oder die Frage, wie man die Inventarisierung des beweglichen Vermögens im Rahmen des Neuen Kommunalen

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1 "Kleinvieh macht auch Mist" oder die Frage, wie man die Inventarisierung des beweglichen Vermögens im Rahmen des Neuen Kommunalen Finanzmanagementes effizient gestalten kann Praxiserfahrungen der Stadt Lübbecke ( Einwohner)

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3 Gesetzliche Grundlagen in NRW Gem. 92 GO i. V. m. 53 GemHVO und 28 und 29 GemHVO hat die Gemeinde für die Eröffnungsbilanz eine körperliche Inventur durchzuführen und ein Inventar aufzustellen. Die Anwendung von math.-statist. Methoden ist zulässig, wenn der Aussagewert dem einer körperlichen Inventur gleich kommt. Erfassung aller Gegenstände, die selbständig wirtschaftlich nutzbar, einzeln veräußerbar und einzeln bewertbar sind ab einem Zeitwert von 60. Die Bewertung hat zu vorsichtig geschätzten Zeitwerten zu erfolgen ( 54 GemHVO) welche für die zukünftigen Jahre die fiktiven Anschaffungs- / Herstellungskosten darstellen. Vermögensgegenstände mit einem Zeitwert von weniger als 410 netto müssen nicht angesetzt werden ( 56 (1) GemHVO). Die Bildung von Fest und Gruppenwerten ist zulässig ( 34 GemHVO)

4 Die PLANUNG vor der PLANUNG Fragestellungen vor der eigentlichen Inventurplanung Wie sollen die Folgeinventuren abgewickelt werden? Wie sieht die Struktur des beweglichen Anlagevermögens aus? Sind mathematisch-statistische Methoden aussagekräftig und praktikabel fortzuführen? Welcher Zeitrahmen steht mir zur Verfügung? Einbindung der Fachbereiche Teilweise liegen bereits gute Inventarverzeichnisse vor, sodass möglicherweise "Einzelerfassung" bereits praktiziert und auch gewünscht ist.

5 Abwicklung der Inventur 1 Planung Planung 2 Durchführung Inventur Mengenmäßige Erfassung Bewertung 3 Ergebnis Inventar Eintrag in ein Verzeichnis Erstellung der Eröffnungsbilanz Inventurrichtlinie Inventurrahmenplan

6 Inventurrichtlinie (4) GemHVO NW... nicht zur Ermittlung des richtigen, sondern eines "standardisierten" Weges!... Begründen, Begründen, Begründen!

7 Inventurplanung - Inventurrahmenplan - Sachplan WAS? Sachplan Nach Gebäude G Rathaus Altbau G Rathaus Neubau G Kreishausstr. 7 G Friedhofskapelle Nach Bilanzpositionen 021 Grünflächen 022 Ackerland beb. Grundstücke mit Schulen 042 Brücken und Tunnel Inventurbereiche Inventurgebiet = Fachämter Fachamt Inventurfelder = Gebäude/Stockwerk oder Bilanzpositionen

8 Inventurplanung - Inventurrahmenplan - Zeitplan WANN? Zeitplan für den Inventurbereich FB XY Phase Fragen/Tätigkeit von bis 1. Planung Aufstellung des Inventurrahmenplanes Sach-, Zeit-, Personalplan Durchführung Inventur Aufbereitung Kontrolle, Prüfung und Übertrag der Inventurlisten in das Inventar, Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte

9 Inventurplanung - Inventurrahmenplan Personalplan WER? Inventurleitung Inventurbereich/FB Aufnahmeleiter Kämmerei FB 1 Zentrale Dienste Herr Muster Durchführung Ansager/in Aufschreiber/in Inventurfeld Aufnahmeteam 1 xyz Frau xy G Aufnahmeteam 2 xyz Frau abc G Aufnahmeteam Für das Ergebnis Stichprobenkontrolle FB 6 Herr / Frau xyz verantwortliche Kontrolle und Prüfung der Inventurlisten Finanzkoordinator FB 1 Ebene Übertragung in das Inventar und Ermittlung der vorläufigen Bilanzwerte Finanzkoordinator FB 1

10 Durchführung der Inventur WIE? 1 Planung Planung 2 Durchführung Inventur Erstellung der Eröffnungsbilanz Mengen- mäßige Erfassung Bewertung 3 Ergebnis Inventar Eintrag in ein Verzeichnis Fragen: Wie kann ich die Vermögensgegenstände erfassen?

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12 Welche Eigenschaften der Software sind wichtig? Gewährleistung einer zentralen Datenhaltung Einfachheit Individualität Schnittstellen Bildung von Gruppen- und Festwerten zu einem Anlagegut incl. Einzelnachweise Zuordnung zu Sonderposten, Produkten, Organisationseinheiten Bilanz- und Afa-Vorausschau Revisionssicherheit Auswertungen Erfassung mit Pocket-PC s und Barcodevergabe

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14 Erleichterte Folgeinventur: Kein Suchen nach irgendwelchen Inventargütern durch eindeutige Identifikation der Inventargüter Motivation der Mitarbeiter durch moderne Technik Automatischer Abgleich von Bestand und Inventurergebnis mit Differenzenliste Wiederverwendbarkeit bei Folgeinventuren Ausleihe an andere Einrichtungen Warum Erfassung mit Barcodes und Pocket PC s / Notebooks? Vorteile Einfache Erstinventur: Eindeutige Identifikation der Vermögensgegenstände Geringe Schreibarbeit durch sogenannte "Musterinventare" Keine "Abschreibübungen" Einsatz moderner Techniken mit einfacher Bedienung Erleichterung für die Bewertung Motivierte Mitarbeiter

15 Warum Erfassung mit Barcodes und Pocket PC s / Notebooks? Nachteile Einmalige Investitionskosten für die Geräte Erstmaliger höherer Zeitaufwand (beachte jedoch Zeitaufwand bei Handaufschreibung mit konkreter Beschreibung der Wirtschaftsgüter) Kosten für die Barcodeaufkleber

16 Durchführung der Inventur - Bewertung 1 Planung Planung 2 Durchführung Inventur Mengenmäßige Erfassung Bewertung 3 Ergebnis Inventar Eintrag in ein Verzeichnis Erstellung der Eröffnungsbilanz

17 Durchführung der Inventur 1 Planung 2 Durchführung Inventur 3 Ergebnis Inventar Planung Mengenmäßige Erfassung Bewertung Eintrag in ein Erstellung Verzeichnis der Eröffnungsbilanz

18 Durchführung der Inventur 1 Planung 2 Durchführung Inventur 3 Ergebnis Inventar Planung Mengenmäßige Erfassung Bewertung Eintrag Erstellung der in ein Verzeichnis Eröffnungsbilanz

19 VERÄNDERUNGSDIENST Barcode-Original auf WG Duplikat auf Beleg Stempel Inventur Buchhaltung Wareneingang WG incl. Lieferschein/Rechnung Prüfung der Angaben ggf. Rücksprache FB Zahlungsabwicklung Inventarisierung in Kai NKF-Buchung

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21 Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit