steigender Komplexität überschreitet. Diagramme mit verschiedenartigen inhomogenen Serien können zwar noch als benutzerdefiniert abgespeichert werden, jedoch kann anschließend nichts sinnvolles daraus erstellt werden. A.3 Diagrammelemente Excel Diagramme sind hierarchisch geschachtelt aus Elementen unterschiedlicher Typen aufgebaut, die hier kurz erläutert werden. Diagrammfläche (Chart Area) Achsen o o Primär (Achsengruppe) Größenachse Rubrikenachse Sekundär (Achsengruppe) Größenachse Rubrikenachse Zeichnungsfläche (Plot Area) o Reihen (SeriesCollection) Datenpunkte (Points) Datenbeschriftung (DataLabel) Seite 10 von 44

11 Titel Fußzeile (Beschriftung, kein "echtes Diagrammelement) Titel Datenbeschriftung Datenpunkt Diagrammfläche Legende Größenachse Rubrikenachse Fußzeile (Beschriftung) Datenreihe Zeichnungsfläche Abbildung 2: Diagrammelemente am Beispiel eines gestapelten Säulendiagramms A.4 Diagrammoptionen A.4.1 Titel Diagrammtitel können über Diagrammoptionen Diagrammtitel erstellt werden. Im Diagramm kann der Text des Titels gewählt und direkt bearbeitet werden. Dabei kann der Text oder Teile dessen mit Hilfe der Excel-Formatierungsfunktionen frei formatiert werden. Abbildung 3: Frei formatierbarer Diagrammtitel Es gibt weiterhin die Möglichkeit, das Titelobjekt an eine Excel Zelle oder einen Zellbereich zu binden. Das wird erreicht, indem der Titel markiert, in die Bearbeitungsleiste geklickt und anschließend auf die entsprechende Excel Zelle geklickt wird. Dabei verliert der Titel jedoch die Fähigkeit, jedes Zeichen einzeln markieren zu können. Dieses Feature setzen wir auf die Wunschliste für später. A.4.2 Achsen Diagramme verfügen üblicherweise über zwei Achsen, die zum Kategorisieren und Messen von Daten verwendet werden: eine Rubrikenachse (x) und eine Größenachse (y). 3D- Diagramme verfügen über eine dritte Achse (z). Kreis- und Ringdiagramme verfügen nicht über Achsen. Seite 11 von 44

12 A Größen oder Rubrikenachse? In Excel Charts gibt es verschiedene Arten von X-Achsen. Während die Y Achse immer eine Größenachse ist, kann die X Achse entweder eine Wertachse (als Zeitachse) oder eine Kategorienachse sein. Bitte beachten Sie, dass die X-Achse abhängig vom Diagrammtyp waagerecht oder senkrecht stehen kann! Eine Größenachse stellt einen kontinuierlichen Zahlenstrahl dar, während eine Rubrikenachse diskrete Punkte beinhaltet. A.4.3 Datenquellen Diagramme basieren auf einer Datenquelle, einem Excel-Zellbereich. Diagramme können auch von der Datenquelle abgekoppelt werden. Beispielsweise um das Diagramm in eine andere Arbeitsmappe zu kopieren, ohne externe Verknüpfungen in der Ziel-Mappe zu erzeugen. Hierzu gibt es zwei Methoden: A Diagramm als Bild kopieren 1. Das Diagramm markieren 2. Bei gedrückter Shift-Taste das Excel-Menü Bearbeiten "Bild Kopieren" klicken Abbildung 4: Bild kopieren 3. Das Bild aus der Zwischenablage in ein Bildbearbeitungsprogramm einfügen A Das Diagramm tatsächlich von den Daten entkoppeln 1. Im Diagramm nacheinander die Datenreihen selektieren und dann jeweils: 2. In die Excel Formelbearbeitungsleiste klicken 3. F9 drücken 4. Das Diagramm ist jetzt entkoppelt und kann in andere Excel Mappen oder andere Anwendungen kopiert werden, ohne externe Zellbezüge zu beinhalten. Seite 12 von 44

13 A.4.4 Speicherort Excel Diagramme können grundsätzlich als eigenes Diagramm-Blatt erstellt werden oder sie können in ein Excel Tabellenblatt eingebettet sein. Kontextmenü Speicherort Abbildung 5: Speicherort eines Diagramms A.4.5 Makro zuweisen Einem in Excel eingebetteten Objekt, wie zum Beispiel einem Diagramm kann mit der Funktion "Makro zuweisen..." im Kontextmenü eine Funktion zugewiesen werden, die ausgeführt wird, wenn das Objekt angeklickt wird. Der Mauszeiger wird dann über dem zum Objekt zum "Hand"-Symbol. Beispiel: Erstellen Sie mit Excel ein beliebiges Diagramm Wählen Sie aus dem Kontextmenü des Diagramms "Makro zuweisen..." Klicken Sie den Button "Neu" Der VBA Editor öffnet sich und es erscheint eine leere Prozedur die in etwa so aussieht: Sub TheChartShape_BeiKlick() End Sub Fügen Sie beliebigen VBA Code ein, der beim Anklicken ausgeführt werden soll, z.b.: Sub TheChartShape_BeiKlick() MsgBox "Chart created by TheMega AG " End Sub Schließen Sie das VBA Editor Fenster und klicken Sie auf das Diagramm A.4.6 Weitere Optionen Excel Menü Extras Optionen Diagramm Seite 13 von 44

14 Abbildung 6: Diagrammoptionen A Aktives Diagramm Dieser Abschnitt ist dementsprechend nur aktiviert, wenn ein Diagramm selektiert ist. Leere Zellen: Abbildung 7: Beispiel: Leere Zellen werden nicht gezeichnet Seite 14 von 44

15 Abbildung 8: Beispiel: Leere Zellen werden als Nullwert gezeichnet Abbildung 9: Beispiel: Leere Zellen werden interpoliert Nur sichtbare Zellen zeichnen: Wenn diese Option aktiviert ist, zeigt das Diagramm keine Werte auf ausgeblendeten Bereichen an. A Diagrammtips Legt fest, welche Informationen im Tooltip angezeigt werden, wenn der Mauszeiger über ein Diagramm Element bewegt wird. Ein Tooltip ist ein kleines, in der Regel hellgelbes Fenster (siehe Abbildung 10), das angezeigt wird, wenn der Mauszeiger über einen Button, Textfeld oder Ähnliches bewegt wird. In Office Diagrammen werden Tooltips "Diagrammtips" genannt. Seite 15 von 44

16 Abbildung 10: Diagrammtip A.5 Navigation in Diagrammen Diagramme bestehen, wie in Abschnitt A.3 beschrieben, aus einer Hierarchie von unterschiedlichen Objekten, die nicht nur logisch ineinander, sondern auch räumlich übereinander liegen. Schon in einfachen aber besonders in komplexeren Diagrammen wird es schwierig oder sogar unmöglich, Elemente wie einzelne Datenpunkte oder Datenreihen per Mausklick zu selektieren. Man klickt auf das gewünschte Objekt, ausgewählt ist jedoch häufig ein überlappendes anderes Element. Abhilfe schafft hier die Tastatur. Selektieren Sie durch einen Mausklick ein beliebiges Element in einem Diagramm und verändern Sie die Auswahl mit Hilfe der 4 Pfeiltatsten. Im Excel Namenfeld links neben der Formelbearbeitungsleiste wird der Name des momentan ausgewählten Objekts angezeigt. Wenn Sie das gewünschte Element selektiert haben, öffnen Sie das Kontextmenü mit Hilfe der Menü-Taste der Windows Tastatur (siehe Abbildung 11). Ein Mausklick würde die mühsam errungene Auswahl wahrscheinlich wieder verändern. Abbildung 11: Windows Tastatur: Menü-Taste Alternativ dazu können Sie alle Objekte auch mit der Symbolleiste Diagramm markieren (siehe Abbildung 12). Seite 16 von 44

17 Abbildung 12: Symbolleiste Diagramm A.6 Diagramm Tricks A.6.1 Mehrzeilige Achsenbeschriftungen In Excel Diagrammen gibt es die Möglichkeit, Achsenbeschriftungen aus mehreren Zeilen zusammenzusetzen. Selektiert man eine Achse, ist der entsprechende Datenbereich markiert. Diesen kann man auch über mehrere Zeilen oder Spalten aufziehen. Hierbei ergeben sich dann jedoch unschöne Skalenstriche (Abbildung 13), die nur dadurch zu entfernen sind, dass alle Linien der entsprechenden Achse ausgeblendet werden und damit leider auch die Achse selbst. Um jedoch wie in Abbildung 14 wieder eine Achsenlinie zu erhalten, wird diese als Diagrammelement eingefügt. Im vorliegenden Beispiel wurde eine Datenreihe aus Säulen eingefügt mit der Abstandsbreite 0, also Säule an Säule dicht nebeneinander. Die Höhe der Säulen wird durch Anpassung der Daten auf die gewünschte Strichstärke gebracht. Die Datenreihe ist auf der Sekundär-Achsengruppe, um die übrigen Diagrammelemente nicht zu beeinflussen. Eine alternative Möglichkeit ist das Einfügen eines Liniendiagramms als X-Achse. Seite 17 von 44

18 Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ist Plan PKW LKW LKW PKW Ist Plan Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Abbildung 13: Mehrzeilige Achsenbeschriftung mit störenden Skalenstrichen LKW PKW Ist Plan Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Abbildung 14: Mehrzeilige Achsenbeschriftung ohne Skalenstriche Das Beispiel von Abbildung 14 finden Sie auf der CD in Diagrammoptionen - Achsen.xls auf dem Blatt Mehrzeilige Rubrikenachse. A.6.2 Rot-Grün Diagramm A Standard-Excel-Methode Säulen oder Balkendiagramme können positive und negative Werte automatisch in unterschiedlichen Farben anzeigen, z.b. rot und grün. Seite 18 von 44

19 12 A -3 B 10 C 37 D 10 E -11 F 3 G -3 H Abbildung 15: Rot-grün Bei der Option Datenreihen Formatieren können Sie zwar die Option Invertieren falls negativ wählen, jedoch nur EINE Farbe. Um Beide Farben bestimmen zu können, gehen Sie wie folgt vor: 1. Kontextmenü "Datenreihen formatieren" 2. Registerkarte "Muster" 3. "Invertieren falls negativ" aktivieren 4. Schaltfläche "Fülleffekte" 5. Registerkarte "Muster" 6. Vordergrund "Rot" auswählen 7. Hintergrund "Grün" auswählen 8. Mit Schaltfläche "OK" alle Fenster schließen 9. Erneut Kontextmenü "Datenreihen formatieren" 10. Registerkarte "Muster" 11. "Grün" auswählen 12. Schaltfläche "OK" drücken Das Beispiel von Abbildung 15 finden Sie auf der CD in Rot-Grün.xls. A Die bessere Alternative Alternativ dazu können Sie zwei Hilfsdatenbereiche anlegen, von denen einer nur die positiven und einer nur die negativen Werte aus dem Original Datenbereich anzeigt. Jeder dieser beiden Datenbereiche bildet eine separate Datenreihe im Diagramm. Diese können einfach beispielsweise rot und grün formatiert werden. Wichtig ist hierbei das Zahlenformat der Beschriftungen. Mit dem Format 0;0; werden 0-Werte nicht angezeigt. Dieses Beispiel befindet sich ebenfalls in Rot-Grün.xls. A.6.3 Legende Die Standardlegende von Excel (Beschriftungen mit farbigen Kästchen) hat gegenüber der direkten Beschriftung einzelner Linien oder Säulenabschnitte den Nachteil, dass diese nach dem Schwarzweiß-Kopieren nicht mehr lesbar ist. Seite 19 von 44

20 Aber auch dann, wenn die Beschriftung ohne die farbigen Kästchen direkt neben einer der äußeren Säulen angebracht ist, fehlt die exakte Zuordnung zu den einzelnen Säulenabschnitten (siehe Error! Reference source not found., linke Seite). Für die Beschriftung der linken oder rechten Säulenabschnitte in der exakten Höhe (siehe Error! Reference source not found., rechte Seite) ist ein Trick erforderlich, der in Diagrammbeispiel Säulen.xls näher behandelt wird. Diesem Trick liegt die Methodik zugrunde, unabhängige Datenbeschriftungen frei zu positionieren, die im nächsten Abschnitt beschrieben wird. Abbildung 16: Legende herkömmlich und mit angepassten Abständen A.6.4 Beschriftungen Die Beschriftungen, die standardmäßig an Excel Diagrammen angezeigt werden können, sind in ihren Formatierungsmöglichkeiten begrenzt. So können Säulendiagramme beispielsweise nur mit zentrierten Beschriftungen versehen werden, anstatt, wie bei Zahlenwerten üblich, rechtsbündig. Beschriftungen jeglicher Art in Diagrammen lassen sich unabhängig von den vorgesehenen Beschriftungsoptionen der Diagrammelemente (Säulen, Balken, Achsen, Legenden, ) nachbilden. Dies geschieht grundsätzlich durch das Hinzufügen von unsichtbaren Diagrammelementen, wo lediglich deren Beschriftung sichtbar gemacht wird. Besonders gut positionierbar ist hier das Punkt-Diagramm, da hier auch die Kategorienachse als kontinuierlicher Zahlenstrahl benutzt wird und somit auf jeden beliebigen Punkt positioniert werden kann. Die Beschriftungs-Label dieser Diagramm-Elemente können jetzt mit jeder beliebigen Excel- Zelle verkabelt werden, indem Sie (jedes einzelne) markieren, die "=" Taste drücken und dann auf die Zelle klicken, deren Wert die Beschriftung anzeigen soll. Diese Vorgehensweise wird in Diagrammbeispiel Säulen.xls näher behandelt. A.6.5 Titel und Fußnoten Titel können mit der Standard-Titel-Funktionalität der Excel-Diagramme und Fußnoten durch Einfügen von Textfeldern erstellt werden. Soll jedoch eines der Elemente aus einem formatierten Excel-Zellbereich stammen, ist es nicht mehr möglich, diesen ohne Verlust der Formatierung dynamisch mit dem Zellbereich zu verknüpfen. Seite 20 von 44

21 Eine sehr einfache Methode, diesen Nachteil zu umgehen ist, das Diagramm transparent zu machen und die entsprechenden Beschriftungen direkt in die Excel-Zellen hinter dem Diagramm zu legen. Diese Vorgehensweise finden Sie auch in der Übung Diagrammbeispiel Säulen.xls. A.7 Diagrammbeispiel Anhand der Arbeitsschritte in der Arbeitsmappe Diagrammbeispiel Säulen.xls, die Sie in den Seminarunterlagen finden, können Sie jetzt als Übung ein Diagramm erstellen. Hierbei werden insbesondere Aspekte wie Formatierung, Achsendarstellung, Festlegen der Achsenskalierung, Summen über gestapelten Säulen, Legenden, Farbpaletten, Einfügen von Hervorhebungen wie Linien und Pfeilen sowie Titel und Fußnoten beleuchtet. Das Beispiel ist aus mehreren Arbeitsblättern aufgebaut, die aufeinander aufbauende Schritte darstellen. Der Stand, der damit erreicht werden soll, ist im jeweils nächsten Arbeitsblatt zu finden. So können Sie Ihr Ergebnis mit dem Muster vergleichen und setzen Ihre Arbeit immer wieder auf einem neuen Stand auf. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte des Diagrammbeispiel Säulen.xls beschrieben. A.7.1 Daten A.7.2 Diagramm Ein neues Diagramm anhand basierend auf dem Zellbereich B4:N8 einfügen: Markieren Sie die Zellen B2:N6, klicken Sie auf den Button Diagrammassistent in der Excel- Werkzeugleiste, wählen Sie den Diagrammtyp Säule und als Untertyp gestapelte Säule. A.7.3 Position Verschieben Sie das Diagramm in die linke obere Ecke des weißen umrandeten Zellbereich zur Zelle B10. Um es exakt dort einzurasten, halten Sie beim Verschieben die Alt-Taste gedrückt. A.7.4 säubern Markieren Sie die graue Zeichnungsfläche des Diagramms und entfärben Sie diese durch drücken der Entfernen- (oder Del-) Taste. Dasselbe erreichen Sie durch klicken mit der rechten Maustaste auf die Zeichnungsfläche, wählen des Menüpunkts Zeichnungsfläche formatieren und im folgenden Dialog Muster Fläche Keine. Ebenso markieren Sie die Hilfslinien und blenden sie mit der Entfernen-Taste aus. Markieren Sie ebenso die Excel-Legende und die vertikale Größenachse im Diagramm und entfernen diese. Seite 21 von 44

22 A.7.5 Randlos Markieren Sie eine der Datenreihen des Diagramms und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontextmenüpunkt Datenreihen formatieren. Wählen Sie im folgenden Dialog auf dem Reiter Muster Rahmen Keine. A.7.6 Größe Vergrößern Sie die Zeichnungsfläche auf die maximal im Diagramm mögliche Größe. A.7.7 Textformat Markieren Sie die X-Achse, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontext- Menüpunkt Achse formatieren, wählen Sie im folgenden Dialog den Reiter Schrift, entfernen das Häkchen Automatisch skalieren und setzen den Schriftgrad auf 10. Verfahren Sie genauso mit allen anderen Beschriftungen in diesem Beispiel. A.7.8 Schritt 20 Farbindex importieren Der Farbindex von Excel umfasst 40 Standardfarben, 8 Diagrammfüllfarben und 8 Farben für Diagrammlinien. Es können nicht mehr als diese 56 Farben gleichzeitig in einer Excel- Arbeitsmappe dargestellt werden. Jeder dieser 56 Farbindices kann jedoch mit einer beliebigen Farbe, die auf dem Rechner zur Verfügung steht, belegt werden. Dies können Sie mit dem Menü Extras Optionen Farbe erreichen. Wenn Sie neben der geöffneten Excel- Arbeitsmappe weitere Arbeitsmappen öffnen, erscheinen diese im Dialog in der Auswahlbox Farbe kopieren aus. Öffnen Sie von der CD die Datei Farbindex.xls. Wechseln Sie zurück zum Diagrammbeispiel, öffnen Sie erneut den Dialog Extras Optionen Farbe und wählen Sie in Farbe kopieren aus Farbindex.xls. Die Farbpalette wurde jetzt aus Farbindex.xls in das Diagrammbeispiel kopiert. Sie können auf diese Wiese mehrere Farbpaletten erstellen und diese in bestehende Excel-Arbeitsmappen laden. A.7.9 Beschriftung Markieren Sie eine der Datenreihen des Diagramms und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontextmenüpunkt Datenreihen formatieren. Wählen Sie im folgenden Dialog auf dem Reiter Datenbeschriftung Wert. Verlassen Sie den Dialog mit OK. Die anderen Datenreihen können Sie ebenso formatieren, aber Sie können diese auch (direkt nach der vorher Beschriebenen Formatierung) markieren und die letzte Aktion mit der Taste F4 wiederholen. Öffnen Sie für die neu entstandenen Beschriftungsreihen mit dem Kontextmenü Datenbeschriftungen formatieren den Dialog und wechseln Sie zum Reiter Schrift, entfernen das Häkchen Automatisch skalieren und setzen den Schriftgrad auf 10 In Diagrammen mit Beschriftungen und vielen sich überlagernden Elementen lässt es sich nur schwierig mit der Maus navigieren. Beachten Sie hier bitte hierzu den Abschnitt A.5 Navigation in Diagrammen. A.7.10 Breite Öffnen Sie für eine beliebige Datenreihe erneut den Dialog Datenreihen formatieren. Wechseln Sie zum Reiter Optionen. Ändern Sie den wert für Abstandsbreite auf 60. Die Werte für Abstandsbreite und Überlappung haben die Einheit % von der Säulenbreite. Die Einstellungen im Reiter Optionen wirken sich auf alle Datenreihen aus. A.7.11 Reihenfolge Öffnen Sie für eine beliebige Datenreihe erneut den Dialog Datenreihen formatieren. Wechseln Sie zum Reiter Datenreihenanordnung. Kehren Sie dort mit den Nach-oben und Nach-unten Tasten die Reihenfolge der Datenreihen um. Seite 22 von 44

23 A.7.12 X-Achse (entfernen) Formatieren der zweizeiligen X-Achse: Die X-Achse hat, bedingt durch den durch den mehrzeiligen Datenbereich, senkrechte Trennlinien zwischen den Kategorienbeschriftungen. Diese lassen sich mit Excel-Bordmitteln nur insofern entfernen, als dass Sie im Dialog Achsen formatieren in Muster Linien generell auf keine stellen. Damit ist jedoch auch die Achsenlinie selbst verschwunden. A.7.13 X-Achse (einfügen) Um wieder eine Linie zu erzeugen, fügen wir eine Datenreihe aus schwarzen Säulen ein, die die Abstandsbreite 0 haben und eine so geringe Höhe, dass diese wie eine schwarze Linie aussieht. Der Vorteil dieses Vorgehens ist, dass die Achse dadurch, dass ihr ein Zahlenbereich zugrunde liegt, dynamisch in ihrer Dicke verändert werden kann. Das Vorgehen ist dabei im Einzelnen wie folgt: Fügen Sie unter dem Datenbereich unter Zeile 8 eine neue Zeile in die Excel Tabelle ein. Beschriften Sie die Zelle B9 mit dem Namen ( X-Achse ), den der neue Datenbereich erhalten soll. Wählen eine Zelle außerhalb (im Beispiel P12), um dort die gewünschte Dicke der Achse einzutragen, z.b. 3. Tragen Sie jetzt in den Zellen C7 N7 jeweils einen Verweis auf diese Zelle ein (=$P$10). Ändern Sie später nur noch die Zelle P10. Jetzt fügen Sie, basierend auf dem Zellbereich C7:N7 eine neue Datenreihe ein. Dies kann mit verschiedenen Methoden gemacht werden: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle des Diagramms und wählen Sie den Kontextmenüpunkt Datenquelle. Wechseln Sie zum Reiter Reihe. Klicken Sie unter der Liste Datenreihe auf Hinzufügen. Markieren Sie die neu in der Liste entstandene Datenreihe (Reihe5). Klicken Sie in das nebenstehende Feld Name und dann in die Excel Zelle B7. Entfernen Sie den Inhalt des Feldes Werte und markieren den Excel-Zellbereich C7:N7. Verlassen Sie den Dialog mit OK. 2. Die nächste Möglichkeit geht erheblich schneller: Markieren Sie den Zellbereich B7:N7 und kopieren ihn mit Strg-C oder Bearbeiten Kopieren in die Zwischenablage. Markieren Sie anschließend das Diagramm. Wählen Sie aus dem Excel Pulldownmenü Bearbeiten Inhalte Einfügen. Im folgenden Dialog wählen Sie: Zellen einfügen als neue Datenreihe, Werte (Y) aus Zeilen und Reihenname in erster Spalte. 3. Die schnellste aber nicht immer zielsicherste Möglichkeit ist: Markieren Sie den Zellbereich B7:N7 und ziehen ihn mit der Maus per Drag & Drop über das Diagramm und lassen ihn dort los. Die neu entstandene Datenreihe X-Achse muss nun auf die Sekundärachsengruppe gebracht werden, um sich nicht mehr mit den anderen Säulen zu Stapeln: Markieren Sie diese, am besten mit den Pfeiltasten und öffnen Sie den Dialog Datenreihen formatieren. Wechseln Sie zum Reiter Achsen und wählen dort Sekundärachse. Verlassen Sie den Dialog mit OK. Markieren Sie die auf der rechten Seite sichtbar gewordene sekundäre Größenachse und entfernen diese mit der Entfernen-Taste. Öffnen Sie für die neue Datenreihe erneut den Dialog Datenreihen formatieren, wechseln zum Reiter Muster und wählen Rahmen: Keine, Fläche [schwarz]. Wechseln Sie zum Reiter Optionen und ändern die Abstandsbreite auf 0. A.7.14 Summen Fügen Sie eine neue Zeile 7 ein, wie im nächsten Schritt Platz L-R zu sehen ist. Schreiben Sie in B7 den Namen der neu zu erstellenden Datenreihe (Schweiz). Füllen Sie die Zellen C7:N7 mit den Summen der jeweils darüberliegenden 3 Zellen. Fügen Sie, basierend auf diesem neuen Zellbereich, genau wie im vorhergehenden Schritt, eine neue Datenreihe in das Diagramm ein. Sie können wieder zwischen den 3 oben beschriebenen Methoden wählen. Seite 23 von 44

24 Bringen Sie die neue Datenreihe zuerst auf die Sekundärachsengruppe, damit sie sich nicht mit den anderen Datenreihen überlagert (stapelt oder gruppiert). Markieren Sie die Datenreihe und öffnen Sie den Dialog Datenreihen formatieren. Wechseln Sie zum Reiter Achsen und wählen dort Sekundärachse. Da der Diagrammtyp der neu eingefügten Datenreihe bisher noch nicht festgelegt werden konnte, muss dieser ggf. jetzt geändert werden auf Gruppiertes Säulendiagramm. Dies erreichen Sie, indem Sie die neue Datenreihe markieren und mit dem Kontextmenü Diagrammtyp zum o.g. Diagrammtyp wechseln. Falls die neue X-Achse jetzt gestrichelt erscheint, setzen Sie für diese Datenreihe (X-Achse oder Summe) in Datenreihen formatieren Optionen die Überlappung auf 100%. Anschließend geben Sie der neuen Datenreihe eine Beschriftung, welche die Summen darstellen wird und machen die Datenreihe selbst unsichtbar: Markieren Sie die neue Datenreihe und wählen Sie das Kontextmenü Datenreihen formatieren. Wählen Sie in diesem Dialog den Reiter Datenbeschriftung und dort die Option Wert. Dann wechseln Sie zum Reiter Muster und wählen Rahmen Keine sowie Fläche Keine, OK. Öffnen Sie für die neu entstandenen Beschriftungsreihen mit dem Kontextmenü Datenbeschriftungen formatieren den Dialog und wechseln Sie zum Reiter Schrift, entfernen das Häkchen Automatisch skalieren und setzen den Schriftgrad auf 10. A.7.15 Platz L-R (statisch) Leersäulen links und rechts einfügen: Um für die Legende Platz zu schaffen, die in Error! Reference source not found.error! Reference source not found. erstellt wird, werden in diesem Schritt links und rechts im Diagramm Leersäulen eingefügt, die die Höhe 0 haben und damit unsichtbar sind. Sie reservieren lediglich den Platz rechts und links. Fügen Sie zunächst in die Datentabelle links neben Januar und rechts neben Dezember 3 neue Spalten ein. Jetzt markieren Sie im Diagramm die PKW-Datenreihe (Achtung, nicht die Beschriftungsreihe markieren!). Sie sehen in der Datentabelle drei farbig umrahmte Zellbereiche: Den (Y-) Wertebereich, den Namensbereich und die (X-) Rubrikenachse. Diese Bereiche können an diesen Markierungen verändert werden. Erreicht werden soll, dass sich die Bereiche nicht nur von Januar bis Dezember erstrecken, sondern jetzt auch die neu eingefügten Leerspalten mit umfassen. Excel 97 und Excel 2000: Schieben Sie die Markierung mit der Maus 3 Spalten weiter nach links. Der Mauszeiger muss sich dabei genau über der farbigen Umrahmungslinie befinden und als Symbol den Zeiger haben. Danach vergrößern Sie den Bereich, indem Sie das kleine Quadrat unten rechts am Markierungsrahmen 6 Spalten nach rechts ziehen. Excel 2002 (XP) und Excel 2003: Ziehen Sie den Datenbereich mit einem der kleinen Quadrate links am farbigen Markierungsrahmen um 3 Spalten nach links größer. Ziehen Sie den Datenbereich dann entsprechend mit einem der Quadrate rechts am farbigen Markierungsrahmen um 3 Spalten nach rechts größer. Vergrößern Sie den Bereich der Kategorienachse wie oben beschrieben nach links, jedoch belassen Sie die rechte Grenze der Markierung auf Dezember. Wiederholen Sie dies für die anderen beiden Datenreihen (NFZ und LKW) sowie für die X- Achse und die Summe. Dynamische Leersäulen links und rechts einfügen: Seite 24 von 44

25 Die Leersäulen aus dem vorhergehenden Schritt haben den entscheidenden Nachteil, dass Ihre Anzahl und damit die erzeugte Breite nicht dynamisch verändert werden können. Dieser Schritt zeigt eine Möglichkeit, eine variable Anzahl Leerspalten zu erzeugen, die durch Zellwerte gesteuert werden kann. Dies geschieht dadurch, dass die X-Achse nicht mehr vom Typ Kategorienachse ist, sondern eine Zeitachse. Im vorhergehenden Schritt haben Sie links und rechts der Datentabelle 3 leere Spalten eingefügt. Entfernen Sie je 2 der 3 Spalten, so dass auf jeder Seite eine leere Spalte übrig bleibt. Tragen Sie in eine Zelle einen Wert für die Anzahl Leerspaltern links ein und in eine zweite einen Wert für die Anzahl Leerspalten rechts (beispielsweise jeweils eine 3). Blenden Sie ggf. die Zeile 10 ein. Fügen Sie unter Zeile 10 eine neue Zeile ein. Diese Zeile wird den neuen Datenbereich für die X-Achse beinhalten. Der Datenbereich erstreckt sich von Spalte C bis P, er hat also 14 Zellen. Die zweite bis 13. Zelle sind durchgehend aufsteigend ganzzahlig nummeriert ( 3, 4, 5, 6 ). Die erste Zelle ist fest 1. Die zweite Zelle ist die erste plus der Anzahl Leerspalten links. Die letzte (14.) Zelle ist gleich die vorletzte plus der Anzahl Leerspalten rechts. Legen Sie nun auf dem Diagramm mit dem Kontextmenü Datenquelle die Beschriftung der Rubrikenachse (X) und die Beschriftung der sek. Rubrikenachse (X) auf den neuen Bereich C11:P11 fest. Wählen Sie nun im Kontextmenü Diagrammoptionen Achsen für beide Rubrikenachsen den Typ Zeitachse. Sei sehen, dass die Zahlen 1 bis 18 in die Entsprechenden Datumswerte bis umgewandelt werden. Da die Achse nun keine brauchbare Beschriftung mehr enthält, blenden Sie sie aus, indem sie die Achse markieren und mit der Entfernen-Taste unsichtbar machen. A.7.16 MinMax Eine vertikale Platzhalterreihe erstellen: Um eine einheitliche Skalierung aller Diagramme in einem Bericht zu erreichen ist es nötig, dass die Diagramme eine gleich skalierte Größenachse haben. Hier liegt zunächst auf der Hand, entsprechend für die Achse im Dialog Achsen formatieren Skalierung die Werte Minimum und Maximum manuell zu setzen und die Häkchen Automatisch entsprechend zu entfernen. Das funktioniert prinzipiell hervorragend, jedoch muss jede nachträgliche Änderung in jedem Diagramm nachgezogen werden. Alternativ dazu werden in diesem Schritt zwei vertikale Platzhaltersäulen eingefügt, die dadurch, dass sie in allen Diagrammen gleicher Skalierung gleichgroß sind und immer betragsmäßig größer sind als die größten/kleinsten Säulen in allen Diagrammen. Dadurch, dass diese Säulen in jedem Diagramm die größte Ausdehnung haben (nach oben und unten), bestimmen sie die automatische Skalierung der Y-Achse. Der Vorteil hierbei ist, dass die Skalierung beliebig vieler Diagramme durch Ändern von zwei Werten, dem Datenbereich der Platzhaltersäule, angepasst werden kann. Erstellen Sie zunächst den Datenbereich für die Platzhaltersäule. Im Beispiel wird in Zelle R28 der Maximalwert aller Zellen der Summen-Datenreihe ermittelt und als Höhe der ersten Säule verwendet. Zelle R29 ist der entsprechende Platzhalterwert nach unten, der dem negativen Konfigurationswert Rand unten entspricht. Zusätzlich wird zum Maximalwert der Konfigurationswert Rand oben addiert, um dynamisch Platz für die Summen-Beschriftung zu lassen. Fügen Sie dem Diagramm basierend auf Zelle R28:R29 eine neue Datenreihe hinzu. Die neue Datenreihe bekommt den Namen MinMax, der in Zelle R27 hinterlegt wird. Die neue Datenreihe kann sowohl auf der Primär- als auch auf der Sekundärachsengruppe sein. Seite 25 von 44

26 Anschließend machen Sie die Datenreihe unsichtbar: Markieren Sie die neue Datenreihe und wählen Sie das Kontextmenü Datenreihen formatieren. Wählen Sie in diesem Dialog den Reiter Datenbeschriftung und dort die Option Wert. Dann wechseln Sie zum Reiter Muster und wählen Rahmen Keine sowie Fläche Keine, OK. Testen Sie die Wirkung der Platzhalterreihe, indem Sie manuell die Werte in S24 und S25 ändern. A.7.17 X-Achsenbeschriftung Um trotz der Rubrikenachse als Zeitachse wieder eine Achsenbeschriftung zu erhalten, erzeugen Sie neue Datenreihen, die diese Beschriftung beinhalten. Hierzu erzeugen Sie zwei Datenreihen vom Typ Punkt. Der Datenbereich B36:O38 ist bereits vorbereitet. Die erste Zeile beinhaltet die X-Koordinaten, die zweite und dritte Zeile beinhaltet jeweils die Y- Koordinaten für die beiden Datenreihen. Markieren Sie die Zellen D37:O38, kopieren sie in die Zwischenablage, markieren das Diagramm und wählen aus dem Excel-Menü Inhalte einfügen. Im folgenden Dialog wählen Sie: Zellen einfügen als neue Datenreihe, Werte (Y) aus Zeilen. Wandeln Sie die neue Datenreihe ggf. in ein Punktediagramm um. Bearbeiten Sie die beiden neuen Datenreihen nun mit dem Kontextmenü Datenquelle. Weisen Sie den Datenreihen jeweils B37 und B38 als Datenreihenname zu. Definieren Sie außerdem den Bereich D36:O36 als X-Werte für jede der Datenreihen. Formatieren Sie jetzt Die Datenreihen. Entfernen Sie Linien und Markierungen und aktivieren Sie Datenbeschriftungen als Y-Wert. Öffnen Sie für die neu entstandenen Beschriftungsreihen mit dem Kontextmenü Datenbeschriftungen formatieren den Dialog und wechseln Sie zum Reiter Schrift, entfernen das Häkchen Automatisch skalieren und setzen den Schriftgrad auf 10. Anschließend verlinken Sie die Beschriftungslabel mit den entsprechenden Zellen (Jan-Dez, Plan, Ist). Markieren Sie eine der Beschriftungsreihe und durchlaufen Sie die einzelnen Beschriftungslabel mit der Pfeil nach rechts - Taste. Drücken Sie jeweils die "=" Taste und klicken Sie anschließend auf die entsprechende zu verlinkende Zelle. Um diese Arbeit zu erleichtern, liegt diesem Beispiel ein VBA-Makro bei. Sie können es mit ALT-F11 öffnen. Es befindet sich in Modul1 und heißt LinkLabels. Sie können die 4 Konstanten C_SHEET_LINKLABELS, C_STARTDATAPOINT_LINKLABELS, C_FIRSTCELL_LINKLABELS und C_SERIESNAME_LINKLABELS im Modul ganz oben anpassen und damit beliebige Beschriftungsreihen mit Zellbereichen verknüpfen. Dieses Makro wurde geschrieben, um die Arbeit zu erleichtern, wenn es sich um sehr viele Beschriftungslabel handelt. A.7.18 Y-Beschriftung (Legende) Nachdem mit den Leersäulen links und rechts neben den sichtbaren Säulen Platz für eine Legende geschaffen wurde, wird zunächst der Datenbereich für die Variante der Legende auf der rechten Seite geschaffen. Die Legende soll folgendermaßen platziert sein: Die Texte stehen rechts neben der Dezember Säule Alle Texte sind linksbündig übereinander Jeder Text steht neben dem zugehörigen Wert auf der Höhe des (Dezember-) Säulenabschnitts Hierzu wird als neu zu erstellender Diagrammtyp ein Punktediagramm gewählt. Die Punkte selbst werden unsichtbar und nur die Beschriftung wird sichtbar sein. Seite 26 von 44

27 Zunächst wird der Datenbereich für das Punktediagramm erstellt. Ein Punktediagramm hat einen Bereich für die X- und einen für die Y-Koordinaten. Datenpunkte in Punktediagrammen können auch auf der X-Achse beliebige Werte zwischen den Kategorien annehmen. Die Y-Koordinaten der Legende werden in den Zellen W6:W8 erstellt. Bitte beachten Sie, dass Excel-Diagramme die Datenreihen immer in umgekehrter Reihenfolge darstellen, wie die Zeilen im Datenbereich angeordnet sind, also auf dem Kopf stehend. Der Y-Wert für LKW steht in der Zelle W6 und ist die Hälfte des nebenstehenden Dezember Werts =Q6/2. Der Y-Wert für den nächsten Legendenpunkt ist der darunterliegende LKW-Dezember Wert und die Hälfte des aktuellen NFZ Werts =Q6+(Q7/2). Danach ist jede weitere Koordinate jeweils gleich der Summe aller darunterliegenden Werte plus der Hälfte des jeweils aktuellen. Für die PKW-Legende bedeutet dies =SUMME(Q6:Q7)+(Q8/2). Die X-Koordinaten werden in V6:V8 erstellt. Diese sind alle gleichgroß, da alle Legendenpunkte übereinander angeordnet sein sollen. Hierbei gilt für das Punktediagramm, dass alle Kategorien auf der X-Achse (Jan-Dez) auch mit fortlaufenden Zahlenwerten (hier 1-12) adressiert werden können. Hierbei müssen die 3 Leersäulen links mitgezählt werden, do dass Januar=4 und Dezember=15 ist. Wenn die Legende rechts neben der Dezember-Säule platziert sein soll, kann beispielsweise der X-Wert 15,3 benutzt werden. Markieren Sie den Y-Zellbereich und kopieren ihn mit Strg-C in die Zwischenablage. Markieren Sie dann das Diagramm und wählen aus dem Excel Pulldownmenü Bearbeiten Inhalte Einfügen. Im folgenden Dialog wählen Sie: Zellen einfügen als neue Datenreihe und Werte (Y) aus Spalten. Sie sehen zunächst eine Datenreihe aus 3 nebeneinanderliegenden Säulen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf des Diagramm und wählen aus dem Kontextmenü Datenquelle. Gehen Sie zum Reiter Reihe und markieren Sie in der Liste die neue Datenreihe (ganz unten). Tragen Sie im Feld Name den Namen Legende ein. Löschen Sie den Inhalt der Box X-Werte und ziehen Sie den Bereich V6:V8 auf, der dadurch dort eingetragen wird. Beenden Sie den Dialog mit OK. Sie sehen jetzt Die Punkte rechts neben der Dezember Säule. Markieren Sie die neue Datenreihe (Pfeiltasten!) und wählen das Kontextmenü Datenreihen formatieren. Wählen Sie in diesem Dialog den Reiter Datenbeschriftung und dort eine beliebige Option. Wählen Sie im Reiter Muster Markierung ohne. Beenden Sie den Dialog mit OK. Öffnen Sie für die neu entstandenen Beschriftungsreihen mit dem Kontextmenü Datenbeschriftungen formatieren den Dialog und wechseln Sie zum Reiter Schrift, entfernen das Häkchen Automatisch skalieren und setzen den Schriftgrad auf 10. Markieren Sie jetzt die einzelnen Beschriftungsobjekte und verdrahten sie mit den entsprechenden Zellen, deren Beschriftung angezeigt werden soll: Die untere Beschriftung markieren, Taste = drücken, auf die Zelle B6 (LKW) klicken und dann die Return-Taste. Die Beschriftung zeigt jetzt dynamisch den Wert der Zelle B6 an. Dies wiederholen Sie einfach für die anderen beiden Legendenpunkte. Legende wahlweise links oder rechts anzeigen In diesem Schritt wird eine zweite Legende auf der linken Seite des Diagramms eingefügt. Es soll jeweils (umschaltbar) nur eine der beiden Legenden angezeigt werden. Im Beispiel steht in Zelle AC16 entweder der Wert L oder R (Legende links oder rechts). Zunächst werden die Zellen, abhängig von Zelle AC16 ( L oder R ) in zwei separate Bereiche aufgeteilt. Dazu werden links neben Spalte B zwei neue Spalten eingefügt. Die erste enthält die Beschriftungen für die Legende links, die zweite für die Legende rechts. Beispiel für die Zelle B6 (LKW, links): =WENN($AC$16="L";D6;"") Seite 27 von 44

28 Jan Ist LKW LKW 90 Nutzfah Nutzfah 60 PKW PKW 240 Sum 390 Legende L Abbildung 17: Zelle AC16= L Beispiel für die Zelle C6 (LKW, rechts): =WENN($AC$16="R";D6;"") Jan Ist LKW LKW 90 NutzfahNutzfah 60 PKW PKW 240 Sum 390 Legende R Abbildung 18: Zelle AC16= R Die Beschriftungsobjekte der Legenden werden jetzt mit diesen neuen Zellbereichen verknüpft, statt, wie vorher, mit den statischen (LKW, NFZ, PKW). A.7.19 Vertikale Linie Hier ist zunächst der Datenbereich interessant. Fügen Sie unter Zeile 5 (Plan/Ist) eine neue Zeile ein und füllen Sie diese mit den Zahlen 1-12, beginnend bei Spalte Januar. Diese Zeile wird benötigt, um im nächsten Schritt mit einer WVerweis-Formel die Position des Wortes Plan in Zeile 5 zu bestimmen. Dies macht die Formel (im Beispiel in AC13) =WVERWEIS("Plan";$F$5:$Q$6;2;FALSCH) + 3-0,5 WVerweis (=Waagerechter Verweis) sucht im (zweizeiligen) Bereich $F$5:$Q$6 in der ersten Zeile die Position des Wortes Plan und gibt den Zellwert derselben Position aus Zeile 2 zurück. Anschließend werden noch die 3 Leersäulen hinzugezählt (+3) und 0,5 abgezogen, da die Trennlinie VOR Plan zwischen 2 Säulen stehen soll. Im Beispiel (Abbildung 19) ist Zeile 14 die Koordinate für den Anfangspunkt der Linie (X=7,5 und Y=0) und Zeile 15 der Endpunkt (X=7,5 und Y=924), wobei dieser Y-Wert gleich dem Oben beschriebenen Max-Wert für die Platzhaltersäule ist. AC AD 13 Senkrechte Trennlinie 14 7, ,5 924 Abbildung 19: Datenbereich für die senkrechte Trennlinie Markieren Sie diesen Datenbereich (AC13:AD15), kopieren ihn in die Zwischenablage, markieren das Diagramm und wählen aus dem Excel-Pulldowmenü Inhalte einfügen. Im folgenden Dialog wählen Sie: Zellen einfügen als neue Datenreihe, Werte (Y) aus Spalten, Reihenname in erster Zeile und Rubriken (X-Achsenbeschriftung) in erster Spalte. Ggf. muss jetzt der Diagrammtyp des neuen Diagrammelements geändert werden in Punkt mit Linien ohne Datenpunkte. Anschließend formatieren Sie Farbe und Stärke der so entstandenen senkrechten Linie mit Datenreihen formatieren. Seite 28 von 44

29 A.7.20 Farbwechsel der X-Achse Die Vorgehensweise ist hier, die neben der vorhandenen X-Achsen Datenreihe eine weitere Datenreihe einzufügen. Die erste Datenreihe bekommt eine rote, die zweite eine grüne Hintergrundfarbe. Beide Datenreihen haben unterschiedliche Zellbereiche. Vorher waren alle dieser Werte gleichgroß, im Beispiel 3 (Reihe X-Achse). Jetzt sind Blenden Sie ggf. die Zeile X-Achse wieder ein und fügen Sie zwei neue Zeilen unter dieser Zeile ein. Erstellen Sie die Formeln dieser Zellen nach dem Vorbild in Error! Reference source not found.. Die Zeile X1 hat hier bei Plan einen Wechsel von 3 auf 0. Die Zeile X2 hat jeweils genau die entgegengesetzten Werte. Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ist Plan LKW NFZ PKW Sum X-Achse X X Abbildung 20: Datenbereiche für die rot-grüne X-Achse Verschieben Sie zuerst den Datenbereich der Reihe X-Achse. Markieren Sie diese Datenreihe (Pfeiltasten!), die Excel Zellen in der Zeile X-Achse sind farbig markiert. Verschieben Sie beide Markierungen, Namensbereich und Wertebereich eine Zeile nach unten auf die neue Zeile X1. Jetzt ändern Sie für diese Datenreihe die Hintergrundfarbe auf grün. Markieren Sie dann die Zellen D13:S13 (Zeile X2), kopieren sie in die Zwischenablage, markieren das Diagramm und wählen bearbeiten Inhalte einfügen. Wählen Sie im folgenden Dialog die gleichen Optionen wie beim Erstellen der X-Achse. Sorgen Sie dafür, dass die neue Datenreihe auf der Sekundärachsengruppe ist und ändern Sie ggf. den Typ auf Gruppierte Säulen. Jetzt ändern Sie für diese Datenreihe die Hintergrundfarbe auf rot. A.7.21 Pfeil Grafiken wie beispielsweise Pfeile können zunächst nur in flächige Diagrammelemente eingefügt werden, wie in Säulen oder Balken. Punktdiagramme besitzen diese Eigenschaft nicht. Um ein Punktdiagramm mit einem Pfeil versehen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie zunächst den Datenbereich für den Punkt. Im Beispiel ist dieser Bereich der obere Punkt der vertikalen Trennlinie (AE21:AF22). Erstellen Sie mit dem Menü Datenquelle Hinzufügen eine neue Datenreihe, wählen Sie AF 22 als Wertebereich und AF 21 als Namensbereich. Wandeln Sie die Datenreihe in den Typ Punkt um. Markieren Sie die neue Datenreihe, wählen Sie das Excel-Menü Einfügen Grafik Aus Datei und wählen im Dateidialog aus dem Beispiel-Verzeichnis eine der Dateien Pfeil L.gif, Pfeil R.gif, Pfeil O.gif oder Pfeil U.gif aus. Eine Alternative zum Einbinden externer Grafiken ist die Verwendung von Excel Grafiken. Zeichnen Sie aus dem Excel Menü Autoformen (in der Werkzeugleiste Zeichnen) einen Pfeil und formatieren Farbe und Größe so, wie sie im Diagramm erscheinen sollen. Markieren Sie den Pfeil und kopieren ihn in die Zwischenablage. Markieren Sie anschließend den Punkt Pfeil im Diagramm und fügen dort den Pfeil ein. Seite 29 von 44

30 A.7.22 Ellipse Hier wird genau wie beim Pfeil zunächst ein Punkt eingefügt. Grundlage hierzu ist der Datenbereich Ellipse. Statt wie beim Punkt eine Grafik aus einer Datei zu verwenden, zeichnen Sie eine Excel-Ellipse. Kopieren Sie dese in die Zwischenablage, markieren den neuen Punkt und fügen die Ellipse ein. A.7.23 Horizontale Linien Die beiden waagerechten Trennlinien funktionieren analog zu der vertikalen Trennlinie. Sehen Sie sich hierzu die beiden Datenbereiche Waagerechte Trennlinie 1 und Waagerechte Trennlinie 2 an. Jede der Trennlinien ist eine separate Datenreihe. A.7.24 Doppelpfeil Der Doppelpfeil besteht aus 3 dicht nebeneinander liegenden Linien (Punktdiagramm). Den beiden mittleren Datenpunkten wird entsprechend das Symbol Pfeilspitze O.gif und Pfeilspitze U.gif hinzugefügt. Um die Linien als eine dicke Linie erscheinen zu lassen, wird den Datenreihen entsprechend eine größere Linienstärke zugewiesen. Abbildung 21: Datenreihen für den Doppelpfeil A.7.25 Textanmerkung Der Datenbereich für die Textanmerkung (Z25:AA27) beinhaltet die Koordinaten für den Datenpunkt sowie die Beschriftung. Die Koordinaten sind eine Kopie des Pfeils. Markieren Sie den Bereich Z25:AA27, kopieren ihn in die Zwischenablage, markieren dann das Diagramm und fügen den Bereich mit Datenreihe einfügen ein. Im folgenden Dialog wählen Sie: Zellen einfügen als neue Datenreihe, Werte (Y) aus Spalten, Reihenname in erster Zeile und Rubriken (X-Achsenbeschriftung in erster Spalte). Ändern Sie ggf. den Diagrammtyp der neu eingefügten Datenreihe in Punkt(XY). Editieren Sie die neue Datenreihe mit Datenreihen formatieren, weisen Sie eine beliebige Beschriftung zu und entfernen Sie das Punktsymbol (Muster Markierung ohne). Verlinken Sie die Beschriftung, indem Sie das (einzelne) Beschriftungsobjekt selektieren, die = -Taste drücken und anschließend die Zelle AF27 (27%) markieren und dann Return drücken. A.7.26 Titel Message, Titel und Fußnoten einfügen: Sie können auf herkömmlichem Weg einen Diagrammtitel einfügen, indem Sie mit dem Kontextmenü Diagrammoptionen im Reiter Titel einen Diagrammtitel eintragen. Das anschließend erscheinende Textfeld kann formatiert werden, auch einzelne Zeichen unterschiedlich. Wie andere Beschriftungen auch, kann der Diagrammtitel auch mit einer Zelle verlinkt werden. Um eine Fußnote (oder beliebigen anderen Freitext) einzufügen, Seite 30 von 44

31 markieren Sie das Diagramm und schreiben Sie einfach den gewünschten Text. Dieser erscheint nach Abschluss mit der Return Taste als Textfeld. Wenn Sie das Textfeld mit einer Zelle verlinken möchten, beginnen Sie den Text einfach mit der = -Taste und klicken anschließend mit der Maus auf die entsprechende Zelle. Der alternative und vom Autor bevorzugte Weg ist, einfach das Diagramm transparent zu machen (Diagrammfläche formatieren Muster Fläche keine) und die Beschriftung hinter dem Diagramm in den Excel-Zellen zu hinterlegen. Achtung: Das Diagramm ist nur transparent, wenn es nicht selektiert ist. A.7.27 Kleine Werte Zu kleine Werte ausblenden Um die Anzeige der Beschriftung der Säulen mit einer eigenen Logik steuern zu können, um Werte unterhalb einer festgelegten Größe auszublenden, erzeugen sie zunächst einen Excel-Datenbereich, der die neuen Beschriftungen enthält. Im Beispiel ist dies der Bereich Werte F44:Q46. Dieser Bereich ist eine Referenz auf den Eingabe-Datenbereich, mit dem Zusatz, dass die zahl nur dann angezeigt wird, wenn sie über einem Grenzwert liegt. Dieser Grenzwert ist im Beispiel der Konfigurationswert Min. sichtbarer Wert. Verlinken Sie die Datenbeschriftungen der Säulen mit diesem Zahlenbereich oder verwenden Sie zur Erleichterung der Arbeit das VBA-Makro LinkLabels. A.7.28 Punkt Beschriftung Beschriftung rechtsbündig und frei positionierbar Um eine frei platzierbare, rechtsbündige Beschriftung zu erstellen, muss zunächst die Beschriftung der Datenreihen wieder entfernt werden. Sie können die Beschriftungsreihen markieren und mit der Entfernen-Taste ausblenden. Die neue Beschriftung wird auf dieselbe Weise erzeugt, wie Sie es bereits bei den Legenden und der X-Achsen Beschriftung kennen gelernt haben. Ein Punktediagramm mit nicht sichtbaren Punktsymbolen und verlinkten Beschriftungen wird über die Säulen des Diagramms gelegt. Die Zellen X-Koord sind hier die X-Koordinaten für die Beschriftung, die Zellen H45:S47 sind die Y-Koordinaten für jeden einzelnen Punkt. Der Bereich Werte wird wie im vorigen Beispiel für die Beschriftung verwendet. Um die Datenreihen einzufügen, markieren Sie den Y-Koordinaten-Bereich (D48:S50), kopieren ihn in die Zwischenablage, markieren das Diagramm und fügen die Datenreihe mit Bearbeiten Inhalte einfügen ein. Im folgenden Dialog wählen Sie: Zellen einfügen als neue Datenreihe, Werte (Y) aus Zeilen und Reihenname in erster Spalte. Ändern Sie ggf. den Typ der neuen Datenreihen in Punkt ohne Verbindungslinien. Öffnen Sie für die neuen Datenreihen den Dialog Datenreihen formatieren und fügen Sie eine beliebige Beschriftung hinzu. Ändern Sie den X-Koordinatenbereich aller 3 Beschriftungs-Datenreihen auf den Bereich X- Koord. Markieren Sie jetzt der Reihe nach jedes einzelne Beschriftungsobjekt und verlinken es mit den Zellen des Werte-Bereichs. Bearbeiten Sie die neuen Beschriftungsreihen mit Beschriftungsreihen formatieren und entfernen das Häkchen bei Schrift Automatisch skalieren. A.7.29 Zweite Möglichkeit der Skalierung Hier wird eine zweite Möglichkeit gezeigt, wie ein Diagramm von außen skaliert werden kann. Die Achsen sind, im Gegensatz zu den vorhergehenden Beispielen fest skaliert, Min und Max-Wert sind nicht mehr automatisch skaliert. Die MinMax Datenreihe wurde entfernt. Seite 31 von 44

32 Anstattdessen wird ein zweiter Datenbereich eingeführt, der mit einem Skalierungsfaktor multipliziert wird. Das Diagramm greift auf diesen Datenbereich statt auf den Originalbereich zu. Dieses Verfahren funktioniert nur, wenn alle Beschriftungen mit dem originalen Datenbereich verknüpft sind, da diese sonst ebenfalls skaliert werden würde. A.7.30 Verknüpfung zu Powerpoint Hier wird das Diagramm in eine definierte Größe von 642 x 482 Pixel gebracht. Diese Abmessungen in 150% Vergrößerung entspricht genau der Powerpoint Foliengröße von 960 x 720 Pixel. Die Größe einer Zeile oder Spalte in Pixel sehen Sie beim Ändern der Breite oder Höhe mit der Maus im Tooltip (gelbe Fahne), ab Version Seite 32 von 44

33 B Mit Excel und PowerPoint Management- Berichte professionell gestalten Der vorhergehende Abschnitt befasste sich mit der Erstellung von Excel Diagrammen, die eine Grundlage von Management Berichten darstellen. In diesem Abschnitt wird der Schritt von einzelnen Diagrammen zur Berichtsseite beschrieben. B.1 Berichtskonzepte Ausgehend von der Annahme, man habe sich zur Erstellung von Diagrammen für Excel Charts entschieden, gibt es verschiedene Wege, diese in Management-Berichten weiter zu verarbeiten. Insbesondere Bedeutung haben hierbei Lösungen basierend auf Powerpoint, Word, Excel sowie Weblösungen im weiteren Sinne. B.1.1 Powerpoint und Word Bei der Verwendung von Powerpoint und Word hat man es aus technischer Sicht zunächst einfach. Die fertigen Diagramme werden aus Excel in die Zwischenablage kopiert und in das Zieldokument eingefügt. B Zusammenarbeit von Dokumenten mit OLE Dieses mittlerweile selbstverständliche kleine Kunststück gelingt mit einer Technologie namens OLE (Object Linking and Embedding), die es ermöglicht, Dokumente (oder Teile davon) in andere Dokumente einzubinden. Dabei kann das Einbinden entweder Einbetten bedeuten (Embedding) oder "Verlinken" (Linking). Beim Einbetten werden die Quelldaten kopiert und stehen nicht mehr mit dem Quelldokument in Verbindung. Beim "Verlinken" wird eine Referenz auf das Quellobjekt eingefügt. Beide Verfahren speichern zudem den Namen der Herkunftsanwendung mit ab, mit der das eingebettete oder "verlinkte" Dokument geöffnet werden kann. Das Verfahren ist in OLE-fähigen Anwendungen nahezu uniform. Das Dokument oder der Dokumentbereich wird in der Quellanwendung markiert und in die Zwischenablage kopiert. Anmerkung: Hier wird in der Regel nicht wirklich kopiert, sondern es wird aus Ressourcen- Spar-Gründen nur ein "Wegweiser" auf die Daten im Speicher in die Zwischenablage kopiert. Der OLE-Modus (Einbetten oder "Verlinken") wird erst beim Einfügen in der Zielanwendung bestimmt. Im einfachsten Fall wird mit Strg-C eingefügt. Das heißt implizit Einbetten, also Dokumentdaten kopieren. Mit dem Menü Bearbeiten Inhalte einfügen... (Edit Paste special...) kann bewusst gewählt werden. Es wird zwischen "Einfügen" und "Verknüpfung einfügen" unterschieden. Dass Dokumente, wie zum Beispiel dieses, sehr groß werden, obwohl alle Bilder nur als Links eingebaut wurden liegt daran, dass zusätzlich ein Schnappschuss des Dokuments als Bild eingefügt wird, damit das Hauptdokument auch angezeigt werden kann, wenn die Quelldokumente nicht zur Verfügung stehen. Seite 33 von 44

34 Auf mit OLE eingebaute Dokumente können verschiedene Aktionen angewendet werden, z.b. bearbeiten, öffnen, drucken. Dies hängt von den Fähigkeiten der Zielanwendung ab und von den Verben (OLE Sprache), die die Quellanwendung im System zur Verfügung stellt. B.1.2 Excel Excel eignet sich auch als Berichtsgenerator, um aus Tabellen, Diagrammen, Grafiken und Texten Berichtsseiten zu arrangieren. Mit dem Excel-"Kamera"-Werkzeug können Diagramme sowie sonstige beliebige Zellbereiche als dynamische Bilder auf einem Arbeitsblatt angeordnet werden. Beispiel hierfür ist das Blatt Bericht in Berichtsbeispiel.xls. Die Excel Kamera ist ein Feature, das nur innerhalb von Excel funktioniert, nicht jedoch für die dynamische Verlinkung nach PowerPoint oder in andere Office Dokumente. B.1.3 Weblösungen Soll ein Management-Bericht als Weblösung im Intra- oder Internet bereitgestellt werden, ist die Vorgehensweise der Bereitstellung anders als bei Desktop Lösungen. Abgrenzung: In diesem Workshop werden nur solche Lösungen betrachtet, die auf Excel Diagrammen basieren. Dieser Punkt wird in B.5 Berichte im Web veröffentlichen näher behandelt. B.2 Berichtsraster aufbauen und verwenden Ein Bericht - und damit jede Berichtsseite - hat den Anspruch auf eine möglichst hohe Informationsdichte. Um dementsprechend mehrere Elemente, wie Diagramme, Tabellen, Grafiken und Texte auf einer Seite organisiert anzuordnen, verwendet man ein Berichtsraster. B.2.1 Beispiel PowerPoint In PowerPoint gibt es verschiedene Wege, Berichtsraster aufzubauen. Um die Aufteilung einer Seite zu gestalten, kann zunächst auf ein vorgefertigtes Folienlayout aufgebaut werden. Elemente wie Titel und Fußzeile werden formatiert und angeordnet. Der Berichtskörper selbst kann durch PowerPoint-Zeichnungselemente wie Autoform-Rechtecke oder Tabellen gebildet werden. Diese werden günstigerweise auf dem Folienmaster platziert, um sie später ausblenden zu können. Ein fertig gestaltetes Berichtsraster kann zur Wiederverwendung als Entwurfsvorlage (.pot) gespeichert werden. Beispiel für ein 3 x 3 Raster ist Berichtsbeispiel1.ppt das auf 3 x 3 Raster.pot aufbaut. Ein anderes Beispiel ist das Raster für einen ROI Baum in Berichtsbeispiel2 ROI Baum Vorlage.ppt. Als Beispiel zum Bearbeiten kann Berichtsbeispiel2 ROI Baum.ppt mit Diagrammen aus Diagrammbeispiel ROI Baum.xls ausgearbeitet werden. B.2.2 Beispiel Excel Betrachten wir noch einmal das Blatt Bericht in Berichtsbeispiel.xls. Hier ist das Berichtsraster durch die Aufteilung von Zeilenhöhe und Spaltenbreite festgelegt. B.3 Berichte aktualisieren Das Aktualisieren von Diagrammen, die wie in den vorangehenden Beispielen in einer Rahmenanwendung aus externen Excel Arbeitsmappen eingefügt sind, hängt vor allem davon ab, dass die externen Arbeitsmappen-Referenzen auch gefunden werden. Probleme Seite 34 von 44

35 tauchen vor allem dann auf, wenn die Dateien transportiert werden und am Zielort nicht mehr im gleichen Unterverzeichnis-Gefüge landen. Sollte das der Fall sein, können die Verknüpfungen in die beispielsweise in PowerPoint eingefügt sind, im Menü Bearbeiten Verknüpfungen... neu zugeordnet werden. Leider kann nur jede Verknüpfung einzeln verändert werden, wodurch die Aktualisierung bei vielen extern eingefügten Diagrammen einige Zeit kosten kann. Hinzu kommt, dass nur Verknüpfungen auf ganze Dokumente (z.b. Excel-Arbeitsmappen) neu angegeben werden können. Will man eine Verknüpfung auf ein Diagramm in einer Arbeitsmappe aktualisieren, dann ist das mit dem Dialog Verknüpfungen... nicht möglich, da lediglich eine Dateiauswahl angeboten wird. Sind alle Referenzen in Ordnung, können diese mit dem Kontextmenü Aktualisieren aktualisiert werden. Beim Öffnen des Dokuments wird angefragt, ob vorhandene Verknüpfungen aktualisiert werden sollen. Dies betrifft nur Verknüpfungen vom Typ automatisch. Verknüpfungen können gezielt verändert werden. Es handelt sich in der Regel um Umbenennen oder Verschieben des Herkunftsdokuments oder neu erstellen und damit Umbenennen des verknüpften Elements, z.b. des Diagramms. B.3.1 Umbenennen des Herkunftsdokuments Wir betrachten das Beispiel eines Excel-Diagramms das in Powerpoint eingebunden ist. Als Beispiel stehen die Dokumente Umbenennen.xls und Umbenennen.ppt auf der CD bereit. Um das Herkunftsdokument, also die Excelmappe umzubenennen, ohne die Verknüpfung aus der PowerPoint Folie zu zerstören, öffnen Sie Umbenennen.ppt, doppelklicken Sie das Diagramm, so dass sich dieses in Excel öffnet. Wählen Sie in Excel Speichern unter... und geben Sie den neuen Dateinamen an. Schließen Sie Excel und sehen Sie sich in Powerpoint in Verknüpfungen... das Ergebnis an. Nachträgliches Ändern des Herkunftsdokumentnamen ist nur möglich, wenn das gesamte Dokument und nicht nur ein Diagramm aus diesem eingebunden ist. Weiterhin sollte beachtet werden, dass sich Namen, wenn diese vom Benutzer nicht selbst festgelegt wurden, Office-sprachabhängig ändern. Der folgende Link eines in PowerPoint verlinkten Excel Diagramms stammt aus einem deutschen Office. C:\...\Beispiele\Umbenennen.xls!Tabelle1![Umbenennen.xls]Tabelle1 Diagramm1 Der Name Diagramm1 wurde von Excel automatisch festgelegt. Öffnen Sie dasselbe PowerPoint mit einer englischsprachigen Office Version, zeigt Excel denselben Diagrammnamen folgendermaßen an: C:\...\Beispiele\Umbenennen.xls!Tabelle1![Umbenennen.xls]Tabelle1 Chart1 Der Link in PowerPoint ist jedoch derselbe geblieben wie original festgelegt und funktioniert damit nicht mehr. Es ist daher empfehlenswert, alle Objekte, die verlinkt werden sollen, zuerst mit einem eigenen Namen zu benennen. Einmal umbenannt, wird dieser dann nicht mehr automatisch übersetzt. Dasselbe passiert bei Zellbereichen, die Sie verlinken. Im deutschsprachigen Office wird dieser Link in Z1S1 -Schreibweise erstellt. Beispiel.: C:\...\Beispiele\Umbenennen.xls!Tabelle1!Z2S3:Z8S12 Dieser wird, im englischen Office geöffnet, in R2C3:R8C12 übersetzt und zerstört die Verlinkung in anderen Anwendungen. Um das zu Vermeiden, benennen Sie den Zellbereich in Excel mit einem Namen und kopieren Sie den so benannten Bereich nach PowerPoint Seite 35 von 44

36 (oder in eine andere OLE-fähige Anwendung). Dort wird die Verknüpfung dann mit dem Namen, nicht mit dem Zellbereich in Z1S1 Schreibweise eingefügt. B.3.2 Umbenennen eines Diagramms Das folgende Szenario wird häufig auftreten: Ein Excel-Diagramm, das in ein PowerPoint Dokument eingebunden ist, wird überarbeitet, indem es gelöscht und neu erstellt wird. Das Ergebnis ist, dass sich dieses Diagramm in PowerPoint nicht mehr aktualisieren lässt, weil sich der Name des Diagramms geändert hat. Diagrammnamen werden in Excel automatisch nach dem Muster Diagramm 1, Diagramm 2,... vergeben. Damit das Diagramm weiterhin als Verknüpfung in PowerPoint funktioniert, muss es wieder in seinen Ursprünglichen Namen zurück umbenannt werden. Öffnen Sie dazu die Excel Arbeitsmappe und klicken Sie bei gedrückter Shift- oder Ctrl-Taste auf das Diagramm. Sie sehen den Namen des Diagramms im Excel-Namenfeld. Dort können Sie einen neuen Namen eingeben. B.4 Berichte automatisieren Im Vorangehenden sind während der Umsetzung einige Probleme auf dem Wunschzettel gelandet, weil es für diese scheinbar keine Möglichkeiten zur Umsetzung gab. Die Lösung für diese und viele andere Aufgaben erreicht man durch VBA Programmierung. B.4.1 VBA Visual Basic For Applications Hier wird kurz umrissen, was VBA ist, warum es leicht erlernbar ist und was es sehr nützlich macht. VBA steht für Visual Basic for Applications. Applications sind die Anwendungen, die über VBA verfügen: Dies sind neben den Microsoft Office-Anwendungen einige weitere Produkte wie AutoCAD. Verwandte Gebiete zu VBA sind VB-Script VB-Script ist eine Skriptsprache mit Visual Basic Sprachelementen. Im Vergleich zu VB reduzierter Sprach- und Funktionsumfang. Findet vor allem als clientseitige Skriptsprache im Internet neben Javascript (ECMA-Script) Verwendung. Wird auch in Anwendungen zur Programmierung vom Makros eingebettet. Würmer wie beispielsweise "I Love You" sind in VB-Skript programmiert. Visual Basic Visual Basic ist eine objektbasierte Programmiersprache mit integrierter Entwicklungsumgebung, Debugger und Compiler. Die letzte Version ist 6.0. Visual Basic ist mittlerweile sehr weit verbreitet und anerkannt und zeichnet sich durch hohe Produktivität aus. VB.NET VB.NET ist der Nachfolger von Visual Basic. Mitglied der Microsoft.NET Programmiersprachen-Familie. Weitere Sprachen: C# (gesprochen: C-Sharp), J#, C++ und ASP.NET als serverseitige Websprache..NET Sprachen sind im Gegensatz zu Visual Basic objektorientiert. VBA in Office 2003 hat den Sprachumfang von Visual Basic 6.0. VBA ist eine Visual Basic Entwicklungsumgebung, die in die jeweilige Applikation eingebettet ist. Das heißt, alle Applikationen haben die gemeinsame VBA Syntax und dieselben Standard Bibliotheken zur Zeichenkettenverarbeitung, Dateisystemzugriff, für mathematische Funktionen, usw. Individuell in jeder Anwendung (Excel, Word,...) unterschiedlich ist die Applikationsbibliothek. In Excel VBA eingebettet gibt es entsprechende Funktionen zum Seite 36 von 44

37 Auslesen und Manipulieren von Excel Objekten, wie Tabellenblättern, Diagrammen, Zellbereichen, uvm. Die VBA Entwicklungsumgebung (Abbildung 22: VBA Editor) wird einheitlich entweder mit dem Menü Extras Makro Visual Basic Editor geöffnet oder mit der Tastenkombination Alt-F11. Projekt Explorer Code Fenster Abbildung 22: VBA Editor Der VBA Editor hat standardmäßig auf der linken Seite den Projekt Explorer, in dem die geöffneten Excel Mappen angezeigt werden. Darunter befinden sich Module, in die VBA Code geschrieben werden kann und die vorgabemäßig leer sind. VBA Code wird grundsätzlich in Funktionen oder Prozeduren geschrieben, was innerhalb eines Moduls etwa so aussieht: Sub SagHallo() MsgBox "Hallo Welt" End Sub Codebeispiel 1: Hallo Welt Das Ergebnis sieht bei Ausführung dann so aus: Abbildung 23: 'Hallo Welt' Dialogbox B Leichter Einstieg Wir lassen den VBA - Code einfach von Excel schreiben. Seite 37 von 44

38 Da der Einstieg in eine neue Programmiersprache (oder ins Programmieren schlechthin) in der Regel zuerst mit viel Lernen einhergeht, schrecken viele, davor zurück, sich dieses Gebiet zu erschließen. Microsoft Office gibt hier mit der Funktion Makro aufzeichnen eine wertvolle Starthilfe. Wird diese Funktion gestartet, zeichnet Excel alle Aktivitäten des Benutzers in einem VBA-Modul als VBA-Code auf. Abbildung 24: Makro aufzeichnen Öffnen Sie als praktisches Beispiel eine leere Excel Arbeitsmappe. Schalten Sie die Makro-Aufzeichnung ein (Menü Extras Makro Aufzeichnen oder aktivieren Sie die Excel Werkzeugleiste Visual Basic) Bestätigen Sie den Dialog (siehe Abbildung 24) mit OK. Schreiben Sie beliebige Werte oder Formeln in einige Zellen. Mit der Werkzeugleiste (Abbildung 25) können Sie die Makro-Aufnahme anhalten. Öffnen Sie den VBA-Editor mit Alt-F11 und dort unter Module das Modul1. Dort sehen Sie in etwa den Code wie er in Codebeispiel 2 abgebildet ist. Abbildung 25: Makro-Aufnahme anhalten Sub Makro2() ' ' Makro2 Makro ' Makro am von Holger Gerths aufgezeichnet ' ' Range("B2").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "A" Range("C2").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "B" Range("D2").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "C" End Sub Codebeispiel 2: Makro-Aufzeichnung Seite 38 von 44