Checkliste für die Umstellung auf das SEPA - Zahlverfahren. Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg

Transkript

1 Checkliste für die Umstellung auf das SEPA - Zahlverfahren Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Name des Unternehmens: Kontonummer: rganisation allgemein Wer ist SEPA - Ansprechpartner im Unternehmen: Herr/Frau Telefonische Erreichbarkeit Für wann haben Sie die Umstellung ihres Zahlungsverkehrs auf SEPA geplant? Hinweis: Das Enddatum für die Altformate (DTAUS/DTAZV) ist der 1.Februar Wird die Umstellung zu einem festen Termin stattfinden oder im Parallelbetrieb erfolgen? (Umstellungszeitplan erstellen) Angaben zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs Analyse Zahlungsverkehr Sind Sie? => Zahlungs- Zahlungs- Zahlungs- Zahlungs- Zahlungs- Zahlungsempfänger pflichtiger empfänger pflichtiger empfänger pflichtiger Bitte ankreuzen. im Inland im Inland im SEPA-Raum* im SEPA-Raum* im Ausland im Ausland Überweisungen Lastschriften SEPA-Raum*= EWR-Staaten: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Ungarn, Vereinigtes Königreich von Großbritannien, Nordirland, Zypern und Island, Lichtenstein, Norwegen und sonstige Staaten und Gebiete: Mayotte, Monaco, Schweiz sowie Saint-Pierre-et-Miquelon Welchen Anteil des unternehmensweiten Massenzahlungsverkehrs wickeln Sie über die Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg ab? 100 % ca. % Wie viele Bankverbindungen nutzt Ihr Unternehmen zusätzlich zum Konto bei der Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg für den Zahlungsverkehr? Konten bei Hat Ihr Unternehmen Zweigstellen oder Tochterunternehmen im Ausland für die der Zahlungsverkehr von Deutschland aus gesteuert wird bzw. werden soll? nein nur in Europa auch außerhalb Europas Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 1

2 EDV-Systeme Welches Buchhaltungssystem nutzen Sie zur Erzeugung von Zahlungsverkehrsdaten und welche Version? Name/ Version Eigenentwicklung Ist die Buchhaltungs-Software bereits SEPA fähig? (XML-Format, IS Standard) ja nein => Kontaktaufnahme mit dem externen Softwareanbieter notwendig Umstellungsplanung erstellen Vorhandene Geschäftsprozesse den neuen Purpose-Codes (alt Textschlüssel) zuordnen Wie übermitteln Sie die Zahlungsverkehrsdaten? Beleghaft (Lastschrifteinreichungen sind ab nur beleglos möglich) Mit einem Datenträger (Diskette) Wollen Sie auch in Zukunft hieran festhalten? Bieten Ihre Institute diesen Service für SEPA-Zahlungen noch an? ja nein Elektronisch Welchen Übertragungsweg nutzen Sie? StarMoney (vollständig SEPA-fähig ab Version 9.0 / April 2013) StarMoney Business (vollständig SEPA-fähig ab Version 6.0 / April 2013) SFirm (SEPA-fähig nur mit einem Software Nutzungs- und Wartungsvertrag) Internetfiliale andere Software Ist die Übermittlung der Zahlungsverkehrsdaten SEPA-fähig (XML-Format, IS Standard)? ja nein => SEPA-Fähigkeit herstellen Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 2

3 Gibt es weitere Systeme in denen Kontoverbindungen (BLZ und Kontonummer) gespeichert werden? ja Angabe Systeme : nein => vorbehaltlich der geplanten gesetzlichen Regelung vorerst kein Handlungsbedarf bei ec-cash-terminals (Übergangsfrist bei ELV bis ) Konvertierung der vorhandenen Kundenkennung (Kontonummer und Bankleitzahl) in IBAN und BIC (SEPA Account Converter) in allen Datenbanken, Systeme und Anwendungen Nichtkonvertierbare Kundenkennungen: IBAN und BIC von Geschäftspartnern und Kunden erfragen und hinterlegen Verwendungszweck-Angaben auf 140 Zeichen eingrenzen (4 Zeilen a 35 Zeichen) strukturierten Verwendungszweck = System mit Kundennummer und Rechnungsnummer aufbauen(sog. End - to - End - Identification) Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen Rechnung (IBAN, BIC, Vorabinformation zum Lastschrifteinzug, Vordruck) Mahnung (IBAN, BIC) Schriftverkehr mit Kontendatenbezug (IBAN, BIC) SEPA-Zahlscheine Umstellung auf SEPA-Überweisung Prüfung der Arbeitsabläufe und Kennzeichnung der Überweisungen (Purpose-Codes alt Textschlüssel) Umstellung auf SEPA-Lastschrift als Zahlungspflichtigen SEPA-Basis-Lastschrift: Weiternutzung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen (Datum des SEPA-Mandates = Datum der Umstellungsinformation an den Kunden) Benachrichtigung durch den Zahlungsempfänger über Umstellung und Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz SEPA-Firmen-Lastschrift: Vereinbarung neuer Mandate mit dem Zahlungsempfänger Bestätigung des Mandats vor Einlösung der ersten SEPA- Lastschrift bei der Bank den Zahlungspflichtigen Hinweis: Zahlungspflichtiger darf keine Privatperson / Verbraucher sein. Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 3

4 Umstellung auf SEPA-Lastschrift als Zahlungsempfänger (Gläubiger) Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und in den Stammdaten hinterlegen Neue Inkassovereinbarungen für die SEPA-Lastschriftverfahren mit dem Institut schließen Weiterleitung und Vorlage der Daten unter Beachtung der neuen Vorlagefristen - siehe Inkassovereinbarung und Preis- und Leistungsverzeichnis - Prüfung der Arbeitsabläufe und Zuordnung zu SEPA-Basis-Lastschrift bzw. SEPA-Firmen-Lastschrift Mandatsverwaltung Festlegung der Logik für die Erteilung neuer Mandate (z.b. vertrags- oder kundenbezogen) und Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenznummer Kundenvertrag Nutzung der Mandatsvorgaben/-mustertexte der SEPA-Lastschriftmandate Aushändigung der Sparkassenmustervordrucke - Nr SEPA Firmenlastschriftmandat - Nr SEPA - Basislastschriftmandat Regelung zur Umsetzung der Erstellung und des Versands der Vorabinformation an Zahlungspflichtige treffen. Soweit nicht anders vereinbart, ist der Kunde mindestens 14 Tage vor Einzug der Lastschrift zu informieren (kann z.b. in Form einer Rechnung / eines Zahlplans /eines Kaufvertrags erfolgen). Frist kann auch soweit durch Vereinbarung verkürzt werden, dass ein Zugang der Vorabinformation vor Belastung gewährleistet ist. SEPA-Basis-Lastschrift: Weiternutzung rechtswirksam erteilter Einzugsermächtigungen (Datum des SEPA- Mandates = Datum der Umstellungsinformation an den Kunden) Benachrichtigung des Zahlungspflichtigen über Umstellung und Mitteilung der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz - Zeitpunkt festlegen Hinweis: Es besteht hierüber eine Dokumentationspflicht d.h. es ist eine entsprechende strukturierte Aufbewahrung empfehlenswert! Bei Nutzung eines Kombimandats: Mitteilung des Umstellungszeitpunktes - Zeitpunkt festlegen Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 4

5 SEPA-Firmen-Lastschrift: Einholung neuer Mandate Hinweis: Erteilung des Mandats muss durch den Zahlungspflichtigen gegenüber seinem Institut vor Einlösung der ersten Lastschrift bestätigt werden. Zahlungspflichtiger darf keine Privatperson / Verbraucher sein. Verzeichnis SEPA-Directory der teilnehmenden Banken (BIC) prüfen Bezugsquelle: SEPA- Clearer Directory Hinweis zur Klärung mit dem Zahlungspflichtigen: Teilnehmende Banken immer im SEPA -Directory der teilnehmenden Banken prüfen, da keine Verpflichtung für Banken besteht, die Firmen-Lastschrift anzubieten. Verarbeitung von Lastschriftrückgaben (R-Transaktionen) Zuordnung zur riginaltransaktion (End-to-End-Identification) Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite: Haben Sie noch Fragen? der wünschen Sie unsere Unterstützung? Dann vereinbaren Sie bitte einfach ein persönliches Beratungsgespräch mit Ihrem Kundenberater. Persönliche Notizen Stand 10/2012 Sparkasse Uelzen Lüchow-Dannenberg Seite 5