Arbeiten mit Dokumenten

Transkript

1 3 Arbeiten mit Dokumenten 51 Neues Word-Dokument erstellen 57 Dokument speichern 63 Dokumenteigenschaften verwenden 65 Dokument öffnen 68 Das neue Dateiformat Die Befehle zum Arbeiten mit Dokumentdateien, die in den vorhergehenden Versionen von Word im Datei-Menü zu finden waren, sind nun über die neue Office-Schaltfläche erreichbar, die sich in der linken oberen Ecke des Word- Fensters befindet. Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie mit den Befehlen der Office- Schaltfläche Dokumente erstellen, speichern und öffnen können. Weitere Befehle des Menüs der Office-Schaltfläche, wie das Drucken, das Erstellen von PDF-Dateien und das Veröffentlichen eines Word-Dokuments in Ihrem Blog, werden in Kapitel 9 beschrieben. Der letzte Abschnitt dieses Kapitels beschäftigt sich mit dem neuen Dateiformat, das von Word 2007 verwendet wird. Der Schwerpunkt der Informationen ist dabei die Frage, wie Sie am besten vorgehen, wenn Sie Dokumente öffnen, die in vorhergehenden Word-Versionen erstellt wurden und welche Vorgehensweisen sich anbieten, wenn Sie mit Word-Anwendern Dokumente austauschen, die noch nicht die Version 2007 verwenden. Neues Word-Dokument erstellen Wie bei den vorhergehenden Versionen von Word können Sie auch bei Word 2007 ein neues Dokument auf verschiedene Arten und Weisen erstellen: Sie können die Vorlagen verwenden, die sich auf Ihrem Computer befinden, die Vorlagen auf der Website Office Online nutzen oder ein neues Dokument auf der Basis eines Dokuments erstellen, das Sie zu einem früheren Zeitpunkt fertig 51

2 gestellt und gespeichert haben. Dieser Abschnitt stellt die verschiedenen Möglichkeiten vor. Ein leeres Dokument erstellen Wenn Sie ein neues, leeres Dokument erstellen wollen, gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche in der linken oberen Ecke des Word- Fensters an. Das zugehörige Menü wird geöffnet. Abbildung 3.1: Über die Office-Schaltfläche in der linken oberen Ecke des Word- Fensters erreichen Sie die Befehle, die in vorhergehenden Word-Versionen im Menü Datei zu finden waren. 2. Klicken Sie im linken Bereich auf Neu. Das Dialogfeld Neues Dokument wird angezeigt. Dieses Dialogfeld ersetzt den alten Aufgabenbereich Neues Dokument, ist aber ähnlich aufgebaut: Auf der linken Seite befindet sich die Liste Vorlagen, in der die Dokumentvorlagen nach Kategorien sortiert sind. Sie finden hier sowohl Vorlagen auf Ihrem eigenen Computer als auch Vorlagen, die sich auf der Website Office Online befinden. Der mittlere Bereich des Dialogfeldes zeigt immer die Vorlagen der Kategorie an, die Sie in der Liste Vorlagen ausgewählt haben. Ganz rechts wird eine Vorschau der Vorlage angezeigt, die Sie im mittleren Bereich ausgewählt haben. Standardmäßig zeigt das Dialogfeld die Kategorie Leer und zuletzt verwendet an. 52 Kapitel 3

3 Abbildung 3.2: Im Dialogfeld Neues Dokument wählen Sie die Vorlage aus, auf der das neue Dokument basieren soll. 3. Wenn Sie ein leeres Dokument erstellen wollen, klicken Sie falls erforderlich in der Liste Vorlagen den Eintrag Leer und zuletzt verwendet an. Wählen Sie dann eine der Vorlagen im mittleren Bereich aus. Wollen Sie eine der zuletzt verwendeten Vorlagen verwenden, klicken Sie die gewünschte an. 4. Das neue Dokument wird erstellt. Es ist nicht erforderlich, das Dokument zu speichern, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen. Vorlagen auf dem eigenen Computer verwenden Bei der Installation von Word werden Vorlagen auf Ihrem Computer installiert, die Sie verwenden können, um schnell ein Dokument eines bestehenden Typs zu erstellen. Welche Vorlagen das sind, können Sie sehen, wenn Sie in der Liste Vorlagen auf Installierte Vorlagen klicken. 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann auf Neu. 2. Klicken Sie im Bereich Vorlagen auf den Eintrag Installierte Vorlagen. In der Mitte des Dialogfeldes werden die installierten Vorlagen angezeigt. Die Vorlagen, die sich im Lieferumfang von Word befinden, sind für die grundlegenden Büro-Dokumente (Brief, Fax, Serienbrief, Bericht) geeignet und unterscheiden sich durch die verschiedenen Designs. Arbeiten mit Dokumenten 53

4 Abbildung 3.3: Word 2007 enthält Vorlagen für die gängigsten Dokumenttypen. 3. Führen Sie in der Liste im mittleren Bereich einen Bildlauf durch, um sich einen Überblick über die Auswahl zu verschaffen, und klicken Sie die Miniaturgrafiken an, um eine Vorschau zu sehen. Abbildung 3.4: Beispiel für ein neues Dokument, das die Vorlage Dactylos-Bericht verwendet. 54 Kapitel 3

5 4. Doppelklicken Sie auf das Symbol der Vorlage, die Sie verwenden wollen. Das neue Dokument wird erstellt. Die untere Abbildung auf der vorigen Seite zeigt exemplarisch ein Word- Dokument, das mit der Vorlage Dactylos-Bericht erstellt wurde. Sie können gut erkennen, dass das Grundgerüst inklusive Formatierungen usw. bereits vorhanden ist und Sie lediglich noch Ihren eigenen Text einzugeben brauchen. Textstellen, die von eckigen Klammern eingefasst sind, stellen Platzhalter dar. Wenn Sie einen dieser Platzhalter anklicken, wird das Element in einem Rahmen angezeigt und Sie geben dann lediglich noch den gewünschten Text ein. Neues Dokument auf vorhandenem basieren Häufig kommt es vor, dass Sie bereits einmal ein Dokument erstellt haben und nun ein weiteres anlegen möchten, das sich von dem bereits vorhandenen nur in Kleinigkeiten unterscheiden wird. Der einfachste Weg, um diese Aufgabe zu lösen, besteht darin, das bereits vorhandene als Grundlage zu verwenden. 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann auf Neu. 2. Klicken Sie im Bereich Vorlagen auf den Eintrag Neu von vorhandenem. Das Dialogfeld Neu aus vorhandenem Dokument wird angezeigt. Abbildung 3.5: Wählen Sie in diesem Dialogfeld das Dokument aus, das als Gerüst für ein neues dienen soll. 3. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich das Dokument befindet, das Sie als Gerüst für das neue Dokument verwenden wollen, und markieren Sie das Symbol des Dokuments. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Arbeiten mit Dokumenten 55

6 Vorlagen von Office Online verwenden Viel mehr Vorlagen finden Sie auf der Website Office Online. Sehen Sie also auch dort nach, ob es dort eine Vorlage gibt, die sich für Ihren Einsatzzweck eignet. (Um die Vorlagen von Office Online verwenden zu können, muss Ihr Computer Zugang zum Internet haben.) 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann auf Neu. 2. Klicken Sie im Bereich Vorlagen auf einen der Einträge unter Microsoft Office Online. 3. Suchen Sie in der Liste im mittleren Bereich nach der Vorlage, die Sie verwenden möchten. 4. Wenn Sie eine passende Vorlage gefunden haben, klicken Sie die Schaltfläche Download an. Das folgende Dialogfeld wird angezeigt: Abbildung 3.6: Der Download von Vorlagen von der Website Office Online ist nur dann möglich, wenn Sie prüfen lassen, dass es sich bei der von Ihnen verwendeten Software um eine Originalversion handelt. 5. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie damit einverstanden sind, dass geprüft wird, ob Sie eine Originalversion von Word verwenden. (Wenn Sie nicht möchten, dass dieses Dialogfeld bei jedem Download angezeigt wird, schalten Sie das Kontrollkästchen Diese Meldung nicht mehr zeigen ein.) 6. Wenn die Überprüfung erfolgreich war, wird die Vorlage heruntergeladen und ein neues Dokument erstellt. Falls bei der Überprüfung Probleme aufgetreten sind, können Sie sich über einen Link in der entsprechenden Meldung weitere Informationen zu dem Problem anzeigen lassen. Auf der Website nach Vorlagen suchen Im Dialogfeld Neues Dokument können Sie in das Feld Onlinesuche Suchbegriffe eingeben und damit auf der Website Office Online nach Vorlagen suchen lassen, die zum Suchbegriff passen. Für die nachstehende Abbildung haben wir als 56 Kapitel 3

7 Suchbegriff»vertrag«eingegeben und dann auf die Schaltfläche Suche starten geklickt. Wenn die Suche erfolgreich war, werden die gefundenen Vorlagen im Bereich Suchergebnisse angezeigt. Klicken Sie auch hier wieder auf Download, wenn Sie die Vorlage gefunden haben, die Sie benötigen. Abbildung 3.7: Sie können im Dialogfeld Neues Dokument auch nach Vorlagen suchen. Dokument speichern Mit dem Bearbeiten der verschiedenen Office-Dokumente befassen sich die speziell auf die jeweilige Anwendung zugeschnittenen Teile dieses Buches. Für diesen Abschnitt gehen wir einmal davon aus, dass Sie mit der Bearbeitung Ihres Dokuments fertig sind und es nun speichern wollen. 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann auf Speichern unter. Im rechten Bereich des Fensters können Sie das Dateiformat auswählen. 2. Wenn Sie das Dokument nur selbst verwenden oder mit anderen Anwendern gemeinsam nutzen, die ebenfalls Word 2007 einsetzen, klicken Sie die Option Word-Dokument an. Wenn Sie das Dokument gemeinsam mit anderen Word-Benutzern verwenden, die Word 2007 nicht einsetzen, dann klicken Sie auf Word Dokument. (Weitere Informationen zu den Word-Dateiformaten finden Sie im letzten Abschnitt dieses Kapitels ab Seite 68.) Arbeiten mit Dokumenten 57

8 Abbildung 3.8: Legen Sie hier das Dateiformat fest, in dem Ihr Dokument gespeichert werden soll. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Standardmäßig wird bei Windows XP Ihr persönlicher Ordner Eigene Dateien im Dialogfeld angezeigt. Bei Windows Vista lautet der Name des Ordners Dokumente. (Sie können den Standardspeicherort anders einstellen; wie das geht, erfahren Sie ab Seite 62). Abbildung 3.9: Das Dialogfeld zum Speichern von Dokumenten unter Windows Vista. 58 Kapitel 3

9 3. Klicken Sie in der Navigationsleiste, um zu einem anderen Ordner zu wechseln. Oder doppelklicken Sie auf einen der sichtbaren Ordner, um diesen zu öffnen und das Dokument dort abzuspeichern. 4. Tippen Sie in das Feld Dateiname den Namen ein, unter dem Sie das Dokument speichern wollen. 5. Klicken Sie auf Speichern. Das Dokument wird gespeichert und in der Titelleiste der Anwendung wird der Dateiname des Dokuments angezeigt. TIPP Andere Dateiformate verwenden Wenn Sie im Menü der Office- Schaltfläche die Option Andere Formate angeklickt haben, wird ebenfalls das Dialogfeld Speichern unter angezeigt. Öffnen Sie dann die Liste Dateityp und wählen Sie dort das Dateiformat aus, das Sie verwenden wollen, bevor Sie auf Speichern klicken. Speichern mit System eigene Unterordner Wenn Sie sich die Abbildung des Dialogfeldes Speichern unter noch einmal anschauen, sehen Sie unterhalb der Titelleiste die Navigationsleiste, in der der Name des aktuellen Ordners angezeigt wird. Die Vorgabe zum Speichern ist bei Windows XP der Ordner Eigene Dateien und bei Windows Vista der Ordner Dokumente; diese Ordner werden automatisch von Windows für jeden Benutzer bereitgestellt, für den auf dem Windows-PC ein Benutzerkonto vorhanden ist. Wenn Sie nur wenige Dateien speichern, ist das Speichern im Ordner Dokumente bzw. Eigene Dateien kein Problem. Wenn es jedoch mehr Dateien werden, bietet es sich an, im Ordner Dokumente bzw. Eigene Dateien weitere Unterordner anzulegen und so z. B. die Dokumente in eigenen Projektordnern abzulegen. So erstellen Sie einen neuen Ordner und verwenden diesen zum Speichern eines Dokuments: 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann auf Speichern unter. 2. Wählen Sie im rechten Bereich des Fensters eine der Formatoptionen. 3. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen. Ein neuer Ordner mit dem Namen Neuer Ordner wird erstellt. Die Einfügemarke steht im Namen des Ordners. Arbeiten mit Dokumenten 59

10 Abbildung 3.10: Erstellen Sie über das Dialogfeld Speichern unter neue Ordner, um Ihre Dokumentenablage übersichtlicher zu organisieren. 4. Tippen Sie den Namen des neuen Ordners ein (z. B. Privat, Beruf, Verträge oder wie auch immer Sie Ihre Dokumente strukturieren) und drücken Sie dann die ( )-Taste. Der Ordner wird umbenannt und es wird automatisch zu dem neuen Ordner gewechselt. 5. Tippen Sie in das Feld Dateiname den Namen für das Dokument ein und klicken Sie dann auf Speichern. Spezielle Speicherorte in den Linkfavoriten Auf der linken Seite der Dialogfelder Öffnen und Speichern sehen Sie die so genannten Linkfavoriten. Mit den Linkfavoriten können Sie schnell zwischen verschiedenen Speicherorten wechseln. Computer Klicken Sie auf diesen Link, um schnell eine Liste aller Datenträger in Ihrem Computer zu erhalten. Doppelklicken Sie dann auf den gewünschten Datenträger und navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie das Dokument speichern bzw. aus dem heraus Sie es öffnen wollen. Zuletzt besuchte Orte Ein Klick auf diesen Link zeigt die Namen der zuletzt benutzten Ordner und Laufwerke an. Dokumente Ein Klick auf diesen Link bringt Sie schnell zu Ihrem persönlichen Ordner Dokumente bzw. Eigene Dateien zurück. Desktop Wenn Sie eine Datei auf dem Windows-Desktop speichern wollen, klicken Sie auf diesen Link. 60 Kapitel 3

11 Ordner Wenn Sie lieber in der Ordnerstruktur navigieren, die bei den früheren Word-Versionen in den Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen in der Liste Suchen in enthalten war, klicken Sie unterhalb der Linkfavoriten die Schaltfläche Ordner ein, wie es die folgende Abbildung zeigt. Abbildung 3.11: Klicken Sie die Schaltfläche Ordner an, wenn Sie lieber in der Ordnerstruktur zum gewünschten Ordner wechseln wollen. Sicherungskopien erstellen lassen Word kann automatisch eine Sicherungskopie Ihrer Dokumente erstellen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die letzte Version des Dokuments unter dem Namen Sicherungskopie von (Originalname) und die aktuelle Version unter dem von Ihnen vergebenen Namen gespeichert. Sollte einmal mit der aktuellen Version des Dokuments etwas schiefgehen, können Sie auf die Sicherungskopie zurückgreifen. Gehen Sie so vor, um in Word das automatische Erstellen von Sicherungskopien zu aktivieren: 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an. 2. Klicken Sie im unteren Bereich auf Word-Optionen. 3. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Erweitert. Arbeiten mit Dokumenten 61

12 4. Scrollen Sie in der Liste mit den Optionen auf der rechten Seite, bis Sie die Gruppe Speichern sehen. Abbildung 3.12: Aktivieren Sie hier das automatische Erstellen von Sicherungskopien. 5. Schalten Sie das Kontrollkästchen Immer Sicherungskopie erstellen ein. 6. Klicken Sie auf OK. In Zukunft legt Word nun von jeder Datei eine Sicherungskopie an. Diese Dateien besitzen übrigens die Erweiterung.wbk (Word Backup Document) und befinden sich im gleichen Ordner wie das Originaldokument. Wenn Sie eine Sicherungsdatei öffnen wollen, müssen Sie im Dialogfeld Öffnen die Liste Dateityp öffnen und dort den Eintrag Alle Dateien auswählen. Standardspeicherort und Standardformat festlegen Wenn Sie den Befehl Speichern oder Öffnen wählen, zeigen die Dialogfelder standardmäßig den Ordner Dokumente (Windows Vista) bzw. Eigene Dateien (Windows XP) an. Wenn Sie Ihre Dokumente in einem anderen Ordner speichern oder aus einem anderen Ordner öffnen, können Sie diese Vorgabe ändern. Sie brauchen dann in den Dialogfeldern Speichern und Öffnen nicht mehr von Hand zu diesem Ordner zu wechseln. Außerdem können Sie das Standarddateiformat einstellen, das zum Speichern Ihrer Dokumente verwendet werden sollen. Das Standarddateiformat wird automatisch im Dialogfeld Speichern unter eingestellt, wenn Sie das Speichern über die Taste (F12) initiieren. 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann im unteren Bereich auf Word-Optionen. 2. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Speichern. 62 Kapitel 3

13 Abbildung 3.13: Legen Sie hier das Standarddateiformat und den Standardspeicherort fest. 3. Öffnen Sie die Liste Dateien in diesem Format speichern und legen Sie dann das Standarddateiformat fest. 4. Klicken Sie neben Standardspeicherort auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Speicherort ändern anzeigen zu lassen 5. Wechseln Sie im Dialogfeld Speicherort ändern auf das Laufwerk/den Ordner, den Sie zum Standardordner machen wollen. 6. Klicken Sie jeweils auf OK, um die geöffneten Dialogfelder zu schließen. Wenn Sie nun den Befehl Speichern unter oder Öffnen wählen, wechselt Word automatisch zu dem Ordner, den Sie hier eingestellt haben. Dokumenteigenschaften verwenden In den Office-Dokumenten können Sie neben dem Dateinamen weitere Informationen aufnehmen, die Ihnen dabei helfen können, ein bestimmtes Dokument wiederzufinden. Diese Informationen, die Dokumenteigenschaften genannt werden, befinden sich in derselben Datei wie das Dokument. Neben Eigenschaften, die Sie selbst definieren und festlegen können, gehören zu den Dokumenteigenschaften statistische Informationen, wie die Anzahl der Seiten im Dokument, das Datum der letzten Speicherung usw., die vom jeweiligen Office-Programm automatisch erstellt werden. Dokumenteigenschaften erstellen Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Eigenschaften eines Dokuments zu erstellen und zu verändern. Ein Weg ist die Verwendung der Office-Schaltfläche. Klicken Sie diese an, zeigen Sie auf Vorbereiten und klicken Sie dann im rechten Bereich auf Eigenschaften. Oberhalb des Arbeitsbereichs für das Dokument wird Arbeiten mit Dokumenten 63

14 ein weiterer Ausschnitt geöffnet, in dem Sie die wichtigsten Eigenschaften direkt eintippen können. Abbildung 3.14: Wenn Sie im Menü der Office-Schaltfläche den Befehl Vorbereiten/ Eigenschaften auswählen, wird oberhalb des Dokumentfensters ein weiterer Ausschnitt geöffnet, in dem Sie die wichtigsten Dokumenteigenschaften festlegen können. Um das aus früheren Word-Versionen bekannte Dialogfeld anzuzeigen, klicken Sie im oberen Bereich auf Dokumenteigenschaften und dann auf Erweiterte Eigenschaften. Sie können die Dokumenteigenschaften auch beim Speichern festlegen. Klicken Sie dazu im Dialogfeld Speichern unter auf Ordner ausblenden. Abbildung 3.15: Wenn Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Ordner ausblenden klicken, werden die Dokumenteigenschaften angezeigt, die Sie hier auch bearbeiten können. 64 Kapitel 3

15 Drucken der Dokumenteigenschaften Bei Word können Sie die Eigenschaften eines Dokuments auch separat oder gemeinsam mit dem Dokument ausdrucken. Die erforderlichen Einstellungen finden Sie im Dialogfeld Drucken. Wenn Sie nur die Dokumenteigenschaften drucken wollen, klicken Sie auf die Office-Schaltfläche, zeigen auf Drucken und klicken dann im rechten Bereich auf Drucken. Wählen Sie anschließend aus dem Listenfeld Drucken die Option Dokumenteigenschaften aus und klicken Sie dann auf OK. Sie können auch das Dokument gemeinsam mit den Dokumenteigenschaften ausdrucken lassen. Klicken Sie dazu im Dialogfeld Drucken die Schaltfläche Optionen an und schalten Sie im Dialogfeld Word-Optionen in der Gruppe Druckoptionen das Kontrollkästchen Dokumenteigenschaften drucken ein. Die Dokumenteigenschaften werden dann auf einer eigenen Seite gedruckt und die aktuellen Werte z. B. für die statistischen Angaben ausgegeben. TIPP Beachten Sie, dass das Kontrollkästchen Dokumenteigenschaften drucken nur dann aktiviert/deaktiviert werden kann, wenn im Listenfeld Drucken des Dialogfeldes Drucken die Option Dokument markiert ist. Dokument öffnen Wenn Sie an einem Dokument weiterarbeiten möchten, das Sie bereits einmal gespeichert haben, müssen Sie es zuerst wieder auf den Bildschirm holen; dieser Vorgang wird Öffnen genannt. 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann auf Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt. 2. Wenn sich das Dokument im aktuellen Ordner befindet, lesen Sie bei Schritt 3 weiter. Ansonsten klicken Sie in der Liste auf den Ordner, in dem sich das zu öffnende Dokument befindet. Oder verwenden Sie die Navigationsleiste im oberen Bereich oder die Linkfavoriten, um zu dem Laufwerk/ Ordner zu wechseln, in dem sich das Dokument befindet. 3. Doppelklicken Sie auf den Namen des Dokuments, um es zu öffnen. Arbeiten mit Dokumenten 65

16 Abbildung 3.16: Das Dialogfeld Öffnen können Sie auch mit der Tastenkombination (Strg)+(O) anzeigen lassen. Dokument schreibgeschützt oder als Kopie öffnen Sie können über die Schaltfläche Öffnen weitere Optionen einstellen und beispielsweise festlegen, dass Sie eine Kopie des Dokuments erstellen oder das Dokument mit Schreibschutz öffnen wollen. Markieren Sie zunächst die gewünschte Datei, klicken Sie dann auf den Pfeil neben Öffnen und wählen Sie dann einen der folgenden Befehle aus: Schreibgeschützt öffnen Wenn Sie nur schnell etwas in dem Dokument nachschauen und sicherstellen wollen, dass Sie keine Änderungen an dem Dokument vornehmen können, wählen Sie diesen Befehl aus. In der Titelleiste des Word-Fensters wird dann hinter dem Namen der Datei der Text (Schreibgeschützt) angezeigt Als Kopie öffnen Wenn Sie diesen Befehl wählen, erstellt Word ein Duplikat der ursprünglichen Datei und Ihnen wird das Duplikat angezeigt. Wenn Sie an dem Dokument Änderungen vornehmen, werden sie in dieser Kopie gespeichert. Die von Word erstellte Kopie erhält automatisch einen neuen Dateinamen. Standardmäßig wird dem existierenden Namen der Text Kopie (1) von vorangestellt. 66 Kapitel 3

17 Die zuletzt bearbeiteten Dokumente Wenn Sie die Office-Schaltfläche anklicken, sehen Sie im rechten Bereich des Menüs automatisch die Namen der zuletzt bearbeiteten Dokumente. Diese werden so lange angezeigt, bis Sie die Maus auf einen der Befehle auf der linken Seite bewegen, die weitere Unteroptionen besitzen (Sie erkennen diese an dem kleinen Pfeil). Abbildung 3.17: Über Zuletzt verwendete Dokumente haben Sie schnellen Zugriff auf die zuletzt geöffneten Dateien. Wenn Sie eine dieser Dateien öffnen wollen, brauchen Sie nicht das Dialogfeld Öffnen zu verwenden. Stattdessen klicken Sie einfach den Dateinamen an, um das zugehörige Dokument zu laden. Word merkt sich standardmäßig die letzten 17 Dokumente, die Sie geöffnet haben. Wenn Sie die Anzahl ändern möchten, gehen Sie so vor: 1. Klicken Sie die Office-Schaltfläche an und klicken Sie dann im unteren Bereich auf Word-Optionen. 2. Klicken Sie in der Liste auf der linken Seite auf Erweitert. 3. Scrollen Sie in der Liste auf der rechten Seite, bis die Gruppe Anzeigen sichtbar ist. 4. Legen Sie im Feld Diese Anzahl zuletzt geöffneter Dokumente anzeigen die gewünschte Anzahl fest. Wenn Sie dieses Feature abschalten möchten, geben Sie hier eine 0 ein. 5. Klicken Sie auf OK. Arbeiten mit Dokumenten 67

18 Das neue Dateiformat Word 2007 besitzt ein vollkommen neues Dateiformat, das auf XML basiert und der Spezifikation OpenXML entspricht. Das neue Dateiformat ist eigentlich eine ZIP-komprimierte Datei, in deren Struktur sich weitere Dateien und Unterordner befinden, in denen die verschiedenen Elemente abgelegt sind, die den Dokumentinhalt beschreiben, sowie die Dokumenteigenschaften und andere Merkmale. Durch die Komprimierung sind Word-Dokumente, die das neue Dateiformat verwenden, kleiner, als sie es in den vorhergehenden Versionen waren. Aus Kompatibilitätsgründen kann Word 2007 auch Dateien lesen und erstellen, die dem Dateiformat der Word-Versionen 97 bis 2003 entsprechen. Wenn Sie ein Dokument im alten Format öffnen, stehen Ihnen jedoch nicht alle Formatierungsmerkmale zur Verfügung, die die neue Version 2007 bietet. Kompatibilitätsmodus Wenn Sie in Word 2007 eine Datei öffnen, die in einer der Versionen 97 bis 2003 erstellt wurde, dann öffnet Word diese Datei automatisch im sogenannten Kompatibilitätsmodus, was auch in der Titelleiste des Word-Fensters so angegeben wird. Durch die Verwendung des Kompatibilitätsmodus wird sichergestellt, dass die Datei nach der Bearbeitung in Word 2007 weiterhin von Anwendern geöffnet werden kann, die eine ältere Version von Word verwenden und die nicht das sogenannte Compatibility Pack installiert haben (mehr dazu weiter unten). Konvertieren in das Word 2007-Dateiformat Wenn Sie ein Dokument im Format der Versionen 97 bis 2003 geöffnet haben, steht Ihnen im Menü der Office-Schaltfläche der Befehl Konvertieren zur Verfügung, mit dem Sie das Dokument in das neue Dateiformat konvertieren können. Wenn Sie diesen Befehl aufrufen, wird das folgende Meldungsfeld angezeigt: Abbildung 3.18: Dieser Warnhinweis wird beim Konvertieren in das neue Dateiformat angezeigt. 68 Kapitel 3

19 Der entscheidende Satz in diesem Meldungsfeld ist:»das Layout des Dokuments wird möglicherweise geändert.«bei einfachen Dokumenten wird die Konvertierung meistens gut über die Bühne gehen, wenn die Dokumente komplexer sind und die fortgeschritteneren Funktionen der alten Word-Versionen verwenden, kann die Konvertierung schon mal schiefgehen. Bei einem unserer Probeläufe wurden beispielsweise verknüpfte Abbildungen nicht aktualisiert und übernommen, wodurch dann an einigen Stellen Lücken in den Dokumenten entstanden. Wenn Sie Dokumente in das neue Format konvertieren, sollten Sie nach der Konvertierung die Office-Schaltfläche anklicken, Speichern unter wählen und in das Feld Dateiname einen neuen Dateinamen eingeben, um so, falls es erforderlich sein sollte, wieder auf die ursprüngliche, intakte Dateiversion im alten Dateiformat zurückgreifen zu können. Dokumente gemeinsam mit Anwendern nutzen, die eine ältere Version von Word verwenden Wenn Sie Dokumente erstellen, die von Anwendern weiterbearbeitet werden sollen, die eine der älteren Word-Versionen einsetzen, gibt es zwei Ansätze, Probleme, die möglicherweise bei der Konvertierung zwischen den Dateiformaten auftreten können, von vornherein zu vermeiden: In Word 2007 im Kompatibilitätsmodus arbeiten Arbeiten Sie in Word 2007 im Kompatibilitätsmodus. Wenn Sie ein Dokument, das in einer älteren Version erstellt wurde, öffnen, behalten Sie das Dateiformat einfach bei. Wenn Sie in Word 2007 ein neues Dokument erstellen, von dem Sie wissen, dass es von Anwendern, die eine ältere Version verwenden, bearbeitet werden muss, wählen Sie sofort nach dem Erstellen den Befehl Speichern unter und klicken dann auf Word Dateiformat. Der Nachteil bei diesem Verfahren ist, dass Ihnen dann einige der neuen Formatierungsmerkmale nicht zur Verfügung stehen; der Vorteil ist, dass Sie später keine Überraschungen erleben. In Word das Compatibility Pack installieren Microsoft stellt für die Office-Versionen 2000 bis 2003 das sogenannte Microsoft Office Compatibility Pack zur Verfügung. Mit diesem Paket aus Dateiformatkonvertierern ist es in diesen älteren Word-Versionen möglich, Dateien im Word 2007-Format zu lesen und auch in diesem Format abzuspeichern. Arbeiten mit Dokumenten 69

20 Um das Microsoft Office Compatibility Pack zu installieren, gehen Sie so vor: 1. Surfen Sie, wenn Sie Word XP/2003 verwenden, zuerst zur Microsoft-Website update.microsoft.com und lassen Sie alle wichtigen Updates installieren. 2. Wechseln Sie dann zur Microsoft Download-Website, die Sie unter der folgenden Adresse erreichen: 3. Geben Sie in das Suchfeld am oberen Rand der Website FileFormatConverters ein und klicken Sie dann auf Go. 4. Die Seite mit den Suchergebnissen sollte den Eintrag Microsoft Office Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007 enthalten. Klicken Sie diesen an. Sie werden zu der Seite umgeleitet, von der Sie das Compatibility Pack herunterladen können. 5. Laden Sie die Datei FileFormatConverters.exe herunter und speichern Sie sie auf Ihrem Computer. 6. Beenden Sie alle Office-Anwendungen. 7. Öffnen Sie die FileFormatConverters.exe, um die Installation zu starten. Sie brauchen während der Installation lediglich die Lizenzbedingungen zu akzeptieren. Abbildung 3.19: Nach der Installation des Compatibility Pack steht Ihnen in der Liste Dateityp der älteren Word-Version die Option Word 2007-Dokument zur Verfügung. 70 Kapitel 3