Telearbeit was es aus Arbeitgebersicht zu beachten gilt

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1 ARBEITSRECHT was es aus Arbeitgebersicht zu beachten gilt von RA Martin Brilla, Fachanwalt für Verwaltungsrecht, Aachen Immer mehr Arbeitnehmer leisten einen Teil ihrer Arbeit zu Hause ab. Spätestens dann, wenn dies öfter oder gar regelmäßig geschieht, empfiehlt sich der Abschluss einer diesbezüglichen Vereinbarung, um unnötige Reibungsverluste oder gar Konflikte zu vermeiden. 1. Einführung Bei der auch Teleworking, e-work oder Homeoffice genannt verrichten die Beschäftigten zumindest einen Teil der Arbeit außerhalb des Unternehmens. In der Regel ist dieser Arbeitsplatz mit der Betriebsstätte durch elektronische Kommunikationsmittel verbunden. Nach einer Studie des Forschungsinstituts Ipsos arbeiten etwa 12 % aller Arbeitnehmer in Deutschland bereits regelmäßig von zu Hause aus; weltweit sind es 35 %. Als modernes und flexibles Instrument des Personalmanagements kann die Vereinbarkeit von Beruf und Familie verbessern und den Personaleinsatz flexibler gestalten. Außerdem kann sie wegen der erhöhten Mobilität der Arbeitnehmer zu einer größeren Kundennähe beitragen. Besonders für geeignet sind Tätigkeiten, die überwiegend der Informationsverarbeitung dienen wie Daten- und Textverarbeitung, Programmierung, Marketing und Vertrieb. Verrichtung eines Teils der Arbeit außerhalb des Unternehmens Modernes und flexibles Instrument des Personalmanagements Für geeignete Tätigkeiten Beispiele: Konzeption Controlling Kundenbetreuung Redaktion Personalplanung Gutachter- und Programmieraufgaben Buchhaltung Dokumentation IWW Institut

2 Formen der Heimbasierte ausschließlich zu Hause kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber Alternierende zeitweise im Büro zeitweise zu Hause Mobile Arbeiten von unterwegs an wechselnden Arbeits orten vor allem im Außendienst Vorschriften des Heimarbeitsgesetzes beachten! IWW Institut 2015 Am häufigsten ist die alternierende, bei der abwechselnd in der Wohnung und beim Arbeitgeber gearbeitet wird. Mobile kann an wechselnden Arbeitsorten durchgeführt werden und wird deshalb vor allem im Außendienst praktiziert. Bei der ausschließlichen steht dem nehmer hingegen kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung. kann aber auch in Nachbarschafts- oder Satellitenbüros ausgeübt werden, wobei die nehmer in ausgelagerten Büros des Unternehmens oder in einem Gemeinschaftsbüro unterschiedlicher Arbeitgeber tätig sind. Wichtig Es ist sorgfältig darauf zu achten, ob ein er möglicherweise unter die Vorschriften des Heimarbeitsgesetzes fällt. Häufigste Form ist die alternierende Heimarbeitsgesetz beachten 2. Vereinbarung zur Soll ein Arbeitnehmer in beschäftigt werden, muss dies vertraglich vereinbart werden. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, nach der der Arbeitgeber den Arbeitnehmer an einen anderen Ort versetzen kann, genügt dafür nicht. Insofern empfiehlt sich eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag. Ob man die detailliert oder eher kursorisch regelt, hängt vor allem von der jeweiligen Branche oder den betrieblichen Gepflogenheiten ab. Auch wenn ins Einzelne gehende Regelungen in einem gewissen Widerspruch zur Flexibilität, die mit der erreicht werden soll, zu stehen scheinen, ist es empfehlenswert, jedenfalls die Rahmenbedingungen eingehend fest- Volle Geltung von Arbeitsrecht und Arbeitsschutzrecht 107

3 zulegen. Außerdem darf nicht vergessen werden, dass das Arbeitsrecht und das Arbeitsschutzrecht auch dann gelten, wenn der Arbeitnehmer zu Hause arbeitet. 2.1 Dauer der Arbeitszeit Zunächst sollte geregelt werden, wann bzw. unter welchen Voraussetzungen verrichtet werden darf. Insofern ist es möglich, feste Zeiten zu bestimmen, an denen der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet. Dies bietet sich an, wenn der Arbeitnehmer daran ein persönliches Interesse hat, aber auch dann, wenn im Betrieb nur eine begrenzte Anzahl von Arbeitsplätzen zur Verfügung steht, sodass sich mehrere Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz teilen müssen. In einem solchen Fall sollte aber unbedingt geregelt werden, unter welchen Voraussetzungen und mit welchem Vorlauf der Arbeitgeber verlangen darf, dass der Arbeitnehmer ausnahmsweise im Betrieb erscheint (z.b. für Dienstgespräche oder Meetings). Denkbar ist es auch, dem Arbeitnehmer die Entscheidung zu überlassen, ob bzw. wann er zu Hause arbeitet. Dann sollte jedoch Klarheit bestehen, ob er dafür eine Genehmigung benötigt und wer diese erteilt oder ob eine bloße Mitteilung (ggf. mit einer Ankündigungsfrist) genügt. Möglicherweise gibt es auch Tage, an denen generell ausgeschlossen sein soll, weil die Anwesenheit des Arbeitnehmers im Betrieb erforderlich ist. 2.2 Arbeitszeiterfassung bei Bei der stellt sich das grundsätzliche Problem, dass eine Teilnahme an der betrieblichen Arbeitszeiterfassung in der Regel nicht möglich ist und der Arbeitgeber die szeit des Arbeitnehmers kaum kontrollieren kann. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die dem Arbeitgeber obliegenden Pflichten aus dem ArbZG problematisch. Deshalb empfiehlt es sich, diese durch vertragliche Vereinbarung dem Arbeitnehmer aufzuerlegen. Dann hat dieser die jeweils geleisteten Stunden sowie die Zeiten zu dokumentieren, in denen er aufgrund von Krankheit, Urlaub usw. keine Arbeit geleistet hat. Es sollte festgelegt werden, in welchen Abständen ein solches Arbeitstagebuch dem Vorgesetzten vorzulegen ist. Schließlich sollte ggf. vereinbart werden, ob der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber und Kollegen sowie Kunden zu bestimmten Kernarbeitszeiten erreichbar sein muss. Im Fall fester szeiten ist ein Mindestmaß an Vorlauf zu regeln Abklärung der Rahmenbedingungen bei flexibler Gestaltung Vertragliche Vereinbarung einer Arbeitszeiterfassung PRAXISHINWEIS Da die tatsächlich geleistete Arbeitszeit schwer zu kontrollieren ist, sollte eine eindeutige Regelung darüber getroffen werden, wann über die regelmäßige Arbeitszeit hinaus geleistete Arbeit als zuschlagspflichtige Überstunden gilt. 2.3 Arbeitsstätte und -mittel Die Arbeitsschutzvorschriften gelten auch für die Arbeitnehmer, die leisten. Der Arbeitgeber ist deshalb ebenfalls für die Arbeitssicherheit und den Gesundheitsschutz außerhalb seines Betriebs verantwortlich. Arbeitgeber ist verantwortlich 108

4 Zwar besteht keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Ausstattung der splätze. Da der Arbeitgeber jedoch für die sicherheitstechnisch und ergonomisch einwandfreie Arbeitsplatzausstattung verantwortlich ist, spricht viel dafür, dass die Bereitstellung und Wartung der erforderlichen Arbeitsmittel grundsätzlich durch den Arbeitgeber erfolgen sollte. Dies betrifft nicht nur die Hard- und Software für die Datenverarbeitung und die Kommunikationstechnik, sondern auch nicht zuletzt im Hinblick auf die Arbeitsstättenverordnung die Ausstattung mit Mobiliar wie Schreibtisch, Büroarbeitsstuhl, Beleuchtung oder Aktenschrank. Wie hoch die diesbezüglichen Anforderungen sind, hängt nicht zuletzt davon ab, wie viel der Arbeitnehmer leistet. Gewisse Mindeststandards müssen allerdings in jedem Fall eingehalten werden. Wichtig Damit der Arbeitgeber die Einhaltung dieser und weiterer rechtlicher Vorgaben überprüfen kann, sollte unbedingt ein Zutrittsrecht für ihn und von ihm beauftragte Personen (wie Betriebsarzt oder Datenschutzbeauftragter) vereinbart und zugleich festgelegt werden, unter welchen Voraussetzungen (z.b. Ankündigungsfrist) es ausgeübt werden darf. Zutrittsrecht mit dem Arbeitnehmer vereinbaren Beispielformulierung Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber, von diesem beauftragten Personen und Personen, die aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen Zutritt zur häuslichen Arbeitsstätte haben müssen, den Zutritt zu gewähren, soweit hierfür aus gesetzlichen oder betrieblichen Gründen eine Notwendigkeit besteht, insbesondere zur Überprüfung der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Anforderungen an den splatz. Im Regelfall wird dafür vorab ein Termin mit dem Arbeitnehmer abgestimmt. In dringenden Fällen kann ein Zutritt auch ohne vorherige terminliche Abstimmung erfolgen. Der Arbeitnehmer sichert zu, dass sämtliche mit ihm in häuslicher Gemeinschaft lebende Personen mit dieser Regelung einverstanden sind. Befindet sich der splatz in einer vom Arbeitnehmer angemieteten Wohnung, sollte eine (schriftliche) Erklärung des Vermieters angefordert werden, wonach dieser mit der Nutzung eines Raums als splatz einverstanden ist. Da die Nutzung eines Wohnraums als Arbeitsplatz nicht der im Mietvertrag vorgesehenen Wohnnutzung entspricht, muss sie grundsätzlich vom Vermieter genehmigt werden. Für gelegentliche dürften mobile Arbeitsmittel (Notebook, Smartphone usw.), die dem Arbeitnehmer für seine tägliche Arbeit ohnehin zur Verfügung stehen, ausreichen. Wurden insofern bereits Vereinbarungen getroffen (etwa zur Privatnutzung), sollte überprüft werden, ob diese im Hinblick auf die einer Ergänzung oder Korrektur bedürfen. Werden dem Arbeitnehmer hingegen erstmals oder weitere Arbeitsmittel überlassen, sollte Folgendes unbedingt dokumentiert und geklärt werden, Schriftliche Einverständniserklärung des Vermieters anfordern 109

5 ob der Arbeitgeber die Kosten für Wartung und Unterhaltung dieser Arbeitsmittel trägt, ob der Arbeitnehmer diese für Privatzwecke nutzen darf, dass der Arbeitnehmer sicherstellt, dass Dritte die Arbeitsmittel nicht nutzen und er verpflichtet ist, sie jederzeit auf Verlangen des Arbeitgebers wieder zurückzugeben. PRAXISHINWEIS Aus Sicherheitsgründen ist es empfehlenswert, dass die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte häusliche Infrastruktur nur dienstlich genutzt wird. Deshalb sollte ihre private Nutzung, die Verbindung privater Endgeräte mit ihr sowie ihre Veränderung ausdrücklich untersagt werden. Schließlich sollte der Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten vor dem Zugriff unbefugter Dritter eingehend geregelt werden. Besitzt der nehmer bereits die erforderliche Ausstattung für seinen splatz und möchte aus Platzgründen keine Doppelausstattung durch den Arbeitgeber, sollte in einer betrieblichen oder individuellen Vereinbarung geregelt sein, ob und in welcher Höhe sich der Arbeitgeber an den Kosten der Anschaffung und/oder Wartung und Verschleiß (z.b. Verbrauch von Papier und Toner) beteiligt. Möglich ist auch eine Vereinbarung, wonach der Einsatz von privaten Büromöbeln auf Kosten und Risiko des Arbeitnehmers erfolgt. Schriftliche Vereinbarung über eine mögliche Kostenübernahme Soweit die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers stehen, sollte er erwägen, sie gegen Schäden zu versichern. Sofern er dies tut, sollte der Arbeitnehmer diese zur Vermeidung einer eventuellen Unterversicherung aus seiner Hausratversicherung herausnehmen. PRAXISHINWEIS Da der Arbeitgeber die smittel später nicht ohne Weiteres kontrollieren kann, empfiehlt es sich, diese genau aufzulisten und detaillierte Regelungen über Nutzung und Wartung zu treffen, um so Beweisschwierigkeiten zu vermeiden. 2.4 Aufwendungsersatz Je nach Art und Umfang der können dem Arbeitnehmer Kosten entstehen. Dies können neben höheren Betriebskosten auch Kosten für den Wohnraum sein, den er dem Arbeitgeber zur Verfügung stellt, aber weiterhin bezahlt. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber solche zur Arbeitsausführung dienenden Kosten nach 670 BGB ersetzen. Auch wenn es bei Arbeitnehmern im Außendienst üblich ist, dass im geringen Umfang auch zu Hause gearbeitet und dafür kostenfrei Wohnfläche genutzt wird, bedeutet dies nicht, dass der Arbeitnehmer seinen privaten Wohnraum kostenlos zur Verfügung stellen muss. Nach Auffassung des BAG ( , 9 AZR 657/02, NZA 04, 604) ist bei einer ständigen Nutzung von mindestens 8 m² Wohnraum im Interesse des Arbeitgebers der auch im Außendienst übliche Rahmen überschritten und deshalb regelmäßig nicht mit der Vergütungszahlung abgegolten. Bei einer Fläche von 8 m² ist der übliche Rahmen überschritten 110

6 Allerdings reicht dafür nicht jede Mitbenutzung von Räumen für den Arbeitgeber aus: Erforderlich ist eine wesentliche Einschränkung der Nutzungsmöglichkeit für eigene private Zwecke, sodass bei nur gelegentlicher und/ oder geringfügiger Nutzung der Wohnung kein Anspruch auf Aufwendungsersatz bestehen dürfte. PRAXISHINWEIS Zur Vermeidung von Unklarheiten sollte der Aufwendungsersatzanspruch auch der Höhe nach geregelt bzw. ausgeschlossen werden. Dies ist möglich, denn 670 BGB ist abdingbar. 2.5 Schutz von Daten und Betriebsgeheimnissen Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss den gesetzlichen Grundlagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) entsprechen. Dabei trägt der Arbeitgeber die datenschutzrechtliche Gesamtverantwortung und muss seine Beschäftigten zur Einhaltung der bestehenden Gesetze sowie der betrieblichen Regelungen anhalten (vgl. 9 BDSG). Auch wenn die Datenverarbeitung bei der außerhalb des eigentlichen Betriebs stattfindet, bleibt der Arbeitgeber nach wie vor verantwortliche Stelle i.s.v. 3 Abs. 7 BDSG, sodass er weiterhin vollumfänglich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten verantwortlich ist. Arbeitgeber bleibt verantwortliche Stelle PRAXISHINWEIS Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat eine Broschüre Ein Datenschutz-Wegweiser herausgegeben, die kostenlos unter heruntergeladen werden kann. Der Arbeitgeber muss die nach 9 BDSG vorgesehenen angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der im Home-Office verarbeiteten Daten sicherzustellen. Je sensibler die zur Verarbeitung bestimmten Daten sind, desto stärker sind sie zu schützen. Sicherstellung der im Home-Office verarbeiteten Daten PRAXISHINWEIS Die organisatorischen Maßnahmen nach 9 BDSG sollten zwecks Dokumentation, Nachweis und Kontrolle in der Vereinbarung schriftlich fixiert werden. Wichtig Verletzungen der datenschutzrechtlichen Pflichten können aufsichtsbehördliche Maßnahmen wie Untersagungsverfügungen ( 38 Abs. 5 BDSG), Bußgeldbescheide bis zu EUR und Ansprüche der Betroffenen nach sich ziehen. Aber auch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse können gefährdet sein, wenn der Arbeitnehmer Unterlagen des Arbeitgebers mit nach Hause nimmt. Je nachdem sollte deshalb vereinbart werden, dass Unterlagen des Arbeitgebers nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Vorgesetzten mit nach Hause genommen werden dürfen. Alternativ könnte geregelt werden, welche besonders sensiblen Unterlagen nicht bzw. nur mit Zustimmung des Vorgesetzten mitgenommen werden dürfen. Unterlagen sind nur mit ausdrücklicher Genehmigung aus dem Haus zu geben 111

7 PRAXISHINWEIS In jedem Fall sollte der Arbeitnehmer dazu verpflichtet werden, Unterlagen und Daten des Arbeitgebers sorgfältig vor der Einsichtnahme durch Dritte zu schützen. 2.6 Haftung Bei der stellt sich unter Umständen die Frage, in welchem Umfang der Arbeitnehmer haftbar zu machen ist, falls er beispielsweise die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel beschädigt oder Computerviren einschleust. Für den Arbeitnehmer selbst gelten die Grundsätze zur Haftungserleichterung bei betrieblich veranlassten Tätigkeiten. Liegt eine betrieblich veranlasste Tätigkeit vor, findet zugunsten des Arbeitnehmers eine Haftungsbeschränkung statt. Ob dies auch dann gilt, wenn Dritte (wie Familienangehörige, Mitbewohner oder Besucher) den Schaden verursacht haben, ist noch nicht geklärt. Insofern empfiehlt es sich, eine vertragliche Regelung zu treffen. 3. Mitwirkung und Mitbestimmung Insbesondere bei der Einführung von bestehen Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Zu beachten sind insbesondere folgende Vorschriften: Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten ( 80 Abs. 2 Satz 1 BetrVG). Haftungserleichterung bei betrieblich veranlassten Tätigkeiten Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats Soweit es um die Gestaltung von Arbeitsplatz, Arbeitsablauf und Arbeitsumgebung geht, hat der Betriebsrat im Planungsstadium Beteiligungsrechte ( 90 BetrVG). Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats kommen in Betracht nach 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG (Arbeitszeit), 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Einrichtung und Anwendung von technischen Kontrolleinrichtungen) und 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG (Unfallverhütung). Wichtig Unter Umständen kann eine weitgehende Einführung von eine Betriebsänderung ( 111 BetrVG) darstellen, was besondere Beteiligungsrechte nach sich zieht ( 112 BetrVG). PRAXISHINWEIS Es empfiehlt sich, von vornherein unter Beteiligung des Betriebsrats einzuführen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass dieser später im Wege der Mitbestimmung Veränderungen durchsetzt, deren nachträgliche Änderung aufwendiger ist, als wenn sie in der Planungsphase berücksichtigt worden wären. Betriebsrat von vornherein mit einbeziehen 112