Nutzen Sie das Inhaltsmenü: Die Schnellübersicht führt Sie zu Ihrem Thema. Die Kapitelüberschriften führen Sie zur Lösung.

Transkript

1 Nutzen Sie das Inhaltsmenü: Die Schnellübersicht führt Sie zu Ihrem Thema. Die Kapitelüberschriften führen Sie zur Lösung. Abkürzungen... 7 Vorwort Einführung Vorteile der Stellenbeschreibung Nachteile und Risiken der Stellenbeschreibung...35 Die Entwicklung und Einführung von Stellenbeschreibungen Sicherstellen der Aktualität von Stellenbeschreibungen Tarifliche Vorgaben zur Beschreibung von Stellen...87 Schnellübersicht

2 Schnellübersicht Der Aufbau einer tarifkonformen 7 Stellenbeschreibung Die tarifkonforme Sprache Die Arbeit mit vorhandenen Stellenbeschreibungen Die Rechte der Arbeitnehmervertretung Schlussbetrachtung Literaturhinweise Stichwortverzeichnis...205

3 Einführung 1. Sinn und Unsinn der Stellenbeschreibung Über das Für und Wider, den Sinn und Unsinn von Stellenbeschreibungen wird viel gestritten: Für Kritiker sind sie ein unnötiger, bürokratischer und kostenintensiver Aufwand, der den Wandel im Unternehmen behindert, sonstige Nachteile mit sich bringt und von dem man sich verabschieden sollte (vgl. Fischer/Reihsner [2002], S. 53 f. m. w. N.). Bei sich immer schneller verändernden Organisationen und Prozessen hätten sie deshalb ausgedient; Unternehmen könnten sich heute zunehmend weniger den Luxus leisten, ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nur das zu erlauben, was in deren Stellenbeschreibung festgelegt ist (Arnold [2000], S. 18). Die Befürworter entgegnen, dass Stellenbeschreibungen nach wie vor ein unerlässliches Organisations- und Führungsmittel in der betrieblichen Praxis darstellen. Gerade vor dem Hintergrund des permanenten Wandels wir sprechen vom Lebenslangen Lernen (vgl. 5 Abs. 1 TVöD) sei es besonders wichtig, mit diesem Instrument zu arbeiten. Stellenbeschreibungen sollen Tätigkeiten nicht zementieren, sondern selbstständiges Arbeiten des Mitarbeiters ermöglichen (vgl. Knebel/Schneider [2000], S. 12 ff.; Schwarz [1995], S. 25 ff.). Dabei verbindet diese gegensätzlichen Meinungen regelmäßig ein gemeinsamer Aspekt: Stellenbeschreibungen werden (fast) ausschließlich aus Sicht der Betriebswirtschaftslehre bzw. Arbeits- und Organisationspsychologie betrachtet. Dementsprechend sind in Dienststellen der staatlichen Verwaltung regelmäßig nicht die Personal-, sondern die Haupt- und Organisationsämter sachlich zuständig. Nur am Rande wird erwähnt, dass Stellenbeschreibungen für die Bestimmung des Arbeitsentgelts erheblich sein können. Praxis-Tipp: Im Anwendungsbereich das TVöD/BAT und vergleichbarer Regelungen ist dieser Gesichtspunkt aber entscheidend für das gesamte Verfahren der Stellenbeschreibung. Die Gedanken kreisen stattdessen regelmäßig um Fragen der Organisation, indem Stellenbeschreibungen in einem Atemzug mit Organisa- 14

4 Der Unterschied zur Arbeitsplatzbeschreibung tions- und Stellenbesetzungsplänen genannt werden. Insbesondere bei der Neubesetzung von Arbeitsplätzen sind sie ein Thema. Vor diesem Hintergrund hat sich auch das BAG mit dem Begriff auseinander gesetzt und festgestellt: Eine Stellenbeschreibung legt die Funktion einer bestimmten Stelle innerhalb des betrieblichen Geschehens fest. Sie definiert die Aufgabe und die Kompetenz der Stelle und beschreibt, welche Tätigkeiten im Einzelnen zur Erfüllung dieser Aufgabe verrichtet werden müssen. Sie ist damit Teil der Organisation des betrieblichen Arbeitsablaufs, indem sie festlegt, an welcher Stelle welche Arbeit zu verrichten ist. Sie ist Teil der Personalplanung, indem die Gesamtheit der Stellenbeschreibungen ausweist, wie viel Personal benötigt wird. (BAG, AP Nr. 3 zu 95 BetrVG 1972) Viele Unternehmen bzw. Verwaltungen betreiben aber (noch) keine systematische Personalentwicklung. Vor diesem Hintergrund wird die Meinung vertreten, Stellenbeschreibungen seien nur sinnvoll, wenn das Unternehmen bzw. die Dienststelle eine bestimmte Größe erreicht, z. B. mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt (vgl. Schwarz [1995], S. 233). Praxis-Tipp: Im Geltungsbereich des TVöD/BAT und vergleichbarer Regelungen gilt das nicht: Denn die Anwendung dieses Tarifvertrages führt automatisch zur Pflicht, tarifkonforme Stellenbeschreibungen zu verwenden. 2. Der Unterschied zur Arbeitsplatzbeschreibung Dabei erinnert viele Praktiker allein schon der Begriff Stellenbeschreibung an große Organisationseinheiten, formales Denken und Handeln sowie Bürokratie am Arbeitsplatz. Und so spiegelt sich die Zuoder Abneigung in der gewählten Bezeichnung wider. Um den ungeliebten Begriff zu vermeiden, wird stattdessen von Positionsbeschrei- 15

5 Einführung bung, job description, position guide, Arbeitsplatz- oder Funktionsbeschreibung, Pflichtenvorgabe bzw. -heft, Tätigkeits-, Aufgaben- oder Arbeitsbeschreibung gesprochen. Neuerdings tauchen Begriffe wie Stellenbild und Rollenprofil auf (vgl. Schwarz [1995], S. 19 m. w. N.; Olesch/Paulus [2000], S. 30 ff.; Domschke/Gerstenberg, AuA 8/2003, S. 30 ff.), die eine moderne Form der Umetikettierung sind. In der Praxis haben sich diese Bezeichnungen nicht durchgesetzt. Mehrheitlich wird heute nach wie vor zu Recht von der Stellenbeschreibung gesprochen. In der Bundesverwaltung wird demgegenüber der Begriff der Tätigkeitsdarstellung verwendet. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass sie auch personenbezogene Daten enthält (vgl. BMI-Formular). Wir verwenden in unserer Praxis bewusst den Begriff der Stellenbeschreibung, der grundsätzlich durch die Literatur aus betriebswirtschaftlicher Sicht definiert und durch das BAG konkretisiert wurde. Definition: Stellenbeschreibung Eine Stellenbeschreibung ist die verbindliche, schriftliche, personenunabhängige Fixierung der organisatorischen Eingliederung einer Stelle im Hinblick auf: Ziele Aufgaben hierarchische Einordnung Kompetenzen Beziehungen zu anderen Stellen Definition: Stelle Unter einer Stelle versteht man die kleinste organisatorische Handlungs- und zugleich Dispositions-, Planungs-, Kontroll- und meist örtliche Einheit, der im Rahmen der Gesamtorganisation ( ) auf Dauer ein bestimmter Aufgabenkomplex oder Aufgabenbereich zur selbstständigen Erfüllung übertragen ist (Knebel/Schneider [2000], S. 254). 16

6 Der Unterschied zur Arbeitsplatzbeschreibung Mit dieser Definition wird der entscheidende Unterschied zur Arbeitsplatzbeschreibung (job description) deutlich gemacht, die lediglich eine Aufzählung der Aufgaben enthält: Die Stellenbeschreibung geht über diese Beschreibung von Tätigkeiten hinaus, indem sie auch die Beziehungen zu anderen Stellen darstellt. Dementsprechend enthält sie folgende Kernangaben: die Stellenbezeichnung des Stelleninhabers, der unmittelbaren Vorgesetzten, der direkt unterstellten Mitarbeiter eine Beschreibung der Tätigkeit des Stelleninhabers unter Berücksichtigung der zuvor genannten Kriterien (Aufgabenbeschreibung) eine Beschreibung der Art und des Umfangs der Aufgabengebiete, Verantwortung, Befugnisse und Arbeitskontrolle die Gültigkeit und Gültigkeitsdauer der Stellenbeschreibung evtl. Sondervereinbarungen Weisungsbefugnisse und Personalverantwortung spezielle und spezifische Befugnisse im Unternehmen/in der Dienststelle ggf. Tätigkeiten in Gremien und Ausschüssen usw. Diese können beispielsweise durch Anforderungsmerkmale ergänzt werden: Kompetenzen des Stelleninhabers (fachliche, soziale, methodische, persönliche) spezielle berufliche Qualifikationen (Ausbildungen, Fort- und Weiterbildungen usw.) (vgl. Richter/Kaufmann, AuA 7/2004, S. 25, 27) Gemeinsam ist der Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung, dass stets der Arbeitsplatz bzw. die Stelle, nicht aber der Arbeitsplatz-/Stelleninhaber beschrieben wird. 17

7 Einführung Die Stellenbeschreibung ist auf die einzelne Stelle bezogen und muss vom Mitarbeiter auf der Stelle, dem Stelleninhaber bzw. Stellenträger, unterschieden werden. In der Praxis bestehen allerdings Mischformen. So enthalten Stellenbeschreibungen im öffentlichen bzw. kirchlichen Dienst üblicherweise personenbezogene Angaben über den jeweiligen Mitarbeiter, wofür im Hinblick auf die Ermittlung der korrekten Eingruppierung zum einen gute tarifrechtliche Gründe sprechen; zum anderen kann die Stellenbeschreibung dann auch für eine gezielte Personalentwicklung eingesetzt (vgl. 5 Abs. 3 TVöD) werden. Praxis-Tipp: Vor diesem Hintergrund fällt der Stellenbeschreibung im öffentlichen und kirchlichen Dienst eine Doppelrolle zu: Sie ist einerseits ein Instrument der Organisation und andererseits Grundlage zur Ermittlung der korrekten Eingruppierung. 3. Das Funktionsdiagramm: Keine Alternative zur Stellenbeschreibung Die betriebswirtschaftliche Literatur ist nicht einheitlich. Sie verwendet die Begriffe Funktionen- und Funktionsdiagramm. In der Sache besteht aber kein Unterschied (vgl. z. B. Steinbuch [2000], S. 220 ff.; Knebel/Schneider [2000], S. 215; Struwe [1980], S. 156 ff.). Aus der Sicht der Organisationslehre wird regelmäßig gefragt, ob das Funktionsdiagramm nicht eine sinnvolle Alternative zur Stellenbeschreibung ist. Darunter versteht man die matrixförmige Darstellung der Verteilung der Funktionen (Teilaufgaben) auf die Abteilungen bzw. Stellen. In unserer Praxis stellen wir immer wieder fest, dass Praktiker (anwaltlichen) Beratern Funktionsdiagramme vorlegen und um die Prüfung der Eingruppierung bitten. 18

8 Stichwortverzeichnis Aktive Stellvertretung 142 Allgemein verständliche Beschreibung 155 Änderungsdienst 84 Änderungskündigung 28 Änderungsvertrag 28 Anforderungsprofile 40, 42, 197 Arbeitnehmervertretung 39, 43, 78, 79, 196, 197, 198, 200 Arbeitsablauforientierte Darstellung 154 Arbeitsergebnis 57, 90, 94, 102, 106, 109, 114, 128, 146, 150, 192 Arbeitsgerichtsprozess 32 Arbeitsplatzbeschreibung 15, 17, 96 Arbeitsschritte 57, 94, 103, 113, 120, 146, 150, 153, 192 Arbeitsvertrag 29, 30, 31, 36, 40, 68, 96, 99 Arbeitsvertragsgestaltung 21 Arbeitsvertragsrichtlinien 95, 97 Arbeitsvorgang 34, 38, 59, 82, 90, 94, 97, 98, 100, 102, 103, 105, 107, 109, 114, 125, 146, 153 Assistenzstelle 132, 134 Atomisierung 103, 104, 110 Aufbauorganisation 61 Aufgaben 16, 20, 36, 39, 41, 46, 51, 53, 55, 56, 57, 59, 61, 62, 65, 66, 91, 101, 104, 121, 124, 133, 138, 140, 141, 146, 150, 153, 190, 192 Aufgabenbereich 61, 66, 103, 114, 143 Aufgabenbeschreibung 17 Aufgabenverteilung 45, 47, 48, 49, 54, 104, 143, 175 Aufspaltungsverbot 103 Ausführungsstelle 133 Auswahlrichtlinie 196 Auszuübende Tätigkeit 33, 34, 38, 43, 51, 61, 66, 71, 89, 90, 91, 93, 94, 98, 123 AVR.Caritas 34 AVR.Diakonie 34 Befugnisse 41, 46, 51, 53, 55, 57, 69, 134, 136, 139, 141, 144, 150, 190, 192 Beispiel-Stellenbeschreibungen 175 Berufliche Qualifikation 139 Berufsbilder 140, 191, 192 Besonderheiten bei Arbeitern 34 Betriebliche Übung 29 Betriebsrat 69, 78, 85, 194 Betriebsverfassungsgesetz 40 Bewertung analytische 98 summarische 98 Bewertung der Arbeit 98 BMI-Formular 146, 195

9 Stichwortverzeichnis Coach 67 Datum 147 Dauer 71 Delegation 25 Differenzierte Arbeitsvorgänge 115 Direktionsrecht 27, 28, 29, 30, 31, 33, 36, 69, 103, 145, 148 Disziplinarvorgesetzter 136 Doppelzuständigkeit 84 Eingliederung 16, 84, 132 Eingruppierung 18, 22, 34, 38, 39, 50, 61, 64, 65, 66, 82, 88, 89, 91, 93, 96, 99, 101, 113, 119, 138, 146, 195 Eingruppierungsprozess 32 Einpersonenstelle 44 Einzelaufträge 147 Entgeltvergleiche 41 Entscheidung 58 Entscheidungsbefugnisse 132, 144 Erhebungstechniken 82, 121 Fachkenntnisse 41, 46, 55, 57, 90, 140, 146, 150, 190, 191, 192 Fachvorgesetzter 136, 140 Förderung der Selbstständigkeit 25 Formulierungsbeispiele 159 Fragebogentechnik 45 Führen durch Delegieren 26 Führen mit Zielen 26 Führung zur Selbstführung 27 Führungskraft 25, 26, 27, 46, 49, 51, 52, 58, 59, 63, 79 Führungsmittel 14, 21, 42, 45, 88, 97, 113 Funktion 15 Funktionsbeschreibung 197 Funktionsbezeichnung 133, 137, 141, 192 Funktionscharakter 109 Funktionsdiagramm 18 Funktionsdiagramme 51 Funktionsmerkmal 113, 114 Gesamtbetrachtung 32, 125 Geschäftsverteilungspläne 51, 99, 132, 141 Gliederung nach Arbeitsvorgängen 154 Hauptvorgesetzter 136, 140 Haushaltsplan 99 Hierarchie 22, 136 In-Kraft-Treten 42, 47, 67 Interview 48, 51, 52, 53, 59, 60, 61, 79 Interview-Verfahren 45, 46, 71 Ist-Stand 54, 61, 66 job enlargement 20 job enrichment 20 Kirchliches Arbeitsrecht 34 Kompetenzen 16, 17, 25, 26, 41, 91 Konkretisierung 29 Korrigierende Herabgruppierung 32, 76, 89, 126 Kosten 48, 60, 71, 74, 76, 77 Laufzettelverfahren 120, 122 Lebenslangen Lernen 14 Leistung 24, 40, 41, 139 Leistungsmotivation 26 Leistungsorientierte Vergütung 21, 26 Leistungsverhalten 195 Leitung als einheitlicher Arbeitsvorgang

10 Stichwortverzeichnis Leitungsspanne 137 Leitungsstelle 132, 136, 137, 145 Lernende Organisation 86 Lohngestaltung 197 Mediatoren 80 Mehrpersonenstelle 44 Mitarbeitergespräche 22, 40, 41, 85 Mitarbeitervertretung 78, 79, 85, 194 Mitbestimmung 43, 69, 78, 195, 196, 197 Mitbestimmungsrecht 194 Moderatoren 80 Multimomentaufnahme 120, 122 Nachgespräch 60 Nachweisgesetz 22, 31, 36, 40, 200 Öffentlicher Dienst 33 Organigramme 51, 132 Organisations- und Führungsinstrument 139 Organisationseinheit 132 Organisationsentwicklung 27 Organisationsmittel 14, 20, 42, 45, 88, 97, 113 Passive Stellvertretung 142 Pauschalbewertung 116 Personalabteilung 82, 83, 84 Personalauswahl 21, 40 Personalentwicklung 15, 18, 20, 25, 26, 40, 195 Personalfragebogen 194, 195 Personalplanung 15, 21, 24, 40, 200 Personalvertretungsgesetz 194 Personalvertretungsrecht 28, 196 Pflichten 24, 27, 29, 41, 96 Platzhalterschaft 143 Prokura 144 Prozessorientierte Darstellung 154 Rang 42, 132, 192 Rechte 24, 96 Rechtssicheres Beschreiben 150 Referent 133 Rollenprofil 16 Rückdelegation 25 Sachbearbeiter 133 Schätzung 120 Schnittstellen 53, 60, 61, 143, 153, 154, 159 Schulung 65, 79, 200 Selbstaufschreibung 120, 121 Sprachbausteine 153 Stabsstelle 133 Ständige Vertretung 142 Stellenbeschreibung 15, 21, 22 Stellenbeschreibung neben dem Arbeitsvertrag 29 Stellenbeschreibungsformular 51, 62, 65, 70, 128, 137, 142, 147 Stellenbewertungskommission 99, 198 Stellennummer 42, 134, 137, 141, 192 Stellenplan 99 Stellvertretende Führung 27 Stellvertretung 21, 40, 42, 141, 143, 192 Tarifautomatik 34, 89, 96, 97, 101 Tarifliche Wertigkeit 137, 138 Tätigkeitsbeschreibung 30, 70, 128, 141 Teilergebnis 103,

11 Stichwortverzeichnis Training 67 Training der Führungskräfte 45, 63, 74 Typische Fehlerquellen 190 Überordnung 42 Überprüfung vorhandener Stellenbeschreibungen 190 Überstellung 54, 192 Unbestimmte Rechtsbegriffe 150 Unterordnung 42, 136 Unterschriften 42, 147 Unterschriftsbefugnis 144 Unterstellung 54, 101, 137, 192 Unterzeichnung 68, 70 Unzulässige Formulierungen 151 Urkunde 32 Verantwortungsbereiche 24 Veröffentlichung 43, 47, 67 Vertretungsregelungen 54, 61, 191, 192 Vollmachten 143, 144, 191 Vorgaben staatlicher Dienststellen 126 Weisungsbefugnis 17, 132, 137, 145 Weisungsrecht 29, 31 Widerstände 76 Zeitanteile 22, 55, 59, 62, 82, 89, 96, 120, 123, 124, 146 Zeugnis 25, 40, 41 Ziele 16, 24, 103, 107, 138, 190, 192 Zielvereinbarungen 21, 26, 40, 41, 139 Zusammenhangstätigkeiten 102,