MERKBLATT zum administrativen Vorgehen bei wissenschaftlichen Veranstaltungen

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1 MERKBLATT zum administrativen Vorgehen bei wissenschaftlichen Veranstaltungen Um die administrativen Erfordernisse korrekt berücksichtigen zu können, ist im Vorfeld einer Veranstaltung die vorläufige Finanzierung mit der Abteilung I (Ansprechpartnerin: Frau Schuh- Gubernator) abzustimmen. Die vorläufige Finanzierung sollte eine Aufstellung der Einnahmen, wie z.b. Drittmittel, Spenden und/oder Teilnahmegebühren sowie ggf. Eigenmittel der Universität Trier, und geplanten Ausgaben enthalten. Nach Prüfung der eingereichten Unterlagen können die erforderlichen Projektkostenstellen eingerichtet werden. Auf Grundlage dieses vorläufigen Finanzierungsplans erfolgt die umsatzsteuerliche und verwaltungstechnische Einordnung der Veranstaltung. Dabei gelten folgende Anhaltspunkte: a) Veranstaltungen ohne Finanzierung durch Teilnahmegebühren und ohne aktives Sponsoring Für wissenschaftliche Veranstaltungen der Universität Trier, die ohne Teilnehmergebühren finanziert werden, gelten die Umsatzsteuerfreiheit und die allgemeinen Grundsätze der Drittmittelbewirtschaftung der Universität Trier. Entsprechend richtet die Abteilung I für diese jeweils eine umsatzsteuerfreie Projektkostenstelle Tagung für die Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben der Veranstaltung ein. Falls eine Mischfinanzierung für die Veranstaltung vorliegt und die Bewilligungsbestimmungen der einzelnen Mittelgeber jeweils eine Einzelabrechnung ihrer Zuwendung erfordern, wird die Abteilung I nach Bedarf mehrere Projektkostenstellen für die Veranstaltung einrichten, um eine getrennte Abrechnung sicherzustellen. b) Veranstaltungen mit Finanzierung durch Teilnahmegebühren Bei Veranstaltungen, die ganz oder teilweise aus Teilnahmegebühren finanziert werden, ist zu unterscheiden, ob die Gebühren auch für Bewirtung und/oder Rahmenprogramm verwendet werden sollen: Teilnahmebeitrag ohne Finanzierung von Bewirtung und/oder Rahmenprogramm Sofern aus den Teilnahmegebühren keine Tagungsverpflegung, Catering, Begleitprogramm etc., sondern lediglich Pausenverpflegung (Kaffee, Tee, Gebäck) finanziert und auch keine Überschüsse der Einnahmen über die Ausgaben daraus erwirtschaftet werden, wird für die Veranstaltung eine übliche umsatzsteuerfreie Drittmittelkostenstelle eingerichtet und entsprechend verwaltet. Für die Pausenverpflegung sind die Grundsätze der Bewirtungsrichtlinie anzuwenden. Seite 1 von 5

2 Teilnahmebeitrag mit Finanzierung von Bewirtungen und/oder Rahmenprogramm Wenn aus den Teilnahmegebühren auch Tagungs- oder Konferenznebenleistungen wie Tagungsverpflegung, Catering, Begleitprogramm etc. finanziert werden, unterliegen die Umsätze, die sich auf diese Leistungen inkl. Pausenverpflegung beziehen, der Umsatzsteuerpflicht. Für solche Veranstaltungen wird die Abteilung I jeweils sowohl eine umsatzsteuerpflichtige Kostenstelle Bewirtung als auch eine umsatzsteuerfreie Kostenstelle Teilnahmegebühren einrichten. Zuerst werden alle Einnahmen (Zuwendungen, Teilnahmegebühren etc.) auf der umsatzsteuerfreien Kostenstelle Teilnahmegebühren gebucht. Sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit den Nebenleistungen Bewirtung / Rahmenprogramm stehen, sowie alle anderen umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben werden über die umsatzsteuerpflichtige Kostenstelle Bewirtung gebucht. Bei der Schlussabrechnung für die Veranstaltung erfolgt dann der Ausgleich der auf der umsatzsteuerpflichtigen Kostenstelle Bewirtung entstandenen Defizite durch Umbuchung aus der umsatzsteuerfreien Kostenstelle Teilnehmergebühren automatisch durch die Abteilung I. Aus der umsatzsteuerpflichtigen Projektkostenstelle Bewirtung wird die Umsatzsteuer in Höhe von 19% der umgebuchten Teilnehmergebühren an das Finanzamt abgeführt. Gleichzeitig wird die in den Rechnungen der Bewirtung und/oder des Rahmenprogramms ausgewiesene Umsatzsteuer als sog. Vorsteuer von der Abteilung I gegenüber dem Finanzamt erklärt. Im Saldo sind die Bewirtungskosten im Idealfall kostenneutral, da den Netto-Ausgaben in gleicher Höhe Netto-Einnahmen entgegenstehen. Die Abschlussbuchung sowie die Besteuerung erfolgt automatisch durch die Abteilung I. c) Veranstaltung mit Finanzierung durch aktives Sponsoring von Tagungen Unter Sponsoring wird von der Finanzverwaltung üblicherweise die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen durch Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und/oder Organisationen in sportlichen, kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozialen, ökologischen oder ähnlich bedeutsamen gesellschaftspolitischen Bereichen verstanden, mit der regelmäßig auch eigene unternehmensbezogene Ziele der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden. Leistungen eines Sponsors beruhen häufig auf einer vertraglichen Vereinbarung zwischen dem Sponsor und dem Empfänger der Leistung (Sponsoring-Vertrag), in dem Art und Umfang der Leistungen des Sponsors und des Empfängers geregelt sind. Kurz: Sponsoring liegt vor, wenn Geld oder ein geldwerter Vorteil (= Dienstleistungen oder Nutzungenüberlassungen) durch einen Unternehmer zur Förderung der Universität gewährt wird. Seite 2 von 5

3 Aus ertragsteuerlicher Sicht ist beim Sponsoring zu unterscheiden, ob es sich um eine aktive oder passive Werbung durch den Geldgeber handelt. Aktives Sponsoring liegt vor, wenn der Sponsor für sein Geld oder geldwerten Vorteil (= Dienstleistungen oder Nutzungsüberlassungen) eine Gegenleistung erhält. Das bedeutet, dass die Universität Trier als Gegenleistung selbst aktiv tätig wird. Eine aktive Werbetätigkeit liegt bspw. vor, wenn die Universität Trier Werbebeiträge, insbesondere Produktwerbung, bspw. in ihre Tagungsunterlagen o. ä. aufnimmt, die Universität Trier dem Sponsor auf eigenen Veranstaltungen die Möglichkeit einräumt, Erklärungen zum Unternehmen und seinen Produkten abzugeben (z.b. durch die Auslage von Flyern), der Sponsorenname auf dem Plakat größer als der Veranstaltungshinweis ist, Tafeln oder Banderolen aufgestellt werden, auf denen sich nur der Name des Sponsors befindet, dem Sponsor aktive Werbeaussagen wie bspw. Die Universität Trier empfiehlt das Produkt XYZ gestattet werden, eine Veranstaltung nach einem Sponsor benannt wird, Werbeflächen auf dem Universitätsgelände vermarktet werden oder auf der Homepage der Universität oder der Veranstaltung ein Link zur Homepage des Geldgebers frei geschaltet wird. Bei Veranstaltungen der Universität Trier, die durch sog. aktives Sponsoring finanziell von Dritten unterstützt werden, sind die aus dem Sponsoring stammenden Einnahmen und Ausgaben sowohl umsatzsteuer- als auch ertragsteuerpflichtig. Die Einnahmen werden auf einer gesonderten Projektkostenstelle Sponsoring verwaltet. Bitte wenden Sie sich in solchen Fällen frühzeitig bei der Planung der Veranstaltung an die Abteilung I, um die administrativen Rahmenbedingungen abzustimmen. Bei einer passiven Werbung ist wiederum zwischen einer Duldungsleistung und einer Höflichkeitsgeste zu unterscheiden. Bei den sog. Duldungsleistungen gestattet die Universität Trier ihrem Sponsor nur die Nutzung ihres Namens in der Weise, dass der Sponsor selbst zu Werbezwecken oder zur Imagepflege auf seine Leistungen an die Universität Trier hinweist und die Universität Trier selbst an den Maßnahmen nicht aktiv beteiligt ist. Allein der Sponsor lässt bspw. unter seinem Firmennamen auf dem Briefkopf, in Werbeanzeigen und/oder auf der Verpackung seiner Produkte den Satz Sponsor der Universität Trier und/oder das Logo der Universität Trier drucken. Bei den sog. Höflichkeitsgesten weist die Universität Trier unter Verwendung des Namens, Emblems oder Logos des Sponsors, jedoch ohne besondere Hervorhebung, auf die Unterstützung durch den Sponsor hin. Höflichkeitsgesten liegen bspw. vor, wenn die Universität Trier in der unteren Zeile der Plakate für einen Kongress die Namen der sponsernden Firmen (mit und ohne Firmenlogo) abdruckt, in einem Ausstellungskatalog oder einer Universitätszeitschrift auf einer Seite unter der Überschrift Wird danken unseren Sponsoren die Namen oder Logos der sponsernden Unternehmen abgedruckt werden. In einem solchen Fall ist das Sponsoring als weder umsatzsteuer- noch ertragsteuerpflichtig anzusehen. Seite 3 von 5

4 Bitte beachten Sie, dass für die Beurteilung, ob aktives oder passives Sponsoring vorliegt, immer eine Einzelfallprüfung notwendig ist. Um Sachverhalte im Rahmen des Sponsorings abschließend steuerlich prüfen zu können, bitten wir Sie, sich frühzeitig mit der Abteilung I in Verbindung zu setzen. In diesem Rahmen ist auch die Form der Abrechnung mit dem Geldgeber zu besprechen. Notwendige Rechnungsmuster für die Ausstellung eines umsatzsteuerpflichtigen Sponsorings werden Ihnen zur Verfügung gestellt. d) Veranstaltungen mit Finanzierung durch Zuschüsse / Zuwendungen (Spenden) von Drittmittelgebern ohne Zuwendungsbescheinigung Sofern ein Geldgeber Mittel zur Verfügung stellt und hierfür weder eine Gegenleistung noch eine Zuwendungsbestätigung erwartet, können diese ohne Abzug von Steuern frei für Zwecke der Veranstaltung verwendet werden, also auch für Bewirtung. Die Abteilung I wird Ihnen eine separate Projektkostenstelle einrichten. e) Veranstaltungen mit Finanzierung durch Zuwendungen (Spenden) von Drittmittelgebern mit Zuwendungsbescheinigungen Für Geld- oder Sachleistungen, die ein Geldgeber ohne den Erhalt einer Gegenleistung erbringt, kann eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden, wenn die Zuwendung (Spende) ausschließlich für Zwecke der Wissenschaft und Forschung verwendet und der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt wird. Eine Förderung der Allgemeinheit ist nicht gegeben, wenn der Personenkreis, dem die Förderung zugutekommt, fest abgeschlossen ist. Dies liegt beispielsweise vor, wenn die Universität Trier für die Förderung einer bestimmten Person eine Zuwendung vom Geldgeber erhält. Eine Zuwendungsbescheinigung kann in einem solchen Fall von der Universität Trier nicht ausgestellt werden. Erhält hingegen eine bestimmte Institution eine Geld- oder Sachleistungen von einem Geldgeber für die Förderung eines bestimmten Zweckes, so kann von der Universität Trier eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt werden. Ausgaben für Bewirtung und Rahmenprogramm zählen nicht dazu und dürfen nicht aus Spendenmitteln geleistet werden. Spenden sollen auf eigens hierfür eingerichteten Kostenstellen vereinnahmt werden. Diese können, sofern noch nicht vorhanden, bei der Abteilung I beantragt werden. Ebenso sind die aus den Spenden geleisteten Ausgaben den Spendenkonten zu belasten. Die Spenden müssen zeitnah, das bedeutet spätestens im zweiten Jahr nach der Vereinnahmung, verwendet werden. Zuwendungsbestätigungen sind bei der Abteilung I zu beantragen. Ein entsprechendes Antragsformular finden Sie auf der Homepage unter Seite 4 von 5

5 Abgrenzung Steuerfreies SPONSORING (= passive Werbetätigkeit) Steuerpflichtiges SPONSORING (= aktive Werbetätigkeit) Wiedergabe Logo des Sponsors auf Tagungsprospekt Dank an Sponsoren in Tagungsband mit Wiedergabe des Logos des Sponsors Hinweis auf Sponsoren auf Internetseite der Hochschule (ohne Link) Anzeigenwerbung (Produkthinweis) in Tagungsband, etc. Anbringung von Banderolen während eines wissenschaftlichen Kongresses Hinweis auf Sponsoren auf Internetseite der Hochschule (mit Link) Universität Trier überlässt Dritten das Recht zur Nutzung ihres Namens für Werbezwecke Hochschule weist in Publikationen etc. ohne besondere Hervorhebung auf den Sponsor hin Universität Trier wirkt aktiv an Werbetätigkeit mit Gewinne sind nicht körperschaftund gewerbesteuerpflichtig, da der Vermögensverwaltung zugeordnet Einnahmen unterliegen nach bisherigem Verständnis nicht der Umsatzsteuer Gewinne sind körperschaftsteuerund gewerbesteuerpflichtig, da einem Betrieb gewerblicher Art (BgA) zugeordnet Einnahmen unterliegen 19% Umsatzsteuer Ausstellung einer Rechnung nach dem Rechnungsmuster Hinweis: Entgelte, die auf Sponsoring und Werbung entfallen, sind getrennt zu vereinbaren und abzurechnen. Seite 5 von 5