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Transkript

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2 INHALTSVERZEICHNIS SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen 1 Grundlagen Planung Der Tagesabschluß Der Monatsabschluß Der Jahresabschluß Starten der Reports Voraussetzungen für die Planung Planwerte eingeben Planbilanz und -GuV erstellen Schnellübersicht Reportdokumentation aufrufen Schnellübersicht Buchungsperioden und Geschäftsjahr Buchungsperioden öffnen und schließen Neues Geschäftsjahr und Saldovortrag Schnellübersicht Dokumentation des Buchungsstoffes Nichtverbuchte Belege Grundbuch Kontenschreibung Weitere Auswertungen Schnellübersicht Ergebnisrechnungsversion Erstellung einer Bilanz-/GuV- Struktur Konzernkontonummer Besondere Bilanzpositionen Bilanz-/GuV-Struktur durchsuchen, prüfen, ändern, löschen Automatische Erstellung des Bilanzund GuV-Formular Schnellübersicht Interne Auswertungen und Korrespondenz Individuelle Texte Interne Belege Kontoauszug Bearbeiten von Korrespondenzanforderungen Drucken der Korrespondenz Schnellübersicht Bilanzvorbereitung Externe Berichte Saldenbestätigung WE/RE-Verrechnungskonto Wertberichtigung Geschäftsbereichsabwicklung Fremdwährungsbewertung Umbuchen und Rastern der Forderungen und Verbindlichkeiten Schnellübersicht Bilanz und GuV Umsatzsteuervoranmeldung Zusammenfassende Meldung Meldung gemäß Außenwirtschaftsverordnung Schnellübersicht Stichwortverzeichnis... I

3 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen 3 Ergebnisrechnungsversion In diesem Kapitel erfahren Sie à wie Sie eine Bilanz-/GuV-Struktur definieren à wie Sie eine Bilanz-/GuV-Struktur erstellen à wie Sie die Konten den jeweiligen Positionen zuordnen à wie Sie Konzernkontonummern behandeln à wie besondere Bilanzpositionen betrachtet werden à wie Sie Bilanz-/GuV-Strukturen durchsuchen, prüfen, ändern und löschen können à wie Sie eine automatische Erstellung der Bilanz/GuV auf einem Formular vornehmen Voraussetzungen ü Grundlagenkenntnisse in der Handhabung von SAP R/3 ü Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung Genereller Menüpfad für Arbeitsbereichsmenü HAUPTBUCH RECHNUNGSWESEN FINANZWESEN HAUPTBUCH Damit Sie mit der Standardfunktion Bilanz und GuV erstellen Ihre Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen können, benötigen Sie eine Bilanz-/GuV-Struktur. In der Bilanz-/GuV-Struktur wird festgelegt, ý in welcher Reihenfolge die Positionen in der Bilanz- und GuV ausgewiesen werden. ý welche Konten in den einzelnen Bilanzpositionen ausgewiesen werden. ý auf welcher Bilanzseite der Saldo ausgewiesen wird. ý in welcher Form die Summen ausgegeben werden (Gruppen- oder Staffelsumme). Mit der Bilanz- und GuV-Struktur haben Sie in Kombination mit der Standardfunktion Bilanz und GuV erstellen die Möglichkeit, die Bilanz und GuV entsprechend Ihren Anforderungen zu erstellen. ý Die Bilanz und GuV kann für unterschiedliche Organisationseinheiten im Unternehmen erstellt werden wie z. B. Buchungskreis, Geschäftsbereich oder Konzern. ý Die Bilanz und GuV kann in unterschiedlichen Sprachen, wie Landessprache des Buchungskreises oder Konzernsprache, erstellt werden. ý Die Bilanz und GuV kann in unterschiedlichen Währungseinheiten erstellt werden. Dies kann z. B. erforderlich sein, wenn Sie eine Konzernbilanz für Buchungskreise mit unterschiedlichen Hauswährungen erstellen. ý Sie können unterschiedliche Typen einer Bilanz bzw. GuV wählen, z. B. Eröffnungsbilanz oder Schlußbilanz. ý Die Bilanz und GuV kann in ihrem Detaillierungsgrad unterschiedlich erstellt werden, d. h. Sie können die Bilanz und GuV mit ihren Einzelkonten oder aber in verdichteter Form auf Kontogruppen abrufen. Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Bilanz- bzw. GuV-Strukturen zu definieren. Dadurch können unterschiedliche Gliederungsschemata erstellt werden. D.h. eine Handelsbilanz, Steuerbilanz oder eine interne Bilanz können nach den verschiedensten Kriterien gegliedert werden. 20

4 Ergebnisrechnungsversion 3 Bilanz-/GuV-Struktur Report RFBILA00 Bilanz und GuV Eingabe der Bilanz-/GuV-Struktur Bilanz-/GuV-Struktur Reihenfolge der Bilanzpositionen Zuordnung der Konten zu den Bilanzpositionen in Abhängigkeit vom Kontensaldo Aktiva Position 1 Konto 1 Konto 2 Position 2... Passiva Form der Summenausgabe Abb. 3.1 Bilanz-/GuV-Struktur 3.1 Erstellung einer Bilanz-/GuV- Struktur Beim Erstellen einer Bilanz-/GuV-Struktur müssen Sie zunächst folgende Festlegungen treffen: ý Name oder Bezeichnung der Bilanz-/GuV-Struktur ý Pflegesprache der Version ý Mit Hilfe des Kennzeichens POS. AUTOMATISCH ý Für jede Struktur müssen Sie festlegen, ob Sie die Version nur für einen bestimmten Kontenplan oder für mehrere Pläne bzw. einen Konzernkontenplan definieren. Wechseln in den Einführungsleitfaden Die Bilanz-/GuV-Struktur wird im Einführungsleitfaden festgelegt. Dazu müssen Sie im R/3-Hauptmenü über den Menüpfad MENÜ SAP R/3 WERKZEUGE CUSTOMIZING TA-CODE: /NS000 in den Einführungsleitfaden wechseln. Es erscheint das Dialogfenster ERSTE SCHRITTE IM CUSTOMIZING. Notizen 21

5 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Klicken Sie auf das Symbol. Abb. 3.2 Erste Schritte im Customizing Sie gelangen in die Bildschirmmaske CUSTOMIZING. Wählen Sie mit einem Doppelklick das Ihnen für Ihre Aufgaben zugewiesene Projekt aus. Abb. 3.3 CUSTOMIZING Sie gelangen in die Startbildschirmmaske des Einführungsleitfadens. Abb. 3.4 STRUKTUR ANZEIGEN: PROJEKT: 002 MM PROJEKT MANDANT

6 Ergebnisrechnungsversion 3 Klicken Sie doppelt auf das Pluszeichen in der Zeile mit dem Eintrag FINANZWESEN Es wird die nächste Einführungsleitfadenstufe angezeigt. Rufen Sie die Einführungsleitfadenstufe BUCHHALTUNG - PERIODISCHE ARBEITEN auf. Klicken Sie doppelt das Symbol in der Zeile mit dem Eintrag BILANZ-/GUV - STRUKTUREN DEFINIEREN. Abb. 3.5 STRUKTUR ANZEIGEN: PROJEKT: 002 MM PROJEKT MANDANT 010 Es erscheint die Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT Abb. 3.6 SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT 23

7 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Hinzufügen einer neuen Bilanz-/GuV-Struktur Klicken Sie in der Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV- STRUKTUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT auf die Drucktaste. Abb. 3.7 NEUE EINTRÄGE: DETAIL HINZUGEFÜGTE Sie gelangen auf die Bildschirmmaske NEUE EINTRÄGE: DETAIL HINZUGEFÜGTE. Pflegen Sie die benötigten Daten zur Struktur ein. Die Eingabefelder werden in der folgenden Tabelle erläutert. Feld Feldbeschreibung BILANZ/GUV-STRUKTUR BEZEICHNUNG PFLEGESPRACHE POS. AUTOMATISCH KONTENPLAN KONZERNKONTONUMMER Hier geben Sie einen Namen für die zu erstellende Bilanz-/GuV-Struktur ein. Hier können Sie die Bilanz-/GuV-Struktur näher erläutern. Hier geben Sie die Sprache ein. Wenn Sie den Schalter POS. AUTOMATISCH markieren, werden die Schlüssel automatisch vom System vergeben. Wenn Sie dieses Feld nicht aktiv setzen, können Sie die Schlüssel für die Positionen selber vergeben. Hier geben Sie den gewünschten Kontenplan ein, wenn Sie die Bilanz-/GuV- Struktur nur für einen Kontenplan verwenden möchten. Bei Verwendung von Konzernkontonummern markieren Sie dieses Feld. Haben Sie alle Selektionskriterien gewählt, klicken Sie auf das Symbol oder betätigen Sie die Funktionstaste F11, um Ihre Eingaben zu sichern. Es erscheint das Dialogfenster ABFRAGE ÄNDERUNGSAUFTRAG. Geben Sie im Eingabefeld NUMMER die von Ihrem Basisbetreuer vorgegebene Auftragsnummer ein. Klicken Sie auf das Symbol. Abb. 3.8 ABFRAGE ÄNDERUNGSAUFTRAG Praxistip Sie können die Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: Übersicht auch auf einem anderen Wege erreichen: 24

8 Ergebnisrechnungsversion 3 Klicken Sie in der Bildschirmmaske Struktur anzeigen: Projekt: 002 MM Projekt Mandant 010 auf das Symbol. Es erscheint das Dialogfenster Suchen in den Kapiteltiteln. Geben Sie in das Eingabefeld Suche Bilanz-/GuV-Strukturen definieren ein. Klicken Sie auf das Symbol. Das System hat den entsprechenden Eintrag markiert. Klicken Sie doppelt das Symbol in der Zeile mit dem Eintrag Abb. 3.9 Bilanz-/Guv -Strukturen Definieren. SUCHEN IN DEN KAPITELTITELN Hinzufügen von Bilanzpositionen Sie können sowohl bei einer bestehenden Bilanz-/GuV-Struktur als auch bei einer neuen Bilanz-/GuV-Struktur Bilanzpositionen hinzufügen. Hierdurch wird erst die eigentliche Bilanz-/GuV-Struktur definiert. Durch Anlegen einer neuen Struktur wird automatisch für die folgenden besonderen Positionen eine eigene Position in der Struktur erzeugt: ý Aktiva ý Passiva ý Bilanzergebnis Gewinn ý Bilanzergebnis Verlust ý GuV Ergebnis ý Nicht zugeordnete Konten Klicken Sie in der Bildschirmmaske NEUE EINTRÄGE: DETAIL HINZUGEFÜGTE oder in der Bildschirmmaske BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: DETAIL auf die Drucktaste zur Bildschirmmaske BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN. In die Bildschirmmaske BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: DETAIL gelangen Sie, indem Sie in der Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT (vgl. Abb. 3.10) doppelt auf den gewünschten Eintrag klicken. Notizen 25

9 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Abb BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN Positionieren Sie den Cursor auf den Eintrag, zu dem Sie Positionen hinzufügen möchten. Klicken Sie auf das Symbol, um sich zu dem gewünschten Eintrag die gesamte Teilstruktur anzeigen zu lassen. Positionieren Sie den Cursor auf den Eintrag der Teilstruktur, zu dem Sie Positionen hinzufügen möchten. Betätigen Sie die Drucktaste. Es erscheint das Dialogfenster Positionen anlegen. Geben Sie Werte, die Sie eine Hierarchiestufe tiefer als den ausgewählten Eintrag anordnen möchten (sogenannte Unterpositionen), in die obere rechts eingerückte Feldgruppe ein. In der linken Spalte geben Sie den Positionsschlüssel ein, in der rechten Spalte den Abb Positionstext. Geben Sie Werte, die Sie auf der selben Hierarchiestufe wie den ausgewählten Eintrag anordnen möchten, in die untere Feldgruppe ein. Klicken Sie auf das Symbol. POSITIONEN ANLEGEN Wiederholen Sie die bisherigen Arbeitsschritte, bis Sie alle gewünschten Positionen zugeordnet haben. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Symbol klicken. Sie sollten, insbesondere wenn es sich um umfangreiche Strukturen handelt, Ihre Eingaben regelmäßig sichern. Praxistip Wenn Sie sich nur die nächst tiefere Hierarchiestufe zu einem Eintrag anzeigen lassen möchten und nicht die gesamte Teilstruktur, so müssen Sie einen doppelt auf das Pluszeichen des gewünschten Eintrages klicken. 26

10 Ergebnisrechnungsversion 3 Abb BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN Wenn bei einer Bilanz-/GuV-Struktur der Schalter POS. AUTOMATISCH eingeschaltet ist, müssen Sie beim Hinzufügen von Bilanzpositionen keine Positionsschlüssel eingeben. Standardmäßig werden die Positionsschlüssel dann auch nicht angezeigt. Sie können die Positionsschlüssel aber einblenden: Wählen Sie in der Bildschirmmaske BILANZ-/GUV- STRUKTUR ÄNDERN den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - ANZEIGE aus. Es erscheint das Dialogfenster EINSTELLUNGEN: ANZEIGE. Markieren Sie das Feld SCHLÜSSEL VON POSITIONEN SICHTBAR. Klicken Sie auf das Symbol. Abb EINSTELLUNGEN: ANZEIGE Notizen 27

11 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Eingeben von Texten Zu jeder Position in einer Bilanz-/GuV-Struktur können Texte eingegeben werden. Auch welche Summen ausgegeben werden sollen, ist hier zu definieren. Dazu müssen Sie folgende Schritte ausführen: Klicken Sie in der Bildschirmmaske BILANZ-/ GUV-STRUKTUR ÄNDERN wird doppelt auf den entsprechenden Positionstext. Das Dialogfenster POSITION: TEXTE ÄNDERN für die Texte und Summenbildung wird eingeblendet. Pflegen Sie die gewünschten Texte ein und markieren Sie, welche Summen ausgegeben werden sollen. Die Texte und Summen werden in der folgenden Tabelle erläutert: Abb POSITION: TEXTE ÄNDERN Feldgruppe Erläuterung POSITION GRUPPENANFANG GRUPPENENDE STAFFELSUMME Hier wird kann ein Kurztext für die Position eingegeben werden. Hier geben Sie einen Text ein, der vom Bilanz-/GuV-Report zu Beginn einer Gruppe von Positionen angezeigt wird, unter der Voraussetzung, daß eine Unterposition im festgelegten Zeitraum bebucht worden ist. Hier geben Sie einen Text ein, der vom Bilanz-/GuV-Report zum Ende einer Gruppe von Positionen angezeigt wird, unter der Voraussetzung, daß eine Unterposition im festgelegten Zeitraum bebucht worden ist und das Ankreuzfeld SUMME AUSGEBEN eingeschaltet ist. Hier geben Sie einen Text ein, der vom Bilanz-/GuV-Report bei jeder Staffelsumme mit angezeigt wird, unter der Voraussetzung, daß eine Unterposition im festgelegten Zeitraum bebucht worden ist und das Ankreuzfeld SUMME AUSGEBEN eingeschaltet ist. Klicken Sie auf das Symbol. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Symbol klicken. Praxistip Sie können innerhalb des Dialogfensters POSITION: TEXTE ÄNDERN durch Klicken auf die Symbole zu der nächsten bzw. vorigen Position wechseln. und 28

12 Ergebnisrechnungsversion 3 In der folgenden Tabelle ist aufgeführt, welche Reports welche Texte und Summen benutzen. Texte bzw. Summen/Reports Bilanz/GuV Sachkonteninformationssystem Strukturierte Saldenliste Positionstext ý ý Gruppenanfangstext ý Gruppenendetext ý Gruppenendesumme (Feld SUMME AUSGEBEN) ý ý Staffelsummentext ý ý Staffelsumme (Feld SUMME AUSGEBEN) Zuordnen der Konten Die Kontenzuordnung erfolgt in der Bilanz-/GuV-Struktur in der jeweils untersten Hierarchiestufe. Dort werden die Konten zugeordnet, die in der jeweiligen Position aufgeführt werden sollen. Positionieren Sie in der Bildschirmmaske BILANZ-/GUV- STRUKTUR ÄNDERN den Cursor auf den Eintrag, zu dem Sie Konten zuordnen möchten. Klicken Sie auf das Symbol, um sich zu dem gewünschten Eintrag die gesamte Teilstruktur anzeigen zu lassen. Positionieren Sie den Cursor auf die Position, der Sie die Konten zuordnen möchten. Betätigen Sie die Drucktaste oder klicken Sie doppelt auf den Eintrag, um in das Dialogfenster KONTEN ÄNDERN zu gelangen. Geben Sie in die Eingabefelder die gewünschten Daten ein. Die Felder werden in der folgenden Tabelle erläutert: Abb KONTEN ÄNDERN Notizen 29

13 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Feld KTPL VON KTO./BIS KTO. S/H (Soll-/Haben- Kennzeichen) Feldbeschreibung Hier geben Sie den gewünschten Kontenplan ein. In diesen beiden Eingabefeldern geben Sie die Untergrenze und die Obergrenze des Kontointervalls ein. Für den Ausweis der Konten in einer Bilanzposition können Sie über diese beiden Felder wählen, ob er abhängig oder unabhängig vom Saldo erfolgen soll. Bei Markierung von beiden Kennzeichen wird dieses Konto bzw. Kontenintervall, immer der entsprechenden Position zugeordnet, ohne Rücksicht auf einen Soll oder Haben Saldo. Wenn Sie aber einen Bilanzausweis entsprechend des Saldos wünschen, markieren Sie das Feld S für die Soll-Position bzw. H für die Haben-Position. Klicken Sie auf das Symbol. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Symbol klicken. Wenn Sie bei der Definition einer Bilanz-/GuV-Struktur einen Kontenplan festgelegt hatten, wird im Dialogfenster KONTEN ÄNDERN im Feld KTPL der festgelegte Kontenplan vorgegeben und kann hier nicht geändert werden. Praxistip Wenn Sie in die Felder VON KTO. / BIS KTO. das Gleiche eingeben wird exakt ein Konto zugeordnet. In der Praxis hat es sich gezeigt, daß es besser ist, echte Kontenintervalle einzupflegen, da dann neu angelegte Sachkonten automatisch der entsprechenden Position zugeordnet werden. Positionswechsel bei Saldowechsel Sie können zwei Positionen einer Bilanz-/GuV-Struktur so miteinander kombinieren, daß der Ausweis der zugeordneten Konten abhängig vom Gesamtsaldo aller Konten ist. Bei einem Sollsaldo werden beispielsweise die Kontensalden der Position 1 zugeordnet und bei einem Habensaldo der Position 2. Voraussetzung ist, daß entweder ý bei beiden Positionen keine Konten zugeordnet sind oder ý bei beiden Positionen die selben Konten im Soll und Haben zugeordnet sind. In der Bildschirmmaske BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN markieren Sie eine der beiden Positionen, indem Sie den Cursor auf die Position stellen und auf das Symbol klicken. Stellen Sie den Cursor auf die andere Position. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - SALDOWECHSEL - DEFINIEREN auf. Es erscheint das Dialogfenster SALDOWECHSEL DEFINIEREN. Klicken Sie den gewünschten Auswahlknopf an. Klicken Sie auf das Symbol. Abb Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Symbol klicken. SALDOWECHSEL DEFINIEREN Wenn Sie das Dialogfenster KONTEN ÄNDERN aufrufen, um diesen Positionen Konten zuzuordnen, sind die Ankreuzfelder S und H nicht eingabebereit. Praxistip Sie können die Zuordnung des Saldowechsels wieder aufheben, indem Sie den Cursor auf eine der beiden Positionen stellen und den Menüpunkt BEARBEITEN - SALDOWECHSEL - LÖSCHEN auswählen 30

14 Ergebnisrechnungsversion Konzernkontonummer Mit Hilfe der Konzernkontonummer lassen sich gleichartige Konten aus unterschiedlichen Kontenplänen zu einer gemeinsamen Position in der Bilanz-/GuV ausweisen. D.h. Konten mit gleicher Bedeutung haben möglicherweise unterschiedliche Kontonummern, oder Konten mit gleicher Kontonummer in den Kontenplänen haben eine unterschiedliche Bedeutung. In der Bilanz werden die Konzernkontonummern ausgegeben. Folgende Voraussetzungen müssen von Ihnen für die Verwendung der Konzernkontonummer geschaffen werden. ý Sie erstellen einen Konzernkontenplan, in dem die benötigten Konzernkonten enthalten sind. Diese Konten dürfen allerdings nur im Kontenplan, nicht aber im buchungskreisspezifischen Bereich angelegt werden. ý Den von Ihnen gewünschten Konzernkontenplan, für den Sie eine gemeinsame Bilanz-/GuV-Struktur definieren möchten, nehmen Sie dann in das Verzeichnis der Kontenpläne auf. ý In den Stammsätzen der Sachkonten geben Sie die entsprechende Konzernkontonummer an. Durch diese Eingabe fassen Sie also die Konten, die gemeinsam in einer Position ausgewiesen werden sollen zusammen. 3.3 Besondere Bilanzpositionen Wenn Sie eine neue Struktur anlegen, erzeugen Sie damit auch automatisch die besondere Bilanzpositionen: ý Aktiva ý Passiva ý Bilanzergebnis Gewinn: Unter der Position Bilanzergebnis Gewinn wird der errechnete Saldo ausgewiesen, wenn er ein Habensaldo ist. ý Bilanzergebnis Verlust: Unter der Position Bilanzergebnis Verlust wird der errechnete Saldo ausgewiesen, wenn er ein Sollsaldo ist. ý GuV Ergebnis: Unter der Position GuV Ergebnis wird der Saldo ausgewiesen, der sich in einer Position befindet, die nicht Aktiva oder Passiva ist. ý Nicht zugeordnete Konten: Unter der Position nicht zugeordnete Konten sind alle Konten ausgewiesen, die sich keiner Position zuordnen lassen. Aus den Konten der Aktiva und Passiva und den nicht zugeordneten Konten wird der Bilanzgewinn oder Verlust ermittelt. Das GuV-Ergebnis ermittelt sich aus dem Saldo der anderen Konten. 3.4 Bilanz-/GuV-Struktur durchsuchen, prüfen, ändern, löschen Bei der Arbeit mit der Bilanz-/GuV-Struktur gibt es weitere Funktionalitäten, die Sie verwenden können: ý Bilanz-/GuV-Struktur durchsuchen ý Bilanz-/GuV-Strukltur prüfen ý Bilanz-/GuV-Struktur ändern ý Bilanz-/GuV-Struktur löschen Bilanz-/GuV-Struktur durchsuchen Das R/3-System bietet die Möglichkeit, nach Positionsbezeichnungen, Sachkontenbezeichnungen und Kontonummern innerhalb der Bilanz-/GuV-Struktur zu suchen. 31

15 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Positionieren Sie den Cursor in der Bildschirmmaske BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN auf den Eintrag, bei dem die Suche beginnen soll. Klicken Sie auf das Symbol, um die gesamte Teilstruktur anzeigen zu lassen. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - SUCHEN auf. Es erscheint das Dialogfenster SUCHEN. Geben Sie die gesuchte Zeichenkette ein. Mit einem Klick auf die Drucktaste starten Sie die Suche. Abb Suchen Es erscheint das Dialogfenster TREFFERLISTE. Dort wird Ihnen das Ergebnis der Suche mitgeteilt. Nach erfolgreicher Suche klicken Sie auf die Drucktaste, um den Cursor innerhalb der Struktur auf den gesuchten Eintrag zu stellen. Abb TREFFERLISTE Die Suche nach Sachkontenbezeichnungen ist nur dann erfolgreich, wenn die Anzeige der Sachkontenbezeichnungen aktiviert ist. Rufen Sie den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - ANZEIGE auf. Es erscheint das Dialogfenster EINSTELLUNGEN: ANZEIGE. Markieren Sie das Feld MIT KONTENBEZEICHNUGNEN. Bilanz-/GuV-Struktur prüfen Abb EINSTELLUNGEN: ANZEIGE Um einen reibungslosen Ablauf für den Bilanz-/GuV-Report oder das Sachkonteninformationssystem zu erlangen, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein: ý Alle oder zumindest die aus dem selektierten Betrachtungszeitraum bebuchten Konten sind zugeordnet. ý Alle Konten müssen beidseitig Positionen zugeordnet sein, d.h., es sollte kein Konto in der Struktur existieren, was nur im Soll oder Haben zugeordnet ist. Rufen Sie in der Bildschirmmaske BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN den Menüpunkt STRUKTUR - PRÜFEN auf. Sie gelangen in das Dialogfenster PRÜFUNGEN AUSFÜHREN. Klicken Sie auf das Symbol. Es erscheint das Dialogfenster BILANZ-/GUV-STRUKTUR PRÜFEN, in dem Ihnen das Ergebnis der Prüfung mitgeteilt wird. Klicken Sie auf das Symbol, wenn Sie zur Bildschirmmaske BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN zurückkehren möchten, oder auf das Symbol, wenn Sie die Liste ausdrucken möchten. Abb PRÜFUNGEN AUSFÜHREN 32

16 Ergebnisrechnungsversion 3 Abb BILANZ-/GUV-STRUKTUR PRÜFEN Bilanz-/GuV-Struktur ändern Es sind grundsätzlich alle Angaben zu einer Bilanz-/GuV-Struktur änderbar, außer dem Schlüssel der Bilanz-/ GuV-Struktur. Beachten Sie allerdings, daß das Wechseln von einem explizit eingegebenen Kontenplan zu einem Konzernkontenplan nur unter der Bedingung zulässig ist, daß den Bilanz- und GuV-Positionen noch keine Konten zugeordnet wurden. Klicken Sie doppelt auf die gewünschte Bilanz-/GuV-Struktur in der Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT (vgl. Abb. 3.6). Sie gelangen zur Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: DETAIL. Ändern Sie die gewünschten Einträge. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Symbol klicken. Abb SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: DETAIL Notizen 33

17 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Einzelwerte ändern Einzelwerte in der Struktur, wie Bezeichnung der Struktur, Kontenplan, Konzernkontonummer, Pflegesprache etc., können Sie ändern, ohne daß Sie in die Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV STRUKTUREN ÄNDERN: DETAIL wechseln müssen. In der Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUK- TUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT markieren Sie die gewünschte Bilanz-/GuV-Struktur, indem Sie entweder den Cursor auf den Eintrag stellen und die Funktionstaste F9 betätigen, oder indem Sie in der entsprechenden Zeile auf den grauen Schalter am Beginn der Zeile klicken. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - FELD- INHALT auf. Es erscheint das Dialogfenster FELDAUSWAHL. Markieren Sie den gewünschten Auswahlknopf. Klicken Sie auf die Drucktaste. Abb Es erscheint eine weiteres Dialogfenster, indem Sie zu dem zuvor ausgewählten Feld den neuen Feldinhalt eingeben können. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf die Drucktaste. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Symbol klicken. FELDAUSWAHL Bilanz-/GuV-Struktur löschen Sie können sowohl die ý komplette Bilanz-/GuV-Struktur als auch ý einzelne Positionen innerhalb einer Bilanz-/GuV-Struktur löschen. Komplette Bilanz-/GuV-Struktur löschen In der Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUK- TUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT markieren Sie die gewünschte Bilanz-/GuV-Struktur, indem Sie entweder den Cursor auf den Eintrag stellen und die Funktionstaste F9 betätigen, oder indem Sie in der entsprechenden Zeile auf den grauen Schalter am Beginn der Zeile klicken. Klicken Sie auf die Drucktaste. Abb Wenn zu der Bilanz-/GuV-Struktur Positionen vorhanden sind, erscheint das Dialogfenster BILANZ/GUV LÖSCHEN. Klicken Sie auf die Drucktaste. Sichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf das Symbol klicken. BILANZ-/GUV LÖSCHEN Einzelne Positionen löschen In der Bildschirmmaske BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN positionieren Sie den Cursor auf den gewünschten Eintrag. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - LÖSCHEN auf. Praxistip Beim Löschen einer einzelnen Position werden immer auch alle darunterliegenden Einträge zur Position gelöscht. 34

18 Ergebnisrechnungsversion Automatische Erstellung des Bilanz- und GuV-Formular Das System bietet Ihnen die Möglichkeit aus einer Bilanz- /GuV-Struktur ein Formular zu erstellen und die Bilanz/GuV auf einem SAP-Script-Formular auszudrucken. Sie müssen dazu aus einem von SAP ausgelieferten Quellformular ein Zielformular erstellen, das nach Ihren Vorstellungen geändert werden muß und ein einspaltig oder zweispaltig sein kann. Beim einspaltigen Formular werden Aktiva und Passiva nacheinander ausgedruckt, beim zweispaltigen Formular werden Aktiva und Passiva nebeneinander gestellt. Im folgenden wird die Erstellung eines zweispaltigen Formulars beschrieben. Abb EINSTELLUNGEN FÜR ZWEISPALTIGEN FORMULARDRUCK In der Bildschirmmaske SICHT BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT markieren Sie die gewünschte Bilanz-/GuV-Struktur wie gewohnt. Rufen Sie den Menüpunkt SPRINGEN - FORMULAR ERZEUGEN - FORMULAR ZWEISPALTIG auf. Es erscheint das Dialogfenster EINSTELLUNGEN FÜR ZWEISPALTIGEN FORMULARDRUCK. Geben Sie in den Eingabefeldern die gewünschten Daten ein. Die Felder werden in der folgenden Tabelle erläutert. Feld Erläuterung QUELLFORMULAR ZIELFORMULAR SPRACHE TEXTZEILEN Hier geben Sie ein im System vorhandenes Formular ein. Dieses Formular wird in das Zielformular kopiert. Sie müssen dann das Zielformular nach Ihren Vorstellungen verändern. Hier geben Sie den Namen des zu erstellenden Formulars ein. Hier geben Sie das Sprachkennzeichen ein. Wenn Sie dieses Ankreuzfeld markieren, werden die in der Bilanz-/GuV-Struktur vorhandenen Texte beim Ausdruck mit ausgegeben. Klicken Sie auf die Drucktaste. Es erscheint die Bildschirmmaske FORMULAR: ANFORDERUNG. Notizen 35

19 3 SAP R/3 FI - Abschlußarbeiten und Berichtswesen Abb FORMULAR: ANFORDERUNG Ändern des Zielformulars Markieren Sie in der Feldgruppe TEILOBJEKTE den Auswahlknopf, zu dem Sie Änderungen vornehmen möchten. Klicken Sie auf die Drucktaste. Wenn Sie den Auswahlknopf KOPF eingeschaltet hatten, erscheint die Bildschirmmaske FORMU-LAR-KOPF ÄNDERN: Y_BILA_INT. Nehmen Sie hier die gewünschten Änderun-gen vor. Ändern Sie weitere Teilobjekte des Formulars, indem Sie eine der Drucktasten,,, oder anklicken und in den jeweiligen Bildschirmmasken Ihre Änderungen vornehmen. Rufen Sie den Menüpunkt FORMULAR - AKTIVIEREN auf. Es erscheint das Dialogfenster PFLEGE OBJEKTKATALOGEINTRAG. Klicken Sie auf die Drucktaste. Abb FORMUALR-KOPF ÄNDERN: Y_BILA_INT Ihr Zielformular ist nun gesichert. Abb PFLEGE OBJEKTKATALOGEINTRAG 36

20 Ergebnisrechnungsversion 3 Wenn Sie die Bilanz und GuV erstellen, geben Sie im Selektionsbildschirm in dem Eingabefeld D RUCK AUF FORMULAR den Namen des soeben erstellten Formulars ein. Die Bilanz und GuV erstellen Sie, indem Sie im Arbeitsgebiet Hauptbuch den Report RFBILA00 über den Menüpfad aufrufen. Praxistip MENÜ HAUPTBUCH PERIOD.ARBEITEN JAHRESABSCHLUSS TA-CODE: /NFSMN BILANZ ERSTELLEN 3.6 Schnellübersicht Sie möchten... eine Bilanz-/GuV- Struktur erstellen. Bilanzpositionen hinzufügen. Positionstexte eingeben. Konten zuordnen. Lösung WERKZEUGE - CUSTOMIZING FINANZWESEN - BUCHHALTUNG - PERIODISCHE ARBEITEN - BILANZ-/GUV STRUKTUREN DEFINIEREN BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN Doppelklick auf den gewünschten Eintrag BILANZ-/GUV-STRUKTUR ÄNDERN ein Bilanz- und GuV- Formular erstellen. BILANZ-/GUV-STRUKTUREN ÄNDERN: ÜBERSICHT SPRINGEN - FORMULAR ERZEUGEN - FORMUALR EINSPALTIG bzw. FORMULAR ZWEISPALTIG Notizen 37