Ergusto. Ergonomic Customizing bei SAP -Systemen. Fragebogen zur Arbeit mit dem SAP-System

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1 Ergusto Ergonomic Customizing bei SAP -Systemen Fragebogen zur Arbeit mit dem SAP-System bao - Büro für Arbeits- und Organisationspsychologie GmbH, Berlin BIT - Berufsforschungs- und Beratungsinstitut für interdisziplinäre Technikgestaltung e.v., Bochum TBS - Technologieberatungsstelle beim DGB Landesbezirk NRW e.v., Oberhausen gefördert vom Ministerium für Wirtschaft und Arbeit des Landes NRW

2 Einleitung Sehr geehrte Damen und Herren, der Ihnen vorliegende Fragebogen dient zur Analyse der Arbeit mit SAP - Systemen 1. Er basiert auf langjährigen Forschungen und praktischen Erfahrungen mit der Analyse von Bildschirmarbeitsplätzen nach der Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) und der Anwendung internationaler Normen. Das Ziel des Fragebogens ist es, Schwachstellen aufzudecken und konkrete Verbesserungsvorschläge für Ihren Arbeitsplatz zu entwickeln. Um dies zu bewerkstelligen, ist Ihr persönliches Urteil von entscheidender Bedeutung! Dabei geht es nicht um eine Beurteilung Ihrer Person, sondern darum, wie Sie das SAP- System und Ihre Arbeit damit bewerten. Am besten ist es, wenn Sie das Fragenbogenheft an Ihrem Arbeitsplatz ausfüllen, da hin und wieder konkrete Informationen, z. B. zur Handhabung des SAP-Systems, abgefragt werden. Für die Beantwortung benötigen Sie voraussichtlich 60 Minuten. Ihr Ergusto-Team 1 SAP ist eine eingetragene Marke der SAP AG. Im folgenden Text wird auf die explizite Kennzeichnung verzichtet. Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 1

3 ISONORM 9241/10 In dem folgenden Fragebogenteil geht es um die Beurteilung von Softwaresystemen auf Grundlage der Internationalen Norm ISO 9241/10. Das Ziel dieser Beurteilung ist es, Schwachstellen bei dem SAP-System aufzudecken und konkrete Verbesserungsvorschläge zu entwickeln. Um dies zu bewerkstelligen, ist Ihr persönliches Urteil von entscheidender Bedeutung! Grundlage Ihrer Bewertung sind Ihre individuellen Erfahrungen mit dem SAP-System. Dabei geht es nicht um eine Beurteilung Ihrer Person, sondern um Ihre persönliche Bewertung von dem SAP-System. Noch ein Hinweis zur Beantwortung des Beurteilungsbogens: In dem folgenden Fragebogen werden einzelne Normen über Beschreibungen konkretisiert. Diese Beschreibungen weisen stets die folgende Form auf: Beispiel 1: ist schlecht. ist gut. In dem Beispiel wird danach gefragt, wie gut, bzw. wie schlecht das SAP-System ist. Der Benutzer beurteilt in diesem Fall die Software zwar als eher gut, sieht jedoch noch Verbesserungsmöglichkeiten. Am Ende jeder Seite werden Sie gefragt, wie wichtig Sie das jeweilige Norm-Kriterium für Ihre Tätigkeit finden. Beispiel 2: Die Individualisierbarkeit des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig In diesem Beispiel findet der Benutzer die Individualisierbarkeit des SAP-Systems für seine Tätigkeit ziemlich unwichtig. Am besten bearbeiten Sie den Beurteilungsbogen, während Sie das SAP-System vor sich am Bildschirm haben. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, bei der Beantwortung der einzelnen Fragen die ein oder andere Sache noch einmal zu überprüfen. Füllen Sie bitte den Beurteilungsbogen vollständig aus und lassen Sie keine der Fragen aus! Quelle zum Fragebogen: Prümper, J. (1997). Der Benutzungsfragebogen ISONORM 9241/10: Ergebnisse zur Reliabilität und Validität, In: R. Liskowsky, B.M. Velichkovsky & W. Wünschmann (Hrsg.), Software-Ergonomie 97 - Usability Engineering: Integration von Mensch-Computer- Interaktion und Software-Entwicklung (S ). Stuttgart: Teubner Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 2

4 Aufgabenangemessenheit Unterstützt das SAP-System die Erledigung Ihrer Arbeitsaufgaben, ohne Sie unnötig zu belasten? ist kompliziert zu bedienen. ist unkompliziert zu bedienen. bietet nicht alle Funktionen, um die anfallenden Aufgaben effizient zu bewältigen. bietet alle Funktionen, um die anfallenden Aufgaben effizient zu bewältigen. bietet schlechte Möglichkeiten, sich häufig wiederholende Bearbeitungsvorgänge zu automatisieren. bietet gute Möglichkeiten, sich häufig wiederholende Bearbeitungsvorgänge zu automatisieren. erfordert überflüssige Eingaben. erfordert keine überflüssigen Eingaben. ist schlecht auf die Anforderungen der Arbeit zugeschnitten. ist gut auf die Anforderungen der Arbeit zugeschnitten. Die Aufgabenangemessenheit des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig Bitte beschreiben Sie ein Beispiel, welches die Verletzung der oben genannten Aspekte gegebenenfalls besonders deutlich veranschaulicht: Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 3

5 Selbstbeschreibungsfähigkeit Gibt Ihnen das SAP-System genügend Erläuterungen und ist es in ausreichendem Maße verständlich? bietet einen schlechten Überblick über sein Funktionsangebot. bietet einen guten Überblick über sein Funktionsangebot. verwendet schlecht verständliche Begriffe, Bezeichnungen, Abkürzungen oder Symbole in Masken und Menüs. verwendet gut verständliche Begriffe, Bezeichnungen, Abkürzungen oder Symbole in Masken und Menüs. liefert in unzureichendem Maße Informationen darüber, welche Eingaben zulässig oder nötig sind. liefert in zureichendem Maße Informationen darüber, welche Eingaben zulässig oder nötig sind. bietet auf Verlangen keine situationsspezifischen Erklärungen, die konkret weiterhelfen. bietet auf Verlangen situationsspezifische Erklärungen, die konkret weiterhelfen. bietet von sich aus keine situationsspezifischen Erklärungen, die konkret weiterhelfen. bietet von sich aus situationsspezifische Erklärungen, die konkret weiterhelfen. Die Selbstbeschreibungsfähigkeit des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig Bitte beschreiben Sie ein Beispiel, welches die Verletzung der oben genannten Aspekte gegebenenfalls besonders deutlich veranschaulicht: Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 4

6 Steuerbarkeit Können Sie die Art und Weise, wie Sie mit dem SAP-System arbeiten, beeinflussen? bietet keine Möglichkeit, die Arbeit an jedem Punkt zu unterbrechen und dort später ohne Verluste wieder weiterzumachen. bietet die Möglichkeit, die Arbeit an jedem Punkt zu unterbrechen und dort später ohne Verluste wieder weiterzumachen. erzwingt eine unnötig starre Einhaltung von Bearbeitungsschritten. erzwingt keine unnötig starre Einhaltung von Bearbeitungsschritten. ermöglicht keinen leichten Wechsel zwischen einzelnen Menüs oder Masken. ermöglicht einen leichten Wechsel zwischen einzelnen Menüs oder Masken. ist so gestaltet, dass der/die Benutzer/in nicht beeinflussen kann, wie und welche Informationen am Bildschirm dargeboten werden. ist so gestaltet, dass der/die Benutzer/in beeinflussen kann, wie und welche Informationen am Bildschirm dargeboten werden. erzwingt unnötige Unterbrechungen der Arbeit. erzwingt keine unnötigen Unterbrechungen der Arbeit. Die Steuerbarkeit des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig Bitte beschreiben Sie ein Beispiel, welches die Verletzung der oben genannten Aspekte gegebenenfalls besonders deutlich veranschaulicht: Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 5

7 Erwartungskonformität Kommt das SAP-System durch eine einheitliche und verständliche Gestaltung Ihren Erwartungen und Gewohnheiten entgegen? erschwert die Orientierung durch eine uneinheitliche Gestaltung. erleichtert die Orientierung durch eine einheitliche Gestaltung. lässt einen im Unklaren darüber, ob eine Eingabe erfolgreich war oder nicht. lässt einen nicht im Unklaren darüber, ob eine Eingabe erfolgreich war oder nicht. informiert in unzureichendem Maße über das, was es gerade macht. informiert in ausreichendem Maße über das, was es gerade macht. reagiert mit schwer vorhersehbaren Bearbeitungszeiten. reagiert mit gut vorhersehbaren Bearbeitungszeiten. lässt sich nicht durchgehend nach einem einheitlichen Prinzip bedienen. lässt sich durchgehend nach einem einheitlichen Prinzip bedienen. Die Erwartungskonformität des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig Bitte beschreiben Sie ein Beispiel, welches die Verletzung der oben genannten Aspekte gegebenenfalls besonders deutlich veranschaulicht: Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 6

8 Fehlertoleranz Bietet Ihnen das SAP-System die Möglichkeit, trotz fehlerhafter Eingaben das beabsichtigte Arbeitsergebnis ohne oder mit geringem Korrekturaufwand zu erreichen? ist so gestaltet, dass kleine Fehler schwerwiegende Folgen haben können. ist so gestaltet, dass kleine Fehler keine schwerwiegenden Folgen haben können. informiert zu spät über fehlerhafte Eingaben. informiert sofort über fehlerhafte Eingaben. liefert schlecht verständliche Fehlermeldungen. liefert gut verständliche Fehlermeldungen. erfordert bei Fehlern im großen und ganzen einen hohen Korrekturaufwand. erfordert bei Fehlern im großen und ganzen einen geringen Korrekturaufwand. gibt keine konkreten Hinweise zur Fehlerbehebung. gibt konkrete Hinweise zur Fehlerbehebung. Die Fehlertoleranz des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig Bitte beschreiben Sie ein Beispiel, welches die Verletzung der oben genannten Aspekte gegebenenfalls besonders deutlich veranschaulicht: Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 7

9 Individualisierbarkeit Können Sie als Benutzer oder Benutzerin das SAP-System ohne großen Aufwand auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen anpassen? lässt sich von mir schwer erweitern, wenn für mich neue Aufgaben entstehen. lässt sich von mir leicht erweitern, wenn für mich neue Aufgaben entstehen. lässt sich von mir schlecht an meine persönliche, individuelle Art der Arbeitserledigung anpassen. lässt sich von mir gut an meine persönliche, individuelle Art der Arbeitserledigung anpassen. eignet sich für Anfänger und Experten nicht gleichermaßen, weil ich sie nur schwer an meinen Kenntnisstand anpassen kann. eignet sich für Anfänger und Experten gleichermaßen, weil ich sie leicht an meinen Kenntnisstand anpassen kann. lässt sich - im Rahmen seines Leistungsumfangs - von mir schlecht für unterschiedliche Aufgaben passend einrichten. lässt sich im Rahmen seines Leistungsumfangs - von mir gut für unterschiedliche Aufgaben passend einrichten. ist so gestaltet, dass ich die Bildschirmdarstellung schlecht an meine individuellen Bedürfnisse anpassen kann. ist so gestaltet, dass ich die Bildschirmdarstellung gut an meine individuellen Bedürfnisse anpassen kann. Die Individualisierbarkeit des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig Bitte beschreiben Sie ein Beispiel, welches die Verletzung der oben genannten Aspekte gegebenenfalls besonders deutlich veranschaulicht: Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 8

10 Lernförderlichkeit Ist das SAP-System so gestaltet, dass Sie sich gut darin einarbeiten konnten und bietet es auch dann Unterstützung, wenn Sie neue Funktionen lernen möchten? erfordert viel Zeit zum Erlernen. erfordert wenig Zeit zum Erlernen. ermutigt nicht dazu, auch neue Funktionen auszuprobieren. ermutigt dazu, auch neue Funktionen auszuprobieren. erfordert, dass man sich viele Details merken muss. erfordert nicht, dass man sich viele Details merken muss. ist so gestaltet, dass sich einmal Gelerntes schlecht einprägt. ist so gestaltet, dass sich einmal Gelerntes gut einprägt. ist schlecht ohne fremde Hilfe oder Handbuch erlernbar. ist gut ohne fremde Hilfe oder Handbuch erlernbar. Die Lernförderlichkeit des SAP-Systems ist für meine Tätigkeit... sehr unwichtig sehr wichtig Bitte beschreiben Sie ein Beispiel, welches die Verletzung der oben genannten Aspekte gegebenenfalls besonders deutlich veranschaulicht: Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 9

11 Arbeit mit dem SAP-System Bitte beurteilen Sie, wie sehr folgende Aussagen für Ihre Arbeitstätigkeit mit dem SAP- System zutreffen. trifft gar nicht zu (fast nie) trifft wenig zu (selten) trifft mittelmäßig zu (manchmal) trifft überwiegend zu (oft) trifft völlig zu (fast immer) Meine Arbeit mit dem SAP-System unterfordert mich. Für die Arbeit, die ich mit dem SAP-System zu erledigen habe, bin ich deutlich überqualifiziert. Mehr oder weniger erledige ich immer die gleichen Arbeitsaufgaben mit dem SAP-System. Meine Arbeit mit dem SAP-System ist einseitig. Meine Arbeit mit dem SAP-System führe ich nicht einfach nur aus, sondern plane, koordiniere und überprüfe sie auch selbst. Meine Arbeit mit dem SAP-System erfordert ein hohes Maß an vorausschauendem Handeln. Meine Arbeit mit dem SAP-System empfinde ich als wichtig und nützlich. Ich empfinde ein hohes Maß an persönlicher Verantwortung für die Arbeit, die ich mit dem SAP- System verrichte. Bei meiner Arbeit mit dem SAP-System kann ich meine Arbeitsgeschwindigkeit selbst bestimmen. Bei meiner Arbeit mit dem SAP-System kann ich die Reihenfolge der Arbeitsschritte selbst festlegen. Wenn es Schwierigkeiten bei meiner Arbeit mit dem SAP-System gibt, kann ich mich auf die Unterstützung meiner Vorgesetzten verlassen. Wenn es Änderungen in der Arbeitsweise mit dem SAP-System gibt, werde ich darüber ausreichend informiert. Durch meine jetzige Arbeit mit dem SAP-System lerne ich fachlich immer wieder hinzu. Durch meine jetzige Arbeit mit dem SAP-System haben sich meine beruflichen Chancen verbessert. Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 10

12 Wissen zum SAP-System Im Folgenden sind einige Funktionen aufgelistet, mit denen Sie das SAP-System an Ihre Arbeitsaufgaben und Bedürfnisse anpassen können. Als erstes sehen Sie Funktionen, mit deren Hilfe Sie das SAP-System an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Bitte geben Sie bei jedem Punkt an, ob Sie die jeweilige Funktion bereits genutzt haben. Sollte Ihnen diese Funktion nicht bekannt sein, machen Sie bitte ein Kreuz in der letzten Spalte mit der Überschrift Kenne ich nicht. Um das SAP-System an meine Bedürfnisse anpassen zu können, habe ich die folgenden Funktionen genutzt... Cursorverhalten einstellen (z. B. Cursorbreite, Automatischer Tabulatorsprung bei Feldende) habe ich genutzt habe ich noch nicht genutzt Kenne ich nicht Farben einstellen Favoriten anlegen und bearbeiten Felder mit Standardwerten vorbelegen Persönliche Werteliste erstellen (mögliche Eingabewerte für ein Datenfeld einschränken) Schriftgröße einstellen Standarddrucker einrichten Tabellendarstellung in Masken ändern (z.b. Reihenfolge oder Breite von Tabellenspalten ändern; Spalten ausblenden) Varianten von Reports erstellen Im zweiten Teil sehen Sie Funktionen, welche die Benutzung des SAP-Systems erleichtern können. Bitte geben Sie hier bei jedem Punkt an, wie häufig Sie diese Funktion des SAP-Systems nutzen. Sollten Sie eine Funktion nicht kennen, machen Sie bitte ein Kreuz in der letzten Spalte mit der Überschrift Kenne ich nicht. Um die Benutzung des SAP-Systems zu erleichtern, nutze ich folgende Funktionen... Aufruf einer Transaktion durch Eingabe ihres Transaktionscodes Beenden einer Transaktion, die längere Zeit nicht mehr reagiert o. zu lange dauert Download (Export) von Berichten in andere Anwendungen sehr selten/ nie selten (ca. 1x pro Monat) gelegentlich (ca. 1x pro Woche) oft (mehrmals pro Woche) sehr oft (ein- bis mehrmals täglich) Kenne ich nicht Feldbezogene Hilfe (Taste F1) Matchcode-Funktion, Wertehilfedrucktaste SAP Hilfe Zwischenablage Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 11

13 Unterstützung Auf welche Unterstützung können Sie bei Problemen mit dem SAP-System zurückgreifen? Bitte geben Sie jeweils an, ob die Art der Unterstützung für Sie verfügbar ist, ob Sie die Unterstützung nutzen, wie hilfreich für die Lösung des Problems Sie die Unterstützung finden (Schulnoten von 1 = sehr gut bis 6 = ungenügend ).... ist für mich verfügbar... nutze ich ja nein ja nein Hilfefunktion der Software Beurteilung 1 sehr gut... 6 ungenügend Betriebliches Nutzerhandbuch Hotline / Benutzerberatung EDV-Abteilung Keyuser * Kollegen und Kolleginnen Vorgesetzte jemand außerhalb des Betriebes Andere: * Keyuser = Kollegen oder Kolleginnen, die in Ihrer Abteilung als Ansprechpartner für das SAP-System benannt wurden. Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 12

14 Beteiligung bei der Gestaltung des SAP-Systems Mit dem folgenden Fragebogenteil wollen wir erfassen, inwieweit Sie in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit haben, sich an der Gestaltung des SAP-Systems zu beteiligen. Darüber hinaus möchten wir die Bereiche erfassen, in denen Sie sich persönlich mehr Beteiligung wünschen. Beurteilen Sie bitte, in welchem Maße Sie persönlich an den einzelnen Vorgängen tatsächlich beteiligt werden. Die Antwortmöglichkeiten reichen hier von nicht beteiligt über wenig beteiligt, mittelmäßig beteiligt, ziemlich beteiligt bis sehr beteiligt. Kreuzen Sie bitte die Antwort an, die auf Sie zutrifft. Außerdem und unabhängig davon, wie es in Wirklichkeit aussieht, möchten wir auf der rechten Seite der nachfolgenden Tabelle noch erfahren, ob Sie an diesen Vorgängen ebenso stark oder gern mehr beteiligt werden möchten. Die Antwortmöglichkeiten reichen von viel weniger beteiligt über etwas weniger beteiligt, "genauso wie bisher beteiligt, etwas mehr beteiligt bis viel mehr beteiligt. Kreuzen Sie bitte auch hier die Antwort an, die auf Sie zutrifft. Falls es bestimmte Vorgänge (z.b. die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes für das SAP- System) bei Ihnen im Unternehmen nicht gibt, kreuzen Sie bitte die Spalte ist bei uns nicht relevant an.... werde ich würde ich gern... werden Beteiligung bei der Gestaltung des SAP-Systems nicht beteiligt wenig beteiligt mittelmäßig beteiligt ziemlich beteiligt sehr beteiligt viel weniger beteiligt etwas weniger beteiligt genauso wie bisher beteiligt etwas mehr beteiligt viel mehr beteiligt ist bei uns nicht relevant An der Gestaltung der Funktionen und Reports des SAP-Systems... Bei der Vergabe von Berechtigungen für das SAP-System... Bei der Erstellung eines Datenschutzkonzeptes für das SAP-System... An Entscheidungen im Zusammenhang mit einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle im Rahmen der Arbeit mit dem SAP-System... Bei der Planung von Qualifizierungsmaßnahmen für das SAP-System... An Entscheidungen über Veränderungen des SAP-Systems im laufenden Betrieb... Beim Test des (neuen) SAP-Systems... Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 13

15 Allgemeine Angaben Im folgenden möchten wir wissen, wie Sie Ihre Erfahrung im Umgang mit Computern und dem SAP-System einschätzen. Seit wie vielen Monaten arbeiten Sie schon mit Computern? Wie viele Stunden arbeiten Sie pro Woche durchschnittlich mit Computern (inklusive privater Nutzung)? Seit wie vielen Monaten arbeiten Sie schon mit dem SAP- System? Wie viele Stunden arbeiten Sie pro Woche durchschnittlich mit dem SAP-System? Monate Stunden/Woche Monate Stunden/Woche Wie gut beherrschen Sie das SAP-System? (- - - = sehr schlecht; +++ = sehr gut) / Zum Schluss möchten wir Sie bitten, noch einige Angaben zu Ihrer Person zu machen. Diese Angaben sind freiwillig. Sie werden nicht innerhalb Ihres Unternehmens zurückgemeldet. Für uns als Forscherteam stellen Sie allerdings eine Hilfe für die Auswertungen dar. Geschlecht männlich weiblich Alter bis 20 Jahre Jahre Jahre Jahre Jahre über 60 Jahre Ihre Position im Unternehmen Sachbearbeiter Abteilungs- bzw. bereichsleiter Anderes, und zwar Vielen Dank für Ihre Mitarbeit! Ergusto: bao GmbH, BIT e.v., TBS e.v. Seite 14