Buchführung, Rechnungslegung und Revision in Vereinen Ein Überblick

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1 September 2014 / Nr. 20 Buchführung, Rechnungslegung und Revision in Vereinen Ein Überblick Ab 2015 gilt mit gewissen Erleichterungen auch für Vereine das neue Buchführungs- und Rechnungslegungsrecht. Für Vereine ohne Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister genügt von Gesetzes wegen eine sogenannte Milchbüchlein-Rechnung. Allerdings hat auch diese sich nach den Grundsätzen der ordnungsmässigen Buchführung zu richten. Aus Gründen der Corporate Governance kann es sich auch für Vereine empfehlen, über das gesetzlich vorgeschriebene Minimum bezüglich Buchführung, Rechnungslegung und Revision hinauszugehen. Route du Lac Paudex Case Postale Lausanne T F info@centrepatronal.ch Kapellenstrasse 14 Postfach Bern T F cpbern@centrepatronal.ch Seit dem 1. Januar 2013 sind die Rechnungslegungsvorschriften für alle Unternehmen einheitlich und unabhängig ihrer Rechtsform im zweiunddreissigsten Titel des Obligationenrechts (Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung, Art. 957 ff.) geregelt. Spätestens ab 2015 muss die Rechnungslegung nach den neuen Vorschriften erfolgen (Bestimmungen zur Konzernrechnung ab 2016). Erleichterungen gibt es für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatz unter CHF , für Vereine und Stiftungen ohne Eintragungspflicht ins Handelsregister und für Stiftungen, die von der Aufsichtsbehörde von der Pflicht, eine Revisionsstelle zu bezeichnen, befreit sind. Diese Unternehmen müssen von Gesetzes wegen lediglich Buch führen über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage. Auch diese sogenannte Milchbüchlein-Rechnung hat jedoch nach den Grundsätzen der ordnungsmässigen Buchführung zu erfolgen. A. Erleichterte Buchführung und Rechnungslegung (Milchbüchlein) Vereine, die weder ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe (dazu unten B.1. Bei nach kaufmännischer Art geführtem Gewerbe) betreiben noch revisionspflichtig sind, müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen. Für sie gelten damit auch erleichterte Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten. Es reicht, wenn sie über Einnahmen, Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen. Allerdings gelten auch für die Milchbüchlein- Rechnung des nicht eintragungspflichtigen Vereins angepasst auf seine Besonderheiten und auf die Branche sinngemäss die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a OR): Vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte: Das Gesetz verlangt eine lückenlose chronologische Erfassung aller Vorgänge in einer übersichtlichen Gliederung. Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge: Jeder Buchungsvorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen und nachvollzogen werden können. In der Regel genügen Eigenbelege nicht, sondern bedarf es eines durch einen Dritten ausgestellten Belegs. Klarheit: Der Grundsatz der Klarheit präzisiert die beiden vorgenannten. Es geht um eine übersichtliche, verständliche, lesbare Buchführung. Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Vereins: Die Buchführung soll in Bezug auf Art und Grösse des Vereins zweckmässig sein.

2 Nachprüfbarkeit: Vorstandsmitglieder, Revisoren, Mitglieder, Steuerbehörden etc. müssen die Buchungstatsachen bis an den Ausgangspunkt der ursprünglichen Transaktion zurückverfolgen können. Erlaubnis der Buchführung in Fremdwährung: Die Buchführung erfolgt grundsätzlich in CHF. Sie kann aber auch in einer für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Fremdwährung erfolgen. Erlaubnis der Verwendung des Englischen: Die Buchführung erfolgt grundsätzlich in einer Landessprache oder in Englisch. B. Ordentliche Buchführung und Rechnungslegung (HR-Eintragungspflicht) Vereine unterstehen der Eintragungspflicht ins Handelsregister und damit der ordentlichen Buchführung und Rechnungslegung, wenn sie 1. ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben oder 2. revisionspflichtig sind (Art. 61 Abs. 2 ZGB). 1. Bei nach kaufmännischer Art geführtem Gewerbe Ein Verein muss grundsätzlich einen ideellen, nicht wirtschaftlichen Zweck verfolgen. Dazu darf er jedoch ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Die Führung eines nach kaufmännischer Art geführten Gewerbes zieht die Eintragungspflicht ins Handelsregister nach sich (Art. 61 Abs. 2 ZGB) und diese wiederum die Unterstellung unter die ordentliche Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht. Ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe setzt dreierlei voraus: 1. Selbständigkeit: Das Gewerbe wird unabhängig im eigenen Namen, auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko ausgeübt. 2. Dauerhaftigkeit: Das Gewerbe ist auf Dauer angelegt (keine Einmalgeschäfte). 3. Erwerb: Das Gewerbe wird betrieben, um Geld zu verdienen (Gewinnstrebigkeit wird nicht vorausgesetzt). Damit ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe vorliegt, genügt es, wenn sich der Verein nach den Grundsätzen von Leistung und Gegenleistung Einnahmen verschafft, mit denen er zumindest teilweise seinen Betrieb aufrechterhält. Auch ein auf Vereinsmitglieder oder Selbstkosten beschränkter Gewerbebetrieb ist ein nach kaufmännischer Art geführter. 2. Bei Revisionspflicht a) Ordentliche Revisionspflicht ( ) Vereine, die zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren überschreiten, müssen ihre Buchführung ordentlich prüfen lassen (Art. 69b Abs. 1 ZGB): Bilanzsumme CHF 10 Mio. Umsatz CHF 20 Mio. 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt Achtung: Für Vereine wurden die Schwellenwerte nicht auf angehoben! b) Eingeschränkte Revision Vereine, die eine Nachschusspflicht oder eine persönliche Haftung der Mitglieder vorsehen, müssen ihre Buchführung eingeschränkt prüfen lassen, sofern ein betroffenes Mitglied dies verlangt (Art. 69b Abs. 2 ZGB) C. Zusätzliche Anforderungen an Buchführung und Rechnungslegung 1. Für grössere Vereine Vereine, die der ordentlichen Revisionspflicht unterstehen ( ) gelten als grössere Unternehmen. Sie müssen: im Anhang zur Jahresrechnung zusätzliche Angaben machen, eine Geldflussrechnung erstellen als Teil der Jahresrechnung und einen Lagebericht verfassen. a) Zusätzliche Angaben im Anhang zur Jahresrechnung Die zusätzlichen Angaben im Anhang zur Jahresrechnung betreffen langfristige, verzinsliche Verbindlichkeiten, die nach Fälligkeit auf-

3 geteilt werden müssen (0-5 Jahre und nach 5 Jahren). Zudem muss erklärt werden, welcher Teil des Honorars der Revisionsstelle für Revisionsdienstleistungen und welcher für andere Dienstleistungen der Revisionsstelle in Rechnung gestellt wurde. b) Geldflussrechnung Die Geldflussrechnung (auch Cash Flow- oder Mittelflussrechnung) gibt Aufschluss über die Herkunft und die Verwendung der flüssigen Mittel im Verein, indem sie die Veränderung der Geldmittel während einer Periode sowie den Liquiditätsbedarf aufzeigt. Die Veränderungen müssen für die Geschäftstätigkeit, die Investitionstätigkeit und die Finanzierungstätigkeit je separat dargestellt werden. c) Lagebericht Der Lagebericht (früher Jahresbericht) stellt den Geschäftsverlauf und die wirtschaftliche Lage des Vereins unter Aspekten dar, die in der Jahresrechnung allein nicht zum Ausdruck kommen. Der Lagebericht gibt im Lauftextformat eine für Aussenstehende verständliche Standortbestimmung des Vereins ab. Er muss im Einklang mit der Jahresrechnung namentlich Aufschluss geben über: Anzahl Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt Durchführung einer Risikobeurteilung Bestellungs- und Auftragslage Forschungs- und Entwicklungstätigkeit aussergewöhnliche Ereignisse Zukunftsaussichten 2. Konsolidierte Jahresrechnung für Vereinskonzerne Vereine, die ein oder mehrere rechnungslegungspflichtige Unternehmen kontrollieren, sind verpflichtet eine konsolidierte Jahresrechnung (Konzernrechnung) zu erstellen. Sie können die Pflicht zur Erstellung einer Konzernrechnung unter gewissen Bedingungen an ein Tochterunternehmen übertragen. Für Vereine gelten dieselben Befreiungsmöglichkeiten wie für die anderen juristischen Personen. Insbesondere sind sie dann von der Pflicht zur Erstellung einer Konzernrechnung befreit, wenn der Konzern zusammengezählt, die Schwelle nicht überschreitet. D. Corporate Governance-Überlegungen für Verbände Corporate Governance macht auch vor Vereinen nicht halt. Verstanden als Summe aller Grundsätze, die auf das langfristige Vereinsinteresse ausgerichtet sind und ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Führung und Kontrolle bezwecken, dient sie sowohl vereinsinternen als auch vereinsexternen Interessen. Aus Corporate Governance-Überlegungen kann es für Vereine durchaus Sinn machen, über das gesetzlich vorgeschriebene Minimum bezüglich Buchführung und Revisionspflicht hinauszugehen. 1. Rechnungslegung als Führungs- und Kontrollinstrument Die Rechnungslegung ist unbestrittenermassen ein wichtiges Führungs- und Kontrollinstrument insbesondere für den Vereinsvorstand dem sie zudem Rechenschaftsablegung ermöglicht, aber auch für die Vereinsmitglieder. Je nach Grösse des Vereins und Umfang der Geschäftstätigkeit empfiehlt sich eine angepasste, aber über die Milchbüchlein- Rechnung hinausgehende Rechnungslegung, die die wirtschaftliche Lage des Vereins zuverlässig darstellt und sich nach folgenden Grundsätzen richtet (Art. 958c OR): Klarheit und Verständlichkeit: Die Rechnung muss übersichtlich sein sowie sachgerechte, einheitliche und kohärente Begriffe verwenden. Vollständigkeit: Sowohl Aktiv- und Passivals auch Ertrags- und Aufwandskomponenten müssen vollständig erfasst werden. Verlässlichkeit: Die Rechnung darf keine wesentlichen Fehler enthalten und muss die relevanten Informationen unverzerrt widergegeben. Wesentlichkeit: Ein Punkt ist dann wesentlich, wenn sein Weglassen oder seine fehlerhafte Darstellung Entscheide, die aufgrund der Rechnung gefällt werden, beeinflussen können.

4 Vorsicht: Erträge dürfen erst erfasst werden, wenn sie realisiert sind, Aufwand wenn er aktualisiert, d.h. erkennbar ist und mit ihm gerechnet werden muss. Stetigkeit in Darstellung, Bewertung und Offenlegung: Form, Gliederung und Bewertungsmethode (insbesondere Abschreibungsgrunsätze) sollen grundsätzlich beibehalten werden. Verrechnungsverbot: Es gilt das Bruttoprinzip. Verrechnungen (horizontal) und Saldierungen (vertikal) sind unzulässig. Inventarpflicht: Inventare sind Bestandesverzeichnisse mit Art, Menge und Wert. Sie bilden die Grundlage für die Bilanz. Auch Debitorenlisten, Listen von Sachanlagen, Beteiligungen, Rückstellungen etc. gehören zu den Inventaren. 2. Revision als Kontrolle und Vertrauensbildung Von Gesetzes wegen unterstehen nur Vereine, die die Schwelle überschreiten oder gegebenenfalls Vereine mit einer Nachschusspflicht oder einer persönlichen Haftung der Mitglieder der ordentlichen oder eingeschränkten Revisionspflicht (dazu oben B.2 Bei Revisionspflicht). Vereine können ihre Rechnung allerdings freiwillig intern und/oder extern revidieren lassen. Dies kann Sinn machen aus Überlegungen der Führung, aber vor allem der Kontrolle und der Vertrauensbildung gegenüber den Mitgliedern. Die Anforderungen an die ordentliche respektive eingeschränkte Revision richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften des Revisionsrechts (Art. 727 ff. OR). Die beiden Revisionsarten unterscheiden sich namentlich in der Prüfungsdichte, Prüfungstiefe und Berichterstattung. Eine freiwillige interne und/oder externe Revision richtet sich grundsätzlich nach Auftragsrecht. Es empfiehlt sich, die Revisionsstelle statutarisch vorzusehen und sie durch die Vereinsversammlung wählen zu lassen. Unter Umständen können bereits die Statuten den Rahmen der Revision festlegen, ansonsten sollte dies der entsprechende Auftrag des Vereinsvorstands an die Revisionsstelle tun. Centre Patronal Stefanie Meier-Gubser Centre Patronal: Dienstleistungen für Verbände Das Centre Patronal handelt im Namen von Berufs- und Wirtschaftsverbänden sowie wirtschaftlichen Interessenvereinigungen sei dies als Geschäftsstelle, als Takt- und Ideengeber oder als politischer Berater und agiert als kompetenter Partner dieser Organisationen. Eine der Hauptstärken des Centre Patronal besteht darin, den Berufs- und Wirtschaftsverbänden sowie den wirtschaftlichen Interessenvereinigungen massgeschneiderte Lösungen im Baukastensystem anzubieten. Qualifizierte, akademisch gebildete und erfahrene Verbandsmanager bringen eine breite und branchenübergreifende Erfahrung mit. Dies ermöglicht es ihnen, nicht nur im operativen Bereich effiziente Dienstleistungen zu erbringen, sondern Präsidium und Vorstand auch strategisch und konzeptionell entscheidend zu unterstützen. Für unsere Mandanten agieren wir, statt zu reagieren, indem das Centre Patronal ein frühzeitiges Erkennen und Identifizieren der relevanten Entscheidprozesse sicherstellt und gestützt darauf eine Interessenvertretung durch proaktive Intervention verfolgt. Weil das Centre Patronal für viele Berufs- und Wirtschaftsverbände sowie wirtschaftliche Interessenverbindungen die Geschäftsstelle führt, können Kräfte gebündelt, Synergien genutzt und damit eine erhöhte Professionalität gewährleistet werden.

5 September 2014 / Nr. 20 Buchführung, Rechnungslegung und Revision in Vereinen Ab 2015 gilt mit gewissen Erleichterungen auch für Vereine das neue Buchführungs- und Rechnungslegungsrecht. Für Vereine ohne Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister genügt von Gesetzes wegen eine sogenannte Milchbüchlein-Rechnung. Allerdings hat auch diese sich nach den Grundsätzen der ordnungsmässigen Buchführung zu richten. Aus Gründen der Corporate Governance kann es sich auch für Vereine empfehlen, über das gesetzlich vorgeschriebene Minimum bezüglich Buchführung, Rechnungslegung und Revision hinauszugehen. Welchen Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften unterliegt der Verein? Die Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften knüpfen an der Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister an. Schematisch lassen sich die Vorgaben zu Buchführung, Rechnungslegung und Revision für Vereine vereinfacht wie folgt darstellen: Betreibt der Verein NEIN ein kaufmännisches Gewerbe? Route du Lac Paudex Case Postale Lausanne T F info@centrepatronal.ch Kapellenstrasse 14 Postfach Bern T F cpbern@centrepatronal.ch Erleichterte Buchführung und Rechnungslegung (Milchbüchlein) Keine HR-Eintragungspflicht Im eigenen Namen, auf eigene Rechnung und eigenes Risiko Gewerbe ist auf Dauer ausgelegt Gewerbe dient dem Erwerb oder Ist der Verein ordentlich NEIN revisionspflichtig (= grösserer Verein)? Überschreitung von zwei der folgenden Grössen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren: Bilanzsumme 10 Millionen Umsatz 20 Millionen 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt oder Ist der Verein NEIN eingeschränkt revisionspflichtig? Vereinsmitglied, das persönlich haftet oder nachschusspflichtig ist verlangt eingeschränkte Prüfung HR-Eintragungspflicht Ordentliche Buchführung und Rechnungslegung (zusätzliche Anforderungen für grössere Vereine)