Autor: Michael Ziemer. Kirchweg Neerstedt. Tel: Mail@ziemer-consult.de

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2 Autor: Michael Ziemer Kirchweg Neerstedt Tel: Mail@ziemer-consult.de

3 CONTENT 1 VORWORT 8 2 WHO IS WHO? SODEXO IN DEUTSCHLAND HAUFE-LEXWARE ZIEMER CONSULT, INH. MICHAEL ZIEMER 11 3 WAS IST EINE MAHLZEIT VOM AG? GRUNDSÄTZLICHES 13 4 DER RESTAURANTSCHECK/ESSENGUTSCHEIN WAS IST EIN RESTAURANTSCHECK? BEACHTUNG ANWESENHEIT IM BETRIEB BEI RESTAURANTSCHECKS Quelle: die Lohnsteuerrichtlinien LStR AUFGABE DES ARBEITGEBERS Die 15er-Regel Die Rechnung für die Restaurantschecks von Sodexo Berechnung der Restaurantschecks ohne USt Rechtsgrundlage ist für den Restaurantscheck der Abs. 12 Nr. 2 UStAE: Berechnung der Gebühr mit USt Berechnung des geldwerten Vorteils und Abführung der Steuern und SV-Beiträge EINSCHALTEN VON SODEXO ALS ESSENSMARKENEMITTENT Welche Vorteile hat das Einschalten eines Scheckemittenten? BEGRENZUNG DES VERRECHNUNGSWERTES DES RESTAURANTSCHECKS ZUZAHLUNG DURCH DEN ARBEITNEHMER Kein geldwerter Vorteil beim AN durch Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswertes Vereinbarung mit dem Restaurant schwierig! Verkauf des Restaurantschecks an den AN 21 5 BEHANDLUNG DES GELDWERTEN VORTEILS BERÜCKSICHTIGUNG IN DER LOHNABRECHNUNG ALS BRUTTOLOHN VOLL BEITRAGSPFLICHTIG BERÜCKSICHTIGUNG IN DER LOHNABRECHNUNG ALS BRUTTOLOHN PAUSCHALE VERSTEUERUNG DURCH DEN AG MIT 25 % Zu beachten bei der Pauschalierung mit 25% durch den AG BERÜCKSICHTIGUNG ALS WARENGUTSCHEIN (44,00 ) NEIN! BERÜCKSICHTIGUNG RABATT-FREIBETRAG (1080,00 ) FÜR DIE BUCHHALTUNG UST BEI UNENTGELTLICHEN MAHLZEITEN 25

4 6 BEISPIELE UND DEREN UMSETZUNG IN LEXWARE BEISPIEL 1: DER AN BEKOMMT DEN RESTAURANTSCHECK OHNE ZUZAHLUNG Umsetzung in Lexware lohn&gehalt Erstellung einer neuen Lohnart: R-Scheck (6,10 ) - pfl. Anteil Erstellen einer neuen Lohnart: Abzug Restaurantscheck Einrichten der neuen Lohnart für die Restaurantschecks im Abrechnungsfenster Erstellung der Lohnabrechnung für Beispiel Erster Schritt geldwerten Vorteil erfassen Zweiter Schritt - Abzug erfassen Dritter Schritt die neue Abrechnung Finanzielle Betrachtung Auswirkung beim Arbeitnehmer Auswirkungen für den AG BEISPIEL 2: DER AN BEKOMMT DEN RESTAURANTSCHECK UND LEISTET EINE ZUZAHLUNG Umsetzung in Lexware lohn&gehalt Erstellen einer neuen Lohnart: Abzug Restaurantscheck Erstellung der Lohnabrechnung für Beispiel Erster Schritt: den geldwerten Vorteil erfassen 15 * 1, Zweiter Schritt - Abzug für den geldwerten Vorteil erfassen Dritter Schritt den Eigenanteil/Zuschuss des AN erfassen Vierter Schritt die neue Abrechnung Finanzielle Betrachtung Auswirkung beim Arbeitnehmer Wirkungen für den AG BEISPIEL 3: DER AN BEKOMMT DEN RESTAURANTSCHECK UND LEISTET EINE ZU ZAHLUNG GENAU IN HÖHE DES SACHBEZUGSWERTS Umsetzung in Lexware lohn&gehalt Erstellung der Lohnabrechnung für Beispiel Erster Schritt: den geldwerten Vorteil erfassen 0, Zweiter Schritt den Eigenanteil/Zuschuss des AN erfassen Dritter Schritt die neue Abrechnung Finanzielle Betrachtung Auswirkung beim Arbeitnehmer Auswirkungen für den AG BEISPIEL 4: RESTAURANTSCHECK UND PAUSCHALIERUNG MIT 25 % DURCH DEN AG Umsetzung in Lexware lohn&gehalt Ändern der Lohnart 0025 Mahlzeiten pauschal Erstellung der Lohnabrechnung für Beispiel Erster Schritt: den geldwerten Vorteil erfassen Lohnart

5 weiter Schritt - Abzug für den geldwerten Vorteil erfassen Dritter Schritt die neue Abrechnung Finanzielle Betrachtung Auswirkung beim Arbeitnehmer Auswirkungen für den AG 66 7 GEGENÜBERSTELLUNG DER VIER VARIANTEN 68 8 ANPASSUNG DER SACHBEZUGSWERTE IN LEXWARE INFORMATION DER ARBEITGEBER DURCH SODEXO SO WERDEN DIE GEÄNDERTEN SACHBEZUGSWERTE IN LEXWARE GEÄNDERT 70 9 BUCHHALTERISCHE FRAGEN KONTO FÜR RESTAURANTSCHECKS NACH DEN DATEV-KONTENRAHEN NEUE KONTEN IM LEXWARE BUCHHALTER FÜR DIE SODEXO-RESTAURANTSCHECKS BUCHUNG DER EINGANGSRECHNUNG VON SODEXO Folgende Konten werden angesprochen im SKR Folgende Konten werden angesprochen im SKR BUCHUNGEN AUS LEXWARE LOHN&GEHALT Buchungsliste: hinterlegen der Fibu-Konten für die Lohnarten Ändernd der Kontenzuordnung der Lohnarten Die Buchungsliste (aus Beispiel 4) Buchhaltungsergebnis für Beispiel Buchhaltungsergebnis für Beispiel Buchhaltungsergebnis für Beispiel Buchhaltungsergebnis für Beispiel GUTSCHEINE FÜR SODEXO-KUNDEN GUTSCHEIN FÜR DEN ERSTBEZUG VON LEXWARE- UND HAUFE-PRODUKTEN GUTSCHEIN FÜR SODEXO-KUNDEN, DIE SCHON LEXWARE- ODER HAUFE-PRODUKTE EINSETZEN BERATUNGSGUTSCHEIN FÜR SODEXO-KUNDEN / ONLINE-SCHULUNG ANHANG SACHBEZUGSWERTE FÜR MAHLZEITEN ABKÜRZUNGEN / DEFINITIONEN 88

6 CONTENT 1 VORWORT 1 VORWORT 7

7 1 VORWORT In diesem Leitfaden bringe ich die Leistungen von Sodexo als einem der führenden Anbieter von Restaurantschecks (Essengutscheinen) und Lexware als dem führenden Anbieter von Financial Software im Bereich der Lohnabrechnung zusammen. Im Folgenden erfahren Sie etwas über die Möglichkeiten des Einsatzes von Restaurantschecks zur Mitarbeitermotivation und darüber, wie dies rechtssicher in der Software lohn&gehalt von Lexware abgerechnet wird. In meiner, inzwischen über 20-jährigen Schulungs- und Beratungstätigkeit unter anderem in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, habe ich immer wieder erlebt, dass es vielen Selbständigen, Inhabern, Unternehmern und Geschäftsführern an den Feinheiten des Wissens um die betrieblichen Mahlzeiten mangelt. Da Sie hiermit das immer wichtiger werdende Verhältnis zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer langfristig positiv beeinflussen können ohne eine eigene Kantine einrichten zu müssen -, freue ich mich Ihnen hier Möglichkeiten, die Ihnen Sodexo und Lexware bieten, detailliert und praxisrelevant darstellen zu können. Hinweis: Diese Übersicht dient nur generellen Informations- und Schulungszwecken und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für eine Steuerberatung über die hier angeführten Beispiele wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater Tipp: Steuerliche Vorschriften unterliegen einer ständigen Änderung. Bitte achten Sie darauf, dass die hier gemachten Angaben sich auf den Rechtsstand im Juli 2014 beziehen. Übrigens: Zum Redaktionsschluss (November 2014) bestätigte der Bundesrat für das Jahr 2015 die bereits 2014 gültigen Steuerwerte in gleicher Höhe. Eine Haftung jeglicher Art wird ausdrücklich ausgeschlossen. Neerstedt, August 2014 Michael Ziemer 8 1 VORWORT

8 CONTENT 2 WHO IS WHO? 2.1 SODEXO IN DEUTSCHLAND 2.2 HAUFE-LEXWARE 2.3 ZIEMER CONSULT, INH. MICHAEL ZIEMER 2 WHO IS WHO? 9

9 2 WHO IS WHO? In den Ihnen vorliegenden Unterlagen werden die Leistungen dreier unterschiedlicher Anbieter zu Ihrem Nutzen zusammengebracht. Die Einzelleistungen finden Sie in diesem Abschnitt dargestellt. Dass auch hier das Ganze mehr ist als die Summe der Einzelteile, können Sie auf den weiteren Seiten bestätigt finden. 2.1 SODEXO IN DEUTSCHLAND Sodexo wurde 1966 von Pierre Bellon gegründet und erreicht heute mit seinen Dienstleistungen durch eine einzigartige Kombination aus On-site Services, Benefits and Rewards Services und Personal and Home Services täglich 75 Mio. Menschen in 80 Ländern. Weltweit beschäftigt Sodexo Mitarbeiter, in Deutschland Die Firmenzentrale für den Bereich Benefits and Rewards Services ist in Frankfurt am Main. In diesem Geschäftsbereich ist Sodexo führender Dienstleistungspartner rund um die Themen betriebliche Sozialleistungen, Mitarbeitermotivation, Leistungssteuerung, Bonus- und Prämienprogramme, Incentivierung von Geschäftspartnern und Kunden sowie Leistungen für die staatliche Verwaltung. Rund Arbeitnehmer von Firmenkunden nutzen arbeitstäglich den Sodexo Restaurant Pass als flexible Verpflegungslösung oder die Benefits Pass Karte als Geschenk- oder Verpflegungskarte, 300 Kommunen setzen mit Sodexo Lösungen, wie beispielsweise der BildungsKarte, öffentliche Sozialleistungen effizient um. Dabei ermöglichen die Gutschein- und Kartenlösungen und die webbasierte Incentive- und Motivationsplattform eine zielgenaue Mittelzuführung und Steuerung HAUFE-LEXWARE Mit den Produkten der Marke Lexware bringen Anwender ihre geschäftlichen und privaten Finanzen in Ordnung. Von der Buchhaltung über Warenwirtschaft bis zu den Steuern. Über 1 Million Nutzer vertrauen auf Deutschlands führende Business-Komplett-Lösungen für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen bis 50 Mitarbeiter. Das hat gute Gründe: Lexware bietet 10 2 WHO IS WHO?

10 eine Rundum-Absicherung mit innovativer Software, umfassenden Online-Services, Branchen- Wissen und Business-Netzwerken. Damit liefert Lexware den Anwendern das, was sie brauchen. Und die Lösungen präsentieren sich so, wie ihre Nutzer es sich wünschen, nämlich übersichtlich und einfach. So können Lexware-Kunden nahezu ohne Vorkenntnisse sämtliche unternehmerische Aufgaben erfüllen. Vereine und Verbände nutzen Lexware-Angebote bei der Mitgliederverwaltung, Finanzbuchhaltung und allen Aufgaben der Vereinsarbeit. Auch private Nutzer, wie zum Beispiel Vermieter, profitieren vom Lexware Know-how. Quelle: ZIEMER CONSULT, INH. MICHAEL ZIEMER Ziemer Consult beschäftigt sich seit 1985 mit der Vermittlung von Fach- und Anwendungswissen für kleine und mittlere Betriebe sowie Handwerksbetrieben. Dies geschieht seit 1996 in enger Verbindung mit den Produkten von Haufe-Lexware. Bei der Haufe-Akademie ist Michael Ziemer als Trainer für die Anwendungen Lohnabrechnung, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Reisekosten und Anlageverwaltung tätig. Seit 2011 kam der Bereich der ImmobilienVerwaltung mit den Produkten der Haufe-Lexware-Real Estate AG dazu. Der Schwerpunkt von Ziemer Consult liegt in der Analyse der Betriebsabläufe und Beratung, Auswahl und Einführung von Softwareprodukten, schwerpunktmäßig aus der Haufe Gruppe sowie der Produkte aus dem Hause Microsoft. Seminare, Inhouse-Schulungen, Online-Schulungen, Fachbücher, Skripte und Kurzanleitungen runden das Angebot ab 2 WHO IS WHO? 11

11 CONTENT 3 WAS IST EINE MAHLZEIT VOM AG? GRUNDSÄTZLICHES 12 3 WAS IST EINE MAHLZEIT VOM AG - GRUNDSÄTZLICHES

12 3 WAS IST EINE MAHLZEIT VOM AG? GRUNDSÄTZLICHES 87 Abs. 1 Nr. 8 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) normiert eine Kantine als Betriebliche Sozialeinrichtung. Allerdings bieten nur rund 0,5 Prozent der Unternehmen in Deutschland ihren Mitarbeitern ein solches Extra, vornehmlich sind das Großunternehmen der Industrie. 99,5 Prozent aller Betriebe in Deutschland besitzen also keine Kantine und dennoch können Arbeitgeber ihren Angestellten auch hier nach den Lohnsteuerrichtlinien ( 8 Abs. 2 S. 6 EStG, 40 Abs. 2 Nr. 1 EStG. LStR 8.1 Abs. 7 Nr. 4 und LStR 40.2; R31 Abs. 7 Nr. 4 cc., s.u.) einen steuerfreien Essenszuschuss in Form von Verpflegungsschecks oder Restaurantschecks zukommen lassen. Das rechnet sich auch steuerlich: Gewährt der Arbeitgeber (AG) dem Arbeitnehmer (AN) unentgeltliche Mahlzeiten im Betrieb, so ist nämlich lediglich der Wert des amtlichen Sachbezugswerts in der Lohnabrechnung für die Berechnung der Steuern und Abgaben zur Sozialversicherung zu berücksichtigen. Wird die Mahlzeit verbilligt abgegeben/ zahlt der AN einen eigenen Beitrag, so wird die Differenz zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem vom Arbeitnehmer gezahlten Beitrag (hier ist immer der vom AN gezahlte Bruttobetrag zu berücksichtigen) zum steuerpflichtigen und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Übernimmt der AG die pauschale Versteuerung mit 25 % pauschaler Lohnsteuer (zuzüglich Soli und KiSt), so ist der geldwerte Vorteil beim Arbeitnehmer sowohl steuerfrei als auch sozialversicherungsfrei. Grundsatz 1. Zahlt der AN einen Eigen-Beitrag mindestens in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes, so entsteht hier kein geldwerter Vorteil. 2. Übernimmt der Arbeitgeber die pauschale Versteuerung für den geldwerten Vorteil, so entsteht beim Arbeitnehmer keine Mehrbelastung bei der Steuer oder Sozialversicherung 3 WAS IST EINE MAHLZEIT VOM AG - GRUNDSÄTZLICHES 13

13 CONTENT 4 DER RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 4.1 WAS IST EIN RESTAURANTSCHECK? 4.2 BEACHTUNG ANWESENHEIT IM BETRIEB BEI RESTAURANTSCHECKS Quelle: die Lohnsteuerrichtlinien LStR 4.3 AUFGABE DES ARBEITGEBERS Die 15er-Regel Die Rechnung für die Restaurantschecks von Sodexo Berechnung der Restaurantschecks ohne USt Rechtsgrundlage ist für den Restaurantscheck der Abs. 12 Nr. 2 UStAE Berechnung der Gebühr mit USt Berechnung des geldwerten Vorteils und Abführung der Steuern und SV-Beiträge 4.4 EINSCHALTEN VON SODEXO ALS ESSENSMARKENEMITTENT Welche Vorteile hat das Einschalten eines Scheckemittenten? 4.5 BEGRENZUNG DES VERRECHNUNGSWERTES DES RESTAURANTSCHECKS 4.6 ZUZAHLUNG DURCH DEN ARBEITNEHMER Kein geldwerter Vorteil beim AN durch Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswertes Vereinbarung mit dem Restaurant schwierig! Verkauf des Restaurantschecks an den AN 14 4 RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN

14 4 DER RESTAURANTSCHECK/ESSENGUTSCHEIN 4.1 WAS IST EIN RESTAURANTSCHECK? Ein Restaurantscheck ist ein Gutschein der vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gegeben wird und von einer Gaststätte, einem Restaurant, einem Imbiss oder einer vergleichbaren Annahmestelle für eine Mahlzeit in Zahlung genommen wird. Hierzu gehören auch die Restaurantschecks von Sodexo. 4.2 BEACHTUNG ANWESENHEIT IM BETRIEB BEI RESTAURANTSCHECKS Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert ist nicht nur bei der Ausgabe von Mahlzeiten, sondern auch bei der Ausgabe von Restaurantschecks möglich. Es liegt somit dann kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor, wenn der Arbeitnehmer mindestens den Sachbezugswert für das Essen selbst bezahlt oder der Arbeitgeber eine pauschale Versteuerung in Höhe von 25 % vornimmt Quelle: die Lohnsteuerrichtlinien LStR Bei der Ausgabe von Essensmarken und Restaurantschecks nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR liegen eine Reihe von Besonderheiten vor: Es ist nicht der Verrechnungswert der Essenmarke, sondern, wenn der Grenzwert (Sachbezugswert + 3,10 ) eingehalten wird, die Mahlzeit mit dem gültigen Sachbezugswert zu bewerten, wenn: tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen wird, der Verrechnungswert der Essenmarke, den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt und die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegebenwird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben weil sie einen steuerfreien Arbeitgeberersatz für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 12 oder 24 arbeitstäglich erhalten können. Aufgrund dieser Regelung wird häufig angenommen, dass Außendienstmitarbeiter generell von der Ausgabe von Essensmarken ausgeschlossen seien Dies ist jedoch nicht der Fall, wenn der Außendienstmitarbeiter für den Innendienst eine Essensmarke bekommt 4 RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 15

15 Es ist lediglich ein Zusammenlegen von Verpflegungsmehraufwand und dem steuerfreien Betrag in Höhe von 3,10 zu vermeiden. 4.3 AUFGABE DES ARBEITGEBERS Zur Erfüllung der Voraussetzungen, dass für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich von dem Restaurant in Zahlung genommen wird, hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit, bzw. die Tage der Anwesenheit im Betrieb aufzuzeichnen und für die Tage der Abwesenheit vom Betrieb ausgegebene Essenmarken zurückzufordern, bzw. oder die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern Die 15er-Regel Die Pflicht der Überwachung der Abwesenheitstage durch den Arbeitgeber entfällt ganz, wenn: der einzelne Arbeitnehmer an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausübt (Jahresdurchschnitt) und wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält. Daher hat sich in der Praxis die pauschale Ausgabe von maximal 15 Schecks pro Monat durchgesetzt, da dadurch die Nachweispflicht für die An- bzw. Abwesenheit der Arbeitnehmer entfällt Sodexo liefert die Schecks in einem praktischen Restaurantscheck-Kuvert: 16 4 RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 16

16 4.3.2 Die Rechnung für die Restaurantschecks von Sodexo Die Restaurantschecks brauchen vom Restaurant nicht als Beweis an den AG zurückgegeben zu werden, hier reicht die Abrechnung des Restaurants. Da Sodexo - entsprechend den Lohnsteuerrichtlinien abrechnet ist es auch hier nicht nötig, dass die Restaurantschecks an den AG zurückgegeben werden müssen. Bei der Anwendung der 15er-Regel erhält der Arbeitgeber eine Rechnung von Sodexo: MUSTER 4 RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 17

17 Berechnung der Restaurantschecks ohne USt Wenn der AN in einem Restaurant ein Essen bestellt und mit einem Restaurantscheck bezahlt, entsteht ein Umsatzgeschäft zwischen dem AN und dem Restaurant. Die Hingabe des Restaurantschecks durch den AG an den AN stellt keinen umsatzsteuerbaren Vorgang dar. Aus diesem Grund wird der Wert der Restaurantschecks in der Sodexo-Rechnung als USt-frei ausgewiesen Rechtsgrundlage ist für den Restaurantscheck der Abs. 12 Nr. 2 UStAE: (12) Bei der Abgabe von Mahlzeiten durch eine vom Unternehmer (Arbeitgeber) nicht selbstbetriebene Kantine oder Gaststätte gilt Folgendes: 2. Bestellt der Arbeitnehmer in einer Gaststätte selbst sein gewünschtes Essen nach der Speisekarte und bezahlt dem Gastwirt den - ggf. um einen Arbeitgeberzuschuss geminderten - Essenspreis, liegt eine sonstige Leistung des Gastwirts an den Arbeitnehmer vor. Ein Umsatzgeschäft zwischen Arbeitgeber und Gastwirt besteht nicht. Im Verhältnis des Arbeitgebers zum Arbeitnehmer ist die Zahlung des Essenszuschusses ein nicht umsatzsteuerbarer Vorgang. Bemessungsgrundlage der sonstigen Leistung des Gastwirts an den Arbeitnehmer ist der von dem Arbeitnehmer an den Gastwirt gezahlte Essenspreis zuzüglich des ggf. gezahlten Arbeitgeberzuschusses (Entgelt von dritter Seite). Beispiel 2: Der Arbeitnehmer kauft in einer Gaststätte ein Mittagessen, welches mit einem Preis von 4,00 ausgezeichnet ist. Er übergibt dem Gastwirt eine Essensmarke des Arbeitgebers im Wert von 1,00 und zahlt die Differenz i. H. v. 3,00. Der Gastwirt lässt sich den Wert der Essensmarken wöchentlich vom Arbeitgeber erstatten. Bemessungsgrundlage beim Gastwirt ist der Betrag von 4 abzüglich Umsatzsteuer. Die Erstattung der Essensmarke (Arbeitgeberzuschuss) führt nicht zu einer steuerbaren Sachzuwendung an den Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber kann aus der Abrechnung des Gastwirts (oder der Rechnung von Sodexo) für den Restaurantscheck keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Wohl aber für die Servicegebühr / Druckkosten des Restaurantschecks RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 18

18 Berechnung der Gebühr mit USt Die Gebühr für einen Restaurantscheck orientiert sich individuell an der Anzahl der Arbeitnehmer im Scheckbezug, der ausgegebenen Schecks und der Scheckhöhe, sowie Bestellintervallen und kann daher variieren. Im Musterbeispiel (nur ein Arbeitnehmer bekommt 15 Restaurantschecks im Monat) wurden exemplarisch 0,30 pro Restaurantscheck als Servicegebühr angesetzt. Um sich ein individuelles Angebot erstellen zu lassen, besuchen Sie die Sodexo-Webseite unter: oder kontaktieren Sie den Kundenservice per unter bzw. rufen Sie an unter Berechnung des geldwerten Vorteils und Abführung der Steuern und SV-Beiträge Der Arbeitgeber hat den geldwerten Vorteil zu berechnen und die darauf anfallenden Steuern und SV-Beiträge zu ermitteln, einzubehalten und abzuführen. Dies geschieht in Lexware lohn&gehalt indem der geldwerte Vorteil bei den laufenden Bezügen zur Versteuerung und Verbeitragung erfasst wird und bei den Netto Be- und Abzügen wieder abgezogen wird (grundlegend gleicht dies der Systematik beim Dienstwagen). Schauen Sie sich hierzu die Beispiele weiter unten genau an. 4.4 EINSCHALTEN VON SODEXO ALS ESSENSMARKENEMITTENT Der Arbeitgeber hat grundsätzlich auch den geldwerten Vorteil zu berechnen und die darauf anfallenden Steuern und SV-Beiträge zu ermitteln, einzubehalten und abzuführen, wenn keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle bestehen, sondern ein Unternehmen eingeschaltet ist, das die Essenmarken ausgibt - Essensmarkenemittent. TIPP: Zuzahlung des AN in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes Wenn der AN einen Eigenanteil in mindestens der Höhe des amtlichen Sachbezugswertes des jeweiligen Jahres an den AG für die Restaurantschecks bezahlt, entsteht kein geldwerter Vorteil. Somit braucht auch nichts versteuert oder verbeitragt werden. TIPP: der AG versteuert den geldwerten Vorteil pauschal Wenn der AG die pauschale Steuer in Höhe von 25 % (zuzüglich Kirchensteuer und Sol) übernimmt, entsteht bei dem AN kein geldwerter Vorteil, der versteuert oder verbeitragt werden müsste. 4 RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 19

19 4.4.1 Welche Vorteile hat das Einschalten eines Scheckemittenten? Selbstverständlich kann ein AG auch eigene Essenmarken an seine AN ausgeben, die die AN zum, Beispiel bei einer Imbissbude in der Nachbarschaft einlösen können. Der betreffende Imbissbudenbetreiber wird die Essenmarken dann in der Buchhaltung des AG zur Verrechnung vorlegen. Dies entfällt, wenn ein Essenmarkenemittent eingeschaltet wird, da dieser mit den Restaurants direkt abrechnet. Die AG-Buchhaltung muss also nur die Ausgabe der Schecks über die Lohnbuchhaltung dokumentieren. Ein weiterer großer Vorteil bei der Einschaltung eines Scheckemittenten besteht darin, dass der AG selbst keine Annahmevereinbarung mit Restaurants schließen muss. Genau deshalb nutzt er einen institutionellen Anbieter - da dieser dafür sorgt, dass die Verpflegungsschecks eben nicht nur bei einer bestimmten Imbissbude in der Nachbarschaft eingelöst werden können, sondern in einem bundesweiten Netzwerk von Akzeptanzstellen. Das erhöht die Attraktivität und Auswahl der Verpflegungslösung für die AN. 4.5 BEGRENZUNG DES VERRECHNUNGSWERTES DES RESTAURANTSCHECKS Bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für den AN ist nicht der Preis, den der AG für den Restaurantscheck zahlt maßgeblich, sondern dem AN wird immer nur der amtliche Sachbezugswert für eine Mahlzeit als geldwerter Vorteil berechnet (abzüglich eines evtl. gezahlten Eigen-Beitrags) Um Mißbrauchsmöglichkeiten zu begrenzen, führte die Finanzverwaltung eine Obergrenze für den maximalen Scheckwert (Grenzbetrag) ein. Der Wert eines Restaurantschecks ist wie folgt begrenzt: Formel: Grenzwert max. = Amtlicher Sachbezugswert des Jahres + 3,10 (Festbetrag) = 3,00 + 3,10 = 6,10 (2014 für ein Mittagessen und Abendbrot) = 1,63 + 3,10 = 4,73 (2014 für ein Frühstück) = 3,08 + 3,10 = 6,18 (2015 für ein Mittagessen und Abendbrot) = 1,68 + 3,10 = 4,78 (2015 für ein Frühstück) Übersteigt der Wert der Essensmarke den Grenzbetrag, ist eine Bewertung der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert ausgeschlossen. Auch kann der geldwerte Vorteil nicht mit 25 % pauschal besteuert werden (siehe weiter unten) RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 20

20 4.6 ZUZAHLUNG DURCH DEN ARBEITNEHMER Leistet der Arbeitnehmer eine Zuzahlung zu dem Restaurantscheck, vermindert sich dadurch der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer. Die Zuzahlung muss so dokumentiert werden, dass sie durch das Finanzamt leicht überprüfbar ist. (siehe weiter unten bei den Beispielen) Kein geldwerter Vorteil beim AN durch Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswertes Es entsteht kein geldwerter Vorteil wenn der Arbeitnehmer mindestens den Wert des Sachbezugs für den Restaurantscheck bezahlt. Soll sichergestellt werden, dass für den AN kein geldwerter Vorteil entsteht, so muss darauf geachtet werden, dass die Zuzahlung des AN immer mindestens in der Höhe des amtlichen Sachbezugswertes liegt. Die Zuzahlung ist also von der Personalabteilung immer im Dezember für das folgende Jahr zu überprüfen. Eine Anpassung der Zuzahlung ist bei steigenden Sachbezugswerten notwendig: Jahr Frühstück Mittag- oder Abendessen ,63 3, ,63 3, ,60 2, ,57 2, ,57 2, ,57 2, ,53 2, Vereinbarung mit dem Restaurant schwierig! Dies kann durch eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem jeweiligen Restaurant organisiert werden (muss dann auch tatsächlich so durchgeführt werden) Verkauf des Restaurantschecks an den AN Einfacher ist es, wenn der AG den Restaurantscheck direkt an den AN verkauft der Kaufpreis sollte zum Zweck der Nachweisbarkeit im Lexware lohn&gehalt in den Netto Be- und Abzügen als Abzug ausgewiesen werden. 4 RESTAURANTSCHECK / ESSENGUTSCHEIN 21

21 CONTENT 5 BEHANDLUNG DES GELDWERTEN VORTEILS 5.1 BERÜCKSICHTIGUNG IN DER LOHNABRECHNUNG ALS BRUTTOLOHN VOLL BEITRAGSPFLICHTIG 5.2 BERÜCKSICHTIGUNG IN DER LOHNABRECHNUNG ALS BRUTTOLOHN PAUSCHALE VERSTEUERUNG DURCH DEN AG MIT 25% Zu beachten bei der Pauschalierung mit 25% durch den AG 5.3 BERÜCKSICHTIGUNG ALS WARENGUTSCHEIN (44,00 ) NEIN! 5.4 BERÜCKSICHTIGUNG RABATT-FREIBETRAG (1080,00 ) 5.5 FÜR DIE BUCHHALTUNG UST BEI UNENTGELTLICHEN MAHLZEITEN 22 5 BEHANDLUNG DES GELDWERTEN VORTEILS 22

22 5 BEHANDLUNG DES GELDWERTEN VORTEILS Der geldwerte Vorteil kann wie folgt berücksichtigt werden: Berücksichtigung in der Lohnabrechnung als Bruttolohn voll Beitragspflichtig Es sind abzuführen Lohnsteuer, Kirchensteuer und Soli / Höhe abhängig vom Einkommen des AN Abzug beim AN Sozialversicherungsbeiträge des AN / ca. 21 % Sozialversicherungsbeiträge des AG / ca. 20 % Berücksichtigung in der Lohnabrechnung als Bruttolohn pauschale Versteuerung durch den AG mit 25 % Es sind abzuführen Lohnsteuer, Kirchensteuer und Soli / pauschal 25 % des geldwerten Vorteils allein durch den AG Sozialversicherungsbeiträge des AN / entfällt - frei Sozialversicherungsbeiträge des AG / entfällt frei 5.1 BERÜCKSICHTIGUNG IN DER LOHNABRECHNUNG ALS BRUTTOLOHN VOLL BEITRAGSPFLICHTIG Der geldwerte Vorteil wird in der Lohnabrechnung wie normaler Arbeitslohn/Gehalt behandelt. Die Belastung aus den zu zahlenden Steuern des AN und den Sozialversicherungsbeiträgen liegt bei ca. 40 % (für die SV) zuzüglich der Steuer des AN (abhängig von seinem Gesamteinkommen) Sowohl die Steuern (zahlt nur der AN) und die Sozialversicherungsbeiträge (zahlen sowohl AG als auch AN) werden berechnet, in der Lohnabrechnung ausgewiesen, vom AG einbehalten und die Beiträge an die Sozialversicherung und an das Finanzamt abgeführt Näheres siehe unten bei den Beispielen. 5 BEHANDLUNG DES GELDWERTEN VORTEILS 23

23 5.2 BERÜCKSICHTIGUNG IN DER LOHNABRECHNUNG ALS BRUTTOLOHN PAUSCHALE VERSTEUERUNG DURCH DEN AG MIT 25 % Dies ist eine besondere Abrechnungsmöglichkeit Sie sollten diese Möglichkeit auf jeden Fall prüfen. Die Pauschalierung des geldwerten Vorteils mit 25 % bewirkt, dass weder AG noch AN Beiträge an die Sozialversicherung abführen müssen (Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus ( 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV). Die Berechnung erfolgt so: Geldwerter Vorteil = 20,00 Es sind abzuführen Pauschale Lohnsteuer 25 % (durch den AG zu tragen) 5,00 Soli auf die Lohnsteuer 5,5 % (durch den AG zu tragen) 0,28 Kirchensteuer auf die Lohnsteuer 9 % (durch den AG zu tragen 0,45 Summe 25,73 Näheres Sie unten bei den Beispielen! Zu beachten bei der Pauschalierung mit 25% durch den AG Bei einer Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % für Restaurantschecks ist zu beachten: ein Antrag beim Finanzamt für die Pauschalierung ist nicht erforderlich die Pauschalierung ist auch dann zulässig, wenn nicht alle AN des AG betroffen sind die Pauschalierung ist auch möglich, wenn mehr als eine Mahlzeit arbeitstäglich gewährt wird 5.3 BERÜCKSICHTIGUNG ALS WARENGUTSCHEIN (44,00 ) NEIN! Warengutscheine bleiben bis zu einer Grenze von 44,00 im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei einem Überschreiten der Grenze von 44,00 wird der gesamte, nicht nur der übersteigende, Betrag pflichtig. Im Normalfall kommt die 44,00 Grenze bei Mahlzeiten nicht in Betracht. Kann ein amtlicher Sachbezugswert angesetzt werden, so entfällt damit die Möglichkeit für die Nutzung der 44,00 Freigrenze BEHANDLUNG DES GELDWERTEN VORTEILS 24

24 5.4 BERÜCKSICHTIGUNG RABATT-FREIBETRAG (1080,00 ) Ein Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern für eigene Waren einen Rabatt gewähren. Wenn es sich um eigene Waren handelt, so ist ein Rabatt-Betrag von bis zu 1080,00 jährlich (brutto) lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei Mahlzeiten kommt dies jedoch nur in Betracht, wenn die abgegebenen Mahlzeiten Waren sind die der Arbeitgeber auch anderen Kunden anbietet. Bei Mahlzeiten in Betriebskantinen ist somit der Rabattfreibetrag im Regelfall nicht anwendbar. Es sei denn in dieser Kantine können auch AN von anderen Arbeitgebern essen und die Mahlzeiten werden nicht überwiegend für die eigenen AN hergestellt, dann handelt es sich bei den Mahlzeiten wieder um eigene Waren Im Hotel- und Gaststättengewerbe ist der Rabattfreibetrag auch für Mahlzeiten anwendbar. Handelt es sich jedoch um ein besonderes Personalessen, das fremden Gaststättenbesuchern nicht angeboten wird, kann der Rabatt-Freibetrag nicht angewendet werden Berechnung des geldwerten Vorteils z. B.: Rabattwert 500,00 Abzüglich 4 % (fester Abzugsbetrag) - 20,00 Geldwerter Vorteil 480, FÜR DIE BUCHHALTUNG UST BEI UNENTGELTLICHEN MAHLZEITEN Gewährt ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer eine unentgeltliche Mahlzeit (beim Restaurantscheck liegt der Sachverhalt anders kein umsatzsteuerlich relevanter Fall), so ist diese Abgabe für den AG ein umsatzsteuerlich relevanter Vorfall, der in der Buchhaltung auch entsprechend berücksichtig werden muss. Berechnung Amtlicher Sachbezugswert 3,00 brutto - USt (19/119) 0,48 = Nettowert 2,52 5 BEHANDLUNG DES GELDWERTEN VORTEILS 25