Digitales Aufgaben- und Pendenzenmanagement im Projektalltag

Transkript

1 Digitales Aufgaben- und Pendenzenmanagement im Projektalltag am Beispiel des Programms ICT-PJZ Dr. Daniel Hösli INTRASOFT AG Hans Eberle Kantonspolizei Zürich

2 Projekte sind die neuen Prozesse

3 Klarer Trend zu mehr Projektorientierung Betriebswelt Run the business Kundenprojekte Produktionsaufträge Bauprojekte Automatisierung Fokus auf Effizienz Repetitiv Ressourcen fix ERP-System Projektwelt Change the business Entwicklungen (neue Produkte) Change Projekte (IT, Reorg.) Strategieprojekte Menschen-zentriert Fokus auf Ergebnissen Einmalig Ressourcen on demand PPM-System

4 Nutzen Sie Ihre Ressourcen optimal?

5 Die Digitalisierung hat unsere Geschäftswelt vermeintlich grundlegend verändert

6 ...die Planungsmethoden im Projektalltag sind aber immer noch dieselben

7 Was ist denn so schlecht daran? Aufwändiges und somit teures Planen Verzögerter Informationsfluss Risikoreiche Entscheide

8 Was Projektorganisationen heutzutage brauchen Hochverfügbare und schnelle Daten Automatischer Informationsfluss Simulation von Handlungsoptionen auf Basis der Ist-Daten

9 Praxisbeispiel: Das Programm ICT-PJZ

10 Das Bauprojekt PJZ Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Hauptnutzfläche: 56'200 m2 Nebennutzfläche: 15'650 m Arbeitsplätze 300 Gefängnisplätze Kosten: Mio Mio Nutzer: Kantonspolizei Forensisches Institut Polizeischule Staatsanwaltschaft Justizvollzug Zwangsmassnahmengericht Till Forrer, Zürich Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

11 Das Bauprojekt PJZ Worum geht es beim PJZ? Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Mit dem Bau des Polizei- und Justizzentrums (PJZ) auf dem Areal Güterbahnhof in Zürich Aussersihl-Hard entsteht ein Kompetenzzentrum für die Bekämpfung der Kriminalität. Das PJZ erlaubt die Zusammenführung der heute auf über 30 Standorte verteilten Kantonspolizei mit den Strafverfolgungsbehörden und dem Polizei- und Justizgefängnis. Durch diese Bündelung können erhebliche Synergien im Bereich der Strafjustiz genutzt und weitere Arbeitspartner im PJZ zusammengeführt werden. Es erfüllt damit heutige und künftige Anforderungen von Polizei, Strafverfolgung und Justizvollzug. Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

12 Das Programm ICT im PJZ Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Steuerung ICT ICT PL/Stv Koordination ICT PO/PCO & Fachsupport Netzwerk Inbetriebnahme Rechenzentrum Einsatzzentrale Services Architektur & Sicherheit ca. 15 externe Firmen Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

13 NEU: PJZ IST Das Programm ICT im PJZ Übersicht der Betriebsaufgaben im PJZ Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Kantonspolizei (Kapo) Zürcher Polizeischule (ZHPS) Forensisches Institut (FOR) Institut für Rechtsmedizin (IRM) Zwangsmassnahmengericht (ZMG) Staatsanwaltschaft (OSTA/STA) Amt für Justizvollzug (JuV) Generalsekretariat Justiz () Oberjugendanwaltschaft (OJUGA) Büros Schule Büros Labor Büros PJG ICT-Workplace ICT-Basisdienste ICT-Services PJZ IT Kapo IT Kapo IT Kapo IT Uni ZH IT Uni ZH IT Gerichte & Notariate IT Gerichte & Notariate ICT-Security (IT Kapo) ICT-Netzwerk PJZ IT Kapo IT Gerichte & Notariate IT Kapo IT Kapo Rechenzentren PJZ IT Kapo (RZ Kapo) Eigenes Datacenter Eigenes Datacenter (RZ JI) (RZ JI) (RZ JI) (RZ JI) Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

14 Herausforderungen Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Termingeschäft (Bau gibt Takt vor) Meilensteine und ToDos müssen fristgerecht eingehalten/erledigt werden Kommunikation und Synchronisation Nutzer- und Betriebsprozesse Anforderungen an ICT Komplexität / Abhängigkeiten Unterschiedliche Nutzer Vier verantwortliche IT-Abteilungen Anzahl Beteiligte Spagat Managementund Detailsicht Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

15 Antworten aus Sicht Projektmanagement Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Methodik: HERMES PCO / QS Unterstützende Tools Verbindlichkeiten in Zusammenarbeit ICT BAU HT Nahtstellen Vorgaben Verbindlichkeiten innerhalb Programm ICT Programm HB Anforderungsmanagement Effizienz Sitzungsführung ToDos Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

16 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

17 Projektmanagement Effizienz durch Sitzungsführung und ToDos Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

18 Weshalb PQFORCE? Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Vorhandener Funktionsumfang Modernes PM-Tool Meeting und ToDos Überzeugender Dienstleister Visionen im Einklang Zusage für Weiterentwicklung Operativ nutzbares PM-Tool! Programmleitung ICT PJZ H. Eberle

19 Die Bedeutung von Aufgaben im Projektgeschäft

20 Was ist überhaupt eine Projektaufgabe? Programm Projekt Planen Sie top-down? Oder bottom-up? Vorgang (Phase,...) Aufgabe (Workpackage,...)

21 Projektplanung: Der klassische Ansatz Separierte Planungen Terminplan Ressourcen Tägliche Aufgaben MS Project Dateien mit gegen Task-Zeilen (sic!) sind keine Seltenheit Alles in einer Datei von der mehrmonatigen Phase bis zum eintägigen Subtask

22 Projektplanung muss doch ganzheitlich sein! Terminplanung mit Meilensteinen START Q1 Q2 BETRIEB Aufgabenplanung nur noch mit Todos Abhängigkeiten festlegen KONZEPT IMPLEMENTIERUNG TEST 200h 5Wo 20h Aufwand- und Ressourcen pro Todo planen 100h 10Wo 150h 5Wo 5Wo Durchlaufzeiten und Termine werden automatisch berechnet und Probleme identifiziert Planungsstrategien anpassen zur Optimierung der Planung Gantt und Auslastung ergeben sich immer von selbst!

23 Digitales Aufgabenmanagement mit PQFORCE

24 Von der Pendenz auf Papier zum digitalen TODO Auftraggeber Status & Historie Projekt Ausführender Meilenstein Deadline Meeting

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besuchen Sie uns am Stand Nr. 4. Dr. Daniel Hösli Managing Director INTRASOFT AG Hans Eberle Programmleiter ICT-PJZ Kantonspolizei Zürich