Richtlinie für Lieferanten der RAFI Dekotec

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1 Richtlinie für Lieferanten der RAFI Dekotec Versionsstand 2.3/ Erstellt: WD 1 von 14

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 EINLEITUNG GÜLTIGKEIT DER LIEFERANTENRICHTLINIE DIE WARENGRUPPEN INHALTLICHER AUFBAU DER LIEFERANTENBEWERTUNG DIE LIEFERLEISTUNG ALLGEMEINE FAKTOREN QUALITÄTSMANAGEMENTSYSTEM FLEXIBILITÄT DES LIEFERANTEN RISIKOEINSCHÄTZUNG ABARBEITUNG VON REKLAMATIONEN SONSTIGE FAKTOREN ZUSAMMENFASSUNG EINSTUFUNG NACH ABC ESKALATIONSSCHEMA...14 Erstellt: WD 2 von 14

3 1.0 Einleitung Im Zuge einer permanenten Verbesserung der Beziehung zwischen RAFI Dekotec und seinen Lieferanten haben wir die bislang bestehende Lieferantenbewertung umfassend überarbeitet und erweitert. Die Veränderungen beziehen sich hauptsächlich auf die Aufteilung der Bewertung in einen Bereich Lieferleistung genannt und in einen Bereich allgemeine Faktoren genannt. Die Bewertungskriterien im Bereich Lieferleistung entsprechen nach wie vor den bereits bekannten Merkmalen (Qualität, Termin, Menge, Preis). Die Lieferantenbewertung wird auch weiterhin halbjährlich per Post versendet werden. Eine Versendung auf elektronischem Wege ist derzeit nicht geplant. Erstellt: WD 3 von 14

4 2.0 Gültigkeit der Lieferantenrichtlinie Diese Lieferantenrichtlinie hat auch für die Lackiererei in VS-Schwenningen Gültigkeit. Erstellt: WD 4 von 14

5 3.0 Die Warengruppen Warengruppen Granulate Verpackung Zukaufteile Produktion Zukaufteile Elektronik Farben und Lacke Dienstleistungen Details Kunststoffgranulate Einfärbungen Formschaumverpackungen Kartonagen Kartonagenzuschnitte Polybeutel ESD-Verpackungen Tiefzieh-Trays Hilfs- und Betriebstoffe Zukaufteile Kunststoff Zukaufteile Metall Schutzfolien Oberflächenveredelungen Zukaufteile Elektronik Bestückungsleistung Koagulierungsmittel Laserlacke auf Wasser- und Lösungsmittelbasis Härter und Verdünnung Sublieferantentätigkeiten Erstellt: WD 5 von 14

6 4.0 Inhaltlicher Aufbau der Lieferantenbewertung Grundsätzlich wird zwischen Lieferanten für Produktionsmaterial und Gemeinkostenlieferanten entschieden. Nachfolgend wird das Bewertungsschema für Produktionsmateriallieferanten beschrieben. Gemeinkostenlieferanten werden zur Zeit noch keiner Lieferantenbewertung unterzogen. Die kombinierte Wertzahl für die gesamte Lieferantenbewertung setzt sich aus der Lieferleistung und den allgemeinen Faktoren zusammen. 4.1 Die Lieferleistung Als Kriterium zur Ermittlung der Lieferleistung wird die Anzahl der Lieferungen pro Monat eines Lieferanten im Verhältnis zu der Anzahl der Reklamationen pro Monat gesetzt. Folgende Reklamationsarten können dabei auftreten: - Qualitätsabweichungen - Terminabweichungen - Mengenabweichungen - Preisabweichungen Sollten in einem Monat keine Lieferungen erfolgen, so wird dieser Monat in der Betrachtung nicht berücksichtigt. Bei fehlerfreier Anlieferung der Ware können max. 100% erreicht werden, wobei 100% den Höchstwert darstellt. Die Liefermenge pro Lieferung ist nicht maßgebend. In der nachfolgenden Tabelle kann man beispielhaft die Lieferungen innerhalb eines Zeitraumes von 6 Monaten sehen. Monat I.O. Qualität Termin Menge Preis Lieferung(en) Januar Februar März April k.l.* k.l.* k.l.* k.l.* k.l.* Mai Juni * keine Lieferung Erstellt: WD 6 von 14

7 Daraus ergibt sich dann folgende Bewertung der Lieferleistung: Monat Qualität Termin Menge Preis Gesamt Einstufung Januar 100,00% 83,33% 100,00% 100,00% 95,00% A Februar 71,43% 100,00% 100,00% 100,00% 88,57% B März 100,00% 100,00% 88,89% 100,00% 97,78% A April k.l. * k.l. * k.l. * k.l. * k.l. * Keine Bewertung Mai 66,67% 100,00% 91,67% 100,00% 85,00% B Juni 100,00% 100,00% 100,00% 90,00% 99,00% A * keine Lieferung Die Gewichtung der einzelnen Abweichungen wird wie folgt vergeben: - Die Gewichtung bei Abweichung der Qualität beträgt 40,00 % - Die Gewichtung bei Abweichung des Termins beträgt 30,00 % - Die Gewichtung bei Abweichung der Menge beträgt 20,00 % - Die Gewichtung bei Abweichung des Preises beträgt 10,00 % Auf das o.g. Beispiel bezogen bedeutet diese Bewertung einen Durchschnittswert von 93,07 % für den Zeitraum Januar bis Juni. Maximal erreichbar wären 100% gewesen. Durch die zukünftige Aufteilung der Gesamtbewertung in Lieferleistung (maximal erreichbar 70,00 %) und Allgemeine Faktoren (maximal erreichbar 30,00 %), muss dieser Durchschnittswert in ein anderes Verhältnis gesetzt werden. Die Erreichung des Höchstwertes von vormals 100,00 % entspricht ab sofort 70,00 % als maximal erreichbaren Wert. Auf Basis dieser Umrechung ergibt die errechnete Lieferleistung als Durchschnittswert aus dem o.g. Beispiel 65,15 %. 4.2 Allgemeine Faktoren Als weiteres Kriterium werden die allgemeinen Faktoren mit einem insgesamt erreichbaren Wert von maximal 30,00% festgelegt. Pro Einzelfaktor sind maximal 6,00 % erreichbar. Die Summe aller 5 Einzelfaktoren ergibt maximal 30,00%, wobei dies der Höchstwert ist. Die allgemeinen Faktoren bestehen aus folgenden Einzelbewertungen: - Zertifizierungssystem - Flexibilität des Lieferanten - Risikoeinschätzung - Abarbeitung von Reklamationen - Sonstige Faktoren Erstellt: WD 7 von 14

8 4.2.1 Qualitätsmanagementsystem Im Zuge der Zertifizierung der RAFI Dekotec nach ISO TS gewinnt die Entwicklung der Lieferanten zu strategischen Lieferanten immer mehr an Bedeutung. Dies setzt aber ein bereits bestehendes Qualitätsmanagementsystem voraus. Folgender Bewertungsschlüssel wurde hier angesetzt: - Bestehendes QM-System nach DIN ISO TS entspricht 6%. - Bestehendes QM-System nach DIN ISO 9001:2000 entspricht 3%. - Alle älteren QM-Systeme bzw. nicht vorhandene werden mit 0% bewertet. Bei der Bewertung wird nur das Vorhandensein eines QM-Systems berücksichtigt und nicht die Gültigkeitsdauer eines Zertifikates. Die Bewertung erfolgt manuell durch die Einkaufsabteilung Flexibilität des Lieferanten Die Flexibilität und das Reaktionsverhalten sowie die Durchführung von Sonderaktionen werden manuell gemessen. Die Datenerfassung erfolgt über die Einkaufsabteilung. Folgende Aspekte werden hier bewertet: - Reaktion bei Nachfragen - Abarbeitung von Lieferrückständen - Reaktionsverhalten bei kurzfristigen Bedarfsschwankungen - Verfügbarkeit eines Ansprechpartners Hierbei werden zwischen 50 und 0 Punktwerte vergeben. 50 Punkte ist der höchste erreichbare Wert und 0 der niedrigste. - Reaktionsverhalten des Lieferanten bei gefährdeter Lieferfähigkeit: Punktwert Prozentwert Beschreibung 50 3,00 % Sonder- und Wochenendschichten werden aus eigenem Antrieb durchgeführt. 40 2,50 % Sonder- und Wochenendschichten werden nach Anforderung durchgeführt. 30 2,00 % Sonderschichten werden auf Anforderung durchgeführt. Wochenendschichten nur in einzelnen Fällen. 20 1,50 % Sonderschichten werden auf Anforderung durchgeführt. Wochenendschichten grundsätzlich nicht. 10 1,00 % Sonderschichten werden in einzelnen Fällen durchgeführt. Wochenendschichten grundsätzlich nicht. 0 0,00 % Lieferant weigert sich konsequent sowohl Sonder- wie auch Wochenendschichten durchzuführen Erstellt: WD 8 von 14

9 - Sonderanlieferungen bei gefährdeter Lieferfähigkeit: Punktwert Prozentwert Beschreibung 50 3,00 % Sonderanlieferungen werden grundsätzlich aus eigenem Antrieb und auf eigene Kosten durchgeführt. 40 2,50 % Sonderanlieferungen werden grundsätzlich nach Anforderung auf eigene Kosten durchgeführt. 30 2,00 % Sonderanlieferungen werden nur vereinzelt auf eigene Kosten durchgeführt. 20 1,50 % Sonderanlieferungen werden vereinzelt auf Kosten der RAFI Dekotec durchgeführt. 10 1,00 % Sonderanlieferungen werden grundsätzlich nur auf Kosten der RAFI Dekotec durchgeführt. 0 0,00 % Lieferant weigert sich konsequent Sonderanlieferungen durchzuführen. Der Prozentwert aus Sonderaktionen und Sonderfahrten wird addiert und kann maximal 6% ergeben Risikoeinschätzung Die Risikoeinschätzung gliedert sich in 2 Kriterien, welche jeweils 3% als höchsten erreichbaren Wert ergeben. Diese beiden Kriterien bestehen zum Einen das Vorhalten eines Sicherheitsbestandes und zum Anderen aus dem Vorhandensein eines Umweltmanagementsystems. Beide Prozentwerte werden addiert und ergeben eine maximal erreichbare Wertzahl von 6%. Die Bewertung wird manuell über die Einkaufsabteilung durchgeführt. Ein bestehendes Umweltmanagementsystem nach DIN ISO oder sogar EMAS wird mit voller Punktzahl (3%) bewertet. Das Fehlen eines solchen Systems entspricht 0%. Erstellt: WD 9 von 14

10 - Sicherheitsbestand (wird bis auf weiteres nicht berücksichtigt) Punktwert Prozentwert Beschreibung 50 3,00 % Die Vorhaltung eines Sicherheitsbestandes wird momentan noch nicht bewertet und entspricht vorerst voller Punktzahl 40 2,50 % Die Vorhaltung eines Sicherheitsbestandes wird momentan noch nicht bewertet und entspricht vorerst voller Punktzahl 30 2,00 % Die Vorhaltung eines Sicherheitsbestandes wird momentan noch nicht bewertet und entspricht vorerst voller Punktzahl 20 1,50 % Die Vorhaltung eines Sicherheitsbestandes wird momentan noch nicht bewertet und entspricht vorerst voller Punktzahl 10 1,00 % Die Vorhaltung eines Sicherheitsbestandes wird momentan noch nicht bewertet und entspricht vorerst voller Punktzahl 0 0,00 % Die Vorhaltung eines Sicherheitsbestandes wird momentan noch nicht bewertet und entspricht vorerst voller Punktzahl Abarbeitung von Reklamationen Die Antwort auf von RAFI Dekotec erstellte Reklamationsreporte muss zwingend innerhalb einer festgesetzten Frist erfolgen. Derzeit wird die Antwortzeit nicht gemessen. Somit wird die volle erreichbare Prozentzahl von 6% zu Grunde gelegt Sonstige Faktoren Folgende Aspekte werden in die Bewertung der sonstigen Faktoren aufgenommen: a) Akzeptanz der RAFI Dekotec Einkaufsbedingungen b) Informationsverhalten bei auftretenden Störungen der Lieferfähigkeit c) Vertragswerk vollständig unterzeichnet Die Bewertung der einzelnen Aspekte erfolg manuell durch die Einkaufsabteilung. a) Die RAFI Dekotec setzt voraus, dass Lieferanten, welche die RAFI Dekotec beliefern, die RAFI Dekotec Einkaufsbedingungen vollständig akzeptieren und beachten. In diesen Fall wird hierfür ein Prozentwert von 2% vergeben, ansonsten wird die Bewertung für diesen Aspekt mit 0% gewertet. Erstellt: WD 10 von 14

11 b) Punktwert Prozentwert Beschreibung 30 2,00 % Der Lieferant zeigt sämtliche Störungen seines Fertigungsablaufes, welche sich auf die Lieferfähigkeit auswirken unverzüglich und unaufgefordert an. 15 1,00 % Der Lieferant meldet Störungen seines Fertigungsablaufes, welche sich auf die Lieferfähigkeit auswirken, in Einzelfällen bzw. nach Anforderung 0 0,00 % Der Lieferant zeigt keinerlei Störungen seines Fertigungsablaufes, welche sich auf die Lieferfähigkeit auswirken, an. c) Grundsätzlich erfolgt bei neuen Lieferantenbeziehungen eine Beauftragung erst dann, wenn die entsprechenden Vereinbarungen wie Liefervertrag, Qualitätssicherungsvereinbarung oder ähnliche Vereinbarungen von beiden Seiten unterzeichnet sind. Bei bereits bestehenden Lieferantenbeziehungen werden diese Vereinbarungen sukzessive nachgereicht. Im Rahmen der Lieferantenbewertung wird durch die Einkaufsabteilung eine Bewertung des Vertragswerkes manuell durchgeführt. Hierbei wird nur das Vorhandensein des kompletten Vertragswerkes mit 2% bewertet. Unvollständiges bzw. fehlendes Vertragswerk wird mit 0% bewertet. Lieferanten, welche das Vertragswerk noch nicht zur Unterzeichnung erhalten haben, werden bis dahin mit der Höchstpunktzahl bewertet. Die Prozentwerte aus allen drei Kriterien können addiert maximal 6% ergeben. Erstellt: WD 11 von 14

12 4.2.6 Zusammenfassung Somit ergibt sich nach Erfassung aller Faktoren beispielhaft folgende Zusammenstellung: Lfd.-Nr. Faktor Beschreibung Prozentwert 1 Qualitätsmanagementsystem Nach DIN ISO TS ,00 % 2 Flexibilität Reaktionsverhalten Sonder bzw. Wochenendschichten werden aus eigenem Antrieb durchgeführt 3,00 % 2a Flexibilität Sonderanlieferungen 3 Risikoeinschätzung Vorhaltung eines Sicherheitsbestandes 3a Risikoeinschätzung Umweltmanagementsystem 4 Abarbeitung von Reklamationen 5 Sonstige Faktoren Akzeptanz der EK- Bedingungen 5a Sonstige Faktoren Kommunikationsverhalten 5b Sonstige Faktoren - Vertragswerk 50 Pkt. Sonderanlieferungen werden aus eigenem Antrieb und auf eigene Kosten durchgeführt 50 Pkt. Dieser Faktor wird momentan nicht gemessen und wird automatisch mit der höchsten Punktzahl bewertet. 50 Pkt. 3,00 % 3,00 % Nach DIN ISO ,00 % Dieser Faktor wird momentan nicht gemessen und wird automatisch mit der höchsten Punktzahl bewertet. 100 Pkt. Durch Vertragsunterzeichnung wurden die RAFI Dekotec EK- Bedingungen akzeptiert Der Lieferant zeigt sämtliche Störungen seines Fertigungsablaufes, welche sich auf die Lieferfähigkeit auswirken, unverzüglich und unaufgefordert an. 30 Pkt. Vertragswerk komplett unterzeichnet und vorhanden 6,00 % 2,00 % 2,00% 2,00 % Der ermittelte Prozentwert aus allen allgemeinen Faktoren ergibt bezogen auf das o.g. Beispiel 30,00 %. Aus den ermittelten Prozentwerten aus Lieferleistung (siehe 4.1) 65,15 % und allgemeine Faktoren (siehe 4.2.6) 30,00 % ergibt sich somit eine Gesamtbewertung von 95,15 % Erstellt: WD 12 von 14

13 5.0 Einstufung nach ABC Nach der Ermittlung der Wertzahl aus der Lieferleistung, bestehend aus den Kriterien Qualität, Menge, Termin und Preis nach bereits oben eingehend erwähnter Gewichtung und der Ermittlung der Wertzahl aus den allgemeinen Faktoren, bestehend aus Zertifizierung, Flexibilität, Risikoeinschätzung, Abarbeitung von Reklamationen und sonstige Faktoren, werden diese beide Werte addiert und ergeben das kombinierte Ergebnis der Lieferantenbewertung. Dieses Ergebnis wird gem. nachfolgenden Schlüssel in eine Lieferanteneinstufung umgesetzt. Kombiniertes Ergebnis Einstufung Abgeleitete Maßnahmen >= 100% und <= 90% A Keine unmittelbaren Maßnahmen notwendig. Aufzeigen von Optimierungsmaßnahmen sind erwünscht >= 90% und <= 85% B Maßnahmen zur Erreichung einer Einstufung von "A" sind notwendig. Diesen Maßnahmenplan unterbreiten Sie bitte spätestens 4 Wochen nach Erhalt dieses Schreibens Sofortige Maßnahmen zur Erreichung einer Einstufung von "B" sind zwingend notwendig. Diesen Maßnahmenplan unterbreiten Sie uns bitte innerhalb 1 >= 85% Kalenderwoche schriftlich C nach Erhalt dieses Schreibens. Gem. ISO TS sind Lieferantenbeziehungen bei gleich bleibender Einstufung in dieser Wertzahl kurzfristig zu beenden. Diese Lieferantenbewertung wird dann halbjährlich mit Anschreiben an alle bewerteten Lieferanten auf dem Postweg verschickt. Lieferanten, welche im Betrachtungszeitraum keine Lieferungen getätigt haben, werden nicht angeschrieben, da hier auch keine Bewertung möglich war. Die weitere Verfahrensweise nach der Lieferantenbewertung ist dem unten aufgeführten Eskalationsschema zu entnehmen. Erstellt: WD 13 von 14

14 6.0 Eskalationsschema Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3 Stufe 4 Lieferanten bewertung Einstufung "A" Ja Beobachtung, ob Lieferant als strategischer Lieferant in Frage kommt Lieferant als Entwicklungslieferant aufnehmen Nein Einstufung "B" Ja Lieferant darauf hinweisen und Massnahmen- und Terminplan anstossen zur Erreichung von Einstufung "A" Androhung von Status "Hold on new business" oder "Phaseout" Lieferant auf Status "C" setzen Nein Einstufung "C" Ja Lieferant darauf hinweisen, dass Status "Hold on new business" besteht, bis zur Erreichung von Einstufung "B" Lieferant auf Sperrliste setzen. ggf. Phaseout oder nach interner Abstimmung Entsperrung durch Neuaudit Nein Lieferant erhält keine Bewertung, da keine Lieferungen im Bewertungszeitraum stattgefunden haben Erstellt: WD 14 von 14