BIM Methodik Digitales Planen und Bauen

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1 BIM Methodik Digitales Planen und Bauen Kurzanleitung Cisco WebEx-Meeting DB Station&Service AG I.SBB Europaplatz Berlin

2 Inhaltsverzeichnis Index 3 1 Allgemeine Hinweise Kosten 4 2 Einrichtung Webex Basic Einrichtung Webex Basic Einrichtung Webex Business 5 3 Meetings abhalten und teilnehmen Ein Meeting starten Einem Meeting beitreten Einem Meeting über den PC beitreten Einem Meeting über Handy oder anderem mobilen Endgerät beitreten Ein Meeting für einen bestimmten Tag ansetzen Übersicht über die Benutzeroberfläche Optionen des Betrachters bei Bildschirm teilen Optionen des Moderators bei Bildschirm teilen Datei-Transfer Ausführliche Anleitungen für Cisco WebEx 17 4 Anhang 18 Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 2

3 Index Nr.: Version: Datum: Änderung: Verfasser: Erstausgabe I.SBB (3) Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 3

4 1 Allgemeine Hinweise Dieses Dokument gibt Aufschluss über den grundsätzlichen Funktionsumfang von Cisco Webex Basic und erläutert, wie Sie Zugriff auf dieses Produkt erhalten. Mit Cisco WebEx lassen sich Telefon- und Webkonferenzen inklusive Videobild der Teilnehmer planen und durchführen. Webex Basic enthält folgende Funktionen: 3 Personen pro Meeting 1 1 Gastgeber-Lizenz Audio-VoIP (Internet) Freigabe von Desktop, Whiteboard und Dokumenten Video in Standardqualität 250 MB Speicherplatz Video-Streaming von mehreren Webcams Kollaborationswerkzeuge wie Kommentare, Echtzeitanmerkungen und Chat Sichere gemeinsame Meeting Spaces mit Dateifreigabe, Kommentaren und IM Meeting-Aufzeichnungen zum Freigeben oder prüfen Integriertes Audio mit Active Speaker, das den Sprecher zeigt Bereitstellung über Cisco Collaboration Cloud mit höchster Zuverlässigkeit und Sicherheit 1.1 Kosten Webex Basic ist kostenfrei. Wenn Sie DB WebEx Business nutzen, wird Ihnen nur die konkrete Nutzung des Systems in Rechnung gestellt, wobei 7,9 Cent pro Minute und Teilnehmer für ein Meeting anfallen. Die Kosten für die Teilnahme trägt jeder Teilnehmer selbst, es sei denn, er wählt sich über einen externen Anschluss (z. B. Mobilfunk) ein. In diesem Fall wird dem Gastgeber der Konferenz die Verbindung in Rechnung gestellt. Der neue Konferenzdienst ist auch über das Internet erreichbar sowie über eine App für mobile Endgeräte. 1 Diese Begrenzung kann über die Einwahl der neutralen Webex-Umgebung umgangen werden, siehe Kapitel Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 4

5 2 Einrichtung Webex Basic 2.1 Einrichtung Webex Basic Rufen Sie WebEx im Browser unter folgendem Link auf: Sofern Sie noch kein WebEx-Konto besitzen, richten Sie sich bitte zunächst ein Konto unter Ich habe noch kein Konto ein. Dazu klicken Sie rechts auf Anmelden und tragen sie ihre Daten ein (Name, BKU-Name, sowie gewünschter Benutzername). 2.2 Einrichtung Webex Business Über das Serviceportal der DB Systel können Sie sich Webex Business bestellen. Die BEstellung ist kostenlos, allerdings fallen für die Nutzung laufende Kosten an, siehe Kapitel BahnShop-Site/de_DE/-/EUR/ViewOfferDetail- Start?ProductUUID=3uoKtUBVRhQAAAFN6fLupq9X Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 5

6 3 Meetings abhalten und teilnehmen 3.1 Ein Meeting starten Rufen Sie WebEx im Browser unter folgendem Link auf: Sofern Sie nicht automatisch angemeldet werden, melden Sie sich nochmals an. Es öffnet sich das Meeting Center, wo Sie direkt auf Ein Meeting abhalten klicken, um folgende Ansicht zu öffnen: Nach der erfolgreichen Anmeldung erscheint folgende Ansicht: Wenn Sie nun über Mein persönlicher Raum auf Meeting beginnen klicken, öffnet sich ein neues Fenster, wo zunächst das benötigte Plug-in heruntergeladen und temporär gespeichert wird (Beschreibung siehe Anhang). Es sind keine Adminrechte für die Installation erforderlich! Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 6

7 Dieser Ladebildschirm kann je nach Internetverbindung bis zu 1 Minute angezeigt werden. Sobald der Ladeprozess abgeschlossen ist, öffnet sich Ihr Meeting-Raum: Sie können nun weitere Teilnehmer über Einladen und erinnern hinzufügen. Wenn Sie auf die markierte Schaltfläche klicken öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Adressen weiterer Teilnehmer eingeben können. Sobald Sie bestätigen, bekommen die Teilnehmer eine Einladung mit einem Link zu Ihrem WebEx-Meeting (siehe 1.2 Einem Meeting beitreten ). Hinweis: Wenn Sie ein Meeting als Gastgeber verlassen, wird ein anderer Teilnehmer automatisch Gastgeber. Das Meeting beendet sich also damit nicht automatisch. Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 7

8 3.2 Einem Meeting beitreten Grundsätzlich kann jeder einem Meeting beitreten, der die 9-stellige Meeting-Nummer (xxx-xxxxxx) und ggf. das Passwort kennt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten dem Meeting beizutreten: Einem Meeting über den PC beitreten Sie können über folgende Links dem Meeting mit der Meeting-Nummer beitreten: (DB Webex) oder (ohne DB Branding) Sollten Sie bereits einen WebEx-Account besitzen, können entsprechend Schritte wie Namen oder eintragen entfallen. Achtung: Durch Einwahl über DB Webex ist Anzahl der Teilnehmer auf 3 begrenzt (Webex Basic). Es wird daher empfohlen über den neutralen Webex-Zugang einem Meeting beizutreten. In den meisten Fällen erhalten Sie jedoch eine Einladung zu einem Meeting per , hier ist die Eingabe der Meeting-Nummer dann nicht mehr notwendig: Direktlink Meeting-Nummer Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 8

9 Die kann sich im Aufbau und Inhalt unterscheiden, jedoch haben alle Einladungen stets den gleichen Kerninhalt: einen Direktlink mit dem Sie dem Meeting sofort beitreten können eine Meeting-Nummer mit der Sie über die oben genannten Links beitreten können eine Telefonnummer mit der Sie sich in das Meeting einwählen können (nach Wahl der Rufnummer wird automatisch die Meeting-Nummer abgefragt, folgen Sie den Anweisungen um beizutreten) ggf. ein Passwort für den Meeting-Raum Es empfiehlt sich folgendes Vorgehen für ein Meeting mit Audioübertragung: Treten Sie dem Meeting mit der Meeting-Nummer oder dem Direktlink bei, und wählen Sie sich mit der angegebenen Nummer mit Ihrem Telefon in das Meeting ein. Oder benutzen Sie die Im Meetingraum vorhandene Möglichkeit die Audioverbindung herzustellen (unter Punkt 2.1 beschrieben). Bei der ersten Benutzung von WebEx müssen Sie noch ein Plugin installieren (Beschreibung siehe Anhang) Nachdem das Add-on installiert wurde, öffnet sich nach kurzer Ladezeit der Meeting Raum und Sie können ihr Gespräch beginnen. Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 9

10 3.2.2 Einem Meeting über Handy oder anderem mobilen Endgerät beitreten Webex lässt sich ebenfalls mobil nutzen, hierzu wird die Cisco WebEx Meetings App für Android und ios (siehe Bild) benötigt. Sie kann im DB App Store oder im Google Play Store heruntergeladen werden. Mit dieser können Sie auch unterwegs WebEx-Meetings mit Bild und Ton beitreten. Dazu benötigen Sie, wie schon erwähnt, lediglich die Meeting-Nummer und ggf. ein Passwort bzw. eine Einladung per Mail und dem entsprechenden Direktlink. An dieser Stelle sei nochmal darauf hingewiesen, dass man keine SMS-Einladung direkt aus der Konferenz an Teilnehmer schicken kann (siehe Abb. unter Punkt 2.1). Die Meeting-Nummer müssten Sie sich durchgeben lassen, oder zum Beispiel per SMS geschickt bekommen. Im Folgenden sehen Sie einige Ansichten der Handy-App (Hier wurde per Mail eingeladen): Max Mustermann Max Mustermann Desktop Max Mustermann (Gastgeber) Erika Musterfrau (Ich) Max Mustermann (Gastgeber) Max Mustermann (Gastgeber) (Bilder von links oben nach rechts unten 1-8) Sobald Sie die auf dem Handy öffnen und den Link zum Beitritt klicken, öffnet sich die Cisco WebEX-App (siehe Bild 2), wenn Sie den Zugriff zulassen startet das Meeting (Bild 3 und 4). Sie können dann über den Kamera-Button Ihre Handy-Kamera aktivieren (Front- oder Rückseite) (siehe Bild 5). Wenn der Bildschirm vom Moderator geteilt wird, wird Ihnen das in einem separaten Fenster neben den Video-Fenstern angezeigt (Bild 6). Sie können sich natürlich auch wieder mit dem Handy einwählen um die Audioübertragung zu starten (Bild 7+8). Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 10

11 Sie können alle Funktionen des WebEx Meetings auch mit der Handy-App bedienen. Wenn Sie das Handy im Querformat nutzen, können Sie wie gewohnt neben dem geteilten Bildschirm auch die Webcam des Gastgebers und Ihre eigene sehen. Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 11

12 3.3 Ein Meeting für einen bestimmten Tag ansetzen Nachdem Sie sich über angemeldet haben, können Sie, um ein Meeting zu planen, links auf Ein Meeting ansetzen klicken und damit folgende Ansicht aufrufen: Sie können nun entweder über diese Schnellauswahl ein Meeting ansetzen, oder auf Erweiterte Funktionen zum Ansetzen klicken, um die wesentlich umfangreicheren Einstellungsmöglichkeiten für ein Meeting aufzurufen. Dort folgen Sie dann einfach der Menüführung. Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 12

13 3.4 Übersicht über die Benutzeroberfläche Optionen die Sie unter dem Hauptreiter QuickStart finden können: 1. Audio starten über Ich rufe an können Sie sich mit einem Telefon in die laufende Konferenz einwählen oder Sie nutzen über Computer anrufen das PC-Mikrofon, ein Headset wird jedoch empfohlen. 2. Webcam aktivieren Um eine Videoübertragung zu starten, klicken Sie auf das Kamera-Symbol. 3. Das Wort übergeben (Gastgeberrolle/Moderator wechseln) Um die Gastgeberrolle (und somit auch die Gesprächsleitung) zu übergeben, ziehen sie den Ball auf den gewünschten Teilnehmer. Alternativ können Sie auch mit einem Rechtsklick auf den Teilnehmer und Rolle ändern in... Mit der Gastgeberrolle haben Sie beispielsweise die Möglichkeit Ihren Bildschirm zu teilen. 4. Bildschirminhalt teilen Wählen Sie den Desktop oder nur einzelne Programme, Bilder oder Videos aus, die Sie mit anderen teilen wollen. 5. Teilnehmer einladen Laden Sie (weitere) Teilnehmer per zum Meeting ein. 6. Stumm-/ Lautschalten Sie können als Gastgeber jeden Teilnehmer stumm oder lautschalten. 7. Whiteboard Sie können ein virtuelles Whitebord nutzen, auf dem Zeichnungen und Notizen erstellt werden können. Das Ergebnis kann gespeichert und an die Teilnehmer verschickt werden Chat Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 13

14 3.4.1 Optionen des Betrachters bei Bildschirm teilen Seien Sie sich bewusst das QuickStart nur ein Reiter von vielen ist, sollte der Moderator den Bildschirm oder bestimmte Inhalte teilen, wird ein neuer Reiter geöffnet (siehe roten Kreis 1). Wie schon erwähnt kann nur der Moderator Inhalte teilen (gelber Rahmen), Sie können aber durch einen Rechtsklick auf den geteilten Inhalt, nach der Steuerung fragen oder alternativ auf die entsprechenden Buttons klicken (siehe 2). So können Sie den Bildschirm bzw. das geteilter Programm des Moderators steuern. Die eigene Steuerung des Moderator wird zu diesem Zeitpunkt allerdings immer höher priorisiert werden, zudem hat der Moderator jederzeit die Möglichkeit dem Gast die Steuerung wieder zu entziehen Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 14

15 3.4.2 Optionen des Moderators bei Bildschirm teilen Für den Moderator sieht die Ansicht beim Bildschirm teilen folgendermaßen aus: Das Cisco Webex Meeting Center ist nun als Symbolleiste minimiert und zunächst ausgeblendet. Die blaue Leiste gibt an, was geteilt wird, rechts oben wird der Status des Teilens wiedergeben (beides Punkt 1). Wenn Sie nun mit dem Mauszeiger auf die blaue Leiste gehen, öffnet sich die Kommandoleiste (wie dargestellt, siehe Punkt 2). Dort können Sie links das Teilen beenden oder unterbrechen. Grundsätzlich wird das Teilen automatisch immer unterbrochen, sobald sie eine nicht geteilte Anwendung öffnen, sollten Sie also nur den IE geteilt haben, wird die Ansicht für die Teilnehmer unterbrochen wenn sie den IE minimieren oder schließen. Des Weiteren haben Sie einige Funktionen in der Kommandoleiste zur Verfügung. So können Sie beispielsweise über die Buttons Teilnehmer und Chat die bereits bekannten Fenster aus dem QuickStart wieder anzeigen lassen. Wenn Sie auf Kommentieren klicken (roter Kreis) können Sie die aktuelle geteilte Ansicht wie ein Whiteboard beschriften. Unter Zuweisen öffnen sich mehrere Funktionen: Sie können jemanden zum Moderator ernennen, die Kontrolle über Tastatur und Maus übergeben oder Kommentare zulassen (sodass jemand anderes in Ihrer geteilten Ansicht markieren und agieren kann). Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 15

16 3.5 Datei-Transfer Sie können den WebEx Meeting-Raum dazu verwenden größere Dateien oder.zip Ordner (bis zu 2GB) mit anderen Teilnehmern zu teilen. Um eine Datei zu teilen, klicken sie oben links auf Datei und im sich öffnenden Menü auf Transfer oder benutzen Sie die Tastenkombination Strg+Umschalt+T. Es öffnet sich das Datei-Transfer-Fenster in welchem Sie über Datei teilen Dokumente und Dateien zur Verfügung stellen können (siehe folgendes Bild). Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 16

17 3.6 Ausführliche Anleitungen für Cisco WebEx Ausführliche 383-Seiten Anleitung zur Bedienung von WebEx für Gastgeber, Moderatoren und Teilnehmer: Themen: Ansetzen/ Beitreten/ Verwalten eines Meetings; Einstellungen zu Rechten, Audio sowie Video; Teilen von Webinhalten, Dateien, Whiteboards und Software; Erstellen von Umfragen und Protokollen Ausführliche 549-Seiten Anleitung zum Cisco WebEx Training-Center: Themen: Schulungssitzungen; Ein-Klick-Meetings; SCORM; Frage-und-Antwort-Sitzungen; Teilen von Dateien/ Software/ Whiteboards etc.; Absolvieren von Tests; Einrichten von Praktika; Verwalten von Feedback Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 17

18 4 Anhang Indem Sie auf den Link unter WebEx-Meeting beitreten klicken, wird der Download des WebEx- Plugins gestartet: Kurzanleitung WebEx-Meeting, DB Station&Service AG 18