3 Tabellen bearbeiten

Transkript

1 3 Ziele des Kapitels: ¼ ¼ ¼ ¼ ¼ Sie lernen, sich in Tabellen zu bewegen und Zellen zu markieren. Sie wissen, wie Texte und Zahlen eingegeben und bearbeitet werden. Sie können Korrekturen durchführen. Sie wissen, wie Zellen und Bereiche automatisch ausgefüllt werden können. Sie wissen, wie Zellinhalte formatiert werden. Microsoft Excel 97 Einführung 19

2 Bevor Sie eine Tabelle erstellen, sollten Sie sich ein ungefähres Bild vom endgültigen Aussehen der Tabelle machen. Sie sollten Platz für Beschriftungen der Zeilen und Spalten berücksichtigen und mögliche Erweiterungen des Bereiches bedenken, der Werte enthält. Nachdem Sie sich das Konzept der Tabelle überlegt haben, beginnen Sie mit der Erstellung. 3.1 Bewegen und Markieren in Tabellen Wie bei den meisten Windows-Programmen müssen Sie auch in EXCEL zuerst das Objekt markieren, das Sie in irgendeiner Form verändern wollen. Sie bestimmen damit den Bereich, auf den sich z.b. eine bestimmte Formatierung beziehen soll. Prägen Sie sich folgende Regel ein: Zuerst markieren, dann bearbeiten! Bereiche markieren Markiert ist die Zelle oder der Bereich, der von einem schwarzen Rahmen umgeben ist und in dessen rechter unterer Ecke sich ein kleines Quadrat befindet. Abbildung 3.1: Markierung und Mauscursor Zum Markieren können Sie verschiedene Methoden anwenden Mit der Maus Um eine einzelne Zelle zu markieren, klicken Sie einmal mit dem Mauscursor auf die gewünschte Zelle. Sie können einen ganzen Bereich von Zellen markieren, indem Sie an der Zelle, an der die Markierung beginnen soll, die Maustaste drücken und dann den Cursor mit gedrückter Maustaste auf die Zelle verschieben, an dem der markierte Bereich enden soll. Wenn Sie dabei an den Bildschirmrand stoßen, verschiebt sich automatisch der Bildausschnitt in die gewünschte Richtung. 20 Microsoft GmbH 1997

3 Abbildung 3.2: Markierter Zellbereich Sie wollen den Zellbereich A1 bis C6 mit der Maus markieren. 1. Bewegen Sie den Mauscursor über die Zelle A1 und drücken dort die linke Maustaste. 2. Dann bewegen Sie den Mauscursor mit gedrückter Maustaste über die Zelle C6 und lassen dort die Maustaste wieder los. Während Sie die Maus mit gedrückter Taste bewegt haben, hat sich gleichzeitig der Bereich der markierten Zellen vergrößert. Der Zellbereich ist von einem schwarzen Rahmen umgeben und alle Zellen darin, bis auf die Zelle, die den Anfangspunkt bildet, sind schwarz hinterlegt. Die Zahlen und Buchstaben im Zeilen- und Spaltenkopf sind hervorgehoben. Anmerkung: Solange Sie die š-taste drücken und festhalten, können Sie mit der Maus mehrere unabhängige Zellbereiche markieren. Heben Sie die Markierung auf, indem Sie eine beliebige andere Zelle anklicken Über die Tastatur Manchmal ist es praktischer, Bereiche mit der Tastatur zu markieren. Die n- Taste bewegt den Cursor um eine Zelle nach unten, die p-taste bewegt den Cursor um eine Zelle nach rechts etc. Um einen Bereich zu markieren, drücken Sie die -Taste und halten sie gedrückt, während Sie mit den Cursortasten die Markierung zum Endpunkt erweitern. Der Vorteil der Markierung über die Tastatur liegt darin, daß bei Bereichen, die über den Bildschirmrand hinausgehen, der Bildschirmausschnitt nicht so leicht "davonläuft". Die Markierung kann auch jederzeit wieder verkleinert werden, solange die -Taste gedrückt ist. Microsoft Excel 97 Einführung 21

4 3.1.2 Ansteuern und Markieren großer Tabellenbereiche In umfangreichen Listen oder Tabellen ist es oft nicht praktikabel, mit der Maus Bereiche zu markieren. Ebenso kann das Ansteuern weit entfernter Tabellenbereiche mit der Maus allein manchmal sehr zeitraubend sein. Abbildung 3.3: Namenfeld in der Bearbeitungszeile Sie wollen eine bestimmte Zelle in einer großen Tabelle ansteuern. 1. Klicken Sie mit der Maus in das NAMENFELD links in der Bearbeitungszeile. 2. Überschreiben Sie den Inhalt des Feldes mit der Zelladresse (z.b. B690), die Sie ansteuern möchten. 3. Bestätigen Sie mit x. Die angegebene Zelle wird angezeigt und ist markiert. Sie möchten einen großen Zellbereich (über mehrere Seiten) markieren. 1. Tragen Sie diesmal den Bereich, den Sie markieren wollen in das NAMENFELD ein. 2. Grenzen Sie dabei Anfangs- und Endadresse mit Doppelpunkt ab. Zum Beispiel C2:E Bestätigen Sie wiederum mit der x-taste. Der gesamte Bereich von C2 bis E900 ist markiert und bereit für eine weitere Bearbeitung (z. B. Kopieren, Löschen, Formatieren etc.) Zeilen und Spalten markieren Um eine Spalte bzw. Zeile in ihrer gesamten Länge (also bis zur Zeile 65536, bzw. Spalte 256) mit der Maus zu markieren, klicken Sie einmal auf den Spalten- bzw. Zeilenkopf. Mehrere Spalten oder Zeilen können Sie markieren, indem Sie den Cursor mit gedrückter Maustaste vom Anfangs- zum Endpunkt in einer der Kopfleisten ziehen. 22 Microsoft GmbH 1997

5 Die aktuelle Spalte markieren Sie über die Tastatur mit š +, die aktuelle Zeile mit +. Sind mehrere Zellen markiert, werden über diese Tastenkombination entsprechend viele Zeilen bzw. Spalten markiert Zeilen und Spalten einfügen Sie möchten in eine bestehende Tabelle neue Spalten einfügen. 1. Markieren Sie so viele Spalten im Spaltenkopf, wie Sie neue Spalten einfügen wollen. 2. Wählen Sie den Menübefehl EINFÜGEN Æ SPALTEN. Die neuen Spalten werden vor der ersten markierten Spalte eingefügt. Neue Spalten stehen für die Eingabe bereit. Sie möchten neue Zeilen in Ihre Tabelle einfügen. 1. Markieren Sie so viele Zeilen im Zeilenkopf, wie Sie einfügen wollen. 2. Wählen Sie wiederum den Menübefehl EINFÜGEN aber diesmal den Unterpunkt ZEILEN. Die leeren Zeilen erscheinen vor dem zuerst markierten Zeilenbereich. Anmerkung: Die Befehle ZELLEN EINFÜGEN und ZELLEN LÖSCHEN stehen ebenfalls im Kontextmenü zur Verfügung. Wenn Sie lieber den schnelleren Weg über das Kontextmenü nehmen möchten, markieren Sie zuerst die jeweiligen Zeilen oder Spalten im Zeilen- bzw. Spaltenkopf. Klicken Sie dann mit er rechten Maustaste auf den markierten Bereich, und wählen Sie ZELLEN EINFÜGEN um Zeilen oder Spalten einzufügen, ZELLEN LÖSCHEN um Zeilen oder Spalten zu löschen Weitere Optionen zum Bewegen und Markieren Die gesamte Tabelle können Sie markieren, indem Sie auf die Schaltfläche über Zeile 1 und links von Spalte A klicken. Microsoft Excel 97 Einführung 23

6 Abbildung 3.4: Ganzes Tabellenblatt markieren So kommen Sie in die erste Spalte der aktuellen Zeile ž in die Zelle A1 š +ž einen Bildschirmausschnitt nach oben bzw. bzw. unten einen Bildschrimausschnitt nach rechts r + bzw. r + bzw. links Anmerkung: Wenn Sie die Microsoft IntelliMouse als Zeigegerät verwenden, können Sie noch einfacher und schneller in einem Tabellenblatt oder einem Diagramm einen Bildlauf durchführen oder bestimmte Stellen vergrößern oder verkleinern. Näheres dazu erfahren Sie, wenn Sie im Office-Assistenten den Begriff IntelliMouse eingeben. 3.2 Eingaben Nachdem Sie die gewünschte Zelle markiert haben, können Sie damit beginnen, in diese Zelle Text, eine Zahl oder eine Formel einzugeben. Dabei erkennt EXCEL automatisch, ob Sie Text, Zahlen oder ein Datum eingegeben haben und richtet den Zellinhalt entsprechend aus. Sie wollen eine Eingabe in eine Zelle machen. Sie markieren die gewünschte Zelle und tippen einfach die Ziffern oder den Text, die in der Zelle erscheinen sollen und beenden die Eingabe mit der x-taste. Die Zahl bzw. der Text erscheint in der markierten Zelle. Beachten Sie dabei, daß Texte standardmäßig linksbündig und Zahlen und Datum rechtsbündig in der Zelle angeordnet werden. 24 Microsoft GmbH 1997

7 Anmerkung: Wenn Sie den Nummernblock zur Zahleneingabe verwenden, achten Sie darauf, daß der NUMLOCK-Modus eingeschaltet ist. Die meisten Tastaturen besitzen zur Anzeige eine Leuchtanzeige, die mit µ oder ähnlich, beschriftet ist. Leuchtet dieses Lämpchen, so können über den Nummernblock Zahlen eingegeben werden. Ist das Lämpchen aus, funktionieren diese Tasten wie Richtungstasten. Sie haben sicher schon bemerkt, daß die Tasten des Nummernblocks zweierlei Beschriftungen aufweisen, die die unterschiedlichen Funktionen bezeichnen. Der Textcursor befindet sich direkt in der Zelle, die gerade bearbeitet wird. Erscheint der Textcursor jedoch in der Bearbeitungszeile, überprüfen Sie, ob in EXTRAS Æ OPTIONEN Æ QM!*!$,!(R die DIREKTE ZELLBEARBEITUNG eingeschaltet ist. Abbildung 3.5: Direkte Zellbearbeitung Eine Eingabe muß nicht in jedem Fall mit der Taste x beendet werden. Soll die nächste Eingabe in der Zelle rechts neben bzw. unter der Eingabezelle erfolgen, können Sie die Eingabe auch mit den Pfeiltasten abschließen. Möchten Sie geänderte Zellinhalte doch nicht in die Tabelle übernehmen, verwerfen Sie die Änderung, indem Sie die Eingabe anstatt mit der x-taste mit der -Taste abschließen. In der Bearbeitungszeile stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung, die die gleiche Funktion wie die Tasten besitzen. Damit können Sie diese Funktionen auch mit der Maus ausführen. Abbildung 3.6: Textcursor in der Bearbeitungszeile In der Standardeinstellung von EXCEL bleibt der Cursor auf der eben bearbeiteten Zelle stehen. Dies kann hinderlich sein, wenn Sie Zellinhalte spaltenweise eingeben wollen. Sie können diese Einstellung ändern, indem Sie bei EXTRAS Æ OPTIONEN Æ QM!*!$,!(R die Option MARKIERUNG NACH DEM DRÜCKEN DER EINGABETASTE VERSCHIEBEN einschalten. Dadurch wird die Markierung um eine Zelle nach unten verschoben, wenn Sie Eingaben mit x abschließen. 3.3 Korrekturen Sie haben natürlich die Möglichkeit, Korrekturen an Daten vorzunehmen, deren Eingabe Sie bereits beendet haben. Microsoft Excel 97 Einführung 25

8 Abhängig von der Art der Korrektur, die Sie vornehmen wollen, stehen Ihnen verschiedene Vorgehensweisen zur Verfügung. Das erste Mittel Ihrer Wahl sollte immer die Funktion RÜCKGÄNGIG sein. Da EXCEL nun auch mehrere Befehle rückgängig machen kann, ist es noch unproblematischer geworden, einen Vorgang einfach einmal auszuprobieren. Der Befehl befindet sich im Menü BEARBEITEN Æ RÜCKGÄNGIG oder ist über das entsprechende Symbol zu erreichen. Abbildung 3.7: Liste von Befehlen, die rückgängig gemacht werden können Wenn Sie den gesamten eingetippten Zellinhalt wieder löschen wollen, drücken Sie einfach die -Taste. Soll der Zellinhalt durch eine neue Eingabe überschrieben werden, ist es nicht nötig, die Zelle vorher zu löschen. Geben Sie einfach die neuen Werte ein und bestätigen Sie die Eingabe. Um Korrekturen an einem bestehenden Text oder einer Zahl vorzunehmen, klicken Sie doppelt auf die betreffende Zelle. Beachten Sie, daß der Doppelklick nur funktioniert, wenn Sie die DIREKTE ZELLBEARBEITUNG in EXTRAS Æ OPTIONEN Æ QM!*!$,!(R eingeschaltet haben. Sie können aber auch mit der Maus in die Bearbeitungszeile klicken, um Eingaben zu machen. Den Bearbeitungsmodus können Sie ebenfalls über die Taste b aktivieren. Den Bearbeitungsmodus erkennen Sie an dem Hinweis BEARBEITEN in der Statuszeile. Die Pfeiltasten bewegen hier den Textcursor innerhalb der Bearbeitungszeile. Änderungen müssen Sie mit der Taste x oder durch Anklicken einer anderen Zelle beenden. Sie wollen eine bestehende Eingabe in einer Zelle ändern. Klicken Sie doppelt auf die zu verändernde Zelle. Verschieben Sie den Textcursor mit den Pfeiltasten oder durch Mausklick an die gewünschte Stelle und geben dort zusätzliche Zeichen ein, oder löschen Sie Zeichen links vom Textcursor, indem Sie die Taste q (über der Eingabetaste) drücken. Zeichen rechts vom Cursor können Sie mit der Taste löschen. 26 Microsoft GmbH 1997

9 Der Zellinhalt ist verändert. 3.4 Auto-Korrektur Unterlaufen Ihnen häufig die gleichen Tippfehler? In der AutoKorrektur im Menü EXTRAS können Sie im Voraus festlegen, welche Tippfehler Sie während der Eingabe automatisch berichtigen lassen wollen. Die AutoKorrektur spart Ihnen auch viel Schreibarbeit. Geben Sie beispielsweise nur eine Abkürzung für ein Wort ein, können Sie es während der Eingabe durch das ausgeschriebene Wort ersetzen lassen. Sie möchten einen Begriff wie "Zylinderkopfdichtung", der häufig in der Tabelle vorkommt, nicht jedesmal ausschreiben. 1. Klicken Sie im Menü EXTRAS auf AUTOKORREKTUR. Stellen Sie sicher, daß das Kontrollkästchen WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN aktiviert ist. 2. Geben Sie in das Feld ERSETZEN die Abkürzung für das lange Wort ein, das Sie in Zukunft nur abgekürzt schreiben möchten. Zum Beispiel Zyl. 3. Geben Sie in das Feld DURCH die richtige Schreibweise des Wortes ein, in diesem Fall Zylinderkopfdichtung. 4. Klicken Sie auf U$(1-"LN!(V. Sobald Sie in eine Zelle die Zeichenfolge Zyl schreiben und die x-taste drücken, ergänzt die AutoKorrektur das Wort zu Zylinderkopfdichtung Zeilenhöhe und Spaltenbreite anpassen Zum Anpassen der Spaltenbreite und Zeilenhöhe stehen Ihnen wieder verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Am schnellsten können Sie die Anpassungen mit der Maus vornehmen. Sie möchten die Breite der Spalte B verändern. 1. Bewegen Sie die Maus in den Spaltenkopf, und zwar genau auf die Trennlinie zwischen der Spalte B und C. Erst wenn sich der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil verwandelt stehen Sie an der richtigen Stelle. Microsoft Excel 97 Einführung 27

10 2. Drücken Sie nun die linke Maustaste, und ziehen Sie die Trennlinie in die gewünschte Richtung. Während Sie die Maus ziehen blendet EXCEL wiederum eine QuickInfo ein, die Ihnen die genaue Spaltenbreite anzeigt. Sie haben die Breite der Spalte B verändert. Sie möchten die Höhe der Zeile 1 verändern. 1. Steuern Sie diesmal die Trennlinie zwischen der Zeile 1 und 2 im Zeilenkopf an, so daß sich wiederum ein Doppelpfeil bildet. 2. Ziehen Sie die Maus nun bei gedrückter Maustaste nach unten, um die Höhe zu vergrößern. Sie haben die Zeilenhöhe der Zeile 1 verändert. Anmerkung: Sie können Zeilenhöhe und Spaltenbreite auch über den Menübefehl FORMAT Æ ZEILE bzw. FORMAT Æ SPALTE verändern. 3.5 Automatisches Ausfüllen EXCEL versucht, Eingaben die sich wiederholen, zu automatisieren. Die Funktion, die diese Aufgabe übernimmt heißt AutoAusfüllen. Sie ermöglicht das automatische Ausfüllen von Zellen gemäß der Regelmäßigkeit einer Reihe. Wenn Sie den Mauszeiger auf das kleine Quadrat in der rechten unteren Ecke des Markierungsrahmens bewegen, wird die AutoAusfüllen-Funktion aktiviert. Der Mauszeiger verwandelt sich dabei in ein schwarzes +-Zeichen. Abbildung 3.8: Der AutoAusfüllen-Cursor AutoAusfüllen von Text Geben Sie beispielsweise in eine Zelle den Text Montag ein. Markieren Sie diese Zelle. Dann positionieren Sie den Mauszeiger auf dem kleinen Quadrat, so daß der AutoAusfüllen-Cursor erscheint. Drücken Sie nun die linke Maustaste und erweitern Sie die Markierung, indem Sie mit gedrückter Maustaste nach rechts 28 Microsoft GmbH 1997

11 ziehen. Die eingeblendete QuickInfo sorgt dafür, daß Sie genau sehen über wie viele Zellen Sie die Maus ziehen müssen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, werden die neu markierten Zellen mit den restlichen Wochentagen gefüllt. Abbildung 3.9: AutoAusfüllen von Wochentagen Beachten Sie, daß Sie mit der AutoAusfüllen-Funktion die Markierung nur waagerecht oder senkrecht erweitern können, nicht diagonal. Die Zellinhalte der folgenden Zellen sind natürlich abhängig davon, mit welchen Daten die Ausgangszellen gefüllt sind. Versuchen Sie AutoAusfüllen mit verschiedenen Zellinhalten: Datum, Text und Zahl (z.b. Lager 1), abgekürzte Wochen- oder Monatsnamen (Jan, Mo etc.) Falls Sie den Bereich, der automatisch ausgefüllt wurde, zu weit gezogen haben, können Sie den Bereich einfach wieder zurückziehen. Dadurch löschen Sie die überschüssigen Einträge. Abbildung 3.10: Löschen von Einträgen im AutoAusfüll-Bereich AutoAusfüllen von Zahlen Wurde nur eine Zelle markiert, so wird der Inhalt dieser Zelle durch die AutoAusfüllen-Funktion in alle nachfolgenden Zellen kopiert. Werden vor Beginn des AutoAusfüllens mehrere Zellen mit auf- oder absteigenden Zahlen markiert, so berechnet EXCEL die durchschnittliche Differenz und addiert diese zu jedem weiteren Wert (arithmetischer Trend) AutoAusfüllen mit der rechten Maustaste Interessante Möglichkeiten ergeben sich, wenn Sie beim AutoAusfüllen die rechte Maustaste verwenden. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie wählen können, auf welche Art die neuen Werte kopiert bzw. berechnet werden. Microsoft Excel 97 Einführung 29

12 Abbildung 3.11: AutoAusfüllen mit der rechten Maustaste - Kontextmenü Sie wollen einen Kalender mit den Wochentagen ohne Samstag und Sonntag erstellen. Geben Sie das Startdatum Ihres Kalenders in die Zelle B2 ein. Verwenden Sie die Schreibweise (Tag.Monat.Jahr). Ziehen Sie das Ausfüllkästchen (rechts unten an dem Zellrahmen) mit der rechten Maustaste bis zur Zeile 17 nach unten. In dem Kontextmenü wählen Sie WOCHENTAGE AUSFÜLLEN. Wie in einem Kalender stehen die Tage untereinander, allerdings ohne Samstage und Sonntage. Funktion im Kontextmenü Zellen kopieren Reihe ausfüllen Formate ausfüllen Werte ausfüllen Tage ausfüllen Bedeutung Kopiert die Zellen (Zellinhalt und Formatierung der Zelle). Führt die in der ersten Zelle begonnene Reihe fort. (1,2,3,4,5...;Montag, Dienstag...;1994,1995, ). Kopiert nur die Formatierung. Kopiert nur den Zellinhalt. Reihe mit allen Wochentagen auffüllen. (Für alle Datumsreihen gilt: in der ersten Zelle muß ein Datum stehen.) Wochentage ausfüllen Reihe aus allen Tagen außer Samstag und Sonntag. 30 Microsoft GmbH 1997

13 Monate ausfüllen Jahre ausfüllen Arithmetischer Trend Reihe aus Monaten eintragen. Reihe aus Jahren eintragen. Führt die begonnene Zahlenreihe (mindestens 2 Werte) durch Berechnung des arithmetischen Trends fort. (1,2,3,4,5...) Wachstumstrend Reihe Führt die begonnene Zahlenreihe durch Berechnung des geometrischen Trends fort. (1,2,4,8,16,32...) Öffnet das Dialogfeld REIHE. Sie geben die Optionen an, wie die Reihe aufgefüllt werden soll AutoEingabe Diese Funktion erleichtert die Eingabe von wiederkehrenden Zellinhalten innerhalb einer Spalte. Wenn Sie den ersten Buchstaben eines Wortes eingeben, vervollständigt EXCEL das Wort basierend auf den Einträgen, die in dieser Spalte bereits existieren. Möchten Sie hingegen ein anderes Wort eingeben, überschreiben Sie einfach das von Auto-Eingabe vorgeschlagene Wort. Abbildung 3.12: Auswahlliste der vorhandenen Zelleinträge dieser Spalte In umfangreichen Listen ist es besonders praktisch, sich die Auswahlliste der in dieser Spalte vorkommenden Einträge anzusehen und eventuell daraus den gewünschten Zellinhalt zu übernehmen. Sie möchten die Eingabe von Daten mit AutoEingabe und Auswahlliste beschleunigen. Microsoft Excel 97 Einführung 31

14 1. Klicken Sie die Zelle in der Sie die eine Eingabe machen möchten mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie AUSWAHLLISTE aus dem Kontextmenü, und klicken Sie auf den Eintrag der Auswahlliste, der in der Zelle erscheinen soll. Der gewünschte Eintrag erscheint in der Zelle Benutzerdefinierte AutoAusfüllen-Listen Eine weitere Möglichkeit, ständig wiederkehrende Eingaben zu automatisieren, bieten AutoAusfüllen-Listen. Solche Listen haben den Vorteil, daß Sie später auch für benutzerdefinierte Sortierreihenfolgen dienen. Stellen Sie sich vor, Sie haben als Mitarbeiter im Controlling jede Woche die Aufgabe, die Umsätze Ihrer Filialen in verschiedenen Städten in eine EXCEL- Tabelle einzutragen. Wie bei den Wochentagen, wo Sie für eine Liste von Montag bis Sonntag nur den Montag eintragen müssen und dann die AutoAusfüllen- Funktion verwenden, möchten Sie nur den ersten Städtenamen eintragen und alle anderen Namen in der Zeile automatisch ausfüllen. Im Menüpunkt EXTRAS Æ OPTIONEN Æ Q-,)-+"L&&!(R können Sie sich persönliche AutoAusfüllen-Listen erstellen. Dazu markieren Sie im Listenfeld BENUTZERLISTE den Eintrag NEUE LISTE und klicken dann in das Listenfeld LISTENEINTRÄGE. Geben Sie hier die Bezeichnungen in der gewünschten Reihenfolge - jeweils getrennt durch x-taste - ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche U$("LN!(V. Nicht mehr benötigte Listen, außer den Standard-Listen, können wieder gelöscht werden. Abbildung 3.13: Extras Optionen mit neuer AutoAusfüllen-Liste Sie wollen eine AutoAusfüllen-Liste erstellen und anwenden. 32 Microsoft GmbH 1997

15 1. Wählen Sie das Register Q-,)-+"L&&!(R im Menü EXTRAS Æ OPTIONEN. Im Listenfeld BENUTZERLISTE markieren Sie den Eintrag NEUE LISTE. 2. Geben Sie nun im Feld LISTENEINTRÄGE die Städtenamen ein, jeweils getrennt durch die x-taste. 3. Ist die Liste fertig, klicken Sie auf die Schaltfläche U$("LN!(V und danach auf UV. 4. Tragen Sie nun in die Zelle D2 Hamburg ein. 5. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen von D2 mit der linken Maustaste bis zur Zelle D9. Während Sie die Maus ziehen erscheinen zur besseren Kontrolle die Städtenamen auch als QuickInfo. Sie haben die Liste der Städte mit einer Mausaktion eingetragen. 3.6 Formatierung der Zellen EXCEL unterscheidet folgende Formatierungen: Zahlenformate, Textformate (Ausrichtung und Schriftart), Gestaltung der Tabelle (Rahmen und Muster) und der Schutz von Zellen vor Änderungen. Für die Formatierung steht ein Dialogfeld mit mehreren Registern zu Verfügung. Abbildung 3.14: Dialogfeld Format Zellen Schrift Microsoft Excel 97 Einführung 33

16 Denken Sie daran vor der Formatierung, die zu bearbeitenden Zellen zu markieren. Rufen Sie dann das Dialogfeld ZELLEN über FORMAT Æ ZELLEN auf. Anmerkung: Alternativ dazu verwenden Sie das entsprechende Kontextmenü. Drücken Sie im markierten Bereich die rechte Maustaste und verwenden Sie den Befehl ZELLEN FORMATIEREN. Die wichtigsten Standardformatierungen können Sie besonders schnell und praktisch mit der Symbolleiste FORMATIERUNG durchführen Die Schriftgestaltung Stellen Sie sich vor, Sie sollen die Bilanz Ihres Unternehmens vor einer großen Zuhörerschaft präsentieren. Gut strukturierte und ansprechend gestaltete Tabellen überzeugen den Zuhörer, sie wecken sein Interesse und vermitteln den Eindruck von Kompetenz. EXCEL bietet vielfältige Möglichkeiten, "nacktes" Zahlenmaterial durch professionelles Layout ansprechend zu gestalten. Mit Textformaten bestimmen Sie die Schriftart, und Sie gestalten Zeichenattribute wie Schriftschnitt (Fett, Kursiv), Farbe und Unterstreichung. Sie richten Text in der Zelle aus (linksbündig, rechtsbündig, zentriert) und Sie können ihn drehen. Alle diese Formatierungen werden auf Text und Zahlen angewendet. Zeichen innerhalb einer Zelle können auch unterschiedlich formatiert werden. Mit der Schaltfläche können Sie Text fett formatieren. Text kursiv formatieren. Text unterstreichen. die Schriftart wählen. die Schriftgröße wählen. Der Text in einer Zelle soll fett formatiert werden. Markieren Sie die gewünschte Zelle, und klicken Sie auf die Schaltfläche der Formatierungsleiste. in 34 Microsoft GmbH 1997

17 Der Inhalt der Zelle wurde in Fettdruck formatiert. Ziel : Sie wollen bestimmte Zeichen in einer Zelle (nicht den gesamten Zellinhalt) fett formatieren. 1. Wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus und markieren die betreffenden Zeichen. 2. Dazu setzen Sie den Mauscursor an den Anfang der Zeichenkette und bewegen ihn mit gedrückter Maustaste an das Ende. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los. Der betreffende Text ist nun schwarz hinterlegt. 3. Anschließend klicken Sie auf das SYMBOL in der Formatierungszeile. Die gewünschte Zeichenfolge wurde in Fettdruck formatiert Die Ausrichtung des Zellinhalts Mit der Ausrichtung legen Sie fest, wie Text oder Zahlen in der Zelle ausgerichtet sind. Die schnellste Möglichkeit, Text bzw. Zahlen auszurichten, bietet die Symbolleiste FORMATIERUNG. Über die Symbole werden ausgewählte Zellen mit einem Mausklick formatiert. Die Symbole LINKSBÜNDIG, ZENTRIERT UND RECHTSBÜNDIG funktionieren wie Schalter - mit einem weiteren Mausklick heben Sie die Formatierung auch wieder auf. Abbildung 3.15: Symbole zum Ausrichten des Zellinhalts Anmerkung: Haben Sie verschiedene Formate im Zellbereich verwendet und möchten nur diese Formate, nicht aber den eingetippten Zellinhalt löschen, verwenden Sie nicht die -Taste. Wählen Sie stattdessen den Befehl BEARBEITEN Æ LÖSCHEN Æ FORMATE. Damit werden sämtliche Formate, nicht aber der Zellinhalt gelöscht. Microsoft Excel 97 Einführung 35

18 Besondere Ausrichtungsformate In EXCEL ist es nun auch möglich, Zellen über mehrere Spalten hinweg miteinander zu verbinden. Diese Ausrichtung eignet sich insbesondere für lange Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Wenn Sie beispielsweise die Zellen A1, B1 und C1 zusammenführen, erhält die verbundene Zelle den Namen der ersten markierten Zelle - also A1. Für eine lange Spaltenbeschriftung, die sich über die Zellen A1, B1 und C1 erstreckt, wollen Sie diese Zellen miteinander verbinden, und den Zellinhalt zentrieren. 1. Tippen Sie die Beschriftung in die Zelle A1. 2. Markieren Sie nun die drei Zellen, und klicken Sie auf das Symbol VERBINDEN UND ZENTRIEREN. Sie finden Diesen Befehl auch im Menü FORMAT Æ ZELLEN Æ Q-+*$#,-(NR bei den TEXTEIGENSCHAFTEN. Die Beschriftung erscheint zentriert innerhalb der markierten Zellen. Der Bereich von A1 bis C1 hat nun die Adresse A1. Anmerkung: Möchten Sie verbundene Zellen wieder teilen, markieren Sie zunächst die verbundene Zelle und deaktivieren dann im Menü FORMAT Æ ZELLEN Æ Q-+*$#,-(NR das Kontrollkästchen ZELLEN VERBINDEN. 36 Microsoft GmbH 1997

19 Abbildung 3.16: Weitere Ausrichtungsmöglichkeiten im Dialog Format Zellen Ausrichtung Über das Dialogfeld FORMAT Æ ZELLEN Æ Q-+*$#,-(NR können Sie den Zellinhalt in beliebigen Winkeln drehen. Dies ermöglicht einen äußerst platzsparenden Tabellenaufbau. Abbildung 3.17: Beispiele für gedrehten Text Möchten Sie den Schriftgrad von Zellinhalten automatisch an die Größe einer Zelle anpassen, markieren Sie zunächst die jeweiligen Zellen und aktivieren das Kontrollkästchen AN ZELLGRÖßE ANPASSEN im Dialog FORMAT Æ ZELLEN Æ Q-+*$#,-(NR. Das erspart Ihnen häufiges Anpassen der Spaltenbreite Rahmen und Muster EXCEL bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Tabellen zu strukturieren und ansprechend zu gestalten. Sie haben die Auswahl zwischen verschiedenartigen Linien, um Daten voneinander abzugrenzen und Sie können mit Hintergrundfarben und Mustern Bereiche hervorheben. Wieder ermöglicht Ihnen EXCEL benutzerfreundliches Arbeiten mit der Maus, durch Symbole und Paletten zur Farb- und Rahmenwahl. Mit dem Symbol können Sie die angezeigte Rahmenart sofort auf markierte Zellen übertragen. Durch Klicken auf den Listenpfeil daneben eröffnet sich eine weitere Auswahl von Rahmen. Die zuletzt verwendete Rahmenart erscheint auf dem Rahmen-Symbol - so haben Sie Ihre bevorzugte Rahmenart immer im Vordergrund. Microsoft Excel 97 Einführung 37

20 Abbildung 3.18: Rahmenpalette Sie wollen Zellen mit Rahmen versehen. Dabei soll jede Zelle durch eine dünne Linie begrenzt sein und der gesamte Bereich soll von einer dicken Linie umgeben sein. 1. Sie markieren den Bereich, der die betreffenden Zellen enthält. 2. Dann klicken Sie auf das Symbol um einen Rahmen um jede Zelle zu machen, und anschließend auf das Symbol, das einen dicken Rahmen um den Bereich macht. Abbildung 3.19: Zellen umrahmen Der Zellbereich weist dünne Linien auf und wird von einer dicken Linie umrandet. Um einen bestehenden Rahmen wieder zu löschen, klicken Sie einfach auf das Symbol für KEINEN RAHMEN. Dadurch werden alle Rahmen des markierten Bereiches wieder entfernt. Anmerkung: Die gleichen Formatierungen können Sie auch über das Menü FORMAT Æ ZELLEN Æ Q#'!(R vornehmen. Dabei haben Sie nicht nur eine größere Auswahl an Linienarten, sondern können Rahmenlinien auch farbig gestalten. 38 Microsoft GmbH 1997

21 Abbildung 3.20: Dialog Format Zellen Rahmen Um Zellen noch stärker hervorzuheben, bietet EXCEL Muster und Schraffuren an, die Sie über den Befehl FORMAT Æ ZELLEN Æ Q-+,!*R auswählen. Wählen Sie zuerst die Hintergrundfarbe in der Farbpalette ZELLHINTERGRUND. Im Listenfeld MUSTER können Sie Struktur und Farbe einer Schraffur festlegen. Sie wollen einen Zellbereich mit einer grau gerasterten Fläche hinterlegen. 1. Markieren Sie die betreffenden Zellen. 2. Wählen Sie im Menü FORMAT Æ ZELLEN Æ Q-+,!*R unter MUSTER die gewünschte Rasterung und anschließend im gleichen Feld die gewünschte Farbe der Rasterpunkte. Der markierte Bereich wird mit dem ausgewählten Muster hinterlegt. Beachten Sie, daß bei einem Muster die normalen Gitterlinien von EXCEL überdeckt werden. Sollen weiterhin Gitterlinien sichtbar bleiben, so müssen Sie Rahmen um das Raster herum einfügen. Anmerkung: Eine schnelle Möglichkeit, den Hintergrund von Zellen einzufärben, bietet das Symbol FÜLLFARBE in der Formatierungsleiste. Beim Anklicken des Listenpfeils neben dem "Farbeimer" steht Ihnen die Farbpalette zur Verfügung. Die Füllfarbe kann mit der Einstellung KEIN FÜLLBEREICH wieder gelöscht werden. Microsoft Excel 97 Einführung 39

22 Die Schriftfarben-Palette ist ebenfalls interessant. Über sie kann die Schriftfarbe in einer Zelle oder einem Bereich ausgewählt werden. Durch die Einstellung AUTOMATISCH wird die von EXCEL voreingestellte Farbe verwendet und andere Farbeinstellungen wieder rückgängig gemacht AutoFormat EXCEL bietet eine Reihe von fertigen Tabellenformaten an. Damit können Sie eine markierte Tabelle in einem Arbeitsschritt mit Rahmen, Mustern und Farben versehen. Sie wollen eine Tabelle von der AutoFormat-Funktion gestalten lassen. 1. Markieren Sie den betreffenden Tabellenbereich und suchen Sie sich dann unter FORMAT Æ AUTOFORMAT die gewünschte Formatierung heraus. Sie können durch das Listenfeld der Tabellenformate mit den Richtungstasten der Tastatur blättern. Das Vorschau-Fenster zeigt das spätere Aussehen an einer Beispiel- Tabelle. Abbildung 3.21: Dialog Format AutoFormat 2. Nach dem Klicken auf die Schaltfläche UX,$)(!(PPV öffnet sich eine Gruppe von Kontrollkästchen. Unter FORMATIERUNG können Sie nun festlegen, welche Komponenten des Tabellenformates auf den markierten Bereich angewendet werden sollen. Sie haben Ihrer Tabelle ein AutoFormat zugewiesen. Anmerkung: Beachten Sie dabei, daß EXCEL beim AutoFormat nach bestimmten Strukturen im Tabellenbereich sucht. Findet AutoFormat beispielsweise in bestimmten Zellen 40 Microsoft GmbH 1997

23 Formeln (z. B. Summen am Ende jeder Spalte und Zeile) wird dafür eine andere Formatierung gewählt. Im Zweifelsfall können Sie das gewählte AutoFormat rückgängig machen und ein anderes probieren Zahlenformate Zahlenformate bestimmen das Aussehen von Zahlen in einer Tabelle. Damit stellen Sie beispielsweise die Anzahl der Nachkommastellen, Tausendertrennzeichen, Datums- und Zeitformat, Prozentzeichen oder das Währungsformat bei Zahlen ein. Ein Zahlenformat ändert nur die Ansicht der Zahlen auf dem Bildschirm und dem Ausdruck. Der interne Wert, mit dem EXCEL die Berechnungen durchführt, ist davon nicht betroffen. Nachzuprüfen ist diese wichtige Eigenschaft jederzeit in der Bearbeitungszeile, wo immer der Wert oder die Formel angezeigt wird. So rechnet EXCEL beispielsweise intern mit allen Nachkommastellen, auch wenn aufgrund des Zahlenformats auf dem Bildschirm nur 2 Nachkommastellen angezeigt werden. Abbildung 3.22: Anzeige mit Zahlenformat Die wichtigsten Befehle zur Zahlenformatierung finden Sie in der rechten Hälfte der Formatierungsleiste. Ausführlicher können Sie das Zahlenformat in dem Dialogfeld ZELLEN unter FORMAT Æ ZELLEN Æ Q#&!(R einstellen. Zahlreiche vordefinierte Zahlenformate sind der Übersichtlichkeit halber in Kategorien zusammengefaßt. Wenn Sie vor dem Öffnen des Dialogfensters eine Zelle markiert haben, die einen Wert enthält, so wird Ihnen in der VORSCHAU angezeigt, wie dieser Wert mit der gewählten Formatierung aussehen wird. Unter der Kategorie BENUTZERDEFINIERT können Sie im Eingabefeld FORMAT eigene Zahlenformate erstellen. Microsoft Excel 97 Einführung 41

24 Abbildung 3.23: Dialog Format Zellen Zahlen Sie wollen die Zahlenwerte in einem Zellbereich im Währungsformat DM darstellen lassen. Markieren Sie den gewünschten Bereich und klicken Sie auf das Symbol für Währung in der Formatierungsleiste. Den Werten in den Zellen wurde das Währungsformat "DM" und zwei Nachkommastellen angefügt. Anmerkung: Betrachten Sie den Unterschied der Zahlendarstellung in der Zelle und in der Bearbeitungszeile. In der Zelle befindet sich ein Wert mit Währungsformat, in der Bearbeitungszeile steht der tatsächliche Inhalt der markierten Zelle. Achten Sie immer darauf, daß Sie Zahlen und Text nicht zusammen in eine Zelle tippen, wenn Sie später mit den Zahlen rechnen wollen. EXCEL quittiert dies mit der Fehlermeldung #WERT!. Möchten Sie Zahlen näher bezeichnen, erstellen Sie das entsprechende Format als benutzerdefiniertes Zahlenformat. 42 Microsoft GmbH 1997

25 Benutzerdefinierte Zahlenformate Benutzerdefinierte Zahlenformate sind zum Beispiel verschiedene Datums- und Zeitformate oder sonstige Einheiten (23 Stück; 1500 kg/qm etc.). Zum Erstellen solcher Formate können Sie folgende Formatzeichen verwenden. Formatcode Bedeutung # Ziffernplatzhalter. Hat eine Zahl mehr Stellen hinter dem Dezimalzeichen als #-Zeichen im Format angegeben wurden, wird der Wert auf die, durch die Anzahl der #-Zeichen vorgegebenen Nachkommastellen gerundet. Vor dem Komma wird die Zahl immer korrekt angezeigt. Nicht signifikante Nullen hinter dem Komma werden nicht angezeigt. 0 Ziffernplatzhalter. Es gelten im wesentlichen die Regeln für den Platzhalter #. Der Unterschied ist jedoch, daß fehlende Ziffern durch zusätzliche Nullen ergänzt werden.? Ziffernplatzhalter. Es gelten im wesentlichen die Regeln für den Platzhalter 0. Der Unterschied ist jedoch, daß fehlende Ziffern vor und hinter dem Komma durch eine Leerstelle ersetzt werden. Damit können Dezimalzahlen am Komma ausgerichtet werden., Dezimalzeichen. Mit diesem Zeichen wird festgelegt, an welcher Stelle ein Dezimalzeichen erscheinen soll. % Prozentzeichen. EXCEL multipliziert den Wert der Zelle mit 100 und fügt das Prozentzeichen hinzu.. Tausender-Trennzeichen. Markiert große Zahlen zur besseren Übersichtlichkeit. E- E+ e- e+ Wissenschaftliches Zahlenformat. Steht in einem Zahlenformat rechts neben E-, E+, e- oder e+ eine Null oder das #-Zeichen, wird die Zahl im Exponentialformat angezeigt und ein E oder e hinzugefügt. Mit E+ oder e+ wird bei negativen Exponenten ein Minuszeichen und bei positiven Exponenten ein Pluszeichen angezeigt. "" Text muß immer in Anführungszeichen eingeschlossen werden. Ausgenommen sind die von EXCEL verwendeten Platzhalter (DM,T,M,J,h,m,s,AM,PM). Microsoft Excel 97 Einführung 43

26 Hier einige Beispiele für Zahlenformate: Zahlenformat Formatcode 1234,59 als 1234,6 ####,# 8,9 als 8,900 #,000,631 als 0,6 0,# 12 als 12,0 und 1234,568 als 1234,57 #,0# 44,398, 102,65 und 2,8 mit ausgerichteten Dezimalstellen???,??? Sie wollen ein eigenes Zahlenformat erstellen, bei dem hinter einer Zahl die Mengenangabe Stück angezeigt wird (z.b. 5 Stück). 1. Geben Sie die Zahlen ein, und markieren Sie alle Zellen, die das Zahlenformat STÜCK erhalten sollen. 2. Rufen Sie dann FORMAT Æ ZELLEN Æ Q#&!(R auf. 3. Wählen Sie im Listenfeld KATEGORIE BENUTZERDEFINIERT. 4. Geben Sie hier im Eingabefeld FORMAT folgendes ein: 0 "Stück". Beachten Sie bei der Eingabe, daß das Wort "Stück" in Anführungszeichen eingeschlossen wird, da es sich um Text handelt. Die markierten Zellen werden in Ihrem benutzerdefinierten Format angezeigt. Das Ergebnis sollte so aussehen: 5 Stück. Anmerkung: Ihr selbstdefiniertes Zahlenformat wird mit der aktuellen Datei abgespeichert. Es steht Ihnen von jetzt an in der Kategorie BENUTZERDEFINIERT im Register Q#&!(R zur Verfügung. Möchten Sie die Zahlen wieder ohne irgendwelche Zahlenformate anzeigen, wählen Sie wiederum den Dialog FORMAT Æ ZELLEN Æ Q#&!(R Q#&!(R, Kategorie STANDARD. Die Zahlen erscheinen dann wieder so, wie sie eingetippt wurden. 44 Microsoft GmbH 1997

27 Beachten Sie auch, daß Sie über den Befehl BEARBEITEN Æ LÖSCHEN Æ FORMATE sämtliche Formate eines Zellbereichs - also Rahmen, Farben, Muster, Zahlenformate etc. löschen können. Microsoft Excel 97 Einführung 45