MA 42, Prüfung der Leistungsverrechnung

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1 TO 8 KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: Fax: post@kontrollamt.wien.gv.at DVR: KA III /09 MA 42, Prüfung der Leistungsverrechnung Tätigkeitsbericht 2008

2 KA III /09 Seite 2 von 16 KURZFASSUNG Die Prüfung der Leistungsverrechnung der Magistratsabteilung 42 - Wiener Stadtgärten führte zu der Empfehlung, durch eine korrekte Zuordnung der Kosten und Erlöse eine effizientere Deckungsbeitragsrechnung für Einzelbereiche zu ermöglichen, um innerbetriebliche Verlustquellen aufzeigen zu können. In einem ersten Schritt wird in Abstimmung mit der Magistratsdirektion - Geschäftsbereich ORGANISATION UND SICHERHEIT (MD-OS) eine Analyse der erbrachten Leistungen in Bezug auf eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung in Angriff genommen.

3 KA III /09 Seite 3 von 16 INHALTSVERZEICHNIS 1. Allgemeines Aufbau und Organisation der Magistratsabteilung Kontraktmanagement und Kostenrechnung Einführung des Kontraktmanagements Produkte und Leistungen Kostenrechnung Erlössituation Zusammenfassende Empfehlung des Kontrollamtes...13 Anhang ALLGEMEINE HINWEISE...15 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS...16

4 KA III /09 Seite 4 von 16 PRÜFUNGSERGEBNIS 1. Allgemeines Gemäß der Geschäftseinteilung für den Magistrat der Stadt Wien ist die Magistratsabteilung 42 u.a. für die Grundverwaltung und Erhaltung der als Parkanlagen und Grüner Prater genutzten Flächen zuständig. Darüber hinaus wird die Erhaltung (Pflege) der Grünanlagen im Bereich öffentlicher Verkehrsflächen und auf Grundflächen, die von anderen Dienststellen verwaltet werden, nach Vereinbarung durchgeführt. Weiters werden gärtnerische Ausschmückungen sowie die gärtnerische Gestaltung von Präsentationen der Stadt Wien im In- und Ausland ausgeführt. 2. Aufbau und Organisation der Magistratsabteilung 42 Um diese Agenden auftragsgemäß erfüllen zu können, ist die Magistratsabteilung 42 neben der Abteilungsleitung in die Direktionskanzlei, zwei Stabstellen (für Budget, Kontrakting und Controlling sowie für Öffentlichkeitsarbeit und Sonderaufgaben) und sechs Dezernate (Dezernat 2: Stellvertretende Abteilungsleiterin bzw. Abteilungsleiter; Dezernat 3: Personal und Kommunikation; Dezernat 4: Verwaltung, behördliche Angelegenheiten und Gebäudemanagement; Dezernat 5: Neues Grün; Dezernat 6: Gartenpflege und -erhaltung; Dezernat 7: Pflanzenbereitstellung, Wirtschaft und Grünmarketing) organisatorisch aufgeteilt. 3. Kontraktmanagement und Kostenrechnung 3.1 Einführung des Kontraktmanagements Im Jahr 2002 wurde die Magistratsabteilung 42 in das Kontraktmanagement der Stadt Wien eingebunden. Die Erarbeitung des Erstkontraktes hatte eine systematische und gesamthafte Darstellung der Dienststelle und ihres Umfeldes zum Ergebnis und machte den Zusammenhang zwischen zu erreichenden Zielen und dafür erforderlichen Ressourcen und Maßnahmen deutlich.

5 KA III /09 Seite 5 von 16 Zum Zeitpunkt der Prüfung sind folgende Kontraktziele definiert: - Stabilisierung im Bereich der Personalkosten, - Sicherstellung ausreichender MitarbeiterInnenqualifikation auch für künftige Aufgaben, - Erhöhung der Kundinnen- und Kundenorientierung sowie - Erhaltung bzw. Ausbau moderner Projekt- und Qualitätsstandards. 3.2 Produkte und Leistungen Basierend auf den Grundlagen des Kontraktmanagements wurden in der Magistratsabteilung 42 die zu erbringenden Leistungen und Produkte verbindlich festgelegt. Jährliche Diskussionen mit der hiefür zuständigen MD-OS über Veränderungen des Dienststellenumfeldes, der Dienststellenziele sowie deren Auswirkungen auf Produkte und Ressourcen - auf Grund eines magistratsweit einheitlichen Systems - unterstützen den wiederkehrenden Planungsprozess Folgende zehn externe Produkte und fünf interne Leistungen wurden festgeschrieben: P01: Planen von Grünanlagen (Schaffung von städtischen Grün- und Erholungsflächen durch Neubau bzw. Umgestaltung). Unterteilt wird dieses Produkt zusätzlich in P01-P (Planen von Grünanlagen) und P01-E (Errichten von Grünanlagen). P02: Pflege von Grünanlagen (Pflege und Verwaltung der Parkanlagen, Grünflächen und der Alleebäume in allen Bezirken Wiens, winterliche Betreuung von Gehsteigen). Unterteilt wird dieses Produkt zusätzlich in P02-G (Gärtnerische Gestaltung), P02-B (Baumpflegearbeiten), P02-T (Technische Arbeiten) und P02-R (Reinigung). P03: Planen, Errichten und Erhalten von Grünflächen für andere Dienststellen (Planung von Grünflächen und Anlagen der Stadt Wien, Bedarfsermittlung, Kostenschätzung, Ausschreibung, Vergabe, Abnahme und Abrechnung von Projekten zur Er-

6 KA III /09 Seite 6 von 16 haltung und Neubau von Grünflächen und Anlagen der Stadt Wien). Unterteilt wird dieses Produkt zusätzlich in P03-P (Planen von Grünflächen für andere Dienststellen), P03-E (Errichten von Grünflächen für andere Dienststellen) und P03-I (Erhaltung von Grünflächen für andere Dienststellen). P04: Innenhof und Dachbegrünungen (Subvention von Maßnahmen zur Begrünung von Innenhöfen und Dächern). P05: Ausschmückungen (Ausführung von Indoorbegrünungen, Dekorationen sowie gärtnerischen und floristischen Ausschmückungen, gärtnerische und fachbezogene Dienstleistungen für die Stadt Wien). P06: Pflanzenschutz (Amtlicher Pflanzenschutz). P07: GutachterInnentätigkeit (GutachterInnentätigkeit für die magistratischen Bezirksämter im Rahmen der Bewilligungsverfahren nach dem Wiener Baumschutzgesetz). P08: Führen eines Schulgartens (Führen eines Lehrbetriebes der Stadt Wien, Bereitstellung von Gewächshäusern, Pflanzflächen, Themengärten und eines Gartenbaumuseums). P09: Öffentlichkeitsarbeit und internationale Aktivitäten (Wien-Präsentation, Städtekontakte, Intra-/Internetpräsenz, Broschüren, Folder, Präsentationen, Veranstaltungen, Ausstellungen, Medienarbeit, Gärtnerische 'Highlights' für Alt und Jung). P10: Unser städtisches Grün (Parkeröffnungen, gartenfachliche Beratung insbesondere anlässlich von Erlebnistagen in den Blumengärten und im Schulgarten, von Florarium-, Rosarium-, Palmenhaustagen sowie Führungen nach Vereinbarung, praktisches Lernen in Ergänzung zum Biologieunterricht der Wiener Schulen, Kinderprogramme zum Thema Pflanzen, Natur und Garten, Werkstattwerken mit Schulkindern, Bearbeitung von Anregungen, Wünschen und Beschwerden im Rahmen des Zentralen BürgerInnen-Managements und Call-Centers).

7 KA III /09 Seite 7 von 16 L01: Führungsaufgaben und allgemeine Administration (Führungsaufgaben, Personalwirtschaft, Betriebsorganisation, Beschaffung, Finanzmanagement, Controlling, EDV, Instandhaltung von Bauwerken). L02: Kultivieren von Pflanzen (Führen, Unterhalten und Betreiben von Gärtnereien und Baumschulen, Eigenproduktion und Bereitstellung des für die Verwendung in der Stadt Wien benötigten bzw. bestellten Pflanzenmaterials im stadtgerechten Sortiment, Erhalten von naturgeschützten Pflanzen im Wiener Raum). L03: Werkstätte (Führen einer Werkstätte, Warenwirtschaft, Fuhrparkmanagement). L04: Weiterbildung (Aus- und Weiterbildung). L05: Sonderaufgaben. 3.3 Kostenrechnung Mit 1. Jänner 2006 erfolgte die Umstellung der betriebswirtschaftlichen Basisfunktionen auf SAP R/3. Seit diesem Zeitpunkt wird von der Magistratsabteilung 42 das gesamte Rechnungswesen mit dieser Software durchgeführt. Nachfolgend werden die von der Magistratsabteilung 42 basierend auf den Ergebnissen des Rechnungsabschlusses 2007 im Weg einer Budgetüberleitung erzielten, auf Gemein- und direkte Kosten verteilten Gesamtkosten und die Leistungserlöse der einzelnen Kostenträger (Produkte und Leistungen) dargestellt (Beträge in EUR, ohne Nachkommastellen): Kostenträger (Produkte/Leistungen) Gemeinkosten Direkte Kosten Leistungserlöse P01-P Planen von Grünanlagen , P01-E Errichten von Grünanlagen , P02-G Gärtnerische Arbeiten , , ,00 P02-B Baumpflegearbeiten , P02-T Technische Arbeiten , P02-R Reinigung , P03-P Planen von Grünanlagen für andere Dienststellen , P03-E Errichten von Grünanlagen für andere Dienststellen ,00 - -

8 KA III /09 Seite 8 von 16 Kostenträger (Produkte/Leistungen) Gemeinkosten Direkte Kosten Leistungserlöse P03-I Instandhalten von Grünanlagen für andere Dienststellen , ,00 - P04 Innenhof- und Dachbegrünung , P05 Ausschmückungen , ,00 P06 Pflanzenschutz , ,00 P07 GutachterInnentätigkeit , P08 Schulgarten , P09 Öffentlichkeitsarbeit und internationale Aktivitäten , ,00 - P10 Unser städtisches Grün , Summe Produkte , , ,00 L01 Führungsaufgaben und allgemeine Administration , ,00 L02 Kultivieren von Pflanzen , ,00 L03 Werkstätte , L04 Weiterbildung , ,00 - L05 Sonderaufgaben , Summe Leistungen , , ,00 Summe Produkte und Leistungen , , ,00 Wie obiger Tabelle zu entnehmen ist, betragen die Gesamtkosten der Produkte und Leistungen ,-- EUR und die daraus erzielten Erlöse ,-- EUR, was einer Kostendeckung von 8,5 % entspricht Bei näherer Betrachtung der einzelnen in der obigen Darstellung enthaltenen Kostenträger (Produkte und Leistungen) fiel zunächst auf, dass für die Planung, Errichtung und Instandhaltung von Grünanlagen für andere Dienststellen (P03-P, P03-E und P03-I) Kosten von insgesamt 10,23 Mio.EUR angeführt sind, aber keine Leistungserlöse ausgewiesen werden. Dazu führte die geprüfte Dienststelle aus, dass bereits Bestrebungen seitens der Magistratsabteilung 42 in Angriff genommen werden, mit anderen auftragserteilenden Dienststellen in Kontakt zu treten, um gemeinsame Lösungen zu erarbeiten. Da Tätigkeiten für andere Dienststellen als Leistungsausgleich in einer Kostenrechnung darzustellen sind, wurde angeregt, umgehend mit den betreffenden Dienststellen in Kontakt zu treten und diesbezüglich die notwendigen Vereinbarungen schriftlich festzuhalten.

9 KA III /09 Seite 9 von 16 Stellungnahme der Magistratsabteilung 42: Im Rahmen der Kontraktbetreuung fand zwischen dem betriebswirtschaftlichen Berater der MD-OS und der Leitung des Dezernates Neues Grün ein erstes Gespräch bzgl. der empfohlenen Leistungsverrechnung statt. Ziel ist es, mit der Kostenrechnung in SAP die Leistungen analog dem Standard der MD-OS darzustellen und mit anderen Dienststellen die notwendigen Vereinbarungen für eine Leistungsverrechnung zu treffen Bei der Gegenüberstellung der Kosten für Ausschmückungen (P05) mit den hiebei erzielten Erlösen war festzustellen, dass die Leistungserlöse mit 1,55 Mio.EUR die Kosten mit 1,23 Mio.EUR um 0,32 Mio.EUR übertrafen. Nach Rückfrage durch das Kontrollamt stellte sich leider heraus, dass bei der händischen Überführung der vereinnahmten Leistungserlöse von der Einnahmenpost 810 (Leistungserlöse) auf den Kostenträger P05 1,36 Mio.EUR falsch zugeordnet wurden. Diese Erlöse wären richtigerweise als Leistung für das Kultivieren von Pflanzen (L02) auszuweisen gewesen. Eine derart umfassende Fehlzuordnung stellt nach Ansicht des Kontrollamtes die derzeitige wirtschaftliche Verwertbarkeit der vorliegenden Berechnungen grundsätzlich infrage. Es wurde angeregt, geeignete Maßnahmen für die einwandfreie Überführung der Daten aus der Kameralistik in die Kostenrechnung zu setzen Weiters erschien dem Kontrollamt der unter der Leistung Führungsaufgaben und allgemeine Administration (L01) ausgewiesene Leistungserlös von 0,06 Mio.EUR bemerkenswert. Laut Magistratsabteilung 42 waren verschiedene Erlöse, wie Veräußerung von Altmaterial in der Höhe von rd ,-- EUR, laufende Transferzahlungen von sonstigen Trägern des Öffentlichen Rechts in der Höhe von rd ,-- EUR und eine Förderung aus dem Altstadterhaltungsfonds für die Sanierung der Teichanlage im Türkenschanz-

10 KA III /09 Seite 10 von 16 park in der Höhe von 5.000,-- EUR - mangels einer sinnhaften Alternative - auf diese interne Leistung umzulegen. Es war daher anzuregen, unter Einbeziehung der Erfahrungswerte der MD-OS für eine logisch nachvollziehbare Zuordnung der oben genannten Beträge Sorge zu tragen. Entsprechend der Empfehlung wird unter Einbeziehung der Erfahrungswerte der MD-OS eine logisch nachvollziehbare Zuordnung der derzeit unter L01 zugeordneten Erlöse veranlasst Den unter der Leistung Kultivieren von Pflanzen (L02) ausgewiesenen Kosten von 5,55 Mio.EUR stehen in der von der Magistratsabteilung 42 vorgelegten Ressourcentabelle lediglich Leistungserlöse von 0,24 Mio.EUR gegenüber. Wie bereits unter Pkt beschrieben, war dieser Betrag allerdings auf Grund einer falschen Zuordnung auf das Produkt Ausschmückungen (P05) um 1,36 Mio.EUR zu gering. Zur Vermeidung von Fehlzuordnungen der Leistungserlöse von der Einnahmenpost 810 in Kosten für Ausschmückungen (P05) und Kultivieren von Pflanzen (L02) wird künftig besonders auf die richtige Kontierung bei der Verrechnung und Buchung dieser Leistungen geachtet werden Unter der Leistung Werkstätte (L03) sind Kosten in der Höhe von 1,77 Mio.EUR vorzufinden. Leistungserlöse sind unter dieser Leistung nicht ausgewiesen. Dazu stellte das Kontrollamt fest, dass mit schriftlichem Verwaltungsabkommen zwischen der Magistratsabteilung 42 und der Magistratsabteilung 48 - Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und Fuhrpark vom 28. Dezember 2004 ein Werkstättenverbund vereinbart wurde, welcher einen wesentlichen Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg der jeweiligen Werkstätten leisten sollte. Dieser Verbund umfasst eine Werkstätte der Magistratsabteilung 42 und zwei Werkstätten der Magistratsabteilung 48. Neben anderen Vereinbarungen ist unter Pkt. VII die gegenseitige Leistungsverrechnung der Arbeitsleistun-

11 KA III /09 Seite 11 von 16 gen vorgesehen. Diese sollte in Form eines Differenzausgleiches der gegengerechneten Arbeitsstunden nach Abschluss des jeweiligen Verwaltungsjahres erfolgen. Die Materialkosten wären nach erfolgter Reparatur gesondert zu verrechnen gewesen. Wie das Kontrollamt im Zuge seiner Prüfung feststellen konnte, erfolgt zwar dieser jährliche Leistungsausgleich in schriftlicher Form, findet aber im Kostenrechnungswerk der Magistratsabteilung 42 keinen Niederschlag. Ebenso sind die weiterverrechneten Material- und Ersatzteilkosten in der Weiterverrechnung nicht berücksichtigt. Auch die für andere Dienststellen als die Magistratsabteilung 48 durchgeführten Arbeiten finden in der Kostenrechnung keinen entsprechenden Niederschlag. Dazu stellte das Kontrollamt kritisch fest, dass umgehend mit der Erfassung dieser internen Leistungen in der Kostenrechnung zu beginnen ist, um die derzeitige Aussagekraft dieses Rechenwerkes nicht als äußerst mangelhaft erscheinen zu lassen. Die für Arbeitsaufträge (Gartenbezirke, Werkstättenverbund) ausgewiesene Arbeitszeit der WerkstättenhandwerkerInnen ist bereits zugeordnet und in SAP R/3 eingepflegt. Auch die innerhalb des Werkstättenverbundes geleistete Arbeitszeit wird Arbeitsaufträgen zugeordnet. Der Leistungsausgleich erfolgt jährlich in schriftlicher Form. Die für die Arbeitsaufträge der Magistratsabteilung 48 verwendeten Materialien können derzeit aus systemtechnischen Gründen via SAP R/3 nicht verrechnet werden. Gemeinsam mit der Magistratsabteilung 14 - Automationsunterstützte Datenverarbeitung, Informations- und Kommunikationstechnologie und der Magistratsabteilung 6 - Rechnungsamt wird an einer Lösung gearbeitet. Bei jenen Dienststellen, welche im Rahmen des Werkstättenverbundes Leistungen der Werkstätte beanspruchen, werden nach Beseitigung der systemtechnischen Probleme Arbeitszeit und Materialien verrechnet.

12 KA III /09 Seite 12 von 16 Die Darstellung dieser internen Leistungen im Kostenrechnungswerk der Magistratsabteilung 42 wird in Abstimmung mit der MD- OS gemäß dem Konzernstandard erfolgen. 3.4 Erlössituation Im Zuge seiner Prüfung versuchte das Kontrollamt die unter Pkt. 3.3 des vorliegenden Berichtes gesammelt ausgewiesenen Leistungserlöse des Jahres 2007 in interne (abteilungseigene) und externe (andere Dienststellen und Private) Erlöse zu trennen. Dies stellt sich wie folgt dar (Beträge in EUR, ohne Nachkommastellen): Kostenträger (Produkte/Leistungen) Erlösbezeichnung Interne Erlöse Externe Erlöse Gesamterlöse P02-G Gärtnerische Arbeiten Vermietung und Verpachtung , ,00 P02-G Gärtnerische Arbeiten Rückersätze von Ausgaben , ,00 P02-G Gärtnerische Arbeiten Sonstige Einnahmen , , ,00 P05 Ausschmückungen , , ,00 P06 Pflanzenschutz , ,00 L01 Führungsaufgaben und Veräußerung von Altmaterial allgemeine Administration , ,00 L01 Führungsaufgaben und allgemeine Administration Transferzahlungen Öffentlichen Rechts , ,00 L01 Führungsaufgaben und allgemeine Administration Transferzahlungen Fonds , ,00 L02 Kultivieren von Pflanzen Veräußerung von Pflanzen , ,00 Summe , , ,00 Demnach beträgt der Anteil der externen Erlöse mit 1,74 Mio.EUR an den Gesamterlösen von 7,7 Mio.EUR nur 22,6 %. Der Hauptanteil aller im Rechnungsjahr 2007 ausgewiesenen Erlöse in der Höhe von 5,96 Mio.EUR oder 77,4 % entfällt daher auf die abteilungsinterne Leistungsverrechnung. Setzt man den ausgewiesenen externen Erlösanteil von 1,74 Mio.EUR in Relation zu den Gesamtkosten in der Höhe von 90,84 Mio.EUR, so würde der Deckungsgrad aller getätigten Leistungen und Produkte lediglich 1,9 % betragen. Nach Ansicht des Kontrollamtes sollte die Erlössituation nachhaltig verbessert werden, indem Leistungen, die auch ein Privater erbringen könnte, generell an andere Dienst-

13 KA III /09 Seite 13 von 16 stellen zu verrechnen sind. Entsprechend konzerneinheitlicher Vorgangsweisen im Zusammenhang mit der internen Leistungsverrechnung, im Hinblick auf die Bewertung der erbrachten Leistungen sowie zur Steigerung des Kostenbewusstseins und der Kostentransparenz sollte eine umfassendere Verrechnung der Leistungen umgehend angestrebt werden. An der Verbesserung der Erlössituation wird gearbeitet, und Leistungen, die auch ein Privater erbringen könnte, werden in die Verrechnung einbezogen. Im Hinblick auf konzerneinheitliche Vorgangsweisen im Zusammenhang mit der internen Leistungsverrechnung werden die Bewertung, kostenrechnerische Darstellung und Verrechnung der erbrachten Leistungen mit der MD-OS abgestimmt werden. 4. Zusammenfassende Empfehlung des Kontrollamtes Die bestehende Kostenzuordnung war zu ungenau, um detaillierte wirtschaftliche Aussagen tätigen zu können. Eine korrekte Zuordnung der Kosten und Erlöse würde eine effizientere Deckungsbeitragsrechnung für Einzelbereiche ermöglichen, um innerbetriebliche Verlustquellen aufzeigen zu können. Tarife könnten nach realitätsnahen Durchschnittssätzen festgelegt werden und so ein wirtschaftlicheres Lenken und Planen ermöglichen. Das Kontrollamt empfahl, zunächst in einem ersten Veränderungsschritt eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung der erbrachten Leistungen in Angriff zu nehmen. In Zusammenarbeit mit der MD-OS und den beteiligten Dienststellen (Abschluss schriftlicher Arbeitsübereinkommen) wären wirtschaftlich vertretbare Formen der internen Leistungsverrechnung zu installieren. Entsprechend den Empfehlungen des Kontrollamtes wird die Kostenzuordnung verbessert werden, um so sicherzustellen, dass die Planung, Steuerung und Verwendung der vorhandenen Ressourcen optimal und wirtschaftlich erfolgen.

14 KA III /09 Seite 14 von 16 In einem ersten Veränderungsschritt wird in Abstimmung mit der MD-OS eine Analyse der erbrachten Leistungen in Bezug auf eine verursachungsgerechte Kostenzuordnung in Angriff genommen und entsprechend dem Konzernstandard mit der Kostenrechnung dargestellt. In Zusammenarbeit mit den beteiligten Dienststellen werden - nach Beratung durch die MD-OS - wirtschaftlich vertretbare Formen der Leistungsverrechnung auf der Grundlage von schriftlichen Arbeitsübereinkommen angestrebt. Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zugeordnet worden. Der Kontrollamtsdirektor: Dr. Erich Hechtner Wien, im Februar 2009

15 KA III /09 Seite 15 von 16 ALLGEMEINE HINWEISE Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht ausgeglichen. Schützenswerte personenbezogene Daten wurden im Sinn der rechtlichen Verpflichtung zum Schutz derartiger Daten anonymisiert, auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen wurde bei der Abfassung des Berichtes Bedacht genommen. Es wird um Verständnis gebeten, dass dadurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

16 KA III /09 Seite 16 von 16 ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS EDV...Elektronische Datenverarbeitung MD-OS...Magistratsdirektion - Geschäftsbereich ORGANISATION UND SICHERHEIT SAP R/3...SAP Release 3