Anlagenbuchhaltung mit SAP

Transkript

1 Dieter Schlagenhauf, Jörg Siebert Anlagenbuchhaltung mit SAP Einrichten, anwenden, optimieren Bonn Boston

2 Auf einen Blick 1 Von Luca Pacioli bis BilMoG: Einführung in die Anlagenbuchhaltung Abbildung der Organisationsstruktur Inventar und Inventur Hierarchie der Anlagenstammsätze Organisation im Rechnungswesen und betriebliche Integration Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge Periodische Aktivitäten in der Anlagenbuchhaltung Investitionsförderungen Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung Datenübernahme A Wichtige Transaktionen B Menüpfade und Transaktionen C Quellen D Die Autoren

3 Inhalt Einleitung Von Luca Pacioli bis BilMoG: Einführung in die Anlagenbuchhaltung Grundgedanke der Vermögensdarstellung Entwicklung der Rechnungslegung Inventar nach Luca Pacioli Bewertung nach Luca Pacioli Deutsches Handelsgesetzbuch (HGB) Inventar nach HGB Bewertung Gliederung Das deutsche Einkommensteuergesetz (EStG) und dessen Auswirkung auf die Handelsbilanz Einkommensteuergesetz vor BilMoG Beispiel: Bewertungsunterschied Steuer-/Handelsbilanz Einkommensteuergesetz nach BilMoG Handelsrechtliche Übergangsvorschriften des BilMoG Ermittlung von»latenten Steuern«für die Handelsbilanz Bewertung nach US-GAPP und IAS/IFRS Bewertung nach der staatlichen Buchführung (Doppik) Erhaltene Investitionszuschüsse Geleistete Investitionszuschüsse Parallele Bewertung bei kommunalen Eigenbetrieben und Unternehmen Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV) Konzernbewertung, Konsolidierung und Fremdwährung Konzernbewertung, Konsolidierung Fremdwährung Fazit

4 Inhalt 2 Abbildung der Organisationsstruktur Überblick zur Organisationsstruktur Bewertungsplan definieren Bewertungsbereiche zuordnen Echter/unechter Bewertungsbereich Bewertungsbereich löschen Zusammenspiel zwischen Haupt- und Nebenbuch Fremdwährung definieren Anlagenklassen festlegen Kontenfindung anlegen Bildaufbauregeln anlegen Nummernkreisintervalle definieren Anlagenklasse definieren Integration mit der Hauptbuchhaltung Kontenlösung im klassischen Hauptbuch Ledgerlösung im neuen Hauptbuch Fazit Inventar und Inventur Grundlagen Vereinfachungen im Inventar und bei der Inventur Festwert Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) Mengenverwaltung im Anlagevermögen Anlageninventur Inventarkennzeichnung Voraussetzung für Meldeverfahren und Inventur Techniken der Inventarkennzeichnung Meldeverfahren und Inventur Inventurverfahren Inventurnachbearbeitung Fazit Hierarchie der Anlagenstammsätze Hierarchie von Bilanz, Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung

5 Inhalt 4.2 Anlagenklasse Anlagennummer Nummernkreisintervalle Externe versus interne Nummernvergabe Unternummer Bildaufbauregeln Mit dem Anlagenstammsatz arbeiten Anlagenstammsatz neu anlegen Änderungen am Anlagenstammsatz Sperrungen und Löschungen Massenvorgänge Massenneuanlage Massenänderungen Anlage als Kontierungsobjekt Buchungsschlüssel Kontierung und Buchung über die Anlage Fazit Organisation im Rechnungswesen und betriebliche Integration Kontierung mit Rechnungseingang Buchung Haben Buchung Soll Anlagenstammsatz Betrachtung am Bilanzstichtag Investitionsplanung und Kontrolle Fazit Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge Überblick Zugang Buchung über ein Verrechnungskonto Buchung integriert mit der Kreditorenbuchhaltung Buchung integriert mit der Materialwirtschaft Skontobehandlung Anlagenzugang inklusive Aufwandsposition

6 Inhalt Anlagenzugang mit Betragsrundung Nachträglicher Zugang im gleichen Geschäftsjahr Gutschrift Umbuchung Umbuchung von Anzahlungen und Anlagen im Bau Aktivierte Eigenleistung und Umbuchung Umbuchungen in Kontext von Fremdwährung Abgang Verkauf an Debitor Verkauf gegen Verrechnungskonto Abgang ohne Erlös Storno Abgang Teilabgang Transfer Zuschreibung Fazit Periodische Aktivitäten in der Anlagenbuchhaltung Überblick Konfiguration der Abschreibungsschlüssel und Kontierungsarten Abschreibungsschlüssel Kontierungsarten festlegen Abschreibung Planmäßige Abschreibung Außerplanmäßige Abschreibung Periodische Bestandsbuchungen Konfiguration Praxisbeispiel Innenauftrag Jahreswechsel und Jahresabschluss Jahreswechsel Jahresabschluss Fazit

7 Inhalt 8 Investitionsförderungen Investitionsförderung in der Praxis Gesetzliche Grundlagen Handelsrecht: HGB und BilMoG Steuerrecht: EStG Krankenhausbuchführungsverordnung (KHBV) Neues Kommunales Haushaltsrecht (Doppik) Zuschussbehandlung in der SAP-Anlagenbuchhaltung Zugang mit passivischem Investitionszuschuss Maschinelle Zuschussbuchung Fazit Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung Anlagenbestand Verzeichnis unbebuchter Anlagen Anlagenbestand nach Anlagennummer Tagesgeschäft Anlagenzugänge Anlagenumbuchungen Anlagenabgänge Erläuterungen zur GuV Erläuterungen zur Bilanz Fazit Datenübernahme Grundsätzliche Konfigurationseinstellungen Altdatenübernahme aus dem Vorjahr Übernahme von Daten im laufenden Jahr Fazit

8 Inhalt Anhang A Wichtige Transaktionen B Menüpfade und Transaktionen C Quellen D Die Autoren Index

9 Einleitung Die Anlagenbuchhaltung führt im Rechnungswesen oft ein Schattendasein und ihre Aufgabe und Wichtigkeit werden meist unterschätzt. Dabei hat die Anlagenbuchhaltung gerade durch die jüngsten rechtlichen Entwicklungen erheblich an Bedeutung gewonnen. War die Wertdarstellung des Anlagevermögens in der Vergangenheit eine eindeutige, ja einseitige Angelegenheit, ist diese Aufgabe inzwischen wesentlich umfangreicher geworden. Internationale Rechnungslegungsvorschriften und die Trennung von Handels- und Steuerbilanz machen die Bewertung des Anlagevermögens wesentlich komplexer. Das ist eine Herausforderung, für Anwender und auch für Softwarelösungen, die die Anlagenbuchhaltung unterstützen. Die SAP stellt seit Beginn ihrer Unternehmensgeschichte eine leistungsfähige Softwarelösung für die Anforderungen der Anlagenbuchhaltung zur Verfügung. Lange war diese Lösung unter der Bezeichnung RA bekannt (R für Realtime (Echtzeit) und A für Anlagenbuchhaltung); heute heißt sie FI-AA (Asset Accounting) und ist Teil von SAP ERP Financials. Es handelt sich hierbei um eine Softwarelösung, die die Verwaltung und Bewertung von Anlagegegenständen sehr umfangreich unterstützt. Es ist unser Anliegen, mit diesem Buch den Umgang mit dieser Software zu vermitteln. Doch auch, wenn FI-AA eine leistungsfähige Lösung ist, kann sie den Anlagenbuchhalter bei seiner Tätigkeit nur unterstützen und ihm Routinearbeiten, Rechenaufgaben und die Archivierung abnehmen. Eines aber kann die Software sicher nicht: Entscheidungen abnehmen. Vor dem Bildschirm muss der Anwender entscheiden. Wenn Sie FI-AA nutzen, müssen Sie wissen, was eine Anlage ist und was nicht, ob und wie eine Anlage abzuschreiben ist. Auch sollten Sie Anschaffungs-/Herstellungskosten von anderen Kosten unterscheiden können. Die Qualifikation der Menschen, die mit dem System arbeiten, bleibt das entscheidende Kriterium für die Qualität der gesamten Anlagenbuchhaltung. Aus diesem Grund sind wir nicht nur bestrebt, die richtige und effektive Arbeit mit dem System, sondern 13

10 Einleitung auch andere erforderliche Sachverhalte zu vermitteln, die für das Verständnis der Anlagenbuchhaltung und der SAP-Software notwendig sind. Über dieses Buch Zielgruppe Aufbau Dieses Buch richtet sich an Leser mit guten Kenntnissen im Rechnungswesen und der SAP-Anlagenbuchhaltung (FI-AA). Es soll Ihnen für die Anlagenbuchhaltung relevante rechtliche Zusammenhänge näher bringen und Ihnen ermöglichen, Geschäftsvorfälle bzw. Buchungen in der Anlagenbuchhaltung durchzuführen. Darüber hinaus gehen wir auf das Customizing ein, sodass Sie bessere Einblicke in die Konzeption und Konfiguration erhalten. Das Buch ist in zehn Kapitel gegliedert: Kapitel 1,»Von Luca Pacioli bis BilMoG: Einführung in die Anlagenbuchhaltung«, beleuchtet in einem kurzen Überblick die Vergangenheit des Rechnungswesens und dessen Entwicklung hin zum HGB. Auch aktuelle Themen wie das BilMoG, IFRS und das Neue Kommunale Haushaltsrecht (NKHR) werden in den Kontext gesetzt. Kapitel 2,»Abbildung der Organisationsstruktur«, beinhaltet mit dem Bewertungsplan, den Bewertungsbereichen und der Integration zum Hauptbuch wesentliche Merkmale der SAP-Architektur in der Anlagenbuchhaltung. Neben organisatorischen Empfehlungen wird hier auch das Customizing ausführlich dargestellt. In Kapitel 3,»Inventar und Inventur«, werden die Kennzeichnung von Wirtschaftsgütern sowie die Möglichkeiten im Meldeverfahren dargestellt. Mit Hinweisen zur Inventur wird dieser Geschäftsprozess ebenfalls besprochen. Im SAP-System spiegelt sich die Abbildung des Wirtschaftsguts im Anlagenstammsatz wider. Kapitel 4,»Hierarchie der Anlagenstammsätze«, greift diesen Bereich zusammen mit verwandten Fragestellungen zur Nummernvergabe, zu Anlagenklassen und zu Massendatenänderungen auf. Der Kern des Kapitels 5,»Organisation im Rechnungswesen und betriebliche Integration«, zeigt die verschiedenen Aspekte und Bereiche, mit denen sich ein Anlagenbuchhalter in der Praxis auseinandersetzen muss. Insbesondere bei der Kontierung des Rech- 14

11 Einleitung nungseingangs werden hier viele Weichen für die Anlagenbuchhaltung bereits früh im Geschäftsprozess gestellt. Exemplarisch werden zentrale Fragestellungen wie Aufwandsbuchung oder Aktivierung der Anlage oder der Zeitpunkt, zu dem die Abschreibung beginnen soll, behandelt. Mit einem Umfang von über 100 Seiten ist Kapitel 6,»Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge«, ein Nachschlagewerk für jeden Praktiker aus der Anlagenbuchhaltung. Egal ob Zugang, Skontobehandlung, Gutschrift, Umbuchung, Anzahlung auf Anlage im Bau, Abgang mit/ohne Erlös, Teilabgang, Zuschreibung oder Anlagentransfer alle wesentlichen Geschäftsvorfälle in der Anlagenbuchhaltung sollten Sie hier wiederfinden. In Kapitel 7,»Periodische Aktivitäten in der Anlagenbuchhaltung«, werden der Abschreibungslauf und die periodischen Bestandsbuchungen behandelt. Es wird ein Jahresabschluss und Jahreswechsel durchgeführt, und es werden nicht nur die betriebswirtschaftliche Anwendung, sondern auch wichtige Konfigurationseinstellungen wie die der Abschreibungsschlüssel und Kontierungsarten detailliert dargestellt. Investitionszuschüsse werden ausführlich in Kapitel 8,»Investitionsförderungen«, beleuchtet. Da die Förderung einen wesentlichen Teil der Finanzierung im Anlagevermögen darstellen kann, fordert der Gesetzgeber in manchen Branchen einen gesonderten Ausweis. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen werden in diesem Kapitel auch die technischen Möglichkeiten der SAP-Anlagenbuchhaltung aufgezeigt. In Kapitel 9,»Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung«, erfahren Sie alles Wissenswerte zum Informationssystem und den SAP Reporting-Tools. Auswertungen zum Tagesgeschäft und zur Bilanz und GuV werden anhand von Praxisbeispielen erläutert. In Kapitel 10,»Datenübernahme«, schließt das Buch mit einem Thema ab, das fast immer am Anfang jeder FI-AA-Installation steht. Lediglich bei völlig neu gegründeten Unternehmen ist keine Altdatenübernahme notwendig. Wie die Daten vom Vorsystem ins SAP-System kommen können, wird anhand eines Beispiels von Stamm- und Bewegungsdaten gezeigt. Mit einem Blick ins Customizing wird der Themenkomplex Datenübernahme abgerundet. 15

12 Einleitung Zusatzangebot Als Zusatzangebot und damit ergänzend zum Buch haben Sie die Möglichkeit, sich viele Buchungsbeispiele auch als kleine Offline- Demo anzusehen. Die elf Videos haben eine Gesamtdauer von über einer Stunde und behandeln die folgenden Inhalte: Video 1: Anlagenstammsatz anlegen Video 2: Zugang von fünf Wirtschaftsgütern Video 3: Anlagenzugang über Verrechnungskonto Video 4: Anlagenzugang integriert mit der Kreditorenbuchhaltung Video 5: Anlagenzugang integriert mit der Materialwirtschaft Video 6: Vollständige Gutschrift Video 7: Teilgutschrift Video 8: Anlagen im Bau (anlegen und abrechnen) Video 9: Degressive Gebäude AfA Video 10: Abschreibungslauf Video 11: Außerplanmäßige Abschreibung Sie finden den Download unter Hier werden Sie aufgefordert, den Zugangscode anzugeben, den Sie vorne im Buch auf der blauen Umschlagseite finden. Anschließend haben Sie Zugang zu den Zusatzangeboten dieses Buches. Hinweise zur Lektüre In diesem Buch finden Sie mehrere Orientierungshilfen, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen. Infokästen In grauen Informationskästen sind Inhalte zu finden, die wissenswert und hilfreich sind, aber etwas außerhalb der eigentlichen Erläuterung stehen. Damit Sie die Informationen in den Kästen sofort einordnen können, haben wir die Kästen mit Symbolen gekennzeichnet: Die mit diesem Symbol gekennzeichneten Tipps und Hinweise geben Ihnen spezielle Empfehlungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern können. Sie finden in diesen Kästen auch Informationen zu weiterführenden Themen oder wichtigen Inhalten, die Sie sich merken sollten. Das Symbol Achtung macht Sie auf Themen oder Bereiche aufmerksam, bei denen Sie besonders achtsam sein sollten. 16

13 Einleitung Beispiele, durch dieses Symbol kenntlich gemacht, weisen auf Szenarien aus der Praxis hin und veranschaulichen die dargestellten Funktionen. Marginalien (Stichwörter am Seitenrand) ermöglichen es Ihnen, das Buch nach bestimmten, für Sie interessanten Themen zu durchsuchen oder Stellen wiederzufinden, die Sie bereits gelesen haben. Die Marginalien stehen neben dem jeweiligen Absatz, der die entsprechenden Informationen enthält. Marginalien Danksagung Bücherschreiben ist nicht einfach, und das Verfassen bzw. die umfassende Überarbeitung dieses Fachbuchs hat nicht nur von den Autoren selbst großen Einsatz gefordert. Viele Freunde und Kollegen haben uns bei diesem Buchprojekt durch Ratschläge, Informationen und ihre Korrekturen unterstützt. Bei ihnen allen bedanken wir uns herzlich. Besonders wichtig war für uns die Unterstützung unserer Familien, vor allem von Elsa Joos sowie von Eva, Jennifer und Laura Siebert. Nicht nur an den Wochenenden mussten sie auf vieles verzichten, weil wir mit unserem Buchprojekt zu tun hatten. Ohne ihre Geduld und ihre Langmut hätten wir dieses Buch nicht zu Ende führen können. Ihnen gilt unser besonderer Dank, und ihnen widmen wir daher dieses Buch. Dieter Schlagenhauf und Jörg Siebert 17

14 Bewertungsbereiche zuordnen 2.3 Über die Menüpunkte Zusätze Zugehörige Tabellen gelangen Sie in eine detailliertere Übersicht darüber, welche Einstellungen im Hintergrund kopiert worden sind. Abbildung 2.7 zeigt neben den technischen Tabellennamen auch die betriebswirtschaftlich zugehörigen Inhalte auf. Kopierte Tabellen Abbildung 2.7 Technisches Protokoll Dank bereits vorhandener Kopiervorlagen ist die Definition eines neuen Bewertungsplans relativ einfach vorzunehmen. Als einer der wesentlichen Bestandteile für die Bewertung von Wirtschaftsgütern sollen im nächsten Abschnitt die Bewertungsbereiche näher betrachtet werden. 2.3 Bewertungsbereiche zuordnen Ist ein neuer Bewertungsplan erstellt, werden im nächsten Arbeitsgang die Bewertungsbereiche, die ebenfalls mit kopiert worden sind, 51

15 2 Abbildung der Organisationsstruktur betrachtet und gegebenenfalls angepasst. Hier erfolgt der Einstieg in die Konfiguration über den Menüpfad Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Organisationsstrukturen Referenzbewertungsplan/ Bewertungsbereiche kopieren. Abbildung 2.8 Selektion des Bewertungsplans Es erscheint eine Auswahl, in der die bereits durchgeführten Schritte als erledigt gekennzeichnet sind (siehe Abbildung 2.8). Mit der Auswahl der Aktion Bewertungsbereiche kopieren/löschen wird im Beispiel der neue Bewertungsplan AA00 selektiert Echter/unechter Bewertungsbereich Verwendung der Bewertungsbereiche Die Übersicht in Abbildung 2.9 zeigt die vorhandenen Bewertungsbereiche des Bewertungsplans AA00 (Deutschland) auf. Die Unterschiede in der Verwendung sind anhand von verschiedenen Parametern in der Konfiguration ersichtlich. In der Spalte Echt wird beispielsweise zwischen zwei Typen von Bewertungsbereichen differenziert. Ist, wie im Fall des Bewertungsbereichs 3, das Kennzeichen in dieser Spalte nicht gesetzt, handelt es sich um einen»unechten«, d. h. abgeleiteten Bewertungsbereich. 52

16 Bewertungsbereiche zuordnen 2.3 Abbildung 2.9 Übersicht der Bewertungsbereiche Auf Basis von mathematischen Verknüpfungen werden in einem abgeleiteten Bewertungsbereich Werte errechnet. Ein Anwendungsbeispiel für einen abgeleiteten Bewertungsbereich ist der Sonderposten mit Rücklageanteil in Deutschland. Dieser Sonderposten ist der Unterschiedsbetrag zwischen handelsrechtlich gebotener und steuerrechtlich zulässiger Abschreibung. Abgeleiteter Bewertungsbereich Die Bewertungsbereiche 1 (Handelsrecht) und 2 (Steuerrecht) werden als echte Bewertungsbereiche geführt. Der Bewertungsbereich 3 (Sonderposten) ergibt sich aus der mathematischen Differenz vom Bewertungsbereich 1 und 2. Mit Doppelklick auf diesen abgeleiteten Bewertungsbereich ist dessen Konfiguration und damit seine Zusammensetzung ersichtlich (siehe Abbildung 2.10). Abbildung 2.10 Konfiguration für den abgeleiteten Bewertungsbereich 53

17 2 Abbildung der Organisationsstruktur Verknüpfung von Bewertungsbereichen Abgeleitete Bereiche werden in Auswertungen und bei der Wertfeldanzeige ebenso unterstützt wie echte Bewertungsbereiche. Insbesondere können die Werte der abgeleiteten Bereiche auch in die Finanzbuchhaltung gebucht werden. Mit den zulässigen Rechenoperationen Addition und Subtraktion können bis zu vier echte Bereiche verknüpft werden. Schlüssel des abgeleiteten Bereichs Achten Sie darauf, dass der Schlüssel des abgeleiteten Bewertungsbereichs größer ist als die der mathematisch verknüpften. Im gewählten Beispiel ist Bewertungsbereich 3 größer als die ausgewählten echten Bewertungsbereiche 1 oder 2. Nachdem Sie sich einen Überblick über die bestehenden Bewertungsbereiche verschafft haben, können diese weiter bearbeitet werden Bewertungsbereich löschen Wird für ein Land ein Bewertungsbereich nicht benötigt, kann dieser aus Gründen der Übersichtlichkeit gelöscht werden. Im ausgewählten Beispiel findet der Bewertungsbereich 32 (Handelsrecht in Konzernwährung) keine Verwendung. Dieser wird markiert und mithilfe des Icons (Entfernen) gelöscht (Abbildung 2.11). Abbildung 2.11 Bewertungsbereich löschen 54

18 Bewertungsbereiche zuordnen 2.3 Zu beachten ist, dass an dieser zentralen Stelle auch technisch abhängige Einträge wie z.b. eine Kontenfindung ebenfalls mit gelöscht werden. Sollten Sie sich nach einem abgeschlossenen Löschvorgang doch für das Beibehalten des Bewertungsbereichs entscheiden, sind die abhängigen Einträge manuell erneut zu pflegen. Um Mehrarbeit zu vermeiden, sollten Sie an dieser Stelle vorsichtig zu Werke gehen. Abhängige Einträge Zusammenspiel zwischen Haupt- und Nebenbuch Die Werte im Hauptbuch (FI-GL) und Nebenbuch (FI-AA) sind nicht immer synchron. Buchungen können in Echtzeit, direkt oder periodisch ausgeführt werden. Wie die Integration zwischen Neben- und Hauptbuchhaltung für Bestands- und Abschreibungsbuchungen technisch stattfindet, wird bei der Konfiguration der Bewertungsbereiche in der Spalte Hauptbuch entschieden. Es gibt sechs mögliche Einstellungsvarianten: Sechs Einstellungsvarianten 0 Bereich bucht nicht Diese Einstellung ermöglicht es, statistische Werte im Nebenbuch Anlagenbuchhaltung ohne Bezug zum Hauptbuch zu führen. Wertansätze haben generell auf die Bilanz keinen Einfluss. Im Beispiel der Abbildung 2.11 ist das der Bewertungsbereich 15 (Steuerbilanz). 1 Bereich bucht realtime Nur ein Bewertungsbereich kann in Echtzeit fortgeschrieben werden. In der Regel ist das der Bewertungsbereich 1 mit der führenden Bewertung des Unternehmens. Immer häufiger wird hier der Wertansatz Handelsrecht durch die internationalen Wertansätze IFRS und US-GAAP verdrängt. 2 Bereich bucht Bestände und Abschreibungen periodisch Im Regelfall werden Bestands- und Abschreibungsbuchungen nicht in Echtzeit, sondern periodisch vorgenommen. Das kann auch für abgeleitete Bewertungsbereiche wie im Beispiel im Bewertungsbereich 3 (Sonderposten) bei Abbildung 2.11 gelten. 3 Bereich bucht nur die Abschreibungen Ganz ohne Bestandsbuchungen kommt zumeist der kalkulatorische Bewertungsbereich für das Controlling aus. Hier interessieren nur die GuV-relevanten Buchungen. 55

19 2 Abbildung der Organisationsstruktur 4 Bereich bucht Bestände direkt und Abschreibungen Es gibt eine Buchungstechnik, die zwischen der Buchung in Echtzeit und der periodischen Buchung zum Monatsende liegt die direkte Buchung. Diese relativ neue Buchungstechnik liegt in der Praxis nur Minuten hinter der Echtzeitbuchung zurück. 5 Bereich bucht nur Bestände Werden ausschließlich Bestandswerte und keine Abschreibungen benötigt, kommt diese Einstellung zum Einsatz. 6 Bereich bucht nur Bestände direkt Im Gegensatz zur periodischen Buchung (Option 5) wird in diesem Fall die direkte Buchungstechnik verwendet. Echtzeitbuchung/direkte Buchung Bei der Buchung in Echtzeit werden gemäß des Belegprinzips alle Einstellungen in Echtzeit geprüft und dem Benutzer im Fall eines Fehlers eine Dialogmeldung angezeigt. Eine Korrektur kann umgehend erfolgen. Auch wenn die direkte Buchung nur einige Minuten nach der Echtzeitbuchung stattfindet, ist das Grundprinzip der Prüfung ein anderes. Ein Hintergrundjob versucht den Beleg erfolgreich zu verarbeiten und produziert im Fehlerfall eine Nachricht im Hintergrund. Korrekturen erfolgen zu einem späteren Zeitpunkt, in der Regel periodisch. Integration ins Hauptbuch Direkte/indirekte Abschreibung Sie bestimmen über die Konfiguration der Bewertungsbereiche, welche Wertansätze ins Hauptbuch übertragen werden sollen. Abbildung 2.12 illustriert, dass drei von vier Bewertungsbereichen nach FI-GL übernommen werden. Mittels Buchungstechnik kann zwischen der direkten und indirekten Abschreibung unterschieden werden. Direkte Abschreibung Bei der direkten Abschreibungsmethode wird der gesamte Vorgang auf einem Bestandskonto abgebucht. Somit ergibt sich aus Hauptbuchsicht eine gemischte Verwendung für Zugangs-, Abschreibungs- und Abgangsbuchungen. Entsprechend geht etwas die Transparenz verloren und der Hauptbuchsaldo ist z.b. bezüglich historischer Anschaffungskosten nicht mehr aussagekräftig. Indirekte Abschreibung Bei der indirekten Methode bucht man die Abschreibung nicht direkt auf das Bestandskonto, auf dem der Zugang ehemals gebucht wurde. Die Abschreibung wird indirekt auf ein Wertbe- 56

20 Bewertungsbereiche zuordnen 2.3 richtigungskonto gebucht, das ebenfalls als Bilanzkonto geführt wird. Bestands- und Wertberichtigungskonto spiegeln den Restbuchwert in der Bilanz wider. Diese Methode hat den Vorteil, dass der Anschaffungswert jederzeit auf dem Bestandskonto ersichtlich ist. Hauptbuch Controlling Bestand Anlage - XYZ Kostenstelle Handesrecht Anschaffung- und Herstellungskosten Abschreibung Restbuchwert Wertberichtigung Steuerrecht Auftrag IFRS Abschreibung US-GAAP Abbildung 2.12 Integration im Überblick Eine Integration mit der SAP ERP Financials-Komponente Controlling (CO) findet dann statt, wenn Abschreibungen auf einem Gewinn- und Verlustkonto gebucht werden und dieses gleichzeitig im SAP-System als Kostenart vorhanden ist. Abbildung 2.12 zeigt auf, dass es dann zu Kontierungen mit zusätzlichen Merkmalen wie Auftrag oder Kostenstelle kommt. Diese Informationen werden aus dem Anlagenstammsatz jeweils abgeleitet. Integration mit CO Verursachungsgerechte Kontierung Aus dem Anlagenstammsatz kann für die Buchung jeweils eine Kostenstelle und/oder ein Auftrag abgeleitet werden. Genau an dieser Stelle kommt es zu Rückfragen aus der Abteilung Controlling. Praktische Fragestellungen am Beispiel eines Gebäudes Nehmen wir beispielsweise an, dass ein Gebäude von verschiedenen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens genutzt wird. Wenn die Abschreibung des Gebäudes verursachungsgerecht kontiert werden soll, betrifft das in der Regel mehrere Kostenstellen. Pro Anlagenstammsatz kann jedoch nur eine Kostenstelle hinterlegt werden. Muss das Wirtschaftsgut in der Anlagenbuchhaltung künstlich auf mehrere Anlagen aufgeteilt werden, um den Sachverhalt dennoch abbilden zu können? Die Antwort kann nur ein klares»nein«sein. 57

21 2 Abbildung der Organisationsstruktur Umlagen/ Verteilungen In der SAP ERP Financials-Komponente Controlling (CO) selbst gibt es die Technik der Allokationen (Umlagen und Verteilungen) für bereits gebuchte Kosten. Als Verteilungsschlüssel können statistische Kennzahlen dienen (z.b. Anteil an Quadratmetern), die eine verursachungsgerechte Kontierung ermöglichen. Im Anlagenstammsatz wird demnach nur eine Sammelkostenstelle/-auftrag hinterlegt, die Entlastung erfolgt in einem zweiten Schritt im Controlling. Neben der Kontierungstechnik wird bei der Konzeption der Anlagenbuchhaltung auch über die führende Bewertung gesprochen. Parallele Wertfortschreibung Welcher Wertansatz (HGB, IFRS, US-GAAP) ins Controlling übernommen wird, hängt neben der technischen Konfiguration von der Firmenphilosophie und der steuernden Funktion des Controllings ab. Bei der Kalkulation der Verkaufspreise für selbst erstellte Produkte fließen z.b. Abschreibungen für Maschinen, Gebäude etc. mit ein. Hier wird man sich spätestens auf eine führende Bewertung und damit Steuerung festlegen müssen. Egal, wie viele unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften parallel abgebildet werden sollen, es gibt schließlich nur einen Verkaufspreis. Sind die Fragen der Integration, der verursachungsgerechten Kontierung und der parallelen Wertfortschreibung erörtert, kann in einem nächsten Schritt die zu buchende bzw. zu berichtende Währung konfiguriert werden Fremdwährung definieren Abhängig davon, ob ein Buchungskreis zu einem ausländischen Konzern gehört, ist das Thema Fremdwährung von großem Interesse. Wird beispielsweise ein Buchungskreis in der Hauswährung Euro geführt, kommt die Währung für das legale Berichtswesen in Deutschland für die Handels- und Steuerbilanz zum Tragen. Abweichend davon wird ein Berichtswesen zum Monats-, Quartals- und Jahresende an den amerikanischen Mutterkonzern in USD notwendig sein. In diesem Fall kommt die Fremdwährungsfähigkeit der SAP- Rechnungswesensoftware zum Einsatz. Fremdwährung Hauptbuch Im Hauptbuch können Sie neben der Transaktionswährung bis zu drei parallele Hauswährungen abbilden. Im skizzierten Fall sind das 58

22 Bewertungsbereiche zuordnen 2.3 EUR für die Buchungskreiswährung, die der Hauswährung 1 entspricht, und USD als Hauswährung 2. Im Nebenbuch FI-AA rechnet das System alle Bewegungen mit Zugangscharakter zum Tageskurs des Buchungsdatums in die Fremdwährung um. Abschreibungen werden nicht umgerechnet, sondern in der jeweiligen Währung anhand der Abschreibungsparameter des Bewertungsbereichs (in Fremdwährung) ermittelt. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass auch in den Bereichen mit paralleler Währung der Restbuchwert Null in der vorgegebenen Nutzungszeit erreicht wird. Fremdwährung Nebenbuch Die Bewertungsbereiche können Sie über folgenden Menüpfad konfigurieren: Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Bewertung Allgemein Währung Bewertungsbereiche für Fremdwährung definieren. In Abbildung 2.13 wird der abweichend zur Hauswährung in Fremdwährung (USD) geführte Bewertungsbereich 31 illustriert. Wie bereits erläutert, handelt es sich hierbei um einen Konzernbewertungsbereich 31. Abbildung 2.13 Währung des Bewertungsbereichs ändern Zusätzlich ist in Abbildung 2.13 zu erkennen, dass neben dem Konzernbewertungsbereich 31 in USD ein zweiter Konzernbewertungsbereich 30 in EUR vorhanden ist. In der Spalte Wertübertrag ist festgelegt, dass der Bereich 31 in Fremdwährung immer zwingend die Buchungswerte und Bewertungsvorschriften aus dem Konzernbereich 30 in lokaler Währung übernimmt. Somit ist es nicht möglich, Abweichungen in der Bewertung einzugeben. Auf diese Weise Umgang mit Bewertung(sdifferenzen) 59

23 2 Abbildung der Organisationsstruktur lassen sich im Rahmen der Konsolidierung die Differenzen aus der Währungsumrechnung exakt von Differenzen aufgrund unterschiedlicher, lokaler Bewertungsvorschriften trennen. Verwendung der Umrechnungsmethode Abhängig von den Konsolidierungsanforderungen können Sie auch auf einen eigenen Bewertungsbereich in Fremdwährung verzichten. Alternativ könnte es genügen, vielleicht auch den Bericht (z.b. ein Anlagengitter) zum Zeitpunkt der Erstellung von der Hauswährung in eine Fremdwährung umzurechnen. Mit der sogenannten Umrechnungsmethode legen Sie Folgendes fest: mit welchem Kurstyp (Mittelkurs, Briefkurs, Geldkurs usw.) umgerechnet werden soll in welche Währung umgerechnet werden soll zu welchem Zeitpunkt umgerechnet werden soll In der Konfiguration finden Sie die Umrechnungsmethode unter dem Menüpfad Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Informationssystem Umrechnungsmethode definieren. Das Beispiel in Abbildung 2.14 zeigt eine USD-Umrechnungsmethode zu Mittelkurs und Tagesdatum. Die Ausprägung 3 eigene Umrechnung ist für eine individuelle Kundenerweiterung geeignet. Abbildung 2.14 Umrechnungsmethode definieren Anforderung der Konsolidierung Abhängig von den Anforderungen der Konsolidierung haben Sie die Wahl, wie Sie die Fremdwährungsfähigkeit konfigurieren: mit einem 60

24 Anlagenklassen festlegen 2.4 eigenen Bewertungsbereich in Fremdwährung oder mittels Umrechnungsmethode bei der Ausführung des jeweiligen Berichts in der Anlagenbuchhaltung. Zeitpunkt der Systemeinstellungen Beachten Sie, dass die Funktion Parallele Währungen mit einem eigenen Bewertungsbereich nicht nachträglich genutzt werden kann. Die beschriebenen Systemeinstellungen müssen vor Produktivsetzung des jeweiligen Buchungskreises vorgenommen werden. Sind für die Bewertungsbereiche alle wesentlichen Einstellungen vorgenommen, können die Anlagenklassen konfiguriert werden. 2.4 Anlagenklassen festlegen Das gesamte Anlagevermögen wird, sowohl betriebswirtschaftlich als auch rechtlich (siehe 266 HGB), auf Basis der Anlagenklassen gegliedert. In der SAP-Konfiguration dienen die Anlagenklassen als zentrales Element mit vielseitige Konfigurationsmöglichkeiten. Als Steuerungsparameter dienen dabei Kontenfindung, Bildaufbauregeln und Nummernkreisintervalle. Jedes Wirtschaftsgut ist genau einer Anlagenklasse zugeordnet und verhält sich gemäß den dort konfigurierten Steuerungsparametern Kontenfindung anlegen Die Verknüpfung zwischen den Anlagenklassen und der Hauptbuchhaltung wird in der Kontenfindung hinterlegt. Diese Einstellungen sind das Herzstück der Integration zwischen Haupt- und Nebenbuchhaltung. Technisch kann eine Kontenfindung in mehreren Anlagenklassen verwendet werden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn ähnliche Anlagenklassen eine identische Kontenfindung verwenden können. Um eine bessere Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, findet man aber auch eine 1:1-Beziehung zwischen Kontenfindung und Anlagenklasse. Nummer und Bezeichnung einer Kontenfindungen legen Sie im Customizing unter Finanzwesen Anlagenbuchhaltung Organisationsstrukturen Anlagenklassen Kontenfindung anlegen fest. 61

25 »Viele Wege führen zum Ziel.«Getreu dieses Mottos werden in diesem Kapitel verschiedene SAP-Transaktionen für Geschäftsvorfälle bzw. Buchungen der täglichen Arbeit dargestellt. 6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge Innerhalb eines Unternehmens spricht und korrespondiert der Anlagenbuchhalter mit Personen aus vielen verschiedenen Abteilungen und trägt somit die für ihn wichtigen Informationen zusammen. Dieser übergreifende organisatorische Umstand spiegelt sich als Arbeitsteilung in vielen SAP-Transaktionen wider, was Sie insbesondere für den Sachverhalt der Zugangsbuchung später anhand einiger Beispiele kennenlernen werden. Ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit sollen hier einige wichtige Abteilungen mit Berührungspunkten zur Anlagenbuchhaltung genannt werden: Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Fuhrpark Versicherungsverwaltung In diesem Kapitel werden die daraus resultierenden Buchungen der Anlagenbuchhaltung anhand von praxisfallbezogenen Geschäftsvorfällen dargestellt. Sie lernen die unterschiedlichen SAP-Transaktionen kennen und können anschließend bei Ihrer täglichen Arbeit damit umgehen. Darüber hinaus ist es das Ziel, verschiedene alternative Transaktionen für einen Geschäftsvorgang übersichtlich mit Vorund Nachteilen aufzuzeigen. Praxisfälle und Transaktionen 189

26 6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge 6.1 Überblick Im vorliegenden Kapitel werden fünf große Themengebiete behandelt: Zugang Umbuchung Abgang Transfer Zuschreibung Verschiedene Aspekte Hierbei werden verschiedene Varianten der einzelnen SAP-Transaktionen und Geschäftsvorfälle dargestellt. Beispielsweise können Zugangsbuchungen über ein Verrechnungskonto, integriert mit der Kreditorenbuchhaltung oder sogar integriert mit der Materialwirtschaft, vorgenommen werden. Neben der Eingangsrechnung spielen vollständige oder auch Teilgutschriften eine wichtige Rolle. Auch Einzelaspekte wie Brutto-/Nettoverfahren, Betragsrundungen oder nachträgliche Zugänge im gleichen Geschäftsjahr werden berücksichtigt. Extra hervorgehobene Tipps und bewusst erzeugte Fehlermeldungen sollen Ihnen helfen, jeden einzelnen Geschäftsvorfall auch in der Unternehmenspraxis zu meistern. 6.2 Zugang Traditionell abschlussorientiert Erst zu Geschäftsjahresende ist die Bilanz zu erstellen und spätestens zu diesem Zeitpunkt müssen die neu hinzugekommenen Vermögensgegenstände des Anlagevermögens definiert und bewertet werden. Damit war/ist die Anlagenbuchhaltung traditionell abschlussorientiert. Meist wurden deshalb unterjährig, mehr oder weniger genau, die vermeintlichen Anschaffungs- und Herstellungskosten auf die Anlagekonten der Finanzbuchhaltung oder auf Verrechnungskonten gebucht. In der Anlagenbuchhaltung selbst geschah deshalb lange nichts. Damit ist leider nichts gewonnen, außer etwas Zeit. Üblicherweise gab es deshalb gegen Geschäftsjahresende im Rechnungswesen immer etwas Unruhe. Letztendlich müssen die vorgenannten Informationen doch beschafft werden, irgendwann im Geschäftsjahr müssen die Verrechnungskonten (z.b. für Zugangsbuchungen) doch entlastet werden. Damit muss jeder Vorgang, noch- 190

27 Zugang 6.2 mals bearbeitet, jeder Beleg nochmals in die Hand genommen und gebucht werden. Nicht nur, dass diese Vorgehensweise unnötige Personalkosten verursacht, auch die Auskunftsbereitschaft der Buchhaltung wird bei unterjährigen Verrechnungsbuchungen eingeschränkt. Bilanz und GuV sind durch die Buchungen auf Verrechnungskonten unterjährig kaum aussagefähig. Weiter ist durch diese Vorgehensweise der Nachweis/das Belegen der Anschaffungs- und Herstellungskosten erschwert. Alle vorgenannten Informationen mussten nachgefragt werden. Alle Belege mussten nochmals in die Hand genommen werden. Ausgehend von den Nachteilen der traditionellen Anlagenbuchhaltung, die verstärkt auf Verrechnungskonten gesetzt hat, wird deutlich, warum es im SAP- System mehrere Transaktionen für einen identischen Sachverhalt (Zugang bzw. Abgang) gibt. In der SAP-Anlagenbuchhaltung können Zugangsbuchungen mit drei unterschiedlichen Methoden gebucht und dokumentiert werden. Bei der ersten Methode, der Buchung mittels eines Verrechnungskontos, werden Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung getrennt verwaltet. Meistens handelt es sich hier um unterschiedliche Personenkreise, die jeweils ausschließlich das eigene Themengebiet vor Augen haben. Der Kreditorenbuchhalter tätigt den Buchungssatz: Verrechnungskonto an Kreditor und gibt damit die Rechnung an die Anlagenbuchhaltung weiter. Dort wird im System der Vorgang mit der Buchung»Anlage an Verrechnungskonto«komplettiert. Das von beiden Abteilungen verwendete Verrechnungskonto muss am Monatsende abgestimmt werden. Das ist ein zusätzlicher Arbeitsschritt, eine potenzielle Fehlerquelle und ein wesentlicher Nachteil dieser Methode. Abbildung 6.1 illustriert hierbei eine Übersicht der drei verschiedenen Methoden und zeigt die jeweiligen Integrationsgrade mit auf. Sind Anlagen- und Kreditorenbuchhaltung nicht streng getrennt, kann ein einheitlicher Buchungssatz Anlage an Kreditor verwendet werden. Bei dieser zweiten Methode kann die Arbeitsteilung darin bestehen, dass der Anlagenbuchhalter auf Basis der Rechnung den Anlagenstammsatz bereits im SAP-System anlegt und die Stammdatennummer auf der Rechnung vermerkt. Der Kreditorenbuchhalter dokumentiert den Geschäftsvorfall anschließend komplett im System. Sind Anlagen- und Kreditorenbuchhalter eine Person, ist dieses Verfahren sowieso zu bevorzugen. Buchung mittels Verrechnungskonto Integration mit FI-AP 191

28 6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge Kreditoren Verrechnungskonto Anlage Kreditoren Anlage Bestellung Kreditoren Anlage Wareneingang Abbildung 6.1 Übersicht Integration mit MM Tatsächliche Verwendung Bei der dritten Methode, die ab dem SAP-Release 4.6 technisch zur Verfügung steht, findet eine Vorkontierung bereits auf Basis der Bestelldaten statt. Zu diesem sehr frühen Zeitpunkt wird im ERP- Modul MM bereits der Anlagenstammsatz generiert und als Information in der Bestellung hinterlegt. In der Praxis hat diese integrierte Variante die meisten Vorteile zur Dokumentation des Geschäftsprozesses. Um herauszufinden, welche der drei Methoden in der Praxis am häufigsten zum Einsatz kommt, hatte die Internetplattform im Juni 2010 eine Umfrage gestartet, an der sich über 100 Benutzer beteiligt haben. Das in Abbildung 6.2 illustrierte Ergebnis zeigt eine Tendenz in Richtung der höchstmöglichen Integration mit der Materialwirtschaft. Das Umfrageergebnis kann man ebenfalls so interpretieren, dass jede der drei Zugangsmethoden ähnlich häufig verwendet wird und jeweils ihre Daseinsberechtigung in den Unternehmen hat. Neben dieser Übersicht sollen in den nächsten Abschnitten alle drei Zugangsmethoden mittels eines Beispiels näher dargestellt werden. Die jeweiligen Vor- und Nachteile werden somit transparent und greifbar. 192

29 Zugang 6.2 Wie buchen Sie Zugänge hauptsächlich? abgegebene Stimmen: 106 Über ein Verrechnungskonto 29,25 % Integriert mit der Kreditorenbuchhaltung 30,19 % Integriert mit der Materialwirtschaft 40,57 % Abbildung Umfrageergebnis Buchung über ein Verrechnungskonto Diese Vorgehensweise ist in der integrierten SAP-Anlagenbuchhaltung nach wie vor vorhanden. Auch hier ist es möglich, vermeintliche Anlagenzugänge auf Verrechnungskonten der Finanzbuchhaltung zu parken, um diese zu einem späteren Zeitpunkt auf die Anlagen zu buchen. Die SAP-Anlagenbuchhaltung bietet für diese»traditionelle«vorgehensweise spezielle Funktionen an. Sind Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung getrennt, kann/muss eine Buchungstechnik mittels Verrechnungskonto verwendet werden. In einem ersten Schritt liegt die Lieferantenrechnung vor, die mit der Transaktion FB60 (Kreditorenrechnung buchen) und dem Buchungssatz Verrechnungskonto an den Kreditor prozessiert wird (siehe Abbildung 6.3). Abbildung 6.3 Buchungssatz»Verrechnungskonto an Kreditor«193

30 6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge Kreditorenrechnung buchen Der Kreditorenbuchhalter benötigt kein ausgeprägtes Wissen zur Anlagenbuchhaltung und kann, davon unabhängig, die Verbindlichkeit im System hinterlegen und zur Bezahlung anweisen. In der Regel wird auf dem Papierbeleg die SAP-Buchung vermerkt und an den Anlagenbuchhalter weitergereicht. Dort kann in einem zweiten unabhängigen Schritt der Anlagenstammsatz in der richtigen Anlagenklasse angelegt werden und eine Vervollständigung des Geschäftsvorfalls stattfinden. Abbildung 6.4 illustriert die Transaktion ABZON (Zugang Gegenkonto automatisch), in der beispielhaft das Wirtschaftsgut Computer in der Anlagenklasse 3200 neu angelegt und gleichzeitig eine Buchung in Höhe von ,00 EUR auf dem Verrechnungskonto durchgeführt wird. Abbildung 6.4 Buchungssatz»Anlage an Verrechnungskonto«Vom Wissen des Anlagenbuchhalters sind zwei wesentliche Punkte abhängig: Mit der Auswahl der korrekten Anlagenklasse ist zunächst die korrekte Nutzungsdauer für den Computer sichergestellt. Unabhängig vom Buchungs- und Belegdatum ist es außerdem wesentlich zu wissen, ab welchem Zeitpunkt das Wirtschaftsgut dem Unternehmen zur Verfügung stand. Hieraus ergibt sich das Bezugsdatum und damit der Abschreibungsbeginn. 194

31 Zugang 6.2 Mittels Transaktion AW01N (Asset Explorer) lassen sich alle relevanten und verknüpften Daten in einer übersichtlichen Form darstellen (siehe Abbildung 6.5). Hier wird ein Nachteil der Zugangsmethode deutlich: Es sind nur wenige integrierte Informationen im linken unteren Bereich Verwandte Objekte zur Anlage vorhanden. Aufgrund der Buchungstechnik fehlen Daten zur Bestellung oder der Kreditorenbuchhaltung. Abbildung 6.5 Asset Explorer inklusive verknüpfte Objekte Ein weiterer Nachteil der Zugangsmethode liegt darin, dass in einem zusätzlichen Arbeitsschritt die offenen Posten des Verrechnungskontos auszugleichen sind. Abbildung 6.6 zeigt hierbei noch einen einfachen Fall, in dem ,00 EUR mit der Belegart KR und ein identischer Betrag mit der dazugehörigen Belegart AA zu finden sind. Offene Posten ausgleichen Können offene Posten nicht maschinell ausgeziffert werden, muss eine manuelle Bearbeitung erfolgen. Abhängig vom Belegvolumen wird das Verrechnungskonto unübersichtlich und Fehlbuchungen sind in der Praxis häufig. Dieser wesentliche Nachteil ist Grund genug, sich über integrierte Zugangsbuchungen Gedanken zu machen. 195

32 6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge Abbildung 6.6 Ausgleich offener Posten Buchung integriert mit der Kreditorenbuchhaltung Mit der Einbildtransaktion FB60 können Lieferantenrechnungen gut und übersichtlich gebucht werden; eine integrierte Buchung mit der Anlagenbuchhaltung ist damit jedoch nicht möglich. Hierzu bedarf es der seit R/2-Zeiten vorhandenen Transaktion FB01 (Beleg buchen). Belegkopf erfassen Um einen vollständigen Beleg zu buchen, muss bereits im Vorfeld ein Anlagenstammsatz angelegt worden sein. Darüber hinaus beurteilt der Kreditorenbuchhalter auch, ab welchem Zeitpunkt die Abschreibung beginnen soll. Im ersten Schritt werden Daten zum Belegkopf erfasst. Abbildung 6.7 zeigt, dass neben dem Datum der Rechnung (Belegdatum) eine Belegart für Kreditorenbuchungen (KR), das Datum für die Periode in der Finanzbuchhaltung (Buchungsdatum) und ein Verweis auf die externe Rechnungsnummer (Referenz) hinterlegt werden. Abbildung 6.7 Belegkopf erfassen 196

33 Zugang 6.2 Ist mit dem Buchungsschlüssel 31 (Kreditorenbuchung im Haben) der Lieferant ausgewählt, gelangen Sie mittels ( )-Taste zur ersten Belegposition, die in Abbildung 6.8 dargestellt wird. Der Bruttobetrag von ,00 EUR beinhaltet einen beispielhaften Steueranteil von 10 %. Als Zahlungsziel werden vier Tage für eine Nettozahlung hinterlegt. Für eine Integration mit der Anlagenbuchhaltung bedarf es eines passenden Buchungsschlüssels, in diesem Fall 70. Entsprechend bietet die (F4)-Eingabehilfe eine Selektion der bereits vorhandenen Anlagennummern an. Buchungsschlüssel 70 Suche über die Anlagenbezeichnung Wenn Sie mit der (F4)-Wertehilfe arbeiten und Ihren Anlagenstammsatz anhand der Bezeichnung suchen, ist eine Besonderheit in der Anlagenbuchhaltung zu beachten. Im Anlagenstammsatz gibt es zwei Zeilen, um die Bezeichnung zu hinterlegen, was eine ausführliche Beschreibung des Wirtschaftsguts ermöglicht. Im Kontext der Buchungstransaktion ist die Suchfunktion jedoch nur auf die erste Zeile limitiert. Abbildung 6.8 Erste Belegposition mit der Vorbereitung für FI-AA 197

34 6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge Bewegungsart für das Anlagengitter Es wurde der Anlagenstammsatz 3408 ausgewählt. Die Bewegungsart 100 für Zugangsbuchungen ordnet die Buchung innerhalb des Anlagengitters zu. Mit Betätigung der ( )-Taste gelangen Sie zur zweiten Belegposition (Abbildung 6.9). Aus dem Anlagenstammsatz werden Informationen zum Geschäftsbereich bzw. Profit-Center gezogen und können an dieser Stelle nicht verändert werden. Das Bezugsdatum kennzeichnet den Abschreibungsbeginn. Abbildung 6.9 Zweite Belegposition mit Aktivierungsdatum Mittels der Belegsimulation können die bisher in drei Schritten erfassten Daten in einer einheitlichen Übersicht dargestellt werden (siehe Abbildung 6.10). Vorteil der Buchungsmethode Einer der wesentlichen Vorteile dieser Buchungsmethode liegt darin, dass ein Verrechnungskonto nicht benötigt wird. Eine potenzielle Fehlerquelle ist damit ausgeschaltet und Abstimmungsmaßnahmen (OP-Ausgleiche) sind nicht notwendig. Darüber hinaus bietet der Asset Explorer mit der Verbindung zum Lieferanten zusätzliche verknüpfte Informationen im linken unteren Bereich Verwandte Objekte zur Anlage (siehe Abbildung 6.11). 198

35 Zugang 6.2 Abbildung 6.10 Beleg simulieren Abbildung 6.11 Asset Explorer inklusive verknüpfte Objekte Ohne die SAP-Materialwirtschaft zu nutzen, ist diese Vorgehensweise die sinnvollste Variante. Sie erfordert jedoch, dass die notwendigen Anlagedaten vor bzw. mit der Kreditorenrechnung bekannt sind. Haben Sie die SAP ERP-Komponente MM (Materialwirtschaft) 199

36 6 Geschäftsprozesse und Buchungsvorgänge im Einsatz und ist es Ihr Ziel, möglichst integriert zu arbeiten, bietet sich seit dem SAP-Release R/3 4.6c eine weitere Möglichkeit für Zugangsbuchungen in der Anlagenbuchhaltung Buchung integriert mit der Materialwirtschaft Mindestvoraussetzung, um diese Zugangsmethode nutzen zu können, ist der Einsatz der SAP ERP-Komponente MM (Materialwirtschaft). Liegen alle technischen Notwendigkeiten vor, muss im Geschäftsprozess sehr frühzeitig im Sinne der Anlage gedacht und gehandelt werden. Eine Vorgehensweise, die wir grundsätzlich immer empfehlen, auch ohne den Einsatz der SAP-Materialwirtschaft. Die Anlage muss bereits zeitlich vor der Bestellung anlegt werden. Selbstverständlich noch ohne Datum Aktiviert am und ohne Seriennummer etc. Die Anlagennummer muss dem Einkäufer bei Erstellung der Bestellung bekannt sein. Es ist daher notwendig, vor der Bestellung den Vorgang der Bestellanforderung über die Anlagenbuchhaltung zu leiten. Hiermit kann und soll die Anlagenbuchhaltung die Beauftragung und damit die spätere Rechnungsstellung beeinflussen. An dieser Stelle ist bereits an die Aufteilung in aktivierungsfähige und nicht aktivierungsfähige Teile zu denken (beispielsweise Softwarelizenz und Schulungskosten). Ebenso ist auf den getrennten Rechnungsausweis bei unterschiedlichen Anlagen (beispielsweise Schreibtisch und Bürostuhl) zu drängen. Der Ausweis unterschiedlicher Posten auf der späteren Rechnung des Lieferanten erleichtert erheblich den Nachweis für die Bewertung von einzelnen Anlagen. Kontiert wird also bereits vor der Bestellung und nicht erst mit der Rechnungsbuchung. Noch vor der Bestellung sind die einzelnen Bestellpositionen festzulegen und ganz bestimmten Anlagen oder Sachkonten zuzuordnen. Damit ist für die spätere rasche Rechnungsbuchung die Kontierung gewährleistet. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung, um Rechnungen auch ohne große Bilanzierungskenntnis schnell zu erfassen und zu buchen. Kontierungstyp A Bereits bei einer, mit der Transaktion ME21N (Bestellung anlegen) vorkontierten Bestellung können Sie in der Belegposition mittels des Kontierungstyps A (Anlage) einen direkten Bezug zum Anlagenstammsatz herstellen. Das Beispiel in Abbildung 6.12 zeigt eine Bestellung mit diesen gerade genannten Eigenschaften. 200

37 Index A Abgang 87, 90, 265 ohne Erlös 277 Abgangsbuchung 390 Abgangsfiktion 218 abgeleiteter Bewertungsbereich 33, 53 Abrechnung 254 Abrechnungsvorschrift 246 Abschreibung 23, 323, 392 anteilige 213 auf Neuzugang 337 außerplanmäßige 294, 335, 336 degressive 310 direkte 56 geplante 324 indirekte 56 kalkulatorische 328 lineare 306 planmäßige 323 zukünftige 222 Abschreibungsart 65 Abschreibungsbedarf zusätzlicher 336 Abschreibungsbeginn 201 Abschreibungslauf 86, 87, 331, 339 Durchführen 330, 429 Fehlermeldung 318 Abschreibungsparameter 324 Abschreibungsschlüssel 306, 315, 317 Basismethode 427 Degressivmethode 428 DG GWG 307 Indexberechnung 329 Konfigurieren 306 LINR 306 Periodenmethode 428 Pflegen 315 Stufenmethode 428 Übersicht 428 Abschreibungsverlauf Handelsrecht 375 linearer 297 Abschreibungsvorteil steuerlicher 359 Absetzung für Abnutzung (AfA) 323 AfA-Entwicklung 237 AfA-Schlüssel 307 degressive AfA 307, 310 Abstimmkonto direkt Bebuchen 416 Abweichung Erkennen 384 aggregierte Wertdarstellung 386 aktives Kontierungselement 319 Aktivierungsschlüssel 344 Aktivierungsversion 344 Aktivität periodische 305 Allokation 58 Alt- und Neubestand 261 Altbestand 248, 337 Altdatenübernahme 404 alternative Inventurverfahren 97 änderbare Information 152 Anlage Anlegen 421 unbebuchte 381 Anlage im Bau (AiB) 242, 389 Verknüpfung im Innenauftrag 347 Anlagenabgang 390 Anlagenbestand 381, 383 Anlagenbuchhaltung Aufgabe 19 Auswertung 381 fortlaufende 420 Anlagengitter 394 Wert 409 Anlagengittergruppe 399 Pflegen 399 Anlagengitterversion Pflegen 398 Anlagenhauptnummer 137 Vergabe steuern 138 Anlageninventur 112 Anlagenklasse 47, 136 Aktivierungsschlüssel zuordnen 345 Ändern 406 Anzahl