Shapes und Text. Shapes mit Text ergänzen

Transkript

1 Shapes und Text 117 Shapes mit Text ergänzen 119 Freistehenden Text einfügen 119 Verbinder-Shapes und Text 120 Textfelder mit Daten verknüpfen 122 Text bearbeiten 127 Text suchen und ersetzen 129 Zusammenfassung Visio 2003 bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Texte in ein Diagramm zu integrieren. Diese reichen von der Beschriftung von Shapes, eigenständigen Textfeldern, gekennzeichneten Verbinder-Shapes bis hin zu Textfeldern, die dynamische Daten anzeigen. Des Weiteren sind in Visio 2003 viele Textbearbeitungsfunktionen integriert, die Sie möglicherweise aus Microsoft Word oder Microsoft Excel kennen. Dieses Kapitel soll Ihnen einen Überblick über diese vielfältigen Funktionen vermitteln. Shapes mit Text ergänzen Shapes können jederzeit mit einem Text beschriftet werden. Dafür stehen Ihnen mehrere Varianten zur Verfügung, je nachdem, welches Ergebnis Sie erzielen möchten. Um ein Shape mit Text zu versehen, markieren Sie dieses und drücken Sie die Taste F2. Alternativ dazu können Sie das Text-Tool benutzen, das Sie in der Standard-Symbolleiste finden (die Abbildung 7.1 zeigt einen Ausschnitt daraus). Das Text-Tool ist das Tool mit dem Buchstaben»A«. Abbildung 7.1: Die Standard- Symbolleiste mit dem Text-Tool Daraufhin öffnet sich das Texteingabefeld des Shapes und die Einfügemarke wird sichtbar. Nun können Sie Ihren Text eingeben. 117

2 Abbildung 7.2: Die Eingabe von Text Zum Beenden des Textbearbeitungsmodus drücken Sie erneut die Taste F2 bzw. klicken auf das Text-Tool. Die Abbildung 7.1 sowie die folgenden Abbildungen zeigen oberhalb des Textblocks ein Textlineal. Sollte dieses bei Ihnen nicht zu sehen sein, können Sie es über das Kontextmenü des Textblocks mit dem Befehl Textlineal aktivieren. Normalerweise können Sie die Beschriftung eines Shapes auch durch einen Doppelklick auf das Shape vornehmen. Dies funktioniert jedoch nicht immer, da einem Shape auch andere Funktionalitäten für den Doppelklick zugeordnet sein können. Der Text eines Shapes gehört zwar direkt zum Shape, läst sich aber dennoch frei auf der Seite positionieren. Beim Verschieben des Shapes behält der Text seine relative Position bei. Möchten Sie bestimmte Shapes Ihrer Zeichnung besonders hervorheben, eignet sich die Verwendung von»anmerkungs-shapes«. Sie finden solche Shapes in vielen Schablonen vor, wie z.b. der Schablone Anmerkungen in der Kategorie Visio-Extras oder in der Schablone Diagramm-Shapes in der Kategorie Diagramme. Die folgende Abbildung 7.3 zeigt die Verwendung des Anmerkungs-Shapes 2D- Sprechblase aus der Schablone Diagramm-Shapes. HINWEIS HINWEIS Abbildung 7.3: Ein Shape mit beigefügtem Kommentarshape Wie die Abbildung 7.3. zeigt wird der Text auf einem eigenständigen Anmerkungs- Shape platziert. Beschriftet wird dieses genauso wie gewöhnliche Shapes. 118 Kapitel 7

3 Freistehenden Text einfügen Freistehende Textfelder sind eine weitere Möglichkeit, Text in eine Visio Zeichnung einzubinden. Sie können generell an einer beliebigen Stelle des Zeichenblatts eingefügt werden. Um ein freistehendes Textfeld einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie das Text-Tool. 2. Klicken Sie an eine beliebige Stelle auf dem Zeichenblatt, an der Sie das Textfeld platzieren möchten. Es öffnet sich nun ein Textfeld, in das Sie den gewünschten Text eingeben können. Abbildung 7.4: Ein freies Textfeld Anzumerken ist allerdings, dass das so genannte»textfeld«technisch gesehen eigentlich nichts anderes ist als ein Rechteck-Shape ohne Füllfarbe, Füllmuster und Rahmenlinie. Möchten Sie die Texteingabe beenden, klicken Sie an eine Stelle außerhalb des Textfelds. Zur wiederholten Bearbeitung gehen Sie wie oben beschrieben vor. Verbinder-Shapes und Text Wenn Sie Verbinder-Shapes in Visio 2003 beschriften möchten, führen Sie die folgenden Schritte durch: 1. Markieren Sie den Verbinder, der beschriftet werden soll. 2. Visio 2003 aktiviert daraufhin das Textfeld des Verbinders. Sie können nun den gewünschten Text eingeben. 3. Ein Klick neben das Textfeld beendet die Texteingabe. In Abbildung 7.5 wurde eine Verbindung mit der Beschriftung»Verbinder«versehen. Abbildung 7.5: Ein Verbinder- Shape mit Text 4. Standardmäßig wird für jeden beschrifteten Verbinder ein Steuerelement zum Verschieben des Textes angeboten. Das Steuerelement erkennen Sie an der gelben Raute, die im Zentrum eines ausgewählten Verbinder-Shapes sichtbar ist. Shapes und Text 119

4 Nach dem Anklicken dieses Steuerelements ermöglicht es die Verschiebung des Textblocks mit Hilfe von Drag & Drop. 5. Anschließend kann die Darstellung des Textes geändert werden. Wählen Sie dazu das Verbinder-Shape aus und rufen Sie den Menübefehl Format/Text auf, um das Dialogfeld mit den Texteinstellungen zu öffnen. Auf der Registerkarte Textblock finden Sie zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten vor, die insbesondere für die Formatierung eines Textes auf einer Verbindung hilfreich sind. Abbildung 7.6: Das Dialogfeld für die Konfiguration des Textblocks Beispielsweise kann die Beschriftung der Verbindung durch Wahl eines geeigneten Texthintergrunds im Bereich Texthintergrund hervorgehoben werden. Textfelder mit Daten verknüpfen Dieser Abschnitt befasst sich mit der Verknüpfung von Textfeldern mit nicht-visuellen Informationen. Die Möglichkeit, Textfelder und Daten zu verbinden, ist einer der großen Vorteile von Visio 2003 gegenüber anderen Visualisierungsprogrammen. Bei diesen Daten kann es sich beispielsweise um Inventarnummern, Netzwerkadressen oder Projektbudgets handeln. Alles, was Sie als Zahl, Datum oder Zeichenkette ausdrücken können, kann zusätzlich zu den grafischen Informationen eines Shapes gespeichert werden. Weitere Informationen zu den benutzerdefinierten Eigenschaften finden Sie in Kapitel 6. Wie weiter oben in diesem Kapitel beschrieben, kann jedes Shape mit Hilfe des Text-Tools beschriftet werden. Dieser Text muss aber nicht immer konstant sein, d.h. er kann auch Informationen enthalten, die von Visio 2003 dynamisch erzeugt werden. Solche Informationen sind z.b. das aktuelle Datum, die Anzahl der Zeichenblätter, Geometriedaten des Shapes oder ähnliches. Möchten Sie lediglich solche dynamischen Informationen in ein Textfeld einfügen, markieren Sie ein Shape und rufen den Menübefehl Einfügen/Feld auf. Wenn Sie zusätzlich zur dynamischen Information noch einen konstanten Text eingeben möchten, schreiben Sie zuerst diesen Text bis zu der Stelle, an welcher 120 Kapitel 7

5 das Feld eingefügt werden soll und rufen erst dann den Menübefehl Einfügen/ Feld auf. Es öffnet sich das in Abbildung 7.7 dargestellte Dialogfeld. Abbildung 7.7: Das Dialogfeld zum Einfügen von Feldfunktionen Möchten Sie beispielsweise neben einem konstanten Text im folgenden Beispiel»Die Breite dieses Shapes beträgt«die Breite des Shapes als dynamische Information einfügen, wählen Sie dazu aus dem angezeigten Dialogfeld die Kategorie Geometrie und das Feld Breite. Klicken Sie anschließend auf das gewünschte Format und abschließend auf die Schaltfläche OK. Das Ergebnis zeigt die Abbildung 7.8. Abbildung 7.8: Ein Shape mit aktiver Feldfunktion im Shape- Text HINWEIS Die Anzeige enthält immer die aktuelle Breite des Shapes, da hier kein konstanter, sondern ein dynamischer Text eingefügt wurde. Bei einer Änderung der Größe des Shapes wird deshalb auch die Zahl»40,0 mm«dementsprechend dynamisch angepasst. Um den Platzhalter für die dynamische Information wieder zu löschen, markieren Sie das Feld und drücken die Taste Entf. Ein Feld wird in Visio wie ein einzelnes Zeichen behandelt. Dies bedeutet, dass Sie für die Formatierung des Feldes nur eine einheitliche Formatierung, wie z.b. Schriftgröße oder Farbe, wählen können. Shapes und Text 121

6 Text bearbeiten Visio 2003 bietet zahlreiche Möglichkeiten um Text zu bearbeiten. Im folgendem wird auf die Positionierung, die Änderung und Formatierung, das Löschen und das Drehen von Text eingegangen. Abschließend wird Ihnen Schritt für Schritt erläutert, wie Sie Shapes mit Hilfe eines Steuerelements verschiebbar machen können, um diesen schneller und flexibler zu platzieren. Text positionieren Der Text eines Shapes hat stets eine feste Position relativ zu seinem Shape. Möchten Sie die Position eines Textes zur besseren Übersichtlichkeit verändern, sind die folgenden Schritte notwendig: 1. Markieren Sie das Shape, dessen Text positioniert werden soll. 2. Wählen Sie in der Standard-Symbolleiste das Werkzeug Textblock drehen aus. Abbildung 7.9: Ein Shape mit aktivierter Funktion zur Drehung des Textblocks 3. Die Shape-Kontrollpunkte erscheinen nun rund um den Text. Navigieren Sie den Mauszeiger über den Text, bis das Symbol angezeigt wird. 4. Nun können Sie den Textblock mit Hilfe von Drag & Drop verschieben. 122 Kapitel 7

7 Abbildung 7.10: Ein Shape mit verschobenem Textblock HINWEIS Sie können auch die Größe des Textfeldes durch Ziehen an einem der Kontrollpunkte verändern. Damit kann das Textfeld durchaus andere Dimensionen in Höhe und Breite annehmen als das dazu gehörende Shape. Text ändern und formatieren Einige Möglichkeiten der Textformatierungen sind Ihnen bestimmt aus anderen Programmen wie beispielsweise Microsoft Word oder Microsoft Excel bekannt. Deshalb wird in diesem Abschnitt nicht auf alle Formatierungen eingegangen. Zur Arbeitserleichterung empfiehlt es sich, die Symbolleisten»Text formatieren«und»format«über die Befehlsfolge Ansicht/Symbolleiste/Text formatieren bzw. Ansicht/Symbolleiste/Format einzublenden. Abbildung 7.11: Die Symbolleisten für die Textformatierung Wenn Sie einen Text vollständig formatieren möchten, markieren Sie den gesamten Text. Wollen Sie hingegen nur einen Teil des Textes verändern, müssen Sie lediglich den entsprechenden Teil des Textes markieren. Verwenden Sie dazu wie gewohnt die Maus oder die Pfeiltasten zusammen mit der Umschalt-Taste. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und rufen Sie den Menübefehl Format/Text auf. Das Dialogfeld für die Textformatierung öffnet sich (siehe Abbildung 7.12), und Sie können nun sehr einfach auf die wichtigsten Funktionen zur Textbearbeitung zugreifen. Shapes und Text 123

8 Abbildung 7.12: Formatierungsoptionen für den Text Legen Sie in diesem Dialogfeld die gewünschten Formatierungen fest und bestätigen Sie diese mit der OK-Schaltfläche. Im Dialogfeld Text können Sie auch eine Standard-Formatierung vorgeben. Dazu öffnen Sie über den Menübefehl Format/Text das Dialogfeld, ohne dass dabei ein Shape ausgewählt ist, und nehmen die gewünschten Einstellungen vor. Wenn Sie nun ein Shape auf dem Zeichenblatt platzieren und dieses beschriften, werden die von Ihnen gewählten Standardformatierungen automatisch zugewiesen. HINWEIS Text löschen Wenn Sie den Text eines Visio Shapes entfernen, wird das Textfeld des Shapes nicht gelöscht. Das Shape bleibt weiterhin, jedoch ohne Inhalt, bestehen und ist daher unsichtbar. Wenn Sie hingegen den Text eines eigenständigen Textblocks entfernen, wird das Shape, durch das der Text dargestellt wird, ebenfalls entfernt. Eine weitere Möglichkeit, einen eigenständigen Textblock zu entfernen, ist das Anklicken des entsprechenden Textblocks und das Drücken der Entf-Taste. Text drehen Das Textfeld kann unabhängig vom Shape gedreht werden, wobei auch hier der relative Winkel zum Shape beibehalten wird. Zum Drehen des Shape-Textes aktivieren Sie in der Standard-Symbolleiste das Werkzeug Textblock drehen und klicken anschließend den entsprechenden Text an. Als Resultat sehen Sie über dem Textfeld den Drehpunkt. 124 Kapitel 7

9 Abbildung 7.13: Das Steuerelement für die Drehung des Textes Darüber hinaus können Sie neben einer Drehung auch die Position des Textes gegenüber dem Shape verändern. Dazu ziehen Sie den Text mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position. Als optische Rückmeldung ändert der Mauszeiger seine Form. Nach wie vor besteht aber eine Verbindung zwischen Text und Shape. Wird beispielsweise das Shape gedreht oder verschoben, wirkt sich dies ebenfalls auf das Textfeld aus. Kleine Hilfe für den Alltag: Text eines Shapes mit einem Steuerelement verschiebbar machen Auf der Internetseite der Firma DataAssist e.k. finden Sie ein Tool namens»smartshaper«, mit dessen Hilfe Sie Steuerelemente zu Shapes hinzufügen können, um deren Text leichter verschiebbar zu machen. Damit kann der Text eines Shapes frei über ein Steuerelement positioniert werden, ohne dass hierfür jedes Mal das Tool Textblock drehen benötigt wird. Um das Programm herunter zu laden, klicken Sie auf der Webseite den Link Download starten an, der sich unterhalb der Beschreibung der DA Visio User Tools befindet. Abbildung 7.14: Der Ausschnitt der DataAssist- Website mit hervorgehobenen Tools Shapes und Text 125

10 Speichern und entpacken Sie die ZIP-Datei auf Ihrem Computer und stellen Sie sicher, dass auf Ihrem PC mindestens das.net Framework 1.1. installiert ist. Ein Doppelklick auf die entpackte Datei SmartShaper.exe startet das Programm. Abbildung 7.15: Das Tool SmartShaper Markieren Sie im nächsten Schritt das Shape, dessen Text Sie mittels eines Steuerelements verschiebbar machen möchten, und klicken Sie im Programm Shape smarter auf die Schaltfläche Connect shapetext to control handle. Abbildung 7.16: Das Shape mit Shape smarter Daraufhin wird in der Mitte des Textblocks ein Steuerelement sichtbar, das durch eine gelbe Raute dargestellt wird(abbildung 7.17). 126 Kapitel 7

11 Abbildung 7.17: Shape mit eingefügtem Steuerelement und verschobenem Text Klicken Sie dieses Steuerelement an und verschieben Sie den Shape-Text mit Hilfe von Drag & Drop an eine beliebige Stelle. Die Verbindung zwischen dem Shape und dem Text bleibt dabei weiterhin bestehen. Text suchen und ersetzen Visio 2003 bietet Mechanismen zum Suchen und Ersetzen von Text an. Allerdings unterscheiden sich diese von den gewöhnlichen Such- und Ersetzmechanismen, die Sie beispielsweise aus Microsoft Word kennen. Diese Unterscheidung wird insbesondere bei der Konfiguration der Suchkriterien deutlich. Text suchen Im Dialogfeld zum Menübefehl Bearbeiten/Suchen (Abbildung 7.18) kann die Suche konfiguriert werden. Abbildung 7.18: Das Dialogfeld zum Suchen von Text im Zeichenblatt Shapes und Text 127

12 Im Bereich Suchen in kann der Ort der Suche eingestellt werden. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hierbei zur Verfügung: b Auswahl: Sucht den angegebenen Such-Text in den vorher ausgewählten Shapes. b Aktuelles Zeichenblatt: Sucht den angegebenen Text innerhalb des aktuell ausgewählten Zeichenblatts. b Alle Zeichenblätter: Durchsucht die gesamte Visio 2003 Datei nach dem angegebenen Suchbegriff. Sie müssen sich für eine dieser Optionen entscheiden. Die Suche kann zusätzlich verfeinert werden, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Kontrollkästchen anklicken: b Shape-Text b Benutzerdefinierte Eigenschaft b Shape-Name b Benutzdefinierte Zelle Außerdem stehen Optionen wie beispielsweise die Beachtung der Groß-/Kleinschreibung oder die Suche nach Nur ganzen Wörtern zur Verfügung. Mithilfe dieser Optionen kann die Suche weiter eingegrenzt werden. Geben Sie in das Textfeld unter Suchen nach den gewünschten Suchbegriff ein und starten die Suche über die Schaltfläche Weitersuchen, wird jeweils der nächste Treffer angezeigt. Die Zeile Gefunden in im Dialogfeld Suchen zeigt jeweils den Ort an, an welchem der Suchbegriff gefunden wurde. Entspricht das erste Ergebnis nicht Ihrem gewünschten Resultat, kann durch nochmaliges Anklicken der Weitersuchen-Schaltfläche zum nächsten Auftreten des Suchbegriffs gesprungen werden. Dies kann solange fortgeführt werden, bis der gewünschte Suchbegriff gefunden ist oder die Zeichenblätter erfolglos durchsucht wurden. Text ersetzen Analog dazu können Textteile gesucht und ersetzt werden. Das Dialogfeld für diese Funktion wird über den Menübefehl Bearbeiten/Ersetzen geöffnet. 128 Kapitel 7

13 Abbildung 7.19: Das Dialogfeld zum Ersetzen von Texten mit Angabe des Suchbereichs Der Umgang mit diesem Dialogfeld ist Ihnen sicherlich geläufig und muss hier nicht näher erläutert werden. Zusammenfassung Der Text eines Shapes ist technisch untrennbar mit dem Shape selbst verbunden. Dies trifft jedoch nur in technischer Hinsicht zu, nicht jedoch in optischer Hinsicht. Mit einfachen Mitteln kann man den Text formatieren und dessen Position vom Shape optisch trennen oder unterhalb des Shapes platzieren. Ganz bewusst wurde hier auf ausführliche Erklärungen der Textformatierung verzichtet, da diese Formatierungsfunktionen aus jeder Textverarbeitung bekannt sind. Die Zusammenhänge zwischen Shape und Text und der Textposition ermöglichen sinnvoll angewandt sehr viel übersichtlichere und besser lesbare Diagramme in Visio. In Kombination mit den Feldfunktionen ergeben sich sogar automatisch aktualisierende Shapes. Shapes und Text 129