Auf einen Blick. 1 Wie fange ich an? Tipps und Tricks für die Arbeit mit Word Das Dokument gestalten... 69

Transkript

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2 Auf einen Blick Auf einen Blick 1 Wie fange ich an? Tipps und Tricks für die Arbeit mit Word Das Dokument gestalten Den Text schreiben und korrigieren Bilder und Grafiken einfügen Tabellen und Diagramme erstellen Mathematische Formeln einfügen Quellenangaben und Verzeichnisse Querverweise und Index Inhaltsverzeichnis und Deckblatt Das Dokument drucken und veröffentlichen A Nützliche Tastenkombinationen B Die CD zum Buch

3 Inhalt Vorwort Wie fange ich an? Einen Zeitplan erstellen Das Konzept der Arbeit Wie bekomme ich das Thema in den Griff? Was ist wissenschaftlicher Stil? Die Ergebnisse der Lektüre verwerten Der formale Aufbau des Dokuments Inhaltliche Gliederungsmodelle Formale Gliederungsmöglichkeiten Eine Gliederung mit Word erstellen Gliederungsansicht und Navigationsbereich Tipps und Tricks für die Arbeit mit Word Die Arbeitsoberfläche anpassen Formatierungszeichen einblenden Das Menüband verändern Die Symbolleiste für den Schnellzugriff erweitern Dokumente sicher speichern Automatisches Speichern aktivieren Automatisch gespeicherte Dokumente wiederherstellen SkyDrive Sicherungskopien online speichern Auf SkyDrive-Daten zugreifen Kompatibilität von Word-Versionen

4 3 Das Dokument gestalten Das Seitenlayout festlegen Papierformat und Ausrichtung Seitenränder Mit Dokumentvorlagen arbeiten Begrifflichkeiten Word-Vorlagen für wissenschaftliche Arbeiten Eine Dokumentvorlage neu erstellen Ein Dokument mit einer Dokumentvorlage verbinden Office-Designs für die Dokumentvorlage Ein Office-Design wählen Schriften variieren Ein eigenes Schriftdesign zusammenstellen Ein Farbdesign festlegen Das benutzerdefinierte Farbdesign speichern Mit Zeichen- und Absatzformatierungen arbeiten Grundlagen der Formatierung in Word Schrift formatieren Ganze Absätze formatieren Aufzählungen und Nummerierungen Aufzählungen einfügen Absätze nummerieren Listen anlegen und Überschriften nummerieren Word-Formatvorlagen einsetzen Eine neue Formatvorlage anlegen Einzelne Formatvorlagen bearbeiten »Harte«Formatierungen erkennen Suchen und Ersetzen von Formatvorlagen Tabulatoren Seitenzahlen Eine fortlaufende Paginierung einrichten Mit Abschnittsumbrüchen eine genaue Seitenzahl definieren Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen anlegen

5 3.9.2 Kopf- und Fußzeilen formatieren Kolumnentitel eingeben Tipps für ein professionelles Layout Satzspiegel Schrift Den Text schreiben und korrigieren Symbole und Sonderzeichen einfügen Text markieren Text korrigieren Zwischenablage Drag & Drop AutoKorrektur-Optionen Die Rechtschreibung mit Word prüfen Den Thesaurus einsetzen Spracheinstellungen in Word Eine Sprache für die Rechtschreibprüfung wählen Texte übersetzen lassen Text suchen und ersetzen Suche über den Navigationsbereich Erweiterte Suche Die Funktion»Suchen und Ersetzen« Silbentrennung Automatische Silbentrennung Trennungen manuell vornehmen Bilder und Grafiken einfügen Bilder und Fotos einfügen und bearbeiten Ein Bild einfügen Die Bildgröße anpassen Bilder beschneiden

6 5.1.4 Einen Rahmen um das Bild setzen Bildbearbeitung mit Word Screenshots einfügen Grafiken auf der Seite platzieren Die Position des Bildes bestimmen Ein Bild von Text umfließen lassen SmartArt-Grafiken anlegen Ein SmartArt-Objekt einfügen Text in die Platzhalter schreiben Die SmartArt-Grafik erweitern SmartArt-Grafiken formatieren Infografiken mit Word-Formen entwerfen Formen einfügen Eine Form verändern Text in Formen schreiben Linien beschriften Formen formatieren: benutzerdefinierte Farben Formen auf der Seite platzieren Bildunterschriften einfügen Eine Bildunterschrift als Feld einfügen Feldfunktionen in Word Exkurs: Die verschiedenen Grafikformate Tabellen und Diagramme erstellen Tabellen mit Word anlegen Tabellen aussagekräftig gestalten Eine Tabelle einfügen Tabellen mit Inhalt füllen Elemente einer Tabelle markieren Den Zelleninhalt ausrichten Die Tabellenstruktur bearbeiten Tabellen formatieren Tabellen- und Zellengröße wählen Spaltenbreite und Zeilenhöhe gleichmäßig anpassen

7 6.2.3 Tabellenformatvorlagen einsetzen Rahmenlinien bearbeiten Mit großen Tabellen arbeiten Tabellenüber- oder -unterschriften einfügen Mit Word-Tabellen rechnen Diagramme mit Word anlegen und beschriften Geeignete Diagrammformen im Überblick Einen passenden Diagrammtyp wählen Die Kalkulationstabelle ausfüllen Werte in eine Excel-Tabelle eingeben Diagramme formatieren Diagrammelemente markieren Ein Schnelllayout wählen Diagrammformatvorlagen nutzen Neue Diagrammelemente einfügen Diagrammelemente formatieren Diagrammfilter einsetzen Diagrammüber- oder -unterschriften einfügen Mathematische Formeln einfügen Formale Vorgaben für den Formelsatz Formeln einfügen und bearbeiten Vorhandene Formeln nutzen Eine eigene Formel erstellen Mathematische Sonderzeichen einfügen Formeln bearbeiten Die Ansichten im Formeleditor Formeln auf der Seite platzieren Formeln nummerieren Bausteine für Formeln speichern MathType, das Programm für mathematische Ausdrücke Formeln einfügen Die Nummerierung der Formeln festlegen Formeln exportieren

8 8 Quellenangaben und Verzeichnisse Richtlinien für Zitate und Literaturangaben Quellen richtig angeben Richtiges Zitieren Fuß- und Endnoten einfügen Ein Literaturverzeichnis mit Word anlegen Literatur manuell erfassen Quellen verwalten Zitatnachweise einfügen Das Literaturverzeichnis erstellen Ein Literaturverzeichnis mit Citavi anlegen Was kann Citavi? Das Programm starten und ein Projekt anlegen Titel und Zitate mit Citavi erfassen Das Citavi-Projekt mit dem Word-Dokument verbinden Titel und Zitate in das Word-Dokument einfügen Weitere Literaturverwaltungstools Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse erstellen Querverweise und Index Querverweise ergänzen Indexbegriffe festlegen und ein Register einfügen Welche Begriffe gehören in ein Register? Indexeinträge festlegen Das Register erstellen Wissenschaftliche Register mit dem Index-Manager Die Word-Datei importieren Einträge einfügen Registerbegriffe systematisch erfassen Einzelne Indexeinträge bearbeiten Das Register bearbeiten

9 9.3.6 Querverweise anlegen Die Arbeitsdatei in das Word-Dokument exportieren Inhaltsverzeichnis und Deckblatt Ein Inhaltsverzeichnis mit Word erstellen Ein Inhaltsverzeichnis einfügen Das Inhaltsverzeichnis formatieren Das Deckblatt und andere Sonderseiten anlegen Ein Titelblatt gestalten Schnellbausteine verwenden Seitenwechsel formatieren Das Dokument drucken und veröffentlichen Word-Dateien für die Teamarbeit bereitmachen Änderungsmodus und Kommentare Dokumentversionen vergleichen Gemeinsam an Dokumenten arbeiten Letzte Vorbereitungen für die Veröffentlichung Die Abschlusskorrektur Besonderheiten bei der Veröffentlichung als Buch Voraussetzungen für die elektronische Ausgabe Word-Dokumente drucken Die Druckeinstellungen in den Word-Optionen Den Druckvorgang starten PDFs erzeugen PDFs mit Word erzeugen Eine PDF-Datei in ein Word-Dokument konvertieren Im Copyshop Word-Datei oder PDF? Papier, Einband und Bindung wählen

10 Anhang A Nützliche Tastenkombinationen B Die CD zum Buch Stichwortverzeichnis

11 2.1 Die Arbeitsoberfläche anpassen 2 Tipps und Tricks für die Arbeit mit Word 2 In diesem Kapitel lernen Sie die Grundlagen für Ihre Arbeit mit Word 2013: Die Benutzeroberfläche, das Speichern und das Öffnen von Dokumenten sind die zentralen Themen. Darüber hinaus lesen Sie, wie Sie Ihre Dateien auf dem Onlinespeicher SkyDrive ablegen können. Und wenn Sie an einer längeren Arbeit schreiben, wird es Sie vielleicht interessieren, wie Sie mit Zentraldokumenten umgehen. Viele von Ihnen werden sicherlich schon mit Word gearbeitet haben, eventuell mit einer der Vorgängerversionen. Setzen Sie sich systematisch mit dem Programm auseinander: Word ist ein sehr professionelles Werkzeug für das Schreiben von längeren Dokumenten, die Sie ganz gezielt für das Verfassen Ihrer Arbeit einsetzen können. 2.1 Die Arbeitsoberfläche anpassen Beim Arbeiten mit Word 2013 sind Sie nicht auf die Standardeinstellungen für die Benutzeroberfläche angewiesen. Daher stehen in diesem Abschnitt die Möglichkeiten im Mittelpunkt, wie Sie den Bildschirm an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen können. Dazu gehört, dass Sie das Menüband verändern und wichtige Befehle als Symbol auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen können Formatierungszeichen einblenden Wenn Sie schon öfter mit Word gearbeitet haben, werden Sie wissen, dass in der Standardeinstellung des Programms nicht nur diejenigen Zeichen auf dem Bildschirm auftauchen, die Sie direkt eingegeben haben. Die Rede ist beispielsweise von Leerzeichen oder Absatzmarken. Diese sogenannten nicht druckbaren Zeichen oder Formatierungszeichen sind beim Verfassen von Texten eine wichtige Hilfestellung, denn sie erleichtern die Gliederung und Korrektur. Lassen Sie sie am besten anzeigen: 39

12 2 Tipps und Tricks für die Arbeit mit Word 1 Einen Überblick, um welche Zeichen es sich handelt, erhalten Sie, wenn Sie Datei Optionen Anzeige wählen. Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Bereich Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen. Abbildung 2.1 Formatierungszeichen anzeigen 2 Über die Kontrollkästchen können Sie die Formatierungszeichen auch einzeln für die Anzeige auswählen, wenn Alle Formatierungszeichen anzeigen nicht aktiv ist. Haben Sie hier eine Auswahl getroffen, erscheinen nur die ausgewählten Zeichen auf dem Bildschirm. 3 Wenn Sie Ihren Text einmal ohne diese Zeichen sehen möchten, können Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf die Schaltfläche Alle anzeigen klicken. Durch die Deaktivierung verschwinden alle Formatierungszeichen vom Bildschirm. Achtung: Wenn Sie die Anzeige über diese Schaltfläche wieder aktivieren, werden alle Formatierungszeichen angezeigt. An dieser Stelle können Sie nicht mehr auf die Auswahl zurückgreifen, die Sie eventuell vorab getroffen haben. Die»alte«Einstellung müssen Sie über Datei Optionen Ansicht zurückholen, indem Sie das Häkchen vor Alle Formatierungszeichen anzeigen wieder entfernen. Gerade bei wissenschaftlichen Texten, die einer Reihe von Formatierungsvorschriften gehorchen müssen, empfiehlt es sich, alle Formatierungszeichen anzu- 40

13 2.1 Die Arbeitsoberfläche anpassen zeigen. Wenn Sie noch nicht oft mit Word gearbeitet haben, werden Ihnen die einzelnen Zeichen vielleicht noch nicht viel sagen das wird sich aber im Lauf Ihrer Arbeit mit diesem Buch ändern. Eine Erklärung zum jeweiligen Begriff schlagen Sie am besten im Register (Index) dieses Buches nach. 2 Formatierungszeichen anzeigen Zum Umgang mit Formatierungszeichen noch zwei kurze Anmerkungen: TIPP 1. Das Ein- und Ausblenden können Sie auch über die Tastenkombination (Strg)+(*) steuern. 2. Wenn Sie die Anzeige von Absatzmarken aktiviert haben, wird damit automatisch auch das Symbol für die Zeilenumbrüche angezeigt, die Sie über (Strg)+( ) in das Dokument eingefügt haben. Falls Sie sich zunächst beim Schreiben leichtertun, wenn Sie die Formatierungszeichen nicht anzeigen, können Sie diese über die genannte Tastenkombination ganz einfach aus- bzw. wieder einblenden Das Menüband verändern In Word 2013 können Sie das Menüband an Ihre individuelle Arbeitsweise anpassen. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie erweitern eine Standardregisterkarte um eine neue Gruppe und fügen die gewünschten Befehle ein. Sie verschieben eine Gruppe auf einer Standardregisterkarte an eine neue Position, ändern damit also die Reihenfolge der Gruppen auf dieser Registerkarte. Sie ändern die Namen vorhandener Registerkarten. Sie ändern die Reihenfolge der Registerkarten. Sie erstellen eine neue Registerkarte. Aufgrund dieser vielfältigen Möglichkeiten können Sie das Menüband ziemlich genau auf Ihre persönliche Arbeitsweise einstellen und beispielsweise diejenigen Befehle, die Sie beim Schreiben Ihrer wissenschaftlichen Arbeit sehr oft benöti- 41

14 2 Tipps und Tricks für die Arbeit mit Word gen, auf einer neuen Registerkarte zusammenfassen oder eine Registerkarte, mit der Sie oft arbeiten, um zusätzliche Befehle ergänzen. Alle diese Anpassungen können Sie in den Word-Optionen vornehmen: Klicken Sie auf den Reiter Datei und in der Backstage-Ansicht dann auf die Rubrik Optionen. Im Dialogfenster Word-Optionen wählen Sie Menüband anpassen 1 aus der Liste. 1 Abbildung 2.2 Word-Optionen das Menüband anpassen Das Fenster ist zweigeteilt: Links sehen Sie eine Liste der verfügbaren Befehle, rechts werden die Registerkarten des Menübands angezeigt. Beschäftigen Sie sich zunächst mit der Anzeige der Registerkarten damit können Sie bereits erste Anpassungen durchführen: 1 Im rechten Bereich des Fensters sehen Sie unter Menüband anpassen ein Listenfeld, über das Sie die darunter liegende Anzeige der Registerkarten steuern und damit die Entscheidung treffen können, welche Registerkarte Sie bearbeiten wollen. In der Standardeinstellung des Programms werden hier alle Hauptregisterkarten aufgeführt, zur Anzeige der Tools-Registerkarten klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen den entsprechenden Eintrag durch 42

15 2.1 Die Arbeitsoberfläche anpassen Anklicken aus. Möchten Sie alle zur Verfügung stehenden Registerkarten sehen, klicken Sie auf Alle Registerkarten. 2 In der Regel wird die aktuell aktivierte Registerkarte mit ihren Gruppen aufgeführt (vor ihrer Bezeichnung steht ein Minuszeichen 2), und die übrigen Registerkarten stehen nur mit Namen in der Liste (das Pluszeichen signalisiert, dass es noch mehr zu sehen gäbe). Klicken Sie jeweils auf das Minus oder Plus, um die Gruppennamen aus- oder einzublenden. 2 3 Über das Kontrollkästchen 3, das Sie neben dem Plus- bzw. Minussymbol sehen, können Sie beeinflussen, ob die betreffende Registerkarte im Menüband zu sehen ist oder nicht. Ist eine Registerkarte nicht mit einem Häkchen gekennzeichnet, wird sie im Menüband ausgeblendet. 4 Bereits in dieser Liste können Sie auch die Reihenfolge der einzelnen Registerkarten im Menüband anpassen: Markieren Sie die Registerkarte, die Sie an eine neue Position verschieben wollen, und ziehen Sie sie anschließend mit gedrückter Maustaste an den neuen Platz. Word signalisiert Ihnen die neue Position parallel zu Ihren Mausbewegungen. Haben Sie den neuen Platz»erreicht«, lassen Sie die Maustaste los. Einige Positionen in der angezeigten Liste z.b. hinter den Registerkarten, die kontextspezifisch eingeblendet werden sind für die Platzierung von Hauptregisterkarten gesperrt. Das merken Sie auch daran, dass Word hier kein Signal beim Verschieben gibt. 2 3 Abbildung 2.3 Die Reihenfolge der Registerkarten im Menüband ändern 43