STÜCKLISTENBAU + BESTELLWESEN + LAGERBESTAND VON KAUFTEILEN AM BEISPIEL DREIKLANG-GONG

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1 STÜCKLISTENBAU + BESTELLWESEN + LAGERBESTAND VON KAUFTEILEN AM BEISPIEL DREIKLANG-GONG INHALT Der Geschäftsvorfall...2 Stücklistenbau / Preiskalkulation...3 Stücklistenberechnung...6 Lagerwesen / Fehlmengen / Bestellwesen...9 Wichtig! Was ist zu tun, wenn die Stückliste nach Bestellung geändert wurde? Preise nach Änderung automatisch aktualisieren Die Bestelltermine Die Lagerbuchung Der Geschäftsprozess Warenwirtschaft sorgt für eine durchgängige Planung und Abwicklung Ihrer Bestell-, Verkaufs-, Produktions- und Liefervorgänge. Durch die reibungslose Zusammenarbeit aller Module werden Ihre Geschäftsprozesse transparent: Sie können schnell und gezielt auf Kundenaufträge reagieren und Ihre Logistik durch zuverlässige, stets aktuelle Bestandsführung effizient gestalten. Am Beispiel eines Dreiklang-Gongs wird die warenwirtschaftliche Funktionalität von TaxMetall in Bezug auf Artikel- und Stücklistenverwaltung verdeutlicht. Der in diesem Beispiel aufgeführte Dreiklang-Gong erhebt keinen Anspruch auf technische Korrektheit oder Funktionalität. Er dient lediglich dazu, das System hinter den Stücklisten zu verstehen. Auch nicht berücksichtigt sind hier die Vorgänge in der Fertigung, es geht vielmehr um die Bestellung der einzelnen Stücklistenartikel, die Einbuchung dieser ins Lager und die Reservierung auf einen Auftrag. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 1

2 DER GESCHÄFTSVORFALL Ein Kunde bestellt 10 Stück Dreiklang-Gongs. Diese werden aus mehreren Kaufteilen mittels Stückliste zusammengebaut. Der Preis für den Dreiklang-Gong wird über die Stücklistenkalkulation ermittelt. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 2

3 STÜCKLISTENBAU / PREISKALKULATION Zunächst wechseln Sie im Hauptmenü in den Artikelstamm. Wenn die Programmmaske geöffnet ist, betätigen Sie bitte die Funktionstaste F12 oder das Symbol. Damit wechseln Sie in den Artikelstamm-Suchdialog. Hier finden Sie den bereits angelegten Artikel Dreiklang-Gong. Geben Sie im Feld Bezeichnung Drei* ein und drücken Sie die F10-Taste bzw. das entsprechende Symbol. Als Resultat Ihrer Suche bekommen Sie den Dreiklang-Gong angezeigt. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 3

4 Doppelklicken Sie auf den Treffer, um in den Artikelstamm zurückzukehren. Die einzelnen Bauteile, aus denen der Gong besteht sind Zukaufteile, die Sie von einem oder verschiedenen Lieferanten beziehen. Der Gong selbst wird in Eigenfertigung anhand einer Stückliste produziert. Entsprechend erfolgt die Kennzeichnung im Artikelstamm. Je nach Bedarf, kann man weitere Informationen wie Lieferantendaten bei Kaufteilen oder Bildinformationen wie z.b. eine Zeichnung hinterlegen bzw. mit der Dokumententasche als Datei verknüpfen. Wechseln Sie über ESC in das Hauptmenü und von dort aus in die Stücklistenverwaltung. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 4

5 Wählen Sie den Dreiklang-Gong durch Doppelklick an, um die Struktur zu betrachten. Wenn Sie möchten, können Sie diese Stückliste ändern oder ergänzen. Um Teile zu ihr hinzuzufügen, betätigen Sie das Symbol oder die Funktionstaste F2. Die detaillierte Bedienung ist hier nicht aufgeführt. Bei näherem Interesse entnehmen Sie diese dem Handbuch. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 5

6 STÜCKLISTENBERECHNUNG Über das Taschenrechner-Symbol gelangen Sie zur Stücklistenberechnung: Hier ermitteln Sie den Preis aller Bestandteile sowie die Bestandteile, denen noch kein EK-Preis (Einkaufspreis) hinterlegt wurde. TIPP: Durch einen Doppelklick auf die Fehlerliste gelangen Sie direkt zur Preispflege im Artikelstamm. Hier können Sie den fehlenden Preis hinterlegen, um die Berechnung anschließend erneut durchzuführen. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 6

7 Doppelklick öffnet den Artikelstamm Speichern Sie den hinterlegten Preis und schließen Sie das Fenster. Anschließend führen Sie in der Stücklistenbezeichnung die Kalkulation erneut durch, indem Sie den Button Preise neu berechnen erneut betätigen. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 7

8 Haben Sie allen Bauteilen einen Preis hinterlegt, übertragen Sie abschließend den für die Stückliste kalkulierten Preis in den Artikelstamm. Hier können Sie dem Verkaufspreis einen entsprechenden Zuschlag zuordnen. Durch Betätigen dieses Buttons übergeben Sie den Stücklistenpreis in den Artikelstamm des Dreiklangtons. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 8

9 LAGERWESEN / FEHLMENGEN / BESTELLWESEN TaxMetall bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Bestände zu überwachen, Bedarfsmengen zu ermitteln und Bestellungen auszulösen. Dabei spielt es unter anderem eine Rolle, ob es sich bei den beauftragten Artikeln um reine Handelsware wie z.b. Ersatzteile handelt oder um einen Produktionsauftrag mit hinterlegter Stückliste. Abhängig von der Unternehmensstruktur, lassen sich in TaxMetall Automatismen zu- oder abschalten. Dies hängt z.b. davon ab, ob in einem Unternehmen überhaupt mit einem Lager gearbeitet wird oder die Bestellüberwachung ohne Bestandsführung erfolgen soll. Das vorliegende Beispiel zeigt einen Geschäftsprozess mit Lagerbestandsführung und Reservierfunktion. In diesem Beispiel wird ein einzelner Auftrag angelegt. Entsprechend zu diesem Beispiel lassen sich natürlich auch mehrere Aufträge gleichzeitig bearbeiten. Wechseln Sie im Hauptmenü auf die Seite Auftragsabwicklung und öffnen Sie das Menü Auftrag: Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 9

10 Erstellen Sie einen neuen Auftrag indem Sie auf das Symbol bzw. auf F2 drücken: Wählen Sie anschließend über das...-symbol einen Kunden aus. Dann klicken Sie im Positionsgitter doppelt im Feld Artikel-Nr., um den Artikel-Suchdialog zu öffnen. Wählen Sie wie beschrieben den Dreiklang-Gong, um ihn als Auftragsposition einzufügen. Geben Sie als Anzahl 10 Stück zu einem Preis von 13,40 Euro an (bzw. Ihren kalkulierten Einzelpreis). Speichern Sie abschließend mit F8 bzw. über das Symbol. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 10

11 Ermitteln Sie anschließend die Fehlmengen für die Produktion für diesen einen Auftrag. Über das markierte Symbol der einfachen Bedarfsliste gelangen Sie in die Auftragsbestellung. Die Dauer des Vorgangs ist abhängig von Art und Umfang der Auftragspositionen und deren hinterlegten Bauteilstücklisten. Hier sehen Sie alle Artikel, die nicht mehr vorrätig sind und somit bestellt werden müssen. TaxMetall macht Ihnen hier ebenfalls einen Bestellvorschlag. Wählen Sie in der Spalte OK alle Haken an, deren Artikel Sie noch bestellen müssen. Das markierte Symbol Bestellung(en) generieren löst die automatischen Bestellungen aus. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 11

12 Im folgenden Fenster bestätigen Sie mit Ja. Im Beispiel gehen wir davon aus, dass noch keine Ware im Lager ist, d.h. es sollen die Fehlmengen automatisch bestellt werden. Nachdem Sie die Schaltfläche Bestellung(en) generieren gedrückt haben, sehen Sie in der Liste rechts die Bestellungen. Ein Doppelklick auf einen Listeneintrag öffnet die entsprechende Bestellung. Diese können Sie jetzt drucken, faxen oder mailen. Im vorliegenden Beispiel werden einfachheitshalber alle Artikel bei einem Lieferanten bestellt. Natürlich können Sie mit TaxMetall komplexe Bestellvorgänge mit unterschiedlichen Lieferanten durchführen. Die generierte Bestellung finden Sie im Menü Bestellung wieder. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 12

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14 WICHTIG! WAS IST ZU TUN, WENN DIE STÜCKLISTE NACH BESTELLUNG GEÄNDERT WURDE? Manchmal kommt es vor, dass eine Stückliste geändert wird, auch wenn Sie schon in einer Bestellung enthalten ist. In diesem Fall gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie zur Stücklistenverwaltung. Im Beispiel wird die erste Position verändert. Printplatte wird durch 6-Kantschraube ersetzt. Im Seitenreiter getauschte Artikel wird die alte Position aufgelistet, nachdem Sie die Stückliste gespeichert haben. Wenn Sie diese Stückliste vor der Aktualisierung in der alten Form bestellt haben, können Sie dies im Seitenreiter Bestellverfolgung überprüfen. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 14

15 Hier tragen Sie den betroffenen Auftrag ein und TaxMetall listet Ihnen auf, welche Bestellungen zu diesem Auftrag evtl. schon geschrieben sind. Ein Doppelklick auf die Bestellnummer öffnet die Bestellung. Hier kann der Nutzer nun entweder versuchen, die Bestellung zu stornieren oder aber, wenn dies nicht mehr möglich ist, den Auftragsbezug löschen, damit die Ware bei der Bestell-Einbuchung nicht im reservierten Lager verendet. Rechtsklicken Sie dazu die ersetzte Position und wählen Sie Bestelldetail. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 15

16 Hier können Sie mit F3 oder dem Symbol den Auftragsbezug löschen. PREISE NACH ÄNDERUNG AUTOMATISCH AKTUALISIEREN Wenn Sie Einzelpreise Ihrer Stücklistenelemente ändern, kann es aufgrund von hoher Stücklistenanzahl sehr mühsam sein für jede einzelne eine neue Stücklistenberechnung durchzuführen. TaxMetall bietet Ihnen für diesen Fall eine gesonderte Funktion. Wechseln Sie in den Stücklistensuchdialog, schränken Sie die Auswahl gegebenenfalls ein, und klicken Sie auf das markierte Rechnersymbol, um in die Stücklistenberechnung zu kommen. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 16

17 Dort betätigen Sie das Staffelsymbol und bestätigen mit Ja. TaxMetall wertet somit alle Einzelpreise aus dem Artikelstamm aus und aktualisiert Ihre ausgewählten Stücklisten. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 17

18 DIE BESTELLTERMINE Schließen Sie anschließend alle offenen Fenster, bis Sie sich wieder im Hauptmenü befinden. Wechseln Sie vom Hauptmenü in die Bestelltermine. Sie erhalten eine Übersicht über die offenen Bestellpositionen. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 18

19 TIPP: Im Artikelstamm erhalten Sie jederzeit Lagerinformationen zu dem gewählten Artikel: Durch das Auslösen der Bestellung wird automatisch für diesen Auftrag die angegebene Menge reserviert. Wenn der Wareneingang erfolgt, wird der bestellte Artikel in den Warenbestand eingebucht und die entsprechende Position automatisch aus der Bestellterminüberwachung ausgebucht. DIE LAGERBUCHUNG Wechseln Sie im Hauptmenü auf der Seite Lager/Service in die Lagerbuchung. Betätigen Sie den Button Lagerbuchungen aus und dann Bestellung, um eine neue Buchung aus mehreren Belegen zu erfassen. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 19

20 Aus der folgenden Übersicht können Sie nun die Bestellungen, die Sie ausbuchen möchten, markieren. Wählen Sie mit der Maus die offenen Bestellpositionen aus und übergeben Sie diese, indem Sie den Button betätigen. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 20

21 Es ist an dieser Stelle auch möglich, die Anzahl der gelieferten Teile zu korrigieren, falls die Lieferung nicht komplett war. Durch die nun durchgeführten Schritte werden die fehlenden Buchungsdaten im Menü Lagerbuchung automatisch ergänzt. Nachdem Sie den Wareneingang als Zugang gebucht haben, erzeugt TaxMetall ggf. die noch fehlenden (Um)buchungen automatisch. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 21

22 Im vorliegenden Beispiel wurde die bestellte Menge bereits für einen Auftrag reserviert. Deshalb erfolgt direkt nach dem Lagerzugang eine Umbuchung auf den reservierten Lagerbestand. Natürlich lässt sich in TaxMetall einstellen, ob und wie mit Reservierungen verfahren werden soll. TIPP: Im Artikelstamm können Sie die Umbuchung auf der Seite Lagerinfo ebenfalls erkennen. Nach dem Warenzugang im Lager wird die vorher reservierte Bestellmenge automatisch als Bestand im Lager reserviert. Es folgt die eigentliche Produktion, auf die in diesem Geschäftsprozess nicht näher eingegangen wird. Nach der Fertigstellung der 10 Stück Dreiklang-Gong erfolgt die Fertigmeldung. Diese können in TaxMetall direkt an der Auftragsposition gemeldet werden. Alternativ können Sie per Voreinstellung im Lieferschein fertigmelden. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 22

23 Wechseln Sie im Hauptmenü in der Auftragsabwicklung wieder in den Auftrag. Mit einem Rechtsklick auf die Position öffnen Sie ein Pulldown-Menü. Wählen Sie hier unter Produktion die Fertigmeldung. Es erscheint folgender Dialog: Wählen Sie Verbuchung und warten Sie bis der Dialog sich schließt. Im Artikelstamm sieht die Lagerinfo für die Bauteile wie folgt aus: Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 23

24 Durch die Fertigmeldung wurden alle Bauteile entsprechend umgebucht, im konkreten Beispiel innerhalb der reservierten Mengen. Gleichzeitig wurden die 10 Stück Dreiklang-Gong dem Lagerbestand zugebucht. TaxMetall bietet auch die Möglichkeit direkt die Bestände ohne Reservierfunktion bebuchen zu lassen. Je nach Voreinstellung können Sie durch die Erstellung eines Lieferscheins an Ihren Kunden die Dreiklang-Gongs automatisch ausbuchen lassen, oder Sie buchen den Warenausgang manuell. Vectotax Software GmbH Am Berg Koblenz 0261/ info@vectotax.de 24