Best Practice. Sendungsmanagement für Verlader. IT-Prozess-Empfehlungen für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette

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1 Best Practice Sendungsmanagement für Verlader Version: 05/2017 IT-Prozess-Empfehlungen für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette AXIT GmbH. A Siemens Company. Nachtweideweg Frankenthal.

2 Inhalt Einleitung...3 Business Case...4 Ausgangssituation & Anforderungen...4 Best Practice Beschreibung...5 Umfang der Lösung...5 Besonders empfehlenswerte Funktionen...6 Vorteile...7 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik Integration Standardisierung Flexibilität...9 Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 2

3 Einleitung Wissen in Referenzprozessen speichern IT ist nicht nur Unterstützer, sondern auch Treiber neuer, innovativer Prozesse entlang der Supply Chain. Eine Möglichkeit hierzu, ist die Definition und Empfehlung von Best Practices für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette. Keiner kennt diese Prozesse besser als AXIT: In den rund verschiedenen Kundenprojekten, die AXIT im Bereich Lieferkettenmanagement umgesetzt hat, stellte sich heraus, dass sich für die beteiligten Unternehmen oft ähnliche Problemstellungen ergeben. Für die besten und effizientesten Lösungen dieser Problemstellungen hat AXIT Referenzprozesse gebildet. In ihnen ist das Wissen und die Erfahrung der AXIT Mitarbeiter systematisch gespeichert. Sie dienen als Vorlage für die Umsetzung ähnlicher Projekte. Die von AXIT empfohlenen Best Practices reduzieren Komplexität, ermöglichen eine stabile Belieferung und führen zu einer reibungslosen Zusammenarbeit aller Beteiligten. Sie sind schnell und einfach zu nutzen, befinden sich im Einsatz bei über Usern und adressieren die typischen Herausforderungen im operativen Management logistischer Netzwerke mit vielen verschiedenen Beteiligten. Eine zentrale Plattform für alle Beteiligten Unternehmensübergreifende Standardisierung von Prozessen wird nur erreicht, wenn die Beteiligten über die Grenzen ihrer aktuellen Inhouse-Systeme hinausschauen. Daher wird eine zentrale Plattform benötigt, die heterogene Systemwelten und die handelnden Personen miteinander verbindet. Alle Beteiligten können so standortunabhängig miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Services Um die Best Practices optimal für die Unternehmen zu nutzen, unterstützt AXIT mit verschiedenen Services: Workshops helfen den Beteiligten, die für sie passende Lösung zu finden. Trainings begleiten den Roll Out der Lösung und stellen die richtige Nutzung sicher. Nach der Inbetriebnahme helfen Review-Workshops und Beratung den Unternehmen, sinnvolle Erweiterungen zu ergänzen. Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 3

4 Business Case Ausgangssituation & Anforderungen Ein Unternehmen distribuiert von mehreren Standorten aus Waren an eine Vielzahl von Kunden. Abhängig von den Transportbedarfen des Unternehmens sind verschiedene Spediteure im Einsatz: z.b. für verschiedene Sendungsgrößen (Stückgut, Teil- und Komplettladungen, KEP-Sendungen) oder für unterschiedliche Transportwege (Luft, See, Schiene, Straße). Die Prozesse zur Zusammenarbeit und der Austausch von Informationen mit den Spediteuren können je Standort und je Spediteur unterschiedlich organisiert sein. Im Unternehmen sind viele Abteilungen von den logistischen Prozessen betroffen, insofern sind die Anforderungen an ein System umfassend: Die zentrale Logistik des Unternehmens benötigt - zentrale Übersichten, durchgehende Transparenz über alle Standorte - und eine klare Messbarkeit der Performance, aussagekräftige Reports - zentrale Verfügbarkeit von validierten Sendungszahlen, z.b. für Ausschreibungen - standortübergreifend standardisierte und gleiche Prozesse anstelle vieler Individuallösungen Die einzelnen Standorte benötigen eine einfache und automatisierte Abwicklung in der Kommunikation mit den Spediteuren, d.h. - schnelle und kostengünstige Integration neuer Spediteure - automatischer Austausch von allen notwendigen Daten - schnelle Auskunftsfähigkeit bei Problemen und Transparenz über den Sendungsverlauf - sie benötigen außerdem ein System, das flexibel besondere Anforderungen der Standorte abbilden kann Der Kundenservicecenter benötigt - einfach zugängliche und zeitnahe Informationen zum Sendungsstatus und proaktive Informationen bei Problemen Die IT benötigt - ein kostengünstig zu implementierendes System, das sich leicht in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt und einfach zu pflegen ist Die Kunden des Unternehmens erwarten - Transparenz und eine einfache Möglichkeit ihre Sendungsinformationen abzurufen. Sie wünschen sich ein modernes, innovatives Funktionsangebot Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 4

5 Best Practice Beschreibung Das AX4 Best Practice Sendungsmanagement für Verlader bietet dem Unternehmen eine zentrale Lösung für die Kommunikation mit verschiedenen Spediteuren. Der Informationsfluss im Sendungsmanagement wird durchgängig abgebildet. Die Lösung kann flexibel an die verschiedenen Anforderungen der Standorte angepasst werden. Damit löst sie unzählige Individuallösungen durch einen Standard ab. Das Best Practice kann sowohl für Distributions- als auch für Beschaffungsprozesse genutzt werden. Es verfügt über smarte, moderne Funktionen, die bei den Teilnehmern zu einer hohen Benutzerzufriedenheit führen. Abb.: Best Practice Übersicht Umfang der Lösung 1. Automatische Übermittlung von Sendungsdaten aus dem ERP-System über flexible Wege an die verschiedenen Spediteure. Der Service beinhaltet die Organisation und Umsetzung der Anbindung aller verschiedenen Spediteure sowie das Monitoring der Datenflüsse. 2. Bearbeitung oder Anreicherung von Sendungsdaten, wie z.b. Bündelung von Lieferscheinen, Validierungen, manuelle und automatische Ergänzung um Zusatzinformationen oder Stammdaten wie Packmittel 3. Barcodelabel-Erzeugung (siehe auch Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess ) 4. Druckfunktionen für notwendige Dokumente wie Ladelisten, Sendungsdokumente oder Barcodelabels 5. Flexible Rückmeldemöglichkeiten für Trackingdaten durch die Spediteure: per Web, Schnittstelle oder mobile Endgeräte 6. Zentrale, webbasierte Trackingübersicht zu allen Sendungen inkl. Suchfunktionen. Ergänzend: Schnittstelle zum ERP-System zur Übermittlung der Trackingdaten. 7. Umfangreiche Benachrichtigungsfunktionen an definierte Beteiligte bei bestimmten Ereignissen (z.b. verspätete Abholung, fehlendes Packstück...) Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 5

6 8. Control Tower Funktion mit standortübergreifenden Suchfunktionen und Übersichten für die zentrale Logistik 9. Integration der Kunden des Unternehmens, die über eigene Webmasken den Status ihrer Sendung abrufen können 10. Performance Reports für eingesetzte Spediteure 11. Funktionen zur Verwaltung der Lösung durch das Unternehmen selbst, z.b. User-Verwaltung, Maskenänderungen mit AX4 Open 12. Kombinierbare Erweiterungen wie Frachtkostenberechnung (siehe auch AX4info Billing ), Zeitfenstersteuerung Besonders empfehlenswerte Funktionen Automatisches Versandavis an den Empfänger per inkl. Trackinglink, über den die Trackingdaten zu der einzelnen Sendung angezeigt werden Automatisierte Ergänzung von Sendungsinformationen durch Zugriff auf Stammdaten (z.b. Routings, Verpackungen, Laufzeiten) Automatisierte Sendungskonsolidierung nach definierten Kriterien (z.b. gleicher Tag, gleicher Empfänger) Austausch von Dokumenten (z.b. POD oder Zolldokumente), um separate Faxe zu vermeiden Mehrstufiger Workflow zur Genehmigung von Sondertransporten Abruf von Trackinginformationen via Smartphone Automatisierte Agenten prüfen zeitgesteuert, ob Statusrückmeldungen pünktlich und vollständig erfolgt sind und informieren hierüber den Kunden. Separate Übersichten z.b. für Sendungen mit Verzögerung oder Gefahr einer Verzögerung Laufzeitenkontrolle (Soll / Ist) unter Berücksichtigung von Feiertagen Unterstützung bei Ausschreibungen durch Reports zum Sendungsvolumen, -größen, -abmessungen, etc. Erstellung individualisierter Übersichten für End-User Dezentralisierung der Stammdatenpflege (z.b. Aktualisierung von Frachttarifen durch Spediteure oder Adressen und Öffnungszeiten durch Lieferanten und Empfänger) AX4 mobile: Als mobiler Zugang für die Logistikplattform AX4 bietet die App AX4 mobile eine Fülle an Anwendungsmöglichkeiten. Diese können in AX4 Open unter dem Menüpunkt Mobile Profile individuell konfiguriert werden (siehe AX4info Anwendungsfälle für die App AX4 mobile ). Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 6

7 Vorteile Reduzierung der Administrationskosten je Sendung (weniger manueller Aufwand, weniger Recherchen nach Informationen...): -0,50 / Sendung Zeitersparnis bei der Integration eines neuen Spediteurs i. Vgl. zu einer individuellen, direkten Anbindung: -50 %. Bereits Spediteure sind im AX4-Netzwerk integriert. Zeitersparnis im Roll Out auf einen neuen Standort i. Vgl. zu einer lokal implementierten Software, da sich die Lösung einfach kopieren lässt: -70 % Aufwandsersparnis bei der Integration in das ERP-System i. Vgl. zu einer direkten Anbindung der Spediteure an das ERP-System: -50 % Die Fehlerquote aufgrund von intransparenten Prozessen oder fehlendem Zugang zu Informationen sinkt deutlich Die Komplexität sinkt Die Zuverlässigkeit in der Belieferung steigt durch stabilere Prozesse, Transparenz und aussagefähige KPIs, zeitnahe Informationen bei Störungen Sondertransporte nehmen deutlich ab Höhere Zufriedenheit der Kunden des Unternehmens durch Integration in den Informationsfluss Kein interner Wartungsaufwand für das System sowie organisatorische Entlastung der IT durch Outsourcing der Spediteurintegration Aussagefähiger Datenpool führt zu qualifizierteren Analyse-Ergebnissen Frachtkostenersparnis durch detaillierte Ausschreibungsunterlagen (ca. 80 % des Ausschreibungserfolges liegt in den korrekten und umfassenden Daten zu Sendungsvolumina) Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 7

8 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik Den Best Practices von AXIT liegt immer die gleiche empfohlene Methodik zugrunde. Sie basiert auf drei Schritten: 1. Einfache und flexible INTEGRATION 2. STANDARDISIERUNG von Prozessen 3. FLEXIBILITÄT, um auf Änderungen agil und schnell einzugehen Jeder einzelne dieser Schritte schließt mit direkten Vorteilen ab, so dass nicht erst alle drei Schritte notwendig sind, um Verbesserungen für den Logistikdienstleister und seine Kunden zu erreichen. 1. Integration Einfache und flexible Integration des ERP-Systems ohne Zusatzprogrammierungen auf Kundenseite Flexible Anbindungsvarianten, um die heterogene Welt der Spediteure zu integrieren und keine Ausnahmen zuzulassen (Web-Account, Schnittstelle, , Smartphone) Einfache Anbindung der Kunden des Unternehmens (z.b. über Schnittstelle, Web-Account) Integration einzelner Unternehmensstandorte wie auch zentraler Abteilungen wie Kundenservice, Einkauf, zentrale Logistik 2. Standardisierung über Workflows: Über alle Standorte wird der Prozess zur Übermittlung von Sendungs- und Trackingdaten standardisiert und folgt einem gleichen Ablauf. Individuelle Wege zur Übermittlung von Sendungsdaten per Fax, oder Telefon gibt es nicht mehr. Die Vollständigkeit der gelieferten Informationen variiert nicht mehr in Abhängigkeit von der IT-Kompetenz des jeweiligen Spediteurs. Die zwischengeschaltete Plattform gleicht dies aus. Standardisierung bedeutet auch, dass von den Spediteuren zurückgemeldete Trackingdaten in ein zentrales Vokabular des Unternehmens übersetzt werden. So wird vermieden, dass für ein und denselben Trackingstatus z.b. zugestellt, viele verschiedene Spediteursvarianten bestehen, z.b. geliefert, reine Quittung, Transport beendet, etc. Diese Art der Standardisierung in ein einheitliches Vokabular schafft eine wichtige Voraussetzung für die spätere Auswertung von Daten. Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 8

9 ... über Rollen und Regeln: In dieser Lösung bestehen im Wesentlichen zwei verschiedene Rollen: der Versender und der Spediteur. Die Rollen sind mit den o.g. Workflows verknüpft. Somit ist definiert, wer welche Daten erhält und einsehen kann und wer welche Rückmeldungen geben muss. Ein gutes Beispiel für ein Regelwerk ist in diesem Fall das Supply Chain Event Management (SCEM). Wird ein negativer Trackingstatus gesendet, veranlasst das SCEM direkt eine Benachrichtigung an den Versender.... über standardisierte Dokumente: Die für die Spediteure produzierten Barcodelabels oder Ladelisten sehen standort-übergreifend gleich aus. Ein Spediteur, der mit mehreren Standorten arbeitet, erhält somit standardisierte Dokumente, was die weitere Verwendung deutlich einfacher macht. 3. Flexibilität Flexibilität durch modulare Prozesse Flexibilität wird erreicht durch die Modularisierung eines Gesamtprozesses. Er ist ein Teilprozesse unterteilt, die sich, je nach Anforderung, flexibel miteinander kombinieren lassen. Ein Beispielprozess ist die Übermittlung von Sendungsdaten. Er bietet folgende Prozessmodule: Übermittlung der Daten per EDI oder Web oder als Kombination aus beidem, wenn per EDI übermittelte Daten noch im Web ergänzt werden können Übermittlung von zusammengefassten Sendungen als Ladeliste oder einzeln Übermittlung von Sendungsdaten mit Lieferscheinpositionen oder ohne Übermittlung von Sendungsavisen und / oder finalen Daten Ein weiteres Beispiel ist der Prozess Routing der Sendungen an den Spediteur, mit folgenden Modulen: Routing wird vom Unternehmen mit den Sendungsdaten zusammen übermittelt Routing erfolgt erst in AX4 Routing erfolgt über manuelle Zuweisung per Web durch einen Disponenten des Kunden Routing erfolgt bei mehreren in Frage kommenden Spediteuren auf Basis von Frachtkosten Flexibilität durch Kombination von Produktmodulen Flexibilität wird auch unterstützt, durch Produktmodule, die je nach Anforderung eines Standortes Bestandteil des Prozesses sind oder nicht, z.b. Sendungsmanagement, Tracking, SCEM, Hochladen von Dokumenten, Report, Frachtkostenberechnung. Flexibilität durch eigenständige Verwaltung und Konfiguration via AX4 Open Über AX4 Open kann der Kunde eigenständig die AX4-Lösung verwalten und ändern. Auch dies trägt zur Flexibilität bei, da Änderungen schneller umgesetzt werden können. Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 9

10 Herausgeber AXIT GmbH A Siemens Company Nachtweideweg Frankenthal Tel.: info@axit.de Dieses und andere Best Practices finden Sie unter: Best Practice Sendungsmanagement für Verlader 10