Dokumentationsanleitung

Transkript

1 Dokumentationsanleitung Für das MS-Register der DMSG, Bundesverband e.v. Version 0.2 Sehr geehrte Damen und Herren, mit dieser Anleitung informieren wir Sie über die verschiedenen Möglichkeiten für das MS-Register der DMSG, Bundesverband e. V. zu dokumentieren. Sollten Sie weitere Fragen zum MS-Register, zu Ihren Zugangsdaten oder zur Dokumentation haben, wenden Sie sich bitte an die Registerstelle der MS Forschungs- und Projektentwicklungs-gGmbH (MSFP), dem Träger des MS-Registers. Kontakt der Registerstelle MSFP-gGmbH Küsterstraße Hannover Tel Fax Mail msregister@dmsg.de Web Angaben nach 35 a GmbHG: MS Forschungs- und Projektentwicklungs-gGmbH Sitz der Gesellschaft Hannover Registergericht Amtsgericht Hannover, HRB Geschäftsführerin Dorothea Pitschnau-Michel, M.A. Alleiniger Gesellschafter DMS-Stiftung, Hannover Bank für Sozialwirtschaft IBAN DE BIC BFSWDE33HAN Kontakt Fon (0511) Fax (0511)

2 Voraussetzungen Um für das MS-Register der DMSG, Bundesverband e.v. dokumentieren zu können, müssen Sie ein Zertifikat Anerkanntes MS-Zentrum oder Regionales MS-Zentrum, welches von der DMSG, Bundesverband e.v. verliehen wird, besitzen. Darüber hinaus muss Ihr Zentrum über die technischen Voraussetzungen zur webbasierten Dokumentation respektive webbasierten Übermittlung der Dokumentation verfügen. Ein Internetzugang und ein aktueller Browser inkl. einer Java Laufzeitumgebung (JRE) und aktiviertem JavaScript werden hierfür benötigt. Darüber hinaus benötigen Sie einen Benutzerzugang zur Registerinfrastruktur. Zugang zur Registerinfrastruktur Um sich bei der Registerinfrastruktur anzumelden, rufen Sie folgende URL auf und melden Sie sich mit Ihrem Benutzerzugang an. Falls Sie noch keinen Benutzerzugang haben, laden Sie sich den Antrag auf Benutzerzugang von unserer Registerwebseite herunter und folgen den Instruktionen. Ihnen wird dann zeitnah ein neuer Benutzerzugang eingerichtet. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, kontaktieren Sie die Registerstelle via oder telefonisch. Dokumentation für das MS-Register Als dokumentierendes Zentrum haben Sie nun mehrere Möglichkeiten für das MS- Register der DMSG, Bundesverband e.v. zu dokumentieren. Eine Möglichkeit ist es direkt in der webbasierten Oberfläche von SecuTrial zu dokumentieren. Alternativ können Sie eine Software benutzen, die zum Datensatz des MS-Registers auf Grundlage des gemeinsamen Datensatz von DMSG und KKNMS v 1.0 kompatibel ist. Kompatible Dokumentationssysteme MSDS 3D, TU Dresden (URL) (in Planung) NTD, NeuroTransData GmbH (in Planung) Anleitungen und weiterführende Informationen für die mit dem MS-Register kompatiblen Dokumentationssysteme finden Sie auf unserer Webseite unter Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 2 von 15

3 Dokumentation innerhalb der webbasierten Registerinfrastruktur Login Rufen Sie in einem aktuellen Browser die URL auf und geben Sie Ihre User-ID und Ihr Passwort ein. Anschließend melden Sie sich durch Klick auf den Anmelden -Button an und gelangen auf den Willkommens- Bildschirm. Tipp: Fügen Sie sich die URL als Lesezeichen hinzu. Anlegen eines Patienten Nach dem Einloggen gelangen Sie auf den Willkommens-Bildschirm. Klicken Sie oben rechts im Menü den Punkt Neuer Patient an. Auf der folgenden Seite wählen Sie zunächst Ihr Zentrum aus und belassen die Auswahl bei Neuen Patienten anlegen. Das Datum der Einverständniserklärung ist mit dem aktuellen Datum voreingestellt. Ändern Sie es falls das Datum von dem der Einverständniserklärung abweicht. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 3 von 15

4 Im nächsten Fenster wählen Sie die Option Neuen Patienten anlegen und neues Pseudonym erzeugen aus. Klicken Sie auf weiter. Im nun folgenden Fenster geben Sie bitte mindestens die mit dem roten Sternchen gekennzeichneten Felder Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht ein. Anschließend klicken Sie auf ID erzeugen. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 4 von 15

5 In dem folgenden Fenster wird eine Übersicht der zur erzeugenden ID angezeigt. Der Patient und die ID werden angelegt indem Sie auf Drucken und Patient anlegen klicken. Den Ausdruck inkl. Barcode geben Sie zur Patientenakte oder zur Einverständniserklärung. Anschließend erscheint der Hinweis, dass der Patient angelegt worden ist. Mit einem Klick auf Weiter gelangen Sie nun zum Visitenplan des Patienten und können mit der Dokumentation beginnen. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 5 von 15

6 Suchen eines Patienten Im Menü von SecuTrial können Sie oben rechts einen Patienten suchen, indem Sie in das Auswählen -Fenster die siebenstellige Patienten-ID eingeben und Ihre Suche mit Enter bestätigen. Sie gelangen nun direkt zum Visitenplan des Patienten. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 6 von 15

7 Da innerhalb der Registerinfrastruktur keine patientenidentifizierenden Daten wie z.b. Name, Vorname oder Geburtsdatum gespeichert werden, können Patienten nicht mit Hilfe dieser Daten gesucht werden. Neben der oben geschilderten Möglichkeit einen Patienten zu suchen, können Sie sich noch eine Liste aller von Ihnen dokumentierten Patienten anzeigen lassen. Klicken Sie hierfür auf den Menüpunkt Reports. Im folgenden Bildschirm wählen Sie den vordefinierten Report Patientenliste aus. Hier öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle von Ihnen dokumentierten Patienten in einer Liste ansehen können und auswählen können. In der linken Spalte sehen Sie die Patienten-ID und in den Spalten rechts davon die dazugehörigen Konsultationen (Datensätze) inkl. dem Ausfüllstatus. Mit einem Klick auf die Patienten-ID können Sie den Visitenplan eines Patienten direkt aufrufen. Erstellen und Bearbeiten eines Patientendatensatzes Nachdem Sie einen Patienten angelegt oder ausgewählt haben gelangen Sie auf den sogenannten Visitenplan eines Patienten. Der Visitenplan enthält alle Informationen zur Registeraufnahme, Stammdaten, Konsultationen, Schubereignisse und Beendigung der Registerteilnahme. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 7 von 15

8 Oben links sehen Sie anhand der Patienten-ID, welchen Patienten Sie gerade aufgerufen haben. Im Reiter Visitenplan sehen Sie alle Datensätze zur Registeraufnahme sowie Konsultationen und Schubereignisse, im Reiter Beendigung können Sie den Widerruf der Teilnahmebereitschaft eines Patienten dokumentieren. Die Formulare (Patienteneinwilligung, Stammdaten, soziodemographische Daten, Verlaufsdaten, Schubkalender, Therapie und Pflege) können Sie durch einen Klick öffnen und bearbeiten. Durch einen Klick auf Neues Ereignis können Sie eine neue Konsultation oder ein neues Schubereignis erstellen. Wählen Sie den gewünschten Ereignistyp und das Datum aus und klicken Sie auf Speichern. Das neue Ereignis erscheint mit leeren Formularen im Visitenplan und kann entsprechend geöffnet und bearbeitet werden. Das neue Ereignis wird chronologisch zu den bestehenden Ereignissen hinzugefügt. Durch einen Klick auf das leere Formular öffnen Sie das Schubereignis und können den Datensatz bearbeiten und speichern. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 8 von 15

9 Formularlegende Leeres Formular Teilweise ausgefülltes Formular Komplett ausgefülltes Formular Formular mit unbeantwortetem Query (Rückfrage) Formular mit beantwortetem Query Formular mit Regelverletzung (z.b. Inkonsistenz) Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 9 von 15

10 Bearbeiten eines Datensatzes Sie können einen Datensatz bearbeiten, indem Sie auf ein Formularsymbol klicken. Es öffnet sich anschließend der Datensatz, in dem Sie die einzelnen Fragen beantworten können. Die Radio- oder Checkboxen, Freitext- oder Datumsfelder können Sie einfach editieren und mit einem Klick auf Speichern bestätigen Sie Ihre Eingaben. Nach dem Speichern können Sie sich entscheiden, ob Sie zurück zur Übersicht (Visitenplan) möchten, ob Sie zurück zum abgespeicherten Formular möchten oder das nächste Formular bearbeiten wollen. Sollte es zu einer fehlerhaften Dokumentation (z.b. Inkonsistenz) kommen, wird der Fehler durch das System angezeigt und kann direkt korrigiert werden. Anderenfalls kann der Datensatz nicht gespeichert werden. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 10 von 15

11 Sollten Sie unwahrscheinliche Ereignisse dokumentieren, weist Sie das System auf diesen Umstand hin und speichert den Datensatz vorerst nicht. Erst wenn Sie dann nochmal auf Speichern klicken, bestätigen Sie hiermit dieses unwahrscheinliche Ereignis. Versehentliche Fehler aber auch unnötige Rückfragen (Queries) werden somit vermieden. Beispiel: EDSS-Differenz von 6 Skalenpunkten innerhalb von 12 Monaten ist unwahrscheinlich. Mit der Bestätigung durch nochmaliges Speichern können Sie das unwahrscheinliche Ereignis dennoch korrekt dokumentieren. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 11 von 15

12 Dokumentation mit Hilfe kompatibler Dokumentationssysteme Dokumentation mit Hilfe kompatibler Dokumentationssysteme Dokumentation und Export Anleitungen zur Dokumentation Ihres Dokumentationssystems finden Sie auf der Webseite des MS-Registers unter Im Folgenden wird darauf eingegangen, wie der aus dem Dokumentationssystem exportierte Datensatz in die Forschungsdatenbank des MS-Registers hochgeladen wird. Sie können mit dieser Anleitung fortfahren, wenn Sie eine kompatible Exportdatei im CSV-Format generiert haben. Hinweis Mit der neuen Forschungsdatenbank werden die Exportdateien nicht mehr per Post oder verschlüsselt per verschickt. Sie werden direkt in die Forschungsdatenbank hochgeladen. Login Rufen Sie in einem aktuellen Browser die URL auf und geben Sie Ihre User-ID und Ihr Passwort ein. Anschließend melden Sie sich durch Klick auf den Anmelden -Button an und gelangen auf den Willkommens- Bildschirm. Tipp: Fügen Sie sich die URL als Lesezeichen hinzu. Importieren von Patientendaten (Exportdatei) Nach dem Einloggen gelangen Sie auf den Willkommens-Bildschirm. Klicken Sie oben rechts im Menü den Punkt Neuer Patient an. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 12 von 15

13 Dokumentation mit Hilfe kompatibler Dokumentationssysteme Auf der folgenden Seite belassen Sie die Auswahl bei Neuen Patienten anlegen. Das Datum der Einverständniserklärung ist mit dem aktuellen Datum voreingestellt ist beim Durchführen eines Imports aber irrelevant. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Auf der nächsten Seite wählen Sie nun Massenimport aus und bestätigen mit Weiter. Im folgenden Fenster wird ein Java-Applet geöffnet. Beim ersten Öffnen kann hierzu eine Sicherheitswarnung erscheinen. Sie müssen dem Java-Applet vertrauen und es ausführen. Diese Warnung erscheint nicht mehr, wenn Sie den Haken bei Inhalten dieses Urhebers immer vertrauen setzen (empfohlen). Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 13 von 15

14 Dokumentation mit Hilfe kompatibler Dokumentationssysteme Nachdem das Java-Applet gestartet ist, klicken Sie im Applet auf Datei auswählen und wählen im darauf folgenden Ordnerdialog die Datei mit den zu importierenden Patientendaten aus. Bestätigen Sie mit Öffnen. Der Import wird dann umgehend gestartet und dauert je nach Größe der Datei einen Moment. Im Anschluss wird Ihnen eine Zusammenfassung des Imports angezeigt. Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 14 von 15

15 Dokumentation mit Hilfe kompatibler Dokumentationssysteme Die Zusammenfassung enthält Informationen über importierte, fehlerhaft importierte und nicht importierte Datensätze. Eine detaillierte Übersicht können Sie sich mit Klick auf Importlogdatei anzeigen anschauen. Datensätze, die vollständig importiert sind, weisen keine Mängel auf und bedürfen keiner weiteren Bearbeitung. Datensätze, die fehlerhaft importiert sind, sind entweder unvollständig oder weisen Mängel auf. Diese Datensätze bedürfen der Überarbeitung: Notieren Sie sich hierzu die Patientenpseudonyme aus der Log-Datei des Importes ( Log-Datei anzeigen klicken) und rufen Sie anschließend den Patienten mit dem Pseudonym auf. Ändern oder vervollständigen Sie den Datensatz des Patienten nun und speichern ihn ab. Der Import ist nun abgeschlossen. Klicken Sie oben rechts auf Zurück um zum Willkommens-Bildschirm zu gelangen oder auf Abmelden um sich aus SecuTrial abzumelden ( ). Version Dokumentationsanleitung MS-Register Seite 15 von 15