Landesverwaltungsamt Berlin

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1 Landesverwaltungsamt Berlin Service- und Systemunterstützungs-Center (SSC) Landesverwaltungsamt Berlin Berlin (Postanschrift) IPV anwendende Stellen GeschZ (Bei Antwort bitte angeben) PS IPV Dienstgebäude Berlin-Wilmersdorf Fehrbelliner Platz Berlin Fragen zum Inhalt per Hotline-Anfrage an die unten angegebene -Adresse Vermittlung (030) Intern Fax (030) Adresse [email protected] ( -adresse nicht für Dokumente mit elektronischer Signatur) Datum Rundschreiben LVwA IPV Nr. 05/2014 Änderungen/Hinweise zum Kalendermonat Februar 2014 Übersicht der Themenkomplexe 1 Allgemeines Termine Transporttermin Februar Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Systemsperre Anwenderhandbuch Hotline-Anfragen SEPA Umstellung der Auszahlung der Bezüge 4 2 Stichprobenprüfung Wegfall des Prüfbelegs 4 3 Personal- / Versorgungsadministration und Zeitwirtschaft Sonderzahlung bei unterhälftiger Altersteilzeit (Besoldung) Zwölftelung der Sonderzahlung (Besoldung) Infotyp Sonderregelungen (IT 0265) Schulwegbegleiter Bescheid E31 Berechnung Kürzungsbetrag Infotyp Rentenauskunft (IT 0406) Fehlerhafte Vorschlagswerte bei der Festsetzung von Witwengeld Änderung von Dienstzeitenschlüsseln Umstellung der maschinellen Überweisungen auf SEPA 8 Verkehrsverbindungen: U-Bahn Fehrbelliner Platz Bus 101, 104, 115 Eingang: Tordurchfahrt Württembergische Str. Sprechzeiten siehe Internet und nach Vereinbarung Zahlungen bitte an die Landeshauptkasse Berlin auf eines der nebenstehenden Konten: Internet: Geldinstitut Postbank Berlin Landesbank Berlin Bundesbank Filiale Berlin IBAN DE DE DE BIC/SWIFT PBNKDEFF100 BELADEBEXXX MARKDEF1100

2 3.10 SEPA Stammdatenpflege Zulässigkeit von Zahlwegen Rubrik ELStAM Nachzahlungen nach dem Zuflussprinzip für Besoldung Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ab Austritt Neue Steuertabelle Lohnsteuerbescheinigung Formular für Zahlungen an Rechtsnachfolger Pflegehinweis Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ELStAM-Erfahrungsaustausch Ad-hoc Query Infotyp Maßnahmen (IT 0000) und Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) Infotyp Basisbezüge (IT 0008) - Löschen des Inhalts der Felder Fallgruppenkatalog und Fallgruppe Pflegehinweis Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) Infotyp Sonderregelungen (IT 0265) Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) Infotyp Entgeltbelege (IT 2010) Lohnarten-Katalog DEÜV-Meldeverfahren Fusion/Stilllegung von Krankenkassen SV-Vergleichsnetto nach 23c SGB IV Fehler bei der Erstellung der VBL-Meldungen und fehlerhafte VBL-Meldedateien Finanzstellen Suchhilfen in den Infotypen Maßnahmen (IT 0000)und Organisatorische Zuordnung (IT 0001) Generierung von Abwesenheitskontingenten für ZfA ZuSy Fehlerhafte BZ01-Meldungen 17 4 Abrechnungssachbearbeitung Ad-hoc Query SEPA Änderungen im Ablauf der Folgeaktivitäten Änderungen in der Zahlungsbegleitliste Anzeige und Verzeichnis SGB IX Finanzstellen Fusion von Krankenkassen Lohnsteuerbescheinigung Formular für Stellenwirtschaft und Stellenplanung Bearbeitungshinweis zum Objekt Abordnung (9P) Infotyp Verknüpfungen (IT 1001), hier Verknüpfungsart A 081 (HWT) 21 6 Anwendungssystembetreuung Ad-hoc Query Korrektur der Profile im Benutzerstamm 22 7 Reisekosten Änderungen ab Reiseschema Dienstgang Fahrtkosten Reisespesenart Bahn inkl. Übernachtung Reisespesenart Abzug für Frühstück und Abend-/Mittagessen Auslagenersatz bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort Reisekostennachweis Bescheinigungspflicht M

3 1 A l l g e m e i n e s 1. 1 T e r m i n e Transporttermin Februar 2014 Die Systemanpassungen werden am in die produktiven Systeme Z01 und S01 transportiert Ausführen des Kopierreports durch die Pensionsstelle Der Kopierreport wird von der Pensionsstelle mehrmals im Monat, vor der Personalabrechnung in diesem Monat letztmalig am um 10:00 Uhr ausgeführt S y s t e m s p e r r e Das ITDZ wird im KM März das dringend erforderliche Datenbank-Upgrade durchführen. Dafür werden alle IPV-Nutzer voraussichtlich am Donnerstag, den ab 16:00 Uhr und Freitag, den ganztägig gesperrt A n w e n d e r h a n d b u c h Am heutigen Tag wird die 55. Änderung des Anwenderhandbuchs im Intranet veröffentlicht. Die Information über die Aktualisierung ist als Anlage 1 dem Rundschreiben beigefügt H o t l i n e - A n f r a g e n Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: bitte beim Stellen von Hotline-Anfragen die folgenden Hinweise beachten: Es ist immer das Formular in der aktuellsten Version zu nutzen, da die Anfragen im SSC maschinell in eine Datenbank eingelesen werden. Dabei werden auch für den Anwender nicht sichtbare Feldeinträge ausgelesen. Passen die Version des Formulars und der Stand der Datenbank nicht zueinander, ist das maschinelle Einlesen der Anfrage nicht möglich. Anfragen per oder mit einem veralteten Formular werden daher mit der Bitte um Nutzung des aktuellsten Formulars an den Absender zurückgesendet. Die einzige Ausnahme ist die Anfrage zum Kopieren von Personalnummern in das Schulungssystem. NUR und ausschließlich diese Anfragen können weiterhin per an die SSC-Hotline gesendet werden. Empfehlung: Legen Sie eine geeignete Verknüpfung zum Hotline-Formular auf Ihrem APC an, um sicherzustellen, dass Sie für jede Meldung das jeweils aktuelle Formular verwenden

4 Bitte achten Sie darauf, dass Sie im Feld -Adresse für Antwort (mögl. Verteiler) immer eine gültige -Adresse eintragen. Wir empfehlen eine Sammeladresse, damit die mit der Antwort nicht nur den (normalerweise individuellen) Absender sondern die entsprechende Arbeitsgruppe erreicht. Überprüfen Sie bitte, dass die -Adresse keine Fehler enthält. Sie wird von der Datenbank ausgelesen und als Empfänger in der Antwort- eingetragen. NUR dieses Hotline-Formular wird sowohl im Format *.doc als auch *.docx im Intranet angeboten. Das SSC und hier die Hotline-Datenbank können Dokumente in ALLEN Office- Formaten verarbeiten, bevorzugt wird allerdings aufgrund des geringeren Speicherbedarfs das Format *.docx. Des Weiteren bitte ich nochmals um Beachtung, dass keine telefonischen Anfragen / Nachfragen gestellt werden. Insbesondere kurz vor bzw. während einer Personalabrechnung / Folgeaktivitäten ist es nicht zielführend, irgendjemand im SSC anzurufen, da damit nicht sichergestellt ist, dass d. fachlich zuständige Mitarbeiter/in im SSC befragt wird. Nur im schriftlichen Hotline-Verfahren ist gewährleistet, dass Ihre Anfrage unverzüglich dem fachlich zuständigen Bereich des SSC zugeleitet und bearbeitet wird 1. 5 S E P A U m s t e l l u n g d e r A u s z a h l u n g d e r B e z ü g e Mit den Folgeaktivitäten zur Personalabrechnung im Kalendermonat Februar erfolgt nun erstmalig die Zahlbarmachung aller Überweisungen innerhalb des SEPA-Raumes über das SEPA-Format. Die Liste der teilnehmenden Länder wurde mit Anlage 2 zum Rundschreiben LVwA IPV Nr. 23/2013 veröffentlicht. s. auch Ausführungen zu Tz und S t i c h p r o b e n p r ü f u n g 2. 1 W e g f a l l d e s P r ü f b e l e g s Die auf dem Prüfbeleg dargestellten Informationen zu den Datenänderungen im IPV-System stehen dauerhaft in der Protokolltabelle von hr-easy audit zur Verfügung. Somit ist auch dauerhaft die Revisionssicherheit gegeben. Die AG Stichprobe hat daher auf ihrer Sitzung am beschlossen, dass der Prüfbeleg künftig in Gänze entfallen kann. Für einen Übergangszeitraum von 6 Monaten soll dieser jedoch weiterhin (im Hintergrund) erzeugt, aber nicht mehr automatisch ausgedruckt werden. Somit entsteht im Fall einer Stichprobe immer nur noch ein Spool-, aber kein Ausgabeauftrag mehr. Der Ausdruck (Nachdruck) des Prüfbelegs ist im Übergangszeitraum jedoch jeder Zeit möglich (Menü System Eigene Spoolaufträge). Der Übergangszeitraum soll dazu dienen, die behördeninternen Prüfungsabläufe gegebenenfalls neu zu regeln

5 Das PopUp-Fenster, welches auf das Entstehen einer Stichprobe im IPV-System hinweist, erscheint weiterhin, auch über den Übergangszeitraum hinaus. Die Datenänderungen können künftig in der Protokolltabelle mit Hilfe des Symbols Feldänderungen anzeigen (F5) nachvollzogen und somit geprüft werden. Die Durchführung und das Ergebnis der Prüfung der Dateneingabe sowie der materiell-rechtlichen Prüfung (sofern nicht bereits im Vorfeld erfolgt) sind künftig (wieder) auf der zahlungsbegründenden Unterlage direkt zu dokumentieren. Der Abschluss und das Ergebnis der Prüfung werden im IPV-System unverändert in der Protokolltabelle von hr-easy audit dokumentiert. Die Dokumente zum Stichprobenverfahren im Kapitel X des IPV-Anwenderhandbuches wurden überarbeitet und stehen im Intranet zur Verfügung. Hinweise Das für diese Änderung notwendige Einvernehmen mit dem Rechnungshof von Berlin wurde durch SenInnSport hergestellt. Mit Mail vom wurde der Textbeitrag bereits vorab an Anwendungssystembetreuung und Verfahrenskoordination versandt. 3 P e r s o n a l - / V e r s o r g u n g s a d m i n i s t r a t i o n u n d Z e i t w i r t s c h a f t Sonderzahlung 3. 1 S o n d e r z a h l u n g b e i u n t e r h ä l f t i g e r A l t e r s t e i l z e i t ( B e s o l d u n g ) Mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die maschinelle Berechnung des Altersteilzeitzuschlages bei Beamten/innen in Altersteilzeit mit einem Beschäftigungsgrad von weniger als 50% im Kalendermonat Dezember 2013 fehlerhaft ist. Ursache hierfür ist die fehlende teilzeitanteilige Berechnung der Sonderzahlung (SZG) für die Berechnung des Entgelts, das nach bisheriger Arbeitszeit zugestanden hätte (vgl. Tz Rundschreiben LVwA IPV Nr. 28/2013). Die Systemeinstellungen wurden korrigiert. Für die betroffenen Personalfälle ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung ein individueller Rückrechnungsanstoß zum zu setzen

6 3. 2 Z w ö l f t e l u n g d e r S o n d e r z a h l u n g ( B e s o l d u n g ) Mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass bei Personalfällen mit der Maßnahmenart 12 Wiedereintritt der inaktive Zeitraum bei der Zwölftelung der Sonderzahlung fehlerhaft berücksichtigt wurde. Der Fehler wurde korrigiert. Für die betroffenen Personalfälle ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung ein individueller Rückrechnungsanstoß zum zu setzen. Hinweis In den Fällen, in denen die maschinelle Berechnung mit dem Subtyp 03 Sonderzahlung im Infotyp Sonderregelungen (IT 0265) übersteuert wurde, ist nichts zu veranlassen I n f o t y p S o n d e r r e g e l u n g e n ( I T ) Der Infotyp Sonderregelungen (IT 0265) ist sowohl im Besoldungsbereich als auch im Bereich des TV-L nur noch mit dem Subtyp 03 Sonderzahlung zu verwenden. Wird der Infotyp im Verlauf von Maßnahmen angeboten, wird daher jetzt immer der Subtyp 3 angeboten. Die Beschreibung im Anwenderhandbuch Kapitel VII S37 Sonderzahlung nach TV-L bzw. BerlBesNG ist zu beachten. Die Beschreibung des Infotyps im Anwenderhandbuch Kapitel I wird zu einem späteren Zeitpunkt aktualisiert. Tarif 3. 4 S c h u l w e g b e g l e i t e r Mit Rundschreiben II Nr. 102/2013 der SenFin vom wurde die Neufassung der Richtlinien über die Arbeitsbedingungen der Schulwegbegleiterinnen und Schulwegbegleiter bekannt gegeben. Sie gelten rückwirkend zum Dazu werden mit Transport im Monat März ein neuer Mitarbeiterkreis sowie eine neue Tarifart zur Verfügung gestellt. Damit die im IPV-System vorhandenen Personalfälle des bisherigen Mitarbeiterkreises 71 Schulwegbegleiter nicht rückwirkend bis zu diesem Datum dem neuen Mitarbeiterkreis zugeordnet werden müssen, wurde der Stundenlohn in der Tarifart 96 Schulwegbegleiter zum angepasst. Achtung Für die betroffenen Personalfälle ist im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 9010 Anstoß Rückrechnung - 6 -

7 ein individueller Rückrechnungsanstoß zum zu setzen. Nähere Informationen zum neuen Mitarbeiterkreis und zur neuen Tarifart erfolgen mit dem Rundschreiben für den Kalendermonat März Versorgung 3. 5 B e s c h e i d E 3 1 B e r e c h n u n g K ü r z u n g s b e t r a g 5 7 Der Bescheid E31 Berechnung Kürzungsbetrag 57 wurde hinsichtlich des Andrucks weiterer Gründe für eine Teilanpassung des Kürzungsbetrages erweitert. Über die neuen Gründe zur Teilanpassung wurde mit Rundschreiben LVwA IPV Nr. 12/2013 informiert I n f o t y p R e n t e n a u s k u n f t ( I T ) Für den Infotyp Rentenauskunft (IT 0406) wird künftig die Vorgabe eines Subtyps im Menübild Personalstamm pflegen verpflichtend sein, um Fehler beim Bildaufbau des Infotypen zu verhindern F e h l e r h a f t e V o r s c h l a g s w e r t e b e i d e r F e s t s e t z u n g v o n W i t w e n g e l d Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: Bei der Festsetzung von Hinterbliebenenbezügen wird für das Feld Vomhundertsatz Witwe in der Registerkarte Hinterbliebene nicht mehr systemseitig der korrekte Vorschlagswert ermittelt. Es entsteht ggf. in Folge die Warnmeldung Die Berechnung des Anteilsatzes kommt zu einem anderen Ergebnis. Bitte achten Sie daher selbständig auf eine korrekte Auswahl des Prozentsatzes Das Problem wurde behoben, es erscheint nach Eingabe der Personalnummer des Versorgungsurhebers und Betätigen der Eingabetaste der korrekte Vorschlagswert. Die Fehlermeldung wird nicht mehr fälschlich angezeigt Ä n d e r u n g v o n D i e n s t z e i t e n s c h l ü s s e l n Die Änderung von Dienstzeitenschlüsseln auf der PWE-Ebene für bereits vorhandene Dienstzeiten ist wieder möglich

8 Bankdaten 3. 9 U m s t e l l u n g d e r m a s c h i n e l l e n Ü b e r w e i s u n g e n a u f S E P A Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: zu Tz. 3.7 im RS LVwA IPV Nr (Januar) folgende Klarstellung und ergänzende Information: Datensätze mit IBAN sind für die Besoldung und Versorgung mindestens ab erforderlich, da die Umstellung im Kalendermonat , also für die Abrechnungsperiode Besoldung / Versorgung erfolgt. Ist in einem Personalfall in einem Datensatz mit Überweisungsdaten keine IBAN vorhanden, wird nicht die gesamte Zahlungsdatei fehlerhaft. Nur für diesen Personalfall erfolgen wie auch bisher im DTA - keine maschinellen Überweisungen SEPA Stammdatenpflege s. Ausführungen zu Tz. 1.5 Zur Vorbereitung der SEPA-Zahlungen war in Infotypen mit Überweisungsangaben für deutsche Kontoverbindungen die IBAN nachzupflegen. Künftig ist das Feld IBAN in allen betroffenen Infotypen ein Pflichtfeld. Ein Speichern des Datensatzes ohne IBAN ist nicht mehr möglich und führt zu einer Error-Meldung. Folgende Infotypen sind betroffen: Bankverbindung (IT 0009) Vermögensbildung (IT 0010) Externe Überweisungen (IT 0011) Pf.D Überweisung (IT 0116) Achtung Für Personalfälle werden sämtliche Überweisungen zum Personalfall nicht ausgeführt, wenn ab Umstellungstermin in einem Datensatz der o. g. Infotypen die IBAN fehlt. Sollte eine IBAN für eine Überweisung nicht bekannt sein, kann auch über ProFiskal keine Zahlungsanweisung erfolgen, da auch dieses Fachverfahren eine IBAN benötigt. Hinweis Der Zahlweg im Infotyp Altersvermögensgesetz D (IT 0699) wird nicht über Stammdatenpflege, sondern über einen Tabelleneintrag (Customizing) hinterlegt. Eine Nachpflege der IBAN durch die Personalsachbearbeitung war nicht erforderlich Zulässigkeit von Zahlwegen Für Überweisungen mit SEPA innerhalb Deutschlands gilt weiterhin der Zahlweg - 8 -

9 U Überweisung. Für Überweisungen innerhalb des sog. SEPA-Raumes, aber außerhalb Deutschlands ist der Zahlweg R Europaüberweisung zu verwenden. Sollten für aktive Personalfälle bisher Zahlungen im SEPA-Raum außerhalb des IPV-Verfahrens durchgeführt worden sein, sind diese Zahlungen nun ebenfalls wieder über IPV möglich. Hinweis Bei einer falschen Kombination aus Zahlweg und Zielland wird die Fehlermeldung Zahlweg X passt nicht zum Zielland YY. ausgegeben. Steuer R u b r i k E L S t A M Ab diesem Rundschreiben werden Informationen zum ELStAM-Verfahren nicht mehr separat, sondern in der Rubrik STEUER veröffentlicht N a c h z a h l u n g e n n a c h d e m Z u f l u s s p r i n z i p f ü r B e s o l d u n g Im Anwenderhandbuch Kapitel VII S35 ELStAM im IPV-System ist auf S. 14/15 die Vorgehensweise beschrieben. Ergänzend dazu folgender Hinweis: Für die Besoldung ist im IPV-System das sog. strenge Zuflussprinzip für die Steuerberechnung eingestellt. D. h., sonstige Bezüge werden nicht im Monat der Zahlbarmachung, sondern im Vormonat versteuert. Dies ist bei der ELStAM-Anmeldung zu berücksichtigen I n f o t y p S t e u e r d a t e n D ( I T ) a b A u s t r i t t Aufgrund neuer Erkenntnisse wurde auf der Anwenderrunde am empfohlen (s. Protokoll zu TOP 1), den Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ab Austrittsdatum mit Steuerklasse 6 und dem systemseitig vorgeschlagenen Bescheinigungszeitraum anzulegen. Dabei ist folgendes zu beachten: Mit der Verarbeitung der Abmeldung im ELStAM-Verfahren wird auf der ELStAM-Datenbank die Verbindung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gelöst. Mit der Verarbeitung der ELStAM- Rückmeldung und Aktualisierung des Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) im IPV-System wird ab Austritt systemseitig die Steuerklasse 6 hinterlegt. Über eine Customizing-Einstellung wurde geregelt, dass die ggf. im Vorgängerdatensatz vorhandenen Einträge zur Kirchensteuerpflicht - 9 -

10 nicht in den Datensatz ab Austritt übernommen werden. Dies hat für eine evtl. Nachzahlung keine negative Auswirkung: Für die Zahlbarmachung einer Nachzahlung nach dem Zuflussprinzip wird mit der ELStAM- Anmeldung eine auf der ELStAM-Datenbank ggf. vorhandene Kirchensteuerpflicht bei der ELStAM-Rückmeldung an den Arbeitgeber gemeldet und bei Aktualisierung des Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) im Datensatz hinterlegt N e u e S t e u e r t a b e l l e In den Bereichsmenüs ZPER und ZVADM Infosysteme Auswertungsreports Steuern wurde der Report Steuertabelle (D) 2014 zur Verfügung gestellt. Der Report Steuertabelle (D) 2012 wurde entfernt L o h n s t e u e r b e s c h e i n i g u n g F o r m u l a r f ü r Das für den für 2014 gültige Formular der Lohnsteuerbescheinigung ist in das IPV-System übernommen und angepasst worden. Es steht somit für Testläufe zur Verfügung Z a h l u n g e n a n R e c h t s n a c h f o l g e r s. auch Protokolle der Anwenderrunden vom und Der Gesetzgeber hat dazu in den Lohnsteuerrichtlinien ausgeführt, dass aus Vereinfachungsgründen der laufende Arbeitslohn für den Sterbemonat noch nach den Besteuerungsmerkmalen besteuert werden können, die im Sterbemonat für den Verstorbenen gelten. Die Bescheinigung dieser Beträge muss aber auf der Lohnsteuerbescheinigung des Erben erfolgen. Mit Hotline-Anfragen wurde gefragt, wie diese Regelung im IPV-System umzusetzen ist. Dazu folgende Hinweise: Im ELStAM-Verfahren wird von der Finanzverwaltung / Clearingstelle beim Tod des Arbeitnehmers dem Arbeitgeber mitgeteilt, dass keine Abrufberechtigung mehr vorliegt, aber nicht der Grund für das Löschen der Abrufberechtigung auf der ELStAM- Datenbank. Ab ggf. untermonatlichen Stichtag wäre dann der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ohne Eintrag zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Da mit diesem unvollständig gefüllten Datensatz die Personalabrechnung nicht möglich wäre, wird von SAP / IPV dieser Folgedatensatz mit Steuerklasse 6 angelegt. Da der Sachverhalt Tod des Arbeitnehmers aus der ELStAM-Rückmeldung nicht erkennbar ist, ist ein anderes Systemverhalten nicht möglich. Nach Klärung des

11 Sachverhalts durch die Personalsachbearbeitung wären dann manuelle Dateneingaben durch die Personalsachbearbeitung vorzunehmen. Wird der Austritt ab 01. des Folgemonats eingegeben und soll die Versteuerung der belassenen Bezüge nach den Lohnsteuermerkmalen des Verstorbenen erfolgen, ist der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) entsprechend zu pflegen. Mit dieser Vorgehensweise werden die relevanten Beträge (anteiliges Brutto, anteilige Steuerbeträge) aber nicht in der Personalabrechnung ermittelt und stehen für eine weitere maschinelle Verarbeitung nicht zur Verfügung. Die Beträge sind demzufolge manuell zu berechnen. Da die Bescheinigung dieser Beträge auf der Lohnsteuerbescheinigung des Erben erfolgen muss, sind die manuell berechneten Beträge über Korrekturlohnarten bei dem Verstorbenen abzusetzen und beim Hinterbliebenen hinzuzusetzen. Wenn für die beschriebene Vorgehensweise Korrekturlohnarten fehlen, ist die Einrichtung mit einer Hotline-Anfrage zu beantragen P f l e g e h i n w e i s I n f o t y p S t e u e r d a t e n D ( I T ) Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: aus gegebenem Anlass bitte folgenden Pflegehinweis beachten: Wird bei einem ausgeschiedenen Personalfall der ab Austritt vorhandene Datensatz im IT 0012 mit der Funktion Ändern aufgerufen und das Beginndatum geändert, erfolgt keine automatische Verlängerung des Vorgängerdatensatzes. Es wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben: Vorgänger wird nicht verlängert (Mitarbeiter ist ausgetreten/nicht aktiv). Es entsteht eine Lücke in der Historie des Infotyps, die ggf. dazu führt, dass der Personalfall in der Personalabrechnung abgelehnt wird. Entsteht diese Lücke im laufenden Steuerjahr oder ab einem Zeitpunkt, der nach dem jeweiligen ELStAM-Startdatum liegt, ist das Anlegen des fehlenden Zeitraumes durch die Personalsachbearbeitung möglich. Beginnt die Lücke in einem bereits abgeschlossenen Steuerjahr und vor dem jeweiligen ELStAM-Startdatum, ist das Anlegen des fehlenden Zeitraumes auch dem SSC nicht mehr möglich! Ausnahmsweise wird das SSC dann Korrekturen im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) Feld Früh.Änd.Stamm vornehmen, damit der Personalfall aktuell abrechnungsfähig wird. Der Personalfall ist dann nur noch eingeschränkt rückrechnungsfähig. Die Probleme entstehen nicht, wenn die Datenpflege im IT 0012 mit der Funktion Kopieren vorgenommen wird! E L S t A M - E r f a h r u n g s a u s t a u s c h Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: alle IPV-anwendenden Stellen haben nun mehrere Monate Erfahrungen mit dem ELStAM-Verfahren: Das elektronische Verfahren läuft nicht rund sowohl das Verfahren selbst, als auch die SAP

12 Verarbeitung. Das ELStAM-Verfahren erfordert aber auch ein Umdenken im Ablauf der Bearbeitung durch die Sachbearbeitungen. Hier gibt es Gesprächsbedarf. Das SSC wird daher am Freitag, den , um 10:00 Uhr, im LVwA Raum 1080 einen ELStAM-Erfahrungsaustausch für die ELStAM-Beauftragten der IPV-anwendenden Stellen anbieten. Die maximale Teilnehmerzahl pro IPV-anwendender Stelle ist wie bei einer Anwenderrunde begrenzt. Um einen Überblick zu erhalten, wo ELStAM drückt, teilen Sie bitte die Sachverhalte, die besprochen werden sollen, sowie Fragen an das SSC bis zum per Mail an die IPV-Hotline zu o.g. Betreff mit Ergänzend dazu: Die Information wurde an den für das ELStAM-Verfahren zuständigen Bereich der SenFin mit der Bitte um Teilnahme weitergeleitet. InfoSets Ad- h o c Q u e r y s. Ausführungen zu. Tz. 6.1 Infotypen I n f o t y p M a ß n a h m e n ( I T ) u n d I n f o t y p O r g a n i s a t o r i s c h e Z u o r d n u n g ( I T ) Im Infotyp Maßnahmen (IT 0000) wird bei Durchführung der Maßnahmenart Eintritt (M 01) nicht mehr das Feld Referenzpersonalnr. eingeblendet. Im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) wurde das Feld Meisterber ausgeblendet. Die Infotypbeschreibungen im IPV-Anwenderhandbuch wurden angepasst I n f o t y p B a s i s b e z ü g e ( I T ) - L ö s c h e n d e s I n h a l t s d e r F e l d e r F a l l g r u p p e n k a t a l o g u n d F a l l g r u p p e Im Dynpro des Infotyp Basisbezüge (IT 0008) für tariflich Beschäftigte sind die Felder FallKat sowie FallGr, die für das alte Tarifrecht benötigt wurden, nicht mehr sichtbar. Sie sind aber auf der Datenbank noch vorhanden. Bei der Überleitung der Personalfälle in das neue Tarifrecht wurde der Inhalt der Felder gelöscht. Durch verschiedenste Umstände (z.b. Kopieren alter Datensätze) waren diese Felder dennoch in einigen Personalfällen, die der Mitarbeitergruppe L zugeordnet waren, gefüllt. Dies fiel bei der

13 Anzeige des GVPL auf, da dort der Inhalt dieser Felder ausgegeben wird. Nach dem Transport in diesem Monat wird vom SSC einmalig ein Report ausgeführt, der bewirkt, dass der Inhalt der Felder FallKat sowie FallGr in Datensätzen von Beschäftigten der Mitarbeitergruppe L ab dem gelöscht wird. Die Einstellungen zur Pflege des Infotyp Basisbezüge (IT 0008) wurden dahingehend geändert, dass künftig bei Fällen mit neuem Tarifrecht ein etwaiger Inhalt der genannten Felder automatisch bei der Pflege des Infotyps gelöscht wird P f l e g e h i n w e i s I n f o t y p S t e u e r d a t e n D ( I T ) s. Ausführungen zu Tz I n f o t y p S o n d e r r e g e l u n g e n ( I T ) s. Ausführungen zu Tz I n f o t y p H ö h e r w e r t i g e T ä t i g k e i t ( I T ) s. Ausführungen zu Tz I n f o t y p E n t g e l t b e l e g e ( I T ) Im Infotyp Entgeltbelege (IT 2010) wurden bisher diverse Felder angezeigt, die im IPV-System nicht verwendet werden. Diese wurden nun ausgeblendet. Die Infotypbeschreibung im IPV- Anwenderhandbuch wurde angepasst. In diesem Zusammenhang wurden auch die alternativen Funktionen zur Pflege von Entgeltbelegen die Schnellerfassung von Zeitdaten (PA71), die Listerfassung und der Arbeitsplatz Personalzeitmanagement (TMW) angepasst. Lohnarten L o h n a r t e n - K a t a l o g Die technischen Lohnarten, die bei der maschinellen Pfändungsberechnung verwendet werden (LA /Pxx sowie /453 bis /455) und die ggf. in den Abrechnungsergebnissen vorhanden sind, wurden in den Lohnarten-Katalog übernommen

14 Sozialversicherung DEÜV- M e l d e v e r f a h r e n Die Systemeinstellungen wurden der geänderten Anlage 8 des gemeinsamen Meldeverfahrens zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung (Staatsangehörigkeit und Länderkennzeichen für Auslandsanschriften) angepasst F u s i o n / S t i l l l e g u n g v o n K r a n k e n k a s s e n Fusion ab : Geschlossene Krankenkasse AOK 445 AOK Ostwürttemberg Nachfolgekrankenkasse AOK 049 AOK Baden-Württemberg Die geschlossene Krankenkasse wird zum abgegrenzt und mit der Nachfolgekasse fusioniert. Die Nachfolgekasse wird weiterhin unter ihrer bisherigen Betriebsnummer geführt SV- V e r g l e i c h s n e t t o n a c h 2 3 c S G B I V Mit einer Hotlinemeldung wurde festgestellt, dass die Personalabrechnung bei der maschinellen Berechnung des fiktiven SV-Vergleichsnetto nach 23c SGB IV für tariflich Beschäftigte mit maschineller Zeitwirtschaft und einer monatsübergreifenden krankheitsbedingten Fehlzeit auf Grund eines technischen Fehlers ab abbricht, wenn im Berechnungszeitraum des kalendertäglichen Durchschnitts nach 21 TV-L keine unständigen Entgelte im Berechnungszeitraum vor dem auslösenden Ereignis erarbeitet wurden. Die Systemeinstellungen wurden angepasst F e h l e r b e i d e r E r s t e l l u n g d e r V B L - M e l d u n g e n u n d f e h l e r h a f t e VBL- M e l d e d a t e i e n Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: in der Personalabrechnung Januar 2014 sind aufgrund von Systemfehlern während der VBL- Folgeaktivitäten Schiefstände entstanden (s. auch von Herrn Engelhaupt vom ): Anmeldungen und Anschriftenänderungen In den Anmeldungen und Anschriftenänderungen waren keine Hausnummern enthalten. Dieser Systemfehler wurde behoben. Es ist jedoch weder möglich, dass die VBL die dort eingegangenen und gespeicherten Meldungen auf Abgelehnt setzt, noch besteht die Möglichkeit, die Meldung als

15 Berichtigung maschinell zu erstellen und an die VBL zu übertragen. Als Folge hiervon ist es leider unumgänglich, die betroffenen Personalfälle einzeln zu bearbeiten: Personalsachbearbeitung: Ermittlung der betroffenen Fälle: Durch die Abrechnungssachbearbeitung kann eine Liste der Personalnummern, für die im Abrechnungsmonat Januar Meldungen erstellt wurden, zur Verfügung gestellt werden. Aus dieser Liste können die betroffenen Personalfälle ermittelt werden, indem in den Auswertungsreports VBL der Report Anzeige Meldetabellen ausgeführt wird: Im Block Selektion können die in der Liste enthaltenen Personalnummern eingetragen werden. Im Block Einschränkungen ist in den Feldern Auswertungsperiode Beginn und Auswertungsperiode Ende jeweils einzutragen. Im Feld Melderelevantes Ereignis ist für die Anmeldungen 30 und für Anschriftenänderungen BB einzutragen. Aktivitäten: Anmeldungen wurden von der Abrechnungssachbearbeitung an die VBL gesandt: für diese Personalfälle ist manuell eine Berichtigung der Anmeldung zu fertigen und an die VBL zu übermitteln. Die Daten können der maschinell erstellten Meldung entnommen werden. Anmeldungen wurden von der Abrechnungssachbearbeitung nicht an die VBL gesandt und Anschriftenänderungen: die erstellten Meldungen müssen den Status Abgelehnt erhalten. Hierfür ist über das Bereichsmenü ZPER Infosysteme Pflegereports VBL Ablehnung von Meldungen der Report ZV- Statusumsetzung/Löschen Meldungsblöcke (ZV-Meldewesen) für die betroffenen Personalnummern in der Auswertungsperiode auszuführen. Die Personalnummern sind der Abrechnungssachbearbeitung mitzuteilen. Abrechnungssachbearbeitung: Ermittlung der betroffenen Fälle: In den Spoolaufträgen sind im Auftrag aus der Aktivität Datenträger VBL - Meldedatei erstellen die Personalnummern aufgeführt, für die Meldungen erstellt wurden. Diese Personalnummern sind der Personalstelle mit der Information, ob die Meldungen an die VBL gesandt wurden, zu übermitteln. Folgeaktivitäten der Personalabrechnung: Für die von der Personalstelle mitgeteilten Personalnummern (Meldungen Anschriftenänderungen) sind die Aktivitäten VBL-Meldungen erstellen Datenträger VBL - Meldedatei erstellen Datenträger VBL - Download Meldedatei auszuführen

16 Die Aktivität VBL-Meldungen erstellen ist ab Januar 2014 auszuführen. Hierzu ist im Block Einschränkungen das Feld Aufrollung bis mit zu füllen. Fehlermeldung intern: ANM / ABM Überlappung: Modus A VIRTUAL_DATABASE Für die betroffenen Personalfälle ist die Aktivität VBL-Meldungen erstellen ab Januar 2002 auszuführen. Hierzu ist im Block Einschränkungen das Feld Aufrollung bis mit zu füllen. Manuell zu meldende Meldung /VBL/30/0, da Periode JJJJMM vor Gültigkeit DATÜV-ZVE. Der diese Meldung auslösende Systemfehler wurde behoben. Verschiedenes F i n a n z s t e l l e n s. Ausführungen zu Tz S u c h h i l f e n i n d e n I n f o t y p e n M a ß n a h m e n ( I T ) u n d O r g a n i s a t o r i s c h e Z u o r d n u n g ( I T ) Seit der SAP-Systemanpassung im November 2013 stand in den o.g. Infotypen für die Felder Personalbereich, Personalteilbereich und Mitarbeiterkreis die Suchhilfe Werte einschränken (Umsch+F5) nicht mehr zur Verfügung (siehe Rundschreiben LVwA IPV 28/2013). Analog war das Filtern der Werte auch nicht im Selektionsbildschirm vieler Reports möglich, z.b. RPLMIT00 Mitarbeiterliste bzw. in der Ad-hoc-Query. Nunmehr ist die Einschränkung über die genannte Suchhilfe wieder in allen o.g. Fällen möglich. Zeitwirtschaft G e n e r i e r u n g v o n A b w e s e n h e i t s k o n t i n g e n t e n f ü r Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: bei Prüfung einer Hotline-Anfrage wurde leider folgendes festgestellt: Das Generieren von Abwesenheitskontingenten mit dem Report RPTQTA00 ist bei folgenden Sachverhalten fehlerhaft: War beim Ausführen des Reports bereits ein unterjähriger Austritt in 2014 vorhanden, wurden zustehende Kontingente zwar für den richtigen Zeitraum, also bis zum Austritt, aber mit der höchst zulässigen Anzahl an Urlaubstagen angelegt. War beim Ausführen des Reports der Infotyp Abwesenheitskontingente (IT 2006) für 2014 bereits manuell angelegt und der Gültigkeitszeitraum umfasst nicht das gesamte Jahr 2014, z. B. weil der Mitarbeiter unterjährig austritt, wird für das jeweilige Kontingent ein zweiter Datensatz mit

17 demselben Gültigkeitszeitraum, aber einem weiteren Kontingentanspruch angelegt, sodass in der Gesamtheit der jeweilige Höchstanspruch erreicht wird. Umfasst der Gültigkeitszeitraum des manuell angelegten Kontingents das gesamte Kalenderjahr, wird kein weiterer Datensatz angelegt. Beispiel: Anspruch 30 Tage Erholungsurlaub, aber Austritt ab , daher Anspruch 15 Tage (Manuelles) Kontingent 01 für die Zeit vom bis mit 15 Tagen (Maschinelles) Kontingent 01 für die Zeit vom bis mit 15 Tagen Der Sachverhalt unterjähriger Austritt in 2014 kann mit AdHoc-Query ausgewertet werden. In den dann selektierten Personalfällen sollte der IT 2006 auf Richtigkeit geprüft und ggf. korrigiert werden. Das SSC prüft, ob es weitere fehlerhafte Sachverhalte gibt und informiert über das Ergebnis. Das Anwenderhandbuch Kapitel VII S12 Abwesenheitskontingente und Zeitkontingentabgeltungen wird nach Abschluss der Prüfungen aktualisiert ZfA Z f A Z u S y F e h l e r h a f t e B Z M e l d u n g e n Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: zum Thema ZfA-ZuSy möchte ich gerade im Hinblick auf die derzeitigen BZ01-Jahresmeldungen einen generellen Hinweis geben. Ca. zwei Wochen nach Erstellen der BZ01-Meldungen sollte nach zurückgewiesenen, fehlerhaften BZ01- Meldungen gesucht werden (siehe auch Punkt 2.4 im Anwenderhandbuch im Kapitel VII à S36 ZfA-ZuSy - Altersvermögen). Durch Markieren der fehlerhaften Meldungen und Betätigen des Buttons Fehlerdaten werden zu den einzelnen Meldungen nähere Erläuterungen zum Fehler in Form einer vierstelligen Kennzahl gegeben, die im Kommunikationshandbuch (KHB) nachgeschlagen werden kann. Das aktuelle KHB für die Fehlersuche bei fehlerhaften BZ01-Meldungen ist Allgemeine_Grundlagen_Anlagenband_Zulageverfahren - Release z19.pdf und auf der Homepage der ZfA (passwortgeschützter Bereich) herunterzuladen. Nach Fehlerbehebung ist eine erneute BZ01-Meldung zu erstellen. Eine Fehlerquelle ist beispielsweise im Infotyp Anschriften (IT 0006) möglich: Ein Komma in der Anschrift ist unzulässig, zum Beispiel muss Straße 405 Nr. 16A eingepflegt sein, statt Straße 405, Nr. 16A. Ich bitte um Beachtung Folgendes Beispiel veranschaulicht den Ablauf der Versendung der BZ01-Meldungen und die daraus resultierende Prüfung auf Retourmeldungen von der ZfA: Die Behörde erstellt die BZ01-Jahresmeldungen bis zum Am um 01:30 Uhr werden die gesammelten Meldungen per Job, der alle 14 Tage läuft, an die ZfA gesandt. Bei einer korrekten BZ01-Meldung endet das Beispiel hier, eine Antwort von der ZfA wird nicht generiert

18 Im Falle einer fehlerhaften BZ01-Meldung erzeugt die ZfA eine BZ01-Fehlermeldung und stellt diese in die sogenannte Queue. Diese Retourmeldung wird dann zwei Wochen später, am um 01:30 Uhr, beim Datenaustausch vom SSC abgeholt und der zuständigen Behörde zugeordnet. Ab diesem Zeitpunkt kann die Retourmeldung erkannt und der Fehler behoben werden. 4 A b r e c h n u n g s s a c h b e a r b e i t u n g 4. 1 Ad- h o c Q u e r y s. Ausführungen zu. Tz SEPA s. Ausführungen zu Tz. 1.5 und Tz Änderungen im Ablauf der Folgeaktivitäten Durch die Einführung von SEPA ändert sich am Aufbau der Berichtsbäume nichts. Die Aktivität Datenträgeraustausch-Inland im Teil 3 der Monatlichen Aktivitäten wurde in allen relevanten Berichtsbäumen in Datenträger-SEPA umbenannt. Im Rahmen der Aktivität Monatliche Aktivitäten Monatliche Aktivitäten Teil 1 Prüfung ausgewählter Daten Test- und Simulationsläufe Vorprogramm DTA (Test) wird bei Personalfällen mit fehlender IBAN zu Überweisungsdaten am Ende des Protokolls Aufgetretene Fehler folgende Meldung ausgegeben: R57 Transfer-Fehler bei Personalnummer XXXXXXXX. Sämtliche Überweisungen zur genannten Personalnummer werden abgewiesen. Das Fehlerprotokoll ist an die Personalsachbearbeitung zur weiteren Bearbeitung zu übergeben Änderungen in der Zahlungsbegleitliste Die Zahlungsbegleitliste hat nun folgende Spalten: LS: Die Länderschlüssel der Empfängerbank werden hier alphabetisch aufgeführt. Da die Einträge nach Zahlweg getrennt aufgelistet werden wird zum Zahlweg U nur der Länderschlüssel DE aufgeführt werden. Zum Zahlweg R werden die anderen SEPA-Länder aufgeführt werden. Bankschl. Empf.: Diese Spalte enthält den Bankschlüssel aus den Angaben des entsprechenden Infotyps. Bei deutschen Bankverbindungen entspricht der Eintrag der Bankleitzahl

19 Bankkontonummer: Kontonummer des Empfängers IBAN des Zahlungsempfängers: IBAN des Empfängers SWIFT-Code: BIC des Empfängers Referenz: Personalnummer zu der die Zahlung gehört. Name: Namen des Empfängers Lnd: Zielland des Empfängers Ort: Ort des Empfängers Wäh: Auszahlungswährung (nur EUR) Betrag: Der Betrag wird getrennt nach Zahlwegen summiert mit einer abschließenden Gesamtsumme der Überweisungen. Anzahl: Diese Spalte enthält pro Überweisung eine 1 und wird am Ende summiert. Die Summierung erfolgt getrennt nach Zahlwegen mit einer abschließenden Gesamtsumme der Anzahl der Überweisungen 4. 3 A n z e i g e u n d V e r z e i c h n i s S G B I X Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: in der Abrechnungsperiode Januar Tarif ist der Echtlauf zu Anzeige und Verzeichnis nach 80 SGB IX auszuführen. Von der SAP wurde gestern noch ein Hinweis veröffentlicht, der zwei Fehler korrigiert. Das SSC wird diesen Hinweis in das IPV-System übernehmen, der Transport in das Z01 wird am erfolgen. Aus diesem Grund ist die Aktivität Auswertung nach 80 SGB IX Echtlauf erst ab dem (und noch nicht im Anschluss an die Tarifabrechnung ) abzuarbeiten. Falls Sie den Echtlauf bereits erstellt haben, sind die Dateien nicht weiterzuverarbeiten; der Echtlauf ist ab dem zu wiederholen

20 Von der SAP wurden neben dem o.g. Hinweis noch weitere Programmkorrekturen veröffentlicht, die in das IPV-Verfahren übernommen wurden. Die Korrekturen betrafen die Felder IBAN und BIC. Dabei handelt es sich laut Datensatzbeschreibung von REHADAT-Elan um freiwillige Angaben; der Import wird trotzdem durchgeführt. Falls Probleme beim Import der Dateien mit REHADAT-Elan auftreten, ist die Datei mit dem Namen g ( = Betriebsnummer) zu löschen. Die Datei ist, bis auf die Betriebsnummer, leer. Der Import ist dann mit den Dateien a bis f zu wiederholen F i n a n z s t e l l e n s. Ausführungen zu Tz. 4.7 im Rundschreiben LVwA IPV Nr. 02/2014 Die Bezeichnung einer Finanzstelle wird in dem Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) z.zt. immer anhand des aktuellen Systemdatums ermittelt. Dieses führt u.a. in den folgenden Fallkonstellationen zu einer fehlerhaften Anzeige: Wird ein Datensatz im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) für einen zukünftigen Zeitraum angelegt und eine Finanzstelle vorgegeben, die erst für künftige Haushaltsjahre gültig ist, wird keine Bezeichnung der Finanzstelle angezeigt. Wurde eine Finanzstelle abgegrenzt oder ein neuer Betrachtungszeitraum angelegt und die Bezeichnung geändert, wird auch in vorhandenen Datensätzen im Infotyp Organisatorische Zuordnung (IT 0001) für vergangene Zeiträume die jeweils aktuelle Bezeichnung der Finanzstelle angezeigt. Es wurde eine SAP Meldung eröffnet. Weitere Hinweise hierzu in einem der folgenden Rundschreiben F u s i o n v o n K r a n k e n k a s s e n s. Ausführungen zu Tz L o h n s t e u e r b e s c h e i n i g u n g F o r m u l a r f ü r s. Ausführungen zu Tz S t e l l e n w i r t s c h a f t u n d S t e l l e n p l a n u n g 5. 1 B e a r b e i t u n g s h i n w e i s z u m O b j e k t A b o r d n u n g ( 9P) Es ist aufgefallen, dass behördenübergreifend die Verknüpfung für das Objekt Abordnung zur Planstelle häufig gelöst wurde, ohne das Objekt selbst abzugrenzen. Dies hat zur Folge, dass

21 diese Abordnungen nicht mehr sichtbar sind und auch kein Zugriff mehr besteht. Die Historie wird gelöscht. Um dies zu vermeiden, ist immer das Objekt selbst zum gewünschten Zeitpunkt abzugrenzen: Die Verknüpfung endet damit automatisch zum selben Zeitpunkt und die Historie bleibt erhalten I n f o t y p V e r k n ü p f u n g e n ( IT ), h i e r V e r k n ü p f u n g s a r t A ( H W T ) Soll eine Planstelle abgegrenzt werden und es erscheint die Meldung: Es darf keine Zuordnung zu untergeordneten Objekten (z. B. Person XXXXXX) bestehen, betrifft dies nicht nur Inhaberverknüpfungen, sondern auch die Verknüpfungsart A 081 besetzt (HWT). Diese entsteht systemseitig durch das Anlegen des Infotyp Höherwertige Tätigkeit (IT 0509) an einer mit einer Planstelle verknüpften Person durch die Personaladministration. Wird die Person durch die Stellenwirtschaft mit einer anderen Planstelle verknüpft, ist anschließend die Personalsachbearbeitung zu informieren, damit im IT 0509 ein entsprechender Teilzeitraum angelegt wird., Dann wird die Verknüpfungsart A 081 an der bisherigen Planstelle abgegrenzt sowie an der neuen Planstelle angelegt. Die Bearbeitungsreihenfolge ist dabei zwingend einzuhalten, da sonst die Datenänderung nicht an der bzw. den Planstelle(n) wirksam wird! 6 A n w e n d u n g s s y s t e m b e t r e u u n g 6. 1 Ad- h o c Q u e r y Die InfoSets der Ad-hoc-Query sind überarbeitet worden. Die in der Anlage 2 aufgeführten Felder sollen nicht mehr auswertbar sein und sind daher aus dem Bestand gesicherter Ad-hoc- Queries bis zum zu löschen. Achtung Ad-hoc-Queries, die zum Termin des Transports der Änderungen für die einzelnen InfoSets in das produktive System die o. g. Felder noch beinhalten, werden gelöscht

22 6. 2 K o r r e k t u r d e r P r o f i l e i m B e n u t z e r s t a m m Mit Mail vom wurde folgende Information gegeben: durch eine Hotlinemeldung, wurden wir auf ein Problem hinsichtlich von zugeordneten bzw. entfernten Profilen aufmerksam gemacht. Ursache ist eine Korrektur an Benutzertabellen durch die SAP, welche mit der Patch-Einspielung im November erfolgte. Mit dem Report zur Pflege von Benutzerparametern wurden dadurch am in Benutzerkennungen Profile gelöscht oder hinzugefügt. Das SSC wird den korrekten Datenstand für die betroffenen Benutzer wieder herstellen. Nach jetzigem Kenntnisstand beeinträchtigt der Schiefstand nicht die tägliche Arbeit. Trotzdem bitten wir bis zur Entwarnung durch uns um erhöhte Aufmerksamkeit 7 R e i s e k o s t e n 7. 1 Ä n d e r u n g e n a b Mit RS SenInnSport 25/2013 wurden die grundlegenden Änderungen im Reisekostenrecht ab dem Jahr 2014 bekannt gegeben. Die nachfolgenden Änderungen für die Abrechnung von Dienstreisen und Trennungsgeldmaßnahmen werden mit einer Systemanpassung der SAP und den weiteren hierzu notwendigen Systemeinstellungen bereitgestellt (vgl. Tz. 7.1 Rundschreiben LVwA IPV Nr. 28/2013): a. Reform des steuerlichen Reisekostenrechts mit Auswirkung u.a. auf die Höhe der zu gewährenden Tagegelder nach dem BRKG und deren steuerliche Behandlung, b. neue steuerliche Pauschalbeträge sowie Tage- und Übernachtungsgelder für Auslandsdienstreisen, c. neue Sachbezugswerte nach 3 Abs. 3 TGV während einer Trennungsgeldmaßnahme. Achtung Aktuell besteht noch folgendes Problem: Bei einer Auslandsdienstreise sind die steuerfreie Verpflegungspauschale und das Tagegeld am letzten Tag (Abreisetag) und die anteilige Kürzung des Tagegeldes bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort fehlerhaft. Es wurde eine SAP-Meldung eröffnet. Die Hinweise in einem der nächsten IPV-RS sind zu beachten. Hinweis Die bereits für das Kalenderjahr 2014 abgerechneten Dienstreisen und Trennungsperioden sind jeweils im Reisekosten-/Periodenmanager erneut mit Ändern (UMSCH+F2) aufzurufen und zu sichern. Ggf. ist der Reisekostennachweis erneut zu erstellen

23 Das IPV Anwenderhandbuch Kapitel VIII Handbuch für die Reisekostenabrechnung wird in Kürze aktualisiert Reiseschema Dienstgang Dienstreisen innerhalb des Landes Berlin sind künftig im Reisekostenmanager mit dem neuen Reiseschema Dienstgang zu pflegen, wenn auf Verlangen des Beschäftigten der Ausweis der Werbungskosten im Reisekostennachweis zu bescheinigen ist oder eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit gestellt wurde (vgl. Tz ) Fahrtkosten Für die Berücksichtigung der neuen Werte bei der maschinellen Berechnung der Wegstreckenund Mitnahmeentschädigung wird im Reisekosten-/Periodenmanager in der Registerkarte Pauschalen zusätzlich die neue Fahrzeugart M anderes (motorbetriebenes) Fahrzeug bereitgestellt. Die Systemeinstellungen wurden angepasst Reisespesenart Bahn inkl. Übernachtung Transportbelege, die eine Übernachtung enthalten (z.b. Flug, Schlaf- oder Liegewagen), sind speziell zu kennzeichnen. Hieraus kann eine Übernachtung außerhalb der Wohnung am Anbzw. Abreisetag für eine mehrtägige Dienstreise abgeleitet und die entsprechenden ggf. steuerfreien Erstattungsbeträge ermittelt werden. Hierfür wird im Reisekosten- /Periodenmanager in der Registerkarte Belege die neue Reisespesenart BAHU Bahn inkl. Übernachtung bereitgestellt. Die Systemeinstellungen wurden angepasst Reisespesenart Abzug für Frühstück und Abend-/Mittagessen Die Abzüge für Mahlzeiten sind im Reisekosten-/Periodenmanager in der Registerkarte Abzüge zu kennzeichnen. Daher werden die folgenden Reisespesenarten in der Registerkarte Belege nicht (mehr) benötigt und wurden zum abgegrenzt: ABZA Abzug Abendessen ABZM Abzug Mittagessen ABZF Abzug Frühstück Auslagenersatz bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort Bei Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als 14 Tagen wurde bislang nach 8 BRKG fehlerhaft ab dem 15.Tag nur der Sachbezugswert für eine vom Arbeitgeber unentgeltlich zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Tagegeld und der steuerlichen Verpflegungspauschale abgezogen. Kürzungen wegen des Erhalts unentgeltlicher Verpflegung sind allerdings in gleichem (prozentualen) Maß vorzunehmen, wie auch im Zeitraum der anfänglichen 14 Tage der Dienstreise. Das Tagegeld und die steuerfreien Verpflegungspauschalen werden ab

24 um 20% für ein Frühstück und jeweils 40% für ein Mittagessen oder Abendessen gekürzt. Die Systemeinstellungen wurden korrigiert Reisekostennachweis Nach den reisekostenrechtlichen Vorschriften sind keine oder nur eine anteilige Erstattung vorzunehmen, z.b. bei dem Auslagenersatz bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort, den Kosten der Unterkunft (max. 60 zzgl. Frühstück), der Wegstreckenentschädigung (max. 130 bzw. 150 ), Dienstreisen innerhalb des Landes Berlin von mehr als 8 Stunden. In diesen Fällen kann der Berechtigte die Differenz in der Einkommensteuerveranlagung als Werbungskosten geltend machen. Für den Nachweis dieser Werbungskosten ist der Reisekostennachweis zu verwenden; eine zusätzliche Bescheinigung ist dann nicht erforderlich. Der Reisekostennachweis wurde entsprechend angepasst Bescheinigungspflicht M Der Großbuchstabe M ist in der Zeile 2 der Lohnsteuerbescheinigung auszugeben, wenn der Beschäftigte anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auf Veranlassung des Arbeitgebers eine Mahlzeit (Wert weniger als 60 ) gestellt wurde. Zusätzlich sind die steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten in der Zeile 20 zu bescheinigen. Ab dem werden die im Reisekosten-/Periodenmanager in der Registerkarte Abzüge markierten Einträge in der Reisekostenabrechnung vermerkt. Mit der maschinellen Überleitung der Reisekostenabrechnungsergebnisse in die Personalabrechnung wird in diesen Fällen die technische Lohnart /417 LStB: "M" erzeugen generiert. Dies gilt analog, sofern in der Registerkarte Belege die folgenden Reisespesenarten vorgegeben werden: HINA Sachbezug Abendessen HINF Sachbezug Frühstück HINM Sachbezug Mittagessen Die individuelle Versteuerung und Verbeitragung der vorgegebenen Sachbezugswerten erfolgt maschinell in der Personalabrechnung. Die bei der Abrechnung der Dienstreisen und Trennungsgeldperioden maschinell ermittelten steuerfreien Tagegelder werden ebenfalls mit der Überleitung der Reisekostenabrechnungsergebnisse in die Personalabrechnung in die technische Lohnart /442 St.fr. Verpfl.Zusch. Ausw kumuliert

25 Für die Beschäftigten der Verwaltungen, die das Modul IPV-Reisekosten einsetzen, erfolgt ab 2014 der Andruck maschinell auf der Lohnsteuerbescheinigung. Im Auftrag Schwierkus