Präsenzseminar zum Grundlagenstudium Modul 10 Projektplanung

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1 Präsenzseminar zum Grundlagenstudium Modul 10 Projektplanung Univ.-Prof. Dr. Wilhelm Rödder Übersicht Lernhilfen Wiederholung und Erweiterung des Stoffes Teil I: Projektplanung Planungs- und Entscheidungstechniken Das Projekt Geschichte Begriff Organisation Aufbau» Personen / -gruppen» Organisationsformen Organisation Ablauf Verlauf» Idee bis Abschluss Netzplantechnik Abgrenzung des Stoffes Teil II: Projektmanagement IWW Projektplanung Rödder 1

2 Übersicht Lernhilfen Wiederholung und Erweiterung des Stoffes Teil I: Projektplanung Planungs- und Entscheidungstechniken Das Projekt Netzplantechnik Netzplanstrukturen CPM Vorgangsknotennetze» Elemente» Kontrolle & Steuerung» Das Projekt SOFT» Übungsbeispiel» Die Struktur» Software» Zeitrechnung ohne Wartezeiten» Zeitrechnung mit Wartezeiten Abgrenzung des Stoffes Teil II: Projektmanagement IWW Projektplanung Rödder 2 Lernhilfen Analysieren & Strukturieren & Rekapitulieren & Begreifen Erfassen Vernetzen Lernprozess iterativ IWW Projektplanung Rödder 3

3 Lernhilfen Kein Festbeißen Kein Formallernen Kein Sammeln Sinkende Lernkurve Fehlendes Verständnis Keine Wissensvernetzung Trotz der Strukturhilfen von FeU Lehrtexten Notizen in Text/Kopie Gespräche mit sich selbst Gespräche mit Dritten Eigene Zusammenfassungen von Wissensinhalten IWW Projektplanung Rödder 4 Planungs- und Entscheidungstechniken Fallstudien Produktionsplanung einer Tischlerei Schätzung von Lagerhaltungskosten Phasenoptimierung einer Ampelschaltung Vergabe von Konsumentenkrediten IWW Projektplanung Rödder 5

4 Das Projekt Geschichte Das Projekt Geschichte Wann Wo Was Erste Abgrenzung gegenüber Tagesgeschäft gegenüber Sonderaufgaben gegenüber Veränderungsprozessen IWW Projektplanung Rödder 6 Das Projekt Begriff Begriff Definition nach DIN Effizienzsteigerung Merkmale Fortschritt-Kosten-Diagramm Merktafel Kosten 5 Wochen 4 Wochen P.-Ende Fortschritt IWW Projektplanung Rödder 7

5 Das Projekt Begriff Merktafel Projektmerkmale Merkmale Erläuterung Konsequenzen Ziele/ Zielvorgaben Neuartigkeit Endlichkeit Komplexität Ressourcen Organisationsform Strategische Ziele, veränderbar im P.-Verlauf Ziele neuartige Fragestellungen Ziele zeitliches oder inhaltliches Ende Ziele Vielschichtigkeit der Aufgaben, der Projektabläufe, der wirtschaftlichen Wirkungen und Folgen Ziele Budget Ziele Sekundärorganisation Quantitative oder qualitative Zielvorgaben wenig Daten hohes Risiko Ressourcenverfügbarkeit nur während P. Interdisziplinarität, Teamarbeit, Beteiligung mehrerer Funktionsbereiche Konkurrenz Linie vs. Projekt E i n m a l i g k e i t IWW Projektplanung Rödder 8 Das Projekt Organisation Aufbau Organisation Ablauf Projektorganisation Aufbau Begriffsabgrenzung Projekt/Linie Personen Wer Merktafel Was Merktafel Wie Organisationsformen: Reines Projektmanagement Matrix-Projektmanagement Einfluss-Projektmanagement Ablauf Begriffsabgrenzung Projekt/Linie Phasen/Meilenstein Merktafel IWW Projektplanung Rödder 9

6 Das Projekt Organisation Ablauf Projektpersonen Ebene Personen/-gruppen Optionale Berater/Gremien Auftraggeber Auftragnehmer Sonstige Auftraggeber Entscheider Projektleiter Teammitglieder Projektmitarbeiter Stab/Studiengruppe Betroffene Pate Lenkungsausschuss IWW Projektplanung Rödder 10 Das Projekt Organisation Aufbau Aufgaben und Befugnisse / Verantwortlichkeiten nach Personengruppen Personen/-gruppe Aufgaben Befugnisse Verantwortlichkeiten Auftraggeber Projektauftrag; Projektinitiierung; Auswahl Entscheider; Ausstattung Entscheider mit Projektressourcen; Absegnen Projektergebnisse Zielvorgaben; Zieländerungen; Projektstopp Unternehmerische P.-Verantwortung; Bereitstellung P.-Ressourcen Entscheider Bestimmen Stab bzw. Studiengruppe Leiten Machbarkeitsstudie; Bewerten Ergebnis Machbarkeitsstudie; Benennen Projektleiter; Ausstatten Projektleiter mit Ressourcen + Befugnissen; Projektüberwachung anhand von Meilensteinen; Abstimmen Projekt mit Linie; Durchsetzen Projektergebnisse im Unternehmen Zieländerungen Projektstopp; Feststellen Zielerreichung; Absegnen Projektergebnisse; Ein- und Absetzen Projektleiter + Team Verantwortung Zielerreichung Projektleiter Planung von Projektaufgaben + Meilensteinen; Organisation der Projektgruppe; Vorgaben Arbeitsumfang, Termine, Bearbeitungsabfolgen in Abstimmung mit Team; Vorbereitung Meilensteine; Steuern des Projekts bzgl. Zeit, Kosten, Mitteln, Personal; Kommunikation mit Entscheider über (Teil-) Zielerreichung, Risiken, Managementfragen Weisung im Projekt; Koordination, Kontrolle und Steuerung; Entscheidung im Konfliktfall; Zugang zu allen Projektinformationen Projektverantwortung IWW Projektplanung Rödder 11

7 Das Projekt Organisation Aufbau Aufgaben und Befugnisse / Verantwortlichkeiten nach Personengruppen (Fortsetzung) Personen/-gruppe Aufgaben Befugnisse Verantwortlichkeiten Teammitglieder Projektmitarbeiter Umsetzung T eilaufgaben ziel- und ergebniskonform; Meldung meilensteingefährdender Abweichungen; Einsetzen Fachkompetenz bei Planung, Realisierung, Steuerung und Kontrolle im Projekt; Überwachen Risiken; Dokumentation Teilaufgaben wie Teammitglieder, jedoch nur im Rahmen der Projektmitarbeit Entscheiden im Rahmen der Sachkompetenz; Information Projektleiter Termin-, Kosten-, Ergebnisverantwortung bzgl. der Teilaufgaben gegenüber dem Projektleiter Lenkungsausschuss wie Auftraggeber + Entscheider: insb. Zieldefinition + Freigabe von finanziellen/ personellen Ressourcen; Überprüfen Zielerreichung; Bewertung Zwischenergebnisse; Freigabe Projektphasen Pate Abstimmung + Harmonisierung aller Personen / Personengruppen Stab/Studiengruppe Unterstützung Entscheider bei Projektdefinition IWW Projektplanung Rödder 12 Das Projekt Organisation Aufbau Übersicht Organisationsformen Reines PM Matrix-PM Einfluss-PM Linien-PM Auftrags-PM Vertrags-PM IWW Projektplanung Rödder 13

8 Das Projekt Organisation Ablauf Phasen / Meilenstein Begriff Definition Charakteristika / Aufgaben Phase Zeitraum der Abwicklung eines Teilprojekts wohlbestimmter Aufgabenpakete diesem Zeitraum, Aufgabenpakete mit nachprüfbaren Einbettung zwischen Meilensteinen, Selbständigkeit der Teamarbeit in Zwischenergebnissen Meilenstein Projektbeginn Projektende Zeitpunkt zu Beginn und Ende einer Phase oder wohldefiniertes Ereignis am Ende einer Phase Genehmigung des Projekts durch Entscheider/Auftraggeber und offizieller Projektauftrag Ende aller Projektaktivitäten; Auflösung der Projektgruppe Berichterstattung an Entscheider/Lenkungsausschuss durch Projektleiter/Team; Entscheidung über Projektstatus durch Entscheider/Lenkungsausschuss: Wiederholung Phase Korrektur Soll/Ist-Abweichung bis zu festem Termin (neuer Meilenstein) Genehmigung nächste Phase Projektstopp. Abschluss Definitionsphase, Vorlage Machbarkeitsstudie durch Stab/Studiengruppe Abschlussbericht über Projektergebnisse vor Entscheider/Lenkungsausschuss/Auftraggeber durch Projektleiter/Team; Entlastung des Projektleiters durch Entscheider; Auflösen Organisationsstruktur und Rückführung des Personals in die Linie oder in ein neues Projekt; Dokumentation des Projekts. IWW Projektplanung Rödder 14 Das Projekt Verlauf» Idee bis Abschluss Projektidee Strategische Planung, Leitbilder, Anfrage, Anregung Projektdefinition Projektanalyse Formulierung Zielsystem Managementplanung Konzeptplanung Organisationsplanung Durchführbarkeitsstudie Untersuchung von Hintergründen und Rahmenbedingungen Definition messbarer, strategiekonformer Ziele Mögliche Aufbau- und Ablauforganisationsformen überprüfen Entwicklung und Bewertung von Lösungsalternativen, Entscheidungsvorbereitung P-Auftrag nein STOPP Entscheidung über Projektauftrag IWW Projektplanung Rödder 15

9 Das Projekt Verlauf» Idee bis Abschluss ja Durchführungsplanung Grobgliederung Feingliederung Personalauswahl Angabe der Hauptaktivitäten als Grundlage der Ablaufplanung und Personalauswahl Herunterbrechen der Haupt- auf Einzelaktivitäten, bis technischer Ablauf sichtbar ist; Zeit-, Personaleinsatz- und Kostenplanung als Soll-Werte Zusammenstellung des Teams Projektdurchführung Durchführung der Phasen Überwachung/Steuerung Permanente zeitliche, leistungsmäßige und finanzielle Soll-Ist-Kontrolle und Steuerung Projektabschluss Projektauswertung Projektdokumentation Projektergebnisbewertung Projektmanagementbewertung Entscheidung über Weiterverwendung Projekt-Personal Projekt-Sachmittel Dokumentation des Projekts zwecks Anwendung erfolgreicher Vorgehensweise in Linie und Folgeprojekten IWW Projektplanung Rödder 16 Netzplantechnik Netzplanstrukturen CPM Vorgangspfeilnetze CPM Vorgangsknotennetze PERT Ereignisknotennetze MPM Vorgangsknotennetze IWW Projektplanung Rödder 17

10 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Elemente Nr. Vorgang Dauer [Tage] Vorgänger Termine Ressourcen Kosten [D] : : 3 : : PRAE 14 1 EA 4 AZ = : 10 Mü [0.25] Hü [0.5] 2975,- IWW Projektplanung Rödder 18 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Das Projekt SOFT Das Projekt Softwarefirma SOFT plant Werbeveranstaltung: Präsentation neuer Produkte Fachreferate Praktiker & Hochschullehrer Werbeabteilung: Herr Müller Leiter Frau Hübner Vollzeitkraft Frau Schubert Auszubildende Projekt: Vorbereitung Einladungen, Tagungs- und Veranstaltungsort Vorgänge: KURE, ORRA, PRAE, UNTE, ENDE IWW Projektplanung Rödder 19

11 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Die Struktur Nr. Vorgang Dauer [Tage] Vorgänger 1 KURE - 2 ORRA 1 3 PRAE 1 4 UNTE 2 5 ENDE 3, 4 IWW Projektplanung Rödder 20 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Zeitrechnung ohne WZ Nr. Vorgang Dauer [Tage] Vorgänger 1 KURE 10-2 ORRA PRAE UNTE ENDE 0 3, 4 FAZ = max FEZ SAZ = min SAZ D FEZ = FAZ + D IWW Projektplanung Rödder 21

12 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Zeitrechnung ohne WZ Vorwärtsrechnung IWW Projektplanung Rödder 22 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Zeitrechnung ohne WZ Rückwärtsrechnung IWW Projektplanung Rödder 23

13 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Zeitrechnung ohne WZ Berechnung der Pufferzeiten GP = SAZ FAZ FP = min FAZ FEZ IWW Projektplanung Rödder 24 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Zeitrechnung mit WZ FAZ = max (FEZ + WZ) GP = SAZ FAZ SAZ = min (SAZ WZ) D FP = min (FAZ WZ) FEZ IWW Projektplanung Rödder 25

14 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Zeitrechnung mit WZ UNTE: FP = = 0 PRAE: FP = = 2 ORRA: FP = (16 2) 14 = 0 KURE: FP = min {10, 6 + 4} 10 = 2 IWW Projektplanung Rödder 26 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Kontrolle und Steuerung IWW Projektplanung Rödder 27

15 Ausblick Ganzheitliches Projektmanagement Das Projekt» Projektsituation» Information, Dokumentation» Projektorganisation und Kommunikation» Projektverlauf» Projektpersonal Managementtechniken der Projektphasen» Techniken für die Definitionsphase» T. für die Kontrolle & Steuerung» Techniken für die Realisierungsplanung» T. für das Risikomanagement Instrumente des Projektmanagements» ASDT» Risikomanagement» Kreativitätstechniken» Risikopotenziale» Zielbildungsprozess» Risikoanalyse» Zielertragsmessung» Risikobehandlung» Schätzmethoden Aufwand» Erfahrungssicherung durch» Ablaufplanung und -steuerung Projektbewertung» Zeitrechnung mit WZ» Multiprojektmanagement» Termineinschränkungen» Ressourcen- und Kostenplanung» Konfliktbehandlung & Planabgleich» Kontrolle & Steuerung IWW Projektplanung Rödder 28 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Übungsbeispiel Vorgangsliste: Nr. Name Dauer Vorgänger [Tage] [Nr.] 1 A 5 2 B 4 3 C 2 1;2 4 D E Ende 0 4;5 Name Nr. Dauer FAZ FEZ SAZ GP FP IWW Projektplanung Rödder 29

16 Netzplantechnik CPM Vorgangsknotennetze» Übungsbeispiel Vorgangsliste: Nr. Name Dauer Vorgänger [Tage] [Nr.] 1 A 5 2 B 4 3 C 2 1;2 4 D E Ende 0 4;5 A 1 5 D 4 3 C 3 2 Ende 6 0 B 2 4 E 5 6 Name Nr. Dauer FAZ FEZ SAZ GP FP IWW Projektplanung Rödder 30 Software zur Projektplanung Microsoft Project office.microsoft.com/project/ Primavera P6 Professional Project Management Artemis 9000/EX Acos Plus.1 PAVONE Project Management Asta Powerproject Planisware 5 CA Clarity PPM A-Plan IWW Projektplanung