Handbuch zur Personalbeurteilung

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1 Handbuch zur Personalbeurteilung - Kompetenzbewertung & Potenzialeinschätzung HR PERSONAL-CONSULTING GmbH Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Weiterverarbeitung in elektronischen Systemen sind ohne Zustimmung durch die HR PERSONAL-CONSULTING GmbH nicht zulässig. Stand: Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 1

2 A. Grundlagen des Modells Ob im Rahmen einer gezielten Personalauswahl, einer Ziel gerichteten Personalentwicklung oder einer leistungsorientierten Personalvergütung: An einer systematischen Beurteilung von Mitarbeitern und Führungskräften führt oft kein Weg vorbei. Was im Einzelfall auch immer der konkrete Anlass sein mag: Stets geht es bei der Personalbeurteilung um einen Soll-Ist-Vergleich von spezifischen Leistungs- oder Verhaltensanforderungen mit spezifischen persönlichen Voraussetzungen. Voraussetzung hierfür wiederum ist, aus der theoretisch unendlichen Anzahl an beobachtbaren Leistungs- und Verhaltensmerkmalen jene herauszufiltern, die als erfolgskritische Faktoren im Hinblick auf die Erfüllung bestimmter Aufgaben beziehungsweise auf die Erreichung bestimmter Ziele/Ergebnisse angesehen und damit als Beurteilungskriterien zugrunde gelegt werden können. Wir bezeichnen diese Faktoren als Befähiger oder Kompetenzen. Mit diesem Handbuch möchten wir Ihnen unser Modell zur Kompetenzbewertung vorstellen. Dahinter steht die - durch langjährige Erfahrung gewachsene - Überlegung, dass Kompetenzen losgelöst von den Anforderungen einer konkreten Position allgemein gültig definiert werden können, wenn man den Blick ganzheitlich auf eine Organisation oder Unternehmung richtet und fragt: Welche wesentlichen Kompetenzen sind bei den Mitarbeitern (Fach- und Führungskräfte) erforderlich, damit eine Unternehmung oder Organisation ihre übergeordnete Zielsetzung, nämlich die Befriedigung der Bedürfnisse der sie tragenden Kunden und Kapitalgeber, erfüllen kann? Wir unterscheiden 7 Kompetenzfelder und in ihnen mehrere Dimensionen : Kompetenzfeld Dimensionen 1. Formale Voraussetzungen 1.1. Bewerbungsdokumente 1.2. Auftreten, Konstitution 1.3. Wechselmotivation, familiärer Rückhalt 1.4. Vertragliche Rahmenbedingungen 2. Fachkompetenz 2.1. Qualifikation 2.2. funktionsspezifisches Wissen + Berufspraxis 2.3. Kenntnis funktionsrelevantes Markt- & Wettbewerbsumfeld 3. Methodenkompetenz 3.1. Dienstleistungsorientierung/Kundenfokussierung 3.2. Wertschöpfungsorientierung/wirtschaftliches Denken 3.3. Prozess- & Qualitätsorientierung 3.4. Innovationsorientierung/Kreativität 3.5. Analyse & Konzeption 3.6. Entscheidung & Umsetzung Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 2

3 4. Soziale Kompetenz 4.1. Kontaktfähigkeit & Beziehungsmanagement 4.2. Teamorientierung, Kooperations- & Konsensfähigkeit 4.3. Konfliktfähigkeit & Durchsetzungsvermögen 4.4. Empathie, Toleranz, Fairness 4.5. Kommunikationsfähigkeit, Argumentation & Überzeugung 4.6. Moderations- & Mediationsfähigkeit 5. Personale Kompetenz 5.1. Optimismus, Begeisterungsfähigkeit, Humor 5.2. Selbstmotivation, Engagement, Initiative 5.3. Zuverlässigkeit, Verantwortungsbereitschaft, Integrität 5.4. Lern- & Veränderungsbereitschaft, Flexibilität 5.5. Selbstbewusstsein, Selbstkenntnis, Authentiziät 5.6. Bescheidenheit, Demut, Werteorientierung 6. Führungskompetenz 6.1. Unternehmensstrategie & Personalpolitik unterstützen, Ziele kommunizieren 6.2. Mitarbeiterpotenziale & -kompetenzen erhalten, einsetzen, entwickeln 6.3. Mitarbeiter ermächtigen, Teamgeist fördern 6.4. Rückmeldungen annehmen & geben 7. Unternehmerische Kompetenz 7.1. Richtung weisen durch Visionen, Strategien, Vorleben der Kultur 7.2. Managementsysteme entwickeln & einführen Die Dimensionen haben wir durch Leistungs- beziehungsweise Verhaltensbeispiele aus bester Praxis weiter operationalisiert. Sie sind quasi Best Practice Sollvorgaben, mit denen der Ist Profilvergleich anhand einer sehr feinstufigen Bewertungsskala vorgenommen werden kann: Bewertung (5er-Rasterung ) 0 10 (0->5->10) (15->20->25->30->35) (40->45->50->55->60) (65->70->75->80->85) (90->95->100) Kompetenzbeurteilung Klare Schwäche = Kompetenz ist nicht oder kaum vorhanden Lernfeld = Kompetenz ist erkennbar, jedoch nicht ausreichend ausgeprägt Gelebte Praxis = Kompetenz ist vorhanden Variantenreiche Praxis = Kompetenz ist gut ausgeprägt Absolut professionell = Kompetenz ist herausragend ausgeprägt Auf der Grundlage dieses Modells lässt sich gut und rasch eine klienten- und positionsspezifische Verfeinerung der Anforderungskriterien und damit des Beurteilungsverfahrens vornehmen, indem man, aufbauend auf einer dezidierten Positionsanalyse, z.b. Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 3

4 a) festlegt, welche Kompetenzfelder im konkreten Falle überhaupt zur Beurteilung herangezogen werden (z.b. wird in aller Regel Feld 1. = Formale Voraussetzungen nur bei der Beurteilung externer Bewerber herangezogen werden; das Feld 6. = Führungskompetenz nur bei der Besetzung von Führungspositionen und das Feld 7. = Unternehmerische Kompetenz in Ergänzung hierzu nur, wenn es um die Besetzung von Positionen auf oberster Leitungsebene geht) b) ergänzend zu den allgemeinen Verhaltensbeispielen weitere konkret geforderte Verhaltensweisen zu den einzelnen Kompetenzdimensionen beschreibt und in der Summe somit eine Auflistung spezifischer Anforderungen (= Verhaltensanker) erhält c) alle Verhaltensanker einer Dimension entsprechend ihrer Relevanz untereinander gewichtet d) anschließend auch die Dimensionen entsprechend ihrer Relevanz untereinander gewichtet e) bei der in Frage stehenden Person die Erfüllung der Voraussetzungen zu den einzelnen Kriterien prüft und bewertet f) um schließlich über die gewichteten Einzelbewertungen zu einer Gesamtbeurteilung der jeweiligen Person zu gelangen. Für die Gewichtung der einzelnen Kriterien auf den Ebenen Verhaltensanker, Dimension und Kompetenzfeld kommt folgendes 4-stufiges Raster zum Tragen: Gewichtung der Relevanz Bedeutet 0 Auf dieser Position von keiner Relevanz. 1 Auf dieser Position von geringer Relevanz. 2 Auf dieser Position von mittlerer Relevanz. 3 Auf dieser Position von hoher Relevanz. Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 4

5 B. Verfahrensempfehlung Bitte prüfen Sie, welche der Kompetenzfelder im konkreten Fall relevant sind und abgeprüft werden sollen. Bitte prüfen Sie, ob Ihre unternehmens- oder positionsspezifischen Anforderungen, also das Soll-Profil, durch die zu jeder Kompetenzdimension aufgeführten Verhaltensmuster ( Das kann u.a. beinhalten ) abgedeckt werden. Falls nicht, nehmen Sie bitte bei den jeweiligen Kriterien ergänzende Konkretisierungen vor ( Weitere positionsspezifische Operationalisierung ). Legen Sie die Gewichtung/Relevanz der einzelnen Verhaltensanker innerhalb einer Dimension fest. Legen Sie die Gewichtung/Relevanz der einzelnen Dimensionen innerhalb eines Kompetenzfeldes fest. Entscheiden Sie, mit welcher Erhebungsmethode Sie die Kompetenzen prüfen wollen. Führen Sie die Erhebung durch. Formulieren Sie nach der Erhebung zunächst auf jeweils einer Seite zu jeder Dimension aus, welche besonderen Stärken und weiterführenden Potenziale Sie beim Kandidaten (w/m) erkannt haben welche Verbesserungsbereiche oder Schwächen Sie bei ihm sehen und wo es ggf. noch Klärungsbedarf gibt. Bewerten Sie anschließend jeden einzelnen Verhaltensanker einer Dimension und bilden anschließend aus der Summe das gewichtete arithmetische Mittel. Entspricht der sich hieraus ergebende Mittelwert dem, was Sie aus dem Gefühl heraus als richtigen Wert für die jeweilige Dimension ansehen würden? Falls Nein, korrigieren Sie den Mittelwert bitte nach bestem Wissen und Gewissen. Nehmen Sie die abschließende Gesamtbeurteilung des Kandidaten (w/m) vor: Welche wesentlichen Schlüsselqualifikationen haben Sie erkannt? Welche wichtigen Kompetenzdefizite sind vorhanden? Überführen Sie die einzelnen Dimensionsbewertungen in die Gesamtergebnis-Matrix und bilden pro Kompetenzfeld jeweils das gewichtete arithmetische Mittel. Entspricht der sich hieraus ergebende Mittelwert dem, was Sie aus dem Gesamteindruck heraus als richtigen Wert für das jeweilige Kompetenzfeld ansehen würden? Falls Nein, korrigieren Sie den Mittelwert bitte nach bestem Wissen und Gewissen. Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 5

6 3. Methodenkompetenz Wie soll ein Mitarbeiter seine Fachkompetenz einsetzen, um den Anforderungen gerecht zu werden? 3.1. Dienstleistungsorientierung: Den Fokus auf den (externen und internen) Kunden richten. Bewertung Kompetenzbeurteilung Relevanz bedeutet 0 10 Klare Schwäche = Kompetenz ist nicht oder kaum 0 Auf dieser Position von keiner Relevanz. vorhanden Lernfeld = Kompetenz ist erkennbar, jedoch nicht 1 Auf dieser Position von geringer Relevanz. ausreichend ausgeprägt Gelebte Praxis = Kompetenz ist vorhanden 2 Auf dieser Position von mittlerer Relevanz Variantenreiche Praxis = Kompetenz ist gut ausgeprägt Absolut professionell = Kompetenz ist herausragend ausgeprägt 3 Auf dieser Position von hoher Relevanz. - - Rel. Bew. Gew. Bew. Dies kann u.a. beinhalten: - kennt und versteht seine Kunden und steht in regelmäßigem direkten Kontakt zu ihnen (persönlich, telefonisch, schriftlich), auch nachdem ein Auftrag abgeschlossen oder ein Problem gelöst ist - ist sich bewusst, dass ausschließlich die Kunden entscheiden, ob die Produkt- und Dienstleistungsqualität stimmt und das Preis-/Leistungs-Verhältnis angemessen ist und dass damit sie über den Unternehmenserfolg entscheiden - stellt grundsätzlich Kundenbedürfnisse in den Mittelpunkt des eigenen Denkens und Handelns - geht proaktiv auch auf potenzielle Kunden, Endverbraucher und die interessierte Öffentlichkeit zu, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu antizipieren - tritt Kunden gegenüber stets freundlich und verbindlich auf, vermittelt ihnen Anerkennung und Wertschätzung sowie Freude an der Dienstleistungserbringung - fühlt sich persönlich verantwortlich für die Gewinnung und Bindung von Kunden (auch das Back Office sollte regelmäßig an die Verkaufsfront gehen!) - respektiert jeden Kunden als Individuum; nimmt gleichwohl, falls es zur Steigerung der Effektivität notwendig ist, auch Segmentierungen vor - überwacht die Kundenzufriedenheit, wertet Kundenrückmeldungen systematisch aus Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 6

7 - kümmert sich schnell und effektiv um die Behebung von Reklamationen - setzt sich erkennbar für den Kunden ein und handelt stets ehrlich und berechenbar - erfüllt vereinbarte Kundenaufträge auch in Ausnahmesituationen termin- und qualitätsgerecht Weitere positionsspezifische Operationalisierung: Summe Mittelwert Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 7

8 Stärken/Potenziale: Schwächen/Verbesserungsbereiche: Weiterer Klärungsbedarf: Muster aus Handbuch zur Kompetenzbeurteilung Seite 8