Best Practice. Barcodelabeldruck im Verladeprozess. IT-Prozess-Empfehlungen für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette

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1 Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess Version: 11/2016 IT-Prozess-Empfehlungen für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette AXIT GmbH. A Siemens Company. Nachtweideweg Frankenthal.

2 Inhalt Einleitung...3 Business Case...4 Ausgangssituation & Anforderungen...4 Best Practice Beschreibung...4 Vorteile...5 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik Integration Standardisierung Flexibilität...6 Liste der Funktionen zu diesem Best Practice...7 Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 2

3 Einleitung Wissen in Referenzprozessen speichern IT ist nicht nur Unterstützer, sondern auch Treiber neuer, innovativer Prozesse entlang der Supply Chain. Eine Möglichkeit hierzu, ist die Definition und Empfehlung von Best Practices für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette. Keiner kennt diese Prozesse besser als AXIT: In den rund verschiedenen Kundenprojekten, die AXIT im Bereich Lieferkettenmanagement umgesetzt hat, stellte sich heraus, dass sich für die beteiligten Unternehmen oft ähnliche Problemstellungen ergeben. Für die besten und effizientesten Lösungen dieser Problemstellungen hat AXIT Referenzprozesse gebildet. In ihnen ist das Wissen und die Erfahrung der AXIT Mitarbeiter systematisch gespeichert. Sie dienen als Vorlage für die Umsetzung ähnlicher Projekte. Die von AXIT empfohlenen Best Practices reduzieren Komplexität, ermöglichen eine stabile Belieferung und führen zu einer reibungslosen Zusammenarbeit aller Beteiligten. Sie sind schnell und einfach zu nutzen, befinden sich im Einsatz bei über Usern und adressieren die typischen Herausforderungen im operativen Management logistischer Netzwerke mit vielen verschiedenen Beteiligten. Eine zentrale Plattform für alle Beteiligten Unternehmensübergreifende Standardisierung von Prozessen wird nur erreicht, wenn die Beteiligten über die Grenzen ihrer aktuellen Inhouse-Systeme hinausschauen. Daher wird eine zentrale Plattform benötigt, die heterogene Systemwelten und die handelnden Personen miteinander verbindet. Alle Beteiligten können so standortunabhängig miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Services Um die Best Practices optimal für die Unternehmen zu nutzen, unterstützt AXIT mit verschiedenen Services: Workshops helfen den Beteiligten, die für sie passende Lösung zu finden. Trainings begleiten den Roll Out der Lösung und stellen die richtige Nutzung sicher. Nach der Inbetriebnahme helfen Review-Workshops und Beratung den Unternehmen, sinnvolle Erweiterungen zu ergänzen. Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 3

4 Business Case Ausgangssituation & Anforderungen Im Prozess zwischen Logistikdienstleister und Kunde kann die Erstellung von Barcodelabels für Sendungen zu einem abstimmungsintensiven IT-Projekt werden. Woher kommen die Labels? Wie wird sichergestellt, dass sie die richtigen Informationen enthalten? Wie kann sich die Erstellung der Barcodelabels reibungslos in den Versandprozess einfügen? Hieraus ergeben sich folgende Anforderungen: Einfache Implementierung: Die Erstellung von Barcode-Labels sollte zentral erfolgen, damit nicht unzählige Versenderkunden Programmierungen in ihren lokalen Systemen vornehmen müssen. Auch die Pflege der Labels sollte zentral erfolgen, um Mehrfachaufwand und damit verbundene Fehleranfälligkeit zu vermeiden. Der Druck des Labels muss sich reibungslos in den Prozess einfügen. Einfache und bedarfsgerechte Erzeugung der Labels und einfache Zuordnung zur Sendung. Best Practice Beschreibung Dieses Best Practice beschreibt eine spezielle Form der Integration des Barcodelabeldruckes in den Verladeprozess durch den Fahrer. (Einen Überblick zu allen Varianten zur Erstellung von Barcodelabels gibt die Unterlage AX4info Barcodelabel. AXIT empfiehlt hier folgenden Prozess: 1. Versender: Bei der Verpackung druckt er aus dem Inhouse-System sein NVE Label und bringt es auf dem Packstück an. 2. Versender: Mit der Fertigstellung der Verpackung übermittelt sein IT- System die NVE Nummer und die dazugehörigen Sendungsdaten an AX4. 3. AX4: AX4 erzeugt nun im Hintergrund die passenden Barcodelabels. Hierzu gibt es 2 Möglichkeiten: a) Die Logik zur Label-Erzeugung ist direkt in AX4 abgebildet, b) AX4 ruft die Barcodelabels per Webservice aus Abb.: Scan to Print dem System des Spediteurs ab. 4. Versender: Er fasst in AX4 alle Sendungen zusammen, die von einem LKW abgeholt werden sollen und speichert diese auf einer Verladeliste. 5. Fahrer oder Versandmitarbeiter: Bei der Abholung durch den Fahrer oder bereits zuvor im Lager werden die Barcodelabels im sogenannten Scan to Print Verfahren erzeugt. Hierzu wird die NVE des Packstücks gescannt. Dies löst die Übermittlung der passenden Barcodelabels von AX4 an den lokalen Drucker aus. Die Labels werden gedruckt und auf der Sendung angebracht. Die Sendung ist nun fertig belabelt und kann verladen werden. Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 4

5 6. Fahrer: Im sogenannten Verladeprozess bei der Verladung greift der Fahrer per Scanner & Web auf die Verladeliste von AX4 zu. Er scannt die verladenen Packstücke gegen die Verladeliste. 7. AX4: AX4 prüft die Verlade-Scans gegen die Verladeliste und meldet Fehler (z.b. Packstück nicht enthalten oder Packstück überzählig). Die Fehlermeldungen sind online über die Webmaske einsehbar. 8. Fahrer: Nach Abschluss der Verladung schließt der Fahrer die Verladeliste in AX4 ab (z.b. über ein mobiles Endgerät). Sie kann ausgedruckt und unterschrieben werden. 9. AX4, Versender, Logistikdienstleister: AX4 überträgt nun die Sendungen aus der bestätigten Verladeliste an das IT- System des Versenders mit Abb.: Verladeprozess dem Vermerk Warenausgang. Gleichzeitig übermittelt AX4 auch die Daten an den Logistikdienstleister. 10. Versender, Logistikdienstleister: Dies kann in den nachfolgenden IT-Systemen weitere Schritte auslösen, z.b. eine Rechnungsstellung im System des Versenders oder eine weitere Disposition im System des Logistikdienstleisters. Vorteile Einfache und schnelle Erzeugung des Barcodelabels Reibungslose Integration des Barcode-Label Drucks in den Verladeprozess Keine Programmierkosten in seinen lokalen Systemen für den Versender Einfache Pflege, weniger Fehler Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 5

6 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik Den Best Practices von AXIT liegt immer die gleiche empfohlene Methodik zugrunde. Sie basiert auf drei Schritten: 1. Einfache und flexible INTEGRATION 2. STANDARDISIERUNG von Prozessen 3. FLEXIBILITÄT, um auf Änderungen agil und schnell einzugehen Jeder einzelne dieser Schritte schließt mit direkten Vorteilen ab, so dass nicht erst alle drei Schritte notwendig sind, um Verbesserungen für den Logistikdienstleister und seine Kunden zu erreichen. 1. Integration Einfache Integration der Teilnehmer über flexible Möglichkeiten: Web-Account, Schnittstellen, Webservice, mobile Endgeräte (Scanner, Smartphone) 2. Standardisierung Zentrale Hinterlegung und Pflege von Barcodelabels anstelle von diversen Umprogrammierungen in lokalen Systemen Prozess kann auch für verschiedene Versandstationen ausgerollt werden (Multiplizierbarkeit) Klar definierte Aufgaben- und Rollenverteilung Integrierter Gesamtprozess anstelle einzelner Insellösungen 3. Flexibilität Kombination von verschiedenen Prozess-Optionen (z.b. EDI und Webmaske, Webservice und Webmaske, Webservice und Scanner...) Kombination mit verschiedenen weiteren Möglichkeiten zur Erzeugung von Barcodelabels, siehe Unterlage AX4info Barcodelabel Einfache Änderung von Labelinhalten (anstelle aufwendiger Programmierungen) Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 6

7 Liste der Funktionen zu diesem Best Practice Abb.: Best Practice Modulbaukasten Integration Web-Account EDI - FTP, , HTTP, HTTPS, OFTP via TCP/IP, OFTP via ISDN, Mehrwert gebundene Wege (X 400 Telebox), SFTP, AS2 Sendungs-Upload - Sendungsdaten per csv- oder Text-Datei hochladen - Einmalige Erstellung des Mappings hierzu durch den AX4 User Webservice - eingehend, ausgehend Mobile Endgeräte - Scanner Rollen Versender Logistikdienstleister Carrier (Fahrer) Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 7

8 Sendungsmanagement Sendungsübermittlung - Per Sendungserfassung, Sendungs-Upload oder EDI Konsolidierung & Disposition - Sendungen konsolidieren - Konsolidierung via Webmaske o Konsolidierung von Sendungen zu einem Manifest o Validierung von Daten nach der Erfassung - Manifest-Zuweisung o zu Verkehrsträger o zu Vorlauf, Hauptlauf, Nachlauf o zu Spediteur Manifesterstellung - Übermittlung von Manifesten via Schnittstelle - Manifest erstellen, löschen, avisieren, freigeben, stornieren, bearbeiten Routing & Barcodelabel - Erstellung des Barcodelabels für Sendungen o Scan der NVE Nummer erzeugt in AX4 Impuls zur Erstellung des Barcodelabels o In AX4 Hinterlegung Routinginformationen, Regeln zur Labelgestaltung, Design des Labels Erzeugung Barcodelabel auf Basis von Sendungsdaten und NVE Nummer o Über Webservice mit Zugriff auf das System des Logistikdienstleisters Webservice Anfrage mit Referenznummer an System des Logistikdienstleisters und Erhalt der Labels als Webservice Antwort. Es gibt verschiedene Möglichkeiten: Erhalt des komplett fertigen Labels (z.b. als pdf) Erhalt der Rohdaten und Erstellung des Labels in AX4 - Bereitstellung des Barcodelabels o Scan to Print: Das Barcodelabel wird an den Drucker im Versandbereich des Versenders übermittelt Übersichten & Suchen - Suche und Ansicht aller Sendungen z.b. für einen Verladetag - Erstellung individueller Übersichten basierend auf Übersichten des Typ Download von Sendungsdaten (csv, xml und Excel für Übersichten des Typs 2.0) - Kommentarfunktion für Sendungen Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 8

9 Tracking Rückmeldung Trackingdaten von Logistikdienstleister Übermittlung Trackingdaten an Versender - Rückmeldung der erledigten Verladeliste setzt alle Sendungen dieser Liste auf Status verladen. Fehlerhafte Scans erhalten entsprechenden Fehlerstatus - Übermittlung der Verladeliste inkl. Sendungsdaten und Status an das IT System des Versenders und an das IT System des Logistikdienstleisters Übersichten & Suchen - Trackingübersicht mit Suchfunktion und Ampelfarben - Erstellung individueller Übersichten basierend auf Übersichten des Typ Download von Trackingdaten (Excel für Übersichten des Typs 2.0) Zusatzfunktionen Dokumentendruck - Druckdokumente: Sendung, Verladeliste, Barcodelabel Stammdaten - Bei Erzeugung der Barcodelabels direkt über AX4 müssen Stammdaten hinterlegt werden: a) Routing, b) Regeln zur Labelerzeugung, c) Design des Labels, e) dienstleisterspezifische Nummernkreise - Bei Abruf fertiger Labels via Webservice beim Logistikdienstleister müssen keine Stammdaten in AX4 hinterlegt werden Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 9

10 Herausgeber AXIT GmbH A Siemens Company Nachtweideweg Frankenthal Tel.: / Fax: / info@axit.de Dieses und andere Best Practices finden Sie unter: Best Practice Barcodelabeldruck im Verladeprozess 10