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2 Nutzen Sie das Inhaltsmenü: Die Schnellübersicht führt Sie zu Ihrem Thema. Die Kapitelüberschriften führen Sie zur Lösung. Abkürzungen... 7 Jetzt die Weichen stellen für die neue Entgeltordnung Einführung Vorteile der Stellenbeschreibung Nachteile und Risiken der Stellenbeschreibung...37 Die Entwicklung und Einführung von Stellenbeschreibungen Sicherstellen der Aktualität von Stellenbeschreibungen Tarifliche Vorgaben zur Beschreibung von Stellen...77 Schnellübersicht

3 Schnellübersicht Der Aufbau einer tarifkonformen 7 Stellenbeschreibung Die tarifkonforme Sprache Die Arbeit mit vorhandenen Stellenbeschreibungen Die Rechte der Arbeitnehmervertretung Literaturhinweise Stichwortverzeichnis...190

4 Jetzt die Weichen stellen für die neue Entgeltordnung Zwischen diesen Polen bewegt sich das Tarifrecht des öffentlichen Dienstes. Die ambitioniert gestartete Reform des TVöD und TV-L ist ins Stocken geraten: Die seit langem angekündigte neue Entgeltordnung ist noch nicht in Sicht. Gleichzeitig liegt erste Rechtsprechung zu den neuen Leichtlohngruppen vor. Beim leistungsorientierten Entgelt haben die Länder im TV-L einen Rückzieher gemacht. Ein ähnlich uneinheitliches Bild bietet der kirchliche Dienst. Zu den reformierten AVR.Diakonie liegen die ersten kirchengerichtlichen Entscheidungen vor, wobei zentrale Rechtsfragen weiter offen sind. Das Eingruppierungsrecht der AVR.Bayern wurde erneut geändert. Diese Entwicklungen werden die geplanten Änderungen der AVR.Caritas nicht unbeeindruckt lassen. Vor diesem Hintergrund bleibt eine Konstante: Tarifkonforme Stellenbeschreibungen sind weiterhin unverzichtbar. Mehr noch: Der Zeitraum bis zum Inkrafttreten eines neuen Eingruppierungsrechts sollte genutzt werden, um fehlende Stellenbeschreibungen anzufertigen und veraltete auf einen aktuellen und rechtskonformen Stand zu bringen. Es gilt die Zeit zu nutzen. Organisatoren und Personaler stehen vor der Herausforderung, tarifliche Vorschriften anzuwenden, die den geänderten wirtschaftlichen, technischen und sozialen Rahmenbedingungen Rechnung tragen und sich unmittelbar an der Privatwirtschaft orientieren. Zugleich knüpfen TVöD und TV-L, aber auch der Tarifvertrag für Versorgungsbetriebe (TV-V), an viele Regelungen des BAT an. Für den Bereich des TVöD und TV-L besteht schon jetzt Einigkeit darüber, dass wesentliche Elemente des BAT beibehalten und darüber hinaus sogar auf den Bereich der ehemaligen Arbeiter ausgeweitet werden: Das ist die Kernvorschrift über die Eingruppierung (vgl. 22 BAT), nämlich das System der auszuübenden Tätigkeit, der Arbeitsvorgänge und Zeitanteile, die sich auf Tätigkeitsmerkmale beziehen. Stellenbeschreibungen behalten damit ihre zentrale Bedeutung im öffentlichen Dienst: Unbeliebt und doch unerlässlich sind sie ein Planungs- und Steuerungsinstrument, dem entscheidende Bedeutung für die Eingruppierung zukommt, denn ohne tarifkonforme Stellenbeschreibungen sind korrekte Eingruppierungen nach wie vor nicht möglich. 11

5 Jetzt die Weichen stellen für die neue Entgeltordnung Wir freuen uns, dass unser Buch von der Praxis so wohlwollend aufgenommen worden ist, so dass wir nach kurzer Zeit bereits die dritte Auflage vorlegen können. Die zahlreichen Rückmeldungen von Praktikern vom Sachbearbeiter über Arbeitnehmervertreter bis hin zu Hochschullehrern bestätigen uns, die eingeschlagene Linie weiter zu verfolgen: Unser Buch soll Praktikern helfen, rechtssicher tarifkonforme Stellenbeschreibungen als Grundlage für die erfolgreiche Personalarbeit zu verfassen. Auch in Zukunft werden wir auf Theoriedebatten verzichten und den Praktiker im öffentlichen und kirchlichen Dienst auf die Fallstricke hinweisen, die von Stellenbeschreibungen drohen, die ausschließlich unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten verfasst oder vermarktet werden. Bei der Einführung und Gestaltung von Stellenbeschreibungen müssen in jedem Fall die tariflichen Vorgaben des TVöD/TV-L-BAT bzw. TV-V beachtet werden, was in gleichem Maß für die entsprechenden Regelungen im kirchlichen Arbeitsrecht gilt. Die Autoren haben zugleich eine Lücke in der Literatur geschlossen, die dieses Thema in der Vergangenheit fast ausschließlich aus der Sicht der Betriebswirtschaftslehre bzw. Arbeits- und Organisationspsychologie behandelt hat. Die Ausblendung der rechtlichen Rahmenbedingungen führt zu vermeidbaren aber kostenintensiven Fehlern in der Praxis. Den Leserinnen und Lesern dieses Buches möchten wir eine schnelle und zuverlässige Hilfe an die Hand geben. Ausschließlich im Interesse der Lesefreundlichkeit verwenden wir die männliche Sprachform. Mönchengladbach und Fulda Achim Richter Annett Gamisch 12

6 Einführung 1. Sinn und Unsinn der Stellenbeschreibung Über das Für und Wider, den Sinn und Unsinn von Stellenbeschreibungen wird viel gestritten: Für Kritiker sind sie ein unnötiger, bürokratischer und kostenintensiver Aufwand, der den Wandel im Unternehmen behindert, sonstige Nachteile mit sich bringt und von dem man sich verabschieden sollte (vgl. Fischer/Reihsner 2002, S. 53 f. m. w. N.). Bei sich immer schneller verändernden Organisationen und Prozessen hätten sie deshalb ausgedient; Unternehmen könnten sich heute zunehmend weniger den Luxus leisten, ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nur das zu erlauben, was in deren Stellenbeschreibung festgelegt ist (Arnold 2000, S. 18). Die Befürworter entgegnen, dass Stellenbeschreibungen nach wie vor ein unerlässliches Organisations- und Führungsmittel in der betrieblichen Praxis darstellen. Gerade vor dem Hintergrund des permanenten Wandels wir sprechen vom Lebenslangen Lernen (vgl. 5 Abs. 1 TVöD/TV-L) sei es besonders wichtig, mit diesem Instrument zu arbeiten. Stellenbeschreibungen sollen Tätigkeiten nicht zementieren, sondern selbstständiges Arbeiten des Mitarbeiters ermöglichen (vgl. Knebel/Schneider 2006, S. 13 ff.; Schwarz 1995, S. 25 ff.). Dabei verbindet diese gegensätzlichen Meinungen regelmäßig ein gemeinsamer Aspekt: Stellenbeschreibungen werden (fast) ausschließlich aus Sicht der Betriebswirtschaftslehre bzw. Arbeits- und Organisationspsychologie betrachtet. Dementsprechend sind in Dienststellen der staatlichen Verwaltung regelmäßig nicht die Personal-, sondern die Haupt- und Organisationsämter sachlich zuständig. Nur am Rande wird erwähnt, dass Stellenbeschreibungen für die Bestimmung des Arbeitsentgelts erheblich sein können. Praxis-Tipp: Im Anwendungsbereich des TVöD/TV-L und vergleichbarer Regelungen ist dieser Gesichtspunkt aber entscheidend für das gesamte Verfahren der Stellenbeschreibung. Die Gedanken kreisen stattdessen regelmäßig um Fragen der Organisation, indem Stellenbeschreibungen in einem Atemzug mit Organisations- und Stellenbesetzungsplänen genannt werden. Insbesondere bei der Neubesetzung von Arbeitsplätzen sind sie ein Thema. Vor diesem Hintergrund hat sich auch das BAG mit dem Begriff auseinandergesetzt und festgestellt: 14

7 Der Unterschied zur Arbeitsplatzbeschreibung Eine Stellenbeschreibung legt die Funktion einer bestimmten Stelle innerhalb des betrieblichen Geschehens fest. Sie definiert die Aufgabe und die Kompetenz der Stelle und beschreibt, welche Tätigkeiten im Einzelnen zur Erfüllung dieser Aufgabe verrichtet werden müssen. Sie ist damit Teil der Organisation des betrieblichen Arbeitsablaufs, indem sie festlegt, an welcher Stelle welche Arbeit zu verrichten ist. Sie ist Teil der Personalplanung, indem die Gesamtheit der Stellenbeschreibungen ausweist, wie viel Personal benötigt wird. (BAG , AP Nr. 3 zu 95 BetrVG 1972) Viele Unternehmen bzw. Verwaltungen betreiben aber (noch) keine systematische Personalentwicklung. Vor diesem Hintergrund wird die Meinung vertreten, Stellenbeschreibungen seien nur sinnvoll, wenn das Unternehmen bzw. die Dienststelle eine bestimmte Größe erreicht, z. B. mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt (vgl. Schwarz 1995, S. 233). Praxis-Tipp: Im Geltungsbereich des TVöD/TV-L und vergleichbarer Regelungen gilt das nicht: Denn die Anwendung dieser Tarifverträge führt automatisch zur Pflicht, tarifkonforme Stellenbeschreibungen zu verwenden. 2. Der Unterschied zur Arbeitsplatzbeschreibung Dabei erinnert viele Praktiker allein schon der Begriff Stellenbeschreibung an große Organisationseinheiten, formales Denken und Handeln sowie Bürokratie am Arbeitsplatz. Und so spiegelt sich die Zu- oder Abneigung in der gewählten Bezeichnung wider. Um den ungeliebten Begriff zu vermeiden, wird stattdessen von Positionsbeschreibung, job description, position guide, Arbeitsplatz- oder Funktionsbeschreibung, Pflichtenvorgabe bzw. -heft, Tätigkeits-, Aufgaben- oder Arbeitsbeschreibung gesprochen. Neuerdings tauchen Begriffe wie Stellenbild und Rollenprofil auf (vgl. Schwarz 1995, S. 19 m. w. N.; Olesch/Paulus 2000, S. 30 ff.; Domschke/Gerstenberg, AuA 8/2003, S. 30 ff.), die eine moderne Form der Umetikettierung sind. In der Praxis haben sich diese Bezeichnungen nicht durchgesetzt. Mehrheitlich wird heute nach wie vor zu Recht von der Stellenbeschreibung gesprochen. In der Bundesverwaltung wird demgegen- 15

8 Einführung über der Begriff der Tätigkeitsdarstellung verwendet. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass sie auch personenbezogene Daten enthält (vgl. BMI-Formular). Allein der Begriff der Arbeitsplatzbeschreibung hat sich in der Praxis als Synonym zu dem der Stellenbeschreibung behaupten können. Auf Basis von Arbeitsplatzanalysen definiert die Arbeitsplatzbeschreibung die Anforderungen, die an einem Arbeitsplatz zu erfüllen sind. Dabei ist der Arbeitsplatz der Tätigkeitsbereich eines Mitarbeiters. So enthält die Arbeitsplatzbeschreibung im Wesentlichen Angaben über: Bezeichnung des Arbeitsplatzes Name und Dienstrang des Arbeitsplatzinhabers organisatorische Eingliederung Stellvertreterregelung Ziele, Aufgaben und Befugnisse Anforderungen an den Aufgabenträger (Mitarbeiter) besondere Belastungen am Arbeitsplatz mit Beurteilungsmaßstäben (vgl. Eichhorn, Verwaltungslexikon, Baden-Baden 2003, Stichwort: Arbeitsplatzbeschreibung) Wesentliche Elemente der Stellenbeschreibung sind damit auch in der Arbeitsplatzbeschreibung enthalten. Unterschiede bestehen im Personenbezug: Die Stellenbeschreibung ist ein personenunabhängiges, organisationsbezogenes Dokumentationsmittel. Die Arbeitsplatzbeschreibung enthält hingegen personenbezogene Angaben (Name und Dienstrang des Arbeitsplatzinhabers) und informiert über besondere Belastungen, denen der Arbeitsplatzinhaber im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung ausgesetzt ist (als Ergebnis der arbeitswissenschaftlichen Untersuchungen). Wir verwenden in unserer Praxis bewusst den Begriff der Stellenbeschreibung, der grundsätzlich durch die Literatur aus betriebswirtschaftlicher Sicht definiert und durch das BAG konkretisiert wurde. Definition: Stellenbeschreibung Eine Stellenbeschreibung ist die verbindliche, schriftliche, personenunabhängige Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle im Hinblick auf: 16

9 Der Unterschied zur Arbeitsplatzbeschreibung Ziele Aufgaben hierarchische Einordnung Kompetenzen Beziehungen zu anderen Stellen Definition: Stelle Unter einer Stelle versteht man die kleinste organisatorische Handlungs- und zugleich Dispositions-, Planungs-, Kontroll- und meist örtliche Einheit, der im Rahmen der Gesamtorganisation ( ) auf Dauer ein bestimmter Aufgabenkomplex oder Aufgabenbereich zur selbstständigen Erfüllung übertragen ist (Knebel/Schneider 2006, S. 251). Mit dieser Definition wird der entscheidende Unterschied zur Aufgabenbeschreibung/job description deutlich gemacht, die lediglich eine Aufzählung der Aufgaben enthält: Die Stellenbeschreibung geht über diese Beschreibung von Tätigkeiten hinaus, indem sie auch die Beziehungen zu anderen Stellen darstellt. Dieser wichtige Unterschied wird in 12 Abs. 1 Satz 2 AVR.Diakonie und 32 Abs. 1 Satz 2 AVR.Bayern verkannt. Dementsprechend enthält sie folgende Kernangaben: die Stellenbezeichnung des Stelleninhabers, der unmittelbaren Vorgesetzten, der direkt unterstellten Mitarbeiter eine Beschreibung der Tätigkeit des Stelleninhabers unter Berücksichtigung der zuvor genannten Kriterien (Aufgabenbeschreibung) eine Beschreibung der Art und des Umfangs der Aufgabengebiete, Verantwortung, Befugnisse und Arbeitskontrolle die Gültigkeit und Gültigkeitsdauer der Stellenbeschreibung evtl. Sondervereinbarungen Weisungsbefugnisse und Personalverantwortung spezielle und spezifische Befugnisse im Unternehmen/in der Dienststelle ggf. Tätigkeiten in Gremien und Ausschüssen usw. 17

10 Einführung Diese können beispielsweise durch Anforderungsmerkmale ergänzt werden: Kompetenzen des Stelleninhabers (fachliche, soziale, methodische, persönliche) spezielle berufliche Qualifikationen (Ausbildungen, Fort- und Weiterbildungen usw.) (vgl. Richter/Kaufmann, AuA 7/2004, S. 25, 27) Gemeinsam ist der Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung, dass stets der Arbeitsplatz bzw. die Stelle, nicht aber der Arbeitsplatz-/Stelleninhaber beschrieben wird. Die Stellenbeschreibung ist auf die einzelne Stelle bezogen und muss vom Mitarbeiter auf der Stelle, dem Stelleninhaber bzw. Stellenträger, unterschieden werden. In der Praxis bestehen allerdings Mischformen. So enthalten Stellenbeschreibungen im öffentlichen bzw. kirchlichen Dienst üblicherweise personenbezogene Angaben über den jeweiligen Mitarbeiter, wofür im Hinblick auf die Ermittlung der korrekten Eingruppierung zum einen gute tarifrechtliche Gründe sprechen; zum anderen kann die Stellenbeschreibung dann auch für eine gezielte Personalentwicklung (vgl. 5 Abs. 3 TVöD/TV-L/BAT-KF) eingesetzt werden. Praxis-Tipp: Vor diesem Hintergrund fällt der Stellenbeschreibung im öffentlichen und kirchlichen Dienst eine Doppelrolle zu: Sie ist einerseits ein Instrument der Organisation und andererseits Grundlage zur Ermittlung der korrekten Eingruppierung. 3. Das Funktionsdiagramm: Keine Alternative zur Stellenbeschreibung Die betriebswirtschaftliche Literatur ist nicht einheitlich. Sie verwendet die Begriffe Funktionen- und Funktionsdiagramm. In der Sache besteht aber kein Unterschied (vgl. z. B. Steinbuch 2001, S. 220 ff.; Knebel/Schneider 2006, S. 212 f.; Struwe 1980, S. 156 ff.). Aus der Sicht der Organisationslehre wird regelmäßig gefragt, ob das Funktionsdiagramm nicht eine sinnvolle Alternative zur Stellenbeschreibung ist. Darunter versteht man die matrixförmige Darstellung der 18

11 Das Funktionsdiagramm: Keine Alternative zur Stellenbeschreibung Verteilung der Funktionen (n) auf die Abteilungen bzw. Stellen. In unserer Praxis stellen wir immer wieder fest, dass Praktiker (anwaltlichen) Beratern Funktionsdiagramme vorlegen und um die Prüfung der Eingruppierung bitten. Beispiel eines Funktionsdiagramms Aufgabenträger Aufgaben Instanz 1 Instanz 21 Stelle 211 Stelle 212 Stelle 213 Stelle 214 Instanz 22 Stelle 221 Stelle 222 Stelle 223 Aufgabe (nach Struwe 1980, S. 160) 19

12 Einführung Aus arbeits- und tarifrechtlicher Sicht muss dann klargestellt werden, dass diese keine Stellenbeschreibungen sind oder ersetzen können. Dementsprechend werden sie weniger zur Information der Beschäftigten, sondern vielmehr zur Darstellung der Verteilung der einzelnen Aufgaben auf Organisationseinheiten verwendet. Sie sind so vor allem ein Instrument für Organisatoren, um z. B. Organisations- und Stellenpläne zu erstellen. In diesem Zusammenhang können sie auch beim Verfassen von Stellenbeschreibungen helfen. Praxis-Tipp: Matrixförmige Funktionsdiagramme ersetzen keinesfalls (tarifkonforme) Stellenbeschreibungen. Sie stellen insbesondere keine Grundlage für korrekte Eingruppierungen dar. Es muss daher stets berücksichtigt werden, für welchen Zweck die Stellenbeschreibung verwendet werden soll. 4. Die Stellenbeschreibung und ihre Aufgaben Die Stellenbeschreibung als Organisationsmittel Sie ist zunächst ein Organisationsmittel des Arbeitgebers, der im Rahmen seiner unternehmerischen Freiheit (Art. 2, 12 GG) bzw. seines hoheitlichen Handelns (Art. 33 GG) bestimmt, welche Aufgaben er in welcher Organisationsform ausübt (weiterführend Schade 2006). Beispiel: Dementsprechend entscheidet er kraft seiner Organisationsgewalt, ob er höherwertige Tätigkeiten auf einer Stelle konzentrieren will, was zu einer höheren Eingruppierung führt, oder diese auf verschiedene Arbeitsplätze verteilt, um die Eingruppierung abzusenken (vgl. Krasemann 2005, 12. Kapitel, Rdnr. 16 ff.). Diese organisatorische Entscheidung kann gezielt zur Personalentwicklung eingesetzt werden. So wird in Kommunalverwaltungen versucht, durch sog. Bürgerdienste bestimmte Tätigkeiten anzureichern und zu erweitern (sog. job enrichment und job enlargement), um die Arbeit interessanter zu gestalten und eine höhere Eingruppierung für den Mitarbeiter zu erzielen, um letztendlich dessen Zufriedenheit zu steigern. 20