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2 INHALTSVERZEICHNIS Office Excel Fortgeschrittene Techniken Einstieg 1 Mit dieser Unterlage arbeiten Was Sie wissen sollten Grundlegende Programmeinstellungen vornehmen Add-Ins einsetzen Grundlegendes zu Add-Ins Währungen der Euromitgliedsländer umrechnen Teilsummen erzeugen Schnellübersicht Übung Tabelleninhalte überwachen und gliedern 3 Formeln überwachen Formeln auf Fehler prüfen Zellinhalte überwachen Schnellübersicht Übung Tabellen gliedern Gliederungen erstellen Mit Detaildaten arbeiten Daten einer Gliederung markieren Gliederungen entfernen Mit Teilergebnissen arbeiten Schnellübersicht Übung Datenbankmanagement 5 Mit Excel-Datenbanken arbeiten Grundlegendes zu Excel-Datenbanken Excel-Datenbanken bearbeiten Datensätze mit der Datenmaske suchen Datenbankfunktionen einsetzen Schnellübersicht Übung Listen und Filter verwenden Mit Listen arbeiten Grundlegendes zum Filtern von Daten Den AutoFilter verwenden Besondere Möglichkeiten des AutoFilters nutzen Spezialfilter einsetzen Spezielle Suchkriterien bei Spezialfiltern einsetzen Schnellübersicht Übung Microsoft Query nutzen Grundlegendes zu Microsoft Query und zu Abfragen Abfragen mit dem Query-Assistenten erstellen Abfragen aktualisieren bzw. löschen Abfragen bearbeiten Menüpunkte in Microsoft Query nutzen Abfragenkriterien bearbeiten Abfragen mit mehreren Tabellen erstellen Schnellübersicht Übung Daten analysieren 8 Daten kombinieren und konsolidieren Daten kombinieren Grundlagen der Tabellenkonsolidierung Daten mit Formeln konsolidieren Daten nach Position konsolidieren Daten nach Rubrik konsolidieren Konsolidierungsergebnisse bearbeiten Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen erstellen Grundlegendes zu Pivot-Tabellen Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Berechnungsfunktion und Anzeige der Daten festlegen Pivot-Tabellen aus externen Datenquellen erstellen Tabellen in Pivot-Tabellen konsolidieren Pivot-Tabellen aus anderen Pivot-Tabellen erstellen Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen anpassen Pivot-Tabellen(-bereiche) markieren bzw. formatieren Layout einer Pivot-Tabelle ändern Daten einer Pivot-Tabelle gruppieren Spezielle Anzeigemöglichkeiten nutzen Besondere Möglichkeiten der Datenauswertung Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Pivot-Tabellen in Diagrammen grafisch darstellen Eigenschaften von Pivot-Tabellen festlegen Schnellübersicht Übung... 96

3 Inhaltsverzeichnis I 11 Trendanalysen, Datentabellen und Zielwertsuche Grundlegendes zu Datenanalysen Grundlegendes zu Trendanalysen Trendanalysen durchführen Trendanalyse mit der Funktion TREND Datentabellen für die Datenanalyse nutzen Die Zielwertsuche einsetzen Schnellübersicht Übung Mit dem Solver arbeiten Grundlegendes zum Solver Einen bestimmten Zielwert berechnen Nebenbedingungen des Solvers festlegen Den minimalen bzw. maximalen Zielwert berechnen Solver-Modelle verwalten Solver-Berichte erstellen Einstellungen des Solvers anpassen Schnellübersicht Übung Szenarien erstellen Den Szenario-Manager verwenden Szenarien erstellen und schützen Mit Szenarien arbeiten Schnellübersicht Übung Mit Matrizen arbeiten Grundlegendes zu Matrizen Matrixformeln erstellen Matrixformeln bearbeiten Matrixkonstanten verwenden Spezielle Matrixfunktionen Schnellübersicht Übung Diagramme gestalten 15 Die verschiedenen Diagrammtypen Gängige Diagrammtypen einsetzen Weniger gebräuchliche Diagrammtypen verwenden Sonderformen von Diagrammtypen Schnellübersicht Übung Spezielle Diagrammbearbeitung Grafiken und Objekte in einem Diagramm verwenden Sekundärachse einblenden Trendlinien erstellen Größenachse (Y-Achse) skalieren Die Fehlerindikatoren Schnellübersicht Übung Weitere Möglichkeiten von Excel 17 Im Team arbeiten Versionen einer Arbeitsmappe vergleichen Grundlegendes zur Teamarbeit Arbeitsmappen für die Teamarbeit vorbereiten Arbeitsmappen überarbeiten Änderungen verfolgen Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben bzw. schützen Schnellübersicht Übung Kommunikation mit Office-Anwendungen Daten von Microsoft Access verwenden Textdateien nach Excel importieren Weitere Fremdformate einlesen Excel-Tabellen in Microsoft Word einbinden Schnellübersicht Übung Excel individualisieren Das Öffnen von Arbeitsmappen optimieren Mit benutzerdefinierten Ansichten arbeiten Die Excel-Grundeinstellungen anpassen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis

4 3 Office Excel Fortgeschrittene Techniken 3 Formeln überwachen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die Fehlerüberprüfung und das Überwachungsfenster nutzen wie Sie komplexe Formeln schrittweise auswerten Voraussetzungen Mit Formeln, Funktionen und Namen arbeiten Mit Smarttags und der Formelüberwachung arbeiten 3.1 Formeln auf Fehler prüfen Fehler in Formeln suchen Ein von Excel erkannter Fehler in einer Formel oder Funktion wird in der jeweiligen Zelle durch einen entsprechenden Fehlerwert mit einem vorangestelltem Doppelkreuz (#) und einem grünen Dreieck (Smarttag-Indikator) angezeigt. Sie können angezeigte Fehler mit verschiedenen Werkzeugen umfassend überprüfen. Das Smarttag SPUR ZUM FEHLER bietet Ihnen mehrere Optionen zur Fehlerprüfung bzw. -verbesserung. Mithilfe der Symbole der Symbolleiste FORMELÜBERWA- CHUNG (ANSICHT - SYMBOLLEISTEN - FORMELÜBER- WACHUNG) können Sie Formelbezüge durch die grafische Darstellung von Abhängigkeiten und Zellzusammenhängen als so genannte Spuren darstellen. Die Fehlerüberprüfung ermöglicht eine systematische Fehlersuche bzw. -korrektur innerhalb eines Tabellenblattes. Sie können komplexe Formeln mit der Formelauswertung prüfen, indem Sie diese schrittweise auswerten. Tabelle mit fehlerhaften Formeln Fehler innerhalb einer Tabelle überprüfen Sie können, ähnlich wie bei der Rechtschreibprüfung, alle Fehler in Formeln eines Tabellenblattes nacheinander prüfen und eventuell gleich korrigieren. Aktivieren Sie den Menüpunkt EX- TRAS - FEHLERÜBERPRÜFUNG. Alternative: (Symbolleiste FOR- MELÜBERWACHUNG) Falls Excel einen Fehler im aktuellen Tabellenblatt findet, wird das Dialogfenster FEHLERÜBERPRÜFUNG eingeblendet, das Ihnen für jeden gefundenen Fehler verschiedene Möglichkeiten zur Fehlerprüfung bzw. Fehlerkorrektur bietet. Fehlerhafte Zelle Fehlerbeschreibung Die Fehlerüberprüfung durchführen 14

5 Formeln überwachen 3 Sie möchten... Hilfe zum Fehler erhalten Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Hilfefenster mit passenden Hilfethemen zu öffnen. einen fehlerhaften Formelteil separat auswerten einen Fehler bei der nächsten Prüfung nicht mehr anzeigen einen Fehler in der Bearbeitungsleiste korrigieren den Fehler aufspüren, der den aktuell angezeigten Fehler verursacht Betätigen Sie die Schaltfläche. Das Dialogfenster FORMEL AUSWERTEN wird eingeblendet. Betätigen Sie die Schaltfläche AUSWERTEN, um den fehlerhaften Formelbestandteil, der im Bereich AUSWERTUNG unterstrichen dargestellt wird, zu berechnen. Betätigen Sie die Schaltfläche. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie können die fehlerhafte Formel in der aktivierten Bearbeitungsleiste korrigieren. Über die nun zur Verfügung stehende Schaltfläche FORTSETZEN gelangen Sie zurück zur Fehlerüberprüfung. Wenn der aktuell angezeigte Fehler von einem Zellbezug hervorgerufen wird, der auf eine fehlerhafte Zelle verweist, steht Ihnen die Schaltfläche SPUR ZUM FEHLER zur Verfügung. Betätigen Sie die Schaltfläche SPUR ZUM FEHLER. Ein roter Pfeil verbindet die Zelle, die den Ausgangsfehler enthält, mit der Zelle, die den Folgefehler beinhaltet. Betätigen Sie die Schaltfläche WEITER bzw. ZURÜCK, bis die Zelle mit dem Ausgangsfehler markiert ist. Über das Symbol (Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG) können Sie die im Tabellenblatt angezeigte Spur zum Fehler wieder entfernen. Während der Fehlerüberprüfung können Sie jederzeit Veränderungen auf dem Tabellenblatt vornehmen, wenn Sie auf das Tabellenblatt klicken. Über die Schaltfläche FORTSETZEN kehren Sie zur Fehlerüberprüfung zurück. Über die Schaltfläche OPTIONEN können Sie bestimmen, welche Regeln Excel zur Fehlerüberprüfung verwendet. Über die Schaltflächen WEITER bzw. ZURÜCK gelangen Sie zum nächsten bzw. vorherigen Fehler. Komplexe Formeln schrittweise auswerten Sie können komplexe Formeln schrittweise auswerten, um so effektiv existierende Fehler zu lokalisieren. Dabei werden nach und nach Bezüge durch Werte und (verschachtelte) Funktionen durch ihre (Einzel-)Ergebnisse ersetzt bzw. Bedingungen nacheinander als wahr oder falsch gekennzeichnet. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn eine Formel nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, obwohl sie von Excel nicht als fehlerhaft gekennzeichnet worden ist. Notizen 15

6 3 Office Excel Fortgeschrittene Techniken Markieren Sie die Zelle, deren Formel Sie schrittweise auswerten möchten, und aktivieren Sie den Menüpunkt EXTRAS - FORMELÜBERWA- CHUNG - FORMELAUSWERTUNG. Alternative: (Symbolleiste FOR- MELÜBERWACHUNG) Das Dialogfenster FORMEL AUSWERTEN wird eingeblendet, und der Bezug, der (als nächstes) ausgewertet werden kann, wird unterstrichen dargestellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUS- WERTEN, um den Wert des Bezugs anzuzeigen. Ist der Wert eines Bezugs das Ergebnis einer weiteren Formel, können Sie diese über die Schaltfläche EIN- ZELSCHRITT in einem neuen Bereich anzeigen und anschließend mit der Schaltfläche AUSWERTEN prüfen. Mithilfe der Schaltfläche PROZEDUR- SCHRITT schließen Sie den Bereich wieder. Um die Formelauswertung zu beenden, betätigen Sie die Schaltfläche SCHLIESSEN. Werte der einzelnen Formelteile prüfen Sie können innerhalb einer Formel auch ohne die Formelauswertung den Wert einzelner Bezüge prüfen. Markieren Sie hierzu den gewünschten Bezug in der Bearbeitungsleiste, und betätigen Sie die F9 -Taste. Der Bezug wird durch den konstanten Wert ersetzt. Möchten Sie diesen Wert nicht in die Formel übernehmen, betätigen Sie die ESC -Taste bzw. klicken Sie auf das Symbol neben der Bearbeitungsleiste. 3.2 Zellinhalte überwachen Das Überwachungsfenster verwenden Eine weitere Möglichkeit, Formeln bzw. Zellen zu kontrollieren, steht Ihnen über die Symbolleiste ÜBER- WACHUNGSFENSTER zur Verfügung. In dieser Symbolleiste können Sie Zellen, die außerhalb des Bildschirmbereichs liegen, ausgeblendet sind oder sich in anderen Tabellenblättern befinden, gesondert anzeigen lassen. Bei Veränderungen von verknüpften Zellen können Sie auf diese Weise beispielsweise wichtige Zwischenergebnisse oder Umrechnungen kontrollieren. Überwachungen hinzufügen Rufen Sie den Menüpunkt ANSICHT - SYMBOLLEISTEN - ÜBERWACHUNGSFENSTER auf. Alternative: (Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG) Markieren Sie die Zellen, deren Werte Sie überwachen möchten, und betätigen Sie im eingeblendeten Überwachungsfenster die Schaltfläche ÜBERWACHUNG HINZUFÜGEN. Schließen Sie das geöffnete Dialogfenster mit der Schaltfläche HINZUFÜGEN. Im Überwachungsfenster werden spezielle Informationen zu den überwachten Zellen (Adresse, Name, Werte und Formeln) tabellarisch aufgelistet. 16

7 Formeln überwachen 3 Aktuelles Tabellenblatt Zellwerte auf externem Tabellenblatt Überwachungsfenster mit Werten externer Zellen Im Überwachungsfenster werden nur Zellen aufgelistet, die sich in einer geöffneten Arbeitsmappe befinden. Der Inhalt des Überwachungsfensters wird zusammen mit der Datei gespeichert und steht Ihnen nach dem nächsten Öffnen der Datei und des Überwachungsfensters wieder zur Verfügung. Weitere einzelne Zellen lassen sich auch über den Kontextmenüpunkt ÜBERWACHUNG HINZUFÜGEN in das Überwachungsfenster übernehmen. Um direkt zu einer überwachten Zelle zu gelangen, klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Eintrag im Überwachungsfenster. Sie sollten für überwachte Zellen Namen vergeben, um deren Bedeutung für die aktuelle Berechnung besser einordnen zu können. Notizen 17

8 3 Office Excel Fortgeschrittene Techniken Alle Zellen überwachen, die Formeln beinhalten Möchten Sie im aktiven Tabellenblatt alle Formelzellen überwachen, können Sie dies schnell realisieren. Rufen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - GEHE ZU auf. Alternative: F5 Betätigen Sie im geöffneten Dialogfenster GEHE ZU die Schaltfläche INHALTE. Aktivieren Sie im Dialogfenster INHALTE AUSWÄHLEN das Kontrollfeld FORMELN, und bestätigen Sie mit OK. Im aktuellen Tabellenblatt werden alle Formelzellen markiert. Betätigen Sie im Überwachungsfenster die Schaltfläche ÜBER- WACHUNG HINZUFÜGEN. Alle Formelzellen markieren Überwachungen löschen Markieren Sie eine oder mehrere Überwachungen im Überwachungsfenster. Betätigen Sie die Schaltfläche ÜBERWACHUNG LÖSCHEN. Den Formelüberwachungsmodus verwenden Sie haben die Möglichkeit, in den Zellen eines Tabellenblattes anstelle der Werte die zu Grunde liegenden Formeln anzuzeigen. Das ist beispielsweise dann hilfreich, wenn Sie nach einer bestimmten Formel suchen oder Formelteile in eine andere Formel kopieren möchten. Wechseln Sie hierzu in den Formelüberwachungsmodus. Aktivieren Sie den Menüpunkt EXTRAS - FORMELÜBERWACHUNG - FORMELÜBERWA- CHUNGSMODUS. Alternative: STRG # Die Spaltenbreite wird automatisch vergrößert, wodurch sich das Layout der Tabelle verändert. Wenn Sie den Formelüberwachungsmodus durch erneuten Aufruf des Menüpunkts bzw. durch erneutes Betätigen der Tastenkombination STRG # wieder ausschalten, wird das ursprüngliche Layout wiederhergestellt. 3.3 Schnellübersicht Sie möchten... Fehler überprüfen EXTRAS - FEHLERÜBERPRÜFUNG oder (Symbolleiste FORMELÜBER- WACHUNG) Formeln schrittweise auswerten Zellinhalte überwachen Überwachungen löschen den Formelüberwachungsmodus aktivieren EXTRAS - FORMELÜBERWACHUNG - FORMELAUSWERTUNG oder (Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG) ANSICHT - SYMBOLLEISTEN - ÜBERWACHUNGSFENSTER bzw. (Symbolleiste FORMELÜBERWACHUNG), Zellen markieren, Schaltfläche ÜBER- WACHUNG HINZUFÜGEN Überwachungen im Überwachungsfenster markieren, Schaltfläche ÜBER- WACHUNG LÖSCHEN EXTRAS - FORMELÜBERWACHUNG - FORMELÜBERWACHUNGS- MODUS oder STRG # 18

9 Formeln überwachen Übung Eine Bonusberechnung überprüfen Übungsdatei: Bonusberechnung Ergebnisdatei: Bonusberechnung-E Öffnen Sie die Datei Bonusberechnung, markieren Sie die Zelle M17, und starten Sie die Fehlerüberprüfung. Übungsdatei "Bonusberechnung" Blenden Sie die Spuren zum Ausgangsfehler ein. Wechseln Sie mithilfe der Fehlerüberprüfung zur Zelle mit dem Ausgangsfehler, und korrigieren Sie diesen. Markieren Sie die Zelle J7, und werten Sie die Formel schrittweise aus. Markieren Sie anschließend die Zelle K7, und lassen Sie sich die Werte der enthaltenen Bezüge C7 und J7 (ohne Formelauswertung) in der Bearbeitungsleiste anzeigen. Übernehmen Sie die angezeigten Werte jedoch nicht in die Formel. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Bonusberechnung-E. Zellinhalte überwachen Übungsdatei: Abschreibung Ergebnisdatei: Abschreibung-E Öffnen Sie die Datei Abschreibung. Übernehmen Sie im Tabellenblatt Abschreibung die Zellen E4 bis E6 in das Überwachungsfenster. Aktivieren Sie das Tabellenblatt Abschreibungssätze, und ändern Sie die Sätze im Bereich A2:A4 in 15, 22 Ergebnisdatei "Abschreibung-E", Tabellenblatt "Abschreibung" und 34. Beobachten Sie dabei die Veränderungen der überwachten Zellen. Löschen Sie die Überwachung für die Zelle E6. Wechseln Sie über das Überwachungsfenster zur Zelle E5 auf dem Tabellenblatt Abschreibung, und schließen Sie das Überwachungsfenster. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Abschreibung-E. 19