FAQ SEPA in der syska EURO FIBU Stand: August 2013, gültig ab syska EURO FIBU 2014

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1 FAQ SEPA in der syska EURO FIBU Stand: August 2013, gültig ab syska EURO FIBU 2014 Häufig gestellte Fragen zur Einführung von SEPA in der syska EURO FIBU. Dieses Dokument ist eine Ergänzung mit produktspezifischen Informationen zum Dokument Fragen und Antworten zu SEPA. Hinweis: Die Angaben zu den Bankverbindungsdaten sind in den Screenshots unleserlich gemacht worden. Generelle Empfehlungen - Führen Sie die Konvertierung zu IBAN/BIC frühzeitig durch bzw. beginnen Sie früh damit, diese Daten für Ihre Debitoren und Kreditoren mit zu erfassen. - Testen Sie die Umstellung auf SEPA zunächst bei einigen wenigen Debitoren/Kreditoren anstatt mit einem Schnitt alle Personenkonten umzustellen. - Setzen Sie eine aktuelle Version der syska EURO FIBU ein, damit Änderungen an Dateiformaten und für SEPA nützliche Erweiterungen zur Verfügung stehen. - Wenn Sie ein Online-Banking-Programm verwenden, prüfen Sie, ob Updates dafür verfügbar sind, damit es auch die jeweils neuesten Formate einlesen kann. - Viele nützliche Informationen rund um SEPA finden Sie auch im offiziellen Infoportal der Deutschen Bundesbank unter Unterstützung von SEPA in der syska EURO FIBU SEPA-Überweisungen (also ausgehende Zahlungen) werden von der EURO FIBU seit Version 2009 unterstützt. SEPA-Lastschriften in der Variante Basis-Lastschrift sind seit Version 2011 möglich. SEPA-Lastschriften in der Variante Firmen-Lastschrift werden ab Version 2014 unterstützt. Wichtig: Der Einsatz der aktuellen Programmversion wird immer empfohlen, da regelmäßig neuere SEPA-Formate bzw. Formatänderungen eingearbeitet werden. Was ist zu ändern? Grundsätzlich wird durch SEPA die bisherige Kombination Bankkontonummer/BLZ durch IBAN/BIC abgelöst. Es ist also notwendig, dass sowohl bei den eigenen Bankverbindungen als auch bei den betroffenen Personenkonten IBAN und BIC hinterlegt sind. Für SEPA-Überweisungen sind davon abgesehen keine weiteren Änderungen notwendig. Es handelt sich hier lediglich um ein anderes Format, das ausgewählt werden muss. Wählen Sie hierzu in der Bankenverwaltung im Bankkonto das Clearingformat SEPA (Deutschland) bzw. SEPA (Österreich). Bei einem österreichischen Bankkonto ist zusätzlich die Absender-ID bzw. Empfänger-ID anzugeben. Seite 1 von 7

2 Abb. Bankenverwaltung Für eine komfortable Handhabung und Nutzung der Lastschriftenliste wird in der Plusversion ein OP mit einem Zahlungsziel / Zahlungsart: Einzugsermächtigung benötigt (auch bei SEPA-Lastschriften). Im Personenkonto hinterlegen Sie zur Bankverbindung 1 oder 2 das SEPA-Mandat, sowie das Unterschriftsdatum und die SEPA-Einzugsart Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift. Diese Angaben können auch von einer anbindenden Software mittels Schnittstellen (ASCII, flex. Import, OFCK) übertragen werden. Seite 2 von 7

3 Abb. Personenkonto ändern Zahlungsverkehr Die Angabe zum Lastschriften-Typ (Erste Lastschrift, Dauer-Lastschrift, Letzte Lastschrift oder Einmal-Lastschrift) geben Sie im Dialog SEPA Überweisung erstellen an. Abb. SEPA-Überweisung erstellen Seite 3 von 7

4 Für Deutschland übernimmt die Deutsche Bundesbank die Ausgabe der Gläubiger- Identifikationsnummer (UCI) in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft (DK). Ihre erhaltene Gläubiger-ID hinterlegen Sie in den Grundeinstellungen im Register Zahlungsverkehr. In Österreich erhalten Sie die Gläubiger-ID von den Wirtschaftskammern. Das Deaktivieren der Option: kein Dialog, falls Überweisungen vollständig wird an dieser Stelle empfohlen. Abb. Grundeinstellungen Register Zahlungsverkehr Gibt es eine Möglichkeit, automatisch auf IBAN/BIC umzustellen? Falls die Bankverbindungen nur in der Fibu und nicht in einem vorgelagerten Programm (z.b. Warenwirtschaft, Branchenlösung) gepflegt werden, bietet die syska EURO FIBU seit Version 2013 eine Export- und Importmöglichkeit für einen Umwandlungsservice an. Es handelt sich dabei um ein standardisiertes Format, dass viele Banken automatisch umwandeln können. Alternativ dazu existieren auch (teils kostenpflichtige) Programme oder Online-Portale, die eine Umwandlung vornehmen können. Der Austausch erfolgt mittels IBANHIN- und IBANRUECK-Datei. Sie können das Programm SEPA Account Converter verwenden, welchen Sie über Eingabe in einer Suchmaschine im Internet finden. Wenn die Daten aus einem vorgelagerten System übergeben werden, ist es aber vor allem auch notwendig, dass sie dort vorhanden sind und gepflegt werden. Bitte beachten Sie bei Änderungen an der Schnittstelle von WaWi/ERP zur Fibu: Seite 4 von 7

5 - Die Übergabe muss in der Fibu in die richtigen Felder erfolgen. Die IBAN muss in das IBAN- Feld übergeben werden, nicht in die KontoNr. usw. - Es muss auch weiterhin möglich sein, eine KontoNr. und BLZ erfassen zu können (parallel zu IBAN/BIC), z. B. für den bis Januar 2014 noch möglichen Inlandszahlungsverkehr. Abb. BIC/IBAN Konvertierung Der Ablauf erfolgt in drei Schritten: 1. Export der Personenkonten / Erzeugen der IBANHIN-Datei 2. Konvertierung (externes Programm) 3. Import der IBANRUECK-Datei Hinweis: Die Schaltfläche <IBANs errechnen> kann bisher noch nicht genutzt werden, da derzeit noch die BIC für den Zahlungsverkehr benötigt wird, die IBAN allein ist nicht ausreichend. Nach welchem ZKA Schema werden SEPA Dateien von der syska EURO FIBU erzeugt? Die syska EURO FIBU erzeugt in der aktuellen Version Dateien nach der aktuellen ZKA Spezifikation 2.6. In Version 2014a wird voraussichtlich die Spezifikation 2.7 integriert. Seite 5 von 7

6 Welche ZKA-/Stuzza-Einstellung gehört zu welchem PAIN- Format? Die Zusammenhänge zwischen den Spezifikationen und PAIN-Versionen sind wie folgt: Deutschland SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift ZKA 2.4 pain pain ZKA 2.5 pain pain ZKA 2.6 sepa_<datum,uhrzeit>_gs sepa_<datum,uhrzeit>_bls sepa_<datum,uhrzeit>_fls Österreich SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Stuzza 1.0 paxx.container.003 nicht unterstützt Stuzza 2.0 ISO.pain austrian.002 ISO.pain austrian.002 Stuzza 6.0 (RB 6.0) ISO.pain austrian.003 ISO.pain austrian.003 Welche Meldungen nach AWV werden angeboten? Die Übermittlung der Meldedaten an die Bundesbank, die mit dem bisherigen Format DTAZV direkt mit übermittelt werden konnte, ist mit SEPA nicht mehr möglich. Seit Version 2013e wird die Z4- Meldung in der Plusversion der EURO FIBU unterstützt, die bisherige AWV-Meldung entfiel im Juli Fristen zur Vorlegung von SEPA-Lastschriften bei der Bank SEPA-Lastschriften müssen nach europäischen Bestimmungen je nach Art bis zu 6 Tage vorher der Bank vorliegen und dem Kunden gegenüber muss die Lastschrift schriftlich angekündigt worden sein. Eine Bank müsste sofortige Lastschriften somit eigentlich ablehnen. Bisher haben wir jedoch keine Hinweise darauf, dass es in Deutschland Veranlassung zu Änderungen an den bisherigen funktionierenden Abläufen gibt. Bitte sprechen Sie Ihre Bank ggf. auf die tatsächliche Praxis an. Zur Information des Kunden können Sie beim Clearinglauf ein Zahlungs- bzw. Lastschriftenavis erstellen. In der Praxis wird der Passus "wir buchen ab..." auf der Rechnung wohl auch bereits als Avis bzw. Ankündigung betrachtet. Die Rechnung sollte ggf. noch um weitere Angaben: Datum, IBAN, BIC, Mandat und Betrag ergänzt werden. Wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren WaWi-Hersteller. Wie sollte die Mandatsnummer vergeben werden? Die Mandatsnummer muss zwingend eindeutig sein. Bei der Mandatsvergabe sind Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Ziffern und die Sonderzeichen +?/-:().,' erlaubt. Beachten Sie die Mindestlänge von einem und max. 35 Zeichen. Ein Leerzeichen, Umlaut oder beispielsweise Backslash ist nicht zulässig. Bei Dauermandaten kann ggf. die Mandatsnummer passend zur Debitoren-Kontonummer gewählt werden, bei Einzelmandaten z. B. passend zur Rechnungsnummer. Seite 6 von 7

7 Können im Debitor mehrere Mandate hinterlegt werden? Das Mandat ist im Personenkonto an die erste bzw. zweite Bankverbindung gekoppelt, diese Angabe wird beim Zahlungsverkehr in den Überweisungsdialog eingestellt. An dieser Stelle kann jedoch eine abweichende Angabe eingetragen werden. Eine Änderung der Angabe im Personenkonto wirkt sich auf vorhandene OPs aus es wird dort nicht mit der alten Angabe gespeichert. Mandate verfallen nach 36 Monaten ohne Nutzung. Werden sie automatisch deaktiviert? In der syska EURO FIBU läuft ein ungenutztes Mandat nicht automatisch ab. Wir empfehlen über den Kontenplan eine entsprechend Übersicht zu erstellen und zu überwachen. In der Auswertung können die jeweiligen Angaben als Spalte eingeblendet werden. Die Angabe zuletzt benutzt wird automatisch beim Clearinglauf vergeben. Im Zahlungsverkehr werden die Verwendungszwecke bei 140 Zeichen abgeschnitten Die Verwendungszwecktexte sind im aktuellen SEPA Format auf 140 Zeichen beschränkt, in alten Formaten waren ggf. längere Verwendungszwecke zulässig. Falls die Anzahl an Zeichen nicht ausreicht, weil durch das Zusammenfassen von OPs mehrere Rechnungsnummern im Verwendungszweck stehen sollen, empfehlen wir die Verwendung eines Zahlungsavis. Werden Erst- und Folge-Lastschrift unterschieden in der SEPA- Datei? Ja, diese Unterscheidung findet statt: Erst-Lastschriften werden dem Bereich "FRST" in der SEPA- Datei zugeordnet, Folge-Lastschriften dem Bereich "RCUR". Ebenso findet eine Unterscheidung zwischen Basis-Lastschrift (CORE) und Firmen-Lastschrift (B2B) statt. Vom Banking Programm werden CCC/CCT/ Dateien unterstützt worum handelt es sich dabei? Bei diesen Kennungen handelt es sich lediglich um bankinterne Auftragsarten: CCT - SEPA Überweisungen CDD - SEPA Basislastschrift CDB - SEPA Firmenlastschrift CCC - SEPA Überweisungen im Container CDC - SEPA Basislastschrift im Container C2C - SEPA Basislastschrift im Container Das jeweilige Online Banking Programm kann i. d. R. reguläre SEPA-Dateien in XML-Form verarbeiten. Seite 7 von 7