Leitfaden zur Lieferantenbeurteilung

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1 1. Ziel Leitfaden zur Lieferantenbeurteilung Qualität und Exzellenz sind bei STABILUS von zentraler Bedeutung für das Vertrauen unserer Kunden. Die Sicherung fehlerfreier Zulieferungen von unseren Lieferanten ist daher eine absolute Voraussetzung für die Umsetzung dieser Standards. 2. Allgemein Im Sinne stetiger Verbesserungen, aber auch um Risikopotenziale bei Lieferanten frühzeitig zu erkennen und mit geeigneten Korrekturmaßnahmen gegenzusteuern, bewertet STABILUS regelmäßig die Leistungsfähigkeit seiner Lieferanten. Die Bewertung wird dezentral von STABILUS Werken und auf Basis von Leistungsindikatoren nach den Qualitätsmanagementstandards und eigenen STABILUS- Indikatoren durchgeführt. Nach Berechnung der ABC-Punktzahl erfolgt eine Einstufung in die ABC-Klassifizierung (A, AB, B und C). Bewertet werden Logistik (Mengen, Termine) und Qualität (Anzahl der Reklamationen). Des Weiteren werden subjektive Aspekte, die sogenannten Soft Facts, aus den Bereichen Entwicklung, Einkauf, Logistik, Qualität sowie Zertifizierungen bewertet. Bewertungsergebnisse werden in regelmäßigen Abständen an die Lieferanten kommuniziert und dienen zugleich als ein Entscheidungskriterium für die Vergabe neuer Aufträge und Projekte. 3. Schriftliche Lieferantenbeurteilung Die Lieferantenbewertung erfolgt jährlich in schriftlicher Form via . Darüber hinaus wird ein Monatskurzbericht zur Lieferantenbewertung versendet. Dieser Bericht dient dem frühen Erkennen von Risiken und Schwächen und bildet die Basis der jährlichen Gesamtbeurteilung. 4. Einstufung der Lieferanten in die ABC Klassifizierung Die ABC-Klassifizierung erfolgt aus der Gesamtpunktezahl, die für den Bewertungszeitraum ermittelt wurde. Übersichtstabelle: Klassifizierung und Bedeutung Klassifizierung / Punkte Bedeutung A AB B Die Anforderungen werden voll erfüllt Die Anforderungen werden bedingt erfüllt Die Anforderungen werden unzureichend erfüllt C 59-0 Die Anforderungen werden nicht erfüllt SQS / 047 [ 1 von 6 ]

2 5. Bewertungskriterien 5.1 Gesamtbewertung (ABC-Klassifizierung/-Punkte) Das Gesamtergebnis der Lieferantenbeurteilung setzt sich aus den unten genannten beiden Hauptkriterien Logistik und Qualität sowie der Soft Facts zusammen. Übersichtstabelle ABC Klassifizierung 100% Logistik 40% Qualität 40% Softfacts Mengentreue 50% Termintreue 50% PPM (QM) 14% Ziel < 63ppm Überlieferung Zu Spät Rekl. Menge/ Gelief. Menge*1Mio. 0-9,99% 100 Pkt 10-14,99% 90 Pkt 15-19,99% 80 Pkt 20-24,99% 60 Pkt 25-29,99% 40 Pkt 30-34,99% 20 Pkt 35-39,99% 10 Pkt >40% 1 Pkt Pkt 1 Tag 80 Pkt 2 Tag 60 Pkt 3 Tag 40 Pkt 4 Tag 20 Pkt 5 Tag 10 Pkt ab 6.Tag 1 Pkt 0-63 ppm 100 Pkt ppm 50 Pkt ppm 20 Pkt ppm 10 Pkt > 253 ppm 1 Pkt Reklamationsquote 86% Q-Meldungen/ Wareneingänge 0 1% 100 Pkt 1,1-2,5% 90 Pkt 2,6 3% 80 Pkt 3,1-5% 70 Pkt 5,1-7% 50 Pkt > 7,1% 1 Pkt Bewertende Bereiche Logistik Qualität Entwicklung Einkauf Zertifikate Unterlieferung 0-9,99% 100Pkt 10-14,99% 90Pkt 15-19,99% 80Pkt 20-24,99% 70Pkt 25-29,99% 60Pkt 30-34,99% 50Pkt 35-39,99% 40Pkt 40-44,99% 30Pkt 45-49,99% 20Pkt >50% 1Pkt Zu Früh Pkt 1Tag 90 Pkt 2Tag 80 Pkt 3Tag 70 Pkt 4Tag 60 Pkt 5Tag 50 Pkt 6Tag 40 Pkt 7Tag 30 Pkt 8Tag 20 Pkt 9Tag 10 Pkt ab 10.Tag 1 Pkt Das Gesamtergebnis der ABC-Punktzahl ergibt sich aus: ABC- Gesamtergebnis = (40 x Logistik) + (40 x Qualität) + (20 x Softfacts) 100 Hinweis: Bewertungskriterien, die nicht für die Bewertung herangezogen werden, sind bewertungstechnisch auf 0 Punkte gesetzt. SQS / 047 [ 2 von 6 ]

3 5.2 Berechnung Logistik Punkte Die Haupt-ABC-Klasse Logistik setzt sich aus den zwei Teilkriterien Mengen- und Termintreue zusammen. Die Bewertungen der einzelnen Anlieferungen werden innerhalb des Bewertungszeitraums zu jeweils einer Kennzahl für Termin- und Mengentreue aggregiert. Logistik Gewichtung Mengentreue 50% Termintreue 50% Hinweis: STABILUS ist nach dem Qualitätsmanagementsystem ISO/TS bzw. IATF verpflichtet, alle mit Zusatzfrachtkosten verbundenen Vorfälle zu überwachen. Dementsprechend sind auch die Lieferanten verpflichtet, derartige Vorfälle selbst schriftlich bei der STABILUS Logistik/Disposition anzuzeigen. Vorfälle mit Zusatzfrachtkosten gehen unabhängig davon, ob von STABILUS erfasst oder von Lieferanten selbst angezeigt, über die Soft Facts in die Berechnung mit ein. 5.3 Berechnung der Qualität Punkte Die Haupt-ABC-Klasse Qualität setzt sich aus den zwei Teilkriterien PPM QM Punkte und Reklamationsquote zusammen. Qualität Gewichtung PPM QM Punkte 14% Reklamationsquote 86% Hinweis: PPM QM Punkte = Punkte ergeben sich aus der PPM Berechnung, siehe Übersichtstabelle 5.1. Die Reklamationsquote ergibt sich aus den Reklamationspunkten, siehe Übersichtstabelle 5.1. Die Reklamationsquote ist der prozentuale Anteil aller Qualitätsmeldungen zu der Anzahl aller Wareneingänge. Für die Ermittlung der Qualitätskriterien werden innerhalb eines definierten Bewertungszeitraums aufgetretene, berechtigte Mängelrügen (mit Status offen und abgeschlossen) ausgewertet. Die PPM-Zahl erfolgt auf Basis von Qualitätsmeldungen und vergleicht die gelieferte Menge mit der fehlerhaften Menge. Grundsätzlich fordert STABILUS eine Null-Fehler-Strategie. PPM-Quoten durch prozessoder produktspezifische Eigenschaften sind in Herstellbarkeits-/ Machbarkeitsanalyse anzugeben und mit STABILUS zu vereinbaren. Zielvorgaben haben keinen Einfluss auf Haftung des Lieferanten für Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche aus Mängeln an den Lieferungen oder Mangelfolgeschäden. Bei Materialrücklieferungen ist der Lieferant aufgefordert, die tatsächlich fehlerhafte Menge zu ermitteln und an das reklamierende STABILUS Werk zurückzumelden. Erfolgt eine Rückmeldung bis spätestens vor dem Abschluss des 8D-Reports/ der Qualitätsmeldung, können die ppm-werte durch die bearbeitende Qualitätsabteilung systemseitig angepasst werden. Andernfalls geht die gesamte beanstandete Menge als fehlerhaft in die Berechnung ein. SQS / 047 [ 3 von 6 ]

4 5.4 Softfacts Soft Facts sind subjektive Aspekte, welche in die Kategorien Entwicklung, Einkauf, Logistik, Qualität sowie Zertifizierungen eingeteilt werden. Diese Hauptkategorien werden in weitere Unterkategorien gegliedert. Darüber hinaus werden die Kriterien unterschiedlich gewichtet und ergeben nach ihrer Bewertung eine Endnote für jeden Bereich. Einzelne Fragen aus den Soft Facts haben ein sogenanntes K.O.-Kriterium, welches bei entsprechender Bewertung eine Abstufung für den aktuellen Zeitraum zur Folge hat. Logistik - Performance - Sonderfahrten - Line Stop (K.O. Kriterium) Softfacts Gewichtung Qualität - Performance - Eskalationsstufe 2-4 (K.O. Kriterium) - Sonderstatus; STABILUS Containment Level (K.O. Kriterium) - Auslieferstopp; Yard Holds and Stop Ships (K.O. Kriterium) Entwicklung - Performance Einkauf - Performance Zertifikate vorhanden / aktuelle Version; Qualitätsmanagement vorhanden / aktuelle Version; Qualitätsmanagement vorhanden / aktuelle Version; Umweltmanagement vorhanden / aktuelle Version; Arbeitssicherheit vorhanden / aktuelle Version; Energiemanagement Unter Performance verstehen wir die allgemeine Leistungsfähigkeit wie zum Beispiel: Kommunikationsverhalten / Kooperation / Erreichbarkeit- Reaktions- und Informationsverhalten / Flexibilität / Einhaltung von Terminen / Berichte inhaltlich richtig und vollständig /Kompetenz dokumentiert werden. SQS / 047 [ 4 von 6 ]

5 6. Eskalationsmodell Die Aufnahme in die Eskalation durch fehlerhafte Zulieferungen kann erfolgen bei: - Lieferant verursacht einen Sonderstatus bei Kunden wegen Qualitäts- oder Lieferangelegenheiten. Z.B. CS I, CS II, Abstufung aus Kundenbewertung bzw. Kundenaudit, Q1 at Risk. - Ein schwerwiegendes Qualitätsproblem/Störung bei STABILUS und/oder Kunden. - Gefährdung der Versorgungssicherheit durch einen Auslieferstopp (Yard Holds and Stop Ships). - Wiederholfehlern, trotz abgeschlossenem Problemlösungsprozess (8D). - Potentielle Feldreklamationen oder Rückrufaktionen. Zusätzlich werden folgende Kriterien berücksichtigt: Beim Erkennen von Risiken und systematischen Schwächen in der Leistungsfähigkeit. Kritizität (Anzahl von kritischen Vorfällen) und Bedeutung und Risiken eines Fehlers. Langfristiger bzw. mehrfacher Überschreitung von Zielvereinbarungen. Terminüberschreitungen in der 8D Bearbeitung bzw. Maßnahmenpläne. Inwieweit ein oder mehrere der oben genannten Ereignisse oder Kriterien zu einer Aufnahme in eine der Eskalationsstufen führen, wird fallspezifisch durch die zuständigen Fachbereiche entschieden. Situationsabhängig kann der direkte Einstieg auch auf Stufe 2 oder 3 erfolgen. Eskalation Level 1 Erhöhte Prüffrequenz im Wareneingang (Reduzierte Q-Lage) Fallspezifisch: - 100% Selbstprüfung durch Lieferant inkl. Prüfung der im Transit befindlichen Lieferungen % Prüfung der Lager- und Umlaufbestände durch Dritte (in Abstimmung mit STABILUS). - Ausweitung der Maßnahmen auf weitere Produkte. - Gegebenenfalls Besuch/Prozessaudit beim Lieferanten. Eskalation Level 2 - Anschreiben an die Geschäftsführung bzw. des oberen Führungskreises des Lieferanten. - Q-Gespräch bei STABILUS. Management des Lieferanten stellt ein Programm zur Fehlerbeseitigung vor. - Vereinbarung zu einer zusätzlichen 100% Kontrolle durch einen von STABILUS akzeptierten Dienstleister beim Lieferanten. Die Beauftragung erfolgt durch den Lieferanten. - Besuch/Prozessaudit beim Lieferanten zur Prozess-, Fehleranalyse und Maßnahmenkontrolle. - In besonderen Fällen kann ein Lieferant temporär in C eingestuft werden. SQS / 047 [ 5 von 6 ]

6 Eskalation Level 3 Executive Management Meeting zwischen: - Einkaufsleitung, Qualitätsmanagement und Fachbereich. - Geschäftsleitung und Lieferant. - In besonderen Fällen kann ein Lieferant temporär oder permanent in C eingestuft werden. Falls erforderlich: - Änderung der strategischen Lieferanten-Klassifizierung (Status). - Keine Berücksichtigung für Anfragen (Status New Business on hold ). - Verlagerung des Einkaufsvolumens. Eskalation Level 4 - Alternativ Beschaffung durch Einkauf Commodity-Management. - Einleitung Phase Out Szenario. - Entzug des Lieferauftrages. - Einstufung in permanent C. De-Eskalation Ein Ausstieg aus dem Eskalationsmodell erfolgt durch ein Gremium der jeweiligen Fachabteilungen. 7. Sonderstatus STABILUS- Containment Level Verursacht ein Lieferant einen Sonderstatus bei Kunden wegen Qualitäts- oder Lieferangelegenheiten (wie z.b. CS I, CS II, Abstufung aus Kundenbewertung bzw. Kundenaudit, Q1 at Risk, ), eine schwerwiegende Störung beim Kunden bzw. Feldreklamation, ein schwerwiegendes Problem mit der Liefertreue oder ein anderes schwerwiegendes Qualitätsproblem bei STABILUS, erfolgt eine Abstufung von A nach B bzw. C. Die Beurteilung erfolgt über ein K.O. Kriterium in den Soft Facts Qualität unter Sonderstatus bzw. Auslieferstopp. Die Information über solche Fälle erfolgt mit Zusendung einer entsprechenden Mängelrüge mit dem Hinweis STABILUS- Containment Level aus dem reklamierenden STABILUS Werk. In diesen Fällen sind Sondermaßnahmen wie u.a. temporär verschärfter Kontrollplan, Einrichtung von speziellen Prüfzellen mit dem reklamierenden STABILUS Werk abzustimmen. SQS / 047 [ 6 von 6 ]