OneNote Organisiert und effizient im Team arbeiten. Ortrun Grill. 1. Ausgabe, Juni 2016 ISBN ONE2016

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1 OneNote 2016 Ortrun Grill 1. Ausgabe, Juni 2016 Organisiert und effizient im Team arbeiten ONE2016 ISBN

2 OneNote 2016 kennenlernen 1 Einsatzbeispiele Organisation bzw. Team Assistenz Vertrieb Verein Privat Planung von Aktivitäten, Aufgabennachverfolgung, Erstellen von Protokollen, Mindmaps und Recherchen, Meilensteine dokumentieren Organisationshandbuch erstellen und pflegen, Ablegen von Zugriffsdaten (kennwortgeschützt) und Daten zu Reisebuchungen, Bestellungen überwachen Sammeln von Kundendaten, Auftragsüberwachung, Kundenservice, Reklamationsbearbeitung Erstellen von Sitzungsprotokollen und Fotosammlungen, Einsatzplanung Erstellen von Einkaufslisten, Reiseplanung, Autokauf, Notieren von Rezepten, Festvorbereitung Auf der Website erhalten Sie einen Überblick über alle weiteren zur Verfügung stehenden Apps mit denen Sie OneNote in vielfältigen Bereichen, sowohl privat als auch im Beruf und in der Aus- und Weiterbildung, einsetzen können. 1.3 OneNote 2016 starten OneNote 2016 erstmals öffnen 3 OneNote 2016 anklicken 2 Im Suchfeld die ersten Buchstaben des App-Namens eintippen, z. B. one 1 Windows-Startmenü öffnen Falls sich das Symbol von OneNote 2016 auf dem Desktop befindet, können Sie die App auch mit einem Doppelklick auf das Symbol starten. Befindet sich die OneNote-2016-Schaltfläche in der Taskleiste, genügt ein einfacher Klick, um die App zu starten. HERDT-Verlag 7

3 1 OneNote 2016 kennenlernen Nach dem ersten Start von OneNote 2016 wird das Standardnotizbuch eingeblendet, das im Abschnitt Schnelle Notizen bereits eine Seite mit einer Kurzanleitung und Informationsvideos zum Einsatz von OneNote enthält. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Abschnittsregister Standardnotizbuch Seitenregister Seitentitel Hier klicken, um ein Informationsvideo abzuspielen Hinweise zur Bedienung von OneNote Menüband nutzen Standardmäßig werden in OneNote 2016 nur die Register angezeigt. Um das gesamte Menüband mit den zugehörigen Befehlen einblenden zu lassen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie am oberen Fensterrand auf und wählen Sie Registerkarten und Befehle anzeigen. Register Die Elemente eines Registers sind in Gruppen angeordnet. Gruppe Klicken Sie auf das Register Datei, wird die Backstage-Ansicht geöffnet. Hier stehen Befehle zum Öffnen, Speichern oder Drucken von Notizen bzw. Notizbüchern bereit. Um die Backstage-Ansicht zu verlassen, klicken Sie auf oder drücken Ë. 8 HERDT-Verlag

4 Effizient arbeiten Effizient arbeiten 5.1 Notizen via senden Besonders effizient lassen sich Informationen bzw. Daten zwischen OneNote und Outlook austauschen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Outlook als -App eingerichtet haben und über ein Konto bei Outlook.com oder ein Konto auf einem Exchange-Server verfügen. Eine OneNote-Seite als versenden Sie können Inhalte, die Sie in OneNote erstellt haben, an andere Personen als senden: Wechseln Sie zu der Seite, deren Inhalt Sie versenden möchten. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe auf Seite per senden. Das Outlook-Formular Nachricht wird eingeblendet und Betrefftext und Inhalt der sind bereits ausgefüllt: 1 -Adresse eingeben 2 Senden anklicken, um die zu versenden Der Seitentitel wurde ins Feld Betreff übernommen Der Inhalt der OneNote-Seite wurde im Textbereich eingetragen Hinweis, dass es sich um einen Inhalt aus OneNote handelt Bei Bedarf können Sie der oberhalb bzw. unterhalb der eingefügten OneNote-Seite weitere Informationen hinzufügen. HERDT-Verlag 63

5 5 Effizient arbeiten 5.2 Besprechungsdetails in OneNote einfügen Besprechungsdetails aus Outlook nutzen OneNote können Sie in Verbindung mit Outlook auch zum Protokollieren von Besprechungen nutzen. Hierzu steht Ihnen in OneNote die Funktion Besprechungsdetails zur Verfügung. Diese Funktion verwendet die Informationen aus dem Besprechungseintrag Ihres Outlook-Kalenders und stellt sie in OneNote zur Verfügung. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Besprechungen auf Besprechungsdetails. 1 Gewünschte Besprechung anklicken Falls die Besprechung für einen anderen Tag geplant ist, hier klicken und im eingeblendeten Dialogfenster die gewünschte Besprechung mit Doppelklick auswählen Auf der OneNote-Seite wird ein Container mit den Eckdaten der Besprechung eingefügt. Hier klicken, um zum Besprechungstermin in Outlook zu wechseln Erweitern anklicken, um den Nachrichtentext anzeigen zu lassen 1 Option aktivieren, um die Anwesenheit zu bestätigen 2 Hier Notizen bzw. Besprechungsprotokoll eingeben Besprechungsprotokoll an alle Teilnehmer senden Haben Sie unter Notizen Ihr Besprechungsprotokoll erfasst, können Sie das Protokoll schnell an alle Teilnehmer versenden: Drücken Sie S H e. 64 HERDT-Verlag

6 Effizient arbeiten 5 Das Outlook-Formular Nachricht wird eingeblendet und die Details zur Besprechung sowie der Protokolltext und die -Adressen der Teilnehmer sind bereits eingetragen: Besprechungsteilnehmer 1 Senden anklicken, um die Informationen zu senden Besprechungsdetails Protokolltext 5.3 Outlook-Aufgaben erstellen Outlook-Aufgabe in OneNote erstellen Lernvideo: Outlook-Aufgaben in OneNote erstellen.mp4 In Verbindung mit Outlook können Sie aus einer Notiz, die Sie in OneNote erstellt haben, schnell eine Aufgabe in Outlook erzeugen. Anschließend wird die Aufgabe in Ihrer Outlook-Aufgabenliste angezeigt und kann dort geöffnet und mit den gewohnten Outlook-Funktionen weiterbearbeitet werden. Die automatische Synchronisation gewährleistet, dass die Einträge sowohl in OneNote als auch in Outlook immer aktuell sind. Markieren Sie die Notiz, aus der Sie eine Aufgabe erstellen möchten. Wechseln Sie in OneNote im Register Start in die Gruppe Kategorien. 1 Outlook-Aufgaben anklicken 2 Fälligkeitsdatum wählen Dem Eintrag wird das Symbol hinzugefügt und die Aufgabe wird nach Outlook übertragen. HERDT-Verlag 65

7 5 Effizient arbeiten Aufgabe in Outlook öffnen Öffnen Sie die App Outlook und wechseln Sie in das Modul Aufgaben. Die in OneNote erstellte Aufgabe wird in der Outlook-Aufgabenliste angezeigt und kann dort folgendermaßen geöffnet werden: 1 Doppelklick auf die Aufgabe Die Aufgabe wird im Formular Aufgabe geöffnet und kann wie gewohnt in Outlook bearbeitet werden. Setzen Sie in Outlook die Aufgabe auf erledigt, wird sie auch in OneNote als erledigt gekennzeichnet, und umgekehrt. Outlook-Aufgabe in OneNote als erledigt markieren Klicken Sie im OneNote-Eintrag auf das Aufgabensymbol. Die Aufgabe wird als erledigt markiert und mit gekennzeichnet. Outlook-Aufgabe in OneNote löschen Klicken Sie das Aufgabensymbol mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Outlook- Aufgabe löschen. Die Funktion Outlook-Aufgaben ist nicht zu verwechseln mit der Kategorie Aufgaben, bei der zum Erstellen von Listen ein Kontrollkästchens eingefügt wird. 66 HERDT-Verlag

8 7 Mobil arbeiten 7 7. Mobil arbeiten 7.1 Mobil mit OneDrive und OneNote arbeiten Basiswissen mobiles Arbeiten mit OneDrive und OneNote Damit Sie mit OneNote von verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Geräten, wie z. B. Smartphone, PC oder Tablet, auf Ihre Daten zugreifen können, müssen Sie Ihre Daten im Internet zentral in der Cloud speichern. Hierzu steht Ihnen der Microsoft-Onlinedienst OneDrive zur Verfügung. Nutzungsvoraussetzung ist ein Microsoft-Konto. Die automatische Synchronisation von OneNote gewährleistet dabei, dass Ihnen alle Daten auf allen Geräten immer aktuell zur Verfügung stehen. Notizbücher, Abschnitte, Seiten und Notizen lassen sich auf einem PC, Tablet oder Smartphone erstellen und bearbeiten. Notizbücher und deren Inhalte können mithilfe des kostenlosen Microsoft Office Online angezeigt und bearbeitet werden, auch wenn keine Microsoft Office Suite installiert ist. Für das mobile Arbeiten können Sie außer OneDrive auch Microsoft SharePoint verwenden, beispielsweise, wenn Sie mit Office 365 arbeiten und dies in Ihrem Unternehmen bereitgestellt wird. Auf OneDrive zugreifen Wechseln Sie in das Register Datei. 84 HERDT-Verlag

9 Mobil arbeiten 7 1 Öffnen anklicken Notizbuch nur für die alleinige Nutzung Notizbuch, das auch für andere Nutzer freigegeben wurde Notizbücher von anderen Benutzern, für die eine Freigabe erteilt wurde 2 Notizbücher auf OneDrive verwalten anklicken Sind Sie noch nicht auf OneDrive angemeldet, wird nach dem Klicken auf Notizbücher auf OneDrive verwalten die Website von Microsoft OneDrive ( im Standardbrowser geöffnet. Dort können Sie sich anmelden bzw. kostenlos registrieren. Auf OneDrive anmelden 1 Klicken Sie auf der Website auf Anmelden. Hier die -Adresse des Microsoft-Kontos eingeben 2 Weiter anklicken 3 Hier das Kennwort zum Microsoft- Konto eingeben 4 Anmelden anklicken HERDT-Verlag 85

10 7 Mobil arbeiten Mit Notizbüchern auf OneDrive arbeiten Notizbücher anzeigen lassen 1 Dateien wählen 2 Auf Dokumente klicken und danach das entsprechende Notizbuch anklicken, um es in OneNote Online zu öffnen Geteilt anklicken, um Notizbücher von anderen Benutzern anzuzeigen, für die eine Freigabe erteilt wurde Eigene Notizbücher die auf OneDrive abgelegt sind Neues Notizbuch erstellen 1 Neu anklicken 2 OneNote-Notizbuch wählen 3 Name für das Notizbuch eingeben 4 Mit Erstellen bestätigen Das neue Notizbuch wird im Browser in OneNote Online geöffnet. 86 HERDT-Verlag

11 Mobil arbeiten OneNote Online verwenden Das Arbeiten mit dem kostenlosen OneNote Online im Browser ist ähnlich wie in der Desktop- Variante OneNote Register Aktuelles Notizbuch Aktueller Abschnitt Aktuelle Seite 1 2 Hier klicken und den Seitentitel eingeben Auf die Seite klicken und den Notiztext in den Container eingeben Wie in den übrigen OneNote-Apps werden auch in OneNote Online alle Eingaben automatisch gespeichert und synchronisiert. Klicken Sie auf die Seite, um Notiztext einzugeben, wird der linke Fensterbereich mit der Anzeige der Notizbücher, Abschnitte und Seiten ausgeblendet. Durch Klicken auf blenden Sie den Bereich wieder ein. Über den Befehl DRUCKEN ( ) können Sie die aktuelle Seite drucken bzw. an OneNote senden lassen (OneNote-Drucker). Mit OneNote Online arbeiten Sie möchten ein Notizbuch öffnen ein neues Notizbuch erstellen einen neuen Abschnitt erstellen Klicken Sie auf Notizbücher ( ). Klicken Sie auf Notizbücher. Wählen Sie + Neu. Klicken Sie auf + Abschnitt ( ). eine neue Seite erstellen Klicken Sie auf + Seite ( ). den vollen Funktionsumfang von OneNote 2016 nutzen Klicken Sie auf IN ONENOTE BEARBEITEN ( ). Wählen Sie OneNote Bestätigen Sie die Sicherheitsrückfrage mit Ja. OneNote Online beenden Klicken Sie auf Abmelden. HERDT-Verlag 87

12 7 Mobil arbeiten 7.3 Inhalte aus dem Internet übernehmen Neben dem Erstellen von Bildschirmausschnitten können Sie auch über die App Clipper Inhalte aus dem Internet an OneNote übertragen. Voraussetzung ist, dass Sie ein Microsoft-Konto besitzen und die Notizbücher, in die die Inhalte übertragen werden sollen, auf OneDrive abgelegt sind. Clipper im Browser einrichten Um die Inhalte im Web ausschneiden zu können, müssen Sie in Ihrem Browser, beispielsweise Microsoft Edge, einen entsprechenden Zusatz installieren: Öffnen Sie Microsoft Edge, indem Sie in der Taskleiste auf klicken. 1 anklicken 2 Erweiterungen wählen Die Microsoft-Website wird im Browser geöffnet. Folgen Sie den Anweisungen auf der Microsoft-Website um den Download der App Clipper zu starten und die Installation abzuschließen. Die Schaltfläche OneNote Clipper wird im Browser hinzugefügt. 3 Erweiterungen aus dem Store abrufen anklicken 88 HERDT-Verlag

13 Mobil arbeiten 7 Inhalte aus dem Web an OneNote senden Klicken Sie im Browser auf. Beim ersten Starten von Clipper werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Microsoft-Konto bzw. einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto anzumelden. In diesem Beispiel wird ein Microsoft-Konto verwendet: 1 Mit einem Microsoft-Konto anmelden wählen 2 Name des Microsoft-Kontos eingeben 3 Kennwort eingeben 4 Anmelden anklicken 5 Bestätigen Sie Rückfrage zur Nutzung der Daten durch Clipper mit Ja 6 Bereich wählen, der übernommen werden soll 7 Auf klicken und einen Speicherort in OneNote auswählen Hier klicken, wenn Sie dem Bildschirminhalt eine Notiz hinzufügen möchten 8 Ausschneiden anklicken HERDT-Verlag 89

14 7 Mobil arbeiten Sie möchten eine komplette Webseite auswählen einen Bereich der Seite auswählen einen Artikel bzw. Absatz auswählen Klicken Sie auf Ganze Seite. Der Inhalt wird als Grafik in die Seite eingefügt. Klicken Sie auf Bereich und ziehen Sie mit dem Mauszeiger über den gewünschten Bereich. Der Inhalt wird als Grafik in die Seite eingefügt. Klicken Sie auf Artikel. Der gewählte Bereich wird automatisch übernommen und anschließend als Text in OneNote eingefügt. Den Text können Sie bearbeiten bzw. editieren. Wurden die Inhalte erfolgreich an OneNote übermittelt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Über diese Meldung können Sie die Inhalte direkt in OneNote Online anzeigen lassen: Auf klicken, um das Fenster zu schließen 1 In OneNote anzeigen anklicken Der Inhalt wird auf einer neuen Seite im gewählten Notizbuch bzw. Abschnitt eingefügt: Automatisch erstellter Seitentitel Hier klicken, um die Inhalte in OneNote 2016 bzw. in OneNote (Windows App) zu bearbeiten Haben Sie Artikel als Option gewählt, können Sie den Text in OneNote editieren Automatische Angabe der Adresse der Webseite 90 HERDT-Verlag

15 Impressum Matchcode: ONE2016 Autorin: Ortrun Grill Redaktion: Markus Krimm Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Juni 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt. Bildquellenverzeichnis: S. 43/45, Mohn, Ortrun Grill S. 43, Aussicht, Ortrun Grill