Wertekontrolle in Agenda FIBU-Jahresabschluss

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1 Wertekontrolle in Agenda FIBU-Jahresabschluss Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Analysefunktion 2.2. Erläuterungsfunktion 3. Details zum Jahresabschluss 3.1. Analysefunktion 3.2. Erläuterungsfunktion

2 Seite 2 1. Ziel Die Wertekontrolle in den Anwendungen Agenda FIBU-Jahresabschluss und ANLAG ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der Werte am Bildschirm. Damit verfügen Sie über schnelle Vergleichs- und Abstimmmöglichkeiten. Die Wertekontrolle erfüllt im FIBU-Jahresabschluss zwei wichtige Aufgaben: Analyse des Zahlenmaterials. Erläuterung von Positionen des Jahresabschlusses über die Auswertung»Erläuterungsbericht«. Sie können das Zahlenmaterial bis zur Buchung hinterfragen und die digitalen Belege öffnen. Bei Anlagekonten (Betriebs- und Geschäftsausstattung, Pkw usw.) können Sie direkt in die Erfassung des Anlagegutes wechseln. Hinweis: Mit Doppelklick gelangen Sie grundsätzlich in die nächste Stufe der Untergliederung. 2. Vorgehensweise Die Wertekontrolle wird aufgerufen: entweder über»auswertungen Jahresabschluss Wertekontrolle/Erläuterungen«oder im Auswertungsfenster»Jahresabschluss«über das Symbol. Überblick 1. Analysefunktion 2 2. Erläuterungsfunktion Analysefunktion Analysefunktion 1. Auswertungsfenster»Jahresabschluss«öffnen:»FIBU Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV Überschussrechnung«. 2. Schema für den Jahresabschluss wählen. Für die Analyse des Zahlenmaterials einer GmbH wählen Sie z. B. das Schema»001 Kapitalgesellschaft«. Hinweis Der Aufbau und Grad der Untergliederung in der Wertekontrolle basiert auf dem gewählten Schema. Die Wertekontrolle kann auch auf Basis eines individuellen Schemas erstellt werden. 3. Wertekontrolle starten:»auskunft Wertekontrolle/Erläuterungen«oder <F5> oder. 4. Doppelklick auf ein Konto. Die Kontenauskunft wird geöffnet. 5. In der Kontenauskunft gibt es folgende Möglichkeiten: Öffnen der Buchungsauskunft per Doppelklick auf eine Buchung Aufrufen der digitalen Belege über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Buchung und»buchung Beleg darstellen«) Aufrufen der zugeordneten Anlagegüter bei Anlagekonten über das Symbol

3 Seite Erläuterungsfunktion Hinweis: Die erfassten Erläuterungen sind an das gewählte Schema und an einzelne Konten bzw. Positionen geknüpft. Beispiel: Sie erläutern das Konto»Rückstellungen für Gewährleistungen«in der Wertekontrolle, die auf dem Schema 001»Kapitalgesellschaft«basiert. Diese Erläuterung ist an dieses Schema geknüpft. Wenn die Wertekontrolle auf Basis eines anderen Schemas aufgerufen wird, ist keine Erläuterung vorhanden. Konto erläutern 1. Auswertungsfenster»Jahresabschluss«starten:»FIBU Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV Überschussrechnung«. 2. Zutreffendes Schema für den Jahresabschluss wählen (z. B. 001»Kapitalgesellschaft«), um die Posten des Jahresabschlusses einer GmbH zu erläutern. 3. Wertekontrolle starten:»auskunft Wertekontrolle/Erläuterungen«. (Oder alternativ über <F5> bzw. das Symbol ). 4. Gewünschtes Konto in der Wertekontrolle markieren. 5.»Erläuterungstexte Neuen Bilanztext erfassen/ändern«. 6. Wählen, wo die Erläuterung eingefügt werden soll und Schaltfläche anklicken. Schaltfläche <Anlegen> Schaltfläche <Textbaustein> Eine Meldung weist auf Formatierungsmöglichkeiten hin. Anschließend erscheint eine leere Seite. Dort den Erläuterungstext erfassen. Eine Meldung informiert über den Ausdruck der Textbausteine. Im Anschluss öffnet sich die Textbaustein-Verwaltung aus der Anwendung Agenda BILANZ. 5. Per Doppelklick kann der gewünschte Baustein übernommen werden. Die erfassten Erläuterungen erscheinen ausschließlich in der Auswertung»Erläuterungsbericht«.

4 Seite 4 Position erläutern 1. Wertekontrolle starten:»auskunft Wertekontrolle/Erläuterungen«. (Oder alternativ über <F5> bzw. das Symbol ). 2. Gewünschte Position in der Wertekontrolle (z. B. arabische Ziffern wie sonstige Verbindlichkeiten) markieren. 3. Wählen, wo die Erläuterung eingefügt werden soll und Schaltfläche anklicken. Schaltfläche <Anlegen> Schaltfläche <Textbaustein> Eine Meldung weist auf Formatierungsmöglichkeiten hin. Anschließend erscheint eine leere Seite. Dort den Erläuterungstext erfassen. Eine Meldung informiert über den Ausdruck der Textbausteine. Im Anschluss öffnet sich die Textbaustein-Verwaltung aus der Anwendung Agenda BILANZ. Die erfassten Erläuterungen erscheinen ausschließlich in der Auswertung»Erläuterungsbericht«.

5 Seite 5 3. Details zum Jahresabschluss Überblick 1. Analysefunktion 5 2. Erläuterungsfunktion Analysefunktion Überblick 1. Optische Darstellung 6 2. Abweichungen farblich hervorheben 7 3. Gliederungstiefe 7 4. Auswahlfeld 7 5. Mehrjährige Auswertungen 8 6. Veränderungen bei mehrjährigen Auswertungen 9 7. Grafiken bei mehrjährigen Auswertungen 9 8. Anlagespiegel und Restwertverzeichnis Anlagenkonten analysieren Digitales Belegbuchen Daten nach Excel übergeben Listendesigner 15

6 Seite Optische Darstellung Über die Symbole die Sachkontenzeilen die Gitternetzlinien die farbliche Hervorhebung die Erläuterungstexte kann Folgendes ein- bzw. ausgeschaltet werden: Die Farben der Hervorhebungen können über»darstellung Farbe der...«angepasst werden. So z. B. über»darstellung Farbe der Ebene 1 einstellen«eine orange Markierung. Derartige Einstellungen können über die Funktion wieder zurückgesetzt werden:»darstellung Farbe auf Standardwerte einstellen«wenn die farbliche Hervorhebung eingeschaltet ist, werden standardmäßig positive Beträge (Soll-Saldo) grün und negative Beträge (Haben-Saldo) rot hinterlegt.

7 Seite Abweichungen farblich hervorheben Durch farbliche Hervorhebungen können relevante Abweichungen zwischen dem aktuellen Jahr und dem Vorjahr gezielt analysieren werden:»darstellung farbliche Hervorhebung«oder das Symbol. Beispiel: Sie möchten alle Positionen hervorheben, die sich gegenüber dem Vorjahr um 5 % (egal ob nach oben oder unten) verändert haben. Um Kleinposten auszuscheiden, soll ein Posten nur dann markiert werden, wenn die absolute Abweichung Euro überschreitet. Zusätzlich sollen alle Abweichungen hervorgehoben werden, die Euro überschreiten. Der prozentuale Unterschied zum Vorjahr soll keine Rolle spielen. Abweichungen farblich hervorheben 1.»Darstellung Zulässige Vorjahresabweichung«. (Oder alternativ die Funktionstaste <F8>). 2. Erfassen Sie die folgenden Werte: Abweichung oben: 5,00 % Abweichung unten: 5,00 % Mindestbetrag: 1.000,00 Euro Die Position wird nur markiert, wenn die relative und die absolute Abweichung diesen Betrag überschreitet. Höchstbetrag: 5.000,00 Euro Die Position wird markiert, sobald die absolute Abweichung diesen Betrag überschreitet. Im Gegensatz zum Mindestbetrag spielt die prozentuale Abweichung keine Rolle Gliederungstiefe Über die Symbole kann die Gliederungstiefe gewählt werden: Nur oberste Ebene darstellen Eine Ebene weniger darstellen Nächste Ebene darstellen Alle Ebenen darstellen Auswahlfeld Über das Auswahlfeld wird die Auswertung gewählt, die in der Wertekontrolle dargestellt werden soll. Zur Auswahl stehen beispielsweise: Bilanz/GuV

8 Seite 8 Bilanz/GuV mehrjährig Bilanzkennzahlen Bilanzkennzahlen mehrjährig Hauptabschlussübersicht Anlagespiegel (sofern Anlagegüter vorhanden sind) Restwertverzeichnis (sofern Anlagegüter vorhanden sind) Mehrjährige Auswertungen Einige Auswertungen stellen mehrjährige Wertvergleiche dar (z. B. die Auswertung»Bilanz/GuV mehrjährig«). Voraussetzung für einen aussagekräftigen Mehrjahresvergleich ist, dass alle Jahre mit dem gleichen Schema berechnet wurden. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis: Das im obigen Bild dargestellte Beispiel zeigt, dass die Jahresabschlussberechnung für das Wirtschaftsjahr 2008 mit dem Schema 004 durchgeführt wurde. Die restlichen Jahre wurden mit dem Schema 001 berechnet. Falls Sie das Wirtschaftsjahr 2008 in Ihre Betrachtung einbeziehen möchten, wechseln Sie in dieses Wirtschaftsjahr und führen die Jahresabschlussberechnung mit dem Schema 001 durch. Ziel: Alle ausgewählten Jahre müssen mit dem gleichen Schema berechnet sein!

9 Seite Veränderungen bei mehrjährigen Auswertungen In mehrjährigen Auswertungen befinden sich zwischen zwei Wirtschaftsjahren die Spalten»Veränderung Vorjahr absolut«(= Betrag der Veränderung) und»veränderung Vorjahr in %«. Die Berechnung bezieht sich dabei immer auf das Vorjahr als Basis (= 100 %). Bei angehakten Optionen werden die Spalten in der Auswertung eingeblendet: Entfernen Sie den Haken aus der jeweiligen Option, um die entsprechende Spalte auszublenden Grafiken bei mehrjährigen Auswertungen Über»Darstellung Mehrjahresvergleich grafisch darstellen«oder das Symbol erhalten Sie grafische Darstellungen für Präsentationszwecke. Grafische Darstellung erstellen 1. Gewünschten Zeilenbereich markieren klicken. 2.»Darstellung Mehrjahresvergleich grafisch darstellen«(oder das Symbol anklicken).

10 Seite Im Ergebnis erhalten Sie folgende grafische Darstellung: 4. Über können verschiedene Optionen für die grafische Darstellungen eingestellt werden, z. B. die Anzeige einer Legende.

11 Seite Anlagespiegel und Restwertverzeichnis Sofern Anlagegüter vorhanden sind, stehen im Auswahlfeld die Auswertungen»Anlagespiegel«und»Restwertverzeichnis«zur Verfügung. Mit einem Doppelklick auf das gewünschte Anlagegut gelangen Sie direkt in die Anlagegut-Erfassung.

12 Seite Anlagenkonten analysieren Neben bei der auf Seite 11 beschriebenen Vorgehensweise können Sie Anlagekonten auch in der Auswertung»Bilanz/GuV«analysieren. Wenn ein Anlagekonto markiert ist, öffnen Sie über das Symbol direkt die zugeordneten Anlagegüter öffnen. Die Abbildungen zeigt dies am Beispiel des Kontos Mit Doppelklick gelangen Sie direkt in die Anlagegut-Erfassung.

13 Seite Digitales Belegbuchen Beispiel: Bei dem Konto 0500»Betriebs- und Geschäftsausstattung«ist ein digitaler Beleg hinterlegt. Digitalen Beleg öffnen 1. Im geschlossenen Baum der Wertekontrolle den entsprechenden Bilanzposten mit Klick auf die Symbole öffnen. Die Büroeinrichtung finden Sie wie folgt: Aktiva Anlagevermögen Sachanlagen andere Anlagen Konto 0650«.

14 Seite Kontenauskunft mit Doppelklick auf das Konto 0500 öffnen. Es werden die einzelnen Buchungen dargestellt. 3. Über das Kontextmenü (Rechtsklick und»beleg darstellen«) zur Buchung kann der digitale Beleg der Buchung geöffnet werden. Voraussetzung ist der Einsatz der Digitalen Belegbuchführung in Agenda FIBU. Detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie im BELEGBUCHEN. Nr Schnelleinstieg DIGITALES Daten nach Excel übergeben Es gibt zwei Möglichkeiten der Datenübergabe an Excel: a)»transfer Excel-Schnittstelle«bzw. über das Symbol. b) Mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und»datenhaltung/-transfer«wählen.

15 Seite Listendesigner Der Listendesigner bietet Möglichkeiten Einfluss, auf die Darstellung der Auswertung zu nehmen. Er wird geöffnet über»transfer Listendesigner«oder das Symbol. Im Register»Steuerung«definieren Sie die sichtbaren und unsichtbaren Spalten. Im Register»Daten«erfolgt unmittelbar die Darstellung Erläuterungsfunktion Überblick 1. Auswertungsschemas ohne Erläuterungsbericht Einnahmenüberschussrechnung Integration von Platzhaltern Erläuterung kopieren Auswertungsschemas ohne Erläuterungsbericht Bei den folgenden Schemas steht die Auswertung»Erläuterungsbericht«nicht zur Verfügung. 013»Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«014»Kleinstpersonenhandelsgesellschaft (MicroBilG)«020»E-Bilanz Kapitalgesellschaft«021»E-Bilanz Einzelunternehmen«022»E-Bilanz Personengesellschaft«023»E-Bilanz Personengesellschaft KapCoRiLiG«Folglich können Sie bei diesen Schemas die Wertekontrolle ausschließlich zu Analysezwecken verwenden Einnahmenüberschussrechnung Bei dem Auswertungsschema 003»Einnahmen-Überschussrechnung«erscheinen die Erläuterungstexte in der Auswertung»Kontennachweis EÜ-Rechnung«. Die sonstigen Konten in der Einnahmeüberschussrechnung können nicht erläutert werden.

16 Seite Integration von Platzhaltern Beispiel: Für das Konto»1330 Forderungen gegen sonst. Gesellschafter«ist eine Erläuterung zu erfassen. Hierbei handelt es sich um die Leasingraten eines Privat-Pkws des Gesellschafters, die vom Firmenkonto abgebucht wurden. Platzhalter integrieren 1. Wertekontrolle über»auskunft Wertekontrolle/Erläuterungen«öffnen. 2. Im Tabellenfenster den Bilanzposten»Forderungen gegen sonst. Gesellschafter«öffnen. 3.»Erläuterungstexte Neuen Bilanztext erfassen/ändern«im Kontextmenü (Rechtsklick) wählen. 4. Festlegen, an welcher Stelle der Erläuterungstext erstellt wird: In diesem Beispiel soll der Ausdruck des Erläuterungstexts»Nach dem Konto«erfolgen. 5. Schaltfläche <Anlegen> anklicken. Es öffnet sich Word zur weiteren Erfassung. Wenn Sie Agenda BILANZ verwenden, können Sie an dieser Stelle auch einen Textbaustein öffnen, der in Agenda BILANZ vorhanden ist. 6. Erläuterungstext erfassen.

17 Seite 17 Beispiel: In den Forderungen gegen Gesellschafter sind die Privatentnahmen des Gesellschafters Ludwig in Höhe von Euro enthalten. Die Verzinsung erfolgt gemäß des Gesellschaftervertrages ab mit 5 % und ab mit 5,5 %. Zusätzlich soll in den Erläuterungstext der Saldo des Kontos 1330 eingetragen werden. Hierzu verwenden wir den Platzhalter < SALDO(xxxx) > aus den»bilanz-platzhalter«. Der Platzhalter wird mittels Doppelklick an der Cursor-Position im Erläuterungstext eingetragen. 7. In Word im Erläuterungstext den Cursor an die gewünschte Position setzen und im Platzhalter- Assistenten den Platzhalter < SALDO(xxxx) > auswählen. 8. Konto erfassen. 9. Erläuterungstext übernehmen. Dazu die Erfassung in Word speichern und Word über»datei Beenden«schließen. Der Erläuterungstext erscheint in der Wertekontrolle:

18 Seite Erläuterung kopieren Erläuterung kopieren 1. Erläuterungstext markieren, der kopiert werden soll. 2. Kontextmenü mit Rechtsklick öffnen und»erläuterungstexte Text kopieren«wählen. 3. Cursor an Position setzen, an welcher der Erläuterungstext einfügt werden soll. 4. Kontextmenü mit Rechtsklick öffnen und»erläuterungstexte Text einfügen«wählen.