In den Stammdaten werden alle globalen Einstellungen für die Applikation vorgenommen.

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1 1 Stammdaten In den Stammdaten werden alle globalen Einstellungen für die Applikation vorgenommen. 1.1 Stammdaten - Einstellungen Um das Menü Einstellungen sehen zu können und somit Einstellungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Allgemeine Einstellungen (STA_EINST) Abbildung Bilder: Mitgliedsbild/Logo für Organisationen und Logo für Sparten Pixel: Aufgrund dieser Einstellungen ist es möglich die Größe (Breite und Höhe) der Bilder zu definieren. Es wird bei der Definition zwischen Bilder der Mitglieder bzw. Bilder für Organisation und Sparten unterschieden. Seite

2 Größe der Bilder in KB: Um die Datenmengen zu beschränken bzw. zu verhindern, dass Bilder mit einer zu großen Auflösung in die Applikation importiert werden, besteht die Möglichkeit das Datenvolumen zu beschränken (max. Größe in KB). Es können nur Bilder mit dem JPEG-Format importiert werden. Publikationseinstellungen Publikationen können für jede Organisation egal ob Sektion, Landesgruppe, Verbindungsstelle oder Kontaktstelle definiert werden. Mit der Publikationseinstellung kann definiert werden, ob Publikationen der Suborganisationen angezeigt und somit abonniert werden können. Bsp: Publikationseinstellung = JA Ein Mitglied in der Landesgruppe Kärnten kann eine Publikation der Verbindungsstelle Klagenfurt abonnieren. Wir die Einstellung NEIN gewählt, ist dies nicht möglich. Freigabeeinstellungen Mit der Freigabeeinstellung kann definiert werden, wie viele Mitglieder maximal auf einer Seite in der Freigabe angezeigt werden sollen. Der einstellbare Wert liegt zwischen 10 und Scrolltexte: Scrolltexte können frei definiert werden und auf der Login-Seite und auf den Seiten der Mitgliederverwaltung angezeigt werden. Die Lauftexte auf diesen Seiten können ein- und ausgeschalten werden (ON/OFF). Es können mehrere Texte definiert werden und innerhalb eines Lauftextes dargestellt werden. Für eine übersichtliche Darstellung besteht die Möglichkeit einen Abstand zwischen den Texten zu definieren. Der Abstand wird durch die Anzahl der Leerzeichen eingestellt. Warngrenzen: Derzeit noch keine Bedeutung. Etiketten: Für die Darstellung von Etiketten kann die Breite und Höhe definiert werden. Die Definition erfolgt in Breite und Höhe (Pixel). In der Darstellung bei den Etiketten (siehe Mitgliedsdaten) werden dann Texte, welche über das definierte Format hinausgehen in rot bzw. blau angezeigt. Mailadressen: Frei definierbare -Adresse Tech Admin Sessiondauer: Hier kann definiert werden, wie lange die Session des Cookies dauert. Wenn ein User ein Request sendet (Klicken auf einer Seite), dann wird immer das Cookie mit der Session verglichen. Wird ein Klick innerhalb des eingestellten Zeitraums getätigt, läuft die Session weiter. Wenn nicht (letzter Request zu lange her), dann wird die Session beendet und es erfolgt ein automatischer Logout. Bei jedem Check wird auch ein Zeitstempel der aktuellen Zeit gesetzt (sekundengenau). 1.2 Stammdaten - Mitgliedsbeiträge Im Menüpunkt Mitgliedsbeiträge werden die Beiträge für das gewünschte Jahr definiert. Seite

3 Um das Menü Mitgliedsbeiträge sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Mitgliedsbeiträge definieren (STA_BEITR) Abbildung Beitragsjahr: Pro Jahr kann immer nur ein Betrag definiert werden. Höhe: Die tatsächliche Beitragshöhe wird mittels des Minderungsgrunds definiert. Hat ein Mitglied einen Minderungsgrund von 50%, hat dieses Mitglied somit die Hälfte des Mitgliedsbeitrags zu bezahlen. Die Definition der Minderungsgründe wird unter dem Menüpunkt Minderungsgründe definiert. Der eingestellte Betrag muss immer positiv sein. Löschen: Ein Eintrag kann nach Bestätigung einer Warnmeldung gelöscht werden. 1.3 Stammdaten - Mahngebühren Bei den Mahngebühren handelt es sich um die Zahlungserinnerungen. Um das Menü Mahngebühren sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Mahngebühren definieren (STA_MAHN) Abbildung Nr.: Das Feld dient zur Nummerierung und Sortierung der Mahngebühren. Die Vergabe von doppelten Mahnnummern ist nicht möglich. Seite

4 Bezeichnung: Frei wählbarer Text. Gebühr: Betrag in Euro. Der eingestellte Betrag muss immer positiv sein. 1.4 Stammdaten - Minderungsgründe Im Menüpunkt Minderungsgründe werden die Minderung oder die Erhöhung des Mitgliedbeitrags definiert. Um das Menü Minderungsgründe sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Beitragsminderungsgründe definieren (STA_BMG) Abbildung Bezeichnung: Frei wählbarer Text. Beitragshöhe: Die Beitragshöhe wird mittels eines Prozentsatzes eingestellt. Es muss sich dabei um eine positive Zahl handeln und darf den Wert 200% nicht überschreiten. Die Vergabe doppelter Einträge ist nicht möglich. Löschen: Sollten der zu löschende Minderungsgrund bereits bei Mitgliedern angewendet werden, bestehen folgende Möglichkeiten: Das Löschen mit der Auswahl keine Ersetzung bedeutet, dass die Zuordnung des Minderungsgrundes zu den Mitgliedern verloren geht Wenn Sie einen anderen Minderungsgrund auswählen, bedeutet das, dass der gewählte Minderungsgrund den Mitgliedern zugeordnet wird Um einen besseren Überblick über die Zuordnung zu den einzelnen Mitgliedern zu bekommen, klicken Sie bitte auf den Link Mitglieder-Datensätze. Die Mitglieder werden in einem neuen Fenster in Listenform dargestellt. Weiters besteht die Möglichkeit die betroffenen Mitglieder zu exportieren (CSV-Format). Für den Export aktivieren Sie bitte die Checkbox und klicken auf Ausführen. Seite

5 Sollte es keine Zuordnung zu einem Mitglied geben, wird der Minderungsgrund nach Bestätigung einer Warnmeldung sofort gelöscht (Die Auswahl für eine neue Zuordnung wird nicht angeboten). Die Darstellung der Minderungsgründe erfolgt bei den Mitgliedsdaten (Reiterseite3), im Vereinsdirectory Mitglied und bei der DSA. Die Auswahl der Minderungsgründe erfolgt bei den Mitgliedsdaten (Reiterseite 3) bzw. beim Anlegen eines neuen Mitgliedes. 1.5 Stammdaten - Scrolltext Im Menüpunkt Scrolltext werden die Scrolltexte definiert. Um das Menü Scrolltext sehen zu können und somit Einstellungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Scrolltexte definieren (STA_SCROLL) Abbildung Anz: Durch aktivieren der Checkbox werden die Texte für eine Anzeige freigegeben. Das Einund Ausschalten der Texte auf der Login-Seite bzw. auf den restlichen Seiten, wird unter Einstellungen/Scrolltext eingestellt. Nr.: Mit der Nummer können Sie die Liste der Scrolltexte sortieren. Vergabe doppelter Nummern für die Reihenfolge ist nicht möglich Link: Bei jedem Text kann ein Link hinterlegt werden. Beim Anklicken des Scroll-Textes wird dann der jeweilige Link aufgerufen. Löschen: Der Text kann auch dann gelöscht werden, wenn der Text freigegeben und eingeschaltet ist. 1.6 Zusatzdaten - Funktionen Im Menüpunkt Funktionen werden die Mitgliederfunktionen der Mitgliederverwaltung definiert. Diese Funktionen stehen dann zur Auswahl zur Verfügung und können einem Mitglied zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Seite

6 Um das Menü Funktionen sehen zu können und somit Einstellungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Funktionen definieren (STA_FKT) Abbildung Nr.: Mit der Nummer können Sie die Liste der Funktionen sortieren. Die Vergabe doppelter Nummern ist nicht möglich. Funktionsbezeichnung: Frei wählbarer Text Anzahl: Mit der Angabe der Anzahl pro Funktion definieren Sie die mögliche Anzahl an Funktionen pro Organisationseinheit - d.h. wie oft eine Funktion in einer bestimmten Organisation vergeben werden kann Löschen: Sollte die zu löschende Funktion bereits bei Mitgliedern vergeben sein, bestehen folgende Möglichkeiten: Das Löschen mit der Auswahl keine Ersetzung bedeutet, dass die Zuordnung der Funktion zu den Mitgliedern verloren geht Wenn Sie eine andere Funktion auswählen, bedeutet das, dass die gewählte Funktion den Mitgliedern zugeordnet wird Um einen besseren Überblick über die Zuordnung der betroffenen Mitglieder zu bekommen, klicken Sie bitte auf den Link Mitglieder-Datensätze. Die Mitglieder werden in einem neuen Fenster in Listenform dargestellt. Weiters besteht die Möglichkeit die betroffenen Mitglieder zu exportieren (CSV-Format). Für den Export aktivieren Sie bitte die Checkbox und klicken auf Ausführen. Sollte es keine Zuordnung zu einem Mitglied geben, wird die Funktion nach Bestätigung einer Warnmeldung sofort gelöscht (Die Auswahl für eine neue Zuordnung wird nicht angeboten). Die Darstellung der Funktionen erfolgt bei den Mitgliedsdaten (Reiterseite 5), im Vereinsdirectory Mitglied und bei der DSA. Die Auswahl der Funktion erfolgt unter: Mitglieder/Zusatzdaten/Funktionen Seite

7 1.7 Zusatzdaten - Korps Beim Korps handelt es sich um einen Pflichteintrag in der Mitgliederverwaltung. Jedes Mitglied der Mitgliederverwaltung muss einem Korps zugeordnet sein. Im Menüpunkt Korps werden alle Korps der Mitgliederverwaltung definiert. Um das Menü Korps sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Korps definieren (STA_KPS) Abbildung Sort: Mit der Nummer können Sie die Liste der Funktionen sortieren. Die Vergabe doppelter Nummern ist nicht möglich Korpsbezeichnung: Frei wählbarer Text. Löschen: Beim Löschen muss immer das zu löschende Korps durch einen existierenden Korps ersetzt werden. Um einen besseren Überblick über die Zuordnung der betroffenen Mitglieder zu bekommen, klicken Sie bitte auf den Link Mitglieder-Datensätze. Die Mitglieder werden in einem neuen Fenster in Listenform dargestellt. Weiters besteht die Möglichkeit die betroffenen Mitglieder zu exportieren (CSV-Format). Für den Export aktivieren Sie bitte die Checkbox und klicken auf Ausführen. Die Korps können einem Mitglied zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Die Zuweisung bzw. Auswahl des Korps erfolgt: Bei der Registrierung Beim Import mittels Korps-ID (siehe Import) Auf der Reiterseite 3 Beim Anlegen Die Anzeige des jeweiligen Korps erfolgt im Vereinsdirectory Mitglied und bei der DSA. 1.8 Zusatzdaten Mitgliedstypen Seite

8 Beim Mitgliedstyp handelt es sich um einen Pflichteintrag in der Mitgliederverwaltung. Jedes MG muss einem Mitgliedstyp zugeordnet sein. Im Menüpunkt Mitgliedstypen werden die unterschiedlichen Typen definiert. Um das Menü Mitgliedstypen sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Mitgliedstypen definieren (STA_MGT) Abbildung IT: Der International Treasurer soll nur eine beschränkte Sicht auf die Mitglieder der Mitgliederverwaltung haben. Mittels der Checkbox ITS können Sie definieren, welche Mitgliedstypen bei der Statistik dem International Treasurer zur Verfügung gestellt werden (siehe Abfragen). REG: Mitglieder die sich registrieren, sollen nur eine beschränkte Auswahl von Mitgliedstypen haben. Die Einstellung erfolgt mittels der Checkbox REG. Status: Mit dem Status können Sie definieren, ob es sich um ein aktives oder inaktives Mitglied handelt. Die Darstellung erfolgt mittels einer Grafik im VD Mitglied. Bezeichnung: Frei wählbarer Text. Beitrag: Mit dem Prozentsatz können Sie definieren, ob ein Mitgliedstyp einen besonderen Tarif haben soll (Senkung oder Erhöhung). Es muss sich dabei um eine positive Zahl handeln und darf den Wert 999% nicht überschreiten. Bild: Sie können jeder Gruppe von Mitgliedern (Mitgliedstypen) ein Bild zuweisen. Die Grafik wird dann im VD Mitglied angezeigt. Default: Beim Registrieren und Anlegen eines Mitgliedes wird automatisch ein Mitgliedstyp im Auswahlfeld vorgeschlagen. Diese Einstellung des Defaultwertes erfolgt mittels des grünen Hakens. Löschen: Seite

9 Beim Löschen muss immer der zu löschende Mitgliedstyp durch einen existierenden Mitgliedstypen ersetzt werden. Um einen besseren Überblick über die Zuordnung der betroffenen Mitglieder zu bekommen, klicken Sie bitte auf den Link Mitglieder- Datensätze. Die Mitglieder werden in einem neuen Fenster in Listenform dargestellt. Weiters besteht die Möglichkeit die betroffenen Mitglieder zu exportieren (CSV-Format). Für den Export aktivieren Sie bitte die Checkbox und klicken auf Ausführen. Die Mitgliedstypen können einem Mitglied zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Die Zuweisung bzw. Auswahl der Mitgliedstypen erfolgt: Bei der Registrierung (Default-Wert wird angezeigt; eingeschränkte Darstellung möglich) Beim Import mittels Mitgliedstyp-ID (siehe Import) Auf der Reiterseite 3 Beim Anlegen (Default-Wert wird angezeigt) Die Anzeige des Mitgliedstypen erfolgt im Vereinsdirectory Mitglied, im Home und bei der DSA. 1.9 Zusatzdaten - Publikationen Mitglieder können Publikationen (Zeitschriften, News,...) per Post oder per erhalten. In der Mitgliederverwaltung ist eine Verwaltung von Organisations- und Sparten-Publikationen vorgesehen. Die Zuordnung (Abonnement) der Publikationen erfolgt durch ein autorisiertes Mitglied oder automatisch durch das System und ist abhängig von den eingestellten Rechten. Um Publikationen anlegen, ändern und löschen zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Publikationen definieren (STA_PUB). Ein Funktionär kann immer nur in den Organisationen Publikationen definieren in denen er eine Rolle und das notwendige Recht hat. Auswahlfeld Organisation/Sparten: Hier können Sie nach Organisations- oder Sparten-Publikationen selektieren. Die Publikationen werden in Listenform dargestellt. Bsp1: Anzeige nach Auswahl aller Spartenpublikationen Abbildung Bsp2: Anzeige nach Auswahl aller Publikationen aus Niederösterreich Seite

10 Abbildung Auto: Bei diesen Publikationen handelt es sich um Publikationen, die einem neuen Mitglied (nach der Registrierung, nach dem Import oder nach dem Anlegen) automatisch zugewiesen werden. Das Mitglied hat diese Publikationen somit automatisch abonniert. Sollte keine gültige Adresse bzw. -Adresse vorhanden sein, erfolgt keine Zuordnung der Publikation. Global: Ist diese Checkbox aktiviert kann von allen Mitgliedern der gesamten Sektion diese Publikation abonniert werden. Wenn Sie Publikationen für alle Mitglieder abonnierbar machen möchten, markieren Sie den Punkt "global". Beispiel: Die Publikation der LGr Wien ist nur für die Mitglieder der LGr Wien abonnierbar. Wird jedoch die Checkbox Global aktiviert, so können alle anderen Mitglieder der gesamten Sektion diese Publikation abonnieren. Tipp: Um die Einstellung Global vornehmen zu können, benötigen Sie ein Recht in der Sektion. Kategorie: Hier können Sie zwischen einer normalen und einer System-Publikation unterscheiden. Eine System-Publikation kann im Gegensatz zur normalen Publikation nicht abbestellt werden. Bei einer Änderung können nur mehr der Name und der Typ geändert werden. Eine Änderung der Organisation/Sparten ist nicht mehr möglich. Bei der Auswahl System-Publikation wird allen Mitgliedern die Publikation automatisch zugeordnet. Name: Frei wählbarer Text. Typ: Hier besteht die Auswahl zwischen den Versandarten. Es kann zwischen Post und gewählt werden. Voraussetzung für den Versand ist eine gültige Post- bzw. - Adresse. Organisation/Sparte: Seite

11 Je nach den eingestellten Rechten können Sie hier die gewünschte Organisation oder Sparte auswählen. Tipp: Bei Systempublikationen kann die Organisation im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Die Systempublikation muss gelöscht und neu angelegt werden. SO: Hier können Sie definieren ob das Abonnieren von Publikationen durch Mitglieder in den Suborganisationen ermöglicht werden soll oder nicht. Bsp: LGr Kärnten und SO aktiviert Alle Mitglieder der Kärntner Verbindungsstellen können die Publikation der LGr Kärnten abonnieren. Löschen: Sollte die zu löschende Publikation bereits von Mitgliedern abonniert sein, bestehen folgende Möglichkeiten: Das Löschen mit der Auswahl keine Ersetzung bedeutet, dass die Zuordnung der Publikation zu den Mitgliedern verloren geht Wenn Sie eine andere Publikation auswählen, bedeutet das, dass die gewählte Publikation den Mitgliedern zugeordnet wird Um einen besseren Überblick über die Zuordnung der betroffenen Mitglieder zu bekommen, klicken Sie bitte auf den Link Mitglieder-Datensätze. Die Mitglieder werden in einem neuen Fenster in Listenform dargestellt. Weiters besteht die Möglichkeit die betroffenen Mitglieder zu exportieren (CSV-Format). Für den Export aktivieren Sie bitte die Checkbox und klicken auf Ausführen. Sollte es keine Zuordnung zu einem Mitglied geben, wird die Publikation nach Bestätigung einer Warnmeldung sofort gelöscht (Die Auswahl für eine neue Zuordnung wird nicht angeboten). Die Publikationen können einem Mitglied zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Die Auswahl der Publikationen erfolgt unter: Mitglieder/Zusatzdaten/Publikationen 1.10 Zusatzdaten - Auszeichnungen Im Menüpunkt Auszeichnungen werden die Auszeichnungen für Mitglieder definiert. Um das Menü Auszeichnungen sehen zu können und somit Einstellungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Auszeichnungen definieren (STA_ASZ) Seite

12 Abbildung Mitgliederauszeichnungen: Frei wählbarer Text. Löschen: Sollte die zu löschende Auszeichnung bereits bei Mitgliedern vergeben sein, bestehen folgende Möglichkeiten: Das Löschen mit der Auswahl keine Ersetzung bedeutet, dass die Zuordnung der Auszeichnung zu den Mitgliedern verloren geht Wenn Sie eine andere Auszeichnung auswählen, bedeutet das, dass die gewählte Auszeichnung den Mitgliedern zugeordnet wird Um einen besseren Überblick über die Zuordnung der betroffenen Mitglieder zu bekommen, klicken Sie bitte auf den Link Mitglieder-Datensätze. Die Mitglieder werden in einem neuen Fenster in Listenform dargestellt. Weiters besteht die Möglichkeit die betroffenen Mitglieder zu exportieren (CSV-Format). Für den Export aktivieren Sie bitte die Checkbox und klicken auf Ausführen. Sollte es keine Zuordnung zu einem Mitglied geben, wird die Auszeichnung nach Bestätigung einer Warnmeldung sofort gelöscht (Die Auswahl für eine neue Zuordnung wird nicht angeboten). Die Auszeichnungen können einem Mitglied zugewiesen werden. Die Auswahl der Auszeichnungen erfolgt unter: Mitglieder/Zusatzdaten/Auszeichnungen Die Anzeige der Auszeichnungen erfolgt im Vereinsdirectory Mitglied, auf der Reiterseite 5 und bei der DSA Zusatzdaten - Sprachen Im Menüpunkt Sprachen werden die Sprachen definiert, die in der Mitgliederverwaltung zur Anwendung kommen sollen. Um das Menü Sprachen sehen zu können und somit Einstellungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Sprachen definieren (STA_SPR) Seite

13 Abbildung Sprachen: Frei wählbarer Text. Löschen: Ein Eintrag kann nach Bestätigung einer Warnmeldung gelöscht werden. Die Sprachen können einem Mitglied zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Die Auswahl der Sprachen erfolgt unter: Mitglieder/Zusatzdaten/Sprachkenntnisse Die Anzeige der Sprachkenntnisse erfolgt auf der Reiterseite 5 und bei der DSA Zusatzdaten - Hobbies Im Menüpunkt Hobbies werden die Hobbies definiert, die in der Mitgliederverwaltung zur Anwendung kommen sollen. Um das Menü Hobbies sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Hobbies definieren (STA_HOB) Seite

14 Abbildung Mitgliederhobbies: Frei wählbarer Text. Löschen: Ein Eintrag kann nach Bestätigung einer Warnmeldung gelöscht werden. Die Hobbies können einem Mitglied zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Die Auswahl der Hobbies erfolgt unter: Mitglieder/Zusatzdaten/Hobbies Die Anzeige der Sprachkenntnisse erfolgt auf der Reiterseite 5 und bei der DSA Adressen - Adressarten Bei der Adressart handelt es sich um einen Pflichteintrag in der Mitgliederverwaltung. Jedes MG muss eine gültige Adresse haben. Im Menüpunkt Adressarten werden alle Adresstypen definiert, die in der Mitgliederverwaltung zur Anwendung kommen sollen. Um das Menü Adressarten sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Adressarten definieren (STA_ADA) Abbildung Adressarten: Frei wählbarer Text. Grüner Haken: Seite

15 Bei der Adresse mit dem grünen Haken handelt es sich um die Standardadresse. Diese Adresse wird bei Auswahlmöglichkeiten immer als erste Adresse angeboten. Bei einem Import wird die Adresse automatisch der Standardadresse zugeordnet Löschen: Beim Löschen muss immer die zu löschende Adressart durch eine existierende Adressart ersetzt werden. Die Adressen können einem Mitglied zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Die Zuweisung bzw. Auswahl der Adressart erfolgt: Bei der Registrierung (Standardadresse wird vorgeschlagen) Auf der Reiterseite 2 Beim Anlegen (Standardadresse wird vorgeschlagen) Mitglieder/Zusatzdaten/Adressen Die Anzeige des Mitgliedstypen erfolgt im Vereinsdirectory Mitglied, im Home und bei der DSA Adressen - Postleitzahlen Bei der Postleitzahl handelt es sich in Kombination mit dem dazugehörigen Ort um einen Pflichteintrag in der Mitgliederverwaltung. Jedes MG muss eine gültige Adresse mit einer gültigen Postleitzahl haben. Im Menüpunkt Postleitzahlen werden alle Postleitzahlen definiert, die in der Mitgliederverwaltung zur Anwendung kommen sollen. Um das Menü Postleitzahlen sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Postleitzahlen definieren (STA_PLZ) Abbildung Auswahlfeld Staat : Durch die Auswahl können Sie bestimmen für welches Land Sie die Postleitzahlen definieren wollen. Bereich (Anzahl): Der Bereich beschreibt die Anfangszahlen des jeweiligen Postleitzahlen-Bereiches. Die in Klammer angeführte Zahl gibt über die Anzahl der Postleitzahlen Auskunft, die sich in Seite

16 diesem Bereich befinden. Sie können durch anklicken der Links in den gewünschten Bereich wechseln. Subbereich: Der Subbereich gibt über die Anzahl der Postleitzahlen in den jeweiligen Subbereich Auskunft. Der Subbereich wird mit max. 100 Einträgen pro Seite limitiert. Durch Anklicken der Links kann in den gewünschten Subbereich gewechselt werden. PLZ: Eingabe der gewünschten Postleitzahl. Zahl ist frei wählbar. Ort: Eingabe des gewünschten Ortes. Text ist frei wählbar. Bundesland: Auswahl des gewünschten Bundeslandes. Die Bundesländer werden im Menüpunkt Bundesländer definiert und stehen dann zur Auswahl zur Verfügung. PF - Postfach: Das Postfach-Flag gibt an, on eine Postleitzahl zur Postfach-Adressierung zugelassen ist oder nicht. Dabei werden 3 Werte unterschieden: - N No, keine Postfachadressierung zulässig - B Both, Postfachadressierung zulässig - Y Yes, nur Postfachadressierung zulässig, im Feld Straße muss der Text "Postfach" eingetragen werden Erfasser (Datum): Automatische Eintragung der EDVZAHL. Dabei handelt es sich um die EDVZAHL der Person, die die Änderungen durchgeführt hat. Beim Datum handelt es sich um den Zeitstempel der Änderungen.... gibt an, ob es sich um eine Änderung durch den Data.Street Import handelt... zeigt die genaue Uhrzeit der stattgefunden Veränderung an Ortsteile : Durch Anklicken auf das Symbol, wird ein neues Fenster geöffnet. Dies enthält Detailinformationen zu den Ortsteilen. Seite

17 Abbildung Löschen: Beim Löschen muss immer die zu löschende Postleitzahl durch eine existierende Postleitzahl ersetzt werden. Ändern: Ermöglicht das Ändern der PLZ, des Ortes, des Bundeslands und des Postfach-Flags. Abbildung Die Postleitzahlen und der Ort können bei Adressen zugewiesen bzw. von einem Mitglied ausgewählt werden. Bei der Eingabe einer vorhandenen Postleitzahl wird der dazugehörige Ort automatisch vorgeschlagen. Gibt es mehrere Orte zu einer Postleitzahl, so werden alle Orte in einem Auswahlfeld angeboten. Bei der Eingabe eines vorhandenen Ortes wird die dazugehörige Postleitzahl automatisch vorgeschlagen. Gibt es mehrere Postleitzahlen zu einem Ort, so werden alle Postleitzahlen in einem Auswahlfeld vorgeschlagen. Die Postleitzahlen können von einem Mitglied ausgewählt werden. Die Auswahl der Postleitzahlen erfolgt bei: der Registrierung MG Daten Ändern Anlegen von Mitgliedern Mitglieder/Zusatzdaten/Adressen Organisation/OE anlegen Die Anzeige der Postleitzahlen erfolgt im Vereinsdirectory Mitglied, im Home, Adresszettel, Organisation, Adresszettel und bei der DSA Adressen - Bundesländer Für die Definition der Postleitzahlen und Orte bedarf es einer vorherigen Definition von Bundesländern. Im Menüpunkt Bundesländer können diese definiert werden. Seite

18 Um das Menü Bundesländer sehen zu können und somit Einstellungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Bundesländer definieren (STA_BLD) Abbildung Bundesland: Frei wählbarer Text. Löschen: Beim Löschen muss immer das zu löschende Bundesland durch ein existierendes Bundesland ersetzt werden PLZ-Update Das Konzept basiert darauf, dass die Online-MV (Datenbank und Applikation) die zentrale Einheit und den aktuellen Stand aller postalischer Informationen darstellt. Da es immer wieder Änderungen zu den adressierbaren Postleitzahlen gibt, bietet der PLZ Update die Möglichkeit, die Programmdaten der Online-MV mit einer Update-Datei der österreichischen Post zu aktualisieren. Die Datei Data.Street, die die Post in definierten Abständen (je Nutzungsvertrag) zur Verfügung stellt, lässt sich in die Online Mitgliederverwaltung importieren und bearbeiten Eine detaillierte Beschreibung, des von der österreichischen Post definierten Data.Street -Files, finden Sie in der Online-Hilfe unter Beschreibung Data.Street. In diesem Dokument sind die Spezifikationen der Post für die richtige postalische Adressierung definiert. Diese Spezifikationen dienen als Grundlage für das Update mit der Online-MV und kann in beliebigen Zeitabständen erfolgen. Seite

19 Abbildung Abbildung Post Data.Street Upload Hier können Sie die beiden von der österreichischen Post zur Verfügung gestellten Files in die Online-MV uploaden. Es handelt sich dabei um die folgenden Files: - Data.Street : Beinhaltet die postalisch richtig geschriebenen Straßen mit PLZ und dem Ort/Ortsteil (8 Datenfelder). Es umfasst etwa Datensätze. Das File hat in der Regel den Namen AC_STREET_MMMYY, wobei MMM der Monat und YY das Jahr des Files darstellen. - PLZ Anhang zu Data.Street : Enthält die Informationen für alle Postleitzahlen, die zum jeweiligen Zeitpunkt gültig sind und zugeordnet werden können. Der PLZ-Anhang nennt sich PLZ Anhang MMMYY und wird im Excel- Format zur Verfügung gestellt - um es einlesen zu können muss es ins CSV- Format konvertiert werden! Seite

20 Um das Menü PLZ Upload sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Stammdaten (PLZ_UPL) Zur Aktualisierung der Adressdaten (Postleitzahlen, Orte und Ortsteile) müssen Sie 2 Schritte durchführen: - Schritt 1 - einlesen einer oder beider Post-Dateien (es werden Datensätze in der temporären Data.Street -Tabelle erzeugt) - Schritt 2 Überprüfung und Informationsanzeige der gewünschten Datei Abbildung Sollte es nicht möglich sein das File über das Webinterface auf den Server zu transferieren (z.b. haben manche Provider ein sehr striktes Timeout eingestellt), transferieren Sie das File per FTP auf den Server Ihres Providers. Tipp: Achten Sie immer darauf vollständige Dateien zu prüfen, da ansonsten fehlende Daten (in der Datei) fälschlicherweise als gelöschte Daten (Postleitzahlen, Ortsteile) erkannt werden! Anhand eines Beispieles soll gezeigt werden, wie die Überprüfung funktioniert und welche Informationen angezeigt werden. Nach dem Upload der beiden Dateien, werde diese wie folgt angezeigt: Die in diesem Beispiel verwendeten File-Namen entsprechen den Spezifikationen der österreichischen Post. Um alle Fälle simulieren zu können, wurden die Daten jedoch verändert. Abbildung Schritt 1: Überprüfung 1 der Datei PLZ Anhang MAR06.csv und Ergebnis: 1 - Daten: Adressierbare Adresse oder Postfach - in einem von den beiden muss Y stehen - Wenn ein "gültig bis" eingetragen ist, dann wird der Datensatz nicht eingelesen. Diese PLZ gibt es nicht mehr oder wird es nicht mehr geben Seite

21 Abbildung Es werden Datensätze in der temporären Data.Street -Tabelle erzeugt: Abbildung Schritt 2: Überprüfung 2 der Datei AC_STREET_FEB06.txt und Ergebnis: Abbildung Es werden weitere Datensätze in der temporären Data.Street -Tabelle erzeugt: Abbildung Postfach: "Y,N,B", wobei B = Both (Beide). Wenn Postfach = Y dann handelt es sich um ein Postfach und nur um ein Postfach 2 Es werden nur jene Ortsteile genommen, wo der Status = leer und "gültig bis" leer ist Seite

22 Wenn die erkannten Veränderungen nicht weiter verarbeitet werden sollen, besteht die Möglichkeit die gewünschten Datensätze aus der temporären Data.Street -Tabelle zu löschen. Die gelöschten Datensätze und die damit verbundenen Anpassungen stehen dann beim PLZ-Import nicht mehr zur Verfügung! 1.18 Post Data.Street PLZ Import Nachdem die beiden Dateien überprüft worden sind, können die Änderungen unter PLZ Import bearbeitet werden. Die Änderungen/Anpassungen beim PLZ-Import haben Auswirkungen auf: - Stammdaten/Adressen/Postleitzahlen - MG Adressen - MG Daten Ändern - MG Registrieren - MG Anlegen - Organisationsadresse - Etiketten Um Rechte bearbeiten zu können, benötigen Sie das Menü- und Funktionsrecht Stammdaten (PLZ_IMP) Abbildung Bereiche & Berechtigungen Je nach Berechtigung haben Sie zugeteilte Bereiche (Postleitzahlenbereiche, z.b ) die Sie verwalten können. Sie dürfen alle verfügbaren Aktion in diesen Bereichen ausführen (Postleitzahlen einfügen, Postleitzahlen ersetzen, Ortsteile ergänzen, u.v.a.). Sie können nur Postleitzahlen bearbeiten, die zuvor mittels Data.Street importiert wurden. Es können für Organisationen Bereiche definiert werden, für welche PLZ-Bereiche eine Organisation zuständig ist (z.b. Organisation Kärnten ist für den PLZ-Bereich zuständig). Die Definition dieser Daten erfolgt in einem Konfigurationsfile. Beispiel: 10,9000, ,1000, ,5000,5899 Seite

23 ... Erklärung: Organisation 10 hat die Berechtigung die PLZ-Bereiche von UND zu bearbeiten (Ersetzungen durchzuführen). Organisation 11 hat die Berechtigung dies für den Bereich durchzuführen. Für diese Ersetzungen ist ein weiteres Recht notwendig ein Funktionsrecht. Entscheidend hierbei sind dann die GRUPPEN- und ANDERE-Berechtigungen, mit deren Hilfe die berechtigten Organisationen bestimmt werden können. Aus dem Konfigurationsfile werden dann die entsprechenden Bereiche eruiert für welche Ersetzungen möglich sind (Berechtigungen vorhanden). Tipp: Neue Data.Street Files der Post können nur dann importiert werden, wenn alle vorgemerkten Ersetzungen abgearbeitet sind, da es ansonsten zu Inkonsistenzen kommen kann! Aktion Es können die folgenden fünf Fälle auftreten: - 3 betreffend der Postleitzahlen (PLZ): o o o neue PLZ gelöschte PLZ geänderte Ortsname/Postfach/Bundesland - 2 betreffend der Ortsteile: o o gelöschter Ortsteil neuer Ortsteil Neue Postleitzahlen Abbildung Postfach: Anzeige ob sich bei dieser Postleitzahl um ein Postfach handelt. Übernehmen : Es wurden Postleitzahlen gefunden, die bisher noch nicht in der Datenbank der Mitgliederverwaltung vorhanden waren. Diese Postleitzahl kann in die Stammdaten importiert werden. Seite

24 Löschen: Löscht den Eintrag aus der temporären Data.Street -Tabelle und wird somit nicht mehr angezeigt gelöschte Postleitzahl Eine - in der Datenbank vorhandene - Postleitzahl existiert im Data.Street -File der österreichischen Post nicht mehr - diese wurde entweder gelöscht oder durch eine andere Postleitzahl (andere Postleitzahlen) ersetzt. Abbildung Es wurden in der Online-MV Postleitzahlen gefunden, die es nicht mehr in den österreichischen Post Files gibt. Anzahl: Zeigt an wie viele Mitglieder und Adressen von Organisationen einen Bezug zu dieser Postleitzahl haben Übernehmen und Ersetzen : Man kann optional eine der gelöschten Postleitzahlen durch eine andere Postleitzahl ersetzen (dabei werden dann auch alle betroffenen Adressen der Mitglieder und Organisationen aktualisiert). Wenn man keine Ersetzung wählt, bleibt die Postleitzahl in den Stammdaten bestehen und steht weiter bei der Adressangabe zur Verfügung. PLZ aus den Stammdaten löschen Seite

25 Dies ermöglicht das Löschen der Postleitzahl aus den Stammdaten. Dies ist nur dann möglich, wenn keine Mitglieder einen Bezug auf diese Postleitzahl haben. Data.Street Eintrag löschen Löscht den Eintrag aus der temporären Data.Street -Tabelle geänderter Ortsname Hier werden die Änderungen des Ortsnamen und/oder das Postfach-Flag und/oder das Bundesland angezeigt. Die Änderungen können in die Datenbank übernommen werden oder aus der Data.Street -Tabelle gelöscht werden. Abbildung Die Änderungen werden rosa markiert angezeigt. Es handelt sich dabei um Änderungen für: - Ortsname - Postfach-Flag (PF) - Bundesland (BLD) PF - Postfach: Das Postfach-Flag gibt an, on eine Postleitzahl zur Postfach-Adressierung zugelassen ist oder nicht. Dabei werden 3 Werte unterschieden: - N No, keine Postfachadressierung zulässig - B Both, Postfachadressierung zulässig - Y Yes, nur Postfachadressierung zulässig, im Feld Straße muss der Text "Postfach" eingetragen werden Übernehmen : Bei einer Änderung sind keine weiteren Schritte notwendig, als nur die festgestellte Änderung zu importieren. Der Name des Ortes, das Postfachflag und das Bundesland werden auf den aktuellen Wert geändert. Alle betroffenen Adressen werden mit dem Namen des neuen Ortes angezeigt. Seite

26 Diese Änderungen werden dann bei den Postleitzahlen übernommen und angezeigt. Data.Street Eintrag löschen: Löscht den Eintrag aus der temporären Data.Street -Tabelle Neuer Ortsteil Im Data.Street File (AC Street) der österreichischen Post wurde ein Ortsteil gefunden, der bisher noch nicht in der Datenbank der Mitgliederverwaltung vorhanden ist. Abbildung Übernehmen : Bei einer Änderung kann der neue Ortsteil importiert werden. Der neue Ortsteil wird zu der Postleitzahl hinzugefügt und kann danach in der Online-MV bei den Adressangaben ausgewählt werden. Diese Änderungen werden dann bei den Postleitzahlen übernommen und angezeigt. Data.Street Eintrag löschen Löscht den Eintrag aus der temporären Data.Street -Tabelle Gelöschter Ortsteil Ein in den Stammdaten vorhandener Ortsteil ist nicht mehr aktuell (darf zur Adressierung nicht mehr verwendet werden - ist im Data.Street File nicht mehr vorhanden oder nicht mehr gültig). Dabei werden die Fälle unterschieden, ob dieser Ortsteil bei mind. 1 Adressangabe verwendet wird oder nicht. Sofern dieser bei keiner Adresse verwendet wird, kann er gefahrlos aus den Stammdaten entfernt werden. Ist dieser Ortsteil jedoch bei mind. 1 Adresse vergeben, muss eine Ersetzung definiert werden (durch welchen vorhandenen Ortsteil wird der gelöschte Ortsteil bei den betroffenen Adressen ersetzt). Seite

27 Abbildung Anzahl: Zeigt an wie viele Mitgliedsadressen einen Bezug zu diesem Ortsteil haben Übernehmen und Ersetzen : Damit kann man einen nicht mehr existierenden Ortsteil durch einen aktuellen Ortsteil ersetzen (dabei werden dann auch alle betroffenen Adressen der Mitglieder und Organisationen aktualisiert). Ortsteil aus den Stammdaten löschen Dies ermöglicht das Löschen des Ortsteils aus den Stammdaten. Dies ist nur dann möglich, wenn keine Mitglieder einen Bezug auf diese Postleitzahl haben die Anzahl muss somit NULL sein Data.Street Eintrag löschen Löscht den Eintrag aus der temporären Data.Street -Tabelle Ersetzung Bei den zwei folgenden Funktionen ist eine Übernahme und Ersetzung möglich: - Gelöschte Postleitzahlen - Gelöschter Ortsteil Dabei besteht die Möglichkeit den bestehenden Bezug (PLZ/Ortsteil) einer Mitglieder- Adresse zu ersetzen. Die Ersetzung für Postleitzahlen und Ortsteile funktioniert gleich und wird hier nur einmal, beispielhaft für beide Fälle, beschrieben. Seite

28 Abbildung Schritt 1: Auswahl der gewünschten Mitglieder bei denen die PLZ/Ortsteil geändert werden soll Schritt 2: Auswahl der/s gewünschten PLZ/Ortsteils diese/r PLZ/Ortsteil wird den gewählten Mitgliedern zugewiesen. Schritt 3: Durch Klicken auf GO wird die Ersetzung gestartet Organisationen - Typen Damit eine Organisationsstruktur in der Mitgliederverwaltung dargestellt werden kann, bedarf es einer Beschreibung der Organisationstypen. Die Einstellungen ermöglichen eine streng hierarchische Organisationsstruktur. Im Menüpunkt Typen wird dies definiert. Um das Menü Typen sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Organisationstypen (STA_OTYP) Abbildung Organisations-Typ: Seite

29 Name der Organisationseinheit. Text ist frei wählbar. Mutterorganisations-Typ: Hier definieren Sie die übergeordnete Organisation. Beachten Sie bitte, dass die Mutter aller Organisationen selbst keine übergeordnete Organisation hat. In diesem Falle wählen Sie "---" als Mutter aus. Löschen: Beim Löschen muss immer der zu löschende Organisationstyp durch einen existierenden Organisationstyp ersetzt werden. Es kann immer nur die unterste Organisationseinheit gelöscht werden. Das Löschen der Sektion ist erst möglich, wenn alle Kontaktstelle, Verbindungsstellen und Landesgruppen gelöscht worden sind Templates - Templates Um eine höchstmögliche Flexibilität beim Versand von s und Etiketten zu bieten, besteht die Möglichkeit diese vollkommen frei zu gestalten. Im Menüpunkt Templates können Sie die gewünschten s und Etiketten definieren bzw. anschauen. - Templates dienen als Vorlage für die Versendung von definierten Texten an mehrere Empfänger (vergleichbar mit Serienbriefen). Um das Menü Templates sehen zu können und somit Änderungen vornehmen zu können, benötigen Sie das Menürecht Templates definieren (STA_TMPL) Seite

30 Abbildung Vorhandene Templates auswählen Organisation: Mit der Auswahl können Sie die Auswahl auf eine gewünschte Organisation einschränken. Auswahl: Wenn ein neues Template hinzugefügt werden soll, muss im Auswahlfeld -Bitte wählen- stehen. Diese Einstellung ist beim Anruf des Menüs Templates standardmäßig eingestellt. Ansonsten ermöglicht das Auswahlfeld die Auswahl von vorhandenen Templates. Kategorie: Mit dieser Auswahl können Sie die Auswahl der Templates auf oder Etiketten beschränken. Standardmäßig ist die Typauswahl auf Alle eingestellt. Ausgewählte Templates bearbeiten oder neue Templates anlegen Template: Anzeige des gewählten Templates bzw. Eingabefeld für den Namen eines neuen Templates. Verwendet in: Auswahl der Organisation in der das neue Template verwendet werden soll. Kategorie: Seite

31 Mit dieser Auswahl definieren Sie ob es sich um ein -Template oder um ein Etikett handelt. Inkl. Suborganisationen: Durch das Aktivieren der Checkbox steht dieses -Template in allen Suborganisationen zur Auswahl zur Verfügung. Template Variablen Bei der Erstellung von Templates können Sie im Text Variablen definieren, die dann beim Versenden des Textes an mehrere ausgewählte Mitglieder durch die entsprechenden Daten des Mitgliedes ersetzt werden. Eine Template Variable ist wie folgt definiert: <TMPL_VAR NAME= Feld_Name > Die möglichen Bezeichnungen für Feld_Name sind von der Software vorgegeben und umfassen aktuell folgende Werte: ID EDVZAHL AUSWEISNUMMER GESCHLECHT (m...männlich, w...weiblich) TITEL USERNAME VORNAME NACHNAME GEBURTSDATUM GEBURTSORT TELEFON_PRIVAT TELEFON_GESCHAEFTLICH MOBIL FAX BEITRAGSHOEHE BEITRAGSBEMERKUNG EINTRITTSDATUM AUSTRITTSDATUM DAT_VON DAT_BIS USER_AEND (dessen EDVZAHL) BETREUER STATUS (A...nicht Freigeschalten oder B...Freigeschalten) BEMERKUNG Beispiel Lieber <TMPL_VAR NAME= VORNAME >! Am nächsten Mittwoch findet die Jahreshauptversammlung der IPA statt. Um zahlreiches Erscheinen wird gebeten. Lg, der Obmann. Im obigen Beispiel wird der Vorname des Mitgliedes als Platzhalter definiert. Bei einer Mehrfach-Versendung dieses Textes wird vor dem Versenden dieser Platzhalter mit dem jeweiligen Vornamen des Mitgliedes ersetzt. Vorschau Seite

32 Die Korrektheit eines Templates kann mittels der Vorschau Funktion geprüft werden. Enthält ein Template eine Variable, deren Wert nicht gefüllt werden kann, so wird eine entsprechende Fehlermeldung Template: Parameter "VORNAMEXX" ist nicht definiert. generiert und der Text des Platzhalters durch -nicht definiert- ersetzt. Speichern Das geänderte Template wird gespeichert. Löschen Das ausgewählte Template wird gelöscht. Maske leeren Das Template-Textfeld wird geleert. Hinzufügen Um ein neues Template erfolgreich hinzuzufügen, müssen die Felder Template- Bezeichnung und Template-Text ausgefüllt werden und eine Organisation gewählt werden Templates System Templates System Templates sind Vorlagen für die Versendung von s, welche bei bestimmten Ereignissen automatisch vom System versendet werden. Die vorgegebenen Pflichtvariablen (Platzhalter für dynamische Texte) müssen im Template enthalten sein, damit ein korrekter Versand möglich ist. Beispiele für solche Aktionen sind z.b. "Registrierung neuer Mitglieder", oder "das Zusenden der Zugangsdaten". Seite

33 Abbildung Auswahl: Auswahl des gewünschten System-Templates Seite