Qualität managen im. Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys

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1 Qualität managen im Paritätischen Qualitätssystem PQ-Sys Häufig gestellte Fragen zum Qualitätsmanagement Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 1 von 8

2 Liebe Paritäterinnen, liebe Paritäter, der Begriff Qualität wird vielfältig verwendet. Jede Person hat diesbezüglich einen eigenen Anspruch. Daher ist Qualität kein objektiver Sachverhalt. Sie ist abhängig von Haltungen, Werten, Professionalität und Rahmenbedingungen für ihre Erbringung. Dieses Faltblatt soll Ihnen Unterstützung bei der Beantwortung von typischen Fragen zum Paritätischen Qualitätsmanagement PQ-Sys bieten. Weiterführende Informationen finden Sie unter: Ihr Serviceteam Zentrum für Qualität und Management Aufgabe des Qualitätsmanagements Welches Ziel verfolgt eine Organisation mit dem Qualitätsmanagement? Das Ziel von QM ist Zufriedenheit. Wie wird die Zufriedenheit erzeugt? Sie wird bewirkt durch das Einhalten von Gesetzen und Richtlinien freiwilligen Arbeits- und Verhaltensregeln in der sozialen Einrichtung inkl. der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen, der Vorstand und der Leitungsebene vertraglichen Vereinbarungen mit Leistungsberechtigten sowie Leistungsträgern Vorgaben der Aufsichtsbehörden bzw. Kontrollgremien (z.b. Heimaufsicht, MDK, BAMF, Rechnungshof, Leistungsträger eines Projektes, Bundesagentur für Arbeit, REZ) Verschiedene Gruppen stellen an die Organisation vielfältige Ansprüche und nehmen z. T. in starkem Maße Einfluss auf die jeweilige Organisation. Sie setzen sich für jede Organisation unterschiedlich zusammen. Die Anspruchsgruppen und ihre dynamischen Einflüsse zu kennen, ist die Voraussetzung für ein angemessenes an den Bedarfen ausgerichtetes Qualitätsmanagement. Eine regelmäßige Betrachtung der Anspruchsgruppen ist unerlässlich und ist die Grundlage für die strategische Ausrichtung der Organisation. Insbesondere die Leistungsberechtigten, die Leistungsträger, die Mitarbeiterschaft sowie die Mitbewerber sind immer fester Bestandteil der Analyse der Anspruchsgruppen einer Organisation. Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 2 von 8

3 Worauf kommt es an? transparentes Handeln/Partizipation von Anspruchsgruppen vereinbarte Handhabung und abgestimmtes Leiten von qualitätsrelevanten Prozessen gezieltes Forcieren der fortlaufende Weiterentwicklung der Organisation Das Qualitätsmanagement stellt transparent die Organisation unter dem Aspekt der Qualität nach außen und innen dar. So wird zwischen der Organisation und den Nutzerinnen und Nutzern, den Leistungsträgern und der Gesellschaft ein Vertrauensverhältnis aufgebaut. Dieses transportiert, dass die angebotenen und zu erbringenden Dienstleistungen zuverlässig wie vereinbart erbracht werden können und die Organisation sich stetig weiterentwickelt. Was leistet ein Qualitätsmanagement für die Einrichtung? Gestaltungs- und Handlungsempfehlungen für den beruflichen Alltag maßgeschneidertes Konzept zur Befriedigung der Qualitätsbedürfnisse reibungslose Abläufe, klare Zuständigkeiten, Nachvollziehbarkeit In einem gelebten Qualitätsmanagement werden die Grundsätze des gemeinsamen Handelns für alle in der Organisation Tätigen verbindlich festgelegt. Mit Zielen werden die Prioritäten für den täglichen Ablauf gesetzt. Der fachliche Austausch zu den Prozessen und deren Schnittstellen führt zu effektiveren Abläufen. Der damit verbundene bereichsübergreifende Wissenstransfer motiviert die Mitarbeitenden zu mehr Initiative für erforderliche Veränderungen. Die Kommunikation und die Informationswege in der Organisation werden ebenfalls verbessert. Es entwickelt sich eine Unternehmenskultur, die der Leitung effizientes und proaktives Vorbereiten der Organisation auf die künftigen Herausforderungen ermöglicht. Die Dokumentation der qualitätsrelevanten Aspekte steigert die Prüf- und Rechtssicherheit hinsichtlich der Leistungsberechtigten und der gesetzlichen Anforderungen. Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 3 von 8

4 Paritätisches Qualitätsmanagement PQ-Sys Welches sind die kennzeichnenden Merkmale des PQ-Sys? Rahmenvereinbarungen mit den Leistungsträgern Werte, Leitsätze und Ziele der Organisation Fachstandards der angebotenen Sozialdienstleistung/en qualifiziertes Personal, erforderliche Räumlichkeiten mit Ausstattung und Arbeitsmitteln, Sicherung finanzieller Quellen nachweisbare Ergebnisse hinsichtlich Erfolg, möglicher Wirkung, Zufriedenheit der Anspruchsteller wie Nutzer/innen, Leistungsträger, Belegschaft Was zeichnet das PQ-Sys aus? Im Qualitätsmanagement PQ-Sys sind die Grundsätze der Freien Wohlfahrtspflege (Werteund Gemeinwohlorientierung) und die des Paritätischen (Prinzipien der Toleranz, Offenheit und Vielfalt) verpflichtend. Die Organisationen positionieren sich zu diesen Grundsätzen im Rahmen ihrer Werte, ihres Leitbildes und ihrer Konzeption. Die Qualitätsansprüche aus den Sozialgesetzbüchern werden im PQ-Sys fachspezifisch, unter Einbeziehung aller Beteiligten einer Organisation und in leicht verständlicher Sprache umgesetzt. Phasen 1 und 2 im Qualitätsmanagement Wie komme ich zu einem Qualitätsmanagement? Phase 1 (siehe auch Tabelle: Zentrale Elemente, Instrumente, Aus- und Weiterbildungen im PQ-Sys ) Die erste Phase dient der Analyse der vorhandenen Voraussetzungen, Erfordernisse und Ressourcen sowie der Abstimmungen und Umsetzung festgelegter Maßnahmen, die für ein Qualitätsmanagement erforderlich sind. Das Qualitätsmanagement muss für Außenstehende nachvollziehbar sein. Aber hier geht es erst los. Die wichtige Arbeit erfolgt erst in der Phase 2. Wie kann ich das eigene Qualitätsmanagement aufrechterhalten, pflegen und weiterentwickeln? Phase 2 Die an die soziale Organisation gestellten einschlägigen gesetzlichen, vertraglichen und fachlichen Forderungen und auch das Wissen zu deren Umsetzung verändern sich oft. Auch die erzielte Zufriedenheit der Anspruchsberechtigten erzeugt erneut weitere Bedürfnisse. Daher ist eine permanente Prüfung aller an die Organisation gerichteten Anforderungen und die Koordination der Anpassung an die aktuelle Situation eine fortlaufende Aufgabe des Qualitätsmanagements. Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 4 von 8

5 Akteure und ihre Aufgaben im Qualitätsmanagement Was haben die Leistungsträger (gemäß 12 SGB I) für eine Aufgabe? Mit Körperschaften, Anstalten und Behörden, den sogenannten Leistungsträgern, werden Rahmenverträge, in denen der Anspruch von Leistungsempfängern an Sozialleistungen vereinbart ist, abgeschlossen. Die Organisationen leiten daraus qualitätsrelevante Arbeitsaufträge für ihre Arbeitsbereiche und für festgelegte Zeiträume ab. Welche Verantwortung hat die Leitung? Die Leitung ist für das strategische Qualitätsmanagement verantwortlich. Die Analyse aller wesentlichen Einflussfaktoren ist die Basis, um eine Balance zwischen den gestalterischen Möglichkeiten und den organisationsrelevanten Abhängigkeiten herzustellen. Es geht um die Auseinandersetzung mit Einflüssen, Chancen und Risiken für die zukünftige Ausrichtung der Organisation, Planung ihrer Strategie und ihrer Zielsetzung. Welche Aufgaben hat ein/e Qualitätsmanagementbeauftragte/r heute? Er oder sie ist die administrative Verbindung zwischen Leitung und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Er/sie ist bevollmächtigt zur Koordinierung aller QM-Aktivitäten und ist verantwortlich für die Systematik der Abläufe in den QM-Phasen. Außerdem berät er/sie alle Beteiligten der Organisation und leitet diese hinsichtlich der transparenten Nachweisführung zu den qualitätsrelevanten Aktivitäten an. Beispielsweise wird in der Vereinbarung zum internen Qualitätsmanagement nach 20 Absatz 2a SGB IX ein/e bestellte/r Qualitätsmanagementbeauftragte/r gefordert. Was müssen Mitarbeiter/innen im Qualitätsmanagement tun? Die Mitarbeiter/innen übernehmen die Verantwortung für ihre eigenen Arbeitsaufgaben. Die Arbeitsaufgaben werden unter den qualitätsrelevanten Aspekten im Qualitätsmanagement sinnvoll aufeinander abgestimmt, zusammengeführt oder anders als bisher zugeordnet. Diese Systematik findet sich in den sogenannten Prozessen wieder. Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 5 von 8

6 Zentrale Elemente, Instrumente, Aus- und Weiterbildungen im PQ-Sys Elemente Instrumente, Ausbildung PQ-Sys (Anwendung optional) QM als strategisches Ziel festlegen Qualitätsmanagement als Führungsaufgabe PQ-Pys Die Leitung (Geschäftsführung, Vorstand) gibt die strategische Ausrichtung für QM-Basiswissen Modul 1, 2 PQ-Sys die operative Tätigkeit im QM u. a. durch Leitbild und Ziele vor. Qualitätsmanager/in PQ-Sys Ausgangslage ermitteln Der Ausgangspunkt ist die Analyse von Anforderungen und Zielen, die sich u. a. aus dem SGB, den Rahmenverträgen, dem Leitbild ergeben. Es sollen die Stärken und Schwächen der Organisation sichtbar gemacht und notwendige Aktivitäten ermittelt werden. Qualitäts-Check PQ-Sys Qualitäts-Check plus PQ-Sys fachliche Kompetenzen im QM aufbauen Benötigt wird eine Person (QMB), die bevollmächtigt ist, sich um das QM zu kümmern und die verschiedenen Akteure in der täglichen Arbeit zu Fragen der Qualität anzuleiten. Die Kompetenzen können im Rahmen der modularen QM- Fachpersonal-Ausbildung erlangt werden. alle Beteiligten einer Organisation ins QM einbinden QM ist ein gemeinschaftlicher Auftrag in der Organisation. Alle Mitarbeitenden haben die Verantwortung, ein gemeinsames und tragfähiges Verständnis für QM zu entwickeln. im QM Kommunikation und Information Die Abstimmung zu den einzelnen Arbeitsschritten bei der Dienstleistungserbringung und zu deren Nachweisführung ermöglicht ein aufeinander abgestimmtes Vorgehen. Dieses Organisieren eines routinierten Handelns spiegelt sich in der eigenen Dokumentation zum QM wieder und gilt als Vorgabe für das Tagesgeschäft. Arbeitsabläufe gestalten In der täglichen Arbeit wird der Standard der Organisation gelebt. Damit das gelingt, unterstützt QM die Gestaltung der Arbeitsabläufe gemäß den Anforderungen (u. a. Vision, Leitbild, Konzeption) und hilft Schwachstellen zu identifizieren, zu beseitigen und Innovation zu fördern. Zufriedenheit zur Erfüllung der Anforderungen feststellen und bewerten; Maßnahmen ergreifen, um QM aufrechtzuerhalten, zu pflegen und weiterentwickeln zu können Ein erfolgreich angewandtes Qualitätsmanagement führt zu der Erfüllung aller an die Organisation gestellten Anforderungen (u. a gesetzlichen) und der Erzielung der Zufriedenheit von Nutzer/innen, den Leistungsträgern sowie den Mitarbeitenden. Die Organisation beurteilt vielfältig selbst ihre erworbenen und angewandten Kompetenzen im QM. Die Leitung bewertet die Funktionsweise des QM und plant weitere Vorgehensweisen. QM unterstützt gezielt die fortlaufende Weiterentwicklung der Organisation. Siegel PQ-Sys erwerben Qualitätsmanagement-Assistent/in PQ-Sys Qualitätsmanagement-Beauftragte/r PQ-Sys Qualitäts-Check PQ-Sys Qualitäts-Check plus PQ-Sys Informationsveranstaltung PQ-Sys Qualität managen PQ-Sys - Dokumentation und Beispiele Prozessmanagement PQ-Sys Methoden und Werkzeuge PQ-Sys Kunden- und Mitarbeiterbefragungen PQ-Sys Qualitätsauditor/in PQ-Sys Managementbewertung PQ-Sys Paritätisches Qualitäts-Siegel PQ-Sys Für die Darlegung der Kompetenzen im QM kann eine externe Bewertung durchgeführt und die Impulse daraus für die Weiterentwicklung verwendet werden. Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 6 von 8

7 Zertifizierung nach dem Paritätischen Qualitätssiegel PQ-Sys Müssen wir uns zertifizieren lassen? Ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement wird zum Beispiel im 113 SGB XI für stationäre und ambulante Pflegeeinrichtungen und in der Vereinbarung der Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation (BAR) für stationäre Rehabilitationseinrichtungen gem. 20 Abs. 2a SGB IX als Qualitätsnachweis gefordert. Die Recherche zu den konkreten Anforderungen ist empfehlenswert. Eine unparteiische Auskunft können die Referenten für Qualitätsmanagement in den Landesverbänden geben. Auch das Zentrum für Qualität und Management beim Gesamtverband unterstützt Sie. Wie können wir unsere Zertifizierungsfähigkeit prüfen? Der Qualitäts-Check PQ-Sys ist ein einfaches und durch die Kosten- und Leistungsträger vielfach anerkanntes QM-Instrument. Er dient der Selbstevaluation und der Steuerung von Qualitätsentwicklungen. Ebenso ist dieser Qualitäts-Check Voraussetzung für das Paritätische Qualitäts-Siegel. Er liegt in zahlreichen Fachvarianten vor. In strukturierten Fragebögen werden wichtige QM-Fragen aus der Sicht der Interessengruppen (Nutzer, Leistungsträger, Mitarbeitende, Ehrenamtliche, Führungskräfte), fachliche Standards sowie wichtige Fragen zum Daten- und Arbeitsschutz, Hygienevorschriften etc. berücksichtigt. Durch ein Bewertungssystem und Kennzeichnung nach dem Ampel-Prinzip können bei erkannten Schwächen Maßnahmen vereinbart und nachverfolgt werden. Wie läuft eine Zertifizierung nach dem Paritätischen Qualitätssiegel PQ-Sys ab? Die Zertifizierung umfasst eine Prüfung der Dokumente und eine Vor-Ort- Begutachtung (Audit) durch eine zugelassene Zertifizierungsgesellschaft (Rahmenvertragspartner im Paritätischen unter Eine Vor-Ort-Prüfung erfolgt regulär einmal in 3 Jahren. Jährlich ist ein Qualitätsentwicklungsbericht an die Zertifizierungsgesellschaft zu senden. Dadurch kann effizient eine systematische Qualitätsentwicklung nachgewiesen werden. Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 7 von 8

8 Welche Zertifizierungsverfahren im PQ-Sys sind anerkannt? Paritätisches Qualitäts-Siegel Weiterbildung: Baden-Württemberg, NRW, Thüringen Paritätisches Qualitäts-Siegel Reha MGW-Qualitätssiegel Paritätisches Qualitäts-Siegel Integrationskurse Qualitäts-Siegel Selbsthilfekontaktstellen (SKS) länderspezifische Paritätische Qualitäts-Siegel Kita Woher bekomme ich weitere Informationen zum verbandlichen Qualitätsmanagement PQ-Sys? Paritätischer Gesamtverband Zentrum für Qualität und Management Oranienburgerstr. 13/ Berlin Tel. 030/ Fax 030/ Internet: SQ Cert GmbH Düsseldorfer Straße Frankfurt/Main Tel.: 069/ Fax.: 069/ info@sq-cert.de Internet: Legende: QM = Qualitätsmanagement Der Paritätische Gesamtverband Qualität managen im PQ-Sys Häufig gestellte Fragen Seite 8 von 8