Kendox Informationsveranstaltung

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1 Kendox Informationsveranstaltung Betriebswirtschaft Effiziente & ordnungsgemäße earchive Heben von Potenzialen durch elektronische Archive & Workflows Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 1

2 Markus Oman BERATUNGSSCHWERPUNKTE Ordnungsmäßigkeit von Systemen (erechnung, earchiv, Workflow, esignatur) Rechnungswesennahe Prozesse und IT-Systeme, GRC Datenschutz Managementberatung, Informationsmanagement Sanierung, Produktivitätsoptimierung, Geschäftsprozessmanagement Forensic (Aufdeckung und Vorbeugung wirtschaftskrimineller Handlungen) Mag. Ing. Markus Oman, BiBu, CSE Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger Tel. +43 (699) BERUFLICHER WERDEGANG O.P.P. Beratung (gegründet 2002), Geschäftsführender Gesellschafter Deloitte Linz & Wien, Geschäftsführer KPMG Alpen-Treuhand GmbH, Linz, Prokurist und Leitender Senior Manager HNC Consulting GmbH (IDS-Scheer), Linz, Leiter Consulting & Training Czipin & Proudfoot Produktivitätsberatung GmbH, Senior Berater AUSBILDUNG Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Linz Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger für das Fachgebiet der Unternehmensberatung Wirtschaftstreuhänder (SBH) CSE - CERTIFIED SUPERVISORY EXPERT, ist eine Zertifizierung von speziell für Aufsichtsräte und Stiftungsvorstände relevanten Erfahrungen, Kenntnissen und Fähigkeiten Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 2

3 Der O.P.P. Ansatz Zum Nutzen unserer Kunden optimieren wir die Verbindung von Betriebswirtschaft, Recht und IT. Betriebswirtschaft Es ist nicht nur wichtig zu verstehen, dass diese drei Dimensionen ineinandergreifen, sondern vor allem diese Disziplinen zu beherrschen! Die jeweilige Sprache zu sprechen, als Integrator, Übersetzer und Vermittler zu fungieren. Die Umsetzung der jeweiligen Gesamtanforderung, durch exzellente Leistungen und engmaschige Netzwerke sicher zu stellen. Nur dann entstehen effiziente, ordnungsgemäße und hochwertige Lösungen! Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 3

4 Technische Koordination, Innovationsmanagement, Anbieterverhandlungen, Umsetzungsbegleitung, Ordnungsgemäße Dokumentation Nutzen IT-Compliance: Datenschutz, IT-Steuerrecht, Lizenzmanagement; DSG, SigG, UWG, BAO, UStG, BVergG Koordination mit WP, RA & Behörden Betriebswirtschaft Input zur Optimierung von: Finanz-, Organisations- & Planungsprozessen Ressourceneinsatz/ROI, öff. Ausschreibungen Budgetierung & Controlling Einbringung der langjährigen Erfahrung im Bereich: Ordnungsmäßigkeit, Rechnungslegung, IT-Recht, earchive, Workflow, IKS, IT-Sicherheit, Prozessmanagement und als Sachverständige. Effizienzsteigerung Rechtssicherheit Optimierter Prozess Einführungsbegleitung, richtige Systemauswahl und gesamte ordnungsgemäße Dokumentation, Vorbereitung & Koordination eines Prüfgutachtens Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 4

5 Unser Handeln ist getragen von ständigem Lernen, dass uns eine stetige Entwicklung ermöglicht und uns in die Lage versetzt Gelerntes zum Nutzen unserer Kunden anzuwenden. Unsere Philosophie ist den Nutzen für unsere Kunden zu maximieren. Wir erreichen dies durch absoluten Praxisbezug, durch Bereitstellung eines großen Netzwerks und durch echte Handschlagqualität!. Was wir versprechen, halten wir! O. P.P. seit 2002 Die O.P.P. - Beratung wurde gegründet mit dem Fokus auf Organisationsentwicklung Produktivitätsentwicklung Prozessentwicklung Seit mehreren Jahren fokussiert sich die Leistung der O.P.P. auf die zwei Bereiche IT Recht / Ordnungsmäßigkeit und auf den Bereich Effizienz. Mit 2009 ist auch noch der Bereich Rechnungswesen - Dienstleistungen dazugekommen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 5

6 Leistungen der O.P.P. earchiv & Work Flow Einsparungen & Ordnungsmäßigkeit, durch konsequente Prozessoptimierung von earchiven & Workflow Systemen Dienstleistung: Einführungsberatung, Prozessoptimierung, Zertifizierungen, Testate, Koordination mit Wirtschaftsprüfern & Behörden Schulung: Vorträge und Firmenseminare erechnung Die modernste und günstigste Art der Rechnungsabwicklung. Dienstleistung: Einführungsberatung, Prozessoptimierung, Zertifizierungen, Testate, Koordination mit Wirtschaftsprüfern & Behörden Schulung: Vorträge und Firmenseminare Details unter: IT-Recht IT und Recht sind sehr eng verknüpft. Die neue Disziplin IT-Recht, wir beherrschen sie perfekt! Datenschutzgesetz inkl. EuroPriSe, IT-Policy IT-Steuerrecht, Lizenzmanagement, Digitale Signaturen; (DSG, SigG, UWG, BAO, UStG, BVergG, ) Koordination mit WP, RA & Behörden Dienstleistung: Einführungsberatung, Umsetzungen, Gutachten, Zertifizierungen Schulung: Vorträge und Firmenseminare Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 6

7 Leistungen der O.P.P. Unternehmensabsicherung / Cost Cutting Wir sichern Ihr IT-Unternehmen ab, durch konsequentes Optimieren der Aufwands- und Absatzprozesse. Unternehmensabsicherung Cost Cutting (kurzfristige Liquiditätsbeschaffung & anschließend nachhaltige EGT-Verbesserung) Dienstleistung: Umsetzungsprojekte, Gutachten, Koordination mit Wirtschaftsprüfern, Anwälten, Ministerien, Kammern, Behörden) Schulung: Prozessschulungen, Firmenseminare Prozessmanagement (Effizienz, Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit) Keine Aktivität steht für sich allein! Nur wer den Prozess versteht, kann diesen auch verbessern Geschäftsprozesse Finanzprozesse IT Prozesse Administrative Prozesse öffentliche Vergaben nach BVergG Dienstleistung: Umsetzungsprojekte, Gutachten, Koordination mit Wirtschaftsprüfern, Anwälten, Ministerien, Kammern, Behörden) Rechnungswesen / Kanzleiservice Dienstleistung für WP-Kanzleien: IT Audit zur Unterstützung Ihrer Jahresabschlussprüfungen gemäß KFS-DV2 Dienstleistung für Unternehmen: Betriebswirtschaftliche Beratung, Unterstützung bei IT-rechtlichen steuerlichen Fragen, IT & Steuerrecht (zb BAO, erechnungen, etc) Schulungen in den Bereichen: IT & Recht & Steuerrecht & Unternehmensrecht, Organisation des Rechnungswesens, Buchhaltung & Belegwesen, Betriebswirtschaftliche Auswertungen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 7

8 Nutzen der Archivierung Typische Fragenstellungen heutiger Focus Betriebswirtschaftlicher Mehrwert? Gesetzliche Vorgaben? Was archivieren, und wie? Darf man Papier entsorgen? Gelten ausländische Testate und Zertifizierungen? Gesetzliche & rechtliche Rahmenbedingungen im Bereich earchivierung Verknüpfung der Vergangenheit mit der Zukunft? Was bedeutet IT Recht? Was davon ist relevant für das earchiv? Wie schnell gibt es Änderungen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 8

9 IT-Recht im Unternehmen AngG ArbVG AVRAG B-VergG ABGB UGB UWG GewO ECG DSG 2000 UrhG GmbHG AktG MedienG SigG KFS DV1 / DV2 BAO UStG FinStrG Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe StGB 9 VbVG

10 Gesetzliche Normen Gesetzliche Normen Bundesabgabenordnung (BAO) Umsatzsteuergesetz (UStG) Unternehmensgesetzbuch (UGB) Unternehmensrechts-Änderungsgesetz ( Euro-SOX ), Betrugsbekämpfungsgesetz Fachgutachten zur Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen (KFS DV1) Fachgutachten Abschlusspru fung bei Einsatz von Informationstechnik (KFS DV2) Verbandsverantwortlichkeitsgesetz GmbH-Gesetz, Aktiengesetz Datenschutzgesetz (DSG 2000) Signaturgesetz (SigG) /EU Signaturrichtlinie Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) Wirkung ausländischer Normen zb deut.gobd Zu erfüllende Anforderungen Einführung bzw. Anpassung des Internen Kontrollsystems (IKS) Aufbewahrungspflicht 7 Jahre, zb in D mind. 10 Jahre, Krankenakte 30 Jahre,... Revisionssicheres Archiv vollständig, geordnet, inhaltsgleich urschriftgetreu nachvollziehbar (einschl. Versionierung) elektronisch auswertbar in angemessener Zeit zur Verfügung stellen können erechnungen Digitale Signaturen Ausländische Vorgaben zb. deutsche GoBD Testate zum gesetzeskonformen Einsatz Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 10

11 Gesetzliche Normen Nachvollziehbarkeit Inhaltsgleiche Wiedergabe: Bezieht sich ausschließlich auf den Inhalt der Dokumente. Beispiel: Daten- und Formularinformationen sind in Anwendungen getrennt Urschriftsgetreue Wiedergabe: alle Merkmale, die Beweiskraft haben, müssen erhalten bleiben; gilt für Dokumente, die originär auf Papier erstellt worden sind; Aufbewahrungspflicht; Vorlage von Unterlagen auf Datenträgern heutiger Focus Bundesabgabenordnung Umsatzsteuergesetz Datenschutzgesetz Laufende Novellierung in Österreich Druck von der EU (Datenschutzgrundverordnung) Unternehmensgesetzbuch (UGB) Signaturgesetz (SigG) Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) GmbH-Gesetz, Aktiengesetz ABGB Fachgutachten Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 11

12 Definition IKS im Alltag Internes Kontrollsystem = internes System der Kontrollen, dh alle Überwachungsmaßnahmen, die in Arbeits- und Betriebsabläufe integriert sind, um eine zweckmäßige Sicherheit zu schaffen und zu gewährleisten, dass die Aufgaben im Unternehmen (Unternehmensziele) ordnungsgemäß erfüllt werden. IKS bedeutet nicht die Überwachung oder Kontrolle von Mitarbeitern 20. Oktober 2015 Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 12

13 Ziele des IKS Wesentliche Risiken sind identifiziert Kontrollen sind auf Risiken und Schwachstellen ausgerichtet Prozesse, Risikoüberlegungen und Kontrollen sind ausreichend dokumentiert Kontrollen werden durchgeführt, überwacht, aktualisiert und sind für einen Dritten nachvollziehbar Laufende Weiterentwicklung (kein einmaliger Prozess) Nicht-Ziel: Lückenlose und vollständige Kontrolle aller Prozesse 20. Oktober 2015 Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 13

14 Gesetzliche Normen zb Finanz Compliance verlangt möglichst lange Aufbewahrungsfristen Aufbewahrungsfrist Datenschutz verlangt möglichst kurze Aufbewahrungsfristen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 14

15 10 Goldenen Regeln zur elektronischen Archivierung 1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden können. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg in das Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken und Retrievalprozessen wieder auffindbar sein. 4. Es muss genau das Dokument bzw. File wieder gefunden werden, das gesucht worden ist (zu beachten ist: dies ist auch ein organisatorisches Thema). 5. Kein Dokument darf während seiner definierten Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen (gewünschten) Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. 7. Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten, etc. ohne Informations- und Revisionssicherheitsverlust möglich ist. 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen, sowie die betrieblichen Vorgaben aller Anwender hinsichtlich Datensicherheit, Datenschutz und aller sonstigen relevanten Normen über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 15

16 IT-Recht im Unternehmen AngG ArbVG AVRAG B-VergG ABGB UGB UWG GewO ECG DSG 2000 UrhG GmbHG AktG MedienG SigG KFS DV1 / DV2 BAO UStG FinStrG Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe StGB 16 VbVG

17 Formvorschriften 131 BAO 131 Abs. 2 BAO: bei maschineller Verarbeitung... analog Abs. 1 sollen Summenbildungen nachvollziehbar sein. Spezialbestimmung: 131 Abs. 3 BAO Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe gewährleistet ist, innerhalb Aufbewahrungsfrist vollständige und richtige Erfassung UND Wiedergabe aller GF durch entsprechende Einrichtungen gesichert ist, Hilfsmittel zur Lesbarmachung auf Kosten des Unternehmers bereitgestellt werden, soweit erforderlich dauerhafte Wiedergaben beigebracht werden Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 17

18 Formvorschriften 131 BAO 131 Abs. 1 Z 6 BAO: Werden Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle und nachträglicher Änderungen durch Protokollierung der Datenerfassung u. nachträglicher Änderungen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 18

19 Aufbewahrung 132 BAO Abs. 1: Aufbewahrungsverpflichtung für Bücher, Aufzeichnungen und dazugehörige Belege Abs. 2: Aufbewahrung von Belegen, Geschäftspapieren und sonstigen Unterlagen auf Datenträger möglich Abs. 3: dauerhafte Wiedergaben, auf Datenträger zur Verfügung zu stellen 131 Abs. 3 u. 132 Abs. 3 BAO: Seit 1999 zentrale Aussage für Bereitstellung von Daten: Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträger zur Verfügung zu stellen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 19

20 Archivierung von Daten Orientierung an Bestimmungen zur Bereitstellung von Daten 131 Abs. 3 und 132 Abs. 3 BAO alle Daten, die für die Abgabenerhebung relevant sein können insbesondere auch Daten aus vorgelagerten Systemen (Kassen, Lagerbewirtschaftung) Grundaufzeichnungen Nachweis einzelner Geschäftsfälle ab Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 20

21 886 ABGB Unterschriftlichkeit Beweiskraft aber Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 21

22 aber bei eprozessen nicht jede Freigabe (Willenserklärung) benötigt eine Unterschrift bewerte das Risiko Ist tatsächlich eine Unterschrift erforderlich Wenn JA in welcher Form Wenn NEIN gibt es Nachteile Beweiswürdigung Finanzielle Nachteile Rechtliche Erfordernisse Bindungswirkung (Original vs. Kopie) Ist das Restrisiko vertretbar, kann die Freigabe bzw. Unterschrift in rein elektronischer Form erfolgen 20. Oktober 2015 Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 22

23 Datenschutz im earchiv Datenschutzistderzeitdie am schnellstwachsendeanforderungan earchive, daherauchheuteam NachmittageineentsprechendeWürdigung! DSG2000 AnforderungenhinsichtlichBetroffenenrechte 14 DSG Datensicherheitsmaßnahmen 15 DSG Datengeheimnis 10 DSG Zulässigkeitder Überlassungvon DatenzurErbringung von Dienstleistungen 17 Meldepflichten Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 23

24 Grundsätze der Verarbeitung 6 Abs 4 DSG Zusammenfassung Grundsätze: 1. Grundsatz der Fairness und Rechtmäßigkeit 2. Zweckbindungsgrundsatz 3. Sparsamkeitsgrundsatz (Beschränkung des Umfanges) 4. Richtigkeits- und Aktualitätsgrundsatz 5. Grundsatz der zeitlichen Begrenzung Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 24

25 Zulässigkeit der Verwendung 7. (1) Daten dürfen nur verarbeitet werden, soweit Zweck und Inhalt der Datenanwendung von den gesetzlichen Zuständigkeiten oder rechtlichen Befugnissen des jeweiligen Auftraggebers gedeckt sind und die schutzwürdigen Geheimhaltungsinteressen der Betroffenen nicht verletzt werden Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 25

26 Schutzwürdigkeit der Daten Was bedeutet schutzwürdig? bzw. was steht einer Schutzwürdigkeit entgegen? NICHT SENSIBLE DATEN 8 DSG zulässigerweise veröffentlichte indirekt personenbezogene über strafbare Handlungen sonstige SENSIBLE DATEN 9 DSG Daten natürlicher Personen über ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugung, Gesundheit oder ihr Sexualleben Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 26

27 24 Abs 2a DSG Informationspflicht DATA BREACH NOTIFICATION DUTY Wird dem Auftraggeber bekannt, dass Daten aus einer seiner Datenanwendungen systematisch und schwerwiegend unrechtmäßig verwendet wurden und den Betroffenen Schaden droht, hat er darüber unverzüglich die Betroffenen in geeigneter Form zu informieren. Außer: geringfügiger Schaden der Betroffenen einerseits oder hohe Kosten der Information aller Betroffenen andererseits Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 27

28 UWG Tatbeständeauf Grundvon DSG Verletzungen 1. Meldeversäumnisse 2. Genehmigungsversäumnisse 3. Databreach Notification Duty 4. Fehlende Verträge (DL-Vereinb., BV s, etc.) 5. Ungenügende Veröffentlichungen (zb. DVR-Nr., etc.) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 28

29 Datensicherheitsmaßnahmen 14 DSG Abs 1 Für alle Organisationseinheiten eines Auftraggebers oder Dienstleisters, die Daten verwenden, sind Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit zu treffen. Dabei ist je nach der Art der verwendeten Daten und nach Umfang und Zweck der Verwendung sowie unter Bedachtnahme auf den Stand der technischen Möglichkeiten und auf die wirtschaftliche Vertretbarkeit sicherzustellen, dass die Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung und vor Verlust geschützt sind, dass ihre Verwendung ordnungsgemäß erfolgt und dass die Daten Unbefugten nicht zugänglich sind Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 29

30 Meldepflicht 17 Abs 1 DSG Jeder Auftraggeber hat vor Aufnahme einer Datenanwendung eine Meldung an die Datenschutzkommission zum Zweck der Registrierung im Datenverarbeitungsregister zu erstatten. ONLINEREGISTER: Ausnahmen: 1. Datenanwendungen mit ausschließlich veröffentlichten Daten 2. Register & Verzeichnisse die von Gesetz wegen öffentlich einsehbar sind 3. Datenanwendungen die nur indirekt personenbezogene Daten beinhalten 4. Datenanwendungen natürlicher Personen ausschließlich für private oder familiäre Interessen 5. Datenanwendungen für publizistische Tätigkeiten ( 48) 6. Datenanwendungen die einer Standardanwendung entsprechen (Standard- und Musterverordnung) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 30

31 Ordnungsgemäßer earchiv Prozess Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 31

32 Strukturierter & effizienter Ansatz Analyse der vorhandenen Dokumententypen gesetzlichen, betrieblichen und prozessualen Anforderungen im Zusammenhang mit allfälligen Signaturprozessen insbesondere an Formerfordernisse und Zweck der Signatur (zb Sicherung von Beweismitteln) Anforderungen an ordnungsgemäße Dokumentation ordnungsgemäße Archivierung Definition geeigneter Prozesse und Verfahren Auswahl geeigneter Technologien 20. Oktober 2015 Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 32

33 Effiziente Ordnungsmäßigkeit durch bezahlbare Compliance Schritte Schritte Schritte Schritte 1.Start & Anforderungs- Definition 4. Evaluierung aller Rahmenbedingung 7.Prozessdetails, Dienstanweisungen &Einbindung in IKS 12.Abstimmung mit Behörden & WP 2.Ersterhebungen und Dokumenten- Analyse 5.Soll Prozess (grob) 8.Technische Realisierung inkl. Board Mittel 13. Test Umsetzung und Schulung 3.Prozesse abgrenzen (um das Projekt klein und übersichtlich zu halten) 6. Compliance Analyse Gap Definition ToDo s 9. Finale Umsetzung von WF & earchiv / Storage 10.Wiederauffindbarkeit bei max. Revisionssicherheit 14. Ordnungsgemäße Dokumentation der Prozesse,Verfahren Anweisungen und mitgeltender Unterlagen 11.Datenschutz / Genehmigungen bzw. Meldungen Optional:Gutachten durch eine WP - Gesellschaft 20. Oktober 2015 Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 33

34 Evaluierung der Vorbedingungen 1.Start 2.Ersterhebungen Schritte Tätigkeit Nutzen Abstimmung des gemeinsamen Vorgehens Kick Off Meeting Evaluierung der Planung und Dokumentation des Archivierungsvorganges Abstimmung der weiteren Schnittstellen (ERP, CRM, KIS, WF...) Effizienzüberlegungen hinsichtlich Potenzial Abgestimmte Vorgehensweise O.P.P. versteht grundsätzlich das organisatorische Vorgehen und gibt Input Wenn gewünscht: zur Verfügungsstellung des Netzwerks von O.P.P. Rechenwerk hinsichtlich Potenzial (ROI Return on Investment) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 34

35 IST - Situationserfassung Schritte Tätigkeit Nutzen 3. Prozessabgrenzung Abgrenzung des Prozesses (organisatorisch und technisch) zu den vorund nachgelagerten bzw. angrenzenden Bereichen 4.Evaluierung der Rahmenbedingungen Evaluierung der Dokumentation bzw. Abklärung mit der Org. bzgl. der gesetzlichen Vorgaben 5. Prozess (grob) Übersichtsabbildung des IST-Prozesses zur Archivierung Klare Festlegung, welche Teile des Prozesses zu betrachten sind (Work Flow, earchiv Deckungsgrad, etc.) Was ist an Dokumentation und bestehenden Testaten vorhanden. Abstimmung mit der Rechtsabteilung und der Organisationsabteilung Abbildung des Prozesses Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 35

36 Langzeitarchiveriung Schritte Tätigkeit Nutzen 6. Evaluierung des Archivdatenmigrationskonzeptes der Langzeitarchvierung Evaluierung der Dokumentation des Prozesses der Migrationsstrategie der archivierten Daten für die geforderten Zeiträume. Dies ist ein besonders wichtiger und kritischer Bereich, da keine Technologie für diese langen Zeiträume ausgelegt ist. Um nun diese höchst sensiblen und wichtigen Daten des Archivs revisionssicher und ordnungsgemäß zu halten, muss eine Strategie vorhanden sein, welche sicherstellt, dass die notwendigen technologischen Schritte (Migration) geplant durchgeführt werden. Wenn Dokumente vorhanden: Aussage zur Strategie der Migration der Archiv-daten hinsichtlich der Langzeitarchivierung Ansonsten wird mit der IT-, Rechts und Personalabteilung eine dokumentierte Strategie erstellt Wenn gewünscht: zur Verfügungsstellung des Netzwerks von O.P.P Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 36

37 Analyse elektronisches Archiv Schritte Tätigkeit Nutzen 7. Prozessdetails Prozessaufnahme der Archivierungsprozesse im Detail 8. Begutachtung technische Realisierung Begutachtung der technischen Realisierung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und der internen Vorgaben 9. Belegerfassung Begutachtung des (optischen) Erfassens der Belege 10. Wiederauffindbarkeit (Retrievalfunktionen) Begutachtung der Wiederauffindbarkeit Verfeinerter Übersichtsprozess; Ergebnis wird grafisch dokumentiert Aussagen zur Realisierung Erarbeitung optimaler Prozess Begutachtung und detaillierte Mitschrift zu den Ergebnissen (zur späteren Übergabe an Big4) Begutachtung und detaillierte Mitschrift zu den Ergebnissen (zur späteren Übergabe an Big4) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 37

38 Analyse elektronisches Archiv Schritte Tätigkeit Nutzen 11. Sicherheit Begutachtung der Datensicherungsmaßnahmen & Aufbewahrung der Originaldokumente Begutachtung des Schutzes vor Manipulation / Berechtigungskonzeption 12. Stichproben und detaillierte Mitschrift zu den Ergebnissen (zur späteren Übergabe an Big4) Stichprobenprüfung der Belege (gesamter Prozess des Lifecycles der Dokumente innerhalb des Org. -Archivsystems) 13. Umsetzungsbegleitung Prozesse fertig umsetzen, Scan Verfahren inkl. benötigter Komponenten Koordination mit den IT / SW Lieferanten Aussage zur technischen Umsetzung des Archivs Begutachtung und detaillierte Mitschrift zu den Ergebnissen (zur späteren Übergabe an Big4) Aussage über das Ergebnis und Rückschlüsse auf die gesamte Grundmenge der Archivobjekte Koordination mit Anwälten, Wirtschaftsprüfern Ordnungsgemäßes und effizientes earchiv eingeführt Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 38

39 Abschluss Schritte Tätigkeit Nutzen 14. Abschluss Vorbereitung, Koordination und Abwicklung Gutachten 15. Optionales Gutachten durch eine Big4 Wirtschaftsprüfungs- Gesellschaft (WP) Ausräumen eventueller Missverständnisse bzw. Fehlinterpretationen von allen Seiten. Letzte Maßnahmen definieren Angebotseinholung und Verhandlung mit Big4 (optional) Überwachung der Ergebnisinterpretation Letzte Maßnahmen umgesetzt, Ordnungsgemäße Dokumentation erstellt Gutachten durch einen internationalen Wirtschaftsprüfer (BIG4) Abwicklung der Begutachtung mit Big4 Sichergestellter optimaler Ablauf für Ihre Gesellschaft WP Gutachten Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 39

40 Automatisierter Ablauf Erfassen Klassifizieren Extrahieren Archivieren Verarbeiten Scann Muster erkennung Formular Zonales Auslesen Übergabe Dokument an earchiv Workflow ERP Softscann FIN / CO Import Dokument typen Inhaltsklassifikation Format unabhängige Daten extraktion Vollständige Metadaten CRM Applikation Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Grundbeschlagwortung Definierter Dokumenttyp Daten Revisionssicheres Dokument Fachabteilungsarbeit Datum Rechnung Extrahierte Daten eventuell unlöschbar Betreff Vertrag Protokolliert Absender Urkunde Metadaten Unternehmensweit verfügbar Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 40

41 Anwendungsfall: Posteingang Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 41

42 Ordnungsgemäßer Posteingang Ziel ist es, nahezu alle Originalschriftstücke in Papier einzuscannen, damit diese nur noch elektronisch weiter bearbeitet und archiviert werden. Diese Dokumente müssen, um insbesondere im Verfahren vor Gerichten und Behörden als Beweisurkunden (in ausgedruckter Form) anerkannt zu werden, v. a. authentisch (d. h. vollständig mit dem Papieroriginal übereinstimmend), vollständig (d. h. keine fehlenden Seiten bzw. Textpassagen) und jederzeit im elektronischen System auffindbar sein Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 42

43 Ordnungsgemäßer Posteingang Vor dem Hintergrund dieser Erfordernisse für elektronisch verarbeitete Dokumente (Authentizität, Unverfälschbarkeit, Vollständigkeit und Auffindbarkeit) ist daher eine besondere Sorgfalt bei folgenden Arbeitsschritten einzuhalten: ordnungsgemäße Übernahme der Post, insbesondere auch von RSa/RSb-Schreiben, die an die Gesellschaft selbst (als juristische Person) gerichtet sind, Öffnen und Entnehmen der Schriftstücke, Prüfung von vorhandenen Unterschriften auf Dokumentenechtheit (z. B. keine Unterschriften mit Bleistift auf Original), Vorbereiten der Dokumente zum vollständigen und ordnungsgemäßen Scanvorgang, richtiges, vollständiges und ordnungsgemäßes Zuordnen der Dokumente zu den entsprechenden Empfängern. Es muss jeder einzelne Mitarbeiter u. a. verpflichtet werden, seinen Dienst gewissenhaft zu versehen, sowie den Weisungen seines Vorgesetzten nachzukommen. Man beachte, dass (elektronisch) fehlerhafte Dokumente und Schriftstücke weit reichende Konsequenzen im Rechtsverkehr haben und sogar zum Verlust von Verfahren führen können. Nur dann, wenn ausgedruckte Dokumente/Schriftstücke wie im Original einem Gericht/einer Behörde vorgelegt werden können und gewährleistet ist, dass die Übertragung dieser Unterlagen von Papier in elektronische Form den Qualitätsvorgaben entsprechend erfolgt ist, werden Zweifel an der Echtheit und Richtigkeit von Beweisurkunden in einem Verfahren ausgeräumt. Die MA werden angehalten, im Rahmen Ihrer Tätigkeit der richtigen und vollständigen Übertragung von papierschriftlichen Unterlagen in den elektronischen Work Flow besondere Beachtung zukommen zu lassen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 43

44 Wichtige Voraussetzungen für Ordnungsmäßigkeit Effektiver und kontrollierter Gesamtprozess (maximaler Reifegrad des Prozesses, IKS konform) Enduservereinbarung / Dienstanweisung für Scan- Personal (Vorgabe isd IKS) Qualifiziertes Personal als Speerspitze der Verarbeitung elektronischer Eingänge (zur Sicherstellung des IKS) Automatisch Vorder- und Rückseite scannen Ultraschallprüfung auf Doppelvorschub Imprinteraufdruck vor Scannen zb: Datum, Uhrzeit, lfd. Nr. (nicht notwendig bei Eingangsrechnungen) Qualifizierte Signatur zur eindeutigen Zuordnung und maximalen Sicherheit (nicht notwendig bei Eingangsrechnungen) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 44

45 Prozess Eingangsrechnungen scannen Scannen inklusive Signatur T Genehmigung Posteingang Scannvorgang Geschäftsfallanlage Geschäftsfallbearbeitung Vorgangsabschluss Ablage (Archivierung) T T Informationsabfrage Altaktenarchivierung Hausbelege & uneinbringliche Akte scannen Archivierung T T Hostdaten Standardproduktarchivierung Einzahlungsbelege Eingang PDF Extract Distiller T Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 45

46 T Pos t- eingang Eingangsstücke für scannen vorbereitet Scannen inklusive Signatur Scangut Reihenfolge der Scanstapel festlegen Scanpersonal ork Scan Client Scanner Scangut TIFF T T Scangut scannen und beschlagw orten inkl Metadaten Scanpersonal Scangut TIFF Brain@w ork Scan Client Zusammenfassun g in Stapel und Ausgabe je PDF je Stapel Scanpersonal XiTrust T Scangut PDF Anzeigemöglichke it des zu signierenden Dokuments Scanpersonal Keine Beanstandung Prozess abgebrochen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 46

47 Scannen inklusive Scangut PDF ork Scan Client Anzahl der zu signiereneden Elemente festlegen Scanpersonal Signatur Signaturkarte Kartenlser T Brain@w ork Scan Client XiTrust Scangut PDF V PIN eingeben & Anzahlen der Signaturen eingeben Scanpersonal T XiTrust Genau die bestimmte Anzahl an Elementen signieren und Zeitstemplen signiertes und zeitgestempeltes PDF ITA Server Ablage des sig. & zeitgest. PDF im Archiv Archive Store T Brain@w ork Scan Client Ablage erfolgt Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 47

48 Archivieren SV Scan Client Standardproduktd aten auf Cold bereitgestellt Hostdaten auf Cold übertragen Einzahlungsbelege sind übertragen & erstellt Sonstige Schriftstücke nach Cold übertragen ITA Server Elektronisches archivieren Scangut Scangut physisch ablegen Scanpersonal T Archive Store Scangut T T Scangut ordnungsgemäß im elektronischen Archiv abgelegt Prozessschnittstelle Scangut Scangut Fachli che, ordnungsgemäße Ablage im elektr. Archiv durc... Jew. Fachabteilung Fachliche, ordnungsgemäße Ablage fehlgeschlagen log Datei Protokolldatei Fehlgeschlagene Fälle eruieren (log Datei) EVita Administrator Fehler ausgebessert Hausbelege & uneinbringliche Akte automatisch archiviert Eingangsrechnung automatisch archiviert Fachli che, ordnungsgemäße Ablage vorhanden Scangut Reißwo Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe T,V Scangut skadieren Physisches Scangut physisch vernichtet 48 Scanpersonal

49 Weitere Schritte Prozessverantwortlichen definieren Erhebung der Posteingangsprozesse Optimierung der Prozesse Infrastruktur definieren Personal auswählen und schulen Hotline einrichten / Ansprechpartner Infrastruktur umsetzen Test und Dokumentation Wiederkehrende Revision des Prozesses Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 49

50 Anwendungsfall: Gescannte Papierrechnung Rechnung Scan verarbeiten Nach Ablage auf einem unlöschbaren Medium (z.b. Worm System) kann die Papierrechnung vernichtet werden! aufbewahren aufbewahren aufbewahren Papier entsorgen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 50

51 Anwendungsfall: erechnung Arten elektronischer Rechnung erechnung in Österreich Vier Arten der erechnung Scan von Papierrechnungen erechnung.gv.at bzw. erechnung an den Bund Verpflichtend seit erechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen: EU-RL 2014/55/EU seit Zusammenfassung & Fragen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 51

52 erechnung in Österreich EU-Richtline Nach Artikel 233 Absatz 1 Unterabsatz 2 Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie in der Fassung der Richtlinie 2010/45/EU des Rates zu den Rechnungsstellungsvorschriften vom 13. Juli 2010 legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können zusätzlich: elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen: RICHTLINIE 2014/55/EU 16. April 2014 erechnung NEU Österreich Abgabenänderungsgesetzes 2012 veröffentlich mit BGBl. I Nr. 112/2012 am unteranderem zu 11 UStG Zentraler Punkt: Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit ihres Inhalts und Lesbarkeit und dies muss auf 7 Jahre gewährleistet sein 4 Wege: 1. Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird (siehe Rz 1564f) 2. Ausstellung der Rechnung über das Unternehmensserviceportal bzw. PEPPOL (s. Rz1564h) 3. erechnung mit einer qualifizierten Signatur (isd 2 Z 3a SignaturG, siehe Rz 1560g) 4. Ausstellung der Rechnung im EDI-Verfahren (siehe Rz 1564j) KEINE Akkreditierung im Einzelfall durch BMF In Kraft getreten per 1. Jänner Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 52

53 gesetzliche Regelung 11 Abs. 2 lautet: (2) Als Rechnung im Sinne des Abs. 1 und Abs. 1a gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die nach Abs. 1 und Abs. 1a erforderlichen Angaben können auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird. Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung im Sinne des Abs. 1 und Abs. 1a, dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach diesem Bundesgesetz erforderliche Rechnungsinhalt nicht geändert wurde Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 53

54 gesetzliche Regelung 11 Abs. 2 lautet: Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen jedenfalls erfüllt sind. Stellt der Unternehmer Rechnungen gemäß Abs. 1 und Abs. 1a aus, so hat er eine Durchschrift oder Abschrift anzufertigen und sieben Jahre aufzubewahren; das gleiche gilt sinngemäß für Belege, auf die in einer Rechnung hingewiesen wird. Auf die Durchschriften oder Abschriften ist 132 Abs. 2 der Bundesabgabenordnung anwendbar. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein Abs. Abs. 8 8 Z Z 3 3 lautet: lautet: 3. die Gutschrift muss die in Abs. 1 und Abs. 1a geforderten Angaben enthalten und als solche bezeichnet werden. Die Abs. 2 bis 6 sind sinngemäß anzuwenden Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 54

55 gesetzliche Regelung Änderung des Erlasses (Auszüge) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Wird ein und dieselbe elektronische Rechnung zb in mehreren Formaten ausgestellt (zb PDF und xml-datei), so hat der Unternehmer in den Dateien auf diesen Umstand hinzuweisen, wenn die erechnung zeitversetzt versendet wird. Auch bei Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, handelt es sich um elektronische Rechnungen (siehe Rz 1564c). Sie können vorausgesetzt, sie sind in ein entsprechendes innerbetriebliches Steuerungsverfahren eingebunden den Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen. Das Format, in das der Inhalt der Rechnung eingebettet ist, darf durch den Empfänger in andere Formate konvertiert werden, wenn sichergestellt ist, dass dabei der Inhalt der Rechnung nicht verändert wird. [...] Wurde die elektronische Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Die Rechnung muss von Menschen lesbar sein [...]. Es muss überprüft werden können, dass das vorgelegte lesbare Format gegenüber der Ausgangsdatei inhaltlich nicht verändert wurde. [...] Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 55

56 erechnung ohne Signatur gesetzliche Regelung Die wirkliche Novität im Bereich des UStG ist, das der Leistungserbringer elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur ausstellen darf und diese dann eine ordnungsgemäße Rechnung isd 11 Abs 2 UStG darstellt, solange die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet ist. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Lieferers oder des Dienstleistungserbringers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach der vorliegenden Richtlinie erforderliche Inhalt nicht geändert wurde. Möglich wird dies durch die Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird (vgl. Rz 1564f und 1564g der UStR) Da eine elektronische Rechnung nur unter der Voraussetzung als Rechnung gilt, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind, haben sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Leistungsempfängerauch die Nachweise überdie Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung aufzubewahren (zbelektronische Signatur, Signaturprüfprotokollund Vereinbarung betreffend EDIVerfahren; innerbetriebliches Steuerungsverfahren). (vgl. Rz1570 UStR) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 56

57 Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Leistungsempfänger Ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren ist Teil des IKS (internen Kontrollsystems) Angebot trifft ein Bestellung / Auftrag wird erteilt Leistungsabnahme Rechnung Zahlung Dokumentation Dokumentation Leistung / Lieferung dokumentieren Eingang verbuchen (Wareneingang) Revisionssicher Revisionssicher Revisionssicher Verarbeiten / Freigabe durchführen ekontoauszug Aufbewahrung zb 7 Jahre Aufbewahrung zb 7 Jahre Aufbewahrung zb 7 Jahre Verbuchen G & V / Bilanz Beschaffungsprozess Ablage als Papier (earchiv) edok(earchiv) Ablage als Papier (earchiv) edok(earchiv) Ablage im ERP System Workflow earchiv Ablage revisionssicheres Dokument im earchiv revisionssicheres Dokument eventuell unlöschbar protokolliert unternehmensweit verfügbar 57 Ablage im ERP / FiBu earchiv ebanking

58 Neue gesetzliche Regelung erechnung ohne Signatur durch ISV Das ISV ist somit eine Kette von revisionssicheren und aussagekräftigen Dokumenten bzw. Informationen, die im Nachhinein einen lückenlosen Rückschluss auf den gesamten Geschäftsfall zulassen! Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 58

59 Neue gesetzliche Regelung erechnung ohne Signatur durch ISV Für ein ISV ist vor allem eine ordnungsgemäße Dokumentation wichtig! Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 59

60 Scan mit Leerseiten IKS (4-Augenprinzip) 1. Kontrolle IKS (4-Augenprinzip) 2. Kontrolle buchen FIBU Controlling Fi-Daten PDF erzeugt PDF/A ohne Leerseiten Capturing / OCR + Datenstrom Datenstrom + Datenstrom zuordnen ER bearbeiten / validieren mit Leerseiten xml ablegen auf ERP Adapter LINK von & zu Storage Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 60

61 Compliance Management für earchive Compliance bezeichnet die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien UND den Nachweis darüber Diese Regeln umfassen Aufbewahrung welche Informationen Dokumentation in welcher Form und wie lange müssen diese Informationen aufbewahrt werden Definition Information Compliance Information compliance refers to legal and regulatory requirements that affect companies use of information and communication technologies, including how they process and store electronic information. IT bezogene Voraussetzungen The IT-related requirements in these laws often impose strict obligations on businesses in areas such as records management/retention, protection of personal data, compliance, security, authentication, and access control Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 61

62 Compliance Management für earchive Anforderung an moderne Compliance: Ordnungsmäßigkeit bei gleichzeitiger Effizienz Schritte: 1. Anforderungssegmente bilden / definieren 2. Start des Umsetzung (klein & einfach) 3. Schrittweise Ausrollung (konzentrisch) Österreich Deutschland EU International Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 62

63 earchiv Compliance Umsetzungs-Matrix Land / Anforderung A D I F GB USA Rechnung Belege Post Datenblatt Verträge Personalakt ECM X X X X X X X X X X X X X X - - X X X X X X X X X - - X -? X? X - -? X X X X X X Handlungsanleitungen / Maßnahmen A-R: Beachtung der UStR RZ 1566, 1570,.. (wormfähig archivieren) A-P: Hoher Prozessreifegrad (gesteuerter und kontrollierter Gesamtprozess) D-B: Beachtung GoBD und Ausnahmen (Bilanz, JAP Unterlage) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 63

64 Anwendungsfall: Länderübergreifendes Rollout Vorprojekt Analyse IST Prozesse Dokumenttypen Projektplan Hauptprojekt Musterbereiche umsetzen Bereichsweise Umsetzung Prüfgutachten Weitere Ausrollung Landesspezifika erheben Rollout Plan Gruppe Gruppierung ähnlicher Bereiche Feinabstimmung Rollout Plan Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 64

65 Vorprojekt Analyse der Anforderungen der Mutter als Ganzes und der Abteilungen Definition der Scann / earchivprozesse der Abteilungen Ermittlung der Dokument Typen und Mengen Erhebung des Technologischen IST Zustandes Projektplan (Musterbereiche auswählen) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 65

66 Hauptprojekt Ergänzen des Technischen und Organisatorisches Pflichtenheftes Design Soll Prozess Umsetzungsfahrplan für die Abteilungen Umsetzung der Prozesse Gutachten koordinieren und steuern Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 66

67 Weitere Ausrollung Länder definieren Spezifika erheben Ableitung des notwendigen Maßnahmen und Roll Out Plans Landesspezifisches Rollout Durchführung (ev. Gutachten) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 67

68 DANKE! Fragen... gerne jetzt oder per beratung.com oder per Tel.: oder 20. Oktober 2015 Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratungsgruppe 68