OPERA PMS Chip&Pin Benutzerhandbuch

Transkript

1 OPERA PMS MICROS Payment Gateway (MPG) OPERA PMS

2 Version Datum Autor Änderungen Marcus Bösel Erstellung des Handbuches Jassin Martini Anpassungen inhaltliche Anpassungen, Layout Anpassung an neue Dokumentvorlage 2/21

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 Einleitung... 4 Zielsetzung... 4 Kreditkarten / Debitkarten... 4 Kreditkartenterminal (PinPad)... 4 Handhabung... 4 Autorisierung bei Anreise... 4 Manuelles Nachautorisieren... 9 Kreditkartenhistorie Check Out / Verbuchen von Zahlungen Zahlung mit Kreditkarte bei bestehender Autorisierung (selbe Kreditkarte bei C/I und C/O) Zahlung mit einer anderen Kreditkarte / Debitkarte Stornierung von Zahlungen Kreditkartenzahlung Debitkartenzahlung Verbuchen von Deposits (Vorauszahlungen) Kreditkarte vorhanden Kreditkarte nicht vorhanden Night Audit Autorisierung Batch Autorisierung /21

4 Einleitung Zielsetzung Dieses Handbuch erläutert die Handhabung von Kreditkartentransaktionen beim Einsatz der integrierten Kreditkartenlösung MICROS Payment Gateway (MPG) in MICROS OPERA PMS V xx. Das Dokument dient nicht der allgemeinen Funktionsbeschreibung des OPERA PMS Systems. Kreditkarten / Debitkarten Das Payment Gateway unterscheidet zwischen Kreditkarten (z.b. American Express, Visa Card, Mastercard etc.) und Debitkarten. Zu den Debitkarten zählen Karten wie Maestro, Girocard (ehemals EC Karte), V-Pay. Auf Debitkarten kann beim Check In keine Autorisierung erfolgen. Diese Karten können nur zum Verbuchen einer Zahlung genutzt werden. Chip&Pin Transaktionen / Manuelle Transaktionen Das Payment Gateway unterscheidet zwischen CP Transaktionen und manuellen Transaktionen. Sobald die Kreditkartendaten (Nummer, Gültigkeitsdatum) manuell in OPERA eingegeben werden, wird die Anfrage als manuelle Transaktion an das Payment Gateway weitergeleitet. Für manuelle Transaktionen fallen höhere Transaktionsgebühren an. Kreditkartenterminal (Pin Pad) Achtung: Kreditkartentransaktionen können nur an einer Workstation mit Pin Pad vorgenommen werden. Handhabung Autorisierung bei Anreise Bei Check In wird auf der Kreditkarte des Gastes ein vorher festgelegter Betrag gemäß Autorisierungsregel reserviert. Front Desk (Empfang) -> Arrival (Anreisen) -> Reservierung suchen -> über Edit (Bearbeiten) Reservierung öffnen -> auf dem Feld Payment (Zahlungsart) CP für Chip&Pin auswählen -> über OK Gast einchecken 4/21

5 Achtung: Die Kreditkartennummer und das Gültigkeitsdatum müssen im PMS nicht eingegeben werden, die Kreditkartendaten werden vom Kreditkartenterminal ausgelesen. Im Anschluss erfolgt die Autorisierungsanfrage an das PAYMENT GATEWAY und das folgende Fenster erscheint: 5/21

6 Während des Autorisierungsprozesses muss die Karte nach Aufforderung in das Kreditkartenterminal gesteckt werden. Je nach Karte wird das Terminal evtl. nach Eingabe der PIN fragen. Ist die Autorisierungsanfrage erfolgreich, wird der entsprechende Status angezeigt und der Autorisierungscode erscheint. Durch Bestätigen der OK Taste wird das Fenster geschlossen und der Check In Vorgang fortgesetzt. Nach Check In werden in der Reservierungsmaske die entsprechende Zahlungsart sowie die Kreditkartennummer (maskiert), das Gültigkeitsdatum (maskiert), der Autorisierungscode und der autorisierte Betrag angezeigt. Achtung: Wenn bei Anreise oder während des Aufenthaltes keine Autorisierung erfolgen soll (z.b. bei Stammgästen) empfiehlt es sich in der Reservierung die Zahlungsart für Cash zu hinterlegen, da ansonsten während des Tagesabschlusses nachautorisiert wird. 6/21

7 Achtung: Wenn die Zahlungsart in der Hauptmaske der Reservierung hinterlegt wird, so erfolgt die Autorisierung beim Check In für das 1. Rechnungsfenster. Sollten in Ihrem Hotel überwiegend Geschäftsreisende wohnen, für die beim Check Out eine bestimmte Rechnungsadresse und somit eine Rechnungsinstruktion (Routing) erforderlich ist, so empfiehlt es sich beim Check In die Autorisierung für eines der anderen Rechnungsfenster (2-8) einzuholen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Front Desk (Empfang) -> Arrival (Anreisen) -> Reservierung suchen -> über Edit (Bearbeiten) Reservierung öffnen -> über den Ellipse Button öffnen: neben dem Feld Payment (Zahlungsart) das nachfolgende Fenster 7/21

8 Auf dem entsprechenden Rechnungsfenster (z.b. Fenster 2) CP für Chip&Pin auswählen sowie die entsprechende Kalkulationsregel für den zu autorisierenden Betrag, über OK Check In fortsetzen. Achtung: Es müssen weder Kreditkartennummer noch Gültigkeitsdatum im PMS eingegeben werden, die Kreditkartendaten werden vom Kreditkartenterminal gelesen. Im Anschluss erfolgt die Autorisierungsanfrage an das Payment Gateway. Ist die Autorisierungsanfrage erfolgreich, wird der entsprechende Status angezeigt und der Autorisierungscode erscheint. Durch Bestätigen der OK Taste wird das Fenster geschlossen und der Check In Vorgang fortgesetzt. Achtung: Sobald die Autorisierung für eines der anderen Rechnungsfenster (2-8) erfolgt, werden weder Autorisierungscode noch der autorisierte Betrag in der Reservierungsmaske direkt angezeigt. Die Information kann über die Kreditkartenhistorie abgerufen werden. 8/21

9 Manuelles Nachautorisieren Über das Kreditkarten Menü in den Reservierungsoptionen können zusätzliche Beträge auf einer Kreditkarte reserviert werden. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Reservation Options (Reservierungsoptionen) -> Credit Cards (Kreditkarten) -> Authorization (Autorisation) Es erscheint das folgende Fenster: Manual (Manuell): Additional (Zusätzlich): Hier können Autorisierungen eingetragen werden, die per Telefon eingeholt wurden. Hier können zusätzliche Autorisierungen über die integrierte Schnittstelle für das entsprechende Rechnungsfenster angefragt werden. 9/21

10 Im Feld Additional Authorization Amount (zusätzlicher Autorisierungsbetrag) den gewünschten zusätzlichen Betrag eingeben und mit OK bestätigen. Im Anschluss erfolgt die Autorisierungsanfrage an das Payment Gateway und das folgende Fenster erscheint: Ist die Autorisierungsanfrage erfolgreich, wird der entsprechende Status angezeigt und der Autorisierungscode erscheint. Durch Bestätigen mit OK wird das Fenster geschlossen. In der Reservierungsmaske (Gäste im Haus) wird nun der aktuelle Autorisierungscode/ -betrag angezeigt. 10/21

11 Achtung: Die Nachautorisierung erfolgt für das jeweilige Rechnungsfenster, nicht pro Gast/ Reservierung. Kreditkartenhistorie Sämtliche Kreditkartenaktivitäten (Autorisierungen, Zahlungen etc.) lassen sich in der Kreditkartenhistorie verfolgen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Reservation Options (Reservierungsoptionen) -> Credit Cards (Kreditkarten) -> Credit Card History (Kreditkartenhistorie) In der Kreditkartenhistorie kann nach Autorisierungen, Zahlung, Ablehnungen etc. gefiltert werden. 11/21

12 Check Out / Verbuchen von Zahlungen Zahlung mit Kreditkarte bei bestehender Autorisierung (selbe Kreditkarte bei C/I und C/O) Bei Abreise oder Zahlung des Gastes wird in der Zahlungsmaske die Zahlungsart des jeweiligen Rechnungsfensters angezeigt. Zahlt der Gast bei Abreise mit derselben Kreditkarte, mit der beim Check In autorisiert wurde, so muss nur der entsprechende Betrag eingegeben und über POST verbucht werden. OPERA erkennt automatisch, ob der zu zahlende Betrag höher ist als der zuvor autorisierte Betrag. Sollte dieses der Fall sein, erfolgt vor dem eigentlichen Settlement (Zahlung) eine Zusatzautorisierung. Sobald die Zusatzautorisierung abgeschlossen ist, erfolgt die Zahlungsanfrage an das Payment Gateway und das Statusfenster des Zahlungsvorganges (Settlement) wird angezeigt. Nach erfolgreicher Zahlung wird die Zahlung im Rechnungsfenster von OPERA angezeigt. 12/21

13 Achtung: Bei Zahlung mit derselben Kreditkarte wird bei Check Out der überschüssige autorisierte Betrag frei gegeben. Zahlung mit einer anderen Kreditkarte / Debitkarte Sollte der Gast bei Check Out mit einer anderen Kreditkarte oder einer Debitkarte zahlen, so wird Zahlungsmaske die Zahlungsart DS (Direct Settlement) ausgewählt. in der Nach der Eingabe des Betrages und Bestätigen mit POST erfolgt die Zahlungsanfrage an das Payment Gateway. Während des Zahlungsprozesses muss die Karte nach Aufforderung ins Terminal gesteckt werden. Je nach Karte wird das Terminal evtl. nach Eingabe der PIN fragen. Achtung: Wenn der Gast beim Check Out mit einer anderen Karte bezahlt, so werden die beim Check In erfolgten Autorisierungen nicht frei gegeben. Je nach Bank können reservierte Beträge bis zu 14 Tagen gehalten werden. Eine Freigabe der Beträge muss in diesen Fällen manuell (telefonisch) erfolgen. Alternativ kann eine Gegenbuchung auf die beim Check In autorisierte Karte gemacht werden, z.b. eine Zahlung von 1 EUR. Die Zahlung muss im Anschluss wieder storniert werden. Verbuchen einer Zahlung bei nicht vorhandener Kreditkarte (manuelle Transaktion) Liegt für die Zahlung keine Kreditkarte vor, so muss die korrekte Zahlungsart beim Verbuchen der Zahlung ausgewählt werden. Ebenfalls müssen die Kreditkartennummer und das Gültigkeitsdatum im PMS eingegeben werden. 13/21

14 Achtung: Diese Transaktionen werden als manuelle Transaktionen abgerechnet. Stornierung / Gutschrift von Zahlungen Kreditkartenzahlung Um eine Zahlung auf einer Kreditkarte rückgängig zu machen, öffnen Sie die Zahlungsmaske und gehen Sie vor wie beim Verbuchen einer Zahlung mit derselben Kreditkarte. Lediglich der Betrag muss mit umgekehrten Vorzeichen eingegeben werden. Im Anschluss wird die Zahlungsanfrage an das Payment Gateway gesendet und das folgende Fenster erscheint: Achtung: Das Payment Gateway unterscheidet zwischen Stornierungen und Gutschriften. Erfolgt die Rückbuchung am selben Businesstag (kein Kassenschnitt erfolgt) so ist dies eine Stornierung. Eine Stornierung und muss zwingend am selben Kreditkartenterminal gemacht werden wie die Belastung. 14/21

15 Erfolgt die Rückbuchung an einem späteren Tag, so ist dies eine Gutschrift. Eine Gutschrift kann an jedem beliebigen Kreditkartenterminal durchgeführt werden. Debitkartenzahlung Zahlungen auf Debitkarten (Stornierung oder Gutschrift) können zurzeit nicht rückgängig gemacht werden. Rechnungsdruck Je nach Konfiguration wird die Kredikarteninformation als separater Beleg vor der OPERA Rechnung gedruckt oder aber direkt auf der OPERA Rechnung inkludiert. Beispiel eines separaten Kreditkartenbeleges: Händlerbeleg Kundenbeleg Beispiel der Kreditkarteninfo auf einer OPERA Rechnung: Verbuchen von Deposits (Vorauszahlungen) Kreditkarte vorhanden Um auf einer Reservierung eine Vorauszahlung zu verbuchen gehen Sie wie folgt vor: Reservierung suchen -> Reservation Options (Reservierungsoptionen) -> Deposit (Vorauszahlung) -> Payment (Zahlung) 15/21

16 Liegt für die Vorauszahlung eine Kreditkarte vor erfolgt die Verbuchung der Zahlung gemäß der Zahlung beim Check Out mit einer anderen Karte. In der Zahlungsmaske wird die Zahlungsart DS (Direct Settlement) ausgewählt und der zu buchende Betrag eingegeben. Achtung: Die Kreditkartennummer und das Gültigkeitsdatum müssen im PMS nicht eingegeben werden, da die Karte vom Kreditkartenterminal gelesen wird. Im Anschluss erfolgt die Zahlungsanfrage an das Payment Gateway. Während des Zahlungsprozesses muss die Karte nach Aufforderung ins Terminal gesteckt werden. Je nach Karte wird das Terminal evtl. nach Eingabe der PIN fragen. 16/21

17 Ist die Zahlungsanfrage erfolgreich, wird der entsprechende Status angezeigt und der Autorisierungscode erscheint. Durch Bestätigen der OK Taste wird das Fenster geschlossen. Kreditkarte nicht vorhanden (manuelle Transaktion) Liegt für die Vorauszahlung keine Kreditkarte vor, so muss die korrekte Zahlungsart beim Verbuchen der Vorauszahlung ausgewählt werden. Ebenfalls müssen die Kreditkartennummer und das Gültigkeitsdatum im PMS eingegeben werden. Achtung: Diese Transaktionen werden als manuelle Transaktionen abgerechnet. Night Audit Autorisierung Im Tagesabschluss ist eine zusätzliche Prozedur eingebunden (night_audit_authorization). Die Prozedur kontrolliert den aktuellen Gastsaldo und vergleicht diesen mit dem autorisierten Betrag des entsprechenden Rechnungsfensters. Sollte der Saldo die Autorisierung übersteigen, so wird im EOD eine Nachautorisierung eingeholt. Die im EOD erfolgten Autorisierungen können auf der folgenden Liste überprüft werden: Hierzu gehen Sie wie folgt vor: End of Day (Tagesabschluss) -> EOD Reports (Tagesabschlusslisten) -> CC Authorization (nacc_authorization) 17/21

18 oder Miscellaneous (Verschiedenes) -> Reports (Reporte) -> Credit Card Authorization (nacc_authorization) Batch Autorisierung Es besteht die Möglichkeit für alle Gäste im Haus, bei denen in der Reservierung bereits eine Kreditkartennummer hinterlegt wurde, gesammelt den Autorisierungsprozess zu starten. Ähnlich wie bei der Tagesabschlussroutine kontrolliert die Routine den aktuellen Gastsaldo und vergleicht diesen mit dem 18/21

19 autorisierten Betrag des entsprechenden Rechnungsfensters. Sollte der Saldo die Autorisierung übersteigen, so wird eine Nachautorisierung eingeholt. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: Workstation mit angeschlossenem Pin Pad wählen -> Cashiering (Kasse) -> Credit Cards (Kreditkarten) -> Authorization (Autorisierung) -> über START Batch Autorisierung starten Im Anschluss können die Autorisierungen geprüft werden. Reporte Folgende Reporte stehen im Report Setup für die Kontrolle der Kreditkartentransaktionen zur Verfügung: Der Report listet alle Transaktionen, die in dem entsprechenden Zeitraum getätigt wurden, 19/21

20 Der Report listet alle Transaktionen, bei denen auf der Kreditkarte eine höhere Gutschrift als Belastung erfolgt ist. Achtung: Nur bei aktivem Parameter Credit Card Rebate Validation. Der Report listet alle Autorisierungen (erfolgreich / abgelehnt), die in dem entsprechenden Zeitraum getätigt wurden. Dieser Report sollte auch im Tagesabschluss eingebunden sein. 20/21

21 MICROS-FIDELIO GmbH Europadamm Neuss Germany Phone: +49 (0) , Fax: +49 (0) , Copyright 2012 MICROS Systems, Inc. Alle Rechte vorbehalten. micros und micros-fidelio sind eingetragene Warenzeichen von MICROS Systems, Inc. Im Dokument verwendete Firmen- und Produktnamen können eingetragene Warenzeichen oder Dienstleistungsmarken dritter Parteien sein. Alle anderen Produkt- und Markennamen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Die in diesem Dokument veröffentlichten Informationen sind vertraulich zu behandeln. MICROS übernimmt keine Haftung für Fehler, die eventuell in diesen Unterlagen auftreten. Die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden. Ohne vorherige schriftliche Zustimmung darf kein Teil dieser Unterlagen übersetzt, kopiert oder in irgendeiner Form und Weise vervielfältigt werden. 21/21