Stephanie Preuss. Ausschreibung Massenentsäuerung

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1 Stephanie Preuss Ausschreibung Massenentsäuerung 1 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

2 Ausschreibungsdimension Wie groß ist die Menge an Bibliotheks- oder Archivgut, die ausgeschrieben werden soll? Wie hoch sind die verfügbaren Haushaltsmittel? Wie hoch sind die voraussichtlichen Kosten (Schätzung)? Festlegung: Art des Vertrages, z.b. einmalige Ausschreibung oder Rahmenvertrag 2 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

3 Ausschreibungsdimension Seit dem 1. Januar 2016 gelten folgende Schwellenwerte (Website des BMWI): Auftragsart Schwellenwerte EU-Richtlinie Liefer- und Dienstleistungsaufträgen für oberste, obere Bundesbehörden und vergleichbare Bundeseinrichtungen Liefer- und Dienstleistungsaufträge für alle anderen Auftraggeber Euro Euro Delegierte Verordnung (EU) 2015/2170 der KOM vom (PDF: 312 KB) (ABl. L 307/5 vom ) Vgl. Zugriff: Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

4 Wichtige Verordnungen und Gesetze Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen (VOL A/B) Vergabeverordnung (VgV) Diskussionsentwurf Unterschwellenvergabeverordnung EU-Vergaberichtlinien GWB - Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen 4 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

5 Ausschreibung - In Absprache mit der Vergabestelle Erstellen der Vergabeunterlagen: - Leistungsbeschreibung (Fachabteilung) - Auswertungsbogen (Fachabteilung) - Bewertungsmatrix (Fachabteilung/Vergabestelle) - Vertragsentwurf (Vergabestelle, Justiziariat) - Allgemeine Liefer- und Zahlungsbedingungen 5 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

6 Ausschreibung - In Absprache mit der Vergabestelle Erstellen der Vergabeunterlagen: - Rechtssicherheit (Forderung von Nachweisen/Qualitätsparametern sollten vergleichbar sein) - Transparenz (Zuschlagskriterien und ggf. Unterkriterien müssen den Bietern genannt werden) - Gewichtung von Bewertungsparametern (Preis, Qualität usw.) festlegen (Matrix) 6 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

7 Leistungsverzeichnis - Beispiel I. Allgemeines I.1 Auftragsvolumen I.2 Vertragsdauer I.3 Ansprechpartner I.4 Sonstiges II. Leistungsumfang II.1 Verfahrensanforderung II.2 Ziele II.3 Dokumentation II.4 Sonstiges 7 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

8 Leistungsverzeichnis - Beispiel III. Qualitätsanforderungen III.1 Technische Anforderungen III.2 Forderungen zu Nebenwirkungen III.3 Zusatzforderungen IV. Sonstige Leistungen IV.1 Transport IV.2 Reponieren IV.3 Bestandsreinigung IV.4 Sonstiges 8 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

9 Wertung (VgV 56-58, 60) Wertungsschritt 1: Fakultative Formale Angebotsprüfung Wertungsschritt 2: Eignungsprüfung Wertungsschritt 3: Angemessenheit der Preise Wertungsschritt 4: Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes (Zuschlagskriterien) 9 19 Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

10 Fakultative Formale Angebotsprüfung Ob alle geforderten Unterlagen rechtzeitig, vollständig und unterschrieben eingereicht worden sind, wird bei Angebotsöffnung durch die Vergabestelle geprüft. Die anschließende inhaltliche Prüfung und Bewertung der Angebote erfolgt i.d.r. durch die Fachabteilung. Sie erfolgt nur dann, wenn alle formalen Kriterien erfüllt sind Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

11 Eignungsprüfung Beispiele (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) - Qualifikation des Fachpersonals (Restauratoren, Papierchemiker...) - Referenzen für vergleichbare Aufträge und Gegenstand des Unternehmens - Beschreibung vom Umgang mit Ausfallzeiten - Ausführliche Beschreibung des Entsäuerungsverfahrens Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

12 Eignungsprüfung Beispiele (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) Ist das an der Leistungserbringung beteiligte Team hinreichend qualifiziert (mind. X Restauratoren oder vergleichbare Berufserfahrung)? Sind mindestens X ähnliche Referenzaufträge genannt (Aufträge mit vergleichbarem oder ähnlichem Umfang)? Sind Maßnahmen bei Ausfällen oder Kapazitätsengpässen benannt und nachvollziehbar? Ja/Nein Ja/Nein Ja/Nein Ist der Entsäuerungsvorgang schlüssig und nachvollziehbar beschrieben? Ja/Nein Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

13 Prüfung des Preises Hohe Preisabweichungen müssen hinterfragt werden, wenn ein bestimmter Prozentsatz der Preisabweichung zum zweitgünstigen Angebot unter- oder überschritten wird Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

14 Bewertung des Preises (Zuschlagskriterien)- Beispiel - Prozentuale Abweichung des Preises im Verhältnis zu anderen Angeboten, wobei der günstigste Preis die höchstmögliche Punktzahl erhält Vorliegendes Angebot Niedrigstes Angebot Abweichung zum niedrigsten Angebot (%) Punkte Höchstmögliche Punktzahl x Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

15 Was erfordert ihr Bestand? Unikale Handschriften? Besondere Stempel, Farben, Siegel usw.? Künstlereinbände mit empfindlichen Materialien? Menge? Individuelle Kriterien Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

16 Bewertung der Qualität (Zuschlagskriterien)- Beispiele Vergabe von Punkten/Einhaltung von Vorgaben z.b. zur alk. Reserve, Extrakt-pH-Wert oder nach ISO TS usw. Wie hoch/niedrig sind die Nebenwirkungen (Parameter festlegen, z.b. Wahrscheinlichkeiten abfragen)? Prüfung von Testpapieren als Qualitätskriterium bei der Ausschreibung (genaue Vorgaben!), z.b. Depolymerisationsgrad nach der künstlichen Alterung (Fristen in der Ausschreibung mitbedenken!) Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

17 Bewertung der Qualität (Zuschlagskriterien)- Beispiele Kriterium Parameter vorgegeben Parameter Testpapier/Verfah renskontrolle Punkte/ Ja/Nein Entscheidung/ Gewichtung Nebenwirkungen Alkalische Reserve Abweichung DP nach künstlicher Alterung Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

18 Sonstiges Regelung zur Bestandsreinigung treffen Dokumentationsform festlegen Qualitätskontrollmaßnahmen festlegen Ausheben/Reponieren klären Innerbetriebliche Transporte klären Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016

19 Vielen Dank für Ihr Interesse Quellenangaben Zugriff: VOL/A : Zugriff: VOL/B : Zugriff: Vergabeverordnung: Zugriff: Ausschreibung Massenentsäuerung 08.November 2016