Corporate Insurance Excels

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1 Corporate Solutions your way! ISE White Paper Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. Effektiver und sicherer mit Excel arbeiten Bibliotheken Excels nach bekannten Ordnungsbegriffen (Kunde, Vertrag etc.) finden Versionierung Inhalte stehen in jedem Bearbeitungsstand dauerhaft zur Verfügung Kollaboration effektiver durch gemeinsame Bearbeitung mit Workflows Sicherheit zentral gesicherte Datenbank und Steuerung von Berechtigungen Arbeitsaufwand kürzere Bearbeitungszeit/weniger s durch zentrale Datenbank ISE White Paper

2 Inhalt 1 Organisierte Excel Power... 3 Excel managed Company... 3 Wie revisionssicher sind Excels in Ihrem Unternehmen?... 3 Corporate Insurance Excels Organisation... 5 Bibliotheken... 5 Arbeitsbereiche... 6 Metadaten... 7 Firmenakten... 8 Arbeitsmappen... 9 Policen Schäden Bearbeitungsstand Versionierung Versionen Versionsverlauf Freigabeprozesse Filter setzen Bereich Bearbeitungsstand Zeitraum Suche Suche Kunde Suche Kunde Vertrag Suche Kunde Vertrag Excels Suche Kunde Autor Berechtigungen Organisationskonzept IT-Konzept Realisierung Corporate Insurance Excels Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 2 von 23

3 1 ORGANISIERTE EXCEL POWER Excel managed Company Diese bekannte Aussage macht deutlich, welche Bedeutung Excel-Dateien im täglichen Business weltweit haben. Ob KMU oder Konzern, das Erfassen, Empfangen, Bearbeiten und Versenden von Daten durch Excel ist Bestandteil von sehr vielen Geschäftsprozessen und Grundlage von wichtigen Entscheidungen. An der Vielzahl von Excels, die täglich per versandt werden, erkennt man deren praktische Bedeutung. Dabei bekommen Excels auch eine immer größere Bedeutung für geschäftskritische Anwendungen. Neue Anforderungen lassen sich schnell und einfach realisieren. Was als temporäre Lösung gedacht ist, wird oft zum festen Bestandteil von Lösungen. Wie revisionssicher sind Excels in Ihrem Unternehmen? Diese Frage bekommt bei zunehmenden Anforderungen an die Compliance eine immer größere Bedeutung. Was, wenn der auf Excel basierende Geschäftsprozess nicht revisionssicher ist, die Revisionssicherheit dies aber erfordert? Oft ist man gut beraten eine Lösung zu realisieren, die den Anforderungen entspricht und Excel für das nutzen, wofür es entwickelt wurde. Doch es bleibt die Frage: Wie können die Vorteile typischer Excels auch bei geschäftskritischen Daten und Prozessen weiter und besser genutzt werden und Schwächen in der Organisation und Sicherheit überwunden werden? Corporate Insurance Excels Excels mit geschäftskritischen Daten und Prozessen organisieren Sie unternehmensweit auf einer Informationsplattform und mit einer Datenbank! Mit Microsoft SharePoint (in vielen Unternehmen eingesetzt) lassen sich die Anforderungen (wie Excel) schnell und kostengünstig umsetzen! Nachstehend einige Bausteine unseres Solution Designs Corporate Insurance Excels. Versionierung von Excels Jede Excel-Tabelle wird automatisch versioniert. Damit können Sie dauerhaft nachverfolgen, wer wann was verändert hat. Jeder Bearbeitungsstand ist dauerhaft nachzuweisen. Bibliotheken Excels werden in Bibliotheken zentral abgelegt. Diese Bibliotheken sind die nach den Ordnungsbegriffen Ihres Unternehmens aufgebaut (z. B. Kunden, Geschäftspartner, Unternehmensbereiche, Abteilungen, Themen etc.). Kommunikation Auf Excels kann über SharePoint direkt zugegriffen werden, soweit der User dazu berechtigt ist. Vorteile: (1) Die Anzahl von internen s für dir Weitergabe von Excels kann damit reduziert werden. (2) Der User schaut immer auf die aktuelle Version. (3) Nur der Berechtigte hat Zugang zu seinen Excels. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 3 von 23

4 Excel Teamwork Umfangreiche Excels entstehen oft durch Zusammenarbeit von mehreren Personen und Bereichen. Zur fortlaufenden Bearbeitung muss das Excel nicht mehr versandt werden. Für die Weiterbearbeitung kann das Excel direkt auf der zentralen Datenbank aufgerufen werden. Durch den Versionsverlauf kann dabei nachvollzogen werden, wer wann die Weiterbearbeitung vorgenommen hat. Die Fertigstellung einer Version (z. B. zur Freigabe an die Empfänger) kann durch eine Hauptversion erfolgen. Die Freigabe kann durch Berechtigungen gesteuert werden. Regelmäßige Excels Die Information über den jeweils aktuellen Datenstand erfolgt vielfach durch regelmäßige Excels in bestimmten Zeitabständen (Tag, Woche, Monat, Quartal) oder zu bestimmten Ereignissen (Meilenstein, Liefertermin etc.). Empfänger von Excels Für die Empfänger von Excels können Verteilerlisten erstellt werden. Über einen Workflow kann auch eine automatisch Benachrichtigt über die neuste Excel erfolgen. Volltextsuche SharePoint verfügt über eine Volltextsuche. Damit kann gezielt nach einzelnen Excels gesucht werden oder alle Excels in denen ein bestimmter Begriff oder ein bestimmtes Thema enthalten ist angezeigt werden. In den folgenden Kapiteln haben wir praktische Beispiele mit Screenshots aus SharePoint zusammengestellt. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 4 von 23

5 2 ORGANISATION Die Bibliotheken können Sie nach Ihren Unternehmensstrukturen aufbauen. Ob dies externe Strukturen wie Kunden, Interessenten, Partner sind, oder interne Strukturen wie Unternehmensbereiche, Departments oder auch Themen, je nachdem, welche Organisationsform Ihnen am meisten dient. Der Aufbau der Bibliotheken erfolgt mit Microsoft SharePoint. Nachfolgend einige Beispiele. Bibliotheken In der linken Navigationsleiste sehen Sie Beispiele für die Strukturierung einer Bibliothek. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 5 von 23

6 Arbeitsbereiche Bibliotheken lassen sich sehr gut nach Arbeitsbereichen aufbauen. Hier das Beispiel Marketing: innerhalb einer Bibliothek können Sie Ordner, Unterordner oder auch Arbeitsmappen abbilden. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 6 von 23

7 Metadaten Bibliotheken können Sie individuell nach Ihrem Bedarf nach Spalten gliedern und mit sogenannten Metadaten wie: Typ, Datum, Name, Inhaltstyp, Status, Inhalt, etc. versehen. Die Metadaten helfen Ihnen bei der Navigation und bei dem Suchen von Dokumenten. Auf jede Spalte können Filter gesetzt werden. Nachstehend einige Beispiele. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 7 von 23

8 Firmenakten In einem Arbeitsbereich können Sie Ordner für einzelne Objekte wie Firmen anlegen und erhalten so eine elektronische Firmenakte. Über die Rolle können Sie auch die jeweilige Gruppe filtern. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 8 von 23

9 Arbeitsmappen Ein Ordner lässt sich in Arbeitsmappen unterteilen. In der Firmenmappe z. B. für Verkaufschancen, Angebote, Verträge etc. Damit können alle Dokumente zu einem Angebot oder Vertrag übersichtlich zusammengefasst werden. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 9 von 23

10 Policen Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 10 von 23

11 Schäden Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 11 von 23

12 Bearbeitungsstand Über Metadaten können Sie auch Arbeitsschritte zu einem Geschäftsprozess definieren. Über den Filter können Sie alle Vorgänge zu dem jeweiligen Arbeitsschritt zusammenfassen und erhalten so einen Überblick, in welchem Bearbeitungsstand sich die einzelnen Arbeitsmappen und/oder Dokumente befinden. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 12 von 23

13 3 VERSIONIERUNG Versionen Jede Excel-Tabelle wird automatisch versioniert. Damit können Sie dauerhaft nachverfolgen, wer wann was verändert hat. Jeder Bearbeitungsstand kann dauerhaft nachzuweisen Beim Einchecken können Sie wählen, ob die letzte Bearbeitung eine Nebenversion oder eine Hauptversion sein soll. Nebenversionen empfehlen sich für Zwischenstände in der Bearbeitung. Eine Hauptversion empfiehlt sich beispielsweise, wenn ein bestimmter Bearbeitungsstand erreicht ist und das Excel weiteren Empfängern zur Verfügung gestellt werden soll. In der Kommentarspalte können Sie zusätzlich durch Stichworte die jeweiligen Veränderungen bemerken oder ob Sie diese Version anderen Empfängern zur Verfügung gestellt haben. Der Wechsel zwischen Neben- und Hauptversion kann beliebig oft durchgeführt werden, so dass Sie auch komplexe Prozesse bei der Dokumentenerstellung sehr gut versionieren können. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 13 von 23

14 Versionsverlauf Über den Versionsverlauf erhalten Sie einen Überblick, wer wann ein Dokument verändert hat. Der Kommentar gibt zusätzlich Auskunft über den Inhalt der Änderung. Die im Versionsverlauf dargestellten aufgezeigten Bearbeitungsstände können jederzeit wieder aufgerufen werden, so dass Sie über alle historischen Stände verfügen. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 14 von 23

15 Freigabeprozesse Über die Spalten der Bibliothek können Sie nicht nur Auswahlfelder realisieren, sondern auch Freigabeprozesse. Die Freigabe kann mit Berechtigungen hinterlegt werden, so dass nur berechtigte Personen eine Freigabe erteilen können. Die Freigabe wird über den Versionsverlauf mit Datum und User dokumentiert. Dokumente lassen sich dem jeweiligen Prozessschritt zuordnen, so dass Sie einen sehr guten Überblick über den jeweiligen Bearbeitungs- und Freigabestand verfügen. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 15 von 23

16 4 FILTER SETZEN Jede Spalte einer Bibliothek kann gefiltert werden. Bei einer großen Zahl von Mappen oder Einzel- Excels können Sie so schnell Teilmengen herausfiltern. Da Sie auch mehrere Filter setzen können (wie Sie es von Excel kennen), lassen sich auch weitere Teilmengen noch weiter eingrenzen (z. B. kundenbezogen, zeitraumbezogen etc.). Bereich In diesem Fall werden Ihnen im Bereich Rechnungswesen die Ausgangsrechnungen Ihrer Kunden angezeigt. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 16 von 23

17 Bearbeitungsstand Dieses Beispiel gibt Ihnen die aktuelle Übersicht über den Bearbeitungsstand Ihrer Ausgangsrechnungen nach Arbeitsschritten. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 17 von 23

18 Zeitraum In der zeitraumbezogenen Darstellung können Sie Dokumente für einen bestimmten Zeitraum filtern. In diesem Fall handelt es sich um die Ausgangsrechnungen eines bestimmten Monats. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 18 von 23

19 5 SUCHE SharePoint verfügt über eine Volltextsuche (wie Sie sie aus dem Internet kennen). Damit können Sie gezielt nach Dokumenten suchen. Suche Kunde Sie suchen beispielsweise alle Dokumente zu einem Kunden. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 19 von 23

20 Suche Kunde Vertrag Durch Eingrenzung auf ein bestimmtes Objekt, z. B. Vertrag, können Sie die Übersicht auf Vertrag eingrenzen. Suche Kunde Vertrag Excels Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 20 von 23

21 Suche Kunde Autor Auch eine personenbezogene Suche nach Autor des Dokumentes ist möglich. Dies ist nur eine kleine Auswahl. Effektiv wird die Suche insbesondere dadurch, dass Sie über alle Metadaten Ihrer Dokumente gezielt suchen können. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 21 von 23

22 6 BERECHTIGUNGEN SharePoint verfügt über ein leistungsfähiges Berechtigungskonzept, so dass Sie Rechte nur an die Personen vergeben, die auch über die Dokumente verfügen sollen. Dabei können Sie noch unterscheiden zwischen Rechten, die eine Bearbeitung erlauben oder Rechten, die nur das Lesen erlauben. 7 ORGANISATIONSKONZEPT Corporate Insurance Excels unterstützt Ihre organisatorischen Anforderungen. Die Leistungsfähigkeit von Excel und SharePoint erlauben die individuelle Umsetzung. Wir empfehlen Ihnen daher, ein Organisationskonzept zu erstellen, damit die einzelnen User in ihrer täglichen Arbeit maximal unterstützt werden und dabei auch die für den Geschäftsbetrieb erforderliche Sicherheit, organisatorisch wie technisch, sichergestellt wird. Ihre bestehenden Excels können Sie in das Gesamtkonzept einbeziehen. Es gehen also keine Excels verloren. Im Gegenteil, durch Corporate Insurance Excels werden Datenqualität, Übersicht und Nutzungsmöglichkeiten weiter verbessert. 8 IT-KONZEPT Die Realisierung Corporate Insurance Excels baut darauf auf, wie Sie die Excels heute nutzen. Die zentrale Datenhaltung und die Einbeziehung von Microsoft SharePoint machen Ihre Excels sicherer, verbessern die Bearbeitungsmöglichkeiten und die Zusammenarbeit. In vielen Unternehmen ist SharePoint vorhanden, so dass die bestehende Infrastruktur genutzt werden kann. Und dies alles mit Microsoft-Technologie, wie Sie sie kennen. Und genau so, wie Sie Excel heute nutzen und morgen noch besser nutzen können! 9 REALISIERUNG CORPORATE INSURANCE EXCELS Corporate Solutions sind unser Kerngeschäft, Excel ist dabei ein wichtiger Arbeitsbereich. Wir unterstützen Sie dabei, Corporate Insurance Excels für Ihr Unternehmen einzurichten und so mit geringem Aufwand Ihre Excel-Anwendungen noch powervoller, übersichtlicher und sicherer zu gestalten! Nennen Sie uns Ihre Anforderungen und Ihre Herausforderungen. Mit unserem Business Knowhow und unserer Kompetenz für Microsoft-Technologie schaffen wir gemeinsam Mehrwerte für die Nutzung Individueller Daten und Informationen. Corporate Insurance Excels innovativ. compliant. 10/2013 Seite 22 von 23

23 InterServ Engineering GmbH Johannes-Kepler-Straße 6 D Herrenberg Phone +49 (0) [email protected] Copyright InterServ Engineering GmbH Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der InterServ Engineering GmbH in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert Corporate oder Insurance übertragen Excels werden. Die innovativ. InterServ compliant. Engineering GmbH 10/2013 lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen Seite 23 von in diesem 23 Dokument ab. Sämtliche nicht ausdrücklich gewährten Rechte bleiben vorbehalten.