Best Practice. Integration von KEP-Dienstleistern. IT-Prozess-Empfehlungen für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette

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1 Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern Version: 11/2016 IT-Prozess-Empfehlungen für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette AXIT GmbH. A Siemens Company. Nachtweideweg Frankenthal.

2 Inhalt Einleitung...3 Business Case...4 Ausgangssituation & Anforderungen...4 Best Practice Beschreibung...4 Umfang der Lösung...5 Vorteile...6 Praxisbeispiele...7 Express-Sendungen bei Handel und Industrie...7 Muster-Handling in der Industrie...7 Paketanlieferung im Wareneingang...8 Informationsbündelung für Logistikdienstleister...8 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik Integration Standardisierung Flexibilität...9 Liste der Funktionen zu diesem Best Practice Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 2

3 Einleitung Wissen in Referenzprozessen speichern IT ist nicht nur Unterstützer, sondern auch Treiber neuer, innovativer Prozesse entlang der Supply Chain. Eine Möglichkeit hierzu, ist die Definition und Empfehlung von Best Practices für die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette. Keiner kennt diese Prozesse besser als AXIT: In den rund verschiedenen Kundenprojekten, die AXIT im Bereich Lieferkettenmanagement umgesetzt hat, stellte sich heraus, dass sich für die beteiligten Unternehmen oft ähnliche Problemstellungen ergeben. Für die besten und effizientesten Lösungen dieser Problemstellungen hat AXIT Referenzprozesse gebildet. In ihnen ist das Wissen und die Erfahrung der AXIT Mitarbeiter systematisch gespeichert. Sie dienen als Vorlage für die Umsetzung ähnlicher Projekte. Die von AXIT empfohlenen Best Practices reduzieren Komplexität, ermöglichen eine stabile Belieferung und führen zu einer reibungslosen Zusammenarbeit aller Beteiligten. Sie sind schnell und einfach zu nutzen, befinden sich im Einsatz bei über Usern und adressieren die typischen Herausforderungen im operativen Management logistischer Netzwerke mit vielen verschiedenen Beteiligten. Eine zentrale Plattform für alle Beteiligten Unternehmensübergreifende Standardisierung von Prozessen wird nur erreicht, wenn die Beteiligten über die Grenzen ihrer aktuellen Inhouse-Systeme hinausschauen. Daher wird eine zentrale Plattform benötigt, die heterogene Systemwelten und die handelnden Personen miteinander verbindet. Alle Beteiligten können so standortunabhängig miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Services Um die Best Practices optimal für die Unternehmen zu nutzen, unterstützt AXIT mit verschiedenen Services: Workshops helfen den Beteiligten, die für sie passende Lösung zu finden. Trainings begleiten den Roll Out der Lösung und stellen die richtige Nutzung sicher. Nach der Inbetriebnahme helfen Review-Workshops und Beratung den Unternehmen, sinnvolle Erweiterungen zu ergänzen. Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 3

4 Business Case Ausgangssituation & Anforderungen Aufgrund von verschiedenen Sendungsgrößen und benötigten Services nutzen Unternehmen verschiedene Transportdienstleister, z.b. für den Bereich Stückgut und Teilpartien. Auch KEP Sendungen fallen bei fast jedem Unternehmen an. Während für das Sendungsmanagement im Stückgut und Teilpartiebereich bereits oft AX4 als zentrales und automatisiertes Standardsystem genutzt wird, läuft die Abwicklung von KEP Lösungen oft separat, insbesondere dann, wenn die Unternehmen kein signifikantes Paketvolumen über KEP abwickeln. Das KEP Geschäft ist, z.b. im Vergleich zum Stückgut, deutlich standardisierter. Dies bedeutet, dass die KEP-Dienstleister ihren Kunden in Bezug auf den Datenaustausch sehr klare und standardisierte Regeln vorgeben. Dies sind z.b. Vorgaben zu erforderlichen Validierungen, umfangreichen Routingregeln oder hohe Ansprüche an die Gestaltung der Barcodcelabels. Diese komplexen Anforderungen machen es für Verlader sehr aufwendig KEP- Dienstleister an ihre internen IT Systeme anzubinden, um den Datenaustausch zu automatisieren. Daher nutzen viele Verlader die Erfassungssysteme der verschiedenen KEP-Dienstleister. Da dies aber einen Mehraufwand bedeutet, wünschen sich die Verlader eine zentrale Lösung zum Sendungsmanagement, die das gesamte Transportvolumen umfasst. Dazu gehören neben dem KEP Volumen auch weitere Sendungen für z.b. Stückgut, Teilpartien oder andere Verkehrsträger, wie Schiff und Bahn. Die Anforderung der Verlader lautet daher: Eine zentrale Lösung zum Sendungsmanagement für alle KEP-Dienstleister und alle weiteren Spediteure (für die Übermittlung von Sendungsdaten, die Erzeugung von Barcodelabels und den Erhalt von Trackingdaten). In den lokalen Systemen sollen keine Programmierungen notwendig sein Transparenz zu Verspätungen und Auswertungen zu Laufzeiten Integration des ERP Systems, um über eine zentrale Schnittstelle alle Sendungsdaten zu übermitteln ohne Ausnahmen und Bypässe Einfache und kostengünstige Implementierung Reibungslose Integration in die Versandprozesse und die existierenden Systeme Hohe Flexibilität (trotz standardisierter KEP-Systeme), um z.b. abhängig vom Paketvolumen ein Web-Frontend oder eine EDI-Anbindung zu nutzen Best Practice Beschreibung AX4 bietet eine KEP-Lösung, bei der die komplexe und aufwendige Anbindung der KEP-Dienstleister bereits im Vorfeld durch AXIT realisiert ist konform zu dem umfassenden Regelwerk des KEP-Anbieters. Diese Anbindung umfasst die Übermittlung der Sendungsdaten, ihre Validierung, die Erzeugung von Barcodelabels und die Übermittlung von Trackingdaten. Wünscht ein Verlader die Anbindung eines KEP- Dienstleisters, so stellt AX4 die Verbindung zum KEP bereit und es ist nur noch die Anbindung des Kunden zu realisieren. Dies macht die Implementierung einfach und schnell und reduziert Projektkosten. Der Verlader kann hierbei flexibel aus verschiedenen Varianten wählen z.b. eine Kombination aus Übertragung von Daten per EDI oder Abruf via Web-Account. Aktuell sind folgende KEP-Dienstleister angebunden: FedEx, TNT, DPD, UPS, DHL Express, DHL Paket, trans-o-flex und GO!. Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 4

5 Umfang der Lösung Abb.: Best Practice Übersicht Funktionen bei der Anbindung des Kunden 1. Sendungsdaten & Validierung Übermittlung der Sendungsdaten vom Kunden an AX4 per Schnittstelle Import der Sendungsdaten mittels Sendungs-Upload Erfassung der Sendungsdaten per Webmaske Benachrichtigung bei fehlerhaften Sendungen Korrektur von fehlerhaften Sendungen per Webmaske oder im eigenen Versandsystem (z.b. SAP) 2. Barcodelabels Bereitstellung - Bereitstellung der Barcodelabels per Webmaske - Übermittlung der fertigen Labels per Datei in das eigene Versandsystem - Übermittlung der fertigen Labels per Druck - Auto-Printer: automatische Übermittlung der fertigen Labels von AX4 direkt an einen Drucker - Scan to Print: Scan einer Packstücknummer (NVE Barcode) löst Druck des passenden Barcodelabels aus 3. Trackingdaten Abruf der Trackingdaten per Webmaske (Übersichtsmaske mit Suchfunktionen) oder mobile über Endgeräte Erhalt der Trackingdaten per Schnittstelle in das Versandsystem oder andere Systeme wie z.b. Webshop Proaktive Benachrichtigungen bei Verspätungen (auf Basis vorkalkulierter Soll-Termine) Auswertungen zur Laufzeitkontrolle Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 5

6 Funktionen zur Integration des KEP-Dienstleisters (bereits von AXIT im Vorfeld realisiert) 1. Sendungsdaten & Validierung Übermittlung der Sendungsdaten per Schnittstelle von AX4 an den KEP-Dienstleister per EDI oder per Webservice Validierung der Sendungsdaten und Rückmeldung von Fehlern per Webservice Erstellung der Sendungen im KEP-System bei erfolgreicher Validierung 2. Barcodelabels Erzeugung durch den KEP-Dienstleister - Anfrage zu Barcodelabel per Webservice an KEP-Dienstleister - Rückübermittlung eines fertigen Barcodelabels per Webservice an AX4 in unterschiedlichen Formate, z.b. png oder pdf Erzeugung durch AX4 - Anfrage zu Barcodelabel per Webservice an KEP-Dienstleister - Rückübermittlung der Rohdaten zur Erzeugung des Labels. In AX4 werden alle notwendigen Informationen wie Design des Labels etc. hinterlegt und AX4 erzeugt eigenständig das fertige Label als pdf 3. Trackingdaten Per Schnittstelle: Der KEP-Dienstleister liefert die Trackingdaten per Schnittstelle an AX4. Per Trackinglink: Über einen integrierten Link können Trackinginformationen auch direkt auf der Webseite des KEP-Dienstleisters abgerufen werden (z.b. zum Vergleich der Trackinginformationen in AX4 und im KEP-System bei Eskalationen). Vorteile Zugriff auf vordefinierte KEP-Anbindungen von AX4. Dies erspart lokale Programmierungen, die aufgrund der komplexen KEP Anforderungen, normalerweise Projektkosten auf Verladerseite i.h.v je KEP-Dienstleister verursachen. Kein lokaler Pflegeaufwand für Updates (z.b. von Routingtabellen, Barcodezählern). Dies erspart einen monatlichen, zeitintensiven Wartungs- und Kommunikationsaufwand. Reduzierung der Komplexität und des manuellen Steuerungsaufwands durch einfache Integration mit anderen Systemen (eine Anbindung via AX4 verursacht normalerweise ca. 50 % weniger Aufwand, als eine direkte Anbindung zwischen Kunde und KEP-Dienstleister) Flexible Berücksichtigung der Kundenbedarfe Zentrale Lösung zum Management von allen KEP-Sendungen Frachtkostenreduzierung durch Transparenz und Berücksichtigung von verspäteten Sendungen, die zu einer Reduzierung des Rechnungsbetrages führen Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 6

7 Praxisbeispiele Express-Sendungen bei Handel und Industrie Für die Abwicklung von Stückgut und Teilpartien hat ein Handels- oder Industrieunternehmen verschiedene Spediteure im Einsatz. Hierzu nutzt es bereits die Logistikplattform AX4 allerdings ohne integrierte KEP-Dienstleister. Für die Erfassung von KEP-Sendungen verwendet das Unternehmen daher die jeweiligen Systeme der einzelnen KEP-Dienstleister. Das ist aufwendig und kostet Zeit, da unterschiedliche Systeme bedient werden müssen. Das Unternehmen entscheidet sich daher für die Integration der KEP-Dienstleister in AX4. So lassen sich alle Sendungsdaten für Stückgut, Teilpartien und KEP-Sendungen zentral über eine Plattform übermitteln und die notwendigen Barcodelabels über die Webmaske ausdrucken (siehe auch AX4info Generierung und Druck von Barcodelabels ). Trackinginformationen zu allen Sendungen lassen sich bequem in AX4 einsehen und können einfach in das ERP-System des Unternehmens übermittelt werden. Durch die Integration der KEP-Dienstleister in AX4 hat das Unternehmen nun alle Sendung in nur einem System immer im Blick und kann diese zentral managen. Muster-Handling in der Industrie In der Industrie hat das Handling von Mustern eine außerordentliche Bedeutung, da sie die Eintrittskarte für Neugeschäfte sind. Eine sichere und schnelle Lieferung von Mustern an die jeweiligen Kunden ist daher essenziell. Aus dem Musterlager eines Unternehmens wird pro Jahr eine 6-stellige Anzahl an Paketen in Richtung Kunden versendet. Der Versand erfolgt dabei in der Regel über KEP-Dienstleister, wobei mit ihrer Anzahl auch die Komplexität zunimmt. Nicht nur die Auftragserfassung, sondern vor allem auch die Nachverfolgung der Sendungen gestaltet sich dementsprechend aufwendig und liefert notwendige Informationen oftmals nicht in der gewünschten Qualität und Zeit. Die KEP-Lösung von AX4 bietet einen zentralen Kommunikationsweg zu den KEP-Dienstleistern. Ein Auftrag egal an welchen der angebundenen KEP-Dienstleister kann über das System erfasst werden, das dann auch die entsprechenden Labels bereitstellt. Ebenso lassen sich über die KEP-Lösung die Statusmeldungen aller KEP-Sendungen über eine zentrale Plattform einsehen. AX4 berechnet zudem auf Basis hinterlegter Laufzeiten die Soll-Termine und überwacht darüber den Sendungsverlauf. Wird ein Soll-Termin nicht pünktlich zurückgemeldet, versendet AX4 proaktiv eine Warnung. So lässt sich die Komplexität im Prozess des Musterversands deutlich reduzieren. Das verringert das Fehlerrisiko und ermöglicht Zeitersparnis und Aufwandsreduzierung. Viel wichtiger ist jedoch die Steigerung der Transparenz. Die Möglichkeit, Trackinginformationen zu den Mustern einfach und zentral über alle KEP-Sendungen einsehen zu können, erhöht die Sicherheit. Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 7

8 Paketanlieferung im Wareneingang Bei der Paketanlieferung ist für den Empfänger oft unklar, ob dies die von ihm bestellten Pakete sind. Der Grund dafür liegt meist darin, dass die KEP Anlieferung nicht dem Standardprozess der Werksanlieferung folgt: den Packstücken fehlt der Bezug zu den Lieferavisen. In dem Lieferavise und die daraus resultierenden KEP Sendungen über AX4 abgewickelt werden, kann eine Referenzierung zwischen Lieferavis und KEP Sendung hergestellt werden. Der Kunde kennt nun bereits im Vorfeld die KEP-Paketnummern, die er im Wareneingang erwarten kann. Somit kann er bei der Vereinnahmung der Pakete gegen diese vorliegenden Nummern prüfen. Informationsbündelung für Logistikdienstleister Für die Sendungserfassung seiner Kunden benutzt ein Logistikdienstleister bereits die Logistikplattform AX4. Das Portfolio des Logistikers beinhaltet für die Abwicklung von Express- und Paket-Sendungen auch Partnerschaften mit KEP-Dienstleistern. Diese Sendungen, die über KEP Partner transportiert werden, sind noch nicht in AX4 integriert. Für die Erfassung von KEP-Sendungen verwendet der Logistikdienstleister daher die jeweiligen Systeme der einzelnen KEPs. Das ist aufwendig und kostet Zeit, da unterschiedliche Systeme bedient werden müssen. Bei einer dezentralen Organisation des Logistikdienstleisters nimmt die Komplexität nochmals zu, da z.b. unterschiedliche Konditionen gelten. Der Logistikdienstleister entscheidet sich daher für die Integration seiner KEP-Partner in AX4. So können Kunden neben den bisherigen Sendungen auch KEP-Sendungen einheitlich und zentral über eine Plattform übermitteln, die notwendigen Barcodelabels über die Webmaske ausdrucken (siehe auch AX4info Generierung und Druck von Barcodelabels ) und Trackinginformationen bequem in AX4 einsehen. Durch die KEP-Lösung von AX4 können Logistikdienstleister ihr komplettes Portfolio inklusive der KEP- Dienstleister über eine zentrale Plattform anbieten. Dies ermöglicht des Weiteren eine konsolidierte Volumeneinsicht über alle Stationen und KEP-Dienstleister hinweg und schafft so mehr Transparenz. Durch die Bündelung der Informationen lässt sich zudem eine Bewertung der einzelnen KEP- Dienstleister vornehmen. Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 8

9 Erfolgsfaktoren für die Umsetzung die Best Practice Methodik Den Best Practices von AXIT liegt immer die gleiche empfohlene Methodik zugrunde. Sie basiert auf drei Schritten: 1. Einfache und flexible INTEGRATION 2. STANDARDISIERUNG von Prozessen 3. FLEXIBILITÄT, um auf Änderungen agil und schnell einzugehen Jeder einzelne dieser Schritte schließt mit direkten Vorteilen ab, so dass nicht erst alle drei Schritte notwendig sind, um Verbesserungen für den Logistikdienstleister und seine Kunden zu erreichen. 1. Integration Einfache und flexible Integration des ERP Systems ohne Zusatzprogrammierungen auf Kundenseite Flexible Anbindungsvarianten (Web-Account, Schnittstelle) Einfache Anbindung der Kunden des Unternehmens (z.b. über Schnittstelle, Web-Account, Trackinglink) Integration einzelner Standorte sowie zentraler Abteilungen (Kundenservice, Einkauf, zentrale Logistik) 2. Standardisierung Über alle Standorte wird der Prozess zur KEP Integration standardisiert. Das Sendungsmanagement für KEP ist nicht länger ein Ausnahmeprozess, es ist integriert in eine Lösung für alle Sendungen des Unternehmens. Diverse proprietärer KEP-Lösungen entfallen. 3. Flexibilität Flexibilität wird erreicht durch das Angebot verschiedener Prozessvarianten, aus denen der Kunde die für ihn passende auswählen kann. Ein Beispiel ist die Übermittlung der Sendungsdaten per Web oder Schnittstelle oder die Erzeugung des Barcodelabels z.b. per Web-Account, Datei oder . Flexibilität durch eigenständige Verwaltung und Konfiguration via AX4 Open: Hierüber kann der Kunde eigenständig die AX4-Lösung verwalten und ändern. Änderungen werden schneller umgesetzt. Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 9

10 Liste der Funktionen zu diesem Best Practice Abb.: Best Practice Modulbaukasten Integration Web-Account EDI - FTP, , HTTP, HTTPS, OFTP via TCP/IP, OFTP via ISDN, Mehrwert gebundene Wege (X 400 Telebox), SFTP, AS2 Sendungs-Upload - Sendungsdaten per csv- oder Text-Datei hochladen - Einmalige Erstellung des Mappings hierzu durch den AX4 User Webservice - eingehend, ausgehend Mobile Endgeräte - Smartphone & Tablet-PC (über die App AX4 mobile ), Scanner Rollen Versender Logistikdienstleister Empfänger Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 10

11 Sendungsmanagement Sendungsübermittlung - Übermittlung von Sendungen via Schnittstelle (von Kunde / zu Logistikdienstleister) - Sendungs-Upload - Sendungserfassung via Webmaske o Unterposition für Erfassung von Artikeldaten o Validierung von Daten nach der Erfassung o Gefahrgut-Erfassung o Vorlagen zur Erfassung - Sendungen löschen, avisieren, freigeben, stornieren, bearbeiten (je nach KEP-Vorgabe) Routing & Barcodelabel - Erstellung des Barcodelabels für Sendungen - Hinterlegung von Routings - Generierung von Barcodelabels o via AX4 o via Webservice Übersichten & Suchen - Sendungsübersichten mit Suchfunktion - Erstellung individueller Übersichten basierend auf Übersichten des Typ Download von Sendungsdaten (csv, xml und Excel für Übersichten des Typs 2.0) - Kommentarfunktion für Sendungen Tracking Trackingdatenübermittlung von Logistikdienstleister Trackingdatenübermittlung an Verlader - Übermittlung von Trackingdaten via Schnittstelle - Trackingstatus auf verschiedenen Ebenen verfügbar: o Sendung o Packstück - Trackinginformationen via Smartphone (hinzufügen, einsehen) - Anonymes Tracking - Übermittlung von Trackingdaten via Schnittstelle Übersichten & Suchen - Trackingübersicht mit Suchfunktion und Ampelfarben - Erstellung individueller Übersichten basierend auf Übersichten des Typ Download von Trackingdaten (Excel für Übersichten des Typs 2.0) Zusatzfunktionen Dokumentendruck - Druckdokumente verfügbar für: Sendung, Ladeliste, Barcodelabel SCEM - Verfügbar für: Sendung, Tracking Reports - Reports via (csv, xls, pdf) Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 11

12 AX4 Open (Funktionsumfang je nach Projekt zu definieren) Administration / Management - Verwaltung von User-, Partner- und Stammdaten Konfiguration Workflow - Definition von Teilnehmern und ihrer Verknüpfung untereinander Konfiguration User Interface - Design von Erfassungsmasken und Übersichten mit Feldern und Farben Konfiguration Dokumente - Design der Druck-Dokumente Integrations-Tools - Möglichkeiten zum Monitoring des Datenflusses Kombinierbare Erweiterungen Elektronische Akte - Hochladen externer Dokumente (z.b. pdf, xls, jpg) und Zuordnung zu folgenden Ebenen: o Sendung - Anzeige in Übersichten - Anonymer Zugang via Link SCEM - Verfügbar für: hochgeladene Dokumente (siehe elektronische Akte) Reports - Cube-Erstellung zur Übermittlung von Daten in das Report Modul (durch AXIT) - Eigenständige Konfiguration und Verwaltung von Reports - Darstellung von Reports in grafischer Form und in Tabellen - Export von Rohdaten (csv, xls, pdf) Billing - Stammdaten o Hinterlegung von Frachttarifen inkl. Versionierung o Manuelle Bearbeitung der hinterlegten Tarife o Hinterlegung von Berechnungsroutinen - Logiken zur Frachtkostenberechnung per drag & drop erstellen und visualisieren mit dem Calculation Designer - Frachtkostenkalkulation auf Sendungs- oder Manifestebene - Manuelle Auswahlmöglichkeit der jeweiligen Mehrwertsteuersätze zu Rechnungspositionen - Frachtkostenauskunft bei Sendungserfassung o Auswahl der bevorzugten Kombination aus Spediteur, Service und Preis - Automatische Kalkulation der Frachtkosten bspw. nach Sendungs- oder Manifestfreigabe und Übermittlung an externe Systeme - Erfassungsmaske für Transportrechnungen - Transportrechnungsübersichten mit Suchfunktion - Erstellung abschließender Rechnungs- oder Gutschriftsdatensätze via Web-Account zur weiteren Übermittlung ins Kundensystem (als csv oder per EDI) Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 12

13 Herausgeber AXIT GmbH A Siemens Company Nachtweideweg Frankenthal Tel.: / Fax: / info@axit.de Dieses und andere Best Practices finden Sie unter: Best Practice Integration von KEP-Dienstleistern 13