KMU-Lehrgang Betriebsbuchhaltung

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1 KMULehrgang Betriebsbuchhaltung Fit for KMUBusiness? Informationen zu weiteren KMULehrgängen und BusinessTools finden Sie unter

2 KMULehrgang Betriebsbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung, sprich die Führung einer Bilanz und Erfolgsrechnung, stellt einen wesentlichen Eckpfeiler jeder Unternehmensführung dar. Sie gibt insbesondere Auskunft darüber, wie erfolgreich das Unternehmen im jeweiligen Geschäftsjahr gewirkt hat. Wie sieht es aber mit der Betriebsbuchhaltung aus? Die Betriebsbuchhaltung, verstanden als Instrument zur Messung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit einer Unternehmung, ist ein Standard bei sämtlichen Grossunternehmungen. Kleine und mittlere Unternehmen scheuen sich oft, dieses zusätzliche Instrument neben der eigentlichen Finanzbuchhaltung zu führen sei es, weil die Notwendigkeit nicht gesehen, sei es, weil der Aufwand hierfür als zu gross betrachtet wird. Der vorliegende Lehrgang hat zum Ziel, Ihnen die Themenstellung «Betriebsbuchhaltung» näherzubringen und insbesondere die wesentlichen Elemente daraus vorzustellen. Sie werden ein Instrument kennenlernen, das Ihnen bei der Beantwortung der Fragen, wie Sie eine bestimmte Leistung mit möglichst geringen Kosten erzielen können oder wie Sie mit den gegebenen Kosten eine möglichst grosse Leistung erbringen können, hilft. 1. Betriebsbuchhaltung weshalb? Die Betriebsbuchhaltung ist ein Instrument, das insbesondere den Anspruch erhebt, die Transparenz im Unternehmen zu erhöhen. So zeigt sie u.a. auf, welche Kosten in welcher Abteilung anfallen, beziehungsweise welcher Leistungsaufwand für die Erstellung eines Erzeugnisses (Produkt oder Dienstleistung) erforderlich ist. Und dies wiederum gibt der Unternehmensführung zusätzliche Informationen, um entsprechende Massnahmen einzuleiten, wenn das Gesamtergebnis des Unternehmens nicht den Erwartungen entspricht. So können beispielsweise folgende Fragen besser beantwortet werden: Verrechnet das Unternehmen für ein bestimmtes Produkt respektive eine bestimmte Dienstleistung den richtigen Preis? Problematik: Weil keine Betriebsbuchhaltung besteht, werden die Produkte respektive Dienstleistungen falsch kalkuliert und deshalb zu günstig bzw. zu teuer im Markt offeriert! Weshalb sind die Kosten in einer Abteilung in den letzten Jahren so hoch angestiegen? Problematik: Im Rahmen von «Sparübungen» bzw. Ressourcenoptimierungen in der Planungs und Budgetphase werden die falschen Massnahmen initiiert. Bevor die wesentlichen Elemente der Betriebsbuchhaltung erläutert werden, wird im nachfolgenden Kapitel eine Abgrenzung zwischen der Finanz und Betriebsbuchhaltung vorgenommen. Dies soll Ihnen helfen, die Betriebsbuchhaltung als Instrument moderner Unternehmensführung noch besser zu verstehen. 2. Abgrenzung Betriebs und Finanzbuchhaltung Die Finanzbuchhaltung hat die Aufgabe, IstWerte systematisch und ordnungsmässig zu erfassen. Sie dokumentiert somit alle buchungsrelevanten Vorgänge, welche im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit anfallen. Da die Finanzbuchhaltung hauptsächlich die Geschäftsfälle hinsichtlich der Beziehung des Unternehmens zu seinem Umfeld umfasst, sind für die Unternehmensführung, v.a. zur Messung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens, weitere Informationsquellen notwendig. Die Betriebsbuchhaltung kann als eine wichtige, interne Informationsquelle dienen. Sie fokussiert sich auf die Erfassung aller innerbetrieblichen Aktivitäten und kann damit im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung neben innerbetrieblichen Vorgängen auch nichtmonetäre Vorgänge berücksichtigen. Damit können interne Kosten und Leistungen ermittelt und den verursachenden Unternehmensteilen oder Dienstleistungen respektive Erzeugnisse direkt oder indirekt zugewiesen werden. Abschliessend bleibt festzuhalten, dass die Betriebsbuchhaltung im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung nicht an inhaltliche oder formale Vorschriften gebunden ist die Ausgestaltung liegt ausschliesslich im Ermessen des Unternehmens. 3. Die Kostenrechnung Ein zentrales Element der Betriebsbuchhaltung ist die Kostenrechnung, mit deren Hilfe die Kosten im Betrieb nach ihrer Art, nach den verursachenden Stellen und nach ihren Trägern aufgeteilt werden. Die nächsten Abschnitte und die folgende Grafik erläutern die einzelnen Schritte der Kostenrechnung. Kostenartenrechnung Einzelkosten Kostenträger (direkt zurechenbar) Kostenrechnung Kostenstellenrechnung Vorkostenstellen Gebäude Energie Hauptkostenstellen Materialeinkauf Werkstatt 1 Werkstatt 2 Verkauf Verwaltung Gemeinkosten Kostenträger (indirekt zurechenbar) Kostenträgerrechnung Produkt 1 Produkt 2 Produkt Kosten, Kostenarten und Kostenartenrechnung Als erster Schritt bei der Durchführung einer Kostenrechnung muss ermittelt werden, was für Kosten im Betrieb anfallen. Dabei ist unter dem Begriff Kosten der Wert von Gütern und Dienstleistungen zu verstehen, die für die Erstellung einer bestimmten Leistung während Powered by Seite 2

3 KMULehrgang Betriebsbuchhaltung einer bestimmten Periode verbraucht werden. Als Grundlage für die Berechnung der Kosten dient die Erfolgsrechnung aus der Finanzbuchhaltung. Oftmals stimmen die Aufwandkonti aus der Erfolgsrechnung mit den Kosten der Betriebsbuchhaltung überein (z.b. Löhne, Material). Bei Nichtübereinstimmung müssen in der Kostenartenrechnung die tatsächlichen Kosten aus dem Aufwand herausgeschält, also abgegrenzt werden. Die Kostenartenrechnung ermittelt also, welche Kosten genau im Betrieb in Zusammenhang mit der Leistungserbringung während einer bestimmten Abrechnungsperiode anfallen. Die Kosten werden nach ihrer Art gegliedert und geordnet. Es handelt sich also eher um eine geordnete Kostenerfassung als um eine eigentliche Rechnung. Die folgende Auflistung zeigt diverse Kostenarten. Kosten nach der Art der verbrauchten Produktionsfaktoren: Personalkosten (Löhne, Gehälter, Gratifikation, Sozialaufwand etc.) Materialkosten (Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe etc.) Dienstleistungskosten (Transport, Energie, Beratung, Versicherung etc.) Kapitalkosten (Abschreibung, Zinsen etc.) Raumkosten (Miete, Pacht, Reinigung etc.) Kosten nach betrieblichen Funktionen: Beschaffungs und Materialkosten Fertigungskosten Vertriebskosten Steuerkosten Verwaltungskosten Kosten nach der Herkunft: Primärkosten für Produktionsfaktoren (werden von ausserhalb des Unternehmens bezogen, z.b. Materialkosten) kommen aus der Finanzbuchhaltung. Sekundärkosten (innerbetriebliche Leistungen) sind ein internes Instrument der Kostenrechnung. Kosten nach der Beschäftigung: Fixe Kosten: fest anfallende, immer gleich hohe, von moderaten Umsatzschwankungen unabhängige Kosten (z.b. Miete, Zinsen, Löhne) Variable Kosten: veränderliche, vom Umsatz abhängige Kosten (z.b. Warenaufwand, Materialverbrauch) 3.2. Kostenstellen und Kostenstellenrechnung Im zweiten Schritt werden die Kostenstellen eruiert. Dabei wird unterschieden in: Vorkostenstellen (z.b. Gebäude, Heizung etc.) Hauptkostenstellen (z.b. Materialeinkauf, Materiallager, Werkstatt, Fertigungshalle, Verkauf, Verwaltung etc.) In der Kostenstellenrechnung werden die Gemeinkosten aus der Kostenartenrechnung mit Hilfe eines Verteilschlüssels auf die verschiedenen Vor oder Hauptkostenstellen umgeschlagen. Diese Rechnung ermöglicht es, die Wirtschaftlichkeit des Betriebes bereichsspezifisch zu überprüfen. Die Kostenstellenrechnung zeigt auf, wo genau Kosten im Unternehmen anfallen (Kostenverteilung/verrechnung/verantwortung). Kostenstellenrechnung Kosten nach der Zurechenbarkeit: Einzelkosten: Kosten, die bei einem bestimmten Produkt (z.b. Fertigungsmaterial, Fertigungsakkordlöhne) oder Stelle im Betrieb (z.b. Gehalt des Vertriebschefs, Energie und Reinigungskosten für die Verwaltung) anfallen und daher dem betreffenden Produkt resp. der Stelle direkt angerechnet werden können. Gemeinkosten: Im Gegensatz zu den Einzelkosten können die Gemeinkosten nicht direkt einem Produkt oder einer Stelle zugerechnet werden. Deshalb erfolgt die Zuteilung auf die einzelnen Stellen und Produkte indirekt gemäss einem vom Betrieb erarbeiteten, möglichst verursachungsgerechten Verteilschlüssel. Beispiele: Teile der Personalkosten, Hilfs und Betriebsstoffkosten, Energiekosten, Werkzeugkosten, Abschreibungen, Steuern, kalkulatorische Zinsen. Kostenarten Materialgemeinkosten Fertigungsgemeinkosten Verwaltungs und Vertriebsgemeinkosten Total I Allgemeine Heizkosten Umlage auf Gebäude 1 Umlage auf Gebäude 2 Total II Kosten in CHF Vorkostenstellen Gebäude 1 Gebäude Kostenstellen Hauptkostenstellen Einkauf/ Werkstatt 1 Werkstatt 2 Materiallager Verwaltung und Verkauf Powered by Seite 3

4 KMULehrgang Betriebsbuchhaltung 3.3. Kostenträger und Kostenträgerrechnung Als Kostenträger werden Produkte und Dienstleistungen bezeichnet, welche die bei der Erstellung erzeugten Kosten tragen müssen. Die Kostenträgerrechnung zeigt auf, wofür (für welche Produkte oder Dienstleistungen) Kosten anfallen (Kostenzuordnung). Dabei werden einerseits klar zuteilbare Einzelkosten aus der Kostenartenrechnung und andererseits Gemeinkosten, die via Kostenstellenrechnung einfliessen, den einzelnen Kostenträgern zugerechnet. Es werden zwei Arten von Kostenträgerrechnungen unterschieden, die Kostenträgerzeitrechnung, auch kurzfristige Erfolgsrechnung genannt, und die Kostenträgerstückrechnung oder Kalkulation Kostenträgerstückrechnung oder Kalkulation Die Kostenträgerstückrechnung ermittelt die Stückkosten (Herstell, Verwaltungs und Vertriebskosten) der betrieblichen Leistungen, präziser: die Selbstkosten je Kostenträgereinheit. Die Vorkalkulation ermittelt die Kosten im Voraus, indem die Einzelkosten geschätzt und die Gemeinkosten durch Zuschläge verrechnet werden. Die Nachkalkulation stellt dieselben Berechnungen aber mit tatsächlich entstandenen IstKosten an. Damit kann z.b. die Vorkalkulation von Einzelaufträgen kontrolliert werden. Je nach Betrieb können unterschiedliche Kalkulationsformen angewendet werden. Untenstehend einige Beispiele: Kostenträgerstückrechnungen (Zuschlagskalkulation) 1. Einzelmaterial Einzellohn 5 Std. à CHF 90 4 Einzelkosten insgesamt 2 4 Gemeinkostenzuschlag 30% 735 Selbstkosten Kostenträgerzeitrechnung oder Kurzfristige Erfolgsrechnung Die kurzfristige Erfolgsrechnung, auch Kostenträgerzeitrechnung genannt, hat die permanente Ermittlung des kurzfristigen Erfolgs von einem oder mehreren Kostenträgern in einer bestimmten Zeitperiode (monatlich, vierteljährlich etc.) zum Ziel. Dazu werden die Kosten den Leistungen (Erfolgen) der jeweiligen Periode gegenübergestellt (Betriebserfolg = Betriebsertrag Kosten der betrieblichen Leistungserstellung). Um beurteilen zu können, wie sich der Erfolg entwickelt hat, können Vorjahreswerte, Planzahlen etc. als Massstab dienen. Die kurzfristige Erfolgsrechnung dient dazu, Fehlentwicklungen schnell zu erkennen und möglicherweise zu korrigieren. Sie verdeutlicht, wie das Ergebnis durch die verschiedenen Produktgruppen zustande gekommen ist. So können neue Informationen für die Unternehmenssteuerung und planung abgeleitet werden. Voraussetzung für eine realitätsnahe kurzfristige Erfolgsrechnung ist eine Kostenrechnung, möglichst in Form einer Teilkostenrechnung (vgl. Kapitel 4). Nur mit Hilfe einer Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträgerrechnung kann die kurzfristige Erfolgsrechnung für die Unternehmensführung notwendige Informationen liefern. Die nachstehende Abbildung zeigt ein Berechnungsbeispiel zur kurzfristigen Erfolgsrechnung auf Ist Kostenbasis (verwendet die bei der Erstellung tatsächlich angefallenen Kosten). Die Berechnungen könnten auch auf Normalkostenbasis (setzt vergangenheitsorientierte Durchschnitte früherer IstKosten oder aufgrund aktueller Informationen korrigierte Werte ein) durchgeführt werden. Die vorliegende Rechnung beantwortet die Frage, welchen Beitrag zum Betriebserfolg die Produkte A und B erbringen. Materialeinzelkosten Materialgemeinkosten (%) 200 Materialkosten total 600 Einzellöhne Fertigungsgemeinkosten (300%) 300 Fertigungskosten total 400 Herstellkosten Verwaltungs und Vertriebskosten (20%) 200 Selbstkosten Kurzfristige Erfolgsrechnung Kostenträgerblatt (BAB II) auf IstKostenbasis Kalkulationsschema IstKosten total Kostenträger in CHF Erzeugnis A in CHF Erzeugnis B in CHF Materialeinzelkosten Materialgemeinkosten % = Materialkosten Fertigungseinzelkosten + Sondereinzelkosten der Fertigung + Fertigungsgemeinkosten 1 % = Fertigungskosten Herstellkosten der Erzeugung + Minderbestand Erzeugnisse Mehrbestand Erzeugnisse = Herstellkosten verk. Erzeugnisse Verwaltungsgemeinkosten 2,9% Sondereinzelkosten des Vertriebs + Vertriebsgemeinkosten 4,1 % = Selbstkosten verk. Erzeugnisse Umsatzerlöse Betriebserfolg Annahme: Die produzierte und die abgesetzte Menge sind identisch Powered by Seite 4

5 KMULehrgang Betriebsbuchhaltung 4. Kostenrechnung auf Vollkosten oder Teilkostenbasis Eine Kostenrechnung kann anhand von zwei Verfahren, der Voll und der Teilkostenrechnung, durchgeführt werden. Die Vollkostenrechnung ist ein Kostenrechnungsverfahren, das dem Kostenträger (Produkt) sämtliche anfallenden Kosten zurechnet. D.h. alle Einzelkosten, alle Gemeinkosten, fixe und variable Kosten aus der Kostenartenrechnung, werden in der Kostenträgerrechnung den Kostenträgern belastet. Dieses Verfahren eignet sich v.a. für mittel bis langfristige Betrachtungen und Planungen, bei denen es wichtig ist, dass das Unternehmen alle seine Kosten decken kann. Die Teilkostenrechnung geht hingegen davon aus, dass Produkte durch die Leistungserstellung nur variable Kosten, die sich mit dem Beschäftigungs und Produktionsvolumen ändern, verursachen. Die fixen Kosten bleiben in diesem System unberücksichtigt. Anhand der Teilkostenrechnung lässt sich der Deckungsbeitrag eines Produktes berechnen, also dessen Beitrag an der Deckung der variablen Kosten der Unternehmung. Er berechnet sich wie folgt: 5. Abschliessende Bemerkungen Je nach Unternehmenstyp beziehungsweise Branchencharakteristikum kann die Einführung wie auch der Betrieb der Betriebsbuchhaltung sich als sehr komplex erweisen. Deshalb ist es wichtig, nicht bereits zu Beginn eine 100%Lösung anzustreben, sondern die Betriebsbuchhaltung so aufzubauen, dass sich diese über die Jahre entwickeln und das Unternehmen seine Erfahrung im Umgang mit der Betriebsbuchhaltung in diese einfliessen lassen kann. Die Einführung einer Betriebsbuchhaltung ist eine erste intensive Auseinandersetzung mit dem eigenen Unternehmen und damit die Basis eines professionellen Führungsinstruments nutzen Sie es! Erlös des Produktes./. variable Kosten = Deckungsbeitrag Summe aller Deckungsbeiträge./. fixe Kosten = Betriebserfolg Die Teilkostenrechnung ist ein wichtiges Instrument zur Berechnung der Preisuntergrenze eines Produktes, also des Preises, mit dem die variablen Kosten gerade noch gedeckt werden (Deckungsbeitrag = 0). Unter Anwendung der Vollkostenrechnung, die sämtliche Kosten berücksichtigt, würde eine deutlich höhere Preisuntergrenze für ein Produkt resultieren. Ein zu hoch angesetzter Preis kann aber v.a. in einem hart umkämpften Markt eine Firma in arge Schwierigkeiten bringen. Informationen zum Deckungsbeitrag können auch als Entscheidungshilfen für die Optimierung des Sortiments, zur Berechnung des BreakEvenPoints (wie viel Umsatz muss erzielt werden, damit der Gewinn gerade Null ist?) oder der mengenmässigen Nutzschwelle (wie viel Stück müssen verkauft werden, um einen bestimmten Gewinn zu erzielen?) dienen. Powered by Seite 5