Einkauf per Mausklick Werte heben durch Technologie. Steigerung der Prozesseffizienz mittels elektronischer Einkaufssysteme

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1 Einkauf per Mausklick Werte heben durch Technologie Steigerung der Prozesseffizienz mittels elektronischer Einkaufssysteme

2 Höhere Versorgungssicherheit, Senkung von Ausgaben, mehr Effizienz, erhöhte Compliance und bestmögliche Verzahnung mit relevanten Unter nehmensbereichen: Die Anforderungen an die Einkaufsfunktion sind immens gewachsen. KPMG unterstützt mit einem praxisbewährten Transformationsansatz bei der zukunftsorientierten Ausgestaltung der Einkaufsprozesse und -systeme. Die Herausforderung Im Zuge der Globalisierung werden die Wertschöpfungsketten von Unternehmen zunehmend komplexer und damit immer schwieriger zu steuern. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen Unternehmen verstärkt auf deren durchgängige Digitalisierung. Erfolgskritisch ist dabei eine hohe Flexibilität der eingesetzten Systeme sie müssen rasche Anpassungen an die rasante technologische Entwicklung ermöglichen. Die digitale Transformation wirkt sich auch auf die Prozesse im Einkauf aus und bietet neue Möglichkeiten für die gestiegenen Anforderungen. Denn kaum eine andere Unternehmensfunktion hat sich in den letzten Jahren so gravierend verändert: Einst eine reine Bestellabteilung, ist der Einkauf heute zentraler Ansprechpartner für sämtliche Unternehmensbereiche mit einer Fülle neuer Aufgaben und Themen. Als Unterstützungsfunktion bedient er wesentliche interne Schnittstellen wie etwa Logistik, Buchhaltung oder Controlling. Zudem muss der Einkauf heute erhöhten Anforderungen an Transparenz und Compliance genügen. Auch der Zeit- und Kostendruck ist gestiegen und die vorhandenen Ressourcen müssen effizient eingesetzt werden, um einen Wertbeitrag für das Unternehmen generieren zu können. Darüber hinaus gilt es, zunehmende Datenmengen erfolgreich zu managen sowie Unternehmensprozesse und die Verzahnung mit relevanten Bereichen zu optimieren und dies, obwohl der Einkauf selbst nur bedingt direkten Einfluss auf die Datenqualität oder Prozessgeschwindigkeit nehmen kann. Wachsende Anforderungen an den Einkauf Quelle: KPMG, 2016 Effizienz Effizienter Einsatz vorhandener Ressourcen bei möglichst geringem manuellen Aufwand Compliance Sicherstellung der entsprechenden Richtlinien Einkauf Transparenz Klare Einkaufs prozesse und Erhöhung der Datenqualität Verzahnung Optimierung der Schnittstellenfunktion und gezielte Verbesserung des Datenaustauschs mit anderen Unternehmensbereichen

3 Digitalisierung des Bestellprozesses Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Einkaufsfunktion in Bezug auf die digitale Transformation adäquat aufgestellt ist. So kann etwa die Nutzung von elektronischen Einkaufssystemen (e-procurement) dazu beitragen, den steigenden Herausforderungen wirksam zu begegnen, die Effizienz des Einkaufs zu erhöhen und den manuellen Aufwand bei den unternehmensinternen Prozesspartnern zu verringern. Wesentlich für den Effizienzgrad eines solchen Einkaufssystems sind dabei unter anderem die einfache Handhabbarkeit der IT-Lösung und das Bedienerlebnis. Dies beschleunigt nicht nur die Prozesse, sondern fördert auch die Akzeptanz der Mitarbeiter: Wer am privaten PC auf einfache Weise online shoppen kann, möchte sich am Arbeitsplatz nicht durch komplexe Eingabemasken hangeln. Vor allem die operativen Einkaufsprozesse können durch entsprechende Systemunterstützung deutlich effizienter gesteuert und überwacht werden. Auch die Verlinkung mit den taktischen Ausschreibungsprozessen wird beschleunigt. Damit profitieren Unternehmen von einer schnelleren Bestellabwicklung, höherer Effizienz durch standardisierte Ab läufe und einer Verringerung des manuellen Aufwands. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter in die Lage versetzt, den Fokus von zeitaufwendigen Routineabläufen auf wertschöpfende Tätigkeiten zu verlagern. Durch die enge Verzahnung des Einkaufs mit anderen Bereichen der Wertschöpfungskette gestaltet sich eine Prozess- und Systemoptimierung jedoch häufig komplex und langwierig. Höhere Effizienz durch e-procurement: Beispiel für einen standardisierten Einkaufsprozess Quelle: KPMG, 2016 Nicht standardisierte Bedarfe ( Freitext ) Ausschreibung Lieferantenmanagement Vertragsmanagement Lieferantenmanagement Wenn Artikel nicht vorhanden / spezifiziert Anforderer Genehmiger Ausschreibung Einkauf Genehmiger Lieferant Wareneingang Rechnungsprüfung und Standardisierte Bedarfe in Katalogen Zahlung Vertragsmanagement Anforderer Genehmiger Lieferant Einkauf Der Anforderer löst mit der Erstellung eines Einkaufswagens den eigentlichen Bestellvorgang aus. Ein Einkaufssystem mit intuitiven Benutzeroberflächen erleichtert dabei die Bedarfsanforderung. Zugleich gilt es, manuelle Eingaben durch Automatisierung zu reduzieren und eine flexible bzw. mobile Erfassung zu ermöglichen. Der Genehmiger prüft die elek - tronische Bedarfsanforderung mobil oder stationär in Bezug auf die Einhaltung der vorgegebenen Richtlinien. Handelt es sich um eine verfügbare Position aus dem elektronischen Katalog, wird die Bestellung nach Freigabe des Genehmigers automatisch erstellt und versandt. Ergeben sich dagegen neue, noch nicht verhandelte Bedarfe, wird statt dessen der Einkäufer involviert. Der Lieferant ist über unterschiedliche Kanäle direkt an das Einkaufssystem angebunden. Auf diese Weise werden beispielsweise Kundenanfragen, Bestellungen, Lieferavis/ Leistungserfassungen und Rechnungen beschleunigt. Ziel ist es, mit dem Großteil der Lieferanten primär elektronisch zu kommunizieren, um die Effizienz der Prozesse zu steigern. Da das elektronische Einkaufssystem die Anzahl der Bedarfsanforderungen verringert und deren Qualität erhöht, wird der Einkauf von manuellen Tätigkeiten entlastet. So kann er sowohl die Versorgung sicherstellen als auch einen höheren Wertbeitrag für das Unternehmen erzeugen.

4 Unsere Leistung KPMG unterstützt Unternehmen bei der zukunftsorientierten Ausrichtung des Einkaufs und der Transformation in eine effiziente Einkaufsorganisation zur Erzielung nachhaltiger Einsparungen. Bei der Implementierung eines digitalen Bestellprozesses stehen wir gerne zur Seite bereichsübergreifend und in allen Prozessschritten. Hierbei profitieren Sie von unserer langjährigen Beratungserfahrung, breiter Branchenexpertise und der Einbindung multidisziplinärer Teams entsprechend Ihrer spezifischen Anforderungen etwa von Finance- und Controlling- Fachleuten oder IT-Spezialisten. Um die Implementierung mit hoher Wirkkraft zu gestalten und eine nachhaltige Verankerung des Bestellprozesses im Unternehmen zu erreichen, hat KPMG ein systematisches 4-Phasen-Modell mit den Schwerpunkten Analyse, Konzeption, Implementierung und Go-Live entwickelt. Im Fokus steht die ganzheitliche Optimierung der Prozessketten inklusive ihrer Schnittstellen zu anderen Unternehmensbereichen. Dabei berücksichtigen wir neben den Prozessen und Systemen auch Governance-Aspekte und Prozessinhalte (wie etwa Verträge, Kataloge oder Warengruppenstrukturen). Die ganzheitliche Ausrichtung orientiert sich an dem Verständnis des Einkaufsbereichs als unternehmerische Kerndisziplin mit dem Ziel, diesen nachhaltig als strategischen Partner im Unternehmen zu etablieren ( Procurement Excellence ). Der 4-Phasen-Ansatz von KPMG Quelle: KPMG, 2016 Analyse Unterstützung bei der: Schaffung von Datentransparenz mithilfe von standardisierten KPMG-Tools zur Erhebung von KPIs und zum Vergleich mit externen Benchmarks Prüfung und Bewertung der Einkaufsprozesse sowie der genutzten Inhalte (beispielsweise Verträge, Kataloge etc.) Untersuchung und Evalu ierung der bestehenden Systemlandschaft inklusive vorhandener Schnittstellen Konzeption Unterstützung bei der: Definition der End-to-End- Prozesse sowie Erfassung von Benutzeranforderungen und Spezifikationen als Basis für eine Systemausschreibung und / oder Implementierung Entwicklung eines Fachkonzepts für die Implementierung (Blueprint) und Planung des Rollouts Definition von KPIs zur Überwachung des Transformationsprozesses und Erstellung des Transformationsbaukastens (zum Beispiel Trainingskonzept, Testkonzept, Plan zur Lieferantenbefähigung und Kommunikationsplan) Implementierung Unterstützung bei der Implementierung und Integration in die Systemlandschaft Vorbereitung und Durchführung von System-, Integrations- und Benutzer - akzeptanztests Entwicklung von Trainingsinhalten und Durchführung von Benutzer- / Lieferanten - trainings Support während der Go-Live-Phase, im Rahmen des Change Managements und bei der Migration auf neue Systeme Go-Live Fachlicher Support während der Hypercare-Phase und beim Übergang in den Regelbetrieb Überwachung des Transformationserfolgs mithilfe der zuvor definierten KPIs Unterstützung beim weiteren Rollout etwa für andere (Landes-)Gesellschaften Einkauf per Mausklick Werte heben durch Technologie 4

5 Bestens für Sie aufgestellt Die Transformation von Einkaufsprozessen und -systemen ist sehr komplex eine ganzheitliche Optimierung stellt Unternehmen daher häufig vor große Herausforderungen. Auf Basis langjähriger Erfahrungen in (globalen) Transformationsprojekten steht Ihnen KPMG als starker Partner hierbei gerne zur Seite. In unseren Projektteams arbeiten Spezialisten aus unterschiedlichsten Bereichen eng zusammen. Dies ermöglicht es uns, Sie bei allen Prozessschritten mit fachspezifischem Know-how zu unterstützen von der ersten Analyse bis hin zur Implementierung. Als Mitglied im globalen KPMG-Netzwerk können wir zudem auf das Wissen und die Erfahrung unserer international agierenden Spezialisten zurückgreifen und somit Unternehmen weltweit Leistungen mit einheitlich hoher Qualität bieten. Das können Sie von uns erwarten Fundiertes Fachwissen Multidisziplinäre Teams Systemexpertise Ganzheitlicher Beratungsansatz Zugriff auf ein globales Netzwerk von mehr als 600 Spezialisten für die Bereiche Einkauf und Supply Chain Umfängliche Expertise bei Beschaffungsprozessen aus über Projekten in den Bereichen Einkauf und Supply Chain Ganzheitlicher Lösungsansatz durch funktionsübergreifende Teams für alle Problemstellungen entlang der Wertschöpfungskette Fallspezifischer Projektsupport entsprechend Ihrer Anforderungen etwa durch unsere Steuer-, Finance- oder IT-Experten Detaillierte Kenntnis des e-procurement-marktes und der verfügbaren Systemlösungen Enge, langfristige Zusammenarbeit mit den wesentlichen Systemanbietern zur Entwicklung kundenspezifischer Lösungen Umfassender, vielfach praxisbewährter Beratungsansatz aus einer Hand von der Analyse bis hin zur Implementierung Fokus auf nachhaltige Implementierung entsprechend Ihrer spezifischen Anforderungen Beschaffungsund Supply Chain- Experten global IT Advisory- Experten global KPMG-Erfolgsbilanz* Beschleunigte Implementierungen durch standardisierte Templates * im Bereich e-procurement in den vergangenen fünf Jahren > 60 e-procurement- Implementierungen 40 + Globale Rollouts Weitere Ausschreibungen und Implementierungen von marktführenden Systemen zur Abbildung der operativen und taktischen Einkaufsprozesse Einkauf per Mausklick Werte heben durch Technologie 5

6 Kontakt KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dr. Marcus Schüller Partner, Leiter Operations Consulting Barbarossaplatz 1a Köln T mschueller@kpmg.com Stefan Löchner Senior Manager, Operations Consulting THE SQUAIRE Am Flughafen Frankfurt am Main T sloechner@kpmg.com Die enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und nicht auf die spezielle Situation einer Einzelperson oder einer juristischen Person ausgerichtet. Obwohl wir uns bemühen, zuverlässige und aktuelle Informationen zu liefern, können wir nicht garantieren, dass diese Infor mationen so zutreffend sind wie zum Zeitpunkt ihres Eingangs oder dass sie auch in Zukunft so zutreffend sein werden. Niemand sollte aufgrund dieser Informationen handeln ohne geeigneten fachlichen Rat und ohne gründliche Analyse der betreffenden Situation KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, ein Mitglied des KPMG-Netzwerks unabhängiger Mitgliedsfirmen, die KPMG International Cooperative ( KPMG International ), einer juristischen Person schweizerischen Rechts, angeschlossen sind. Alle Rechte vorbehalten. Der Name KPMG und das Logo sind eingetragene Markenzeichen von KPMG International.