4.2 PDF-Dateien aus mehreren Dateien erstellen

Transkript

1 PDF-Dateien erstellen und zusammenführen 4 Ein PDF-Dokument über das Dateiverzeichnis erstellen Eine weitere schnelle Vorgehensweise, PDF-Dateien zu erstellen, ist über das Kontextmenü der abgelegten Dateien in den Verzeichnisordnern Ihres Betriebssystems gegeben: Starten Sie den Windows- Explorer. Suchen Sie die gewünschte Datei, und markieren Sie diese. Klicken Sie im Kontextmenü auf IN ADOBE PDF KONVERTIEREN. Während der Konvertierung informiert Sie ein Dialogfenster über den aktuellen Fortschritt. Abschließend wird die fertige PDF-Datei automatisch in Adobe Acrobat geöffnet, sodass Sie gleich damit weiterarbeiten können. Konvertierung über das Kontextmenü im Windows-Explorer Konvertierung einer Datei in das PDF-Format heißt, dass immer automatisch eine Kopie der Quelldatei für die Umwandlung generiert wird. Das Original bleibt unverändert erhalten. 4.2 PDF-Dateien aus mehreren Dateien erstellen Mit Adobe Acrobat können mehrere Dateien zu einem PDF-Dokument zusammengefasst Je nachdem, mit welcher Programmversion Sie arbeiten, stehen Ihnen hierfür unterschiedliche Methoden der Dateizusammenführung zur Verfügung: Methode Einzelnes PDF-Dokument erweitern Mehrere PDF-Dateien in einem einzigen PDF-Dokument zusammenführen Beschreibung In ein PDF-Dokument können an beliebiger Stelle Seiten anderer PDF- Dateien oder Inhalte aus der Zwischenablage eingefügt Dateien aus unterschiedlichen von Acrobat unterstützten Anwendungen werden in einem Arbeitsgang konvertiert und zu einem einzigen neuen PDF-Dokument zusammengefasst, mit beispielsweise durchgehender Seitennummerierung und einem gemeinsamen Lesezeichenverzeichnis. Die einzelnen Quellkomponenten sind danach nicht mehr erkennbar. Als Anhang können dem neuen PDF-Dokument weitere Dateien in beliebiger Anzahl und verschiedenstem Format zugeordnet Dateien verschiedener Formate in einem PDF-Portfolio bündeln (nur in den Acrobat-9-Pro- Versionen) Unterschiedliche Dateiformate können in einem PDF-Portfolio wie in einem Aktenordner zusammengefasst Die einzelnen Komponenten bleiben dabei als solche auch nach der Bündelung erkennbar und einzeln aufrufbar. Diese Methode erlaubt, eigenständige Merkmale in den Komponenten beizubehalten, wie z. B. eigene Seitennummerierung, eventuell vorhandene unterschiedliche Sicherheitseinstellungen, Formularfunktionen oder Standardansichten. Zusätzlich kann das PDF-Portfolio optisch individuell gestaltet und mit eigenen Design-Elementen wie z. B. dem Firmenlogo ausgestattet Nachfolgend werden die Zusammenführungsmöglichkeiten anhand der Acrobat-9-Pro-Version beschrieben. HERDT-Verlag 33

2 4 Acrobat 9 - PDF-Dokumente erstellen und publizieren Ein einzelnes PDF-Dokument erweitern Laden Sie das PDF-Dokument, das Sie mit zusätzlichen Inhalten versehen möchten, in Acrobat. Rufen Sie über den Menüpunkt DOKUMENT - SEITEN EINFÜGEN - AUS DATEI den gewohnten Auswahldialog auf, und bestimmen Sie die gewünschte Datei. Durch Betätigen der Schaltfläche AUSWÄHLEN öffnet sich der Dialog SEITEN EINFÜGEN, in dem Sie angeben müssen, hinter welcher Seite im geöffneten Dokument die Seiten der ausgewählten Datei eingefügt werden sollen. Bestätigen Sie mit OK. oder Kopieren Sie Dateiinhalte aus einer Anwendung, die von Acrobat unterstützt wird, in die Zwischenablage. Dialogfenster SEITEN EINFÜGEN Wählen Sie im Menü DOKUMENT - SEITEN EINFÜGEN - AUS ZWISCHENABLAGE, und geben Sie anschließend im Dialogfenster ein, wo die kopierten Inhalte in der geladenen Datei eingefügt werden sollen. Bestätigen Sie mit OK. Die Einfügung erfolgt stets auf einer zusätzlichen ganzen Seite. Diese Methode des Einfügens von Inhalten eignet sich gut, wenn ein PDF-Dokument keine Seitennummerierung hat oder wenn beispielsweise nur wenige neue Elemente angefügt werden sollen, wie etwa ein Deckblatt. Für umfangreichere Ergänzungen empfiehlt sich auf jeden Fall die Arbeit mit der Funktion ZUSAMMEN- FÜHREN. Dateien in einer einzigen PDF-Datei zusammenführen Die Dateien, die Acrobat für die Bündelung in einer Datei verarbeiten kann, müssen entweder in den Anwendungsformaten vorliegen, die direkt unterstützt werden, oder sie müssen vorab separat in das PDF- Format umgewandelt werden, z. B. über die Drucken-Funktion oder das Kontextmenü im Windows-Explorer. Klicken Sie in der Aufgaben-Werkzeugleiste auf ZUSAMMENFÜHREN - DATEIEN IN EINEM EINZIGEN DOKUMENT ZUSAMMENFÜHREN, um den dazugehörigen Assistenten zu öffnen. Wählen Sie über die Schaltfläche DATEIEN HINZUFÜGEN die gewünschten Dateien aus Ihrem Rechnerverzeichnis aus. Ihre Auswahl wird in das Listenfeld übertragen und standardmäßig zunächst in alphabethischer Reihenfolge gelistet. Die Anordnung entspricht dabei der Reihenfolge, in der die konvertierten Dateien nacheinander im PDF-Dokument oder -Paket zusammengeführt 34 HERDT-Verlag

3 PDF-Dateien erstellen und zusammenführen 4 DATEIEN ZUSAMMENFÜHREN - Dateien auswählen Korrigieren Sie die Reihenfolge der Dateien nach Belieben per Drag and Drop im Listenfeld selbst oder über die entsprechenden Schaltflächen. Stammen die Dateien aus Programmen, die Acrobat direkt unterstützt (wie z. B. Microsoft- Office-Anwendungen), ist es möglich, nur Teilbereiche eines Dokuments auszuwählen. Markieren Sie die gewünschte Datei in der Liste, und betätigen Sie die Schaltfläche SEITEN WÄHLEN. Es folgt der Dialog SEITENBEREICHSVORSCHAU UND -AUSWAHL. Geben Sie im Bereich SEITENBEREICH AUSWÄHLEN Ihre Auswahl an. Zur Orientierung können Sie im sehr übersichtlichen Vorschaufenster per Bildlaufleiste durch die Datei navigieren. Ausschnitt des Dialogfensters zur Seitenauswahl Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK, um zum Fenster DATEIEN ZUSAMMENFÜHREN zurückzukehren. Legen Sie hier abschließend über die Schaltflächen im Bereich DATEIGRÖSSE fest, welche Qualität die PDF-Datei haben soll: Wählen Sie STANDARDGRÖSSE: wenn Ausdrucke in hoher Qualität gewährleistet sein sollen, wie es beispielsweise im Geschäftsalltag erforderlich ist KLEINERE DATEI: wenn das Dokument für die Verteilung im Internet bzw. ausschließlich für die Darstellung am Bildschirm gedacht ist GRÖSSERE DATEI: wenn die fertige PDF-Ausgabe professionell in einer Druckerei gedruckt werden soll Diese drei Konvertierungsoptionen greifen auf Einstellungsstandards der Acrobat-Komponente Distiller zurück und können - wenn erforderlich - über die Voreinstellungen geändert werden (vgl. Kapitel 6). HERDT-Verlag 35

4 4 Acrobat 9 - PDF-Dokumente erstellen und publizieren Aktivieren Sie über die Schaltfläche OPTIONEN bei Bedarf die Ein- und Ausgabehilfen sowie die Lesezeichen-Anzeige für die fertige PDF-Sammlung. Starten Sie die Erstellung des PDF-Dokuments mit einem Klick auf DATEIEN ZUSAMMENFÜHREN. Je nach Umfang kann die Konvertierung einige Minuten dauern. Ein Fortschrittsbalken und Angaben zum Status, die in der Dateiliste eingeblendet werden, informieren Sie über den Fortgang. Überwachung der Konvertierungsroutine Nach erfolgreichem Abschluss der Konvertierung werden Sie automatisch dazu aufgefordert, die erstellte PDF-Datei, die standardmäßig als Sammelmappe bezeichnet wird, unter neuem Namen abzuspeichern. Sie können sofort daran weiterarbeiten. Dateien in einem PDF-Portfolio zusammenstellen (nur in Acrobat 9 Pro) Die Möglichkeit, mehrere Dateien unterschiedlichen Formats in einem sogenannten Paket zu bündeln, wie sie in Acrobat 8 eingeführt wurde, erfuhr in Version 9 Pro die komfortable Erweiterung zum PDF-Portfolio. Darin können unterschiedliche Dateitypen (aus nativ von Acrobat unterstützten Anwendungen) eingebunden Innerhalb des Portfolios kann anschließend jede Komponente unabhängig von den übrigen Dateien geöffnet, gelesen, bearbeitet und formatiert Darüber hinaus stehen zahlreiche Werkzeuge zur optischen Ausgestaltung einer zusammenfassenden Eingangsseite zur Verfügung, die der Sammlung einen individuelleren Rahmen gibt. Ein eigenes Arbeitsfenster macht die Erstellung und Bearbeitung der PDF- Portfolios einfach und übersichtlich. Wählen Sie in der Aufgaben-Werkzeugleiste ZUSAMMENFÜHREN - EIN PDF-PORTFOLIO PACKEN. oder Wählen Sie im Menü DATEI - PDF-PORTFOLIO ERSTELLEN, um das Portfolio-Arbeitsfenster zu öffnen. Das PDF-Portfolio-Arbeitsfenster Das PDF-Portfolio-Arbeitsfenster mit Dateiminiaturen ausgewählter Dateien und aktivem Werkzeugfenster LAYOUT WÄHLEN 36 HERDT-Verlag

5 PDF-Dateien erstellen und zusammenführen 4 Struktur des Arbeitsfensters PDF-Portfolio-Werkzeugleiste mit Symbol-Schaltflächen für verschiedene Anzeigeoptionen, zur Dateiverwaltung und Veröffentlichung sowie dem Eingabefeld zur Suche im Portfolio Bearbeitungsfenster für die PDF-Portfolio-Startseite sowie Anzeigefenster für die Vorschau von Komponentendateien Die Startseite ähnelt einem Inhaltverzeichnis, da sie die zusammenfassende Übersicht aller Portfolio- Elemente enthält und damit die Navigation durch die enthaltenen Dokumente erleichtert; sie kann in der einfachen Listenansicht betrachtet werden oder in einem der voreingestellten Layouts, die individuell gestaltet werden können. Zur Startseite kann auch eine zusätzliche Willkommenseite hinzugefügt Teilfenster für die Bearbeitungswerkzeuge zu den verschiedenen Aufgaben Schaltflächen, um Dateien und Ordner hinzuzufügen Suchen Sie als Erstes über die entsprechenden Schaltflächen, die den gewohnten Öffnen- Dialog aufrufen, die Dateien aus, die Sie im Portfolio zusammenfassen wollen. Sie können auch ganze Ordner wählen oder neue Ordner erstellen. Alle ausgewählten Komponenten werden als Miniaturen im Anzeigebereich dargestellt, deren Anordnung variiert werden kann (siehe unten). Anzahl und Umfang der Komponentendateien können Sie jederzeit wieder ändern. Wenn Sie doppelt unter den Dateinamen in einer Miniatur klicken, können Sie weitere QuickInfos zur Datei eingeben. Gestalten Sie mit den Bearbeitungswerkzeugen Schritt für Schritt die Eingangsseite Ihres Portfolios nach Ihren Wünschen. Klicken Sie dafür jeweils auf die Bereichsüberschriften im rechten Werkzeugfenster, um die erweiterten Werkzeugsammlungen zu öffnen. Die wichtigsten PDF-Portfolio-Bearbeitungswerkzeuge im Überblick Arbeitsbereich/Werkzeuge LAYOUT WÄHLEN AUF EINEM BILD Beschreibung Für die Startseite kann aus vier voreingestellten Layout-Varianten gewählt Als Hintergrund ist ein beliebiges Bild einsetzbar; im Vordergrund können die Dateiminiaturen frei mit der Maus verschoben und angeordnet werden, auch sich überlappend. Die Dateiminiaturen werden gekachelt angeordnet. BASISRASTER DREHEN FLIESSTEXT/ZEILENUMBRUCH WILLKOMMENSEITE KOPFZEILE (Standardeinstellung) Die Navigation durch die Komponentenminiaturen ist über zusätzlich eingeblendete Pfeile und Symbolschaltflächen möglich; bei dieser Variante ist immer nur eine Dateiminiatur aktiv und wird per Animation vergrößert in den Vordergrund gerückt. Die Miniaturen sind horizontal aneinandergereiht; über eingeblendete Pfeile und Symbolschaltflächen kann durch die Miniaturen navigiert Die Schaltfläche aktiviert die Werkzeugsammlung, mit der dem PDF-Portfolio eine Willkommenseite vorangestellt werden kann; diese kann mit Text und/oder Bild oder einem Flash-Movie gestaltet werden; es können weitere Formatierungen an Schrift und Bild im Bearbeitungsfenster vorgenommen Die Schaltfläche aktiviert die Werkzeugsammlung zur individuellen Gestaltung einer Kopfzeile auf der Portfolio-Startseite; die Kopfzeile kann Bild und Text enthalten, die im Bearbeitungsfenster weiter formatiert werden können. HERDT-Verlag 37

6 4 Acrobat 9 - PDF-Dokumente erstellen und publizieren Arbeitsbereich/Werkzeuge FARBSCHEMA AUSWÄHLEN SPEZIFIKATIONEN FÜR DATEI FESTLEGEN VERÖFFENTLICHEN Beschreibung Die Werkzeuge dieser Rubrik ermöglichen es, aus verschiedenen voreingestellten Farbschemata zu wählen und/oder diese noch weiter anzupassen; dies erlaubt die Einstellung von exakten Farbtönen, passend beispielsweise zu eigenen Logo- oder Firmenfarben. In diesem Bereich kann die Listenansicht der Startseite angepasst und bearbeitet werden; es können Spalten ergänzt, verschoben oder gelöscht sowie sämtliche Beschriftungen bearbeitet Analog zu den Schaltflächen aus der oberen Werkzeugleiste können in diesem Bereich abschließende Arbeiten vorgenommen werden: Speichern, Versenden oder Veröffentlichen zur gemeinsamen Weiterarbeit auf Acrobat.com (vgl. Kapitel 10). Speichern Sie nach Fertigstellung Ihrer Anpassungen Ihr Portfolio ab, und schließen Sie den Bearbeitungsmodus über das Menü ÄNDERN - PORTFOLIOBEARBEITUNG BEENDEN. Die Bearbeitungswerkzeuge werden ausgeblendet. Sie können Ihr soeben erstelltes PDF- Portfolio im normalen Anzeigemodus noch einmal überprüfen. PDF-Portfolio-Startseite im Präsentationsmodus 4.3 PDF-Dateien durch Scannen erstellen Ohne weiteren Umweg können mit Acrobat Papiervorlagen eingescannt und in durchsuchbaren Text umgewandelt Wenn Ihr Scanner den Modus SCANNEREIGENE OBERFLÄCHE AUSBLENDEN unterstützt, ist es am schnellsten, eine dieser Voreinstellungen für einen bestimmten Vorlagentyp zu benutzen: SCHWARZWEIßDOKUMENT GRAUSTUFENDOKUMENT FARBDOKUMENT FARBBILD 38 HERDT-Verlag