Systematisches Nachtragsmanagement

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Manuela Hofmann
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1 telefonischer Kontakt LHR GmbH & Co. KG - Projektorganisation Nachtragswesen - Seite: 1 Systematisches Nachtragsmanagement Geschäftsführung der ARGE / Bauunternehmung... LHR Heppenheim Geschäftsführer Projektleiter (bei Bedarf) regelmäßigebesprechungen undberichterstattung Projektleitung Projektbüro LHR Baubegleitende Rechtsberatung durch externe Rechtsanwälte der ARGE / Firmen bei Bedarf - systematisches Nachtragsmangement (gemäß Schaubild 1) - Nachtragsbearbeitung zu gestörten Bauabläufen - Arbeitskreis "Nachträge" (gemäß Schaubild 2) geotechnische Beratung Anleitung durch Projektbüro LHR Planungsgruppe "Nachträge" der ARGE Anleitung durch Projektbüro LHR Unterstützung der Baustellen: Konkrete Nachtragsbearbeitung (gemäß Schaubild 3) - Vorgehensweise (Anspruchsgrundlage, Kalkulation) - Dokumentation, Aufbau des Nachtrages - Beurteilung der fertiggestellten Nachträge Baustelle 1 Baustelle Baustelle Baustelle detaillierte Unterstützung der Baustellen bei Nachtragsausarbeitungen (gesonderte Vereinbarungen mit den ARGE-Partnern bzw. Firmen )

2 LHR GmbH & Co. KG - Nachtragsmanagement - Seite: 2 Schaubild1: Systematisches Nachtragsmanagement für die ARGE / Bauunternehmung Das Nachtragsmanagement für die ARGE / Bauunternehmung wird federführend von der LHR GmbH & Co. KG (kurz LHR) systematisch geleitet. Dabei fallen folgende Aufgaben an: 1. Leitung der Arbeitskreise Nachträge in Form von Besprechungsterminen bzw. Jour fixen mit Feststellung eventueller nachtragsrelevanter Sachverhalte, siehe detaillierte Ausführung im Schaubild 2 Arbeitskreis Nachträge 2. Konkrete Nachtragsbearbeitung in Zusammenarbeit mit den Baustellen zum einreichungsreifen Nachtragsangebot, siehe dazu nähere Ausführung im Schaubild 3, Variante 1 Konkrete Nachtragsbearbeitung 3. Erarbeitung von Nachträgen bzw. Gutachten über Bauzeitverlängerungen oder Bauablaufänderungen und deren Folgen der Einzelbaumaßnahmen bzw. der Gesamtbaumaßnahme (hierzu gehört auch die Beurteilung der terminlichen Folgen von eventuellen Behinderungen und Störungen sowie Nachtragsleistungen). 4. Verwaltung des Nachtragswesens, bestehend aus: - Erarbeitung eines Projekthandbuches (Einmalleistung) - Erstellen einer Vertragsanalyse aus baubetrieblicher Sicht (Einmalleistung) - Aufarbeitung der Urkalkulation mit Erstellung von Kalkulationsstammdatenblättern für jede Baustelle (Einmalleistung) - Schnittstellendefinition zum Projekt-Controlling oder anderen Stellen innerhalb der ARGE / Bauunternehmung (Einmalleistung) - Vorgabe des Inhaltes der Nachtragsakte nach einem systematisierten Schema - Vorgabe von standardisierten Meldungen über entsprechende einfache Formblätter für alle Baustellen - Erstellen von Nachtragsübersichten für jede Baustelle/Baumaßnahme mit allen notwendigen Angaben (z. B. Nachtragsnummer, Inhalt, baurechtliche Grundlage, Einreichungsdatum, Einreichungssumme, Verantwortliche, Schriftverkehr, Verhandlungen am..., Verhandlungsergebnisse, beauftragt am..., Beauftragungssumme usw.) - Führen einer Nachtragsübersicht für die gesamte ARGE / Bauunternehmung, baustellenweise gegliedert als Entscheidungsübersicht für die Geschäftsleitung. Ang_Abb1-text.docx

3 LHR GmbH & Co. KG - Arbeitskreis Nachträge - Seite: 3 Schaubild 2: ARBEITSKREIS NACHTRÄGE Gesprächsleitung: LHR Termine: Regelmäßig zu festen wöchentlichen Terminen, jedoch nach Bedarf entweder jede Woche oder alle 14 Tage. Teilnehmer: 1. Für die Gesamtbaumaßnahme / Baustellen gibt es mehrere Arbeitskreise Nachträge, die sich immer nach ARGE- bzw. Firmenzugehörigkeit gruppenweise zusammensetzen, d. h. in einem Arbeitskreis sind immer die beteiligten Firmen einzelner Baustellen vertreten. Es sollten nach Möglichkeit die Oberbauleiter, der maßgebende erste Bauleiter, entsprechende Vertreter der Planungsabteilungen und die interne Nachtragsbearbeitung der Partnergruppen teilnehmen. 2. Geotechnische Beratung: zumindest solange Probleme im Bodenbereich anstehen. 3. Fallweise auf Einladung von LHR auch die externe juristische Beratung. Gesprächsthemen: Durchsprache der Bauaktivitäten der letzten 2 Wochen mit Schwerpunkt auf folgenden Themen: - Besonderheiten beim Bauablauf, - Änderungen der Leistungen, - Erschwernisse, - Verzögerungen und Behinderungen Durchsprache der zukünftigen Bauaktivitäten für die nächsten 3 4 Wochen mit geplanten Abläufen und zu erwartenden Schwierigkeiten. Bewertung der Sachverhalte: - Baurechtliche und baubetriebliche Einordnung der Sachverhalte, evtl. mit Rücksprache bei den Juristen. - Weitere formale Veranlassungen bezüglich des Schriftverkehrs bzw. des Baustellenverhaltens. - Festlegung weiterer Aktivitäten bezüglich Dokumentation, Verhalten auf der Baustelle, Rückmeldungen an Beteiligte usw. Ang_Abb2.docx

4 LHR GmbH & Co. KG - Arbeitskreis Nachträge - Seite: 4 - Endpunkt der Bewertung der Sachverhalte ist der Beginn der Nachtragsbearbeitung auf den Baustellen in Zusammenarbeit mit LHR (siehe dazu Schaubild 3: Konkrete Nachtragsausarbeitung ). Harmonisierung aller Nachträge - Feststellung gleicher oder vergleichbarer Nachtragssachverhalte anderer ARGE-Partner oder Baustellen. - Nutzung bereits erarbeiteter Nachtragsausarbeitungen durch Analogie für neu zu erstellende Nachträge. - Nutzung bereits erzielter Verhandlungsergebnisse für neu zu erstellende Nachträge. - Äußere und inhaltliche Einheitlichkeit der Nachträge. Nachhalten und Pflege der bereits begonnenen Nachtragsausarbeitungen mit folgenden Aktivitäten: - Stand der Bearbeitungen - Terminierung der Bearbeitungen - Formaler notwendiger Schriftverkehr - Notwendige Unterstützung durch LHR - Geotechnische Beratung - Juristische Beratung - Besprechung und Festlegung - Verabschiedung eines fertigen Nachtrages zur Einreichung beim Auftraggeber Ang_Abb2.docx

5 LHR GmbH & Co. KG - Konkrete Nachtragsbearbeitung - Seite: 5 Schaubild 3: KONKRETE NACHTRAGSBEARBEITUNG Hier sind nun die notwendigen Bearbeitungsschritte in der chronologischen Reihenfolge aufgeführt, wobei die Intensität der Betreuung durch LHR entsprechend wahlweise geregelt werden kann. 1. Leistung LHR: Anfangsberatung über die konkrete Vorgehensweise 2. Leistung Baustelle: Formale Anlage einer Nachtragsakte nach Vorgabe von LHR 3. Leistung Baustelle: - normaler Schriftverkehr mit Auftraggeber und sonstigen Beteiligten - eigene notwendige Anmeldungsschreiben und sonstiger Schriftverkehr - Lesen und Einordnen des Auftraggeber-Schriftverkehrs - Gegenschreiben als Stellungnahme zu dem geführten Auftraggeber-Schriftverkehr zur Wahrung der Rechtspositionen 4. Leistungen Baustelle: Dokumentation der nachtragsrelevanten Sachverhalte nach Vorgaben von LHR 5. Leistungen LHR: Besprechung der Dokumentationsergebnisse / Schriftverkehr / Akte und Festlegung der weiteren Vorgehensweise zur Nachtragsbegründung und Nachtragskalkulation 6. Leistungen Baustelle: Aufarbeiten der relevanten Kalkulationsstammdaten für die einzelnen Nachträge 7. Leistungen Baustelle: Nachtragsausarbeitung VOB-gemäß erstellen: - Nachtragsbegründung mit gerichtsfester Dokumentation - Nachtragskalkulation - weitere Nachtragsangebotsbedingungen definieren (z. B. Bauzeit, Vorleistungen, Genehmigungen usw.) 8. Leistungen LHR: Beurteilung des fertiggestellten Nachtrages und Erarbeiten von Verbesserungs- bzw. Veränderungsvorschlägen Ang_Abb3.docx

6 LHR GmbH & Co. KG - Konkrete Nachtragsbearbeitung - Seite: 6 Die konkrete Nachtragsbearbeitung auf der Baustelle kann durch LHR wie folgt unterstützt werden: Erste Variante: Nur punktuelle Beratung und Durchsprache der Arbeitsergebnisse an definierten Stellen, d. h. an den Ziffern 1, 5 und 8 (siehe hinterlegte Darstellung). Dies bedeutet den geringsten Aufwand für LHR, aber gleichzeitig den größten Aufwand für die Baustellen selbst. Zweite Variante: Intensivere Mitarbeit von LHR an der konkreten Nachtragsbearbeitung, d. h. Federführung der Nachtragsbearbeitung mit definierter Zuarbeit durch die Baustelle. Dies würde zu folgenden Veränderungen des oben stehenden Schemas führen: Zu 2.: Die Nachtragsakte wird von LHR geführt. Zu 3.: Der formale Schriftverkehr wird weiter von der Baustelle geführt, läuft aber zur Kontrolle parallel über LHR. Zu 4.: Die Dokumentation wird unter Mithilfe von LHR auf der Baustelle erstellt, d. h. nötigenfalls wird Personal von LHR zur Dokumentation eingesetzt. Zu 6.: Das Aufarbeiten der Kalkulationsstammdaten kann durch LHR stattfinden. Zu 7.: Die Nachtragsbegründung und die Definition der Nachtragsangebotsbedingungen erfolgt federführend durch LHR unter Hinzuziehung der Baustelle, die Nachtragskalkulation wird weiterhin durch die Kalkulationsabteilung der einzelnen Unternehmen - bei Bedarf mit eventueller Beratung durch LHR - durchgeführt. Grundsätzlich wird bei beiden Varianten für die Zuarbeit und Leistungen Dritter (Baustellen, geotechnische Beratung etc.) keine Verantwortung oder Haftung übernommen. Ang_Abb3.docx

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