GmbH- bzw. UG-Gründung: Frequently Asked Questions

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1 GmbH- bzw. UG-Gründung: Frequently Asked Questions Im Rahmen der Gründungsberatung bei GmbHs und Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) kommen immer wieder bestimmte Fragestellungen auf, die in den nachfolgenden FAQs wiedergegeben werden. 1. Kann ich die bei der Gründung angefallenen Kosten absetzen? Im Ergebnis ist das möglich. Grundsätzlich sind die Gründungskosten von den Gesellschaftern zu tragen, weil sie sich nicht unmittelbar auf die Gesellschaft beziehen. Die Zahlung der Gründungskosten durch die Gesellschaft wäre dann als verdeckte Gewinnausschüttung einzustufen. Soll aber die Gesellschaft die bei der Gründung anfallenden Kosten (z.b. die Notar- und Gerichtsgebühren) übernehmen, so muss dies in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden. Üblicherweise enthält eine solche Klausel einen Maximalbetrag der zu übernehmenden Kosten (empfohlen wird hier maximal 10 % des Stammkapitals), sie sollte aber auch eine Auflistung der zu übernehmenden Einzelpositionen beinhalten. Liegt eine wirksame Satzungsklausel vor, stellen die Gründungsaufwendungen für die Gesellschaft handels- und steuerrechtlich Betriebsausgaben dar, die abgesetzt werden können. 2. Muss ich eine Bilanz erstellen? Ja. Jede Kapitalgesellschaft ist unabhängig von ihrer Größe und ihrem Umsatz zur Bilanzierung verpflichtet. Das ergibt sich aus dem Handelsrecht, 238 i.v.m. 6 HGB, 13 Abs. 3 GmbHG. Bagatellgrenzen wie bei eingetragenen Kaufleuten oder bei nicht im Handelsregister eingetragenen Gewerbetreibenden gibt es nicht. 3. Muss ein Steuerberater meine Bilanz erstellen und testieren? Nein. Hierzu gibt es keine gesetzliche Verpflichtung (lediglich bei größeren Gesellschaften kann es eine Testierpflicht geben). Die IHK Köln empfiehlt jedoch die Einbeziehung eines Steuerberaters, da im Rahmen der Bilanzierung auf eine Vielzahl von Pflichten zu achten ist (z.b. die Offenlegung der Bilanz, die Übersendung an die Finanzverwaltung über die entsprechenden Schnittstellen usw.). Darüber hinaus kann ein steuerlicher Berater auch bei der Gestaltung der wirtschaftlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen helfen, z.b. bei Fragen nach dem Geschäftsführergehalt, den Anforderungen an ein Fahrtenbuch oder bei den Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsunterlagen.

2 4. Eine GmbH haftet mit ihrem Stammkapital, also Euro, oder? Nein. Die GmbH haftet mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Das kann größer oder kleiner als das Stammkapital sein. Das Stammkapital hat zum Zeitpunkt der Gründung zur Verfügung der Gesellschaft zu stehen. Nach der Eintragung ist das Stammkapital grundsätzlich verwendbar, es muss also nicht zurückgehalten werden. Es kann also z.b. zur Zahlung der Büroraummiete oder zum Erwerb von Computern verwendet werden (Ausnahme: Eine Auszahlung von Stammkapital an die Gesellschafter ist verboten). Haftungsrechtlich ist es nun so, dass die GmbH als juristische Person ein eigener Rechtsträger ist, der eigenständig berechtigt und verpflichtet wird. Entsprechend haftet die Gesellschaft auch im Schadensfall als eigener Rechtsträger mit ihrem gesamten Unternehmensvermögen. 5. Ist eine GmbH & Co. KG nicht besser? Vielleicht. Die GmbH & Co. KG ist eine besondere Form der Kommanditgesellschaft (KG). Sie entsteht durch eine Kombination von GmbH und mindestens einer weiteren i.d.r. natürlichen Personen als Gesellschafter der KG. Eine KG hat zwei Arten von Gesellschaftern: Die unbeschränkt haftenden Komplementäre und die Kommanditisten, die lediglich mit ihrer Einlage und damit beschränkt haften. Die Besonderheit der GmbH & Co. KG besteht nun darin, dass die Komplementärsstellung in der KG von einer GmbH wahrgenommen wird. Hierdurch erreicht man, dass die personengesellschaftliche Struktur einer KG mit der Haftungsbeschränkung einer GmbH kombiniert wird - es entsteht eine Art haftungsbeschränkte Personengesellschaft. Diese Konstruktion ist rechtlich und steuerlich wesentlich aufwändiger als eine GmbH. Insofern muss sich dieser erhöhte Aufwand auch spezielle Vorteile der GmbH & Co. KG rechtfertigen. Die Funktionsweise dieser Rechtsform wird in einem speziellen Merkblatt behandelt, dessen Lektüre an dieser Stelle zu empfehlen ist. Als Auszug aus diesem Merkblatt folgt eine Zusammenstellung von Vor- und Nachteilen der GmbH & Co. KG: Vorteile: Ein besonderer Vorteil besteht in der Haftungsbeschränkung, denn die GmbH & Co. KG ist eine Personengesellschaft mit beschränkter Haftung. Verluste der GmbH & Co. KG auf der Gesellschafterebene können (wenn es sich beim Gesellschafter um eine natürliche Person handelt) in den oben beschriebenen Grenzen mit Gewinnen anderer Einkünfte verrechnet werden. Die alleinige Leitung des Gesamtunternehmens kann auch bei Beteiligung vieler Kommanditisten beim Geschäftsführer der Komplementär-GmbH zentriert werden. Die Geschäftsführung kann auf einen Nichtgesellschafter übertragen werden (sog. Fremdgeschäftsführung ). Dies kann z.b. bei Nachfolgesachverhalten zur Sicherung der Unternehmensfortführung wichtig sein.

3 Die GmbH & Co. KG ist eine flexible Gesellschaftsform, weil Änderungen des Gesellschaftsvertrags der KG nicht beurkundet werden müssen, sondern lediglich notariell zum Handelsregister anzumelden sind, 162 HGB. Es besteht die Möglichkeit, durch Aufnahme von Kommanditisten flexibel neues Eigenkapital zu beschaffen. Wirtschaftsgüter können steuerlich buchwertneutral übertragen werden. Höhere Fungibilität bei der Anteilsübertragung, weil steuerlich statt Anteilen Wirtschaftsgüter übertragen werden. Unkomplizierter Zugriff der Gesellschafter auf ihre Gewinnanteile Nachteile: Hoher Beratungsbedarf aufgrund der komplexen Gesellschaftsstruktur. Vergleichsweise hohe Kosten und Formalitäten beim Betrieb beider Gesellschaftsformen. Hohe Publizitätspflichten durch Offenlegung der Jahresabschlüsse von GmbH und KG. Fehlender Kapitalmarktzugang. 6. Kann ich nicht auch erst ein Einzelunternehmen führen und dann später in eine GmbH "umwandeln"? Nein, aber einbringen bzw. den Betrieb auf eine GmbH übertragen. Ein nicht im Handelsregister eingetragenes Unternehmen (sog. Einzelgewerbe, dasselbe gilt auch für eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts) kann rechtstechnisch nicht in eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) umgewandelt werden. Soll ein solches Unternehmen in einer Kapitalgesellschaft weitergeführt werden, muss dies etwas anders ablaufen: Zunächst wäre eine Kapitalgesellschaft neu zu gründen. Diese steht dann quasi leer neben dem Einzelunternehmen. Danach sind alle Wirtschaftsgüter des Einzelunternehmens auf die GmbH zu übertragen oder der gesamte Betrieb ist Gegenstand einer Sacheinlage zur Aufbringung des Stammkapitals. Dies erfordert es bei laufenden Verträgen mit Dritten, dass diese dem Wechsel des Vertragspartners zustimmen. Eine mögliche, wenngleich auch etwas aufwändige Alternative besteht darin, zunächst das Einzelunternehmen als eingetragenen Kaufmann/eingetragene Kauffrau (e.k.) in das Handelsregister zu bringen und danach dieses Unternehmen nach dem Umwandlungsrecht auszugliedern. Der Vorteil dieser Variante liegt in der Gesamtrechtsnachfolge, d.h. die Verbindlichkeiten gehen ohne Zustimmung der Gläubiger auf die Kapitalgesellschaft über. Dies Variante ist nur für Gewerbebetriebe möglich und nicht für Freiberufler, da letztere nicht als e.k. in das Handelsregister eingetragen werden können. In jedem Fall ist bei diesen Vorgängen auch die steuerliche Seite zu berücksichtigen, da hier nach dem Umwandlungssteuergesetz bzw. dem Einkommensteuergesetz verschiedene Sonderregelungen und Wahlrechte anzuwenden sind. Hier ist fachkundiger steuerlicher Rat zu erforderlich.

4 7. Ich habe keine Euro Kapital, gibt es noch eine andere Möglichkeit, schon direkt mit einer GmbH zu starten? Ja, es gibt einige Erleichterungen. Zunächst kann das Stammkapital der GmbH auch in Form von Sacheinlagen erbracht werden. Als Sacheinlage kann dabei grundsätzlich alles gelten, was einen wirtschaftlichen Wert hat, also nicht nur Sachen, sondern auch Forderungen oder Rechte. Eine Ausnahme besteht aber für die Arbeitsleistung der Gesellschafter, diese ist nicht sacheinlagefähig. Sacheinlagen sind nur bei einer GmbH-Gründung möglich, bei einer UG (haftungsbeschränkt) sind sie ausgeschlossen. Daneben ermöglicht das GmbHG auch bereits eine Eintragung der Gesellschaft, wenn auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt ist und insgesamt die Hälfte des Mindeststammkapitals erreicht wird. Diese Erleichterung gilt nur, wenn es sich um eine GmbH- Gründung handelt und keine Sacheinlagen vereinbart sind. Natürlich bleiben die Gesellschafter auch nach der Eintragung der Gesellschaft zur vollständigen Leistung ihrer jeweiligen Einlagen verpflichtet und können hierzu von der Gesellschaft nach Beschluss der Gesellschafterversammlung in Anspruch genommen werden. Das Gesetz jedoch beinhaltet hierzu keine Fristsetzung, möglich sind aber Anordnungen hierzu in der Satzung. Stand: September 2012 Hinweis: Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK Köln - nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Dr. Tobias Rolfes Corinna Kaus Tel Tel Fax Fax tobias.rolfes@koeln.ihk.de corinna.kaus@koeln.ihk.de Karin Schröder Tel Fax karin.schroeder@koeln.ihk.de Industrie- und Handelskammer zu Köln Unter Sachsenhausen Köln

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