SEPA Herausforderung und Chance

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1 SEPA Herausforderung und Chance Basisinformationen zum einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum für Unternehmen und Vereine Überreicht durch:

2 4., durchgesehene Ausgabe 2013 (Stand: Januar 2013) Herausgeber: Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken e. V. BVR, Schellingstraße 4, Berlin, Deutscher Genossenschafts-Verlag eg, Leipziger Straße 35, Wiesbaden (2013) Bildnachweis: Umschlagfoto: EZB, Frankfurt/Main M. Schuckart (Fotolia); S. 4, 26, 27 Deutscher Genossenschafts-Verlag eg, Wiesbaden Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verbreitung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Das Manuskript ist mit äußerster Sorgfalt bearbeitet worden. Eine Gewähr für die Richtigkeit kann jedoch nicht übernommen werden. Eine Haftung der Autoren oder des Verlags ist ausgeschlossen. Satz: Deutscher Genossenschafts-Verlag eg, Wiesbaden Druck: Görres-Druckerei und Verlag GmbH, Neuwied Bestell-Nr

3 Vorwort SEPA Herausforderung und Chance 3 Vorwort Zahlungen im Binnenmarkt sollen einheitlich werden. Die Genossenschaftliche FinanzGruppe Volksbanken Raiffeisenbanken hat frühzeitig begonnen, sich mit dem Thema SEPA (Single Euro Payments Area) zu beschäftigen. Nutzen Sie unser Wissen über die Details für den Weg Ihres Unternehmens in die Zukunft des EU-Zahlungsverkehrs. Die Harmonisierung des Euro-Zahlungsverkehrs ist beschlossene Sache. Jeder ist davon betroffen: alle europäischen Banken und deren Kunden (Verbraucher, Unternehmen, Vereine). Auf der Grundlage einer gesetzlichen Vorgabe der Europäischen Union werden ab 2014 alle nationalen Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften eingestellt und durch EU-weite einheitliche Zahlverfahren ersetzt. Die genossenschaftliche FinanzGruppe hat bereits in den Jahren 2008 und 2009 die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass Sie in vollem Umfang von SEPA profitieren und die Zahlungsdienste so einfach wie möglich umstellen können. Fast ganz Europa eine einzige Zahlungsregion SEPA ist Bestandteil der Umsetzung des EU-Binnenmarktes mit der sich die Europäische Union das ehrgeizige Ziel setzte, zum wettbewerbsfähigsten und dynamischsten wissensbasierten Wirtschaftsraum der Welt zu werden. Zum Teil ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) bereits Wirklichkeit. Dies ist durchaus ein tiefer Einschnitt, der den Handel innerhalb Europas noch weiter erleichtern wird. Bisher verfügt jedes Land über eigene Standards für Zahlungsdienste, und die nationalen Märkte sind in dieser Hinsicht voneinander technisch abgeschottet. SEPA ändert die traditionellen Strukturen. Sobald die geplante Harmonisierung vollständig umgesetzt ist, kann jeder Kunde ob als Unternehmen, Verein oder auch privat über ein einziges Konto im EU- Binnenmarkt alle seine europaweiten Zahlungsverkehrsgeschäfte tätigen. Zahlungsverkehr als neuer Wettbewerbsfaktor Die genossenschaftliche FinanzGruppe ist für SEPA gut gerüstet. Bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs arbeiten wir, die deutschen Genossenschaftsbanken, eng zusammen. Hierbei werden wir durch zentrale Dienstleister und Produktspezialisten der genossenschaftlichen FinanzGruppe kompetent und tatkräftig unterstützt. Daher sind wir für Sie bereits von Beginn seit dem Jahr 2008 SEPA -fähig. Nutzen Sie zum Beispiel die Checkliste in dieser Broschüre, um sich mit der neuen euro päischen Zahlungswelt vertraut zu machen und gezielt zu planen. Mehr über die Hintergründe von SEPA, über die anstehenden Änderungen sowie darüber, was Sie unternehmen können, erfahren Sie auf den folgenden Seiten. Ihre Volksbanken Raiffeisenbanken

4 Inhaltsverzeichnis 5 Inhalt Der Binnenmarkt fürs Geld 7 Mit dem europäischen Einigungsprozess setzen sich die Banken gemeinsame Ziele 7 SEPA betrifft jeden 9 Mehr Effizienz und Vorteile beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung 9 Wir investieren für Sie 9 Unternehmen und Vereine 9 Verbraucher 10 Öffentliche Hand 10 Rechnen Sie mit Veränderungen 12 Die europäische Zukunft der klassischen Zahlungsverkehrsprodukte 12 Wesentliche Neuerungen 12 Im Binnenmarkt einheitlich zahlen 13 Neue Datenstruktur bei Zahlungen 13 Umgang mit IBAN und BIC 14 Wie bekommen Sie IBAN und BIC? 14 Einheitliche Überweisungen 15 Die uro-überweisung (SEPA) 15 Lastschriften europaweit 16 Zwei neue Lastschriftverfahren für SEPA 16 Kennzeichnung der Zahlungsempfänger 17 Neue Kennnummer für die Gläubiger bei den SEPA-Lastschriftverfahren 17 Lastschrifteinzüge EU-weit mit dem Basis-Verfahren 18 Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren (SDD Core) 18 Vorlauffristen und Fälligkeitstermine 19 IBAN der Länder in Europa 20 Vergleich der Lastschriftverfahren 21 Lastschrifteinzüge EU-weit mit dem Firmen-Verfahren 22 Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren (SDD B2B) 22 Vorlauffristen und Fälligkeitstermine 23 Die neuen Lastschriftmandate 24 Die Merkmale der neuen Lastschriftmandate 24 Das SEPA-Lastschriftmandat 26 Das SEPA-Firmenlastschrift-Mandat 27 Umgang mit bestehenden Lastschriftmandaten/ Migration zum SEPA-Lastschriftmandat 28 Fit für SEPA 30 Checkliste für Firmenkunden und Vereine 30

5 Inhaltsverzeichnis 6 Glossar 34 Erläuterungen zu wesentlichen Begriffen 34 FAQ 36 Häufig gestellte Fragen 36 Veränderung ist eine Chance 38 Wir sind Ihre Ansprechpartner 38

6 Binnenmarkt Gemeinsame Ziele SEPA-Raum EU mit 28 Mitgliedstaaten 1) Euro-Raum mit derzeit 17 EU-Staaten 2) 3 EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen) Schweiz 1) Europäische Union bestehend aus : Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Kroatien (ab 1. Juli 2013), Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland, Zypern 2) Euro-Raum derzeit: Belgien, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Slowakei, Slowenien, Spanien, Zypern. 3) derzeit: Mayotte, Monaco, Schweiz sowie Saint-Pierre und Miquelon Stand: Juli 2013 Mit SEPA wird eine einheitliche europäische Zahlungslandschaft entstehen. Neben den Euro-Staaten sind alle weiteren EU-Mitglieder beteiligt. Auch Island, Liechtenstein, Norwegen sowie weitere Staaten und Gebiete 3) haben die Standards eingeführt. So gilt SEPA am Ende in einem Raum mit über 25 Millionen Unternehmen, rund Kreditinstituten und mehr als 500 Millionen Einwohnern.

7 SEPA betrifft jeden Mehr Effizienz und Vorteile 9 SEPA betrifft jeden Mehr Effizienz und Vorteile beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung Die Standardisierung der nationalen Zahlungsverkehrsinstrumente erhöht die Prozesseffizienz und ermöglicht Skaleneffekte. Sie sollen der gesamten europäischen Wirtschaft zugute kommen. Von den Veränderungen profitieren alle. Allen bringt SEPA neue Möglichkeiten. Das Thema SEPA gewinnt in der Öffentlichkeit an Bedeutung. Vor allem größere Unternehmen beschäftigen sich mit der Frage, welche organisatorischen Änderungen SEPA mit sich bringt. Für die Firmen wird in der Tat vieles einfacher. Im Idealfall benötigen sie zukünftig nur noch ein einziges Konto für alle Euro-Zahlungen innerhalb der EU. SEPA wirkt sich auf alle aus: auf Unternehmen, Verbraucher und die öffentliche Hand im gesamten EU-Binnenmarkt. Der nationale Zahlungsverkehr wird sukzessive durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt. Wir investieren für Sie Die technischen Voraussetzungen für SEPA sind geschaffen. Ihre Genossenschaftsbank ist gut auf die Anforderungen des europäischen Zahlungsverkehrs vorbereitet. Genossenschaftsbanken als Zahlungsverkehrsdienstleister stellen ihre Verfahren und Systeme auf SEPA um. Inlandszahlungsverkehr und grenzüberschreitender Euro-Zahlungsverkehr im Binnenmarkt verschmelzen zu einem Produkt: SEPA macht beides zum Euro-Zahlungsverkehr. Die Umstellung betrifft viele Details: Von der Liquiditätssteuerung bis zur Risikosteuerung passen die genossenschaftlichen Banken neben neuen Formularen ihre Prozesse und Formate an, natürlich auch im Electronic- und im Online-Banking. Unternehmen und Vereine Auch im bisherigen Inlandszahlungsverkehr werden sukzessive Änderungen erfolgen. Dies hat Auswirkungen auf Ihre Stammdaten, Abläufe, Systeme sowie Bankprodukte und -anwendungen. Besonders gilt dies für Lastschriften, da die beiden europäischen SEPA-Lastschriftverfahren einen etwas anderen Ablauf haben und somit Anpassungen erfordern. Sie sollten sich abhängig von ihrer Geschäftsstruktur und Systemlandschaft auf SEPA einstellen. Wesentliche Neuerungen für Sie sind der Umgang mit einem neuen Datenformat auf Basis von ISO und der Umgang mit der internationalen Bankkonto nummer (IBAN) und der internationalen Bankleitzahl (BIC) statt mit der gewohnten deutschen Kontonummer und Bankleitzahl.

8 SEPA betrifft jeden Unternehmen und Vereine 10 Neue Möglichkeiten durch SEPA-Lastschriftverfahren. Sollte Ihr Unternehmen/Verein EU-weit tätig sein, profitieren Sie am meis ten von den Neuerungen. Wo heute die fälligen Beträge meist aus dem Ausland überwiesen werden, können Sie als Zahlungsempfänger künftig die europäischen SEPA-Lastschriftverfahren nutzen. Diese Liquidität steht Ihnen somit schnell zur Verfügung. Bei der europäischen Überweisung gibt es seit Anfang 2008 keine Betragsgrenze mehr. Dies ist ein weiterer Gewinn für Firmen mit Europageschäft. 1) Verbraucher Auch für die Verbraucher bringt SEPA Veränderungen mit sich. So zum Beispiel, wenn sie die Ferienwohnung mittels der uro-überweisung (SEPA) bezahlen oder ihre Stromrechnung mittels europäischem SEPA-Basis-Lastschriftverfahren einziehen lassen. Öffentliche Hand Einer der größten Zahlungsverkehrsnutzer in Deutschland ist die öffentliche Hand. Bund, Länder und Gemeinden unterliegen den gleichen Anpassungen wie die Unternehmen. Wer ist von SEPA betroffen? Grundsätzlich sind alle am Zahlungsverkehr Beteiligten betroffen: Unternehmen/ Vereine Verbraucher Öffentliche Hand die Zahlungsverkehr im Binnenmarkt abwickeln die heute mehrere Konten im Binnenmarkt unterhalten die Potenzial für die europäische Lastschrift haben die heute bereits elektronischen Zahlungsverkehr betreiben und ihre Systeme umstellen wollen/müssen die zum Beispiel einen Zweitwohnsitz im Ausland haben 1) Bitte beachten Sie jedoch noch die Meldepflichten gemäß Außenwirtschaftsverordnung (AWV). Relevante Fragestellungen richten Sie bitte direkt an die Deutsche Bundesbank. Unternehmen und Vereine sind wesentlich von der Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren betroffen. Die Umstellung kann je nach Größe Ihres Unternehmens/Vereins zu einer Herausforderung werden, denn diese ist nicht nur auf die Zahlungsverkehrsabteilung beschränkt. Nahezu jede Abteilung und jeder Bereich kann davon betroffen sein. Etablierte Prozesse und heutige Vorgänge müssen eventuell angepasst werden.

9 SEPA betrifft jeden Öffentliche Hand 11 Zur Vorbereitung auf dieses kleine oder große Projekt in Ihrem Unternehmen oder Verein haben wir eine Checkliste mit wesentlichen Fragestellungen entwickelt. Diese finden Sie am Ende dieser Informationsbroschüre oder fragen Sie den Berater Ihrer Volksbank oder Raiffeisenbank. SEPA hat Auswirkungen auf viele Bereiche, Aufgabenfelder und Schnittstellen, zum Beispiel: Finanzbereich Rechnungswesen (unter anderem Rechnungsstellung, Buchhaltung) Nachforschungen Treasury-Abteilung Weitere betroffene Bereiche: Vertrieb und Einkauf Kundenbetreuung/Kundenservice Leitungsebene/Management IT Poststelle/Archiv Personalabteilung Rechtsabteilung externe Dienstleister (zum Beispiel Callcenter)

10 Fit für SEPA Checkliste für Firmenkunden und Vereine 31 Checkliste für Firmenkunden/ Vereine Fit für SEPA (Single Euro Payments Area) Damit Ihr Unternehmen/Verein fit für SEPA wird, haben wir für Sie eine Check- und Arbeitsliste entwickelt. Für Fragen steht Ihnen Ihre Volksbank Raiffeisenbank gern zur Verfügung und unterstützt Sie. Mögliche Aufgaben Wer setzt es um? Termin: Erledigt: Ja/Nein Generelle Fragestellung Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen/Verein mittel- bis langfristig weiterhin Konten im Ausland unterhalten will oder muss. Organisatorische Vorarbeiten Benennen Sie einen SEPA Beauftragten/Ansprechpartner in Ihrer Firma/ Ihrem Verein bzw. bilden Sie eine Projektgruppe. Entwickeln Sie einen individuellen Zeit- und Umsetzungszeitplan. Analysieren Sie die Prozesse und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um so Aufgaben und Umfang sowie die möglichen Auswirkungen der Umstellung auf SEPA auf Ihr Unternehmen/Ihren Verein besser einschätzen zu können. Beispiele: Identifizierung betroffener Bereiche (zum Beispiel Einkauf, Buchhaltung, etc.). Untersuchung von notwendigen Investitionen bei Systemumstellungen (zum Beispiel betroffene Hard- und Softwarekomponenten bei Kunden- und Lieferantenverwaltung, Buchhaltungs- und/oder Banksoftware, etc.). Welche Dienstleister sind in den Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprozess involviert? Prüfen Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern mögliche Abhängigkeiten bezüglich der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA (zum Beispiel Referenzdatenübermittlung). Prüfen Sie, zu welchen Zeitpunkten Ihre Geschäftspartner auf die SEPA- Zahlverfahren umstellen. Orientieren Sie sich unter Umständen mit Ihren Planungen an wichtigen Geschäftspartnern. Generelle organisatorische Arbeiten/Verwaltung Geben Sie Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen, relevanten Formularen, Zahlscheinen zusätzlich mit IBAN und BIC an. Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden/Mitglieder nach deren Bankverbindungen auf der Basis von IBAN und BIC. Prüfen Sie Ihre Zahlungsverkehrssoftware und Finanzbuchhaltung auf SEPA-Fähigkeit. Kontaktieren Sie Ihre Bank beziehungsweise Ihren Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten und anstehenden Änderungen.

11 Glossar Erläuterungen zu wesentlichen Begriffen 34 Glossar Erläuterungen zu wesentlichen Begriffen BIC BIC steht für Business Identifier Code (ehemals auch Bank Identifier Code) und ist international standardisiert sowie vergleichbar mit der Bankleitzahl in Deutschland. Der BIC, oftmals auch noch als SWIFT-Code bezeichnet, wird neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die jeweils konto führende Bank zur Weiterleitung von Zahlungen benötigt. Mit dem BIC können weltweit Kreditinstitute eindeutig identifiziert werden. Der BIC ist entweder 8 oder 11 Stellen lang. An der fünften und sechsten Stelle ist ein Länderkennzeichen zu finden (zum Beispiel DE für Deutschland). EPC Die europäischen Banken haben zur Schaffung der neuen SEPA-Zahlungsverkehrsstandards und Regelungen den europäischen Zahlungsverkehrsrat EPC (European Payments Council) geschaffen. Der EPC ist bezüglich Standards des Massenzahlungsverkehrs vergleichbar mit der Deutschen Kreditwirtschaft in Deutschland. EU Die Europäische Union besteht derzeit aus 27 Mitgliedstaaten. Diese sind: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland und Zypern. Euro-Staaten Zum Januar 2011 haben 17 EU-Mitgliedstaaten den Euro als Währung eingeführt. Die Staaten der Euro-Zone sind derzeit: Belgien, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Slowakei, Slowenien, Spanien, Zypern. EWR Der Europäische Wirtschaftsraum besteht derzeit aus 30 Ländern. Dies sind die 27 EU-Mitgliedstaaten sowie die drei weiteren EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen. Gläubiger- Identifikationsnummer (CI Creditor Identifier) Diese eindeutige Nummer dient bei den beiden neuen SEPA-Lastschriftverfahren dazu, den Gläubiger (Lastschrifteinreicher) genau identifizieren zu können. Um als Lastschrifteinreicher (Inkasso-Einreicher) an einem der beiden SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, wird diese Kennnummer benötigt. Sie ist in Deutschland zum Beispiel 18 Stellen lang (Beispiel: DE02 ZZZ ) und wird von der Deutschen Bundesbank vergeben ( IBAN IBAN steht für International Bank Account Number. Sie ist eine standardisierte internationale Bankkontonummer. Die IBAN besteht aus einem internationalen Teil, der sich aus einem Länderkennzeichen und einer Prüfziffer zusammensetzt, und einer national festgelegten Komponente. Diese ist für Deutschland die Bankleitzahl und die Kontonummer. Die IBAN besteht insgesamt aus maximal 34 alphanumerischen Zeichen. Die Länge der IBAN ist je Land unterschiedlich. Die Anzahl der alphanumerischen Zeichen ist jedoch innerhalb eines Landes einheitlich. In Deutschland besteht die IBAN aus insgesamt 22 Buchstaben und Ziffern.

12 FAQ Häufig gestellte Fragen 36 FAQ Häufig gestellte Fragen Welche Neuerungen bringt SEPA? Im einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) wird es einheitliche Standards und Regelungen für Überweisungen, Lastschriften sowie Kartenzahlungen zum Bezahlen mit der Einheitswährung Euro für Europa geben. Basis der neuen Regelungen ist die Verwendung der internationalen Bankkontonummer (IBAN) und der internationalen Bankleitzahl (BIC). Welche Länder umfasst SEPA? SEPA (Single Euro Payments Area) umfasst derzeit 32 Länder. Neben den 17 Euro-Staaten sind alle weiteren EU-Mitgliedstaaten beteiligt. Auch die Kreditinstitute in den drei Staaten des Europäischen Wirtschaftraumes (EWR) Island, Liechtenstein und Norwegen sowie zusätzlich in Monaco und der Schweiz führen die neuen europäischen Zahlungsinstrumente ein. Woher bekomme ich meine IBAN und meinen BIC? Ihre IBAN und den BIC Ihrer Volksbank oder Raiffeisenbank können Sie Ihrem Kontoauszug oder der Rückseite der VR-BankCard (ehemals ec-karte) oder dem Internet-Banking entnehmen. Woher bekomme ich die IBAN und den BIC meines Geschäftspartners? Wenn Sie eine Rechnung begleichen möchten, dann können Sie IBAN und BIC der Rechnung oder dem Briefpapier Ihres Geschäftspartners entnehmen. Sollten Sie die Angaben dort nicht finden, sprechen Sie Ihren Geschäftspartner darauf an. Was ist die Gläubiger-Identifikationsnummer? Um als Lastschrift-Einreicher (Zahlungsempfänger) die Euro-Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschrift- Verfahren nutzen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (auch Creditor Identifier oder CI). Das ist eine eindeutige Kennung, die EU-weit gültig ist und Sie als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert (siehe auch Glossar). Wo kann ich meine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen? Sie können in Deutschland Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank über das Internet ( beantragen.