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1 1 Benutzeranmeldung Um sich im System anzumelden, benötigen Sie die Zugangsdaten, die wir Ihnen per zugesandt haben. Zur Anmeldung gelangen Sie unter: Bei Problemen unterstützt Sie gern unser freundliches Support-Team (Montag - Donnerstag 09:00-12:00 Uhr und 13:00-17:00 Uhr, Freitag 09:00-12:00 und 13:00-15:00 Uhr): telefonisch unter: / und 0 40 / per unter: support@immoware24.de Ändern des Passwortes Wollen Sie nach dem Login Ihr Passwort ändern, klicken Sie bitte in der rechten oberen Bildschirmansicht auf Ihren dort eingeblendeten Anmeldenamen. Danach erscheint der Adressbucheintrag für Ihren Kontakt. In der Maske, die sich durch Mausklick auf bearbeiten in der Fußzeile öffnet, haben Sie die Möglichkeit, ein neues Passwort einzugeben und mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche in der Fußzeile zu speichern. 8

2 2 Oberfläche/Module Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite Ihres Accounts, der standardmäßig den Terminkalender zeigt. Links oben im Browserfenster finden Sie die Schaltflächen für die einzelnen Module: Abb. 1: Startbildschirm nach dem Einloggen, mit dem Kalendermodul Adressbuch: Hier verwalten Sie die Adressen aller Kontakte. Ob Mieter, Eigentümer, Dienstleister etc., alle Beteiligten werden in der zentralen Adressdatenbank erfasst und später den Objekten nur noch zugeordnet. Objektdaten: Hier verwalten Sie die einzelnen Objekte. Vom Anlegen von Verwaltungseinheiten und Mietverhältnissen bis hin zur regelmäßigen Betriebs- und Heizkostenabrechnung finden hier alle Standardprozesse der Immobilienverwaltung statt. Kalender: Termine wie das Ende von Mietverträgen u.v.m. können automatisch aus dem System in den Kalender übernommen bzw. übersichtlich eingetragen werden und unterstützen so die tägliche Verwaltungsarbeit. Vorlagen: Hier finden Sie standardisierte Vorlagen für den Schriftverkehr, können eigene Schriftstücke erstellen und hinterlegen. Dokumenten-Management-System (DMS): Hier finden Sie sämtliche Dokumente Ihres Schriftverkehrs übersichtlich und nachweisbar archiviert. -Client: Hier können Sie Ihre verwaltungsrelevanten s empfangen und senden. Postausgang: Hier können Sie Ihre Korrespondenz als E-POSTBRIEF versenden. Einstellungen: Passen Sie Immoware24 Ihren Bedürfnissen und besonderen Gegebenheiten an. Neben der Individualisierung von Übersichten und Eingabemasken können Sie einzelne Variablen ergänzen oder entfernen. 9

3 Dock: Für eine individuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche und eine schnelle Navigation zwischen den Funktionen und zwischen den Objekten gibt es das Dock als Steuerelement. Adressdaten und Objektdaten werden bei Immoware24 unabhängig voneinander erfasst. So bleibt gewährleistet, dass ein Kontakt nur einmalig im System vorhanden und eindeutig einem oder mehreren Objekten zuzuordnen ist. Erst nachdem ein Kontakt im Adressmodul angelegt ist, kann er im Objektmodul seiner Eigenschaft (z.b. Objekteigentümer oder Dienstleister) zugewiesen werden. Lediglich Mieter und Wohnungseigentümer (WEG) lassen sich auch ohne vorherigen Adressbucheintrag im Objektmodul speichern. 2.1 Zentrale Steuerelemente und Funktionen Listeneintrag hinzufügen bzw. löschen Datensatz löschen Formularfeld hinzufügen bzw. löschen Zahlung buchen Kalenderfunktion (Datums- eingabe per Mausklick) Rücklastschrift buchen Lastschrift/Überweisung wurde exportiert Einzelbuchung Datei herunterladen Export als CSV-Datei Status: bestätigt, unbestätigt, gesperrt PDF anzeigen Offene Posten verrechnen Offenen Posten zuweisen Ratenzahlung vereinbaren Banktransaktionen anzeigen Bankregel erstellen Buchung stornieren Vorlagen-Vorschau Mahnprozess anzeigen PDF im DMS ablegen einblenden / ausblenden Datensatz anzeigen alles auf- / zuklappen Datensatz bearbeiten 10

4 2.2 Persönliche Einstellungen Sie können Immoware24 an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Über das Modul Einstellungen ist es möglich, Formularfelder zu ergänzen, Auswahlmenüs zu erweitern und z.b. den Kontenrahmen an die eigene Arbeitsweise anzupassen. Manche Änderungen lassen sich sehr leicht vornehmen, für andere bedarf es eines Grundverständnisses, das sich erst nach einer bestimmten Einarbeitungszeit in das Programm erschließt. Sämtliche individuellen Einstellungen bleiben auch nach einem Software- Update erhalten Farbschema (Theme) ändern Im Modul Einstellungen finden Sie im Menüpunkt andere Einstellungen die Möglichkeit die Farbgebung der Anwendung, sowie der von der Anwendung generierten PDFs umzustellen (Theme-Einstellung). Die Theme-Einstellung für das Erscheinungsbild der Anwendung kann je Nutzer geändert werden, während die Einstellung für die PDF-Ausgabe nur global für den Account gewählt werden kann, da nutzerübergreifend ein konsistentes Erscheinungsbild der generierten Dokumente gewährleistet sein soll. Genaue Instruktionen finden Sie im separaten Dokument Theme-Einstellung.pdf. 2.3 Erweiterte Suchfunktion Sie haben im Adressbuch die Möglichkeit, einzelne Kontakte nach verschiedenen Kriterien, wie z.b. konkretem Namen, Teilen von Namen, nach Wohnort oder PLZ zu finden. Wichtig für eine möglichst effiziente Suche ist die richtige Einstellung des Suchkriteriums: ist: korrekter Wert wie im Datenbankfeld gespeichert beinhaltet: Teil des Wertes, kann an beliebiger Stelle stehen. beginnt mit: Anfangsbuchstaben/erste Ziffern endet mit: letzter Teil des Wertes/letzte Ziffern Momentan sind nur einzelne Datenbankfelder suchbar. Die Suche nach z.b. Peter Müller ergibt KEIN Ergebnis, auch wenn der Kontakt existiert. Suchen Sie entweder nach Vor- ODER Nachnamen. Schnellwechsel zwischen Kontakt im Adressbuch und Objektmenü Sind im Adressbuch angelegte Kontakte durch ihre Eigenschaft als Mieter, Eigentümer oder Dienstleister bereits mit einem Objekt verknüpft, besteht die Möglichkeit über den unter Aktion befindlichen Link direkt aus dem Adressbuch in das Objekt umzuschalten, z.b. aus den Adressdaten des Mieters in die Stammdaten des Mietverhältnisses. 11

5 Abb. 2: Schnellwechselfunktion vom Mieter in das Objektmenü 2.4 Objektmenü und Dock Die Menüpunkte des Objektmenüs sind nach Zugehörigkeit zu einzelnen Themen in der Spalte Objektmenü sortiert und lassen sich durch Ein-und Ausklappen der Themen anzeigen oder verbergen. Abb. 3: Hauptmenüpunkt(e) auf- und zuklappen Ein Klick auf die betreffende Themenüberschrift z.b. Objektdaten öffnet oder schließt die Anzeige. Ein Klick auf den Button im Kopf des Objektmenüs klappt alle verfügbaren und nicht ausgeblendeten Menüpunkte ein/aus. Mit dem Button kann man die Sichtbarkeit für einzelne Menüpunkte beeinflussen. Selten oder überhaupt nicht benutzte Menüpunkte können vom Nutzer hier ausgeblendet werden. Sichtbare Menüpunkte werden durch den Button gekennzeichnet und per Klick ausgeblendet. Ausgeblendete Menüpunkte ( ) können durch erneuten Klick wieder eingeblendet werden. Abb. 4: einzelnen Menüpunkt dauerhaft ausblenden 12

6 Gibt es nicht verfügbare Menüpunkte aufgrund nicht erlaubten Zugriffs gemäß Nutzerrolle oder aufgrund fehlender Dateneingabe erscheint oberhalb des Objektmenüs der Button. Mit dessen Hilfe können nicht verfügbare Menüpunkte aus- u. eingeblendet werden. Abb. 5: nicht verfügbare Menüpunkte ein- und ausblenden Sind bereits zahlreiche Daten erfasst, ist eine schnelle Navigation zwischen den Funktionen und zwischen den Objekten für eine effektive Arbeitsweise mit Immoware24 erforderlich. Dafür gibt es das Dock als Steuerelement. Das Dock lässt sich durch Tippen auf die Taste D Ihrer Tastatur oder mittels Klick auf den Button öffnen. Objektsuche Objektliste zuletzt geöffnete Objekte als Favoriten abgelegte Funktionen / alle verfügbaren Funktionen (objektbezogen) objektübergreifende Aktionen Abb. 6: das geöffnete Dock Über den Button Einstellungen im geöffneten Dock- Kopfzeile rechts lassen sich im Dock die Funktionen, die sehr häufig benötigt werden, als Favoriten die Anzahl der angezeigten zuletzt geöffneten Objekte und das Verhalten bei Maus-Over, bzw. Maus-Klick aufs Objekt benutzerdefiniert festlegen. 13

7 Abb. 7: Einstellungsmöglichkeiten im Dock Über die Objektauswahl können Sie jedes Objekt im Menüpunkt Stammdaten öffnen. Nutzen Sie den Objektwechsel, gelangen Sie innerhalb des gleichen Menüpunktes in ein anderes Objekt. Markieren Sie ein anderes Objekt und wählen eine konkrete Funktion in der mittleren Spalte des Docks, gelangen Sie zielgenau zu einem konkreten Menüpunkt im anderen Objekt z.b. in die konkrete Buchungsmaske zum Erfassen von Rechnungen. So lassen sich z.b. Buchungen für verschiedene Objekte komfortabel nacheinander durchführen. Abb. 8: Wechsel mittels Dock direkt in die Buchungsmaske Rechnung eines anderen Objektes Das ursprünglich geöffnete Objekt bleibt dabei im Hintergrund geöffnet: Das funktioniert ebenso, wenn Sie z.b. über das Adressbuch Mieterkontaktdaten in einem anderen Objekt öffnen (z.b. beim Telefonanruf eines Mieters) und danach zu Ihrer Arbeit in das ursprüngliche Objekt zurückkehren wollen. Klicken Sie dazu das im Hintergrund geöffnete Objekt erneut an. 14

8 In der rechten Spalte des Dock lassen sich auch objektübergreifende Aktionen gezielt anwählen. 15