Einrichtung einer DATEV FIBU Schnittstelle. Einleitung. Voreinstellung Debitorennummer. Datenübergabe an Finanzbuchführung

Transkript

1 Einleitung Die nachfolgenden Zeilen sollen Ihnen helfen, die Voraussetzungen für eine funktionsfähige Datenübergabe der Ausgangsrechnungen aus KWP Bauhandwerk 2000 in Finanzbuchhaltungsprogramme zu erkennen und die notwendigen Vorgaben im Programm einzutragen. Wir beschränken uns hier auf die allgemein üblichen Übergabeformen (also ohne firmenspezifische Besonderheiten). Voreinstellung Debitorennummer Die Einstellungen für die Debitorennummer wird im Adressverwaltungprogramm über den Punkt / Schaltfläche [Einstellungen], Debitoren-Nummer (Länge der Debitoren-Nummer) eingestellt. Wählen Sie die Angabe fortl. Nummer und vergeben Sie eine Startnummer größer Alternativ kann auch die Variante DATEV gewählt werden. Hierbei erhalten alle Adressen mit einem Adresskürzel beginnend mit A Nummern ab 11000, beginnend mit B 12000, mit C usw. Erlöskonten Die fakturierten Werte werden im Rechnungsjournal getrennt nach den Kostenarten der einzelnen Rechnungspositionen (nicht Unterpositionen) gespeichert. Jede der Kostenarten kann nun einer Erlösgruppe zugeordnet werden. Die Erlösgruppen sammeln aus den Werten der verschiedenen Kostenarten die Beträge. Dem Erlöskonto ist dann noch das Erlöskonto bzw. die Erlöskontonummer zuzuordnen. Hierüber ist es möglich, beispielsweise Löhne auf andere Erlöskonten wie Material zu verbuchen. Kostenarten zu Erlösgruppen Im Programmeil Verwaltung Zuordnung Erlösgruppen wird den einzelnen Kostenarten eine Erlösgruppenziffer zugeordnet. Die Zuordnung sollte sich bereits an die späteren Erlösgruppierungen der Finanzbuchhaltung orientieren. Erlösgruppen zu Erlöskonten (Buchhaltungskontonummer) Im Programmteil Verwaltung Kostenstellen/Erlösgruppen ist getrennt für jede Abteilung gesondert den Erlösgruppen das Buchhaltungs-Erlöskonto einzutragen. Datenübergabe an Finanzbuchführung Über Journale Rechnungsjournal ist die Schaltfläche [Fibu] erreichbar. Hier ist die Voreinstellungen für die Zielfinanzbuchführung und auch die Zielfinanzbuchhaltung festzulegen. Der Steuersatz und der Steuerschlüssel wird durch das Markieren der zu verändernden Zeile und anschließend Drücken der Spaltenüberschriften eingetragen. Der Steuersatz filtert die zulässigen Rechnungen, es können also nur Rechnungen übergeben werden, die einen gültigen, hier eingetragenen Steuersatz haben. (Speziell bei der Übergabe an eine DATEV-Fibu ist hier der Steuerschlüssel 3 mit 16% einzutragen.) Das Übergabeverzeichnis muß sowohl von KWP Bauhandwerk 2000 / Vaillant WinSoft 2000 als auch von der Finanzbuchführung aus erreichbar sein (physikalisch über Laufwerk-/Pfad und auch rechtemäßig mit Schreib-, Lese- und Löschrechten). Aus Übersichtlichkeitsgründen sollte ein eigener Datenbereich (Ordner) für für die Schnittstellendateien zur Verfügung stehen. Stand: Christian Kaffl Seite 1 Stand: September 2002

2 Datenübergabe Die Rechnungsjournaldaten werden generell nach Monat (bezieht sich auf das Rechnungsdatum) übergeben. Zusätzlich kann noch eine Auswahl von.. bis Rechnungsnummer und/oder Abteilungsnummer durchgeführt werden. Bereits bestehende Übergabeschnittstellendateien können in der Regel ergänzt oder überschrieben werden. Die Auswahl sollte in Abhängigkeit der Verarbeitung der Daten in die Finanzbuchhaltung getroffen werden. Adressenstammsätze werden nur bei Neuanlage oder Adressenänderungen übergeben. Die Datenübergabe wird protokolliert (Achtung! Überprüfen Sie, ob ein Fibu-Übergabejournal im Formularfeld eingetragen ist!). Die übergebenen Datensätze werden im Rechnungsjournal markiert und für weitere Übergaben gesperrt. Die Datensätze werden direkt im angegebenen Zielverzeichnis (z.b. C:\ANDATEV) gespeichert und in diesem Verzeichnis. Als Ergebnis erhalten Sie Dateien mit der Bezeichnung EV01, ED00001 und eventuell ED Diese Dateien können dann auf eine Diskette übertragen werden oder können mit der DATEV- Inhouse-Lösung weiterverarbeitet werden. Tipp! Bevor Sie erneut Daten aus dem Rechnungsjournal an die DATEV-Fibu übergeben sollten alle Dateien im Zielverzeichns verarbeitet sein. Stand: Christian Kaffl Seite 2 Stand: September 2002

3 Beispiel für Grunddateneinstellung in Fibuübergabe Die Nummern für den Berater und Mandanten erhalten Sie von Ihrem Steuerberater Wenn Sie ohne die Übergabe von verschiedenen Erlöskonten arbeiten muß hier XXXX eingetragen werden. Ansonsten steht hier die Kontonummer Ihres Interims- oder Zwischenkontos stehen. Diese bekommen Sie ebenfalls von Ihrem Steuerberater. Die zulässigen Mehrwertsteuersätze für die automatische Verbuchung werden hier eingetragen. Stand: Christian Kaffl Seite 3 Stand: September 2002

4 Beispiel für Grunddateneinstellung in Verwaltung Abteilung / Kostenstellen / Erlösgruppen Stand: Christian Kaffl Seite 4 Stand: September 2002

5 Beispiel für Grunddateneinstellung in Verwaltung Zuordnung Erlösgruppen Bitte vergessen Sie nicht am Ende die Zuordnung der Erlösgruppe für die KA X1 für Endberechnungen und X2 für Abschlagszahlungen. Weitere Einstellungen Existiert im Applikationsverzeichnis eine Datei mit dem Namen bnfibu.ini, so werden die darin aktivierten Einstellungen bei der FIBU-Übergabe berücksichtigt! Aufbau der Datei Diese Textdatei enthält ein Zeile in folgendem Format: [DATEV]=x wobei x folgende Werte annehmen kann: - 0 = Betreff als Text - 1 = externe Auftragsnummer als KST - 2 = Name als Betreff auf Debitor - 3 = wie vor, jedoch mit Auftragsnummer als KST - 4 = Name;Strasse generell als Betreff (bei Debitor und bei Sachkonto) - 5 = wie vor, jedoch mit Auftragsnummer als KST Stand: Christian Kaffl Seite 5 Stand: September 2002